Виды контроля в тайм менеджменте: 4.4. Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм-менеджменте

Автор: alexxlab · Опубликовано 07.06.1979 · Обновлено 21.10.2021

Содержание

4.4. Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм-менеджменте

При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм-менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Ганта.

Генри Гант начиная с 1901 г. работал консультантом и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публикаций, включая три книги. Им было запатентовано больше десятка изобретений. При этом Гант читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как преподавателю Ганту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных графическими средствами.

Один из его ранних примеров визуализации информации – графическое отображение с помощью горизонтальных полосок, отражающих прогресс рабочих в достижении нормы выработки. График контролировал как управляющих, так и рабочих. Улучшение работы цеха или отдела выражалось в увеличении количества черных линий в диаграмме.

Поскольку этот метод диаграммирования помог в повышении производительности, Гант распространил свои графические пособия на ежедневный баланс производства, контроль над уровнем издержек, количество работы за каждой машиной, количество работы на человека по сравнению с первоначальными оценками и т. п.

Однако главное достижение в создании графиков относится к тому периоду, когда во время Первой мировой войны Гант служил консультантом в Военно-морской корпорации и Департаменте флота. Первая созданная им диаграмма изображала пять изделий военного назначения, планирование требуемых заказов, их выполнение, а также наличие остатков на складе.

В управленческой мысли того периода графические пособия Ганта были революционными для планирования управления и самого управления. Руководство могло увидеть в графической форме, как выполнялись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы вовремя контролировать сроки их реализации и рассчитать необходимый бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля, касающиеся производства, были заимствованы у Ганта[37].

Использование двухмерного обзорного графика выполняет в тайм-менеджменте две основные функции и помогает осуществлять:

• контроль за исполнением задач;

• гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.

Виды двухмерных графиков:

• для планирования долгосрочных задач, целей и проектов;

• для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;

• для планирования делегированных задач и контроля за их исполнением;

• для контроля за выполнением регулярных задач.

Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Пол Шарф любит скрупулезно отслеживать время и планировать дела. Он работал удаленно задолго до того, как выражение «работа из дома» вошло в обиход. Последние 7 лет Шарф отслеживает свое рабочее время.

«Сначала это было просто для того, чтобы посмотреть, сколько часов я работаю, но затем я начал оценивать, как распределяю время между различными задачами, хобби и увлечениями. Для меня это стало способом избежать многозадачности и быть честнее с самим собой» — рассказывает Шарф.

Со временем благодаря своему интересу Шарф занял должность руководителя отдела разработки в компании, которая создает ПО для отслеживания времени. Он регулярно просматривает свои подробные журналы учета рабочего времени, чтобы оптимизировать работу.

«Я всегда планирую, по крайней мере, на день вперед, вплоть до перерывов, ежедневных получасовых прогулок, времени приема пищи — даже то, что я буду есть, — говорит он. Шарф считает, что такая скрупулезная организация помогает не уставать от принятия решений. — Я не хочу сидеть в обеденное время и размышлять, что я хочу — сэндвич или салат?».

Фото в тексте: Unsplash

Но даже он понимает, что у контроля времени могут быть разные задачи: повышение производительности, отслеживание как самоцель или оценка, насколько хорошо была прожита жизнь. «Когда я провожу время с семьей или занимаюсь досугом, я не ставлю целью продуктивность. На самом деле я очень ценю время, свободное от расписаний», — признает он.

Так где граница? Для многих тайм-менеджмент очень важен. Распределение времени помогает оптимизировать работу и добиться максимальной производительности.

Тем не менее, некоторые эксперты предполагают, что некоторые занятия, например творческая работа или досуг, плохо поддаются планированию. На самом деле, исследования показывают, что это влияет не только на эффективность, но и снижает удовольствие от них. Также избыточный тайм-менеджмент может сказываться и на эмоциональном состоянии, особенно если что-то пойдет не по плану.

Чтобы нивелировать этот эффект, используют альтернативные стратегии управления временем: они помогут придерживаться расписания и не чувствовать себя скованным календарем.

Европейское общество одержимо оптимизацией времени примерно с 1700-х гг. Брэд Эон, доцент Школы наук управления в Университете Квебека в Монреале, объясняет: чтобы позволить себе экзотические товары, импортируемые в Западную Европу, люди старались работать больше и эффективнее.

По его мнению, тайм-менеджмент как концепция стал популярным, когда время начали приравнивать к деньгам.

«Если назначать цену за свою работу, например $200 за час, время становится товаром, и из него хочется извлечь максимум», — говорит Брэд Эон.

Когда организация времени стала личной ответственностью, у нас появилось больше инструментов. «Чем выше стандарты продуктивности, тем более высокие показатели становятся нормой». Сейчас многие пытаются превратить тайм-менеджмент в точную науку и заполнить весь рабочий день блоками задач. Однако не все виды деятельности — будь то профессиональные или личные — хорошо поддаются планированию.

Тайм-менеджмент — не панацея

Планирование может даже повредить некоторым видам интеллектуальной деятельности. Десятилетия исследований показали: плотный график может вызвать ощущение нехватки времени. Вероятно, это повысит эффективность, но не обязательно повлияет на производительность.

«Возможно, строгое расписание поможет достичь более или менее приемлемых результатов за короткое время, но если вы хотите создать шедевр, это не сработает», — говорит Эон.

Тасним Али, 20-летняя второкурсница Университета Хабиба в Карачи, Пакистан, считает, что ей трудно точно распланировать, когда она будет готовить эссе с анализом любимой поэзии. «Мои идеи не записываются на прием, прежде чем прийти ко мне», — говорит она. Преподаватели рекомендуют писать понемногу в течение нескольких недель или даже месяца, но она говорит, что если почувствует вдохновение, то может написать и 3 тысячи слов за один вечер.

Распространенный совет — вносить в календарь часы для досуга. Тем не менее, Селин Малкок, адъюнкт-профессор маркетинга в Бизнес-колледже Фишера при Университете штата Огайо, продемонстрировала: если планировать развлечения, то мы можем получать от них меньше удовольствия.

В одном из своих рандомизированных экспериментальных исследований Малкок открыла кофейню в кампусе и предложила студентам ваучеры на бесплатное печенье.

Половина из них могла забрать печенье в любое время с 18:00 до 20:00. Остальных попросили записать время, когда именно они приедут, чтобы в кофейне подготовились.
У группы, которая заранее определяла время, была более высокая вероятность приехать. Зато студентам, которые были свободнее, угощение понравилось на 18% больше, чем первой группе.

Это происходит потому, что слишком жесткое регулирование жизни лишает ее спонтанности и удовольствия.

«Планирование досуга (по сравнению с экспромтом) заставляет воспринимать его скорее как работу и снижает его полезность как в плане предвкушения, так и в плане удовольствия», — говорится в исследовании.

Эмоциональные последствия планирования

Избыточный контроль влияет не только на наше отношение к времени, но и на эмоции.

Сбой в расписании может иметь негативные последствия, вызывая беспокойство и раздражение. В то же время исследования показывают, что если мы считаем отклонение достойным затраченного времени, то относимся к нему позитивнее.

Али не верит, что стоит строго планировать время для письменных работ. «Если я устанавливаю ограничение по времени, мне нужно исключить все переменные человеческой жизни. Что, если зайдет моя мама? Я не могу писать эссе, когда она в комнате… Если я дам себе только три часа, я потрачу больше [времени] на паническую атаку».

Исследования также показывают: из-за слишком строго планирования мы можем чувствовать, что у нас меньше времени, чем на самом деле. «Когда мы создаем границы вокруг планов, нераспланированное время становится менее значимым», — говорит Малкок. Дело в том, объясняет она, что наше восприятие нелинейно, и чувство времени может искажаться.

Фото в тексте: Unsplash

Например, встреча назначена на 16:00. Люди склонны считать, что времени до мероприятия не хватит на что-то серьезное, и заполняют его чем-то менее значимым, например разбором электронной почты.

В более широком смысле жесткий график имеет и социальное значение. Эксперимент по социальной психологии «Добрый самаритянин», который проводился в 1970-х гг., показал: когда мы чувствуем нехватку времени, то менее заботимся о других.

Другие исследования показывают, что даже напоминания о стремительном темпе жизни, например фотографии фаст-фуда, могут помешать нам наслаждаться приятными событиями. Люди с почасовой оплатой тратят меньше времени на волонтерство, отмечает Эон, потому что ценность их времени настолько точно определена, что они не хотят отдавать его бесплатно.

Новый подход к тайм-менеджменту

Конечно, существуют различные способы смягчить эти недостатки. Они позволяют переосмыслить тайм-менеджмент как концепцию и вернуть себе власть над расписанием.

Малкок рекомендует поставить в график рабочие задачи одна за другой и оставлять большие нераспланированные периоды для хобби, досуга или рабочих проектов, требующих глубокой концентрации. И если между ними останется время, она советует не обесценивать его, а доверять часам. Например, если остался всего час, напомните себе: «За 55 минут можно посмотреть две передачи. Это очень много времени».

Эон также советует отказаться от строгого тайм-менеджмента: «Вместо того, чтобы иметь жесткое расписание с указанием времени начала и окончания, лучше решить, чем хотите заниматься, не составляя точного графика (например, сходить в музей утром и на пляж днем)».

Исследование Малкок также показало, что, когда люди планируют без строгих рамок — рисуя линии за пределами календарной сетки, добавляя вопросительные знаки или блокируя большие промежутки времени, расписание воспринимается так же, как и спонтанные дела. Тем не менее, это не подходит для цифрового мира.

Разумеется, мы не можем полностью отказаться от расписания. Некоторые эксперты советуют отслеживать время ради достижения целей. Например, Лаура Вандеркам, писатель и оратор, предлагает составить список из 100 вещей, о которых мы мечтаем. Таким образом, мы начинаем контролировать время осмысленно: не чтобы собрать данные или выставить счет, а чтобы потратить его на по-настоящему важные вещи.

Эон предлагает использовать разные подходы для разных типов личности. В зависимости от хронотипа, природных ритмов и особенностей характера календарь может стать идеальным инструментом. По его мнению, чтобы создать расписание, которое будет учитывать ценности человека, нужны пробы и ошибки, а также самопознание. «В конечном счете, организация нашего времени, безусловно, может сделать нашу жизнь лучше. Но это зависит от того, для чего мы выделяем время», — заключает Эон.

Фото в тексте: Unsplash

Во время своего последнего отпуска в Ирландии Шарфу удалось найти счастливую середину между хаосом и порядком благодаря продуманной организации времени и нестрогому расписанию. «Единственное, что у нас было запланировано, — это перелет туда, перелет обратно и машина, которую мы арендовали… Нас никто не ждал, не было отеля, в котором можно было бы остановиться… Это был, вероятно, лучший отпуск в моей жизни», — сказал Шарф.

Ему так понравилось это место, что он решил не уезжать. Сейчас Шарф живет в Ирландии со своей женой и двухлетней дочерью, с удовольствием отслеживая и планируя свой рабочий день так же усердно, как он поддерживает свободное семейное время и досуг.

Пожалуй, стоит попробовать сделать так же. Если, конечно, позволит расписание.

Источник.

Фото на обложке: Andrey_Popov / Shutterstock

Виды контроля в менеджменте

В современном менеджменте именно такой показатель, как контроль различного типа, позволяет достичь предприятию поставленных целей. Это процесс оценки фактического положения дел в компании с последующим его сравнением с планами развития организации. Исходя из особенностей теории управления, контроль является непрерывным видом административной деятельности, состоящим из наблюдения, оценки и регулирования.

