Принцип парето в тайм менеджменте: Тайм-менеджмент: принцип Парето | Сила Лиса
Тайм-менеджмент: принцип Парето | Сила Лиса
<<Лид>>
Как работает принцип
Парето подсчитал, что лишь 20% товаров в ассортименте магазина приносят 80% выручки, а при посадке гороха 20% семян дают 80% урожайных всходов. Эти цифры могут колебаться, например, иногда 30% сотрудников компании обеспечивают только 60% дохода. При этом нельзя уволить остальных сотрудников, уменьшить количество саженцев или товаров: баланс нарушится и общая эффективность упадёт.
В области управления временем принцип Парето означает, что 80% работы выполняется за 20% времени и 80% усилий тратится на 20% результата.
В учёбе
Распределяем силыПо правилу Парето значимые учебные задания можно выполнить за 20% времени. Остальные 80% обычно занимает прокрастинация либо перфекционизм. Значит, нужно посвящать самые продуктивные часы главному: подготовке к контрольной и к презентации, за которую поставят «пятёрку».
При этом важно учитывать свой психотип.
Одни люди сразу включаются в работу и действуют эффективно, другим нужно время на раскачку. Если вы относитесь к первому типу, то главные дела нужно делать сразу, если ко второму — то лучше начать со второстепенных заданий. Если вы быстро включаетесь в работу, но начинаете с менее важных дел, то на главное сил уже не остаётся.
Планируем времяПримерно 20% времени учебного дня особенно продуктивны: для «сов» это вторая половина дня, для «жаворонков» — утро. Полезно решать самые сложные задачи в период своей наивысшей работоспособности. Если на пике умственной активности вы как раз добираетесь на учёбу, вместо соцсетей лучше читайте дополнительную литературу, смотрите образовательные видео и слушайте подкасты.
На чтение 20% произведений школьной программы уходит 80% времени, поэтому романы и длинные повести лучше прочесть на каникулах.
Расставляем приоритетыСтаршеклассники обычно аттестуются по 18 учебным предметам, но лишь 20% из них сдают в формате ЕГЭ.
Отметки по остальным дисциплинам могут повлиять на поступление, если вы «идёте» на медаль и претендуете на дополнительные баллы. Большинству нет смысла распыляться на все предметы, а стоит сконцентрировать 80% усилий на подготовке к экзамену.
Во время отдыха
Уменьшаем экранное времяПорой, чтобы наградить себя за выполненные задания или просто по привычке, мы общаемся в соцсетях и играем в игры. Научно доказано, что лучший отдых, который приносит удовлетворение, помогает расслабиться и набраться сил — это сон, физическая активность, прогулки, творчество и живое общение с близкими.
Чтобы сделать отдых полезным, нужно отвести на гаджеты 20% свободного времени, а в остальные 80% пройтись, заняться рукоделием, позвонить бабушке или вздремнуть, в конце концов.
Фильтруем контентПринцип Парето помогает почистить ленту новостей: только 20% сообществ действительно несут новую и интересную информацию, остальные либо уже не актуальны, либо копируют посты у других.
Таким образом, можно смело отписываться от 80% «пабликов», всё равно рано или поздно их список расширится. Чем меньше у вас подписок, тем быстрее вам удастся проверить новости и вернуться к делам.
В общенииЕсли проанализировать круг общения, по правилу Парето окажется, что лишь двое из десяти друзей и знакомых вас поддерживают и вдохновляют на саморазвитие. Общение с остальными либо никак не влияет на настроение и успехи, либо мешает сосредоточиться на значимых занятиях.
Чтобы больше успевать, попробуйте свести к минимуму переписку и разговоры с людьми, которые «тянут вниз». Такие товарищи, как правило, не стремятся реализовать свой потенциал и заставляют вас сомневаться в собственных силах.
В повседневных делахТипичный день большинства школьников на 80% повторяется. И причины мелких неприятностей кроются в ошибках планирования рутины. Например, очередь в ванную можно не ждать, если встать на 15 минут раньше, а искать нужные вещи с утра не придётся, если собирать сумку перед сном.
