Чем занять время на работе: Новости авто — свежие автомобильные новости, новости авторынка России и мира. Читайте свежие авто новости на

10 дел, которые нужно сделать в медленный рабочий день

Мы все время от времени испытываем медленные дни на работе. (Если вы читаете это из своего офиса, возможно, он будет у вас сегодня.)

«Нет никаких сомнений в том, что у сотрудников больше возможностей для работы, чем когда-либо прежде», — говорит Марк Стронг, тренер по жизни, карьере и руководящий тренер из Нью-Йорка. «Тем не менее, у всех нас бывают дни, когда наши рабочие нагрузки снижаются или наш аппетит к выполнению реальной работы ослабевает. И важно использовать медленные дни более стратегически, потому что они бывают не так часто.”

Тери Хокетт, исполнительный директор женского карьерного сайта What’s For Work?, Согласна с этим. Хотя сегодня на рабочих местах мало рабочих дней, они определенно не исчезли, говорит она. «В большинстве отраслей бывают периоды естественного простоя, что приводит к более медленным, чем обычно, дням», — добавляет она. «Всегда есть шанс отдышаться; Уловка состоит в том, чтобы с пользой использовать время ».

Галерея: 10 вещей, которые нужно сделать в медленный рабочий день

11 изображений

К сожалению, сотрудники обычно не знают, как максимально эффективно использовать свое время в медленные рабочие дни, «потому что эти редкие промежутки времени так же чужеродны, как и ваш босс, говорящий:« Вы проделали такую ​​хорошую работу в последнее время, я думаю, вам следует просто назвать это днем ​​и иди домой », — говорит Линн Тейлор, национальный эксперт по рабочим местам и автор книги Tame Your Terrible Office Tyrant. «Однако, если вы поступите мудро, в ваш список входят более долгосрочные проекты; задняя часть, назначения по умолчанию для более медленного времени. Или вы можете использовать время, чтобы поразмышлять о своей роли в целом и о том, достигаете ли вы своих более крупных целей ».

Strong говорит, что работники довольно часто используют более медленные дни для переключения на «низкую передачу» и выполнения таких задач, как уборка своих столов, завершение личных задач или общение с коллегами. «Замечательно.» он говорит. «Но часть более медленных дней можно и нужно посвятить менее очевидным задачам« высокой скорости », которые заслуживают некоторого освещения.”

«Большая часть того, что я вижу и слышу, это то, что из-за замедления роста многие сотрудники выходят в Интернет», — говорит Синтия Кириазис, президент Productivity Partners, Inc. играть в игры, изучать новые сайты и концепции и, возможно, делать покупки в Интернете ».

Другие будут брать более длительные перерывы на обед, рано уходить из офиса или заниматься личной перепиской — и это не обязательно плохой выбор, в зависимости от ваших обстоятельств, добавляет Тейлор.«Для вашего психического здоровья может потребоваться некоторое время, чтобы заняться делами, не связанными с работой», — говорит она. «Исследования на рабочем месте показали, что перерывы необходимы, чтобы освежить сознание и повысить продуктивность работы. Если вы будете работать неделями без перерыва, вы пострадаете от последствий ».

В наши дни это дар — иметь возможность работать над личными и рабочими приоритетами без давления и хаоса, которые часто приносит напряженный день, — говорит Кириазис. Так что будьте готовы заранее рассчитать это время.

Вот 10 вещей, которые вы должны делать в унылый рабочий день:

Будьте организованы. Тратя время на поиск неуместной информации, теряет концентрацию и энергию, а также усиливается стресс, — говорит Кириазис. «Поскольку беспорядок является симптомом задержки принятия решений, медленный день может быть прекрасным временем, чтобы принять некоторые решения и взять под контроль бумажного и информационного монстра. Это помогает очистить ваш стол и ваш разум ».

Теперь у вас также есть шанс столкнуться с письмами, переполняющими ваш почтовый ящик, — добавляет Хокетт.«Используйте это время, чтобы очистить свой почтовый ящик, следуя классическому подходу к управлению, известному как« Сделай это — Выбрось — Делегируй ». Вы почувствуете себя хорошо после того, как убедитесь, что все в порядке, и, вероятно, будете выделяться в положительном свете внутри вашей организации ».

Отслеживайте достижения. У большинства из нас нет времени на инвентаризацию своих достижений, но медленный рабочий день предоставляет прекрасную возможность для этого. «Это очень важно по многим причинам, — говорит Стронг. «Конечно, это значительно упрощает подготовку обзоров производительности в середине и конце года.Но что еще более важно, этот список бесценен, когда в вашей компании открывается вакансия, которую вы хотите, или когда становится доступным продвижение по службе. Всегда будь готов ».

