Контроль в тайм менеджменте: — — :: — :: :: ManageData.ru

Контроль за исполнением с помощью «Таблицы ежедневных дел»

Из главы «Обзор задач и его роль в принятии решений» вам уже знаком такой инструмент тайм-менеджмента, как «Таблица регулярных задач».

Напомним, в чем заключается ее суть: по вертикали вы вписываете все регулярные дела, а по горизонтали – дни недели. На пересечениях отмечается выполнение какого-либо дела плюсом или ставите прочерк, если сегодня до этого дела «не дошли руки».

Такая таблица идеально подходит для осуществления контроля за ходом выполнения задач («бифштексов» и «лягушек»), помогает ежедневно мотивировать себя на их выполнение и не дает ни о чем забыть (таблица 6.3).

Анализ таблицы занимает несколько секунд – если в графе стоят регулярные отметки о выполнении дела, вам не следует заострять на нем внимание. Если же появилось несколько отметок о невыполнении, стоит отнестись к этой задаче более серьезно. Такой простой анализ дает сильный мотивационный импульс к ее выполнению.

Важно учитывать и место, куда вы поместите свою таблицу. Целесообразнее всего положить или прикрепить ее так, чтобы в течение дня несколько раз просматривать список текущих дел. Подобными местами могут быть ежедневник, рабочий стол, доска планирования, стена рядом с компьютером и т. д.

Можно совмещать выполнение ежедневных дел с принципом промежуточных радостей. Это означает, что вы обещаете сами себе за регулярное выполнение обязательных, но, возможно, не очень приятных дел какие-нибудь небольшие награды, которые будут стимулировать вас на достижение намеченных целей. Например, за каждые 15 съеденных «лягушек» можно вознаградить себя походом в кино, а за каждые десять «бифштексов» – побаловать часом общения в чате.

Приведенная таблица при условии, что вы будете видеть ее несколько раз в день, напомнит вам о выполнении тех или иных задач, чаще всего рутинных, решение которых не требует особых временных затрат или усилий, но постоянно перекладывается и переносится.

Как взять под контроль свое время: подборка полезных материалов

Умение управлять временем (тайм-менеджмент) можно смело назвать одним из самых полезных навыков, которым может и должен научиться человек. Сделав это, можно стать на порядок эффективнее в любых делах, достигать лучших результатов, успевать больше за меньшее время, высвободить ресурсы на другие дела и занятия. Вопрос в другом – как научиться управлять временем, какие есть простые техники и методы тайм-менеджмента, которыми может овладеть даже ребенок? Познакомиться с некоторыми хитростями вы можете, прочитав статьи из нашей подборки.

1

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» – утверждал Стив Джобс. Часто мы сами не замечаем того, как делаем то, чего хотят другие люди – наши знакомые, друзья, родственники. Мы смотрим фильм по выбору друга, поступаем в университет по наставлению родителей, устраиваемся на работу по знакомству. Проходят годы, и осознание того, что время утекло безвозвратно и безрезультатно, не дает покоя. Осознать же свои внутренние мотивы помогает взгляд со стороны на себя, свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время. Читать подробнее…

2

Как все успеть? Этим вопросом задается каждый современный человек. Принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом. Но можно научиться ежедневно экономить час времени и оставаться неудовлетворенным, если выбрано неправильное направление вашей жизни в целом. Поэтому прежде чем экономить время, задайте себе вопрос: «В правильном ли направлении я действую?» Политик и ученый Бенджамин Франклин разработал пирамиду, которая представляет собой систему планирования как глобальных, так и ежедневных целей. В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Предлагаем вам узнать об этой системе более подробно. Читать подробнее…

3

Работа и учеба, несмотря на некоторую схожесть, все же довольно разные занятия. И секреты продуктивности и правильного распределения времени для них тоже имеют свои особенности. В этой статье собраны лучшие техники тайм-менеджмента для каждой категории. Некоторые из них имеют прямое практическое применение, тогда как другие носят мотивирующий характер. Тем не менее, можно смело утверждать, что вы будете удивлены результатами этих упражнений. Вот только позитивное это будет удивление или нет, зависит исключительно от вас. Читать подробнее…

4

Мы живем в эпоху технологий, инноваций и информационного взрыва. Это требует особых человеческих качеств, в частности умения работать над собой и контролировать свое время. И тут как раз и помогают всяческие инновации. В данной статье мы разбираем самые эффективные, на наш взгляд, приложения для управления временем, а также специальные гаджеты, которые помогают разгрузить график, добавить себе мобильности и продуктивности. Но помните также и о том, что сохранить время может еще и такой простой и бесплатный метод как выход в офлайн-режим. Он помогает отгородиться от повседневной суеты и начать мыслить более масштабно. Читать подробнее…

5

Суть взглядов Трейси на тайм-менеджмент предельно проста: чем лучше вы управляете своим временем, тем больше успеваете и, следовательно, добиваетесь большего. Но простота требует огромной работы над собой, особенно вначале. Однако если вы прислушаетесь к советам Брайана Трейси, вы сумеете: определять свои ключевые задачи, справляться с бесконечными отвлекающими факторами, высвобождать достаточно времени для выполнения приоритетных проектов, отказаться от неважных дел и понять, что можно делегировать, побороть прокрастинацию. В статье мы рассмотрим рекомендации Трейси, которые с одинаковым успехом могут пригодиться как владельцу бизнеса, так и студенту. Читать подробнее…

6

Умение управлять своим временем, быть организованным – ценнейший навык современного человека. Эту мысль мы постоянно отстаиваем в наших многочисленных публикациях, но в данной статье речь пойдет о тех вещах и привычках, которые мешают использовать тайм-менеджмент большинству людей и превращают их в скептиков в отношении как теории, так и практики управления временем. Поэтому, если вы когда-либо начинали планировать свою занятость, но спустя какой-то период разочаровывались в методах и техниках и все бросали, дочитайте эту статью до конца и попробуйте еще раз. Читать подробнее…

7

Валяться на диване, смотреть телек, щелкать орешки, плевать в потолок и при этом быть счастливым, успешным, обеспеченным и довольным жизнью – такое могут позволить себе разве что герои мультфильмов, но не более. Бешеный темп жизни, куча дел и обязанностей, ответственность, учеба, работа – вот с чем ежедневно приходится сталкиваться современному человеку, тем более тому, кто хочет достигать новых высот и лучших результатов. Именно поэтому разговор о том, как все успевать, будет очень кстати. Эта статья будет полезна и студенту, и менеджеру, и маме с детьми, и фрилансеру, и грузчику на складе, и бизнесмену, и даже тому, кто еще учится в школе. Читать подробнее…

8

Современный человек понимает под словом «успевать» бег, скорость, постоянную спешку. А знаете ли вы, что слова «успевать» и «успех» имеют единые корни? Оба эти слова произошли от глагола «спеть», который имел 4 значения: спешно двигаться, запасать, помогать, развиваться. Эти значения хорошо отражают важные смыслы нашей жизни. «Успевать» означает, физически двигаться, запасать энергию качественным отдыхом, помогать другим и развиваться. Успевать больше можно, избавившись от действий, вызывающих постоянную утечку времени. Хорошо организовать и контролировать свое время помогает восприятие «вне времени», а максимально насладиться временем позволяет восприятие «во времени». Давайте узнаем, как это понимать. Читать подробнее…

9

В начальной школе на детей ложится огромная нагрузка. Одной из распространенных проблем у детей является проблема, связанная с неумением планировать и управлять своим временем. Часто родители сталкиваются с тем, что ребенок не приступает к выполнению домашнего задания без напоминания, откладывает на неопределенный отрезок времени выполнение уроков, предпочитая проводить время за просмотром телевизора. Многие дети совсем не знают, чем можно занять себя в свободное время. Отсутствие режима дня и планирования влекут за собой целый ряд трудностей, которые сопровождают ребенка при выполнении домашней работы или обязанностей по дому. Но всего этого можно избежать, зная некоторые хитрости… Читать подробнее…

10

Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями. Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников. С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией. При этом вы сэкономите время, ведь на самостоятельное освоение данного навыка потребуются десятки часов, а мы уже собрали все воедино специально для вас. Узнать подробнее…

Научиться управлять временем на самом деле вполне просто, и эти материалы помогут вам убедиться в правдивости наших слов. Желаем удачи!

«Тайм-менеджмент больше мне не друг»: три важных открытия об истинной продуктивности

Управление временем

Эбби Шипп

10 июня 2021 Фото: HBR /MirageC/ brainmaster/Getty Images

В 2019 году я поняла, что зашла в тупик. Со стороны моя карьера казалась успешной, семья — счастливой, а я — живущей в сказке. Однако никто не знал, что я кое-как питалась и мучилась от хронической бессонницы, болей из-за защемления шейного нерва и гормонального дисбаланса. Позже я обнаружила, что по иронии судьбы виноват в этом был тайм-менеджмент.

Всю свою жизнь я была сторонницей правильного распределения времени, стремилась к эффективности и экономила каждую минуту, где это только было возможно. Свои личные поездки по делам я планировала так, чтобы, управляя машиной, поворачивать только направо. Я купила дом с кухней с оптимальным расположением рабочих зон для самых быстрых перемещений между ними в процессе приготовления пищи или уборки. Я даже ежедневно ела одно и то же на завтрак и обед (часто поспешно, не садясь за стол), чтобы тратить на это как можно меньше времени.

На работе я занималась исследованиями тайм-менеджмента и пыталась разобраться, как работает время. Я изучала все, что могла, на тему времени и его планирования. Опираясь на исследования, демонстрирующие преимущества тайм-менеджмента, я выбирала рекомендуемые методы — например, начинать день с самой важной работы. Я выделяла время для различных задач, планировала написание текстов на утро, а встречи — на середину дня. Я использовала «Метод помидора», чередуя 25 минут сосредоточенной работы и пять минут отдыха. И я часто применяла аудит времени и оценивала, что у меня получается на деле в сравнении с моими планами. Все мои дни были расписаны до минуты, без малейших потерь.

По складу характера я активный, высокомотивированный человек и всегда стремилась к высоким результатам и требовала от себя эффективности, потому что хотела достичь карьерного успеха. Однако мне было важно еще и успевать жить. Исследования ясно демонстрируют, как важно для эмоционального благополучия делать перерывы и поддерживать социальные связи. Чтобы найти для этого свободное время в своем графике, я изо всех сил трудилась в течение недели и старалась освободить вечера и выходные. Я заставляла себя ежегодно брать отпуск, чтобы не заработать сердечный приступ, риски которого возрастают при отсутствии полноценного отдыха. К сожалению, мой мозг никогда полностью не переключался, ни по вечерам, ни в выходные, ни в отпуске, а во время работы я всегда была крайне сосредоточена. Благодаря тщательному управлению каждой минутой своего рабочего и личного времени я стала по-настоящему эффективной.

Но под этой внешней оболочкой скрывалась темная тайна. Здоровье все больше подводило меня. Множество врачей призывали меня снизить темп, отмечая, что список моих заболеваний указывает на стресс и чрезмерные нагрузки. На что я отвечала: «Но я работаю не так много, как другие. Я по-настоящему эффективна!» Затем в январе 2019 года во мне что-то сломалось. Я больше не могла писать. Не могла думать. Я смотрела пустым взглядом на экран компьютера и боялась, что не смогу выполнять работу. Работа, которую я любила, которой я занималась годами, казалась слишком сложной. Хуже того, она казалась бессмысленной, как серия запланированных задач, идущих одна за другой и повторяющихся до бесконечности. Просмотреть текст перед сдачей, встретиться с комитетом, подготовиться к занятию, провести занятие, ответить на электронную почту, повторить. В погоне за эффективностью и продуктивностью я сломалась.

Но в тот момент, когда я сидела, уставившись в экран, произошла любопытная вещь. Текст, который я пыталась написать, отозвался во мне на личном уровне. Я прислушалась. Этот текст, написанный в соавторстве с профессором Карен Дженсен, представлял собой обзор организационных исследований на тему субъективного времени: восприятия отдельными людьми или группами прошлого, настоящего и будущего. В то время, как объективное время является внешним по отношению к людям и измеряется с помощью часов и календаря, субъективное время связано с внутренним, личным его ощущением. Таким образом, субъективное время определяется индивидуальным восприятием, интерпретацией и мысленным проживанием последовательности событий, в которой воспоминания о прошлом и прогнозы о будущем влияют на понимание настоящего. Это исследование показало мне, что одержимость управлением объективным временем заслоняет три важных урока, которым учит субъективное время.

Не существует объективного времени без его субъективной интерпретации

Во-первых, объективный характер времени полностью взаимосвязан с субъективным временем, однако мы не признаем этого факта. Большинство людей уверены, что совещания следует назначать ровно в начале часа или в получасовые интервалы, что рабочий день длится с 8 до 17 часов. Однако эти социальные конструкции в некоторых ситуациях можно ослабить. Если для совещания вам достаточно 20 минут, то зачем занимать 30? Или если вам нужен более длинный перерыв в середине дня, так ли страшно, что он не совпадает с типичным перерывом на обед? Эти вопросы поставили под сомнение мои довольно ограниченные взгляды на тайм-менеджмент и побудили избавиться от временных шаблонов или «правил времени» — фиксированных взглядов на то, когда должны происходить те или иные события или сколько они должны длиться.

Дедлайны — еще один пример субъективной интерпретации объективного времени. Многие дедлайны, которые мы считаем «настоящими», в действительности не являются ими. Дедлайны — социально сконструированные даты, предназначенные для планирования своей работы и ее синхронизации с другими. Как я обнаружила, завершение задачи к определенной дате или ответ на запрос в течение определенного промежутка времени часто мотивированы произвольными сроками. Вспоминая классическую метафору о том, что жизнь — это жонглирование стеклянными и резиновыми шариками (имеется в виду высказывание бывшего CEO Coca Cola Брайана Дайсона о том, что работа — это резиновый шар, и если его уронить, он может отскочить обратно, а вот семья, друзья, здоровья и душевное состояние — это стеклянные шары, которые деформируются или разобьются, если жонглировать ими неаккуратно — прим. ред.), я начала отодвигать или даже отменять некоторые сроки, не отказываясь от других, что мгновенно повысило уровень моей заинтересованности.

Главная мысль этого урока: время не настолько объективно, как мы привыкли думать. В первую очередь это субъективное восприятие, а потому тайм-менеджмент будет неполным, если не обращать внимания на субъективные конструкции времени, в которых мы живем и которые создаем.

Субъективные события не менее важны, чем объективные часы

Еще один важный урок, вынесенный из исследования субъективного времени, заключается в том, что время может опираться на события, а не часы или календарь. Рабочие задачи или встречи обычно планируются на конкретное время — например, сделать перерыв на обед в полдень. С другой стороны, более эффективным методом работы является ее выстраивание в соответствии с ритмом событий, а не времени на часах (например, начать работу в 8 утра и сделать перерыв на обед в середине дня). Работая согласно времени, определяемому событиями, а не графиком, вы ставите работу выше графика (например, начинаете работу, когда готовы, и останавливаете, когда вам нужен перерыв). Рассматривая рабочие задачи как естественные события, вы не только придаете больше значения качественной эффективности по сравнению с количественной, но и усиливаете чувство контроля и получаете больше удовольствия от их выполнения.

Отход от фиксированного графика выполнения задач избавил меня от внутренней установки, что нужно тратить на работу определенное количество часов. Я начала испытывать чувство удовлетворения от завершения задачи, потом переходить к следующей, это помогало полностью погрузиться в процесс и не смотреть на часы — входить в так называемое состояние потока. Поток обеспечивает не только более продуктивную работу, но и чувство удовлетворения, так как вы в полной мере проживаете настоящий момент и пользуетесь преимуществами осознанного внимания.

Кроме того, хотя осознанный подход считается эффективным, работа согласно «времени, определяемому событиями» также дает преимущества рассеянного внимания. Рассеянное внимание может быть полезным для поиска новых, творческих решений, которые приобретают все большее значение в интеллектуальном труде. Учитывая, что время, определяемое событиями, дает свободу думать нестандартно и без ограничений, в таком режиме чаще возникают внезапные озарения, которым не способствует слишком жесткий график, навязываемый правилами тайм-менеджмента.