Стоит пересмотреть повторяющиеся сложности дня, чтобы сделать свою жизнь спокойнее, легче и реже опаздывать.
Что запомнить
- Принцип или правило Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — только 20% результата».
- Сложным и ответственным делам нужно отводить ⅕ часть имеющегося времени, причём самые продуктивные часы.
- Предметы для сдачи ЕГЭ обычно составляют 20% от общего перечня дисциплин, но именно им следует уделить 80% внимания и сил.
- Чтобы отдых заряжал энергией, гаджетам стоит уделять не более 10 минут от каждого свободного часа. При этом лишь каждый пятый «паблик», пост или мем заслуживает внимания, остальные вызывают меньше эмоций или копируют топовые публикации.
- Правило 20/80 работает и в общении: 4 из 5 разговоров и переписок, скорее всего, ни о чём. Чтобы более эффективно распоряжаться временем, лучше ограничить время общения, например, 30–60 минут в день на звонки и мессенджеры.
- Принцип Парето поможет стать пунктуальнее, ведь 80% опозданий случается по одним и тем же причинам: искал телефон, стирал и сушил носки, забыл ключи, проспал. Всего 3–4 новые полезные привычки существенно изменят вашу жизнь.
Итальянский экономист Вильфредо Парето приобрёл известность в широких кругах благодаря открытому им принципу «20/80». В ходе первых наблюдений Парето выяснил, например, что 80% земли в Италии принадлежало 20% населения. Он продолжил исследования и оказалось, что соотношение 1 к 4 работает во всех сферах: бизнес, сельское хозяйство, семейная жизнь. Рассмотрим, как правило Парето поможет больше успевать в учёбе и в жизни.
20/80. Принцип Парето в тайм-менеджменте
В конце 19 века итальянский экономист Вилфредо Парето занимался анализом распределения богатства среди населения Англии. И обнаружил любопытную предсказуемую несбалансированность: 20% труда реализуют 80% результата, но остальные 20% результата требуют 80% общих затрат.
Проще говоря, в сфере денег и труда 20 процентам чего-нибудь соответствует 80 процентов чего-то еще. Например:
• 20% инвестиций приносят 80% доходов;
• 20% товаров всего ассортимента приносят 80% прибыли;
• 20% книг дают 80% знаний, и так далее.
Как шутят управленцы: «20% сотрудников делают 80% работы. И 80% сотрудников считают, что относятся к этим 20%».
Как применять Принцип Парето в тайм-менеджменте
Что касается организации рабочего процесса, то 80% рабочего времени требует выполнения 20% задач. Многие из нас тратят огромное количество усилий на несрочные, а то и неважные дела. Умение концентрироваться на самом важном (тех самых 20%) при наличии большого количество поручений – дело не из легких. Neaktor компенсирует такое свойство человеческой природы, как невнимательность, несколькими инструментами повышения эффективности:
1. Расстановка приоритетов задач
При создании каждой задачи в Neaktor обязательным полем для заполнения является «Приоритет».
Не забывайте выбирать значение, действительно соответствующее важности поручения. Таким образом вы всегда будете знать, что необходимо сделать в первую очередь, а что может и подождать.
2. Четкие сроки выполнения
Дата предполагаемого окончания работы над поручением мотивирует и подстегивает сотрудников. Принцип Парето работает и здесь: за первые 20% потраченного времени человек выполняет 80% поставленной задачи, остальные же 80% времени человек доделывает лишь 20% роботы. Кроме того, известно, что если человеку поставить срок работы над задачей три дня, он и будет работать над ней все отведенное время, даже если с ней можно справиться за несколько часов. Четкие сроки сдачи работы не позволят расхолаживаться ни вам, ни вашим коллегам.
3. Диаграмма Ганта
Эта диаграмма наглядно отображает перечень работ по проекту, позволяя пользователю понять ожидаемый прогресс и трудиться в соответствии с ним. Особенно важна такая возможность для длительных и многоступенчатых проектов.