План. Пять минут планирования экономят 30 минут при выполнении , говорит Кириазис. «Потратьте время на планирование того, как будет выглядеть ваш следующий день или неделя, и особенно на планирование того, что делать в следующий медленный день или время, которое наступает. Худшее, что можно сделать, — это получить время и не иметь идей, как его потратить.”

Фотографии: 10 вещей, которые нужно сделать в медленный рабочий день

Сеть. Сотрудничество с другими специалистами в вашей области позволяет вам оставаться в курсе отраслевых тенденций и оставаться заметным в кругу профессионалов отрасли, — говорит Тейлор. «Независимо от того, планируете ли вы оставаться на своей нынешней работе на долгие годы, наличие прочной репутации в вашей области будет подкреплено вашей повышенной известностью. Может быть, вы потеряли связь с бывшими коллегами, и пора проверить.Вы можете научиться некоторым уловкам, новым продавцам или даже новым сотрудникам. Всегда разумно сохранять контакты живыми «.

Установите взаимопонимание со своей командой. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы пообедать с коллегой или даже с начальником, если возможно, — говорит Тейлор. В обычном сумасшедшем темпе бизнеса трудно выделить время в социальной обстановке, чтобы обсудить более широкую картину; миссия компании и подразделения; или просто чтобы укрепить связь с членами команды.«Это добавляет чувство общности, которое создает что-то вместе: одна из главных причин, по которой люди получают удовлетворение от работы».

Хокетт соглашается. «Поднимите трубку, отправьте мгновенное сообщение или, еще лучше, прогуляйтесь и пообщайтесь с коллегами. Спросите их, как у них дела, и постарайтесь больше слушать, чем говорить. Это предоставит ценную информацию как в личном, так и в деловом плане, а также обеспечит отличное освещение для вас лично »

Мечта. «Потратьте час на размышления о том, как вы хотите, чтобы все было, об идеях новых продуктов, какой могла бы быть работа без препятствий», — говорит Стронг.«Никто из нас не делает этого достаточно, и медленные дни позволяют мозговому пространству делать это хорошо».

Хокетт говорит, что мечтание может быть эффективным в медленный день, «потому что оно возбуждает ум и дает возможность визуализировать то, чего вы хотите достичь на работе». Например, если вы мечтаете о новой роли или должности в своей компании, ваш мозг поможет вам разработать план, как лучше всего этого добиться.

Узнать. Используйте это время, чтобы расширить свои профессиональные знания, — говорит Хокетт.«Следите за журнальными статьями, которые вы складываете в стопки, книгами, которые пылятся, или о цифровых мероприятиях, таких как вебинары, блоги или общение с коллегами на форумах».

Если вы иногда чувствуете, что ваши глаза остекленели, когда ваши коллеги говорят о последнем виджете, или вы быстро меняете тему, услышав об этой последней тенденции слишком много раз, возможно, пришло время добавить в закладки некоторые ключевые сайты, которые не позволяют вам на сегодняшний день, говорит Тейлор. «Просмотрите лучшие онлайн-публикации и сайты в вашей отрасли, посвященные бизнесу, торговле и блогам, поскольку знания — это сила .Ваш начальник, коллеги и клиенты всегда будут благодарны вам за статьи и ссылки, которые вы присылаете, что еще больше поможет вашей карьере.

Поупражняйтесь. Прогуляйтесь на свежем воздухе или займитесь спортом в тренажерном зале. «Сделайте что-нибудь, что поможет вам встать и двигаться», — говорит Кириазис. «Возьмите друга, если вам нужно, но очистить разум и дать ему отдохнуть — вот что нам нужно».

Волонтер . Хокетт советует посвятить свое время тому, чтобы помочь другому коллеге или отделу.«Это может помочь тем, у кого нет медленного дня, а также предоставит вам возможность приобрести новые навыки, стратегически связанные с вашим карьерным ростом или для развлечения».

Догоняй или вперед. « Это включает в себя работу с соблюдением сроков, сегменты более крупных проектов, которые необходимо продолжать продвигать, и личные задачи», — говорит Кириазис.

Если вы откладываете личные дела, которые можно выполнить только в течение рабочей недели, сейчас самое подходящее время, чтобы заняться ими, при условии, что вы позаботились о себе, говорит Тейлор.

«Это также время, чтобы отказаться от проектов, которые вы оставили на черный день», — добавляет она. «Ваш список дел нуждается в пресловутой стирке? Есть ли новые, более важные проекты? Вам нужно изменить приоритеты и запустить обновленный список вашим руководителем? »

Тихое время позволяет сократить долгосрочные, второстепенные проекты. Иногда эти, казалось бы, низкоприоритетные задания внезапно выходят на первый план. Вы будете рады, что позже у вас будет преимущество над ними.«Самое сложное — это нырять в первые 10 минут; после этого вы, вероятно, будете в ударе », — говорит она.