Субъективное значение важнее объективного графика

И, наконец, исследование ясно демонстрирует, что, когда люди воспринимают, интерпретируют и мысленно проживают субъективное время, они, по сути, ищут смысл. Люди часто прокручивают в сознании прошлые события или «заранее проживают» будущие и ищут истории, объясняющие этот опыт в настоящем. Например, нарратив о том, как вы «соответствуете» своей работе, помогает вам понять траекторию вашей карьеры, так как вы размышляете об уроках, полученных на прошлой должности, и размышляете о шагах, которые предпримите на будущей. Подобный смысл невозможно найти в объективном времени, где время является постоянным и неизменным. Если все периоды времени эквивалентны, то один значит не более или не менее другого.

С другой стороны, содержание субъективного времени определяют часы и дни, посвящаемые осмысленной и значимой деятельности. Когда вы занимаетесь тем, что для вас важно — например, написанием статьи о своем прошлом, которая пойдет на пользу будущим читателям, вы получаете больше преимуществ, чем если бы потратили время на менее содержательную задачу — например, составление отчета о расходах. Понятно, что обе задачи необходимо выполнить. Но важно понимать, что менее содержательные задачи расходуют нашу энергию, а более значимые ее подпитывают. В результате я планирую менее значимые дела на периоды низкого уровня энергии или в перерывах, когда у меня есть несколько минут между встречами, а приоритет отдаю самым важным и значимым задачам.

Но есть и еще один нюанс. Когда люди выбирают, как потратить время, они часто упускают из виду это смысловое наполнение и думают об экономической ценности. Акцентируя внимание на времени как на товаре, люди начинают воспринимать его как дефицит и отказываются от значимой деятельности (например, волонтерской). Тайм-менеджмент ставит во главу угла рабочие задачи и управление ими, и в итоге приоритетом становится результат и количественно измеримые выгоды работы. Хуже того, большинство успешных людей призывают именно к такому выбору. Однако время оказывает наибольшее влияние и придает энергию, когда мы рассматриваем его как символический выбор между значимым и бессмысленным.

Постоянный путь к субъективному управлению своим временем

Главный вывод, который я сделала из исследования, посвященного субъективному времени, заключается в том, что тайм-менеджмент больше мне не друг. Временами он мой враг. Вместо усиленного фокуса на эффективность в объективном времени мне был необходим более субъективный взгляд с позиции целостного восприятия времени. Не теряя преимуществ тайм-менеджмента, я заставила себя рассматривать объективное время через призму субъективности. Я начала смотреть на работу как на серию значимых событий, а не фиксированный почасовой график. И в каждой рабочей задаче я искала в первую очередь смысл, а не эффективность: как эта задача соответствует моим целям и ценностям? Эти изменения в образе мыслей помогли мне перестать стремиться к идеально эффективному календарю, и я стала испытывать больше удовлетворения от работы.

Конечно, изменения в моем графике не произошли в одночасье. Несмотря на то, что я сохраняла достаточную долю контроля над своим расписанием в преподавательской работе и могла применить на практике эти уроки, у меня по-прежнему оставался ряд обязательств, связанных с графиком сдачи статей, долгосрочными исследовательскими проектами, преподаванием и предложением занять должность заведующей кафедрой. Что касается личной жизни, то у меня по-прежнему есть семья и многочисленные визиты к врачам для лечения хронических заболеваний. Но мое восприятие и интерпретация этих событий изменилось. Я начала смотреть на нераспределенное время и неструктурированную деятельность как на источник креативности в моей работе, что придавало мне сил и помогало не забывать, почему я выбрала эту профессию. Я начала замечать, что, составляя менее эффективное расписание (по крайней мере, для объективного времени), я добиваюсь большего, и у меня больше энергии на работе и дома. Я даже изменила отношение к визитам к врачу и теперь считаю их не напрасной тратой времени, а возможностью сделать перерыв в работе за компьютером. Через несколько месяцев я снова почувствовала радость от работы и жизни, и здоровье начало улучшаться.

В нашем обществе легко усвоить мысль, что время — ограниченный ресурс, товар, которым следует управлять, а не безрассудно разбрасываться. И, конечно, разнообразные полезные советы по более эффективному управлению временем необходимы, если вам требуется больше дисциплины и структуры. Но для некоторых людей тайм-менеджмент становится барьером к истинной эффективности и продуктивности. Так случилось со мной. Тайм-менеджмент оказал отрицательное влияние на мое здоровье, но субъективное восприятие времени стало отправной точкой на пути к исцелению.

Об авторе

Эбби Шипп (Abbie J. Shipp) — профессор и заведующая кафедрой управления и лидерства Техасского христианского университета, заместитель редактора Academy of Management Review. Получила степень Ph.D. в области организационного поведения в Университете Северной Каролины.

Научно-образовательный портал ТУСУР | Тайм-менеджмент: Учебное пособие / Жигалова В. Н., Богомолова А. В. — 2020. 123 с.

Введение ……………………………………………………………………………………… 5

1 Теоретические основы тайм-менеджмента……………………………………… 7

1.1 Тайм-менеджмент как система …………………………………………………… 7

1.2 Целеполагание по методу SMART………………………………………………… 9

1.3 Lifemanagement и жизненные цели …………………………………………… 13

2 Обзор задач и планирование в тайм-менеджменте………………………… 17

2.1 Суть обзора задач в тайм-менеджменте …………………………………….. 17

2.2 Инструменты создания обзора………………………………………………….. 17

2.3 Методики планирования времени……………………………………………… 24

2.4 Выбор индивидуального рабочего стиля…………………………………….. 30

2.5 «Кайрос» ‒ основа контекстного планирования…………………………… 32

2.6 Инструменты контекстного планирования ………………………………….. 35

2.7 Метод структурированного внимания

и горизонты планирования……………………………………………………………. 37

2.8 Планирование в самоорганизации и самообразовании……………….. 42

2.9 Выработка привычек………………………………………………………………. 47

3 Приоритеты в тайм-менеджменте ………………………………………………. 52

3.1 Метод «Альпы» ……………………………………………………………………… 52

3.2 Принцип Парето ……………………………………………………………………. 54

3.3 Определение приоритетности долгосрочных целей ……………………. 55

3.4 Установление приоритетов с помощью анализа АБВ……………………. 56

3.5 Определение приоритетности текущих задач…………………………….. 57

3.6 Анализ по принципу Эйзенхауэра……………………………………………. 59

3.7 Стратегии отказа …………………………………………………………………… 62

4 Технологии достижения результатов в тайм-менеджменте…………….. 68

4.1 Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и

эффективной работы………………………………………………………………….. 68

4.2 Влияние суточных ритмов на распределение рабочей нагрузки …. 70

4.3 Правила организации эффективного отдыха …………………………… 74

4.4 Самомотивация как эффективное решение

больших трудоемких задач ………………………………………………………… 76

4.5 Решение неприятных задач……………………………………………………. 79

5 Компьютеризация тайм-менеджмента ……………………………………….. 82

5.1 Гибкое и жесткое планирование в Microsoft Outlook………………….. 82

5.2 Расстановка приоритетов ……………………………………………………… 85

5.3 Настройка пользовательского представления…………………………… 87

5.4 Удобная группировка задач …………………………………………………… 92

5.5 Планирование по методу «День – Неделя»……………………………… 95

5.6 Обзор сроков исполнения задач …………………………………………… 96

5.7 Контроль назначенных задач………………………………………………… 99

5.8 Другие программные продукты, помогающие

в тайм-менеджменте ………………………………………………………………. 101

Заключение…………………………………………………………………………… 110

Литература…………………………………………………………………………….. 111

Глоссарий………………………………………………………………………………. 113

ТОП 10 приложений для тайм-менеджмента и планирования

В наше чудесное время технологий, чтобы быть продуктивным и всё успевать, не обязательно повсюду носить с собой ежедневник. Прямо у вас в кармане есть миниатюрный личный ассистент, который может составлять список задач на день, контролировать расходы, планировать покупки, вести семейный бюджет и справляться с миллионом других важных дел и поручений. Этот универсальный помощник — ваш смартфон, и если вы всё еще используете его только как гаджет для связи, то очень многое теряете.

Понимаю, что в огромном разнообразии полезных сервисов и приложений легко потеряться. Поэтому я составила подборку ТОП приложений для тайм менеджмента на Андроид и iPhone, которые в разы облегчат вам планирование времени и помогут стать эффективнее!

 

1. TickTick

Планировщик задач №1 по версии Академии «Время в порядке» 

Платформы: iOS, Android 

Это наш любимчик! Идеальное приложение для планирования дел на каждый день по системе GTD (Getting Things Done). Прелесть этого приложения в том, что его можно полностью кастомизировать под себя с помощью разнообразных настроек и опций. 

В приложении встроен календарь и все дела можно планировать заранее — в нужную дату и время сработает напоминание. Так что вы не забудете ни о приеме у врача, ни о дате сдачи квартального отчета, ни о школьном собрании. 

К любой задаче можно добавить комментарии, чек-листы, файлы, теги и метки, назначить приоритетность. Очень удобно сортировать задачи по проектам и контекстам. Вы даже можете «привязать» задачу к конкретному адресу, и когда вы идете мимо магазина, Tick Tick напомнит, что надо купить продукты к ужину. 

Если совсем нет времени печатать, можете просто наговорить задачи голосом — так что больше ни слова о том, что вам некогда заниматься планированием)) 

Отдельное спасибо разработчикам за возможность делиться своими списками с другими для совместной работы над задачами. Это удобно, если вы планируете семейную поездку или ведете небольшой проект на работе.   

Бесплатное приложение имеет весь необходимый функционал, ну а premium-версия порадует даже самых искушенных любителей планирования. В общем, оды Tick Tick можно петь очень долго. Лучше скачайте его и начните планировать прямо сейчас! 

 

2. CoinKeeper

Функциональный помощник для планирования бюджета

Платформы: iOS, Android

Когда меня просят назвать лучшие приложения для планирования бюджета и учета личных финансов, я, не задумываясь, отвечаю — «CoinKeeper», потому что сама пользуюсь им много лет, и пока ему нет равных.

Это настоящий личный бухгалтер в смартфоне! Он помогает управлять деньгами, фиксировать расходы и доходы, не вылезать за рамки допустимого бюджета, анализировать траты с помощью подробной статистики и т.д. 

Если привязать к приложению банковские карты (эта функция работает только на смартфонах с платформой iOS), то все расходы с них будут автоматически добавляться в приложение. Это очень удобно, если вы забываете вносить потраченную сумму после каждой покупки. 

В приложении всё продумано до мелочей для максимального удобства пользователей: интуитивно понятный интерфейс, синхронизация с другими устройствами, возможность добавлять разные категории и подкатегории расходов и доходов, устанавливать лимиты, прогнозировать будущие траты и т.д. Обязательно попробуйте организовать свои финансы с помощью CoinKeeper, чтобы перестать недоумевать, куда деваются ваши деньги))

 

3. Sectograph

Наглядное расписание на циферблате для визуалов

Платформы: Android

Согласитесь, было бы удобно, если бы при взгляде на часы вы сразу же видели ваши задачи на это время? Сервис Sectograph реализовал эту возможность в лучшем виде. Приложение переносит ваши планы из Google Календаря на 12-часовой циферблат и  вместо линейного списка ваше расписание превращается в наглядную круговую диаграмму. 

Такой формат идеально подходит для тех, кто лучше всего воспринимает информацию визуально. Сразу видно, когда у вас начинается и заканчивается рабочее время, сколько займет встреча, тренировка или прием у косметолога, когда у вас есть свободные «окошки». Все это позволяет лучше чувствовать время и использовать его эффективнее. 

 

4. MindMeister

Сервис интеллект-карт для масштабного планирования

Платформы: iOS, Android

Большие проекты и дела на продолжительный период (неделю, месяц, квартал) лучше всего планировать в виде интеллект-карт, чтобы видеть всю картину целиком и ничего не упустить. Для этого я использую MindMeister — в нём можно легко и быстро  распланировать даже очень сложный и многосоставной проект, например, запуск нового курса или самостоятельное путешествие. 

Большие ментальные карты со множеством ответвлений удобнее составлять с компьютера или iPad, поэтому очень кстати добавлена функция синхронизации на разных устройствах. А еще вы всегда можете поделиться ссылкой на карту с коллегами или друзьями и работать над ней вместе. 

 

5. Evernote

Знаменитый софт для хранений любой информации

Платформы: iOS, Android

Вам знакома ситуация, когда количество блокнотов и заметок в телефоне с важными списками, идеями, цитатами и другой информацией, которую хочется сохранить, зашкаливает настолько, что проще никогда не возвращаться к записанному? Да, скажете вы, но причем здесь планирование и тайм-менеджмент? Я уверяю вас, что эффективное управление временем невозможно в условиях информационного хаоса. Обязательно должно быть одно место, где в упорядоченном виде хранится вся ваша информация — ссылки, статьи, рецепты, скрины важных документов, списки фильмов и книг и т.д., чтобы при случае вы могли быстро найти то, что вам нужно. И Evernote — прекрасно для этого подходит.

 

6. Хаос-контроль

Органайзер личных целей и задач

Платформы: iOS, Android

Хаос-контроль — это не просто программа для управления временем и составления списка дел, а целая система для организации ваших планов и глобальных целей. 

Браво разработчикам за возможность структурировать дела в приложении, выстраивать иерархию сфера-цель-проект-действие — именно такая связка на 80% гарантирует достижение задуманного. Приложение реализовано с опорой на принципы GTD, это еще один большой плюс. В нем есть особое «место для хаоса» (аналог папки «Входящие» в приложении Tick Tick), куда можно быстро помещать прилетевшую информацию, внезапные идеи, а разбираться с ними и структурировать уже потом.  

Если вы фанат системности и четкой организации планов, вам точно стоит присмотреться к Хаос-контролю! Возможно, это приложение станет вашим верным помощником для достижения целей на долгие годы. 

 

7. MyLifeOrganized

Сверхфункциональный электронный таск-менеджер 

Платформы: iOS, Android

Это навороченный космический корабль среди других приложений для планирования задач! В нём есть самый широкий спектр функций, которые только можно представить: простой список, иерархия задач и подзадач, группировка, присваивание контекста, фильтрация, календарный вид, повторяющиеся задачи, выстраивание зависимостей, установка напоминаний, добавление заметок, отслеживание прогресса по проектам и т.д. В общем, самый полный арсенал для планирования на разных уровнях — от обычного todo-листа на день до масштабной древовидной структуры задач и целей. Чтобы разобраться во всех возможностях программы, потребуется время, но это того однозначно стоит. 

 

8. Habitty

Простое и удобное приложение для трекинга привычек 

Платформы: iOS

 

А сейчас внимание, минималисты! Если вы не любите приложения с кучей непонятных функций, в которых сам черт ногу сломит, то вам точно понравится этот вариант. В приложении Habitty — ничего лишнего! Только ваши привычки и наглядный прогресс.

Этот мобильный трекер привычек поможет вам внедрить полезные ритуалы, избавиться от вредных зависимостей, не забывать про важные действия для здоровья, красоты, развития и полноты жизни. 

В приложении можно настроить напоминания, чтобы точно не пропустить тренировку и не забыть выпить стакан воды. Есть подробная статистика по каждой привычке и даже возможность увидеть её «силу» в процентах. К примеру, чем реже вы пропускали утреннюю зарядку, тем сильнее стала эта привычка.  

 

9. RescueTime

Сервис для мониторинга экранного времени

Платформы: iOS, Android

На вопрос «Куда утекает ваше время?» честнее всего ответит RescueTime. Этот сервис  ведет учет того, сколько часов вы проводите в телефоне или за компьютером, и выдает всю статистику без прикрас. Вы можете увидеть, на каких сайтах и в каких приложениях засиживаетесь особенно долго, а разбивка по категориям покажет, с какой целью вы чаще всего пользуетесь девайсами: работа, общение, шоппинг, развлечение, обучение, новости или др. 

Это позволит вам увидеть полную картину того, как вы проводите время и сколько часов используете неэффективно. Но не для того, чтобы расстроиться и считать себя лентяйкой-бездельницей, а только во имя благой цели:  чтобы взять время под свой контроль и скорректировать тревожную статистику.   

10. КупиБатон 

Приложение для составления списка покупок

Платформы: iOS, Android

Это не совсем приложение для тайм менеджмента, но всё-таки оно занимает важное место в нашем списке. Потому что поход по магазинам с четким планом позволяет сберечь уйму времени. Многие недооценивают этот момент и теряют в супермаркетах по 3-4 часа в неделю, которые могли бы вложить в общение с детьми, мужем или друзьями, в свои проекты, занятия спортом, хобби и т.д.