4. Напоминания
Даже небольшие операции могут быть крайне важны для продуктивности и успешности проекта. При обилии задач самые маленькие из них могут показаться незначительными, а потому могут быть проигнорированы или банально забыты. Система напоминаний Neaktor просто не даст возможности вам и вашим подчиненным забыть сделать важный звонок, уточнить статус выполнения задачи, запросить отчет и так далее.
5. Данные для анализа работы
Успешный бизнес невозможен без планирования и прогнозирования. Если для анализа продуктивности использовать исключительно отчеты подчиненных, вы не будете застрахованы от человеческого фактора. Некоторые важные моменты обязательно будут упущены, и совсем необязательно – намеренно. Neaktor автоматически формирует сухую статистику по каждому проекту вашей организации. С ее помощью вы сможете оценить, как каждый из ваших подчиненных укладывается в сроки, над каким количеством задач он работал, сколько задач и в каком статусе исполнения на данный момент включает проект.
Таким образом, Neaktor способствует тому, чтобы ваши усилия были направлены, в первую очередь, на выполнение самых важных для общего результата задач. Помните: планирование времени – ключ к успеху. Поэтому мы настоятельно рекомендуем применять Принцип Парето в тайм-менеджменте.
Автор статьи
Общается со многими клиентами лично, пишет про релизы, публикует мнения и расписывает бизнес-кейсы. Всегда рад обратной связи!
Подпишитесь на нашу рассылку и узнавайте о новых статьях первымиПрименение принципа Парето может улучшить ваше управление временем
Подписывайся
Правило Парето 80-20 — это швейцарский армейский нож в бизнесе. Это полезно практически для всего.
По Джон Рэмптон
Мнения, выраженные участниками Entrepreneur , являются их собственными.
Являетесь ли вы опытным ветеринаром или только начинаете свой первый бизнес, я уверен, что вы хотя бы слышали о правиле 80/20, также известном как принцип Парето. В конце концов, он был найден; Принцип Парето можно применить ко всему, что вы измеряете как в деловой, так и в личной жизни.
Если вы не совсем понимаете, что такое Правило 80/20 или как его можно использовать для улучшения вашего управления временем — вскоре вы лучше поймете этот принцип. Принцип Парето может быть ответом.
Как принцип Парето применим к тайм-менеджменту?Этот принцип является концепцией, разработанной итальянским экономистом Вильфредо Парето еще в 1895 году после того, как он заметил, что 80 процентов земли принадлежит лишь 20 процентам населения. Это привело Парето к выводу, что вся экономическая деятельность может подчиняться этому принципу.
Как далее поясняет Брайан Трейси: «Это правило гласит, что 20 процентов вашей деятельности принесут 80 процентов ваших результатов».
Например, «на 20 процентов ваших клиентов будет приходиться 80 процентов ваших продаж. На двадцать процентов ваших продуктов или услуг будет приходиться 80 процентов вашей прибыли. Кроме того, на 20 процентов ваших задач будет приходиться 80 процентов ценности вашего продукта». что ты делаешь и так далее».
Как это относится к тайм-менеджменту? Трейси утверждает, что «если у вас есть список из десяти пунктов, два из которых будут стоить столько же или даже больше, чем остальные восемь пунктов вместе взятые».
Другими словами, 80 процентов результатов должны приходиться на 20 процентов вашего времени. Не беспокойтесь, если цифры не будут точно равны 80 и 20 процентам. Идея в том, что большинство вещей распределены неравномерно. Означает ли это, что вы должны работать меньше? Не обязательно. Вместо этого эта концепция побуждает вас уделять больше внимания самому важному, в первую очередь задачам, которые помогают нам достичь наших целей.
Учитывая, что мы, предприниматели, верим, что можем сделать что угодно сами по себе, принцип Парето, возможно, является лучшей техникой тайм-менеджмента в нашем распоряжении.