Медленные дни на большинстве рабочих мест — редкость, заключает Хокетт. По этой причине важно максимально использовать их и рассмотреть в наши дни возможность сосредоточиться на собственных интересах и действовать на опережение, а не реагировать на потребности других. «Используйте это время правильно, и вы сможете продвинуться по карьерной лестнице, получить профессиональные знания и почувствовать себя лучше».

Фотографии: 10 вещей, которые нужно сделать в медленный рабочий день

–

Вы также можете потратить несколько минут в медленный рабочий день, чтобы почитать мои статьи в Forbes.com , или подписывайтесь на меня в Twitter и Google+.

10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

Время чтения: около 8 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все испытали трудности, связанные с тайм-менеджментом на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только соберетесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире.Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас есть встречи до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуй три.

Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня.Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать работу.

1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время. Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. Этот аудит поможет вам:

• Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определите отстойное время.
• Сосредоточьтесь на деятельности, которая приносит наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

2. Составьте распорядок дня и придерживайтесь его.

Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если вы все изложите на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая дела, которые происходят в вашем мозгу.Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

3.Мудро расставляйте приоритеты.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей.Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови « Сначала первые дела, ». Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Рассмотрим подробнее каждый из этих квадрантов:

• Важное и срочное: У этих задач есть важные сроки с высокой срочностью — выполняйте их сразу.
• Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать разработку стратегии долгосрочного развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
• Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно. Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
• Срочно и неважно: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют значение, и от них следует по возможности отказаться.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

Меньше откладывайте на потом и будьте более эффективными с Матрицей Эйзенхауэра .

4. Сгруппируйте похожие задачи.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, поскольку это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5. Избегайте тяги к многозадачности.

Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайте себя списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

Часть создания вашего расписания должна включать в себя установление временных рамок для задач, а не просто работу до их завершения. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех.Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени. Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

7. Создайте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время подышать. Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это.И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы. Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена. Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны.Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключ к управлению личным временем — это проактивное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Шагайте маленькими шажками. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы сразу же будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки.Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время.Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом.Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект.Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени.”

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаетесь и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Перед тем, как уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. По утрам проводите время в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше делать это первым делом с утра. А если твоя работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую лягушку».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера. И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания глупо легко разделить между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей ».

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда не полностью вовлечены в текущую задачу, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и вам нужно вдвое больше времени, чтобы сделать половину меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное.Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, на которых вы просто делаете половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то очевидно, что хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем рад помочь вам в этом.Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставляйте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу.Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен.80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам ».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем.Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова.Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не будет свободного времени.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки».»Но что это такое? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее. Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня.Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать. Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше.Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

Скучно на работе? 4 эффективных способа заполнить время

Если ваша компания придерживается философии «только результаты», когда вы закончите работу в течение дня, вы можете уходить. (Привет, счастливый час!)

Но если вы, как и большинство представителей корпоративного мира, придерживаетесь жесткого графика — даже если вы выполнили свои дневные обязанности, вам придется сидеть за своим столом и вертеться. большие пальцы (или щелкая пальцем по просторам Интернета), пока вы ждете, пока часы пробьют пять.

Итак, почти не время чая, вы выпили чашку чая, выполнили всю свою работу, и, похоже, никому не нужна рука помощи. Как можно продуктивно провести это свободное, но ограниченное время?

Мой совет: начните непрерывное профессиональное образование. Вот четыре совета по самостоятельному обучению, которые вы легко можете уложить в последний час или около того своего дня.

1.

Конечно, в Интернете много информации, но используете ли вы ее в своих интересах? Знаете ли вы обо всех медиапотоках, имеющих отношение к вашей области (и следите за ними)? О чем люди говорят в отраслевых блогах и LinkedIn? Когда вы обнаружите, что у вас есть несколько лишних минут в своем рабочем дне, погрузитесь в поток текущих событий и следите за актуальными новостями.

И если вы уже следите за происходящим в вашей отрасли, почему бы не предпринять шаги, чтобы вас тоже признали экспертом? Расскажите людям о том, что вас интересует, будь то посредством написания собственных статей, ответов на вопросы на Quora или взаимодействия с социальными сетями. Делиться своим мнением — отличный способ связаться с другими в вашей области и заявить о себе по темам, которые важны для вас.

2.