Поэтому советую установить КупиБатон и приучить себя ходить в магазин с заранее заготовленным списком. Кстати, приложением очень удобно пользоваться всей семьей. Синхронизации на нескольких устройствах позволяет вам, находясь дома, составлять и редактировать список покупок, пока ваш муж ходит с тележкой по магазину!

 

Time managment нового времени — это гибкое планирование, возможность одним взмахом переиграть своё расписание в зависимости от обстоятельств, это простое и удобное управление делами, временем, деньгами и даже информацией. Программы для тайм менеджмента, о которых я рассказала в этой статье, непременно помогут вам организовать свою жизнь и стать эффективнее. Большинство приложений вы можете скачать бесплатно. А если у вас есть свои приложения-любимчики, обязательно делитесь в комментариях!

Креативный тайм-менеджмент

Практический семинар: «Инструменты тайм менеджмента» содержит универсальные подходы для понимания ценности времени и построения персональной системы управления временем в повседневной деятельности компании.

Вы узнаете:

• Почему тайм-менеджменту учат и никак не научат.
• Как понимать ценность времени и заставить работать на себя.
• Пошаговый алгоритм построения системы личного тайм-менеджмента, базирующийся на 10 простых правилах.

Вы можете обратиться за индивидуальными бизнес-консультациями.

Эффективные инструменты тайм менеджмента

Полученные знания позволят:

• Самостоятельно совершенствовать навыки управления временем.
• Создать свой секретный стиль управления временем.
• Освободить свое время и эффективно использовать чужое время.

Задумайтесь, вам важна не информация из книг по тайм-менеджменту, которых множество; вам важен только результат, который вы сможете использовать на практике, и начать использовать сразу!

[metaslider id=»16127″]

Программа, Инструменты тайм менеджмента:

О жизни:

• Время и деньги.
• Кто крадет ваше время?
• Информационные потоки и время.

О тайм-менеджменте:

• Почему время важно?
• Мифы и Факты современного тайм-менеджмента.
• Ключевая проблематика тайм-менеджмента.
• Что включает личный тайм-менеджмент?
• Ключевые подходы в управлении временем.

Построения персональной системы управления временем:

• Фокус на необходимость.
• Анализ личности и персональной проблематики.
• Работа со страхами и сомнениями.
• Управление временем в различных ситуациях: форс-мажор, командировки, обучение, совещания.
• Проблематика интегрирования личного стиля тайм-менеджмента в работу подчиненных.

Инструментарий:

• Разрабатываем личный план по управлению временем.
• Организуем систему контроля эффективности управления временем.
• Повышаем продуктивность, используя полученные навыки.

☕️ Instagram | ? Telegram

 ? Apple Podcasts | ? Google Podcasts | ?  Яндекс.Подкасты

Планирование рабочего дня руководителя: как составить распорядок дня

07 октября 2021 Время прочтения статьи: 8 минут

1873

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину. 

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

• в срок и без суеты выполняет задачи;

• разделяет работу и отдых;

• не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

• Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.

• Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.

• Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом. 

• Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет. 

• Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.

• Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.

• Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.

• Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.

• Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.

• Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.

• В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.  

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору. 

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным. 

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

1. Выберите из своих задач наиболее приоритетную.

2. Спрогнозируйте срок выполнения. 

3. Выделите нужное время в графике.

4. Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.

5. Отмечайте выполненные пункты плана. 

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам: 

1. Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.

2. Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе. 

3. Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.

4. Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.

ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

1. Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.

2. Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников. 

3. Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C». 

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете. 

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.  

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. 

Пример распорядка рабочего дня

А:  8:00–8:30. Провести планерку. 8:50–9:30. Ответить на e-mail. 9:40–10:20. Купить билеты для командировки. 13:30–14:30. Перерыв. 16:00–17:00. Встреча со спонсорами.	В: 10:30–11:20. Вебинар. 11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками. 12:20–12:40. Созвониться с партнерами.
С: 13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло. 14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.	D: Смотреть YouTube. Листать Instagram.

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей. 

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

• Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.

• Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.

• Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.

• Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

15+ наиболее эффективных и проверенных методов управления временем

Управление временем — это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за продуктивность. В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать правильно. А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они могут не всегда работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.

Время может быть непростым. Итак, важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела.Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из самых эффективных и проверенных методов управления временем.

СОДЕРЖАНИЕ

Как помогает тайм-менеджмент?

Концепция тайм-менеджмента приобрела значительную популярность за последние три десятилетия. Это потому, что помогает лучше планировать и организовывать деятельность, повышать производительность и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью .

Так как же тайм-менеджмент улучшает производительность? Основная цель — сознательно контролировать, как вы тратите e на важные задачи и действия, будь то на работе или в личной повседневной жизни.

Овладение правильной техникой тайм-менеджмента может помочь вам во многих областях:

• Успешно добьешься поставленных целей
• Проще расставить приоритеты
• Вы избавитесь от вредных привычек, таких как откладывание дела на потом, отсутствие целеустремленности, или уменьшите продолжительность низкой концентрации внимания.
• Развитие навыков тайм-менеджмента снизит стресс и сохранит мотивацию
• У вас будет четкое представление о том, как вам нужно планировать все свои задачи

Кроме того, развитие правильных навыков управления временем на рабочем месте и использование специальных приложений могут повысить ваши шансы оставаться в курсе дел.

Методы управления временем и управление работой

Концепция управления временем постепенно развивалась и теперь охватывает многие темы, связанные с работой и повседневной жизнью. Всевозможные теории были смешаны с методами и подходами. Людям нравится адаптировать их к своим потребностям, типу и стилю работы.

Тем не менее, имеет существенное различие в управлении временем и методологиях, используемых для управления работой . Это особенно заметно в крупных организациях, которым необходимо оптимизировать бизнес-процессы для получения лучших результатов и повышения производительности и в то же время удовлетворить высокие требования клиентов и заказчиков.

Управление работой включает в себя управление временем, поскольку одно из его допущений — оптимизировать время, необходимое для выпуска продукта, при сохранении эффективности и качества. Он включает в себя профессиональные взаимосвязанные практики, правила и конкретные процедуры, установленные в логическом порядке, которые вы можете повторно использовать и корректировать, чтобы ваша команда работала лучше.

Некоторые из популярных методов или структур для управления работой (также известные как методы управления проектами) включают Канбан, Скрам, Agile, Lean или Six Sigma.

В целом, методы управления временем, основанные на системах управления работой, обычно используются многими людьми для управления рабочим временем, но распространяются на более широкие аспекты, такие как весь объем работы в проекте, поток работ, командная работа и сотрудничество.

Как лучше всего управлять временем?

Согласно исследованию, проведенному Академией развития, только Каждый пятый человек (18%) имеет надлежащую систему тайм-менеджмента . Другими словами, не многие люди умеют работать продуктивно.Но с небольшой помощью вы можете стать хозяином своего времени.

Вот популярные техники тайм-менеджмента, которые можно использовать, чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента.

1. Планируйте свой день заранее

Планирование — это первый, лучший и наиболее проверенный метод управления временем. Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать. . Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.

Есть много способов спланировать и организовать свою работу:

• Модные календари и личные органайзеры в цифровом или бумажном виде
• Приложения и инструменты для управления временем
• Списки дел
• Листовки, блокноты, бюллетени и другие бумажные формы для менеджеров времени
• The Morning Sidekick Journal — мотивационный журнал, помогающий улучшить привычки.

Вы можете смешивать, комбинировать и настраивать различные параметры, чтобы управлять своим временем.

2. Ограничить прием электронной почты

Проверка электронной почты и ответ на нее — обременительная задача. Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний рабочий тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.

Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы. Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, которые требуют немедленного ответа.Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня. Также не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.

Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «нулевого ящика для входящих». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.

3. Найдите свою зону продуктивности

Некоторые люди — ранние пташки, а другие — полуночники. Мы все разные и любим работать днем… или ночью .

Сэм Карпентер, автор книги « Работа с системой: простая механика создания большего» , ввел термин «биологический прайм-тайм». В нем описывается метод управления временем, при котором вы находите наиболее продуктивные часы дня и планируете работу на те, когда у вас больше всего энергии.

Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам. Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что люди достигают продуктивности в определенные часы.Найдите наиболее продуктивные часы работы и придерживайтесь их. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.

И не забывайте о фазе глубокой работы — периоде рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на важных задачах.

4. Съешь лягушку

Марк Твен сказал: « Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!

5. Делайте регулярные перерывы

Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновить , а затем снова сосредоточиться на работе.

Можно использовать технику Помидора или отправиться на небольшую прогулку. Прочтите главу своей любимой книги или сварите чашку кофе.Или потратьте свободное время на изучение чего-то нового, просматривая документальные фильмы на платформах потокового видео, таких как Netflix. Вы можете использовать VPN, чтобы получить надежное соединение.

Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими. Это значительно повысит вашу производительность.

Конечно, можно работать с длинной цепочкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности.Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.

А для сотрудников помните, что вы имеете право на перерывы . Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.

6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия

У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым и говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.

Помните, нет ничего плохого в отказе делать то, что вы не можете делать. А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше и быстрее, чем вы.

7. Сосредоточение внимания и блокировка отвлекающих факторов

Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.

Есть много способов оставаться сосредоточенными. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты.Но лучший способ — это сконцентрироваться и делать то, что нужно делать . Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.

8. Ставьте цели

Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационных процессов и чрезвычайно важны для управления временем.

Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, главное — это конкретность при постановке целей.Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь.

Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году и ваша цель на семестр — получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете заключить контракт с двумя оптовиками, нанять стажера для помощи с доставкой и найти маркетинговый канал с более низкой стоимостью привлечения, чем ваш текущий.

Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине. Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации.Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.

9. Прекратите многозадачность

Во многих предложениях о работе говорится, что многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в мусорное ведро. На самом деле, многозадачность наносит вред нашему мозгу.

Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно — отличный метод тайм-менеджмента. Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда есть несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель.Этот отказ от фильтрации означает, что они замедляются из-за неактуальной информации ».

Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

10. Найдите свое время

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые понятия не имеют, сколько времени они посвящают деятельности каждый день.

Если вы знаете, сколько времени вы посвящаете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс.Самый простой способ сделать это — использовать программу учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше выделить время для новых задач.

Управляйте своим временем с TimeCamp — зарегистрируйтесь бесплатно!

11. Создайте утренний распорядок

Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.

Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на остаток дня. С психологической точки зрения, это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы достигнете в течение дня. Попробуйте от таких мелочей, как заправить постель, затем съешьте здоровый завтрак и оставьте социальные сети или другие дела на конец дня.

Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.

12. Упражнение

.

Упражнения — отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.

Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении методами тайм-менеджмента.

13. Инструменты, инструмент, инструмент

В современном высокоразвитом мире инструменты — неотъемлемая часть нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:

• Программа для учета рабочего времени — помогает вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и цифрами, включая оплачиваемое время
• Список дел — позволяет составлять график и планировать свою рабочую неделю
• Программное обеспечение для управления проектами — Многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами, а также отслеживать выполнение ежедневных задач
• Коммуникационные инструменты — Skype, Slack, Zoom или HeySpace — они имеют решающее значение для внутренней и внешней коммуникации
• Приложения, полезные для формирования хороших привычек — это может быть простой календарь или журнал производительности, но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие необычные приложения для повышения производительности.

Используйте TimeCamp — наше программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы повысить вашу продуктивность.

Хватит терять время — зарегистрируйтесь сейчас!

14. Вознаградите себя

Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.

Маленькие награды — отличный способ мотивировать себя. Стейси Джонна, менеджер проектов Best Reviews List, говорит: «Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой.Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения работы, вы обнаружите, что оно того стоит ».

Так что продолжайте, вздремните, прогуляйтесь или прочитайте главу своей любимой книги!

15. Связь

Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете четко свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои или ваши задачи. А это приведет к конфликтам и недопониманию.

Также не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения взаимодействия между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передавать сообщения, планировать встречи или обмениваться любой информацией.

👉 Читайте также: Как сэкономить время на работе?

Другие методы управления временем

Многие популярные методы управления временем основаны на практических подходах, направленных на выполнение задач в определенные сроки и определенным образом.С годами появились различные методы, которые помогают улучшить управленческие навыки и повысить эффективность.

Вот и другие хорошие методы тайм-менеджмента, используемые людьми во всем мире. Взгляните, выберите свои любимые, смешивайте, комбинируйте и настраивайте их, чтобы повысить свою продуктивность!

Техника Помидора

Техника «Помидор» — это техника тайм-менеджмента, изобретенная в конце 1908-х годов Франческо Чирилло. Как следует из названия, эта техника использует популярный таймер Pomodoro в качестве инструмента для установки временных ограничений.

Его цель — эффективно управлять временем и сосредоточиться на одной задаче

Техника «Помидор» состоит из 4 «помидоров» — 25-минутных интервалов, разделенных перерывами. Когда заканчивается один Помидор, вы делаете 5-минутный перерыв . После этого вы устанавливаете еще 25 минут и продолжаете повторять действие. После завершения цикла 4-х Помидоров у вас будет более длительный перерыв.

PRO TIP: вы можете использовать программное обеспечение для отслеживания времени с 25-минутным таймером, чтобы точно отслеживать свое время с помощью техники Pomodoro.Таким образом, вы будете получать отчеты о своей работе автоматически.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод управления временем, созданный Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США.

Метод помогает расставить приоритеты задач по срочности и важности, а — отсортировать менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять .

В этой технике вы создаете 4 квадранта со следующими категориями:

1. Выполните сначала : сначала выполните основные задачи
2. Расписание : отложить все менее срочные, но все же важные задачи на потом
3. Делегат : делегировать другим (если возможно) срочные, но менее важные задачи
4. Не выполняйте : не выполняйте задачи, которые не являются ни срочными, ни важными

Матрица Эйзенхауэра — это дурацкий метод управления задачами, позволяющий избавиться от вредных привычек и расставить приоритеты для задач.

Глубокая работа

Метод глубокой работы уже упоминался, но это популярная техника, над которой стоит задуматься. Кэл Ньюпорт , автор книги «Глубокая работа: правила сфокусированного успеха в отвлеченном мире», различает глубокую работу и мелкую работу.

На этапе глубокой работы вы сосредотачиваетесь исключительно на важной задаче и избегаете отвлекающих факторов любой ценой. Так что никаких телефонных звонков, социальных сетей, встреч и других отвлекающих факторов. Этот определенный период в вашем расписании хорош, когда у вас высокий уровень энергии.

Для мелкого рабочего времени выполняет небольшие задачи, которые не требуют от вас высокой концентрации, например рутинные задачи, электронная почта и т. Д.

GTD (Начало работы)

Разработанный Дэвидом Алленом и описанный в его книгах, метод Getting Things Done является одной из наиболее широко и успешно применяемых систем управления временем.

Идея системы GTD состоит в том, чтобы очистить ваш разум от всех задач, проектов и проблем и предпринять определенные действия для их выполнения.Это эффективный пятиступенчатый метод:

1. Capture : напишите или запишите в любой форме все, что привлекает ваше внимание
2. Уточнить : решить, что с этим делать — делать, не делать или делегировать
3. Организовать : распределить задачи по разным категориям; используйте инструменты управления задачами и список дел, чтобы убедиться, что вы делаете успехи
4. Reflect : регулярно обновляйте свою работу, чтобы быть на верном пути и чтобы вам ничего не мешало
5. Привлекайте : примите меры, чтобы нести ответственность за свое время

ABCDE

ABCDE Метод был изобретен Аланом Лакейном и описан в его книге «Как получить контроль над своим временем и своей жизнью».Это может помочь вам определить приоритеты задач и оптимизировать время, необходимое для их выполнения.

Вы ставите A (наиболее важное), B (важное), C (приятное выполнение), D (делегат) или E (устраняйте, когда это возможно) рядом с каждой задачей или действием. и расставьте приоритеты в соответствии с буквами.

Каждый раз, когда появляется новая задача, вы должны добавлять ее в список задач ABCDE.

Блокировка времени

Блокировка времени — это простой метод управления временем, который помогает вам лучше понять, как вы проводите свое время. При блокировке времени вы делите свой день на отрезки времени — временные блоки.