Например, вместо того, чтобы тратить часы на исправление глючного веб-сайта, ремонт протекающего крана или обработку запросов в службу поддержки — мы должны были отдать эти задачи на аутсорсинг или делегировать их и сосредоточиться на более важных задачах, которые помогут бизнесу расти.
Надеюсь, это объясняет, что такое принцип Парето и как его можно использовать для улучшения управления временем. Но как начать?
См. также: 9 эффективных способов использования принципа Парето в маркетинге
Переосмыслите свои списки дел.Помня об этом принципе, возможно, пришло время изменить способ составления списков дел. Как правило, эти списки состоят из простых пунктов, которые могут быть не самыми важными вещами, которые вы должны делать. Вместо этого ваши списки дел должны отражать ваши приоритеты, а также учитывать, стоит ли предпринимать необходимые усилия.
Чтобы получить максимальную отдачу от принципа Парето, который поможет вам лучше управлять временем, начните с определения приоритетов того, что вам нужно сделать, исходя из количества затрачиваемых усилий.
Пронумеруйте эти пункты от одного до 10, один из которых требует наименьшего количества усилий. Затем подумайте о возможных положительных результатах этих действий. Отметьте их от 1 до 10, где 10 имеют наибольшее влияние.
Следующим шагом после получения этих данных будет создание нового рейтинга элементов в вашем списке дел. Разделите количество усилий на потенциальные результаты. Это дает вам ранжирование по приоритетам, необходимое для более эффективного управления временем и повышения результатов. Те, которые приносят наилучшие результаты с наименьшими усилиями, завершаются первыми. Другие, требующие больших усилий с небольшими результатами, можно отложить или удалить из списка дел.
Связанный: Правило 80/20 верно и для того, что вас сдерживает
Оцените все свои задачи и свои цели.Другой подход заключается в том, чтобы определить 20 процентов ваших задач, которые принесут 80 процентов ваших результатов. Вы можете добиться этого, задав такие вопросы, как:
- Считаю ли я все свои задачи и функции срочными?
- Я трачу слишком много времени на определенные задачи?
- Помогает ли мне это задание достичь моих целей?
- Являюсь ли я наиболее подходящим кандидатом для этой работы? Или это должен сделать кто-то другой?
После оценки ваших задач вы также захотите оценить свои цели.
Вы должны обратить внимание на 20 процентов ваших действий, которые помогут вам достичь вашей цели.
Например, вы входите в 20 процентов, если вы работаете над деятельностью, которая улучшает вашу жизнь или связана с общей картиной. Кроме того, вы попадаете в 20 %, если тратите время на то, что вам нравится, и делегируете полномочия, в которых не разбираетесь.
Связанные: Как занятые предприниматели справляются с рутинными задачами
Знайте, когда вы наиболее продуктивны.У нас есть временной интервал, когда вы наиболее бдительны, сосредоточены и энергичны. Некоторые из нас готовы начать день ярко и рано. Другие наиболее продуктивны ночью.
Для меня я жаворонок, который просыпается в 5:15 утра. Зная это, я планирую свои приоритеты в прайм-тайм, а не когда выдыхаюсь во второй половине дня. Это проверенный способ делать как можно больше ежедневно.
Избавьтесь от отвлекающих факторов, которые больше всего вам мешают.
Нас окружают отвлекающие факторы. Будь то уведомление по электронной почте, телефонный звонок, стук в дверь или стройка, которая идет через дорогу от вашего офиса. К сожалению, как бы вы ни старались, отвлечения неизбежны. Хорошая новость заключается в том, что вы можете свести их к минимуму, применяя Правило 80/20. В конце концов, было сказано, что 80 процентов ваших отвлекающих факторов являются результатом 20 процентов ваших источников.
Заведите журнал прерываний, чтобы отметить, что вас больше всего отвлекает. Я бы сделал это в течение недели или около того. Затем составьте список и просмотрите, какие предметы мешают вам больше всего. Если электронные письма, телефонные звонки, уведомления в социальных сетях, незапланированные посетители и фон являются наиболее распространенными виновниками, от них находят способы избавиться. Например, вы можете поставить все уведомления на беззвучный режим, закрыть дверь своего офиса и надеть наушники с шумоподавлением. Попробуйте приложение календаря, если это не работает.