Виды контроля в менеджменте

Сегодня весь процесс контроля в менеджменте, в зависимости от времени, принято делить на три основных этапа:

Предварительный.
Текущий.
Заключительный.

Предварительный контроль

Предварительный или входной контроль производится еще до фактического начала рабочего процесса. Целью данного действия является обеспечить все необходимые условия для бесперебойного функционирования предприятия, то есть определить, готовы ли персонал, система управления, производственная сфера компании к началу работ. Если смотреть с точки зрения управления персоналом, то этот вид контроля в менеджменте позволяет ответить на вопрос, можно ли с помощью данного штата сотрудников решить поставленные перед организацией задачи.

Предварительный контроль в большей части ложится на плечи представителей кадровой службы, которым с помощью тестов и собеседований предстоит определить профессиональную пригодность сотрудников предприятия. Нужно также получить ответ на вопрос, знает ли персонал свои обязанности, права, понимает ли глобальные цели, стоящие перед организацией.

Еще одна составляющая предварительного этапа контроля в менеджменте – оценка финансовых и материальных ресурсов компании. Главные средства оценки финансовой сферы – такие документы, как бюджет или смета организации, а материальные возможности определяются проверкой состояния складских помещений, наличием сырья, гарантированностью поставок.

Текущий контроль

Следующая форма контроля в менеджменте – текущая оценка, которая проводится непосредственно в процессе хозяйственной деятельности компании. Основное предназначение данной процедуры – усовершенствовать производственный процесс и максимально скорректировать его для скорейшего достижения поставленной цели. На данном этапе необходимо выявить все отклонения от заданных рабочих параметров и устранить их. Есть две формы текущего контроля в менеджменте – стратегическая и оперативная. Оперативный контроль проводится в то же время, когда происходит выполнение основной работы, здесь происходит оценка распределения времени, соблюдения последовательности производственных операций, качества труда персонала. Что касается стратегической составляющей, она показывает эффективность использования ресурсов предприятия в рамках достижения глобальной цели. Выясняется, происходит ли во всех подразделениях внедрение новых методов работы, ведется ли поиск более совершенных технологий и т.д.

Заключительный контроль

Третий вид контроля в менеджменте – заключительный, который производится после окончания производственного процесса. Происходит подведение итогов, изучается поведение руководителя и анализируются результаты работы, чтобы скорректировать планы организации на будущее.

Главные принципы контроля в управленческой деятельности

Первый принцип – это соответствие контроля стратегии компании, что должно быть прописано в стандартах организации. Следующее положение технологии контроля в менеджменте – системность, то есть интеграция контролирующих принципов во все сферы деятельности предприятия.

Контроль должен быть результативным, и этого можно достичь только правильным подбором стандартов, чтобы не допустить неконтролируемого расхода средств на его проведение. Следующее требование к контролю – его адаптивность, то есть способность менять имеющиеся схемы и методы в зависимости от текущих нужд предприятия. Еще несколько принципов контроля – экономичность и оптимальность, ведь основные его задачи – приносить прибыль и не допускать перерасхода средств компании.

ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ тренинг тайм-менеджмент, управление временем, целеполагание, планирование времени.

1. Введение в интерактивный тренинг «Управление временем (тайм менеджмент)»

2. Целеполагание (постановка целей)

Понятие цели.
Цель – это фиксация результата, который должен быть достигнут за определённый период времени. Постановка целей подчинённым является одной из основных задач любого руководителя.
Виды целей.
У каждого из нас есть разные цели. Важно, чтобы они не противоречили друг другу. Выстроив иерархию собственных целей или целей компании, можно при постановки каждой новой цели проверять, насколько она соответствует стратегическим целям компании и её миссии (генеральной цели). Также можно выделить несколько видов целей в зависимости от времени их достижения.
Целеполагание по схеме SMART.
Схема SMART позволяет ставить цели, отвечающие 5-ти основным критериям: Specific (Конкретны), Measurable (Измеримы), Achievable (Достижимы), Relevant (Релевантны), Timebound (Определены во времени).
Кейсы. Целеполагание по схеме SMART.
Для отработки навыка использования схемы SMART мы предлагаем Вам решить серию практических заданий-кейсов на постановку целей по схеме SMART.

3. Планирование времени

Планирование времени — это подготовительный этап к успешной реализации цели. Планирование времени позволяет наметить шаги достижения поставленных целей и спрогнозировать, сколько времени на это потребуется. Затрачивая чуть больше времени на планирование, Вы можете сократить срок исполнения и сэкономить время и силы в целом. Оно является одним из основных процессов в тайм менеджменте.
В разделе, посвященном планированию времени, мы рассмотрим следующие аспекты:

с чего начинается планирование времени?
принципы планирования времени: основное соотношение планирования 60 : 40 и правило Парето
планирование времени по принципу to do list.

Для отработки навыка планирования времени мы предлагаем решить интересные кейсы.

4. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – эффективный инструмент долгосрочного планирования и управления проектами.

Диаграмма Ганта – это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач.
Диаграмма Ганта дает возможность:

увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
детально проанализировать реальный ход выполнения задач (на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.).

Для отработки навыка применения диаграммы Ганта в планировании предлагаем Вам пройти кейс на применение диаграммы Ганта

5. Матрица Эйзенхауэра, или техника расстановки приоритетов.

В данном разделе вы научитесь ставить измеримые цели, сравните, какие формулировки целей могут соответствуют критерию измеримости.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра– это очень эффективный инструмент, используемый в тайм менеджменте.
Использование данной техники позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Согласно матрице Эйзенхауэра существуют 4 типа задач:
Задачи А. Важные и срочные.
Задачи Б. Важные и несрочные.
Задачи В. Неважные и срочные
Задачи Г. Неважные и несрочные.
Мы подробно рассмотрим каждый тип задачи и на практике с помощью кейсов отработаем навык расстановки приоритетов. Предложенные кейсы будут направлены, как на расстановку приоритетов в бизнес-задачах, так и в личной жизни.

6. Делегирование

Делегирование — это способ эффективного управления, при котором происходит передача задачи, а также полномочий и ответственности на выполнение другим лицам. При планировании времени очень важно установить, какую работу Вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
Мы рассмотрим следующие темы: преимущества, которые дает делегирование; что можно и что нельзя делегировать; что необходимо учитывать при делегировании; как применть делегирование не только в работе, но и в личных делах.
В заключение данного раздела вы решите кейс на отработку навыка делегирования задач подчиненным
7. Контроль в тайм менеджменте
Даже если вы умеете ставить цели, делегировать, планировать и выделять приоритеты, это лишь полдела. Важно помнить, что оценка всегда производится по результату. Поэтому важным является контроль за исполнением и эффективностью реализации поставленных целей.
В тайм-менеджменте (управлении временем) наиболее важны 2 вида контроля: итоговый контроль и промежуточный контроль в тайм менеджменте
Чтобы отработать полученные навыки, мы предложим вам пройти кейс на применение контроля.
В конце нашего тренинга по тайм-менеджменту мы подведем итоги и рассмотрим тему Cамоконтроль в тайм-менеджменте
Авторизуйтесь и пройдите обучение на тренинге «Управление временем (тайм менеджмент)»
Куда уходит время? Пять мифов о тайм-менеджменте
Психологи называют прокрастинацию, то есть болезненную привычку откладывать дела на потом, настоящей проблемой современного мира. Отчасти это связано с развитием гаджетов и популярностью социальных сетей: люди отвлекаются от важных дел на то, чтобы пролистать ленту или оставить комментарий. А затем появляются и другие «дела» — попить кофе, посмотреть какое-нибудь веселое видео, почитать отзывы на фильм или книгу. На эти занятия уходит весь день, а важные задачи остаются нерешенными. Можно попробовать систему управления временем, но поможет ли это?
Специалист по тайм-менеджменту Евгений Лавров развенчал мифы об этом подходе и дал несколько рекомендаций по контролю над своими делами.
Миф №1. Тайм-менеджмент нужен только тем, кто все время опаздывает
Тайм-менеджмент переводится с английского как «управление временем». Однако, по словам Евгения Лаврова, значение термина шире. Это, скорее, управление своей жизнью. «Это не про время, а про цели. Любой человек, вне зависимости от уровня самоорганизации, в Новый год ставит перед собой какие-то задачи. Так что тайм-менеджмент нужен всем», — говорит он.
Совет: как осознанно использовать время (подойдет даже тем, кто никогда не опаздывает)
Со следующего утра начните осознанно подходить к использованию времени. После пробуждения не лезьте сразу в соцсети, а встаньте и выгляните в окно. Сделайте легкую зарядку. Это наполняет энергией. Затем запишите на листок или в специальное приложение дела, которые хотите сделать сегодня. Не нужно расписывать весь день полностью, достаточно обозначить главное, а на второстепенное можно не отвлекаться. В течение дня выполняйте задачи по очереди, начиная с наиболее важной.
Миф №2. Планирование — это скучно, оно убивает спонтанность и творчество
Этот миф родился потому, что часто на тренингах дают советы: планировать нужно каждую минуту, а в процессе фиксировать все потраченное время. Однако Лавров считает, что не стоит воспринимать это буквально. «Я всегда рекомендую планировать не больше 60% времени, чтобы были окна на всегда прилетающие в течение дня задачи», — рассказывает Лавров. Тогда останется время и на спонтанность.
При таком планировании нужно обозначить для себя несколько важных задач, от которых отказаться нельзя. Например, в 10.00 и в 14.00 — совещания, в 19.00 — поход в кино. В промежутках нужно наметить и другие дела, мелкие и крупные, которые не привязаны ко времени. И утром вместо просмотра ленты в соцсетях можно сделать несколько мелких дел, которые постоянно откладываются. «Несколько таких задач выполнили утром, у нас уже есть и задел на день, и легкое удовлетворение», — говорит Лавров.
Планирование позволяет полностью сосредоточиться на чем-то одном, освободив голову от посторонних мыслей. А значит, креативность только повышается.
Совет: как не отвлекаться на соцсети
Прежде всего, нужно понять, что это действительно мешает. В некоторых смартфонах есть функция, позволяющая ограничить время пользования соцсетями в сутки. Когда человек исчерпал свой лимит, приложение блокируется. Можно попробовать и не столь кардинальный метод: попробуйте фиксировать, сколько времени вы проводите в телефоне. Это позволит осознать, как много часов вы тратите впустую вместо того, чтобы «инвестировать» в достижение какой-то важной цели. Осознание проблемы — первый шаг к ее решению.
© Геннадий Хамельянин/ТАСС
Миф №3. Бороться с прокрастинацией бесполезно, это свойство личности
Действительно, есть люди более мотивированные, которым не нужно прикладывать особых усилий для выполнения работы. И есть те, которым сложно организовать себя. Но прокрастинация — это психологическое явление. Ею страдают разные люди в разные периоды жизни. Поэтому бороться можно.
«В тайм-менеджменте есть термины «слон» и «лягушка». Слон — это огромная задача. Чтобы съесть слона, необходимо его разрезать на кусочки. То есть, если нам нужно выполнить сложную задачу, нужно начать с малого. Есть такая история. У Гоголя был товарищ, который восхищался его способностью быстро писать. Гоголь ему рассказал, что если ему не пишется, то он берет лист и сначала просто расписывается на нем, а потом начинает писать. Нужно только начать», — рассказывает Лавров.
При этом с «позитивной» прокрастинацией можно не бороться: во время работы над задачей нужно отвлекаться и отдыхать. Правильный отдых позволит перезагрузиться и с новыми силами приняться за работу.
Совет: как «приручить» прокрастинацию
В течение рабочего дня каждый час делайте перерыв на пять-десять минут. В это время нужно встать с рабочего места, пройтись, размяться, выпить кофе или чай, пообщаться на нерабочие темы. В обед, если есть возможность, — выйти из здания, прогуляться в парке или даже подойти к одиноко стоящему дереву и вдохнуть свежий воздух. Это намного эффективнее, чем погружаться в соцсети. Мозг отвлечется от задачи, перестанет воспринимать ее как тяжелую необходимость, а за перерыв, возможно, даже сгенерирует новые идеи.
© Геннадий Хамельянин/ТАСС
Если нет возможности выйти на улицу, необходимо сменить обстановку. Например, посмотреть видео, не связанное с работой.
На эту тему
Миф №4. Тайм-менеджмент не работает, так как у человека есть предел производительности
Действительно, физически человек не может работать, не останавливаясь, и вместо одной задачи выполнять сразу несколько. «Если вы ведете машину, и вам звонит начальник и спрашивает, где отчет, вы либо прекратите разговор, либо остановитесь», — говорит Лавров.
Все люди работают по-разному: кто-то более эффективен, кто-то — менее. Тайм-менеджмент позволяет повысить собственную эффективность, так как человек начинает иначе относиться к планированию времени. Он учится выделять главное, распределять силы, концентрироваться. Но невозможно повышать эффективность до бесконечности.
Совет: как настроиться на эффективную работу
Самая простая техника тайм-менеджмента — метод помидора. Он так называется потому, что ее автор, Франческо Чирилло, использовал для своих экспериментов кухонный таймер в форме помидора. Перед началом выполнения задачи нужно отключить все гаджеты и оповещения, не заходить в почту и сконцентрироваться только на деле. Поставить будильник на 25 минут. Работать, не отвлекаясь, пока не зазвонит будильник. Затем сделать пятиминутный перерыв. Это один «помидор». Можно сделать два или три «помидора», если задача сложная, после чего отдохнуть 15 минут. Понимая, что впереди перерыв, человек полностью погружается в выполнение задачи, а работа небольшими отрезками позволяет не уставать.
© REUTERS/Charles Platiau
Миф №5. Тайм-менеджмент — это западное изобретение, чуждое российскому менталитету
Термин «тайм-менеджмент», действительно, заимствован. Но не само явление. В России задумывались об управлении временем еще 100 лет назад. Советский государственный и общественный деятель Платон Керженцев в 1920-е годы написал статью «Время строит аэропланы». Он рассказал случай, который произошел на одном из заседаний в советском правительстве с участием инженеров. Заседание долго не начиналось. Присутствовавший там американский журналист спросил, с чем связана задержка. А когда узнал, что все ждут главу ЦК, стал записывать в блокнот какие-то цифры. На вопрос Керженцева, что это, ответил, что подсчитывает, сколько аэропланов могли бы построить эти инженеры за время, пока они сидят и ждут.
Примерно в то же время профсоюзный деятель Алексей Гастев увлекся идеей организации труда, написал несколько статей и книг по этой теме.
«Иногда то, что приходит к нам из-за рубежа, почти слово в слово было написано в России еще в 1920-е годы. Так что тайм-менеджмент вполне подходит и нам», — заключил Лавров.
Совет: где взять мотивацию
Лавров напоминает эпизод из фильма «Легенда №17», когда тренер Анатолий Тарасов приглашает нападающего Валерия Харламова в морг, чтобы выяснить, чего он хочет. В конце разговора он говорит: «Ну ты тут подумай, посоветуйся с ребятами». Эта фраза, прозвучавшая именно в морге, заставляет по-другому взглянуть на свои желания.
Никто не может заставить человека чего-то захотеть, кроме него самого. Каждый ищет мотивацию сам. Для кого это семья, кто-то хочет дать детям хорошее образование, кто-то мечтает больше путешествовать, кто-то стремится вырасти профессионально. «К сожалению, общество навязывает стандарты, но всегда надо думать: а моя цель — навязанная или это то, чего я действительно хочу. А волшебной таблетки нет», — отмечает Лавров.
Ася Сафиуллина
Тренинг тайм-менеджмент для руководителей
Тренинг — Тайм-менеджмент для руководителей
Цель тренинга: научить руководителям наиболее эффективным методам тайм-менеджмента и помочь им достигать больших результатов
Аудитория тренинга: руководители среднего и высшего звена, начальники отделов, старшие специалисты, у которых есть в подчинении сотрудники
Формат и продолжительность: корпоративный формат, 2-3 дня
Программа тренинга тайм-менеджмент для руководителей:
1. Работа руководителя и управление временем
Менеджмент и управление временем
Диагностика ключевых функций руководителя по времени
Стили руководства и подходящие методы управления временем
Личная эффективность руководителя
Эффективные привычки руководителя