В течение этих периодов времени вы сосредотачиваетесь на одной конкретной задаче и выполняете ее с установленным временным лимитом ( например, «Я буду отвечать на электронные письма с 9:00 до 10:00» ) . Это все равно, что занести список дел в календарь и растянуть его на весь день.

Время бокса

Блокировка времени аналогична блокировке времени; однако в режиме тайм-бокса вы устанавливаете конкретный временной лимит для задачи (например,g., «Я отвечу на все электронные письма к 10 часам утра»). Это более строгий вариант блокировки времени.

Тематика дня

Однодневная тематика — еще одно ответвление блокировки времени. В этом методе вы блокируете свое недельное расписание с темой работы на каждый день . Итак, ваш ежедневный график посвящен конкретным задачам из одной категории.

Например, в понедельник у вас есть день, посвященный планированию и организации работы, а также выполнению административной работы; Вторник — день, посвященный работе над одной конкретной задачей в режиме глубокой работы; Среду можно посвятить образованию и так далее.

Пакетирование задач

В этом методе вы группируете похожие задачи вместе и блокируете время для работы над ними. Вы можете пометить каждую задачу для определенной категории, чтобы упростить и повысить эффективность пакетной обработки. Например, вы можете отнести такие действия, как ответы на электронные письма, звонки клиентам и собрания, в одну категорию как административные задачи.

Пакетная обработка задач позволяет втиснуть столько похожих задач в одно основное действие, чтобы вы не растягивали свой день на трудоемкие дела, мешающие вашей работе.

Метод быстрого планирования (об / мин)

По словам Тони Роббинса, создателя метода быстрого планирования, это система мышления, а не система управления временем.

RPM — это решение, на чем вы собираетесь сосредоточиться для реализации своего видения. RPM также означает R , ориентированный на результат / P , ориентированный на конкретные цели / M , план действий.

Эта система может помочь вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, которые вы хотите и должны выполнить, и определить наилучший курс действий для их достижения.

Правило 80/20 (анализ Парето)

Анализ Парето, также известный как правило 80/20, предполагает, что для многих событий 80% последствий происходят от 20% причин или усилий . Таким образом, 20% вашей работы приведет к 80% результатов.

Здесь будет полезно съесть лягушку. Вам нужно сосредоточиться на самых важных задачах и работать над ними до конца, чтобы действительно достичь желаемых результатов.

цели SMART

SMART — это аббревиатура, обозначающая S pecific, M easurable, A ttainable, R elevant, T ime-Bound.

• Конкретно: вам нужно определить свои цели как четкие, краткие и значимые, чтобы вы точно знали, что вам нужно делать.
• Измеримый: Чтобы достичь своей цели, вы должны уметь отслеживать и оценивать ее прогресс. Вы можете сделать это, используя показатели, числа или более мелкие задачи, которые будут указывать на продвижение.
• достижимо (или достижимо) : ваша цель должна быть реалистичной; то, на что вы можете потянуться, но не слишком далеко.
• Релевантно: цель должна соответствовать вашим проектам и задачам, а также долгосрочным планам. Также нужно ставить управляемые задачи.
• Ограничение по времени: цель не должна растягиваться слишком долго, потому что ее будет труднее достичь. Вместо этого он должен иметь временные рамки с конкретным сроком.

Чтобы установить цели SMART, вы можете использовать шаблоны целей SMART или создать свою собственную систему отслеживания целей.

1-3-5 Правило

Правило 1-3-5 — это простая стратегия управления вашими задачами.Каждый день вы посвящаете свое рабочее время 1 большой вещи, 3 средним вещам, и 5 мелочам .

Так будет легче достичь поставленных целей — вы не всегда сможете работать над более крупными задачами. Вы можете сделать только так много, и есть пределы тому, что вы можете сделать.

Метод POSEC

POSEC является аббревиатурой от « Расставить приоритеты путем организации, оптимизации, экономии и участия. ». Этот метод был разработан Стивеном Лэмом, автором книги« Метод управления временем с помощью Posec ».

Метод

POSEC принимает пять потребностей, которые необходимо решить для лучшего управления работой :

1. P Определите свои задачи, жизненные цели и то, что для вас важно
2. O Организуйте свои задачи и цели и спланируйте, как над ними работать
3. S обязательные задачи, домашние дела и все мелочи, которые вы не хотите, но должны делать
4. E Определите, что доставляет удовольствие и не входит в список приоритетов, но все же необходимо сделать
5. C отдать дань уважения сообществу и обратить внимание на то, что отличает вас от других

Этот метод частично основан на теории Абрахама Маслоу об иерархии потребностей .POSEC является отражением этой иерархии — у вас есть потребности, которые вы должны удовлетворить, чтобы подняться по лестнице успеха и эффективности.

Стеклянная банка

Стеклянная банка или Теория рассола — хороший метод визуализации.

Стеклянная банка — это визуальное образное выражение времени — каждый день вы наполняете свой стакан (время) разными вещами (действиями): камней , камешков и песка . Скалы — это большие, важные задачи; камешки означают неотложные задачи; и песок, чтобы отвлечься.

Цель этой техники — спланировать свой день таким образом, чтобы стеклянная банка была заполнена задачами в соответствии с уровнем срочности.

4 DS

Метод 4D очень похож на матрицу Эйзенхауэра. Лучше всего подходит для планирования и организации больших проектов в командах.

Вот как вы действуете в технике 4 Д:

1. D o что нужно сделать. Так просто.
2. D Оставьте работу, которую можно выполнить позже, и она не является приоритетной в вашем списке.
3. D Укажите, что вам не нужно делать с человеком с нужным набором навыков.
4. D Удалите (или удалите) все второстепенные задачи, которые не приносят пользы команде и проекту.

Стратегия Сайнфельда

Если вы смотрели знаменитый ситком Seinfeld , возможно, вы слышали о «Стратегии Сайнфельда». Хотя Джерри Сайнфельд не признается в создании этого метода, многие люди применяют его, чтобы лучше управлять своим временем.

В стратегии Seinfeld вы получаете большой настенный календарь и большой красный маркер.Затем вы стараетесь придерживаться привычки каждый день, отмечая этот день большим красным крестиком. Через несколько дней у вас будет цепочка, которая будет становиться длиннее с каждым днем, если вы сохраните последовательность в своих действиях.

Подробнее об истоках стратегии читайте здесь .

Какие методы управления временем вы используете?

Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может быть, вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте применять описанные выше методы шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему.И не забывайте отслеживать свое время, чтобы понять, как вы работаете и используете свое время!

Может быть, вы используете другие стратегии тайм-менеджмента, которых нет в списке? Поделитесь своими приемами и советами и сообщите нам, что лучше всего подходит для вас!

Функция управления временем проекта PMI / ESA

Участники рабочей группы:

D.A. Норман, Онтарио Hydro

R.S. Холл, Stelco, Inc.

W.T. McBride, Associated Kellogg

H. McG.Wallace, Ebastec Lavalin

R.L. Spence, Myers Spence & Assoc.

М.Х. Парри, председатель ESA Project

Введение и предыстория

Как установлено главой Южного Онтарио PMI и одобрено Советом института, проект аккредитации стандартов PMI / этических стандартов был инициирован путем выбора групп подзадач, которые изучили различные функции, связанные с управлением проектами.

В начале проекта стало очевидно, что перед тем, как приступить к разработке стандартов, необходимо определить содержание и характер управления проектом и его функции.

Каждый проект ставит своей целью достижение МАСШТАБА до требуемого уровня КАЧЕСТВА в рамках требуемых целей ВРЕМЕНИ и СТОИМОСТИ. ЛЮДСКИЕ РЕСУРСЫ и КОММУНИКАЦИИ являются основными инструментами управления, используемыми для достижения этих целей. Таким образом, успешное управление проектом можно разделить на шесть функций:

a) Управление персоналом

b) Управление затратами

c) Управление временем

d) Управление коммуникациями

e) Управление объемом

f) Качество Управление

Управление стоимостью, временем, объемом и качеством — это не только функции, но и цели, которые необходимо достичь в рамках проекта.С другой стороны, человеческие ресурсы и коммуникации, связанные с выполнением проекта, являются средством достижения целей. Таким образом, управление человеческими ресурсами и коммуникациями являются исключительно функциями, необходимыми для управления проектом, тогда как стоимость, время, объем и качество имеют двойственный характер, поскольку они являются одновременно функциями и целями.

Важность управления временем, то есть функции управления временем, легко осознается теми, кто думает, что «время — деньги», и предостережением во многих контрактах о том, что «время имеет существенное значение».Почти аксиоматично, что любой проект, выполнение которого не выполняется по графику, приведет к дополнительным расходам. Точно так же, особенно в наши дни, когда финансирование имеет такую ​​высокую временную ценность, когда временной интервал проекта может быть сокращен, почти неизбежно сокращаются общие затраты.

Принято считать, что для большинства проектов, если проект завершен до приемлемого уровня качества с приемлемой стоимостью и в приемлемые сроки, почти все остальные грехи могут быть прощены. Таким образом, важность контроля временного аспекта проекта является одной из важнейших функций обязательств по управлению проектом.

Функция управления временем (TMF)

Попытка определить функцию управления временем стала чрезвычайно сложной задачей без использования в качестве основного шага для определения достижения консенсуса в отношении содержания и характера управления временем .

Команда подзадач функции тайм-менеджмента долго мучилась над подходом к определению содержания тайм-менеджмента. Одной из наиболее сложных ловушек, которых нужно было избежать во время этих обсуждений, было выявление функций путем описания процесса достижения функции.Однако стало очевидно, что для эффективной и простой идентификации хвостохранилища необходимо полностью избегать процессов и методологии. Любая попытка использовать процесс или методологию как средство определения функции обречена на провал, потому что существует очень много различных методологий и процессов, используемых опытными практиками для успешного достижения целей управления временем. Следовательно, было бы почти невозможно достичь консенсуса, в котором процессы или методы устанавливают идентификацию и определение хвостохранилища.

Даже идентификация контента как средства определения TMF оказалась более крупной, чем ожидалось, в том смысле, что обширное обсуждение выявило различия во мнениях относительно того, как и где должны быть назначены различные элементы контента. Тем не менее, группа подзадач согласилась с тем, что функцию управления временем можно разделить по существу на четыре отдельные подфункции. Эти четыре подфункции были определены по своему содержанию таким образом, что они могут выполняться как автономные подфункции или как конечные подфункции в последовательности.Четыре подфункции:

A) Планирование

B) Планирование

C) Мониторинг

D) Контроль

Так же, как Управление проектом не считается завершенным, если не включены все его функции, функция управления временем является не завершено, если не включены все четыре подфункции.

Каждую из подфункций управления временем можно разделить на отдельные компоненты. Как показано на диаграмме C, была разработана базовая концепция, отображающая разбивку подфункций TMF и последующую разбивку компонентов каждой подфункции.В этой таблице вместе с Глоссарием терминов по тайм-менеджменту излагаются вспомогательные функции и содержание.

A — Планирование

Планирование состоит из определения намерения группы управления проектом в отношении шагов, которые они намереваются выполнить для выполнения проекта. Другими словами, он включает в себя описание того, что группа по управлению проектами намеревается делать, как это будет сделано и что будет использоваться для этого.

B — Планирование

Содержание планирования — это, по сути, признание реальных ограничений времени и ресурсов, которые каким-то образом будут влиять на выполнение плана.Перефразируя это, можно сказать, что план представляет собой то, как человек намеревается выполнить проект, независимо от того, когда он будет выполнен. В то время как в расписании учитываются ограничения по времени и ресурсам.

C — Мониторинг

Мониторинг может существовать только тогда, когда план и график находятся в движении, и состоит в основном из измерения того, что на самом деле происходит, в сравнении с тем, что должно было произойти. Однако считалось, что мониторинг не является полным, если он также не включает в себя некоторое признание влияния на планы на будущее того, что происходило в прошлом.Таким образом, мониторинг должен включать анализ прошлых событий, признание тенденций и их влияние на планы на будущее, а также некоторые средства передачи выводов другим членам проектной группы. Управление проектами — это командные усилия, и для эффективной работы команда должна иметь эффективные коммуникации. Таким образом, можно сделать вывод, что функция мониторинга должна также включать передачу результатов.

D — Контроль

Контроль был установлен как одна из подфункций TMF, так же как это подфункция любой другой функции управления.Без контроля не существует управления. Контроль включает в качестве своих компонентов признание того, что происходило, каковы будут результаты или эффект и, в случае отрицательного результата, выполнение шагов по предотвращению нежелательных воздействий и, в случае положительного результата, выполнение шагов для обеспечения его продолжения. . Следовательно, контроль должен включать в себя некоторые открытые действия, чтобы гарантировать достижение целей проекта.

Каждая из четырех вышеупомянутых подфункций должна содержать что-то от своей предшественницы, но не обязательно должна содержать какой-либо компонент ее преемника.

• Планирование может существовать без планирования, мониторинга и контроля.

• Планирование может существовать без мониторинга или контроля, но не без планирования.

• Мониторинг может существовать без контроля, но не без планирования и составления расписания.

• Контролю должны предшествовать планирование, составление графиков и мониторинг.

Хотя могут быть те, кто говорит, что управление может состоять исключительно из контроля и что в планировании нет необходимости, контраргумент состоит в том, что планирование интуитивно понятно для менеджеров и поэтому всегда существует, даже если формально не изображено.

Есть также те, кто может сказать, что проектами можно управлять, фактически не контролируя их. Это больше вопрос семантики, чем содержания, поскольку, если контроля нет, управление вскоре превращается в бесхозяйственность.

Заключение

В рамках управления проектами функция управления временем не является взаимоисключающей с управлением человеческими ресурсами, затратами, коммуникациями, объемом и качеством, но является функцией, которая может быть идентифицирована в ее собственном контексте и может выполняться как практически автономная функция с минимумом интерфейсов между пятью другими функциями.

Хотя для целей базовой концепции функция управления временем была определена как имеющая четыре подфункции, признается, что ее можно разбить более чем на четыре. Однако вряд ли уместно будет меньше четырех. Четыре функции TMF можно подразделить на более детальные уровни компонентов.

Одна из трудностей при попытке установить содержание функции тайм-менеджмента была связана с использованием терминов, используемых в нашей профессии.Группе подзадач было чрезвычайно сложно определить функцию управления временем с точки зрения общего понимания. Это привело к большим усилиям по созданию Глоссария терминов, чтобы избежать конфликта понимания, который возникает из-за множества модных словечек и терминов, которые используются сегодня и имеют разные значения в своем применении. Создание Глоссария помогло прояснить недоразумения при разработке определения содержания хвостохранилища, а также должно предоставить средства для дальнейшего уточнения терминологии.

Развитие концепции базовой линии приводит к очень простому способу изображения с помощью элементарной графики содержания функции. Базовая линия или концептуальная диаграмма в том виде, в каком она разработана до текущего уровня, является основой, на которой постоянно увеличивающиеся уровни детализации могут быть дополнительно определены по мере необходимости или по предпочтению в конкретном приложении. Кроме того, эти базовые концепции служат средством для дальнейшего обсуждения, приукрашивания или расширения и, по сути, являются дорожной картой для полного определения функции управления временем.

Концепции, установленные на данный момент, могут быть использованы для инициирования разработки стандартов более высокого уровня. То есть, используя уже существующие определения понятий, можно попытаться разработать стандарты в общих чертах как для функционального уровня, так и для уровня подфункции.

Группа подзадач рекомендует расширить проект PMI / ESA и продолжить:

1. Дальнейшее развитие Глоссария терминов.

2.Дальнейшее расширение более подробных уровней содержания.

3. Проведение других обсуждений и концептуальных разработок для включения в исходные условия.

4. Разработайте плановый подход к дальнейшему развитию стандартов функции управления временем.

Управление временем — это приложение подфункций управления планированием, составлением графиков, мониторингом и контролем для достижения временных целей проекта.

ДИАГРАММА C1

ПЛАНИРОВАНИЕ

— Определение действий или задач, которые необходимо выполнить для достижения определенных целей.

— Установление логической последовательности действий или задач.

— Идентификация типов ресурсов и количества, необходимых для выполнения каждого действия или задачи.

Цели проекта — Временные параметры, заданные ограничения / ограничения, цели, контрольные точки и соображения контроля, а также общая последовательность проекта. Объем проекта выражается во времени и ресурсах.

Объем управления временем — Подробный объем ответственности и рабочие задачи, которые необходимо учитывать при планировании и последующих циклах функции управления временем.