Связанный: Перерывы неизбежны, но с помощью этих стратегий вы можете быстро восстановить концентрацию
Увольтесь с 10-долларовой работы.Это не буквально 10 долларов. Есть второстепенные задачи, которые можно поручить кому-то другому. Например, вы можете нанять личного помощника, чтобы он забрал вещи из химчистки или управлял почтовыми ящиками. Вы можете заказать услуги по уборке дома и офиса. Конечно. Это может стоить вам части ваших с трудом заработанных денег. Но вы можете использовать это дополнительное время, чтобы сосредоточиться на самом важном.
Связанный: Вот как узнать, когда вам следует обратиться к аутсорсингу
Возьмите отпуск. Пару суббот назад я ничего не делал. Когда я взял обед в своем любимом гастрономе и меня спросили, что я запланировал на день. Хотя я не просто смотрел Netflix весь день, я использовал день, чтобы немного расслабиться с моей дочерью, пойти в парк, навестить пару человек и сделать пару простых рабочих вещей, чтобы быть готовым к следующей неделе.
Но я понял, что время простоя помогло мне проветрить голову и сосредоточиться. Тот день сделал так, что я мог оставаться внимательным к тому, чтобы быть в 20 процентах. Вместо того, чтобы чувствовать себя виноватым из-за этого — я дал себе разрешение на этот перерыв, и вы можете время от времени давать себе перерыв — и наслаждайтесь своим свободным временем.
Подход Винус Уильямс к успеху идет вразрез со всем, что вам говорили: «Вы не должны идти ва-банк».
Как создать 7 источников дохода для пассивного богатства
Популярный астролог подвергся критике за работу с Crypto Lender Celsius Network
Вот почему так много компаний теряют сотрудников вскоре после адаптации
Как к успеху пришла Эмилия Фаззалари, соучредитель и генеральный директор Cincoro Tequila
Сейчас самое лучшее время для женщин, чтобы заняться франчайзингом
Я создал атмосферу колледжа в своей компании.
Вот 3 способа увеличить удержание сотрудников.
Вот 3 способа увеличить удержание сотрудников.Новости бизнеса
Канье Уэста только что вывели из офиса Skechers в Лос-Анджелесе: «Мы осуждаем его недавние спорные замечания».
Джонатан Смолл
Развитие бизнеса
Как создать 7 источников дохода для пассивного богатства
Сэмюэл Лидс
Новости бизнеса
Хеллоуинские ведра McDonald’s расходятся быстро, но сотрудникам не нравится гонка за ограниченными ведрами
Сэм Сильверман
Читать далее
Правило 80/20 для тайм-менеджмента
Принцип Парето (также известный как правило 80/20) гласит, что 80 % последствий исходят из 20 % действий, и для многих лидеров мнений это становится способом расставить приоритеты задач и повысить производительность.
Что такое принцип Парето?
Принцип Парето, названный в честь экономиста Вильфредо Парето, представляет собой наблюдательную теорию, согласно которой 80 процентов собственности на его итальянской родине принадлежало всего 20 процентам населения. Опробовав идею в других странах, Парето заметил то же самое — распределение не всегда одинаково.
Открытие Парето в 1800-х годах затем было применено к современному бизнесу консультантом по менеджменту Джозефом М. Джураном, который использовал принцип Парето в контроле качества. Он утверждал, что 80 процентов проблем продукта вызваны 20 процентами одних и тех же повторяющихся проблем. Например, 80 процентов поломок транспортных средств вызваны 20 процентами деталей автомобилей или грузовиков, или 80 процентов сбоев программы вызваны 20 процентами ошибок.
Эти сравнения также распространяются на другие области управления. Принцип Парето применяется к маркетингу, продуктам, связям с общественностью и многому другому.