2. Тайм-менеджмент и эффективность организаций
Культура управления временем в организации
Ценность времени в организации: нормы и правила
Политики и процедуры в управлении временем
Корпоративные тренинги по тайм-менеджменту

3. Стили управления временем
Психологические особенности восприятия времени у разных людей
Выявление ведущего стиля управления временем
Создание индивидуальной системы тайм-менеджмента
Использование различных подходов к тайм-менеджменту в зависимости от поставленных задач

4. Многообразие подходов к тайм-менеджменту
Основные подходы (краткий обзор тренингов по тайм-менеджменту)
Методики управления временем
Техники и рекомендации от лучших в мире тренеров по тайм-менеджменту
Золотые принципы управления временем
Обзор лучших книг по тайм-менеджменту
5. Концентрация внимания
Концентрация внимания и качества работы над задачей
Преимущества концентрации внимания
Развитие умения входить в ресурсное рабочее состояние
Техники концентрации внимания на задаче

6. Время руководителя и «Обезьяны на спине»
Три составляющие времени руководителя
Тайм-менеджмент во взаимодействии с подчиненными
Перекладывание ответственности: проблемы управления сотрудниками
«Обезьяны» чужих дел на спине руководителя

7. Делегирование в тайм-менеджменте
Преимущества делегирования
Что можно делегировать, а что нельзя
Алгоритм эффективного делегирования задач
Делегирование и контроль

8. Умение говорить «НЕТ» в практике управления временем
Когда и кому нужно говорить нет
Отказы и согласия в практике тайм-менеджмента
Способы тактичного отказа от предложений и неактуальных дел
Коммуникативные техники и тренировка навыка говорить «нет»

9. Тайм-менеджмент в проведении совещаний
Цели, виды и формы совещаний
Подготовка к совещанию, повестка дня
Распределение ролей и технологии проведения совещаний
Рекомендации к действию после проведения совещания
10. Тайм-менеджмент и контроль в работе руководителя
Цели и функции контроля
Виды контроля: предварительный, промежуточный и итоговый контроль
Кейсы по использованию контроля в отношении подчиненных
Механизмы самоконтроля в управлении временем

11. Ментальные ловушки в тайм-менеджменте
Природа ментальных ловушек и их влияние
Виды ментальных ловушек, которые забирают энергию от выполнения дел
Тренинг освобождения внутренних резервов и эффективный тайм-менеджмент

12. Тайм-менеджмент в управлении проектами
Цели и задачи в управлении проектами
Эффективный тайм-менеджмент управления проектами
Диаграмма Ганта и контроль сроков реализации проекта
Управление проектной командой

13. Тайм-менеджмент и будущее
Навыки тайм-менеджмента будущего
Тайм-менеджмент и восприятие изменений
Компетенции будущего
Тайм-менеджмент и новые технологии

Хотите задать вопрос по тренингу или получить коммерческое предложение?