Ограничения — Применимые ограничения, которые повлияют на план.

Общая последовательность — Обзор порядка выполнения действий.

Контрольные точки — Промежуточные цели — точки прибытия с точки зрения времени для целей измерения прогресса.

Политики — Директивы, касающиеся подхода, методов, полномочий и ответственности для выполнения функции тайм-менеджмента.

Методы и процедуры — Используемые методы управления временем, такие как — сеть, гистограмма, другое руководство, компьютеризированные вычисления; Сбор данных; анализ; отчеты и методы управления; пользовательские отчеты и методы; процедуры и механизм проведения выше.

Полномочия и ответственность — Ответственность за действия и решения — Авторитетные стороны и наделенные полномочиями.

Уровень детализации — Политика выражения содержания планов, графиков и отчетов в соответствии с масштабом детализации информации.

Разбивка и логика — Детальная идентификация действий или задач и их взаимосвязь в соответствии с определенной процедурой.

Сегменты проекта — Подразделения проекта, выраженные как управляемые компоненты.

Типы задач — Характеристика задач — например, требования к ресурсам, ответственность, дисциплина, юрисдикция, функция и т. Д.

Типы ограничений — Ограничения, влияющие на логику — т.е. физические, политики, ресурсы.

Интерфейсы — точки взаимодействия или общности между проектом и его связанными компонентами, а также внешние влияния.

Анализ — Обзор относительно целей, объема, параметров, критериев и т. Д.

Периоды времени — Сравнение рассчитанного времени с указанным временем в отношении ограничений и целевых временных рамок.

Рабочие нагрузки — Анализ запланированных рабочих нагрузок в сравнении с допустимыми ограничениями на ресурсы и доступностью ресурсов в течение определенного периода времени.

Альтернативы — Логическая последовательность, длительность и применение ресурсов.

Feasibility — Оценка возможности выполнения, возможность, вероятность и пригодность.

ДИАГРАММА C2

РАСПИСАНИЕ — Применение календарного времени к плану.

В реальном времени — Применение внешних временных ограничений, которые могут повлиять на календарную временную позицию выполнения каждого действия в плане.

Входные вехи — Установленные целевые даты или целевые события, которые должны быть выполнены, которые контролируют план в отношении времени.

Ограничения ввода — Установленные внешние ограничения, такие как даты, отражающие ввод от других, и целевые даты, отражающие вывод, требуемый другими, а также такие элементы, как распределение плавающего числа и ограничения.

Приоритеты ввода — Установленные приоритеты или желательная последовательность в отношении планирования действий в рамках ранее наложенных ограничений.

Уточнения логики и данных — переработка или переопределение логики или данных, которые могли быть ранее разработаны в подфункции планирования, как требуется для правильного ввода контрольных точек, ограничений и приоритетов.

Расчеты — Математические расчеты для установления запланированной даты, применимой к выполнению действий.

Реальные ресурсы — Применение реальных ресурсов и их ограничений в плане, поскольку они могут повлиять на планирование плана.

Пределы ввода — Наложение ограничений, при которых план будет выполняться, например ограниченное количество плотников может быть доступно для выполнения столярных функций, хотя может быть много видов деятельности, требующих много рабочих часов, реальный установленный лимит будет ограничивать и уравновешивать планирование столярных работ.

Приоритеты ввода — Установление последовательности приоритета или предпочтения для всех действий, на которые будут влиять ограничения ресурсов или балансировка.

Уточнение данных — изменение предположений планирования, которые противоречат реальным ограничениям ресурсов.

Вычисления — Расписание вычислений с точки зрения приложений ресурсов и ограничений, которые влияют на время.

Анализ — Оценка графика в отношении влияния реального времени и реальных ресурсов на требуемые цели.

Проверка — Гарантия того, что итоговый график соответствует общим требуемым целям.

Альтернативы — Исследование альтернативных методов достижения целей, когда график не соответствует целям, или для целей улучшения проекта.

Интерпретация — Сокращение информации до соответствующих и понятных терминов и пояснений.

Рекомендации — Обсуждаемые выводы, предлагающие решения.

Дисплеи — Устные, письменные табличные, графические средства передачи выводов, результатов и заключений.

Списки — содержательные таблицы с информацией.

Графики — Наглядное представление относительных переменных.

Распространение — Распространение информации.

Обсуждение — Диалог, объясняющий последствия и влияние на цели.

Помощь — Передача понимания, понимания и использования расписания.

Документация — Резервная информация, информация для пользователей и ссылки.

ДИАГРАММА C3

МОНИТОРИНГ — Отслеживание прогресса и тенденций, а также сравнение с запланированными данными прогресса.

Сбор данных — Сбор и запись фактов, изменений, прогнозов.

Расчет — Математическое определение прогресса по отношению к данным (утвержденный график).

Время — Расчет воздействия по времени.

Ресурс — Расчет воздействия на ресурсы.

Показатели — Расчет достижения.

Анализ прогресса и эффективности — Оценка рассчитанного прогресса и воздействия.

Идентификация отклонений — Идентификация и количественная оценка различий, касающихся времени / ресурсов / производительности.

Интерпретация влияния / отклонения — Разъяснение значимости отклонений по отношению к общим целям.

Проверка — подтверждение данных, применение суждения, сравнение с другими источниками и предыдущими результатами мониторинга.

Отчетность — Представление результатов и анализ.

Обсуждения — Разработка и описание фактов, результатов и альтернатив.

Рекомендации — Предпочтения в отношении решений с предлагаемыми действиями.

Документация — всего вышеперечисленного, делающая доступными для распространения и восстановления, отображения, резервную копию информации и записи.

СХЕМА C4

КОНТРОЛЬ — Обеспечение выполнения целей проекта.

Оценить — Понять и оценить результаты монитора.

Получить информацию — Принять и подтвердить отчеты.

Изучите ситуацию — Изучите отчеты, узнайте статус и рекомендации.

Оценить информацию — Рассмотреть отчет в отношении другой информации и параметров.

Признайте альтернативы — Признайте жизнеспособные альтернативы и убедитесь, что альтернативы, которые будут рассмотрены, имеют полную документацию.

Принять решение — Рассмотреть планы действий и принять решение относительно соответствующего плана действий.

Ранжируйте альтернативы — Упорядочивайте, классифицируйте, оценивайте различные альтернативы.

— определите преимущества, недостатки и разветвления каждого из них.

Выберите — из оценок альтернатив выберите план действий.

Тест — Проверка качества и пригодности выбранного плана действий.

— изучить основания принятия или отклонения.

Прямой — Утвердить и реализовать выбранный план действий.

Инструкция — Предоставьте соответствующую информацию о том, как, когда и что требуется.

— Обеспечьте соответствующие полномочия, ответственность и подотчетность для реализации плана действий.

Последующие действия — Отслеживайте ход действий и определяйте влияние.

Этот материал воспроизведен с разрешения правообладателя. Несанкционированное воспроизведение этого материала строго запрещено.Для получения разрешения на воспроизведение этого материала обращайтесь в PMI.

Лучшие способы управления временем для менеджеров проектов

Вы знаете, что Белый Кролик в «Алисе в Стране чудес» опаздывает на работу к герцогине. Если бы он эффективно управлял временем, он бы никогда не опаздывал все время. Это просто пример важности управления временем.

Для менеджеров, команд и всех остальных, управление временем проекта является одним из важных факторов приверженности управлению проектом.

«Время — деньги», «Время имеет существенное значение» и многие другие подобные фразы ясно показывают важность управления временным аспектом проекта. Помня все это, давайте сначала узнаем, что такое тайм-менеджмент проекта?

Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?

Управление временем проекта относится к компоненту общего управления проектом, в котором график проверяется и разрабатывается для завершения проекта или результата.Тайм-менеджмент — ключевой аспект управления проектом. Когда команда работает над проектом, ее необходимо организовать в соответствии с установленными сроками и оптимизировать для быстрого сотрудничества.

Каковы основные процессы в управлении временем проекта?

В управление временем проекта задействовано шесть шагов:

1. Определение деятельности: команда проекта должна определить и запланировать различные действия и задачи, которые должны быть выполнены в течение жизненного цикла проекта.Это то, что необходимо для своевременного достижения результатов проекта.
2. Последовательность действий: на этом этапе менеджеры проектов должны представить документы и сопоставить зависимости задач. Он определяет порядок, в котором должны быть выполнены результаты.
3. Оценка ресурсов: идентификация и определение ресурсов, включая людей, материалы и машины, необходимых для выполнения конечного результата.
4. Оценка продолжительности деятельности: оценка сроков с использованием таких формул, как PERT (методика анализа оценки программы), чтобы разработать точный график завершения товаров длительного пользования.
5. Разработка расписания проекта: нанесение дат начала и окончания для каждого действия, а также анализ порядка действий, сроков, ресурсов и препятствий для составления точного расписания.
6. Контроль расписания: вмешательство руководства проекта, чтобы оно было управляемым, когда есть необходимость изменить график продукта.

Почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами?

Сколько раз вы чувствовали, что потеряли часы своей жизни и никогда не получите их обратно? В нашей повседневной жизни много «расточителей времени».Вот почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами. У любого проекта, над которым вы работаете или вы собираетесь начать, есть официальная дата окончания.

Узнайте, как ProofHub помогает вам управлять своим временем. Подпишите здесь.

Каждому проекту необходим график, соответствующий дате его окончания. Команда и руководитель проекта должны сами распоряжаться своим временем, чтобы обеспечить соблюдение графика. Если вы не создаете график проекта или не планируете дату окончания, есть вероятность, что пройдут годы, а ваш проект так и не будет завершен.

Для руководителей проектов важно обладать навыками тайм-менеджмента, чтобы добиться успеха. Отсутствие эффективного управления временем повлияет на проект в долгосрочной перспективе. В большинстве случаев время — это деньги. Если вы не знакомы с эффективными методами управления временем, в этой статье есть список стратегий, позволяющих руководителям проектов наилучшим образом управлять своим временем.

Стратегии управления временем проекта для руководителей проектов

1. Используйте правильные инструменты и оборудование

Что является первым шагом в управлении временем проекта? Если вы об этом не подозреваете, значит, используются правильные инструменты и оборудование.Существует множество инструментов управления проектами для разнообразных потребностей, и он выполняет множество различных функций. В управлении проектами менеджер проекта должен будет использовать инструменты для эффективного управления временем в проектах.

Если нужные инструменты и оборудование недоступны, даже самый талантливый руководитель проекта не сможет уложиться в сроки. Некоторые области, о которых следует позаботиться, — это коммуникация, программное обеспечение для планирования проектов, программное обеспечение для учета рабочего времени, инструмент для управления временем и программное обеспечение для совместной работы.

ProofHub — это универсальная система для совместной работы над проектами и управления временем t со встроенным программным обеспечением для отслеживания времени, позволяющая собрать все ваши временные данные в одном месте.Его функция отслеживания времени предназначена для того, чтобы помочь менеджерам групп узнать, сколько «фактического» времени затрачивается на выполнение задач, и исключить потери времени в процессе.

Члены группы получают четкие даты «начала» и «окончания», чтобы соответствующим образом ускорить свою работу. Используя единое программное обеспечение для управления работой, команды могут лучше управлять своим временем и выполнять проекты в установленные сроки.

Самое лучшее в ProofHub — это отсутствие платы за каждого пользователя. Давайте взглянем на полезные функции программной системы учета рабочего времени ProofHub.

• • Добавить табели учета рабочего времени — Таблицы рабочего времени ProofHub помогают руководителям групп отслеживать эффективность своей команды, сохраняя записи всего времени, которое они посвятили выполнению своих задач.
    Вы можете использовать эти табели учета рабочего времени для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, оценки, отслеживания и управления временем. Пользователи также могут экспортировать эти расписания для выставления счетов и выставления счетов.
  • Отчеты о времени — Менеджеры групп могут создавать индивидуальные отчеты о времени для людей и проектов, чтобы получить четкое представление о том, куда уходит время.Они позволяют владельцам и менеджерам выявлять слабые места, оптимизировать рабочие процедуры и лучше оптимизировать.
  • Установка оценок времени — Менеджеры могут устанавливать оценки времени для задач, чтобы определить «ожидаемое» время, необходимое для их выполнения. Получите уведомление немедленно, если затраченное время превышает фактическое установленное время, максимально используя инструмент управления временем ProofHub.
  • Комплексное представление данных за все время — Вы можете просматривать все временные данные всех членов команды, хранящиеся в одном месте, по всем проектам, оплачиваемым или не подлежащим оплате, с высоты птичьего полета, без необходимости пролистывать проекты .
  • Отслеживание времени вручную или с помощью таймеров — Вы можете отслеживать время вручную или с помощью таймеров. Ввод времени вручную можно использовать для записи количества часов, затраченных на выполнение работы, и отслеживания времени, затраченного на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.
  • Автоматические таймеры также могут использоваться для записи времени, затраченного на выполнение работы. Пользователи могут запускать таймер, когда они начинают работать над задачей, и приостанавливать ее в момент прекращения работы. Этот метод считается более точным, чем традиционный метод хронометража.
  • Архивные табели учета рабочего времени — Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела и используйте их позже для справок в будущем.

Самая сильная сторона ProofHub заключается в том, что он предлагает универсальное решение для управления временем проекта и совместной работы. Помимо программного обеспечения для отслеживания времени, в нем также есть ряд других полезных функций — проверка, белые метки, задачи, доски Канбан, диаграммы Ганта, отчеты, чат и календарь, чтобы помочь командам достичь большего за меньшее время.

Toggl — это удобная программа для учета рабочего времени, которая является идеальным дополнением к вашим существующим инструментам, чтобы помочь вам работать более продуктивно в течение дня. Тем не менее, его возможности довольно ограничены. Toggl может не оправдать ваши ожидания и ожидания вашей команды, особенно если вам нужен подробный учет времени проекта. Средство обычно хвалят за простоту.

Hubstaff — еще одно популярное приложение для управления временем, которое предлагает функцию управления временем проекта. Программа отслеживает время, потраченное на работу, а также свободное время вашей команды в форме отчетов о деятельности.Он имеет гибкий календарь, позволяющий видеть разные записи времени — ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Это отличная функция для анализа производительности вашей команды и постоянного управления проектами.

ClickTime — это приложение для отслеживания времени для управления бюджетами проектов с обновлением в реальном времени часов сотрудников, доступности и затрат. Это помогает вам прогнозировать потребности проекта, отслеживая количество времени, которое команда тратит на любой проект. Но программное обеспечение требует некоторого обучения, а отчетность — сложная и непоследовательная.

Используя командную работу, вы можете оценить время, которое, по вашему мнению, вам понадобится для выполнения задач, и затем сопоставить с ним свое фактическое время. Это позволяет вам отслеживать, сколько времени занимает работа, чтобы вы могли планировать работу для своей команды.

Если вы постоянно жонглируете сроками и результатами, то наверняка выиграете от специального программного обеспечения для управления временем.

Повышайте производительность день за днем. Начните использовать ProofHub.

2.Ноу-хау, которым вы тратите свое время

Ведите журнал времени, чтобы вы могли узнать, как вы используете свое время. Время — самый ценный актив. Если вы упускаете из виду свой распорядок, это может привести к снижению производительности. Записывайте, что вы делаете, с 15-минутными интервалами в течение некоторого времени. Когда вы помните, какая задача занимает ваше время и на что вы его тратите, вы можете лучше справиться с этим.

«То, как мы проводим наши дни, — это, конечно, то, как мы проводим свою жизнь.”~ Энни Диллард

Найдите самые трудоемкие задачи и посмотрите, тратите ли вы свое время на самые важные дела. Когда у всех одинаковое количество часов в день, почему некоторые, кажется, успевают сделать гораздо больше? Потому что они хорошо понимают, на что они тратят время, выполняя рутинные задачи, и оценивают, сколько времени доступно для остальных дел.

3. Установите приоритеты

Установка приоритетов для эффективного управления временем требует различия между тем, что важно, и тем, что срочно.Когда цели поставлены и вы определили отдельные задачи, которые вам нужно выполнить, пора расставить приоритеты. Расстановка приоритетов — это способ добиться цели, если все сделано правильно.

Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и расставьте приоритеты в соответствии с:

• Важное и срочное: Выполняйте эти задачи немедленно.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

Сосредоточившись на своих задачах в соответствии с указанным выше форматом, вы можете лучше контролировать свое время, и управление временем всегда будет на вашей стороне. Кроме того, один из самых простых способов расставить приоритеты — это составить список дел в инструменте управления проектами. Когда вы составляете список, будьте осторожны, он не выйдет из-под контроля. Расположите элементы в порядке приоритета, чтобы у вас возникло чувство выполненного долга по мере продвижения вниз по списку.

4. Составьте список задач

Списки задач — это совокупность всех обязанностей по проекту для команд и менеджера проекта.Эффективное средство, которое мы можем сделать, чтобы лучше управлять временем, — это его организовать. Конечно, составление списка задач — отличное дело, и есть несколько способов сделать это.

• Организуйте задачи по сроку выполнения

Это одна важная вещь, которую менеджеры и сотрудники предпочитают делать при организации задач вместо программного обеспечения для управления задачами. Некоторые сроки должны быть соблюдены, и это должно быть сделано для управления временем. Когда у вас будет установленный срок, у вас появится мотивация выполнить задание.

Просто добавьте даты начала и окончания для каждой задачи или подзадач в вашем списке задач и отсортируйте их по сроку выполнения. Это даст вам представление о том, что нужно сделать сегодня и что нужно сделать в ближайшие дни.

Pro Совет. Используя ProofHub, вы можете установить срок выполнения, чтобы задача повторялась, установить повторение, просмотреть просроченные задачи в вашем списке и изменить даты в случае непредвиденных требований.

• Организуйте задачи по прогрессу (с помощью Канбан)

Каждая задача включает в себя подзадачи, которые помогут вам беспрепятственно достигать поставленных целей.Необходимость управлять этими задачами и подзадачами в Kanban — отличный способ управлять своим временем, поскольку вы систематизируете свою работу. Просто составьте список дел на доске Канбан.

Доска Канбан позволяет вам организовывать и управлять вашим процессом, визуализируя каждый шаг вашего рабочего процесса. Когда вы перемещаете свои задачи по этапам по мере их выполнения, вы можете эффективно выполнять проекты.

5. Избегайте чрезмерных обязательств

Это может быть сложно, потому что большую часть времени менеджеры проектов и команды сомневаются, работают ли они над правильной инициативой, требующей минимизации перерывов.Чрезмерная приверженность или ошибка приверженности — это опасение на современном рабочем месте, поскольку оно может привести к провалу проектов. А иногда мы отказываемся уходить от проекта, потому что уже вложили в него много работы.

Даже если это лучший вариант для работы над чем-то другим. Но если вам нужно улучшить свои навыки управления временем, становится важным знать, над чем вы должны работать, чтобы добиться максимального эффекта. Таким образом, вы можете быстро переходить от проекта к проекту, не теряя времени и избегая бесполезной работы.

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, является одной из полезных концепций управления временем. В нем говорится, что примерно 80% ваших результатов будут получены в результате 20% выполняемой вами работы. Этот принцип важно усвоить и понять, чтобы оптимизировать свой рабочий день и научиться расставлять приоритеты для задач, дней, недель и месяцев.

Заключение

Время, как и деньги, ценно и ограничено. Люди, практикующие хорошие методы тайм-менеджмента;

• Более продуктивны
• Больше энергии
• Меньше стресса
• Делайте больше
• Чувствуйте себя лучше

Таким образом, неплохо было бы найти стратегию управления временем, которая лучше всего подходит для вас.Вот и все. Удачи!

Что такое тайм-менеджмент проекта?

Управление временем — это, по сути, способность эффективно использовать время, затрачиваемое на различные задачи в течение дня. Он включает в себя организацию и планирование того, как распределять время между задачами.

Почему тайм-менеджмент имеет решающее значение в проекте?

Хорошее управление временем жизненно важно для успеха любого проекта. Это помогает минимизировать потери времени и заставляет людей отвечать за свою работу.

Что такое программа для управления временем?

Программное обеспечение для управления временем помогает точно отслеживать время, затрачиваемое людьми на выполнение задач по всем проектам.

Какие инструменты управления проектами и временем самые лучшие?

ProofHub Trello Asana Scoro Toggl Clarizen Timecamp

Вартика Кашьяп

Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub и была одним из лидеров LinkedIn в 2018 году. Ее статьи вдохновлены офисными ситуациями и событиями, связанными с работой. Ей нравится писать о продуктивности, построении команды, культуре работы, лидерстве, предпринимательстве, а также о том, что способствует улучшению рабочего места — вот что заставляет ее кликать.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

Тайм-менеджмент | Консультационный центр Университета Иллинойса

Успешное управление своим временем подразумевает, что вы делаете то, что для вас наиболее важно. Когда вы не добиваетесь того, чего действительно хотите, вы можете чувствовать себя сбитым с толку, скомпрометированным и разочарованным. Многие люди пытаются использовать методы тайм-менеджмента, которые работают на других, но разочаровываются. Часто это происходит потому, что они не определяют наиболее важные для них цели и не применяют методы для достижения этих целей.Эффективное управление временем должно включать в себя методы, которые работают на вас, и соответствовать вашим целям.

Мифы о тайм-менеджменте

Прежде чем изучать конкретные техники тайм-менеджмента, рассмотрим несколько распространенных мифов, которые способствуют плохому тайм-менеджменту и могут подорвать ваши усилия по установлению и соблюдению ваших приоритетов.

Миф: Моя жизнь полностью контролируется внешними событиями.

Факт: Вы можете иметь некоторый контроль над многими аспектами своей жизни, но вы несете ответственность за установление этого контроля.Научитесь распознавать, что вы можете, а что не можете контролировать, прежде чем делать свой выбор. Прогнозируйте будущее и проясните внешние требования, с которыми придется столкнуться. Отсюда легче определить, что можно сделать и в какие сроки, несмотря на другие требования.

Миф: Я должен оправдать все ожидания.

Факт: Потребности и требования других могут не соответствовать вам и вашему образу жизни. Они могут быть плохо рассчитаны, несовместимы с вашими ценностями или просто недостижимы.Пытаясь оправдать ожидания других, вы можете пренебрегать своими потребностями. Определите свои потребности, а затем подумайте, чего от вас ждут другие.

Миф: У меня не должно быть ограничений.

Факт: У всех нас есть ограничения, и непризнание этого может заставить вас стремиться к совершенству. Перфекционисты особенно склонны к откладыванию на потом, потому что невозможно достичь идеала. Например, ни одна бумага никогда не будет полностью безупречной.Непосредственным последствием сдачи несовершенной статьи может быть кратковременная острая тревога, но долгосрочные последствия прокрастинации (академические или карьерные потери и сохраняющиеся сомнения в себе) обычно более вредны.

Специальные методы

Важно разработать свой собственный стиль управления своим временем и работой, но некоторые из приведенных ниже предложений могут помочь вам понять, что лучше всего подходит для вас.

Во-первых, настройтесь на успех.

• Используйте свои биологические ритмы в своих интересах.Определите время дня, когда у вас самый высокий уровень энергии, и делайте в это время самую важную работу. Например, если вы лучше всего работаете утром, не планируйте всю учебу на вечер, когда вы не так продуктивны.
• Оптимизируйте свою рабочую среду. Держите нужные вещи в рабочем месте и убедитесь, что физическая среда позволяет вам сконцентрироваться. Например, одни лучше всего работают в тихой обстановке, а другие лучше всего работают с фоновой музыкой; одни лучше всего работают в беспорядке, а другим нужен чистый стол или стол; одни лучше всего работают в месте, отведенном только для учебы, другие — за кухонным столом; и Т. Д.Найдите то, что лучше всего подходит для вас!
• Блокировка рабочего времени. Защитите свое время, говоря «нет» различным прерываниям, действиям, просьбам или людям. Некоторых перерывов можно избежать, помня о следующем: (1) Устройте рабочее место так, чтобы спина не отвлекала вас. (2) Закройте дверь; открывать выборочно. (3) Найдите и используйте специальное пространство, например библиотеку или офис, где друзья не смогут вас найти. (4) Выключите телефон или установите приложение, которое ограничивает вашу способность использовать такие вещи, как социальные сети или другие Программы.Отправляйте сообщения и звоните, когда вам удобнее, например, когда вы делаете перерыв в учебе.

Во-вторых, расставьте приоритеты в том, что для вас важно.

Составьте обзор всего, чего вы хотите достичь . Начните с определения временных рамок, с которыми вы хотели бы работать (семестр, месяц, неделя, день). Например, пять целей на неделю могут включать в себя подготовку к экзамену в пятницу, проведение большего количества времени с другом, которым вы пренебрегали, три упражнения по полчаса каждый раз, посещение собрания клуба и просмотр нескольких эпизодов. вашего любимого шоу.Обратите внимание, что цели включают не только академические обязанности, но также личную и общественную деятельность. Запишите каждую из своих целей на отдельной карточке.

Организуйте свои цели в соответствии с их приоритетом. В своей известной книге Семь навыков высокоэффективных людей автор Стивен Кови предлагает использовать приведенную выше таблицу и сгруппировать приоритеты по двум параметрам: срочность и важность.

• Сначала определите, насколько актуальна каждая из целей, и разделите их на срочную и несрочную стопки.Судя по нашим примерам, подготовка к экзамену и посещение собрания клуба могут быть более важными, чем общение или упражнения, потому что они должны быть выполнены к определенному времени.
• Затем разделите срочные пункты на важные и неважные, и, аналогично, стопку несрочных пунктов на важные и неважные. Тогда обратитесь к таблице. Судя по нашим примерам, подготовка к экзамену может быть как срочной, так и важной и попадет в квадрант 1 таблицы. Посещение собрания может оказаться в квадранте 3, поскольку оно не является срочным или важным.Из трех несрочных целей, допустим, для вас важны общение с другом и занятия спортом, поэтому они попадают в квадрант 2. Наконец, если вы считаете просмотр нескольких эпизодов несрочным и неважным, то активность попадает в четвертый квадрант.

Поместив цели в каждый из этих секторов, вы сможете лучше понять, как расставить приоритеты для своего времени и энергии. Очевидно, что цели первого квадранта занимают первое место в списке. Однако менее очевидна необходимость сосредоточить время на квадранте 2, чем на квадрантах 3 или 4.Даже если что-то нужно «позже» и не так срочно, этим целям следует уделить некоторое внимание, а не тратить слишком много времени на цели, которые попадают в квадранты 3 и 4.

В-третьих, планируйте заранее в соответствии со своими приоритетами, особенно в квадрантах 1 и 2.

• Составьте долгосрочное расписание. Определите академические цели и сроки (даты экзаменов, сроки сдачи работ и т. Д.) И установите целевые даты для ваших неакадемических целей. Затем определите шаги, которые необходимо выполнить для достижения этих целей.Сегментируйте более крупные мероприятия на ряд более мелких частей (например, некоторые шаги к написанию статьи — это сбор исследований, набросок основной идеи и т. Д.) Затем составьте разумный график для своевременного достижения ваших целей.
• Не забывайте о ежедневном личном обслуживании. Некоторые виды деятельности — если ими пренебречь — могут вывести вашу жизнь из равновесия и подорвать ваши первоочередные усилия. При планировании убедитесь, что вы уделяете первостепенное внимание таким действиям, как сон, еда, общение, упражнения и стирка.
• Планируйте каждый день и каждую неделю по расписанию. Рассматривайте каждую неделю как подкатегорию, которую необходимо запланировать, и аналогично каждый день в пределах данной недели. Каждый день и каждую неделю пересматривайте свое расписание. Появятся новые, неожиданные предметы, но вы всегда можете отрегулировать их по мере необходимости. Чтобы избежать разочарования, ожидайте неожиданных событий. Планируйте в дополнительное время и / или будьте готовы скорректировать свой план, не забывая при этом о своих первоочередных целях.

В-четвертых, избегайте чрезмерного планирования!

Может показаться, что это противоречит приведенному выше совету, но чрезмерная организация может стать способом откладывать дела на потом.После определенного момента добавление техник может просто создать дополнительные временные проблемы, а не решить предыдущие.

Хотите узнать больше?

Лакейн, А. (2002). Как получить контроль над своим временем и своей жизнью. Нью-Йорк: Даттон.

Кови, С. (2013) 7 навыков высокоэффективных людей. Нью-Йорк: Саймон и Шустер.

Гринберг, М. (23 мая 2017 г.). Пять полезных советов и навыков управления временем. Получено с сайта psychoologytoday.com/us/blog/the-mindful-self-express/201705/five-tips-and-skills-manage-your-time-actually-work

.

Лаура Вандеркам: Как получить контроль над своим свободным временем [Видео файл].Получено с ted.com/talks/laura_vanderkam_how_to_gain_control_of_your_free_time

Wunderlist: wunderlist.com (приложение для списка дел и планирования доступно на различных платформах)

LifeHack: 15 лучших приложений и инструментов для управления временем: lifehack.org/articles/technology/top-15-time-management-apps-and-tools.htmlanderkam, L. (2016, октябрь).

21 совет по эффективному управлению временем

21 проверенный совет по управлению временем

Как лучше всего управлять своим временем и какие советы по управлению временем можно дать? В этом списке вы найдете тщательно отобранные наиболее действенные практики тайм-менеджмента.Они могут помочь вам оптимизировать ваши личные или командные рабочие процессы, оптимизировать использование рабочего времени и качество конечных результатов.

Если вы хотите расширить свои знания об основных методах управления временем, не пропустите нашу подробную статью о лучших системах, которые резко увеличат вашу продуктивность.

№1. Планируйте, планируйте, а затем еще раз планируйте

Планирование — это простая, но неизменно мощная мантра управления временем. Он начинается с создания списка ваших задач, а затем их распределения наиболее подходящим образом в течение недели.Создание ежедневных планов также может пригодиться. Вы даже можете предварительно просмотреть порядок, в котором вы стремитесь выполнять незавершенную работу в свой день, а также перерывы, которые вы хотите делать между задачами.

Совершенно необходимо сопоставить свои ежедневные и еженедельные планы с вашими всеобъемлющими целями.

Вы можете направлять свои цели, приняв акроним SMART — убедитесь, что ваши цели являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными. Таким образом вы сможете тратить свое время на занятия, которые помогут вам в достижении ваших целей.

№2. Приоритезация — ключ к успеху

Способ создания планов действий должен основываться на глубоком понимании ваших целей и их иерархии. Вы должны научиться распознавать, какие задачи напрямую способствуют достижению того, к чему вы стремитесь, а какие нет.

После того, как вы определили различные уровни важности и срочности, вы должны расположить самые важные в верхней части вашего списка дел — как важные, так и срочные. Таким образом вы не потеряете их статус или не откладываете их без надобности.

№ 3. Проведение аудитов тайм-менеджмента

Если вы хотите знать, на что уходит ваше время в течение дня, лучшим помощником для вас будет аудит тайм-менеджмента. Его очень легко приготовить, и у него много преимуществ. В Интернете есть различные шаблоны временного аудита, поэтому вы также можете воспользоваться одним из них при подготовке собственного аудита.

Прежде всего, вы должны записать, как вы планируете использовать свое время в течение определенной недели или месяца. Затем отслеживайте часы каждый день и отмечайте, какие действия вы выполняете.Когда у вас есть реальные данные, вы можете легко сравнить, совпадают ли ваши намерения с тем, что вы делаете в свое рабочее время. После этого вы можете внести необходимые корректировки, чтобы постепенно сводить воедино свои цели и фактическое ежедневное расписание.

№4. Уменьшите количество отвлекающих факторов в рабочем процессе

Вероятно (и втайне) вы хорошо осведомлены о различных отвлекающих факторах, которым вы позволяете себя ежедневно. У всех нас есть свои цифровые удовольствия, вроде бесконечной прокрутки социальных сетей.Однако эффективное управление временем зависит от уменьшения отвлекающих факторов.

Устранение их слишком амбициозно, но ограничение времени, которое вы посвящаете им, определенно возможно. Фактически, вы можете превратить отвлекающие факторы в удовольствие после каждого достижения в течение дня. Таким образом, они могут работать на вашу продуктивность, а не против нее.

№ 5. Научитесь делегировать

Одна из основных причин истощения и выгорания предпринимателей и многих других профессионалов сегодня — это неспособность отказаться от задач.Делегирование бесценно, когда речь идет о вашем личном тайм-менеджменте, и является методом развития доверия и сотрудничества в вашей команде.