Если вы скучаете по классу или просто любите учиться самостоятельно, подумайте о посещении некоторых курсов, чтобы расширить свою базу знаний и набор навыков.Доступно множество бесплатных онлайн-курсов, независимо от того, выбираете ли вы курс в своей текущей области или пробуете совершенно разные интересы. Например, вы можете научиться программировать (навык суперзвезды в наше время) в Codecademy или посетить веб-сайт Массачусетского технологического института, чтобы получить уроки управления.

И не бойтесь переходить к темам, которые не имеют прямого отношения к вашей работе, если они помогают вам развивать навыки, которые вы могли бы использовать на благо своей компании (в конце концов, вы находитесь в рабочее время !).Например, если у вашей фирмы есть представительства в других странах, подумайте об изучении нового языка, который, как было доказано, помогает поддерживать ваш мозг в отличной форме!

Посетите Open Culture, где есть отличная коллекция ссылок на бесплатные курсы и языковые уроки, и Lifehacker, где вы найдете отличные курсы, которые меняются каждый семестр.

3.

Повторяющийся аспект работы Office Space (отчеты TPS, кто-нибудь?) Почти неизбежен, независимо от того, насколько крута ваша работа.Итак, один из эффективных способов потратить дополнительное время — это точно определить особо повторяющиеся или требующие много времени небольшие задачи, которые вы или ваши коллеги регулярно выполняете, и поиск способов, которые помогут вам упростить эти процессы.

Например, если вы набираете одно и то же снова и снова, TextExpander может сохранить эти часто используемые фрагменты текста, чтобы облегчить вам работу с повторяющимися формами. Если вы используете несколько взаимодействующих приложений (например, Facebook и Twitter), IFTTT позволяет вам подключать их (так, например, твит может вызвать идентичный статус Facebook).Технические блоги и сайты, такие как BestVendor, — отличное место, где можно освежить свои знания о приложениях, поэтому у вас всегда есть готовые предложения для ваших коллег.

4.

Мы проводим так много времени на работе, выполняя вещей, что редко делаем шаг назад и оцениваем, как мы это делаем. Но если вы потратите немного времени на размышления, это может улучшить ваше самопознание, помочь вам максимально раскрыть свой потенциал и пролить свет на области, в которых вы можете улучшить.

Чтобы сделать это наиболее эффективно, ведите регулярный рабочий дневник.Нет единственного правильного способа вести дневник, но начните с того, что каждый день выделяйте несколько минут на то, чтобы записывать то, чего вы достигли (важно сосредоточиться на положительных моментах!), А также любые проблемы или неудачи, с которыми вы столкнулись. Со временем вы сможете определять закономерности в своей продуктивности и творчестве, распознавать неконструктивные привычки и извлекать выгоду из своих сильных сторон. (Посмотрите в The Progress Principle пример того, как инженер, который испытывал беспокойство после увольнения нескольких членов своей команды, использовал рабочий дневник для разработки плана продвижения вперед.)

Ваша карьера — это не только ваши задания и список задач, поэтому, когда у вас есть дополнительное время, используйте его для дальнейшего профессионального развития. Приобретая новые знания и самосознание, вы станете более вовлеченными в свою область, поймете, как лучше работать, и, возможно, даже откроете для себя что-то захватывающее.

Фотография женщины, скучающей на работе, любезно предоставлена ​​Shutterstock.

5 продуктивных дел в медленный рабочий день

Уф — вы только что завершили крупное мероприятие или вышли с другой стороны набора персонала.Вы стали мастером многозадачности, вы научились работать вдвое эффективнее, и вас больше не беспокоит то, что вам каждый час бросают новые задачи.

Но теперь внезапно наступил ваш «медленный сезон». Какие? Что вы на самом деле делаете на работе, когда у вас есть несколько лишних часов (или дней)?

Очевидно, что Facebook и покупки в Интернете — неправильные ответы (если у вас не обеденный перерыв). Но если вам интересно, что делать после того, как вы ответили на все электронные письма и организовали свой рабочий стол, вот пять эффективных способов использовать это дополнительное время.

План преемственности гарантирует, что если вы завтра испаритесь в облаке дыма, ваша организация будет иметь письменный отчет о том, как именно вы делаете то, что делаете. По сути, это берет описание вашей должности, затем разбивает его и намечает задачи на месяц: маркер с надписью «планирование ежегодных кампаний» становится «июль: установите даты на предстоящий финансовый год, спасибо волонтерам».

Если этого документа еще нет, создайте его! Поверьте, это облегчит вам жизнь, если вы уволитесь с работы (и ваш начальник будет любить вас за это.) А если есть, обновите. Вы можете быть уверены, что никогда не забудете, что вы отправили осенний информационный бюллетень в октябре, а не в сентябре, но помните, что вещи снова сойдут с ума. Важно, чтобы ваш план преемственности был живым и актуальным документом.