8 разумных стратегий управления временем для более продуктивной работы
Стратегии управления временем помогут вам справиться с порученной вам работой в отведенное вам время.
Работая менеджером проекта, вам может быть назначено разное количество задач на каждой итерации. Вам также необходимо планировать, управлять и отслеживать работу вашей команды.
Встречи, оценки и планирование, общение с клиентами и вашей командой, отчетность перед руководством. В идеале вы хотите сделать все это в течение рабочего дня с 9 до 5.
Кажется, что-то невозможное?
При плохом планировании и управлении временем может быть трудно уложить все в сжатые сроки. Вот почему я составил этот список умных стратегий тайм-менеджмента, чтобы вы могли лучше планировать свою работу и, наконец, у вас было время для всего, что требует вашего внимания.
Вообще говоря, тайм-менеджмент — это то, как мы используем время, которое у нас есть, для достижения наших целей или эффективного выполнения поставленных задач.
Вот краткое и прямое объяснение управления временем:
«Управление временем — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, особенно для повышения эффективности, результативности или производительности. ”
Почему вам, как PM, должно быть все равно?
Как руководитель проекта, ваша работа заключается в эффективном планировании и управлении своим рабочим временем, а также временем команд, которые вы контролируете.
В зависимости от того, насколько хорошо вы справляетесь с различными проектами и приоритетами, вы сможете лучше спланировать работу своей команды. А последнее приводит к более эффективному выполнению проектов с более высоким шансом завершить их вовремя и в рамках бюджета.
В конце концов, стратегии управления временем также повышают вашу продуктивность и эффективность.
Исследования показывают, что это не всегда так очевидно. Например, только 37% команд в Великобритании всегда или почти всегда успевают завершить свои проекты вовремя, и плохое руководство является одной из причин этого.
Есть несколько стратегий управления временем, которые вы можете использовать для планирования своей работы.
1. Планируйте свою работу наперед.
Знание того, чего вы хотите достичь в указанные сроки, уже обеспечивает вам успех, как показывает исследование.
В своей статье «Влияние планирования на успех проекта» Педро Серрадор из Университета Торонто указывает на взаимосвязь между планированием и успехом проекта.Основываясь на обзоре литературы, Серрадор обнаружил, что успех проекта тесно связан как с проектной, так и с экономической эффективностью. Это означает, что качественное планирование может не только повысить шансы на успешное завершение проекта, но и будет рентабельным.
Итак, насколько планирование является «планированием качества»? По словам Серрадора, после PMBOK® Guide планирование может занимать до 48% всех процессов, выполняемых менеджером проекта во время проекта.
Планирование повседневных задач может быть таким же простым, как создание списка дел, состоящего из того, что необходимо и что нужно иметь.Однако при планировании нескольких проектов наличие высокоуровневого плана проекта улучшит видимость требований в разных заданиях, но также поможет установить цели и требования для каждого проекта.
2. Установите четкие приоритеты
Иногда список дел, которые вам нужно сделать, может показаться огромным. Чтобы сделать его управляемым, лучше разделить список дел на более мелкие части. Установка четких приоритетов поможет вам упорядочить задачи в соответствии с их важностью, срочностью и усилиями, необходимыми для их выполнения.
Чтобы выделить важные и срочные задачи из списка дел, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра. Это инструмент повышения производительности с четкой направленностью на организацию ваших задач по четырем категориям:
Важно и срочно — это задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь
Важно , но несрочно — задачи, которые вы можете запланировать сделать позже
Не важно , но срочно — если возможно, вы можете делегировать эти задачи
Не важно и не срочно — вы можете пропустить задачи, попадающие в эту категорию
Что хорошего в Эйзенхауэре Матрица заключается в том, что вы можете создавать ее на ходу с помощью ручки и бумаги, чтобы быстро расставить приоритеты для своих заданий. Матрица может выглядеть так:
С такой матрицей вы легко обнаружите задачи, которые действительно требуют вашего внимания, так что вы можете сосредоточиться на них в первую очередь.
3. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз
Хотя некоторые хвалят многозадачность, кажется, что она приносит больше вреда, чем пользы. Согласно статье об опасностях многозадачности, опубликованной на Entrepreneur, выполнение нескольких задач одновременно неэффективно и неэффективно. Поскольку человеческому мозгу нужно время, чтобы переключиться с одной задачи на другую, попытки сделать слишком много вещей создают запаздывание, когда мы на самом деле не так продуктивны, как нам хотелось бы.
Вместо этого попробуйте сосредоточиться на одной задаче за раз и выполнить ее, а после этого переключиться на другую. Таким образом, особенно если вы даете себе хотя бы несколько минут отдыха между заданиями, переход будет плавным, и ваш мозг будет готов взяться за новую задачу.
Одной из техник, которые вы можете использовать, является Техника Помидора. Он разбивает работу на более короткие, продолжительностью 25 минут, с перерывами между ними. Это проверенный способ повысить продуктивность, так как легче заставить себя сосредоточиться на одной задаче.Кроме того, вы не измотаетесь и дольше будете продуктивны.
Название, происходящее от итальянского слова «помидор», было вдохновлено кухонным таймером. Сегодня есть устройства, разработанные специально для этой техники, с подсчетом тех 25 минут, которые вы должны посвятить работе.
4. Минимизируйте перерывы
Это может быть непросто, поскольку, согласно PMI, 90% работы PM — это общение, но иногда вы выполняете задачи, требующие глубокой сосредоточенности и минимизации перерывов.Это может быть работа над проектной документацией или создание отчета.
Допустим, вы используете Технику Помидора. Чтобы использовать его эффективно, вам нужно исключить все возможные отвлекающие факторы, чтобы вы могли сосредоточиться на задаче в течение 25 минут.
Прерывания, от которых вам нужно избавиться, могут быть вызваны электронной почтой, звонками, коллегами или разговорами в чате. Может возникнуть соблазн время от времени проверять свой почтовый ящик, пообщаться в офисной светской беседе или пообщаться со своей командой в чате.Но правда в том, что это убивает вашу продуктивность.
Вот что вы можете сделать вместо этого:
Если вы беспокоитесь о том, что пропустите важные электронные письма, установите для себя определенное время, когда вы будете проверять свой почтовый ящик. Каждый второй раз посвящен поставленным задачам.
Скажите товарищам по команде, чтобы они не беспокоили вас, когда вы используете наушники. В то же время вы можете слушать музыку, которая помогает вам сконцентрироваться (или, если хотите, белый шум).
Отложите уведомления и уберите телефон из поля зрения, чтобы не проверять его навязчиво.
Нас отвлекают от работы. Сведите их к минимуму, и вы увидите, насколько вам легче сосредоточиться на выполнении задачи.
5. Устанавливайте себе более короткие дедлайны
Когда-нибудь чувствовалось, что чем больше времени у вас есть на конкретную задачу, тем больше вероятность того, что вы будете откладывать дела на потом, вместо того, чтобы использовать это время для выполнения задач раньше? Эта тенденция откладывать работу, называемая законом Паркинсона, впервые была объяснена в статье Economist еще в 1955 году.
Паркинсон заявил, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».Таким образом, если у вас есть больше времени на выполнение задачи, чем вам действительно нужно, скорее всего, вы не сделаете это быстрее.
Что вы можете с этим сделать, так это установить себе более короткие сроки. Если вам по-прежнему сложно заставить себя закончить задачу быстрее, попросите кого-нибудь из вашей команды пересмотреть вашу работу в определенный день, так что теперь вам нужно выполнить работу, чтобы показать им результаты.
6. Научитесь делегировать полномочия
Ни один человек — не остров. Скорее всего, в вашей организации есть люди, у которых есть навыки и время, чтобы помочь вам в выполнении некоторых задач, с которыми вы боретесь, или на которые просто нет времени.
Как вы уже видели при заполнении матрицы Эйзенхауэра, на самом деле рекомендуется найти задачи, которые вы можете делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных и срочных.
Чтобы определить доступных членов команды с навыками, необходимыми для конкретной задачи, используйте инструмент распределения ресурсов. В Teamdeck, например, вы можете быстро отфильтровать всех сотрудников по их роли и просмотреть их заказы и доступность в простом календарном представлении.
Делегируя работу, вы можете показать своим сотрудникам, что цените их вклад.Дайте им возможность принимать решения и, если необходимо, ограничьте себя контролем за ними. Таким образом, у вас не только будет меньше дел, но и вы позволите своим подчиненным расти профессионально.
7. Научитесь говорить «нет»
Знание своих пределов, когда дело касается объема работы, которую вы можете выполнить в заданные сроки, очень важно не только для выполнения того, что вы взяли на себя. Это также помогает избежать стресса, связанного с работой, и, в конечном итоге, чувства выгорания.
Сказать «нет» своему руководителю, менеджеру или даже начальнику может быть пугающим, но есть способы сделать это вежливо и настойчиво:
Объясните причину — объясните, какие еще важные задачи вы выполняете в данный момент и как их решать. новые повлияют на них.
Позвольте им расставить приоритеты — если у вас уже есть много дел и ваш руководитель просит вас заняться еще одним, представьте им свой список приоритетов. Позвольте им решить, имеет ли задача, которую они вас просят, более высокий приоритет, или нет.
Не лгите — поддельные отговорки — не лучший способ отвечать на запросы. Скажите открыто, почему вы не можете что-то сделать в данный момент.
Спросите, может ли задача быть отложена — часто начальная дата, когда кто-то просит вас выполнить задачу, не является окончательной датой выполнения.Покажите им, что если можно запланировать новую задачу на потом, вы сможете ее взять на себя.
Поскольку вы не хотите, чтобы на вас смотрели как на человека, отказывающегося работать, демонстрация того, почему вы не можете взять на себя больше задач или согласование сроков, может помочь вам сократить количество новых заданий.
8. Подводите итоги каждый день
Ведение ежедневных сводок вашей работы поможет вам определить, где вы преуспели, а что еще предстоит сделать.
В конце каждого дня просматривайте свой список и проверяйте, какие задачи вы выполнили.Увидеть, чего вам удалось достичь, — отличный способ получить мотивацию на следующий день.
Если в вашем списке все еще есть нерешенные задачи, спросите себя, почему вы их не выполнили, и найдите решения. Может быть, задача была слишком обширной и разделение ее на более мелкие задания поможет вам лучше организовать работу?
Планирование работы стало проще благодаря инструментам, дающим быстрый доступ к задачам, которые необходимо выполнить вам или членам вашей команды. Наличие расписания и инструмента для учета рабочего времени также помогает, так как вам будет проще отслеживать свою эффективность.
Для управления задачами в нескольких проектах мы используем Jira. Это позволяет нам создавать подзадачи для каждой задачи, назначать их людям и отслеживать их в рабочем процессе, состоящем из задач, которые необходимо выполнить, выполняемых, находящихся на рассмотрении и выполненных.
Teamdeck, с другой стороны, представляет собой инструмент управления ресурсами, который мы сами используем для отслеживания расписания сотрудников, расписаний и общей производительности, которую мы затем можем суммировать с помощью настраиваемых отчетов (например, для сравнения бронирований с расписаниями).