Первые шаги могут быть трудными, если вы не привыкли отказываться от ответственности. Однако вам следует найти баланс между своим здоровым усердием и нездоровым чувством того, что вы единственный человек, который может выполнить свою работу. Со временем это улучшит ваши отношения с партнерами, коллегами или товарищами по команде, а делегирование задач станет естественным и намного проще.

№6. Назначьте временные интервалы для ваших задач.

Установите четкие сроки для каждой задачи. Даже если у вас нет четкого свидания с клиентом или партнером, обязательно иметь его в своем расписании. Вы не хотите тянуть задачу на несколько недель, откладывая остальную работу. Прокрастинация затрагивает всех нас, поэтому мы должны обеспечить эффективный подход к ее преодолению.

Вы можете начать с оценки времени, которое вы планируете, которое вам понадобится для выполнения задачи. Затем вам нужно вернуться к нашему старому другу приоритезации и посмотреть, когда его планировать, учитывая остальные ваши обязанности.Вы можете разделить задачу на более мелкие части, чтобы при необходимости распределить ее на несколько дней, но убедитесь, что вы установили четкое целевое время для каждого бита.

№ 7. Примите однозадачность

И неустанно защищайте ее. Один из самых больших источников стресса в том, как мы работаем (и живем) сегодня, — это многозадачность. Хотя несколько лет назад одновременное выполнение нескольких задач считалось высшим навыком, в настоящее время люди пришли к пониманию, что такой подход пагубно влияет на производительность, концентрацию и общее самочувствие.

Существуют различные методы, с помощью которых вы можете сосредоточиться на одной задаче и избавиться от «половинной работы». Полезно, например, закрыть свой почтовый ящик и каналы социальных сетей и работать только над текущей задачей. Вы также можете ограничить количество звонков и других отвлекающих факторов. Затем вы можете установить временные интервалы для фокусировки, например, полчаса или час.

№ 8. Организуйте похожие задачи вместе

Этот совет тесно связан с предыдущим. Вместо того, чтобы разбрасывать их по дням, эффективнее объединять однотипные задачи вместе.Таким образом вы сэкономите время, выполнив их сразу.

Например, вы будете более продуктивны, если отправите несколько писем одновременно, вместо того, чтобы обрабатывать их по отдельности в течение дня и разбивать работу по другим задачам.

№ 9. Первым делом с утра спланируйте самые важные задачи

Эта стратегия, очевидно, связана с хорошей расстановкой приоритетов, но требует особого внимания. Причина, по которой наиболее важные задачи должны выполняться в первую очередь, заключается не только в том, что в противном случае вы могли бы о них забыть.

Для большинства людей утро — самое продуктивное время дня. Даже если вы еще не полностью проснулись, ваш мозг еще свеж и способен обрабатывать информацию гораздо лучше. Вот почему лучше всего использовать это время для самых сложных задач или тех, которые требуют максимальной концентрации из-за их приоритета. О временной блокировке читайте в этом руководстве.

№ 10. Знайте, когда остановиться.

Даже если вы выделили временные интервалы для своих задач, у вас может возникнуть соблазн продолжить работу над ними после того, как отведенное время истечет, особенно если вы чувствуете, что они важны или сложны.Однако вам следует научиться устанавливать ограничения, несмотря ни на что.

Стремление к совершенству достойно восхищения и является мощным качеством. В то же время он может превратиться в большого врага для вашего эффективного тайм-менеджмента. По мере того, как вы беретесь за все больше и больше проектов, вы научитесь лучше определять, когда вы действительно закончили работу, а когда просто тратите время, пытаясь сделать ее более «идеальной», чем это должно быть на самом деле.

№11. Планируйте паузы между рабочими потоками

Перерывы между различными видами деятельности необходимы для сохранения свежести вашего мозга и для избежания умственной перегрузки, которая так широко распространена сегодня.Когда вы планируете слоты для разных задач, имеет смысл также запланировать паузы для разминки и переключения передач.

Например, если вам нужно работать над юридическими контрактами все утро, хорошо запланировать перерыв на четверть или полчаса, прежде чем погрузиться в написание электронных писем. Это даст вам возможность совершить мысленный прыжок и поможет бороться с истощением. Вам решать, как лучше провести паузу. Однако лучше, если это не связано с использованием каких-либо цифровых устройств, чтобы у вас действительно было время простоя без экрана.

№ 12. Найдите свой темп работы

Планирование временных интервалов для задач и планирование перерывов между ними — это только начало. Со временем вы должны перейти на следующий уровень и найти правильный темп работы, соответствующий вашей личности.

Вы можете добиться этого, обращая внимание на часы, когда вы наиболее продуктивны, а также на моменты, когда ваша энергия и концентрация падают. Также очень полезно просматривать зарегистрированные часы и проверять эффективность в течение дня. Анализируя данные и осознавая, что вы чувствуете, вы можете обнаружить, что нужно изменить в своей повседневной жизни, чтобы максимизировать продуктивность и снизить уровень стресса.

№ 13. Установите четкие цели для рабочих встреч

Для многих профессионалов большая часть их ежедневного рабочего времени уходит на собрания. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, владельцем малого бизнеса или руководителем группы, вы, вероятно, столкнетесь с одной и той же ситуацией. Поскольку встречи отнимают много времени (но важны), вам нужно хорошо подготовиться к каждой из них.

Прежде всего, убедитесь, что каждая встреча, на которую вы соглашаетесь, действительно необходима. Иногда той же цели может служить звонок или чат.После того, как вы поймете, что встреча важна, вам следует подготовить четкую повестку дня и определить, чего вы от нее ожидаете. Конечно, вы также должны установить временные рамки, чтобы не проводить половину дня в болтовне.

№ 14. Научитесь отказываться от работы

Сказать «нет» — это здоровый механизм, который нам нужен в большинстве сфер жизни. Однако, когда дело доходит до работы, это может быть подход, который спасет вас от выгорания. Стоит попробовать, несмотря на опасения, что другая сторона отреагирует.

Будь то новая работа фрилансера или другая задача для вашего командного проекта, вы должны знать, когда отказаться. Если вы завалены работой и ясно видите, что дополнительные задачи станут тяжелым бременем, лучше всего честно и прямо сказать, где находятся ваши пределы.

№15. Не работайте в отпуске и в выходные дни

Это строгое правило, которое вы должны соблюдать, чего бы это вам ни стоило. Единственная связанная с работой вещь, которой стоит заняться в выходные, — это планирование.Это может занять час, но окупится в течение недели.

В остальном работа во время отпуска или в другое время, посвященное отдыху, вредна. Фактически, ваша производительность в конечном итоге пострадает от этой вредной привычки, потому что вам действительно нужно немного отдохнуть от работы.

№16. Подумайте об отдельных элементах, а не о всем списке задач.

Вот еще одна всеобъемлющая стратегия, которая избавит вас от множества проблем: никогда не уменьшайте масштаб всего вашего (и сверхдлинного) списка задач, когда вы заняты.Это только вызовет стресс. В такие моменты очень легко начать чувствовать, что ты со всем не справишься. Но на самом деле вы можете.

Вместо этого разбивайте задачи на более мелкие части и смотрите на отдельные элементы, а не на всю груду работы, которая ждет вас. Тогда вы сможете адаптироваться к более мелким задачам, которые необходимо выполнить прямо сейчас, и выполнять их одну за другой, спокойно и продуктивно.

№ 17. Анализируйте свои повседневные привычки

Когда вы провели аудит рабочего времени и соответствующим образом скорректировали свой рабочий график, вы также можете сделать еще один шаг в управлении тем, как будут структурированы ваши дни.Полезно внимательно присмотреться к остальной своей деятельности помимо работы.

Например, если вы работаете из дома, а не в офисе, вы можете посмотреть, как часто вы отвлекаетесь от домашних дел или прыгаете к холодильнику, чтобы перекусить. В случае офисной работы вы можете обратить внимание на свои ритуалы, необходимые и ненужные взаимодействия с коллегами и даже на пищевые привычки. Получив хороший обзор, вы сможете понять, как избавиться от чрезмерных отвлекающих факторов и наладить конструктивные отношения с товарищами по команде и партнерами.

№ 18. Используйте лучшие приложения для управления временем

Несмотря на то, что применение всех этих передовых методов — довольно сложная задача, хорошая новость заключается в том, что вы не одиноки. Сегодня существует множество приложений для управления временем, которые могут быть вашими верными партнерами в преступлении в обеспечении эффективной организации и производительности.

Существует несколько типов платформ, которые могут помочь вам оптимизировать рабочий процесс — календари, диспетчеры задач и многие другие. Календарь — хорошая отправная точка для вашего планирования, так как вы можете визуально расставить задачи на неделю и месяц.Вы также можете использовать органайзеры и диспетчеры задач, где вы можете вводить проекты и задачи, добавлять для них информацию и устанавливать сроки завершения. Естественно, настоятельно рекомендуется иметь приложение для учета рабочего времени, так как оно поможет вам с аудитом времени и общим планированием.

№ 19. Сделайте упражнения незаметными в свой день

Вы уже знаете, что упражнения очень важны для вашего общего благополучия. Но более того, оказывается, что регулярная физическая активность также способствует лучшему управлению временем.

Как? Упражнения помогают лучше справляться со стрессом и чувствовать себя более уверенно в жизни. Это доказано, и это работает. Первый шаг — найти, как вы уже догадались, время для этого в своем расписании. Лучше всего проводить пару тренировок в неделю до или после рабочего дня. Вы также можете добавить паузы для растяжки, медитации или физического расслабления в течение дня. Если вы только начинаете, начните с небольших шагов, которые вам удобны, и постепенно расширяйте их.

№20. Разнообразьте распорядок дня

Никто не любит скучать. Если вы чувствуете себя застрявшим в повседневной рутине, сделайте шаг назад и подумайте, что может привнести в него немного свежести. Лучшее решение, конечно, — взять отпуск, но если это невозможно, можно воспользоваться некоторыми хитростями.

Если вы слишком долго находитесь в офисе, вы можете работать из дома. Попробуйте также переставить свое рабочее пространство. Вы также можете начать день с упражнений или изменить обычный способ планирования рабочего времени.Уловка состоит в том, чтобы создать физическое и умственное пространство для инноваций и нестандартного мышления.

№ 21. Время от времени меняйте ландшафт.

Вы не поверите, какую нагрузку вы сможете снять с плеч, если просто переключитесь в другое физическое место. Это важно как для работы вне офиса или домашнего стола, так и для полноценного отпуска. Смена декораций — предпочтительный метод возрождения творчества писателей и художников, но он также работает для всех типов профессионалов.

Когда у вас появятся первые признаки беспокойства, скуки и перегрузки, отправляйтесь в путь. Если у вас нет выходных или если проект нельзя бросить прямо сейчас, просто измените ситуацию. Это может быть ваш коттедж, день в парке или поездка на пляж — любое место, которое подарит вам глоток свежего воздуха.

Начните работу с улучшенным подходом к управлению временем

Проанализировав и осознав, как вы проводите свое время, вы сможете улучшить привычки своей организации, чтобы добиться большего и снизить стресс.С помощью этих полезных советов вы сможете изменить свой распорядок дня к лучшему.

Бонус: шпаргалка

21 Советы по управлению временем

Ищете лучший и более продуктивный способ управления временем вашей команды? Что ж, не смотрите дальше. Мы изложили несколько простых советов по эффективному управлению временем.

Загрузить инфографику

Управление временем, стало проще

Эффективное управление временем не должно быть сложной задачей. С Hubstaff вы можете легко отслеживать время своей команды и следить за тем, чтобы все не сбились с пути.

Дополнительные полезные советы можно найти на Hubstaff.com.

Как контролировать свое время и внимание — углубленно, класс тайм-менеджмента

Бенджамин Франклин однажды сказал это:

«Любишь ли жизнь? Тогда не тратьте время попусту, потому что из этого и состоит жизнь «.

Может быть, вы слышали, как ваш отец или учитель говорил, что «время — это жизнь». И хотя это может быть клише, в этом тоже есть правда.

Мы с вами оба знаем, что у всех нас всего 24 часа в сутки.Вот почему я здесь не для того, чтобы заставить вас чувствовать меланхолию из-за того, что время ускользает из ваших пальцев, как песок или что-то в этом роде.

Большинству людей не нужны (и не нужны) вдохновляющие видеоролики на YouTube, чтобы заставить их вернуться к утренним рутинам …

То, что вам на самом деле нужно , — это что-то гораздо более простое и честное …

Всего несколько полезных идей помогут вам внести незначительные исправления в то, как вы структурируете свои дни и управляете своим временем.Вы будете впечатлены тем, как всего несколько незначительных исправлений могут оказать исключительно положительное влияние на вашу жизнь.

---

Вы участвуете в совещаниях весь день и также должны отвечать по электронной почте. (Серьезно?) В вашей офисной культуре приоритетом является «срочное» (тьфу!), И вы попали в ловушку — не можете выполнять какую-либо серьезную, значимую работу на регулярной основе.

Вы умеете устанавливать распорядок дня, но не можете придерживаться его дольше недели или двух.

Вы изо всех сил стараетесь, чтобы отвлекающие факторы не выбросили ваши планы в окно. Вы умеете все планировать, но когда неожиданное обнаруживается, это может легко сбить вас с пути, и вам сложно вернуться в нужное русло.

Плохие навыки управления временем могут проявляться как отсутствие характера …

Вы когда-нибудь замечали, как отсутствие у некоторых людей навыков тайм-менеджмента на самом деле проявляется как недостаток внутреннего характера?

Поскольку им сложно управлять своим временем и контролировать его, они обычно опаздывают на мероприятия и встречи.У них редко бывает время сделать то, что они обещали сделать, и у них всегда есть «важная» причина, почему — и снова — они опоздали и т. Д.

Итак, мы с вами знаем, что это не потому, что им все равно … Они просто плохо распоряжаются своим временем. Они всегда уступают другим, казалось бы, насущным вопросам, и они не могут взять на себя ответственность за свое время и на самом деле руководить собой.

Но в результате на этих людей нельзя полагаться, что они выполнят то, что они говорят.Отсутствие у них навыков тайм-менеджмента приводит к нашему недоверию.

---

Есть так много проблем, связанных с управлением и планированием нашего времени.

Вот лишь несколько писем, которые я получил от реальных людей, таких как мы с вами…

«Мой день настолько заполнен, что у меня редко бывает время, чтобы выделить время для дел, важных для моей личной жизни и увлеченных проектов».

«Мне сложно сосредоточиться на текущей задаче.”

«Мой офис ожидает, что я буду доступен в любое время, независимо от их потребностей. Поэтому я никогда не знаю, насколько продуктивным я буду за день, потому что никогда не знаю, сколько будет прерываний ».

«Несмотря на добрые намерения, хорошо продуманную систему управления задачами и умение создавать системы, мои собственные усилия по управлению временем терпят неоднократные неудачи и неудачи».

«Когда я уделяю время творчеству приоритетом, внешнее давление имеет тенденцию затуманивать и подчеркивать время.”

«Мне сложно придерживаться плана, который я изложил. Кажется, что срочные дела всегда находят меня, независимо от того, насколько я полон решимости оставаться сосредоточенным ».

«Моя самая большая проблема — найти время, чтобы делать то, что я хочу делать. Я всегда работаю, но не делаю своей самой важной работы. Я тушу пожар … Что-то скользит и упускается. Мне нужно стать организованным и снова взять под контроль свою жизнь ».

---

Что, если бы вы могли вернуть все потерянное время? Время, которое было потеряно из-за тирании срочности, из-за промедления, из-за того, что вас прерывали, или из-за обычного отсутствия прилежания?

Увы, если вы не Супермен и не летите назад вокруг Земли со скоростью света, вы не вернете время назад.

Но вы можете внести изменения, чтобы ваше будущее не было потрачено зря.

Ваше время и ваше внимание — это ресурсы, которыми можно лучше управлять.

Пришло время для работающей системы тайм-менеджмента. Тот, которого вы можете придерживаться. Тот, который не является занозой в заднице.

Хорошая система будет:

• Дайте вам возможность делать то, что вы хотите и должны делать.
• Подчеркните свою индивидуальность.

Без этих двух характеристик ваша «система» будет не более чем обузой.

Это класс для людей, которые не любят расписания так же сильно, как и для тех, кто их любит. Как такое возможно? Потому что взять на себя ответственность за свое время и внимание — это гораздо больше, чем просто воспользоваться несколькими быстрыми советами о том, как добиться успеха в Day Runner ™.