Может случиться так, что 80 процентов трафика вашей веб-страницы приходится на 20 процентов ваших сообщений в социальных сетях или что 80 процентов прибыли вашей компании приходится на 20 процентов ваших клиентов.
Как это повлияет на меня?
Хотя принцип Парето применим не во всех ситуациях, поскольку это всего лишь гипотеза, основанная на наблюдениях, вы все же можете взять основополагающее сообщение и использовать его в своей жизни плодотворным образом. Названный членом совета Forbes Энтони Баром «жестоким» и «решающим», принцип Парето применим не только к бизнес-операциям. Правило 80/20 преподносится лидерами мнений как жизненно важный инструмент для улучшения навыков, особенно продуктивности и тайм-менеджмента.
Важно помнить о принципе Парето: если что-то не входит в жизненно важные 20 процентов, это не значит, что это неважно. Остальные 80 процентов вашего вклада ценны при решении ваших задач, но они могут быть ниже в списке приоритетов или требовать меньшего внимания для выполнения.
Эта точка зрения состоит в том, что эгалитарный подход к бизнесу, одинаковое отношение ко всем клиентам, действиям, коллегам и сетевым возможностям, может в конечном итоге сдерживать вас. В жизни некоторые вещи важнее других, и только вам решать, что приведет вас дальше, даже если для этого придется оставить некоторые вещи позади.
Использование принципа
Ключ к инновациям заключается в том, чтобы начать изменять управляемые части вашего окружения. Вот почему принцип Парето так важно применять ежедневно: 80 процентов работы, 20 процентов вашего дня.
Обычное использование принципа Парето включает планирование времени на день. Согласно правилу, 80 процентов вашей ежедневной работы выполняется за 20 процентов вашего дня. Однако это не означает, что вы правильно расставляете приоритеты. В ваши самые продуктивные часы вы можете получить прилив вдохновения, чтобы делать вещи, которые в конечном итоге окажут незначительное влияние на вашу рабочую нагрузку или компанию в целом.
В течение этих 20 процентов дня, когда вы чувствуете себя наиболее вдохновленным, записывайте все, что вы делаете. Важны ли эти задачи, или это просто рутинная работа? И эффективно ли вы используете оставшуюся часть дня, или вам просто нравится делать вид, что вы заняты?
Применяя принцип Парето к собственному расписанию, будьте беспощадны, как будто вы подрезаете свой сад. Если вы продуктивны в одно и то же время каждый день, запишите самую тяжелую работу за эти пару часов.
80 процентов задач, 20 процентов ресурсов
Другая проблема, согласно принципу Парето, возникает, когда вы не понимаете, что 80 процентов ваших задач требуют только 20 процентов ваших ресурсов. В этом примере вы используете только 20 процентов своих умственных способностей при выполнении большей части своей работы, будь то встреча, электронная почта или ввод данных в программное обеспечение. Остальные 20 процентов ваших задач могут потребовать немало умственной гимнастики, и из-за этого вы можете их откладывать.
Если вы начинаете понимать, что большая часть вашей работы не требует огромных умственных усилий, не бойтесь делегировать или оптимизировать. Существует множество способов выполнения задач, которые позволяют вам сосредоточиться на более важных вещах, и наименее продуктивная часть вашего дня может оказаться самой продуктивной частью чьего-то другого, если вы просто разделите труд.
80 процентов общения, 20 процентов коллег
Еще одно применение принципа Парето — помнить, что 80 процентов общения, которое вы делаете в данный день, может происходить с теми же 20 процентами людей. У вас есть коллеги, клиенты и товарищи по команде, с которыми вы регулярно разговариваете, и другие контакты, такие как ваши начальники или подчиненные, могут отнимать у вас меньше времени. Так как же оптимизировать эти связи, не отказываясь ни от каких отношений?
Инвестируйте в свои близкие отношения и убедитесь, что те, с кем вы работаете каждый день, довольны вашей связью. Вы можете принести им рогалики, послать им цветы на их дни рождения или отправить дополнительные смайлики по электронной почте, когда вы видите, что у них был разочаровывающий день.