Следите за записанным рабочим временем в простом календарном представлении.
Использование этих стратегий управления временем поможет вам лучше организовать свой рабочий день и добиться большего. Уже через несколько дней вы заметите, что:
Ваша продуктивность повысилась
Вам стало проще выполнять задачи, которые вам были назначены с помощью
Кажется, что у вас внезапно появляется больше времени
Связанные с работой стресс значительно снизился
И поскольку эта тактика может сработать для вас, вы также можете попытаться включить ее во всю команду, которой вы руководите, повысив ее производительность.
Понравилась статья? Вы можете помочь нам расти, поделившись им со своей сетью:
Определите тайм-менеджмент, чтобы восстановить контроль над своим расписанием
Обновлено 5 марта 2020 г.
Медицинское освидетельствование: Венди Боринг-Брей, DBH, LPC
Источник: rawpixel.com
Джим Рон однажды сказал, «Или запустить в день или в день бежит ты.» Если ты борьба с участием чувство нравиться ты находятся существование запустить к ваш день тогда это время к улучшать ваш время управление навыки и умения. В первый шаг является обучение как к определять время управление. Много люди не понимать какие Это действительно является. Время управление жестяная банка быть определенный в качестве » способность к использовать один время эффективно или продуктивно, особенно в работа ».
Много люди ассоциировать время управление с участием в рабочее место а также бизнес. Этот является во многом в связи к в идея из время управление в качестве ан действительный концепция что пришел о в в 19-е век с участием в Промышленные Революция.Нет что люди не были управление их время прежний к что, но это является когда Это началось к изменение. В добавление из фабрика Работа созданный а новый тип из рабочее место а также сделал Это необходимо для люди к начинать к управлять их время в а другой способ. В бизнес Мир работает около Бенджамин Франклина Цитировать «время является Деньги». Что средства в лучше ты организовать ваш время, в более Деньги ты делать. А также, над в годы много другой профессионалы имеют продолжение к развивать в идея а также упражняться из время управление.
Как Делать Ты Определять Время Управление?
Время управление является разговаривали о а много Настоящее время. Даже хотя мы все имеют в тем же 24 часы что люди было сотни из годы назад, мы казаться к борьба более с участием получающий вещи сделано что мы необходимость к. Там является а смысл из занятость что мы нести через в день с участием нас. Люди понимать что там находятся другой способы к получать более сделано, но когда Это В самом деле приходит вниз к знание как к определять время управление люди находятся смущенный.
Много полагать что там является а обманывать к время управление. Они полагать что там находятся некоторые люди что казаться к имеют а секрет к существование способный к получать более сделано в а короче период из время. Тем не мение, время управление все кипит вниз к в способ ты использовать ваш время каждый день. Некоторые люди казаться к имеют а естественный ловкость для знание как к делать это, но в правда является, это что-то что все является способный к делать.
Время управление является в способ ты выбирать к проводить ваш время. Ты жестяная банка или позволять ваш день контроль ты или ты жестяная банка делать а план к контроль ваш день; а также ты делать это к управление в время что ты находятся данный.Этот является Почему высокий успешные казаться к получать так много сделано когда там находятся Другие люди кто казаться к выполнить ничего такого в а день данный в тем же количество из время.
Источник: rawpixel.com
Какие Делает Бедных Время Управление Смотреть Нравиться?
Много из нас знать какие бедных время управление выглядит нравиться а также чувствует нравиться. Это постоянно Бег поздно для ваш день. Бег из в дверь в в последний минута спать в тоже поздно, показывая вверх Это просто в Ник из время для а встреча.Этот является бедных время управление. Это также выглядит нравиться прокрастинация а также едва встреча сроки.
Когда ты имеют бедных время управление навыки и умения, Это удары каждый площадь из ваш жизнь. Когда ты постоянно Чувствовать нравиться ты имеют к порыв а также не имеют достаточно время, это очень легкий к терять ваш характер с участием те около ты. Этот включает в себя оба ваш коллеги а также ваш семья. Как много раз имеют ты был в а Борьба с участием ваш семья в качестве ты пытаться к получать из в дверь? Если ты было просто удалось ваш время лучше до нуждающийся к оставлять, ты мог имеют ушел из в дверь плавно а также был на время с участием а хороший отношение.
Какие Делает Хороший Время Управление Смотреть Нравиться?
Когда ты находятся управление ваш время эффективно, ты находятся меньше подчеркнул потому что ты знать какие является на ваш пластина для в день а также что ты имеют нет чрезмерно преданный сам. Ты находятся более продуктивный в ваш день а также а более эффективный рабочий. Ты находятся работающий умнее вместо из Сильнее.
Управление ваш время должным образом позволяет ты к повышаться выше в уровень что ты мы ранее в. Это открывается новый двери для ты в качестве ты стали более организованный а также производить более качественный Работа.
Какие Делает Время Управление Включают?
Там находятся определенный навыки и умения что находятся необходимо к имеют хороший время управление способности. В области из время управление жестяная банка быть сломанный вниз в Цель параметр, планирование расстановка приоритетов, принимать решение, делегирование, а также планирование.
Там как правило не просто один способ или один площадь что потребности к быть улучшен потому что там является так много что является вовлеченный в в процесс из время управление. Если ты находятся смотрящий в увеличение ваш продуктивность, есть а хороший шанс что ты буду необходимость к фокус на несколько области в порядок к увеличение ваш время управление навыки и умения.
Цель Настройка
Цель параметр является ан важный часть из время управление потому что Это дает ты ан общий фокус на какие ты находятся пытающийся к выполнить. Без цели в разум, Это не иметь значение если ты определять время управление, ничего такого буду изменение. Без цели, там В самом деле не а цель из нуждающийся к улучшать ваш время управление навыки и умения. Этот должен быть в первый шаг что ты фокус на время управление потому что Это буду помощь привести ты через в отдыхать из в процесс.
Источник: rawpixel.com
Планирование а также Приоритет
Эти два концепции идти рука об руку когда ты находятся работающий к определять время управление. Первый, ты необходимость к расставлять приоритеты. Этот средства ты находятся создание какие области находятся в самый важный а также необходимость ваш внимание первый. Один раз ты знать какие ваш приоритеты находятся, тогда Вы способный к Начните создание ваш план. Планирование позволяет ты к видеть как в задания что ты необходимость к полный буду соответствовать в ваш день.Планирование также позволяет ты к видеть когда ты делать нет имеют в время доступный к полный а задача что потребности к быть сделано.
Этот жестяная банка быть очень сложно к получать использовал к если ты находятся нет использовал к на самом деле планирование ваш день. Тем не мение, когда ты палка с участием создание а план а также следующий Это ты буду начинать к видеть что ты находятся более продуктивный а также получающий в вещи сделано что ты необходимость к.
Принятие решений
Принимать решение является на самом деле а очень важный навык к имеют когда Это приходит к время управление.Если ты борьба с участием изготовление решения, тогда ты жестяная банка конец вверх тратить впустую а много из время в ваш день. Этот является правда ли ты борьба с участием Только большой решения или в небольшой решение в качестве хорошо.
В самый высокий успешные Работа жесткий к уменьшать в количество из решения что Oни необходимость к делать каждый день. Для пример, отметка Цукерберг является известный для носить в тем же серый Футболка каждый день. Он делает это потому что Это устраняет в необходимость к делать а решение о какие он носить. Высокий успешные знать что Oни необходимость к спасти их способность к делать решения для в вещи что действительно иметь значение.потом когда Oни имеют а решение к делать, Oни делать Это.
Делегирующий
Там является Только так много что ты жестяная банка выполнить в а день на ваш собственный. Тем не мение, когда ты делегировать задания к другие ты жестяная банка выполнить а много более. Это важный к рассмотреть возможность когда делегирование какие задания ты необходимость к делать лично а также какие задания жестяная банка быть передал выключенный к кто-то еще. Делать Конечно ты выбирать кто-то что является большой для в работа а также тогда доверять их с участием в задача. Много люди борьба с участием в задача из делегирование.Они перемена в задача над к кто-то еще, но Oни Продолжить к Работа на в задача в качестве хорошо. Этот является раздражающий для в человек что ты имеют данный в задача к а также Это ест вверх ваш ценный время.
Планирование
Планирование является а большой часть из время управление. Если ты расписание тоже много ты буду нет быть способный к выполнить Это нет иметь значение как много инструменты ты имеют в место. Ты необходимость к имеют а реалистичный план для ваш расписание а также знать какие к делать в что время. В лучше контроль ты имеют из ваш расписание, в лучше контроль ты имеют из ваш время.Ты необходимость к учетная запись для каждый задача ты необходимость к делать на ваш календарь. Этот способ ты не пытающийся к делать более чем какие ты реально жестяная банка.
Источник: rawpixel.com
В качестве ты жестяная банка видеть, время управление является на самом деле сделал вверх из много другой навыки и умения. Это мог бы звук нравиться а очень просто вещь, но так много люди борьба с участием Это. А также там жестяная банка быть много другой причины Почему люди находятся столкнувшийся с трудностями с участием управление их время. Если ты находятся имея а проблема с участием получающий сделано с участием в вещи что ты необходимость к, Это мог бы быть время к разговаривать к кто-то о Это.Там находятся профессионалы в BetterHelp что буду нет Только помощь ты найти из куда ваш борьба является приходящий из но положил шаги в место к превосходить их в качестве хорошо.
Время управление нет Только влияет ваш продуктивность, но Это довольно часто удары ваш уровень из счастье. Когда ты постоянно Чувствовать нравиться Вы отсутствует сроки, Бег позади, а также принимая на более чем ты жестяная банка ручка ты буду стали перегруженный а также подчеркнул. Этот буду брать а потери на ты оба умственно а также физически. Если ты находятся готов к брать контроль из ваш время а также жизнь, разговаривать к а Терапевт в BetterHelp Cегодня.
Как контролировать свое время
24 янв.2019 г.
Управление временем — это вопрос выбора. Вы выбираете эффективность или дезорганизованность. Вы решаете сосредоточиться и сконцентрироваться на своих наиболее важных задачах или предпочитаете тратить свое время на занятия, которые не имеют большого значения для вашей жизни. И вы всегда вольны выбирать.
Отправной точкой преодоления вашего предыдущего программирования и устранения ментальных блоков на пути к управлению временем является для вас принятие ясного, недвусмысленного решения стать абсолютно превосходным в том, как вы используете свое время, минута за минутой и час за часом.Вы должны решить прямо здесь и сейчас, что собираетесь стать экспертом в управлении временем. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы управлять своим временем настолько хорошо, чтобы люди смотрели на вас и использовали вас как образец для подражания для своих рабочих привычек.
Первый шаг: преодоление промедления
Чтобы избавиться от привычки откладывать дела на потом, требуются смелость, самодисциплина и упорный труд. Но награда велика. Вы испытаете большую самооценку, уверенность в себе и личную гордость и добьетесь успеха на всю жизнь.Вот что делать:
1. Выберите одну важную задачу, от которой вас сдерживает промедление. Примите решение начать и завершить этот единственный проект.
2. Составьте подробный список всего, что вам нужно сделать для выполнения этой задачи; думать на бумаге.
3. Выберите самый важный элемент в своем списке и соберите все, что вам нужно, чтобы начать и завершить этот элемент.
4. Установите конкретное время, когда вы собираетесь начать, и целенаправленно работайте над этой задачей, пока она не будет завершена.
5. Разбейте самые большие задачи и цели на небольшие части и сосредоточьтесь на том, чтобы начинать и выполнять одну часть работы за раз.
6. Примите на себя 100% ответственность за начало и завершение вашей основной задачи; откажитесь оправдываться или рационализировать откладывание.
7. Визуализируйте себя работающим с чувством безотлагательности; запрограммируйте свой разум, повторяя слова «Сделай это сейчас!» снова и снова.
Пять незаменимых инструментов управления временем
1. Используйте планировщик времени.Лучшие планировщики времени, будь то вкладыши или электронные, позволяют планировать на год, месяц, неделю и каждый день. Чтобы быть эффективным, планировщик времени должен содержать основной список, в котором вы можете фиксировать каждую задачу, цель и требуемое действие по мере их появления, а также календарь и ежедневный список «действий».
2. Всегда работайте по списку. Вы можете навести порядок из хаоса быстрее с помощью списка, чем с помощью любого другого инструмента управления временем. Начните с записи каждой задачи, которую вы собираетесь выполнить в течение дня.Если вы чувствуете себя перегруженным слишком большим количеством задач, запишите все, что вам нужно сделать в обозримом будущем. Сам процесс составления списка позволяет вам контролировать свое время и свою жизнь.
3. Организуйте свой ежедневный список по приоритету. Каждый день составляйте список задач в порядке приоритета. Оцените каждую задачу в соответствии с ее потенциальными последствиями, начиная с того, что вы должны сделать, и заканчивая тем, что было бы хорошо, но определенно не важно, чтобы выполнить. После того, как ваш список организован, он становится картой, которая поможет вам с утра до вечера наиболее эффективным и действенным способом.Отказывайтесь делать что-либо, пока вы не внесете это в список и не упорядочите по значимости по сравнению с другими делами, которые вам нужно сделать.
4. Обязательно используйте любую систему управления временем, которая вам нравится. Неважно, выберете ли вы один из множества замечательных КПК и компьютерных систем или один из бесчисленного множества систем, которые предлагают множество форм для написания всего от руки. Важно то, что вы овладеете своей предпочтительной системой управления временем и используете ее регулярно, пока это не станет естественной привычкой.
5. Настройте 45-файловую систему. «Система из 45 файлов» — это файл-тиклер, который позволяет вам планировать и организовывать свое время и обязанности на срок до двух лет вперед. Сначала очистите ящик стола или возьмите отдельную папку с местом для 14 подвешенных файлов, а затем возьмите коробку с 45 картонными файлами, чтобы положить в них. Номер 31 файла для дней месяца. Назначьте 12 файлов на месяцы года, с января по декабрь. Отметьте два последних файла на следующие два года. Если через шесть месяцев у вас будет ответственность, просто перенесите ее в этот ежемесячный файл.В начале каждого месяца снимите с себя все свои обязанности за этот месяц и отсортируйте их по своим ежедневным файлам, пронумерованным от 1 до 31. Начните планирование управления временем на каждый день, вынув файл за этот день. А еще лучше подготовьте свой список «действий» на следующий день накануне вечером.
Выигрыш / победа: повышайте самооценку и служите образцом для подражания для других
Если вы управляете другими, поймите, что вы являетесь образцом для подражания для своих сотрудников. Если вы видите себя примером отличной работы, вы всегда будете добиваться большего и добьетесь большего, чем если бы вы просто думали о себе как о личном, пытающемся быть более эффективным.Чем больше вы думаете о себе как о прекрасном тайм-менеджере, тем лучше вы становитесь. Чем больше вы воспринимаете себя как образец для подражания для других, тем лучше вы становитесь в организации своего времени и жизни.
И чем лучше ты что-то делаешь, тем больше нравишься тебе. Самоуважение и самоэффективность подпитывают и усиливают друг друга. Это открытие делает управление временем таким важным во всех сферах вашей жизни. Чем лучше вы используете свое время, тем больше вы делаете и тем выше ваше чувство собственной эффективности.В результате вы больше любите себя, делаете работу еще качественнее и делаете еще больше. Вся твоя жизнь улучшается.
Адаптировано с разрешения издателя из Time Power Брайаном Трейси. Авторское право 2004 г., Брайан Трейси. Опубликовано AMACOM, подразделением Американской ассоциации менеджмента. Для получения информации о других книгах AMACOM посетите www.amanet.org/books.
Куда уходит ваше время и как его контролировать
Нам очень часто приходится жаловаться на то, как мало времени у нас есть, чтобы что-то сделать, или на то, что мы не лучшие в управлении временем.
Но многие ли из нас готовы понять , почему нам так сложно управлять временем?
В самом деле, легко ожидать, что один единственный метод или инструмент управления временем предоставит вам больше свободного времени. Именно поэтому вокруг тайм-менеджмента возник ажиотаж, который до сих пор сохраняется. Давайте посмотрим, что такое тайм-менеджмент, о котором все говорят.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ
«Управление временем» — это процесс, который начинается с анализа и переосмысления ваших основных жизненных целей, а затем принятия мер, чтобы гарантировать их достижение, не отвлекаясь.
Из-за этого у вас есть гораздо больше, чем просто время, чтобы привлечь внимание: цели, приоритеты, задачи и отвлекающие факторы.
С таким количеством советов по управлению временем, которые проведут вас разными путями, мы рассмотрим самые важные из них, которые вам понадобятся, чтобы упорядочить свое время:
Решите, чего вы хотите достичь, и изложите все на бумаге
«У меня мало времени».
Сколько раз вы сами слышали или придумывали это «оправдание»?
Основной причиной «нехватки времени» остается тот факт, что у людей слишком много забот.Только в 2017 году 41% взрослого населения США сообщили, что у них нет достаточно времени в день, чтобы делать все, что они планировали. Люди, которые работают или имеют детей, относятся к тем, кто сообщает, что у них все меньше и меньше времени в повседневной жизни.
По правде говоря, не бывает нехватки времени. Все зависит от того, насколько хорошо вы, , ставите цели и приоритеты.
Поскольку время — это ограниченный ресурс, вам необходимо выяснить, каковы ваши конечные цели — метацели .Это те, от которых вы не хотите отказываться, даже если это означает жертвовать и сокращать время, потраченное на другие области вашей жизни, которые не приблизят вас к вашей главной цели.
Priorities также поможет вам выполнить самые важные задачи в первую очередь. Однако помните, что между важными и срочными задачами огромная разница. Хотя для достижения ваших целей оба должны сосуществовать, неотложные дела могут потребовать вашего немедленного внимания и временно приостановить ваш прогресс в выполнении важных обязанностей.Чтобы отсортировать между этими двумя, обратитесь к матрице решений Эйзенхауэра.
Если вам сложно решить, каковы ваши конечные цели, посмотрите это видео, чтобы понять 3 основных шага для построения своего жизненного пути:

Возьмем воображаемый персонаж. Зовите его Джон. Вот как мог бы выглядеть его список целей и приоритетов:
Или вы можете использовать внешнее вдохновение. Вам не нужны сложные отчеты и статистика, чтобы видеть, каковы цели других людей.Просто взгляните на этот список самых важных жизненных целей, ранжированных людьми.
Наслаждайтесь жизнью. Будь счастлив. Дайте волю своим увлечениям.
Проблема со всеми упомянутыми здесь целями в том, что они слишком общие, чтобы вы могли даже приступить к их достижению. Следующий шаг — разделить их на действенные цели. Или вы можете установить вехи вместо целей и просматривать их с помощью простого создателя диаграммы Ганта.
Итак, вот где возникает вся суета вокруг написания целей.
92% людей не достигают поставленных новогодних целей. Тем не менее, наука уже доказала важность постановки целей и их воплощения на бумаге.
Вам нужен план или система тайм-менеджмента. Одно дело — думать о том, чего вы хотите достичь, и просто забыть об этом, потому что вы все заняты чем-то другим, а другое — видеть и визуализировать свою цель каждый божий день. Чтобы отслеживать, вы также можете записывать свои цели в заметки и наклеивать их, где бы вы ни находились (на столе, зеркале, даже на телефоне).Записывая, чего вы хотите достичь, вы делаете первый осознанный шаг к этой цели.
Это все из-за нашей человеческой природы и того, как работает наш мозг. Простое представление о том, что вам нужно делать дальше, может помочь вам вспомнить задачу и найти временной интервал, чтобы позаботиться о ней. Такое поведение называется эффектом Зейгарника. Исследование, проведенное Блюмой Зейгарник, которая анализировала поведение официантов, пришло к выводу, что официанты могут запоминать заказы только до того, как они должны были их обслуживать. Как только они доставляли их, их мозг удалял любые воспоминания о прошлых заказах, поскольку они были вычеркнуты из списка, а также из их мозга в целом.
ПРИМЕЧАНИЕ
Наличие плана действий может избавить нас от беспокойства. Если вы не верите в этот трюк, попробуйте следующее упражнение. Каждое утро записывайте 3 своих главных цели на этот день — от самой сложной до самой легкой. Затем посвятите все свои силы первой цели, пока она не будет достигнута. Вычеркнув его из списка, вы почувствуете себя выполненным, избавитесь от любых мыслей, которые могут ограничить ваши амбиции, и побудит вас двигаться дальше и добиваться остальных целей.
Представьте, что ваша главная цель в жизни — стать профессиональным писателем. Такой большой, как этот, требует серьезного обдумывания, прежде чем решать, как его осуществить. Будьте конкретны и ставьте УМНЫЕ цели. За пределами этого уровня ваша цель состоит из списка задач и этапов, которые необходимо выполнить шаг за шагом.
Вот как может выглядеть похожий:
Запишите свои жизненные и карьерные цели на бумаге
Начать блог
Публикация фрагментов в блоге
Найти публициста
Завершить первый роман
Отправить рукопись издателям
Изменить рукопись
Начать работу над вторым романом и т. Д.
Теперь добавьте еще несколько десятков или сотен шагов, и вы скоро поймете, что на самом деле стоит за одной амбициозной целью.
Постепенно ваше воодушевление будет расти по мере того, как вы приближаетесь к своей цели и, возможно, даже сможете выполнять несколько таких подзадач в день.
Все, от простого списка дел до более продвинутого инструмента для управления проектами или программного обеспечения для управления работой, может оказаться огромной рукой при создании окончательного плана вашей жизни. Чтобы получить более ясный пример целевой цели, которую ставят многие люди, просмотрите этот список дел для создания личного блога:
ПРИМЕЧАНИЕ
Первый план или система могут не сработать для вас.Вам потребуется серия проб и ошибок, чтобы достичь структуры, наиболее выгодной для вас и вашей работы. Однако, учитывая, что он может измениться со временем, любой письменный план остается лучшим решением, чем просто расплывчатый список желаний, забытый в одном из уголков вашего мозга.
Посмотрите, куда уходит ваше время прямо сейчас
Теперь, когда все ваши цели и приоритеты определены, пора проанализировать и понять, как вы проводите свое время.
Этот процесс может показаться немного длинным и, следовательно, для некоторых «пустой тратой времени», поэтому начните с малого, чтобы убедиться в его важности.Хорошая новость заключается в том, что чем больше усилий вы прикладываете к аудиту времени, тем яснее будет представление о том, куда идет ваше время.
Техники «одитинга» своего времени одинаковы для всех. Отслеживайте свои действия на блокноте вручную или воспользуйтесь компьютерным инструментом.
«Ручной» способ подразумевает, что вам нужно будет записывать все, что вы делаете каждый день, и сколько времени вы тратите на это конкретное действие. Вот пример:

Помните список целей и приоритетов Джона? Теперь давайте посмотрим, как он использовал простую таблицу, чтобы вручную отслеживать свое время за последние 30 дней:
Тогда есть «автоматический метод » .Инструменты цифрового учета времени дают вам дополнительные преимущества по сравнению с классической ручкой и бумагой. Вам не придется писать все вручную и рисковать потерять всю информацию, вы будете получать уведомления о приближении сроков и сможете создавать отчеты одним щелчком мыши, так что вы сразу увидите, на что уходит ваше время.
В Paymo вы можете делать все, что вы обычно делали бы в своем блокноте или ежедневнике, просто автоматически. Создайте задачу для занятия, затем запустите таймер. Когда вы закончите работу, остановите ее и сделайте перерыв или переходите к следующему заданию.Все потраченное время будет автоматически записываться в область вашего расписания, поверх которой вы можете создавать отчеты о времени, чтобы точно видеть, как вы проводите свое время.
Помимо ручного учета времени, вы также можете использовать автоматический счетчик времени PaymoPlus. Инструмент мгновенно отслеживает каждую секунду, которую вы проводите перед компьютером в файле, приложении, веб-сайте и даже на вкладке браузера. Осталось настроить правила, чтобы связать время, потраченное на определенные инструменты, с задачами в Paymo.

Оцените возможности отслеживания рабочего времени Paymo бесплатно.