Сосредоточенность, приоритеты, тайм-менеджмент и т. Д. Важны, потому что они связаны с любовью к жизни.

Вот почему наш углубленный курс по управлению временем обещает быть одинаково актуальным как для тех, кто любит спонтанность, так и для тех, кто преуспевает в администрации.

Получите максимум от своего времени — своей жизни — каждый день …

• Сохраняйте гармонию между работой и личной жизнью.
• Выделяйте время для творческой работы каждый день.
• Будьте быстрее, чем летящая пуля.
• Приходи каждый день.
• Сосредоточьтесь на поставленной задаче.
• Стань сильнее паровоза.
• Установите распорядок дня и придерживайтесь его дольше нескольких недель.
• Управляйте своим временем и вниманием так, чтобы это работало, не имея обременительной «системы», которая захватывает всю вашу жизнь.
• Процветайте, даже когда есть коллеги, которые планируют встречи и перерывы, как будто это их работа.
• Перепрыгните высокие здания одним прыжком.

Супергеройская сила и пуленепробиваемость — нетипичные результаты. Но! Скорее всего, вы уйдете, чувствуя себя супергероем.

Вы получите четкие инструкции, руководства и инструменты, чтобы применить новую перспективу и захватить контроль.Понимаете, что замечательно в A Focus on Time, так это его структура и то, что все, что вам нужно знать, находится прямо здесь и готово для вас. Это самый быстрый способ улучшить свое времяпрепровождение.

Он наполнен стратегиями, тактиками и практическими советами, которые вы можете использовать прямо сейчас, чтобы контролировать свое время.

Вы можете поставить 250 долларов на то, что занятие по тайм-менеджменту будет максимально цельным, целенаправленным и конкретным. Лекарство, друг мой, не хуже болезни.

Получить мгновенный доступ

Когда вы приближаетесь к левой стороне вещей, вы не контролируете свой день. Вы часто опаздываете на важные мероприятия, не можете оценить, сколько времени займет выполнение определенных задач, и всем уделяете равный приоритет.

Однако, когда вы знаете несколько основных способов взять на себя ответственность за свое время, все в ваших руках. У вас есть время, необходимое для достижения ваших целей, а также время, чтобы расслабиться и восстановить силы.У вас меньше стресса и беспокойства. Ваш день управляется вами, а не наоборот.

Не тратьте зря свое время (или свою жизнь).

Как сказал Бенджамин Франклин: «Не тратьте время попусту, ведь из этого и состоит жизнь».

В конечном счете, управление своим временем — это к чему-то — это средство для достижения цели. И эта цель — жить жизнью. То, как мы проводим время, буквально означает то, как мы проживаем свою жизнь.

11 навыков тайм-менеджмента для совершенствования своей жизни

Вы когда-нибудь использовали фразу: «В сутках просто не хватает часов»? Время от времени каждый чувствует себя так, будь то работающий родитель, занятый предприниматель, студент или любой другой человек в нашем быстро меняющемся мире.Теперь подумайте об этом так: у всех одинаковое количество часов в день. Так что же отличает Уоррен Баффеттс и Шерил Сэндбергс от всех нас? Ответ — навыки тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это ваша способность эффективно использовать свое время, быть продуктивным и выполнять не только повседневные задачи, но и более важные жизненные цели.Это означает понимание разницы между занятостью и продуктивностью: когда вы заняты, ваш разум занят списком дел, переходя от одной задачи к другой, не сосредотачиваясь ни на чем. Когда вы продуктивны, у вас есть план по выполнению всего, что вам нужно, и вы можете сфокусироваться на своих целях.

Навыки управления в реальном времени выходят за рамки составления ежедневника или составления бесконечного списка дел, который становится только длиннее, а не короче. Первым шагом к изучению того, как улучшить управление временем, является осознание того, что это умственная игра, в которой каждый может овладеть, и что вы получите десятикратную компенсацию за потраченное время и энергию.

Преимущества наличия хороших навыков тайм-менеджмента

В жизни есть много вещей, которые находятся вне вашего контроля, но то, как вы проводите свое время, не входит в их число. Использование рабочего времени для достижения результатов, которые вы цените больше всего, не только принесет вам успех, но и поддержит чувство удовлетворения, возникающее в результате достижения ваших целей, и принесет вам множество других преимуществ.

Интеграция между работой и личной жизнью

Вы удивитесь, узнав, что не существует баланса между работой и личной жизнью? Единственный способ достичь истинного баланса — это интеграция между работой и личной жизнью: найдите свою миссию и включите ее в свою жизнь, чтобы ваша работа не воспринималась как работа — она ​​оживляет вас. Это именно то, что вы получите, если у вас хорошие навыки тайм-менеджмента.

Снижение тревожности

Наши расписания более загружены, чем когда-либо прежде, и неудивительно, что тревога стремительно растет по всей стране.Когда вы постоянно в пути, ваш мозг находится в состоянии повышенной готовности и стресса, что в конечном итоге может изменить его химический состав. Навыки тайм-менеджмента позволяют перевести дух, снизить уровень стресса и дать себе перерыв.

Больше свободы

Что бы вы делали, если бы у вас было время заниматься тем, что вам нравится? Вы бы научились играть на музыкальном инструменте, копать сад или заниматься спортом? Вы можете вернуть свое время и свою жизнь. Потому что что такое тайм-менеджмент, как не способность делать то, что хочешь, когда хочешь и сколько хочешь?

Повышенное доверие

Навыки тайм-менеджмента — это не только время — это все ваше мышление.Когда вы меняете свою точку зрения, отпускаете убеждения, которые сдерживают вас, и обязуетесь жить той жизнью, которой вы желаете, вы также разблокируете чувство уверенности, которое приходит только от глубокой веры в себя.

Как улучшить тайм-менеджмент

Чтобы максимально использовать свое время и достичь той жизни, о которой вы мечтаете, вы должны изменить свое мышление в отношении управления временем.Перестаньте думать о времени как о ресурсе, который вам неподвластен. Это правда, что в день ограниченное количество часов, но вы можете развить навыки управления временем, чтобы сосредоточить свое внимание на том, что действительно важно. Используйте эти 11 стратегий, чтобы позволить вашему мозгу сосредоточиться на ваших самых важных результатах, не отвлекаясь на них.

1. Настройте фокус

«Куда направлен фокус, там течет энергия», — говорит Тони.Первый шаг — понять, чего вы действительно хотите, а затем согласовать ваши конечные цели с действиями, которые вам нужно предпринять сегодня. Если задачи, которые вам нужно выполнить, не соответствуют тому, что действительно важно для вас — вашим основным ценностям, — у вас никогда не будет времени на их выполнение. Это методология, лежащая в основе метода быстрого планирования Тони: сосредотачиваясь на результате, вы развиваете организацию, необходимую для достижения ваших целей.

Что вы считаете своими конечными целями? Если вы перечислили много вещей, сделайте паузу.Бесконечный список целей — это то же самое, что и отсутствие целей. Спросите себя: какие действия приносят наибольшую пользу? Какие результаты соответствуют вашей цели в жизни? Когда у вас будет направление движения, вы лучше поймете, какие действия заслуживают вашего внимания, а какие нет.

2.Используйте фрагменты

Лучшие навыки тайм-менеджмента начинаются с того, что вы сосредотачиваетесь на том, чего вы действительно хотите — будь то укрепление ваших отношений, ускорение карьеры, открытие собственного бизнеса или более здоровый образ жизни. Оттуда ставьте более мелкие цели, которые все «поднимаются по лестнице» к желаемому конечному результату. Тони говорит: «Большая часть вашего стресса возникает из-за того, что вы думаете о слишком многих вещах одновременно».

Если вы сталкиваетесь с огромным количеством задач, связанных с результатом, помните, что вы можете создавать лучшие списки дел, разбивая все связанные задачи на более мелкие группы, чтобы ими было легче управлять и решать.Таким образом вы сможете лучше визуализировать и определить шаги, которые необходимо предпринять для достижения своей цели.

Тони объясняет силу разбиения на части и то, как она помогает направить ваше внимание на то, что действительно важно.

3. Определите свои приоритеты

Как узнать, куда направить свою энергию, чтобы увидеть желаемый результат? Как узнать, движетесь ли вы к своим основным ценностям? Проведите аудит основных ценностей: отслеживайте свою деятельность в течение двух недель, отмечая, с какими основными ценностями связаны ваши действия, и внимательно проверяйте себя, оценивая, как приблизиться к своим целям.

Записав прогресс за несколько недель, объективно взгляните на то, как вы проводите свое время. Избавьтесь от любой деятельности, не связанной с вашими основными ценностями и целями. Замените эти занятия, например слишком частую проверку социальных сетей, чем-то, что соответствует вашему плану, например приготовлением здоровой пищи или регулярными тренировками. После нескольких недель практики вы обнаружите, что не пропустите трудоемкие задачи, от которых избавились.

4.Ставьте умные цели

Цели

SMART являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и привязаны к определенным временным рамкам. Четко сформулируйте результат, которого вы планируете достичь, и обозначьте время, необходимое для достижения вашей цели. Вместо того, чтобы говорить себе, что вы хотите похудеть в этом году, поставьте четкую цель: один фунт в неделю или пять фунтов в месяц.Не забывай быть реалистом. Если вы говорите себе, что собираетесь пройти путь от менеджера среднего звена до генерального директора в своей компании, это будет невероятная цель, но вы понимаете, что это может занять больше шести месяцев.

Если вы конкретизируете свои результаты и четко понимаете, что они собой представляют и почему вы их хотите, вы можете получить фокус с лазерным наведением, необходимый для их достижения. Более того, вы почувствуете большее удовлетворение, когда достигнете своих целей.

5.Научитесь говорить нет

Один из важнейших элементов обучения тому, как улучшить управление временем, — это научиться говорить «нет» тому, что не помогает вам в достижении ваших целей. Когда вы говорите «нет» чему-то, что не добавляет ценности вашей жизни или не поддерживает ваши основные ценности или цели, вы говорите «да» чему-то еще: пора побыть с семьей, заняться спортом или насладиться столь необходимым сном.

Если отказать чему-то кажется трудным, вспомните случай, когда вы неохотно сказали чему-то «да», а потом пожалели об этом.В конце концов, вы либо выполнили задачу неохотно, даже если у вас не было времени или ресурсов для ее выполнения, либо вы потеряли сознание, потому что были слишком загружены. Сказать «нет» в первую очередь намного проще — и вы сэкономите время, чтобы сосредоточиться на том, что важно для вы .

6. ​​Минимизируйте отвлекающие факторы

Считайте минимизацию отвлекающих факторов еще одним способом сказать «нет».«Что тебя отвлекает? Электронное письмо? Тексты? Социальные медиа? Что бы это ни было, скажите «нет». Избавьтесь от отвлекающих факторов и стресса, которые с этим связаны. Если нужно, заблокируйте веб-сайты. Разместите в своих аккаунтах пометку «Нет на месте» или «Не беспокоить». Ваше время , ваше , так что возьмите под контроль свое рабочее пространство и время, чтобы вы могли делать больше.

Часто мы позволяем себе потерять концентрацию и быть прерванным в качестве костыля, когда мы испытываем неприятные эмоции, такие как скука, разочарование или отсутствие интереса.Это усвоенные, вызывающие привыкание реакции — и мы можем научиться их преодолевать и изменять свое поведение, применяя эффективные навыки управления временем, вместо того, чтобы отступать, когда задача становится сложной.

7. Сократите количество мгновенных ответов

Если вам сложно сказать «нет», один из лучших способов улучшить управление временем — немедленно перестать отвечать.Подумайте об этом: слишком часто люди просят нас что-то сделать, и мы сразу же отвечаем «да». Тогда у нас есть обязательство, которого мы придерживаемся. Вместо того, чтобы сразу же ответить и дать ответ, о котором вы позже пожалеете, отойдите от письма или скажите человеку, что вам нужно подумать об этом.

Не совершайте мгновенные транзакции в течение одного месяца. Вместо этого найдите время и убедитесь, что вы посвящаете себя только тем задачам или действиям, которые соответствуют вашим основным ценностям и целям. Если что-то, что вас просят сделать, не соответствует этим ценностям и целям, проявите смелость и вежливо откажитесь.В конце месяца оцените: сколько времени вы сэкономили? Насколько больше вы удовлетворены тем, что сделали?

8. Возьмите на себя ответственность

Чего стоит тайм-менеджмент, если вы не несете ответственности? Ничего такого.Предположим, вы хотите укрепить отношения со своим партнером и решили потратить один час своего дня на то, чтобы уделить этому человеку должное внимание. Но пока вы сидите там, ваш телефон вибрирует в вашем кармане. Что вы делаете?

Вместо того, чтобы проверять свой телефон, оставайтесь верными своему целевому результату — более здоровым и страстным отношениям с любимым человеком — и уделяйте партнеру то внимание, которого он заслуживает. Сосредотачиваясь на своей конечной цели и позволяя телефонному разговору подождать час или больше, вы добьетесь результата, который больше всего соответствует вашим основным ценностям и принесет вам больше удовлетворения, чем когда-либо мог проверить телефон.

9. Используйте правило 20 минут

Вы знаете, когда вы «в зоне»? Тебя не остановить.Что, если бы вы могли попасть в зону, когда захотите? Блок 20-минутного приращения — один из самых мощных навыков тайм-менеджмента, потому что он позволяет вам делать именно это.

Будьте готовы; дайте себе знать, что вы собираетесь сосредоточиться на чем-то важном. Подготовьтесь к выполнению задания и установите будильник на 20 минут. Пока не зазвонит будильник, отдайте этому заданию все, что у вас есть, ни на что не отвлекаясь. Когда сработает будильник, решите, собираетесь ли вы отложить задание или закончить его.Сделайте небольшой перерыв, а затем вернитесь к этой задаче. Повторяйте процесс, пока задача не будет завершена.

Работа над задачами этими 20-минутными блоками поможет вам вовлечь себя в нужную зону по мере необходимости, вместо того, чтобы надеяться попасть в нее случайно. Со временем вы сможете погрузиться в это мышление самостоятельно, без помощи таймера.

10.Аутсорсинг

Хотите быть лучшей, наиболее эффективной версией самого себя? Аутсорсинг — это важный навык, которым должен овладеть каждый успешный предприниматель и генеральный директор Fortune 500, и вы тоже. Когда вы можете делегировать задачи, делайте это.

Подумайте об этом так: если вы слишком сосредоточены на выполнении огромного списка черных задач каждый день, вы не сможете сосредоточиться на своих более крупных целях и основных ценностях.Также стоит помнить, что, когда это возможно, делегируя полномочия, вы помогаете себе расти, потому что вы даете себе место, чтобы самому браться за самые новые и сложные задачи, и можете делегировать кому-то еще выполнение мелких повседневных задач из вашего списка дел.

11.Сделать перерыв

Если это кажется нелогичным — это не так. Самые успешные люди в мире знают, как важно заботиться о себе. Уоррен Баффет играет в бридж и в свободное время занимается укулеле. Опра Уинфри медитирует. Саймон Коуэлл лазает по деревьям и смотрит мультики! Дело в том, что иногда лучшее, что вы можете сделать, — это дать своему мозгу отдохнуть от текущей задачи.

Собираетесь ли вы в отпуск на Гавайи или прогуливаетесь в обеденное время по офисному зданию, перерыв дает вашему мозгу возможность перезагрузиться.Это увеличивает креативность и концентрацию внимания и приводит к лучшему решению проблем. Если вам интересно, как улучшить тайм-менеджмент, и вы чувствуете, что сделали все возможное, отойдите на минуту или две. Вы вернетесь с новой концентрацией и энергией.

Навыки эффективного тайм-менеджмента лежат в основе более счастливой и полноценной жизни, потому что вы сможете сосредоточиться и достичь результатов, которые движут вашей страстью. Представьте себе то сильное чувство покоя, которое приходит с выполнением того, чего вы достигли; это чувство в ваших руках, пока вы обязуетесь использовать свое время и работать для достижения своей цели.С правильной структурой тайм-менеджмента и отличными навыками тайм-менеджмента вам больше не нужно представлять себе это состояние — вы можете достичь его и жить в нем.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под свой контроль и составьте план, как управлять своей жизнью, а не только своим временем.Добивайтесь большего с помощью метода быстрого планирования.

.

No related posts.