Одна из распространенных проблем, с которыми сталкиваются многие люди, — это неспособность оценить, сколько времени у них уйдет на выполнение одной задачи.
Вы также можете начать с просмотра уже имеющихся у вас данных о затраченном времени. Если вы используете Календарь Google, на этот раз вы можете получить интеграцию отчетов о времени, чтобы создавать отчеты о времени на основе существующих данных календаря. Кроме того, вы можете установить трекер использования приложений на свой телефон, чтобы увидеть реальную статистику о том, сколько времени вы тратите на отвлечение приложений, а не только ваши приблизительные данные.
Вы, наверное, уже знаете, что такое ваша непродуктивная деятельность и веб-сайты. YouTube, 9GAG, Twitch, Facebook, Instagram и т. Д. Видите их в своем репортаже? Это очевидные отвлекающие факторы, если вы не являетесь менеджером в социальных сетях или создателем контента. Любая деятельность, которая не соответствует этим целям, может быть временно удалена или перенесена.
Вам также необходимо определить, что для вас означает непродуктивность на работе.
Встречи в офисе
, обзоры спринтов, прогулки в полдень, очистка почтового ящика или уборка рабочего стола — все это примеры действий, которые могут быть непродуктивными для одних, но столь важными для продуктивности других.
Точно так же у нас есть субъективные взгляды на определение свободного времени. Хотя вы можете рассматривать часы, которые вы проводите на работе, как заблокированное время, когда вы в значительной степени перегружены и следуете политике компании, вы можете так много сделать с оставшимися 8 часами своего дня (при условии, что вы также посвящаете здоровые 7-8 часов. часов, чтобы спать).
Все зависит от того, насколько хорошо вы умеете перераспределять свободное время. Некоторые используют это строго, чтобы расслабиться и развлечься, в то время как другие хотят что-то сделать для своего побочного выступления.Наше собственное восприятие заставляет нас распределять время в зависимости от того, сколько ресурсов мы готовы пожертвовать ради того, что имеет для нас большее значение.
Чтобы отличить одну производственную деятельность от другой, задайте себе следующие вопросы:
Связаны ли эти действия с моими текущими целями?
Будет ли эта задача отрицательно влиять на другую?
Какую цель я пытаюсь достичь с помощью этой конкретной задачи?
Эта задача актуальнее других?
Какую задачу я откладывал, но требует немедленного внимания?
Что может отвлекать вас при работе над этим заданием?
Что я узнаю из этого задания?
Вы теряете время?
Есть несколько причин, по которым люди откладывают дела на потом вместо того, чтобы делать то, что они должны делать: не зная, как начать работу, не заботясь о задаче, предпочитая работать над более легкой задачей, ожидая более подходящего момента, страх неудачи или просто забвения.Прочтите эту исчерпывающую статью об эффективных стратегиях преодоления прокрастинации.
«Потраченное впустую время» — одна из распространенных причин, по которой время тратится на деятельность, которая никоим образом не соответствует тому, что вы хотите сделать или достичь.
Так что подумайте, что для вас значит тратить время зря? Относится ли это к чему-либо, что не поможет вам достичь ваших мета-целей в жизни? Или, может быть, вы застряли на работе, которая вам не нравится, и решили тратить время на то, чтобы минуты текли быстрее?
У людей разные определения и представления о том, что заставляет их тратить время зря.Часто упоминаемые траты времени включают слишком много игр, неправильную работу, выбор неправильного колледжа, поездки на работу, чрезмерные размышления, времяпрепровождение в социальных сетях, бесцельный просмотр телешоу и т. Д. Многие люди даже называют работу временем дрочит, потому что они не в той индустрии или предпочли бы сосредоточиться на побочном концерте, подпитываемом их страстью.
Ключ к тому, чтобы вернуть потерянное время, — это понять, почему вы вообще его тратите.
Как и в случае с любой вредной привычкой, которую вы пытаетесь изменить, вы сначала должны признать, что у вас проблемы с тайм-менеджментом.Затем определите его причины, чтобы предотвратить его повторение. После того, как вы точно определили, сколько времени вы тратите на деятельность, не имеющую окончательного результата в рамках ваших метацелей , спросите себя:
Действительно ли эта деятельность полезна или она вам чем-то помогает? Возможно, вам придется потратить полчаса на просмотр видео на YouTube, чтобы расслабиться или просто выучить новый рецепт, который вы хотите приготовить вечером. Выделить время для отдыха — это нормально и необходимо для вашего общего благополучия.
Что я буду чувствовать, если перестану этим заниматься? Вы не хотите идти экстремальным путем, убирать из своего дня все развлечения и разрушать свою жизнь. Если после полного прекращения занятия вы чувствуете себя нейтральным, вам не нужно беспокоиться о последствиях. С другой стороны, если вам просто грустно и вы не получаете никакого удовольствия от дня, попробуйте просто ограничить время, которое вы выделяете на это занятие.
Можно ли использовать эту же задачу для достижения моей основной цели? Проводите много времени в LinkedIn? Отлично, используйте это время, чтобы расширить свою сеть и принять участие в ежедневных обсуждениях.Любите прокручивать Dribbble? Просто сохраните свои любимые снимки и используйте их для вдохновения в будущем. Вы даже можете использовать мемы 9GAG в своих статьях.
Возвращайте время и следите за своим прогрессом
После определения основных причин потраченного впустую времени пора его перераспределить. Думаете, полеты скучны? Используйте это время, чтобы поработать. Застрял в очереди в супермаркете? Прочтите интересную статью или послушайте подкаст на своем телефоне. Вы даже можете использовать время в ожидании автобуса, чтобы спланировать свой рабочий день.
Так много людей чувствуют себя виноватыми, когда не делают ничего, что помогло бы им достичь своих целей. Но вам нужно перестать быть непродуктивным и перенаправить свое внимание и усилия.
Потому что тратить бесчисленные часы, беспокоясь о том, что вы ничего не сделали в течение дня, только отнимает у вас больше времени. Доказано, что прощение себя за откладывание дел в прошлом поможет вам не тратить время зря в будущем.
Давайте посмотрим, что вам нужно сделать, чтобы улучшить свои навыки управления временем.
Чтобы улучшить способ распределения своего времени, анализируйте действия, которые отнимали у вас много часов каждую неделю, и перенаправляйте их на достижение ваших основных целей. Ваши мета-цели . Используйте только что обретенное время, чтобы повысить качество своей работы. В конце концов, дополнительные усилия и качество более ценны, чем просто получение большого количества результатов за короткий промежуток времени.
Честно говоря, очень легко проверить свой прогресс на протяжении всего процесса учета рабочего времени. Вы можете прочитать онлайн-руководство, которое поможет вам в вашем процессе.Тем не менее, трудной частью остается работа над вашей мотивацией и трудовой этикой, например, противодействие преднамеренной или непреднамеренной краже времени и создание подробных отчетов для заинтересованных сторон.
Конечно, вы можете придерживаться своей электронной таблицы для учета рабочего времени:

Но учет времени в электронной таблице выполняется полностью вручную, так как все записи времени приходится вводить вручную, а этот процесс подвержен серьезным ошибкам. #? ‍♀️§? ‍♂️ &
В качестве лучшего решения подойдет любое программное обеспечение для управления проектами или работами с таймером, используемым на этапе аудита.
Проведите еженедельный обзорный сеанс продолжительностью до 10 минут, чтобы просмотреть свои новые отчеты о времени и убедиться, что новое распределение часов соответствует вашим целям.
Вы приближаетесь к достижению своих целей?
Есть что-нибудь, что еще можно улучшить?
Какие корректировки вы внесли, но пока не помогли?
И, прежде всего, следите за наиболее продуктивным временем дня. Быстрый пример: если вы обычно выполняете один тип задачи за один час утром, но вам требуется 2 или, может быть, более часа для того же вида деятельности, которая должна быть выполнена вечером, вам нужно перенаправить свое срочное или самые важные обязанности к утренним часам.
Но помните, что изменения не происходят просто на бумаге, и вы, скорее всего, увидите результаты только вовремя, а не в одночасье. Используйте каждое незначительное улучшение, которое вы видите, чтобы мотивировать себя. Доказано, что эти детские шаги дают нам психологический импульс и помогают нам добиваться наших целей.
Другие стратегии управления временем для экономии ваших часов
Тем не менее, нет ни одного метода или инструмента тайм-менеджмента, который волшебным образом превратит вас в лучшего организатора времени. Чтобы стать более продуктивным в долгосрочной перспективе и развить свои навыки управления временем, вам нужно будет протестировать несколько приложений и методов.
Выберите правильные инструменты и методы
Для личных дел вы можете использовать простые инструменты, такие как Календарь Google или просто телефон. Вы также можете иметь письменный ежедневник или карманный календарь. Для служебных обязанностей программное обеспечение для управления задачами сделает свое дело, так как вы сможете упорядочить все свои действия и получать уведомления, чтобы не пропустить крайний срок.
Использование программного обеспечения вместо письменного плана помогает вам адаптировать и переупорядочивать свои приоритеты на временной шкале всякий раз, когда появляется срочная задача.Если в ваших задачах участвуют и другие товарищи по команде, вы можете подумать о выборе инструмента для управления проектами. Это часто позволяет вам создавать несколько проектов и портфелей проектов и планировать рабочую нагрузку всей команды, чтобы ни один из ваших коллег не был занят или погребен за бесконечными задачами.
Когда дело доходит до времени, нет ничего лучше, чем программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников. Тот, который позволяет вам регистрировать почасовую работу, а также централизовать расписания и определять, на чем лучше всего сосредоточиться (с точки зрения задач) для вашей команды.
Но дело не только в инструментах.
Существует множество методов повышения продуктивности, которые вы также можете протестировать, чтобы упорядочить свою деятельность. Матрица решений Эйзенхауэра, принцип Парето или создание мастер-списков — это лишь несколько примеров, о которых вы можете подробно прочитать в нашем руководстве по приоритизации задач.
Канбан-доски
— тоже не очень распространенный метод, который поможет вам увидеть, над какими задачами вы сейчас работаете и есть ли какие-либо действия, над которыми вы еще не начали работать.Особенно полезно, когда вы имеете дело с несколькими задачами одновременно:
Еще важнее, чем приоритезация, — убедиться, что вы не упускаете из виду свою цель. Getting Things Done® помогает вам определить, какие действия действительно важны для вас и ваших конечных жизненных целей. Для этого метод GTD предлагает систему еженедельных обзоров, чтобы вы не сбились с пути.
Вот пример того, как могут выглядеть ваши списки дел, если следовать методу GTD при расстановке приоритетов:
Положите конец всем отвлечениям.
На работе все может отвлекать. Особенно, если вы занимаетесь тем, что не очень любите. Новое видео на YouTube, друг спрашивает о вашем дне, даже о тех завораживающих облаках в небе. Все кажется намного интереснее, чем застревать на ужасной задаче. Тем не менее работу нужно делать.
Метод Pomodoro помогает реструктурировать свою работу партиями по 25 или 15 минут (в зависимости от вас) с небольшими перерывами между ними, чтобы дать время расслабиться.Тщательно выполняемый каждый день, этот метод постепенно превратится в полезную рабочую привычку. Если вы не хотите заниматься отслеживанием самостоятельно, подпишитесь на лучшее приложение Pomodoro, чтобы держать продуктивность в курсе. Кроме того, существует множество мобильных приложений, которые позволят вам сосредоточиться и не откладывать на потом.
Создайте подходящую среду.
Тесно связанный с предыдущим советом, правильное рабочее место является ключом к повышению эффективности работы. Будь то рабочий стол или домашний офис, если вы работаете удаленно, подходящая обстановка не позволит вам отвлекаться и мотивирует сосредоточиться на текущей работе.
Наряду с вашим физическим рабочим пространством вам также необходимо уделять пристальное внимание тому, как вы обслуживаете свое цифровое рабочее пространство. Я, например, отключаюсь от физического офиса всякий раз, когда работаю, поэтому довольно ясно, почему я хочу содержать свой «цифровой стол» как можно более чистым, чтобы у меня не было доступа к возможным потерям времени.
Помимо выбора инструмента управления задачами или проектами, который позволит вам систематизировать и легко отслеживать свои действия, существуют приложения и веб-сайты, которые полностью устраняют любые отвлекающие факторы.Для писателей Calmly Writer позволяет писать на пустой странице, где буквально нет разрушителей, поскольку даже параметры редактирования появляются только тогда, когда они вам тоже нужны. Для разработчиков редакторы кода, такие как Atom или Sublime Text, также предоставляют довольно чистый интерфейс, не позволяя вам заходить в веб-браузер.
Прекратите многозадачность и переключитесь на «однозадачность».
Это общий совет, но до сих пор люди, кажется, считают, что многозадачность — это положительная черта. Это не. Выполняя 2-3-4 дела одновременно, вы теряете качество в каждой задаче и рискуете забыть о приоритетной или срочной задаче, которая у вас может быть.
По своей природе исследования показывают, что наш мозг не может даже выполнять несколько дел одновременно. Тем не менее, многозадачность стала тенденцией вместе с развитием Интернета, поскольку теперь мы можем позволить себе быстро переключаться с одной задачи на другую, с одного браузера на файл Word, от обсуждения одного сообщения в Messenger к электронному письму…?
Поскольку мы только начинаем замечать негативные последствия многозадачности, цифровых решений этой проблемы не так уж и много. Прежде всего, нужно изменить образ мышления и взять на себя обязательство выполнять задачи одну за другой.Slash — это так называемая «машина производительности», которая заставляет вас работать над одной задачей за раз и записывает, сколько времени вы на нее потратили.
Убедитесь, что вы работаете над задачами, соответствующими вашему набору навыков.
Обычно менеджеры делегируют свои административные обязанности своим помощникам или просто кому-то еще в компании. Это экономит им МНОГО времени.
Вам не обязательно быть менеджером, чтобы лучше разобраться со своими обязанностями. Например, автор блога может попросить дизайнера собрать кучу иллюстраций вместо того, чтобы тратить на выполнение той же задачи значительно больше времени, чем дизайнер.
И наоборот, писатель сможет создать новую статью для блога компании намного быстрее, чем дизайнер без опыта написания. Вы уже знаете свои навыки, поэтому используйте их с умом, чтобы избежать переутомления и обеспечить качество при выполнении каждой задачи.
Итак, как вы собираетесь провести следующую неделю?
Попробуйте этот список шагов для управления временем:
Определите свои цели и приоритеты и запишите их все
Запишите, как вы проводите время в данный момент
Узнайте, кто ваши тратят время
Отслеживайте свой прогресс, следуя пошаговому плану.
Выберите правильные инструменты и методы для управления временем
Создайте подходящую рабочую среду, чтобы никто не отвлекался
Переходите к однозадачности вместо многозадачности
Работайте над задачами, соответствующими вашей квалификации
Если вам трудно максимально использовать свое время, главное, что вы можете убрать, — это то, что для чего-то требуется время.Навыки тайм-менеджмента станут прочной рабочей привычкой, которую вы со временем разовьете, если захотите выложиться на полную.
Если вы найдете эту статью о тайм-менеджменте полезной, поделитесь ею с кем-то, кто в настоящее время пытается достичь своих целей, или просто поделитесь своими собственными советами по тайм-менеджменту в разделе комментариев. Как вы составляете план тайм-менеджмента? Есть ли у вас какие-либо действия по управлению временем или упражнения, которые вам нравятся? До следующего раза не забывайте работать над своей мечтой
Руководство по управлению временем
Ultimate — Clockify
01.
Что такое тайм-менеджмент?
Согласно определению управления временем, управление временем — это процесс планирования, организации и контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, — это способность продуктивно и эффективно использовать время, которое у вас есть в течение дня.
Жизненно важным подтипом управления временем является организационное управление временем — он включает в себя организацию вашего времени и действий таким образом, чтобы вы могли идентифицировать потери времени, оценивать их и сокращать.
В целом, тайм-менеджмент имеет решающее значение для вашего успеха на работе, но он также важен для того, чтобы помочь вам найти время для своей семьи, друзей, хобби, а также личных обязательств и интересов.
Самая важная концепция управления временем — это приоритета — управление временем сосредоточено вокруг:
Установка приоритетов
Максимальное количество времени, которое вы тратите на приоритеты
Сокращение времени, которое вы тратите на неприоритеты
Однако, несмотря на термин «управление временем», строго говоря, само время не может управляться , потому что это фиксированный компонент — вы не можете продлить на 2 часа в день, но вы можете максимизировать количество приоритетных действий вы закончите в течение указанных 2 часов.
Итак, чтобы практиковать успешное управление временем, вам необходимо обладать и развивать правильный набор навыков — примеры навыков управления временем включают:
Эффективное делегирование задач
Постановка и достижение целей
Принятие эффективных решений
Управление встречами и поручениями в одиночку или в команде
Управление вашими проектами
Составление полных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и годовых расписаний
Анализ и решение проблем
Планирование и координация мероприятий
Эффективная командная работа в целом
02.
Преимущества тайм-менеджмента
Управление временем, когда все сделано правильно, имеет ряд важных преимуществ:
Снимает стресс
Правильное управление временем включает в себя соблюдение расписания и отметку пунктов в списке дел — таким образом вы чувствуете, что у вас все под контролем, и вы меньше нервничаете из-за своей работы.
Больше времени
Правильное управление временем включает в себя блокировку времени в вашем расписании для важных дел и временное ограничение ваших поручений, чтобы вы не тратили на них слишком много времени — все это экономит время и дает больше возможностей для общения с друзьями, провести некоторое время с семьей , занимайтесь хобби или преследуйте другие личные интересы.
Помогает достичь ваших целей
Правильное управление временем включает в себя расстановку приоритетов и других дел таким образом, чтобы у вас оставалось достаточно времени, чтобы обдумать, найти и преследовать правильные цели.
Делает вас увереннее
Правильное управление временем включает в себя завершение работы вовремя и ведение организованной жизни — люди вокруг вас начинают восхищаться вами из-за этих качеств, которые помогают поднять ваш моральный дух и уверенность в себе, что приводит к решению продолжать такой организованный образ жизни.
Помогает меньше откладывать на потом
Правильный тайм-менеджмент включает в себя четкие расписания, которые не оставляют или почти не оставляют места для безделья — вы почувствуете себя воодушевленным придерживаться запланированных повседневных дел и в результате меньше откладывать на потом.
03.
Важность тайм-менеджмента
Как мы видели в разделе «Преимущества управления временем» , правильное управление временем помогает вам получить и сохранить контроль над своей жизнью в целом.
Без надлежащего управления временем вы, вероятно, будете тратить время на тривиальные дела и пренебрегать своими приоритетами. Затем вы, вероятно, пропустите прием пищи или сократите время сна, чтобы сэкономить часть времени, потерянного для работы, но вы все равно мало что сделаете, потому что невозможно правильно сосредоточиться, когда вы голодны или устали. .
Итак, тайм-менеджмент важен, потому что он помогает вам:
Готово, хотите, хотите
Делайте то, что хотите быстрее
Делайте больше за меньшее время
отходы минус раз
Найдите время для досуга
Найдите время для правильного питания и достаточного количества сна
Кроме того, тайм-менеджмент также помогает снизить стресс в результате качественной работы, завершенной раньше установленного срока, с большим количеством времени для хобби и друзей.
В конце концов, у вас будет больше шансов добиться успеха в жизни, но вы также извлечете уроки из своих потерь, а также поймете, какие шаги нужно предпринять, чтобы минимизировать эти потери в будущем.
04.
Как обычные люди управляют временем? (Статистика)
Согласно фактам и цифрам управления временем, а также статистике учета рабочего времени, люди тратят:
Менее 2 минут значимого разговора со своими супругами и партнерами и менее 30 секунд значимого разговора с их детьми — при этом около 95% всех браков распадаются из-за «отсутствия общения».
Среднестатистический человек прерывается каждые 8 минут, теряя не менее 5 минут на запросы, которые имеют «небольшую или не имеющую реальной ценности» — общее время, потраченное на такие прерывания, к концу дня достигает 3 часов.
Люди, которые работают за беспорядочными столами, тратят на что-то около 1,5 часов в день или 7,5 часов в неделю.
В среднем работающие люди спят около 7 часов в день и тратят около 35 минут на дорогу до работы.
Обычные сотрудники тратят на собрания около 6 часов в неделю, и 9 из 10 человек проводят собрания в мечтах.
Среднестатистический человек полагается на 13 различных методов управления временем, чтобы максимально использовать время каждый день.
Только 20% рабочего времени тратится на значимые задачи, в то время как 80% тратится на задачи с «небольшой или нулевой ценностью».
Целых 40% работающих людей пропускают завтрак, а 39% пропускают обед — примерно половина людей, которые обедают и , выделяют только 15 минут на свои обеденные перерывы.
78% всех американцев хотели бы иметь больше времени, чтобы расслабиться и расслабиться, а еще 75% чувствуют постоянную усталость.
Обычно на выполнение задачи уходит в два раза больше времени, чем вы первоначально предполагали.
Как очевидно, много времени в течение дня тратится впустую, неправильно управляется или неправильно рассчитывается — вот признаки того, что вы тоже являетесь частью статистической выборки, которая плохо распоряжается своим временем.
05.
Признаки того, что у вас плохие навыки управления временем
Есть несколько бесплатных знаков, указывающих на то, что у вас плохие навыки управления временем:
Ты всегда опаздываешь
Вы всегда опаздываете на встречи и постоянно нарушаете сроки по проектам.
Причина? Вы беретесь за множество задач, даете много обещаний и, в конце концов, просто не можете их выполнить.
Вы медленно работаете
У вас уходит 2 часа на то, чтобы закончить задачу, которую большинство других людей завершили бы менее чем за час.
Причина? В вашей работе отсутствует организация, которая помогла бы вам лучше структурировать свою работу и быстрее выполнять задания.
Вы теряете много времени
Вы тратите 3 часа на простую задачу — на 2 часа больше, чем это действительно необходимо.
Причина? У вас нет строгого расписания, говорящего, когда вам следует начинать и когда прекращать работу над задачей — вы работаете над задачами в произвольном порядке, и у вас нет четкой организационной системы для работы.
Вы часто испытываете недостаток энергии
Вы все время чувствуете себя истощенным — как будто у вас нет времени есть, спать или отдыхать.
Причина? Вы постоянно откладываете дела на потом и отстаете в выполнении своих заданий, поэтому после работы вы тратите лишние часы, пытаясь наверстать упущенное.
Вы часто нерешительны
Вы постоянно не понимаете свои приоритеты и тратите дополнительное время, не в силах решить, чем заняться дальше.
Причина? У вас нет четкой повестки дня, которая показывает ваши ежедневные приоритеты и то, как они соотносятся с вашими целями.
Вы беретесь за слишком много работы
Вы всегда выполняете запросы от других, пока у вас не будет времени на собственные задания.
Причина? Вы не понимаете, каковы ваши приоритеты, как их определять и как убедиться, что вы их делаете в первую очередь.
Причина серьезных проблем с тайм-менеджментом…
Если перечисленные причины плохого управления временем случайны, вы, вероятно, сможете решить их самостоятельно после некоторого времени и практики.
Тем не менее, хронические проблемы с управлением временем, включая трудности с началом выполнения задачи, организацией и соблюдением расписания, а также с выполнением своих задач, могут указывать на синдром дефицита внимания с гиперактивностью (СДВГ) или синдром дефицита внимания (СДВ).
Это заболевание включает:
Трудности с вниманием
Снижение контроля над эмоциями
Чрезмерная активность
Общая трудность с контролирующим поведением
Самое главное, что СДВГ влияет на вашу способность отмечать течение времени и соответственно строить планы, поэтому правильное управление временем становится трудным.
Для получения дополнительной информации о расстройстве СДВГ посетите веб-сайт Национального института психического здоровья.
06.
Навыки управления временем, чтобы иметь
Чтобы преодолеть плохие навыки тайм-менеджмента и другие трудности в вашей работе, вам необходимо обладать правильными навыками тайм-менеджмента — вот 10 обязательных навыков, которые вам нужно развивать, если вы хотите максимально использовать свое время:
Способность определять SMART цели
Почему это полезно?
Умные цели — это цели, которые являются целями S, , измеримыми, M , достижимыми, A, , постоянными, R и T , ограниченными сроками — вы всегда должны спрашивать, соответствуют ли ваши цели этим параметрам, прежде чем принимать решение преследовать их.
Проблемы управления временем он решает?
Как?
Конкретные цели — вы четко понимаете, чего хотите достичь, где, когда, почему, как и с кем, и четко понимаете ограничения своей цели
Измеримые цели — можно понять, достигли ли вы указанной цели
и когда
Достижимые цели — возможно достичь заявленная цель
Актуальные цели — вы решаете, чего хотите достичь в жизни, и соответственно ставите цели
с ограничением по времени — ваша цель зафиксирована в срок, который вам нужно дожить до
Умение планировать и организовывать свой день
Почему это полезно?
Планирование ваших приоритетов и организация вашего дня вокруг них помогает вам сэкономить время и завершить то, что вам нужно.
Проблемы управления временем он решает?
Как?
Определите ваши самые важные и самые срочные задачи на этот день
Делегировать или исключить все остальное
Составьте список приоритетов и список дел
Запишите свои приоритеты в календаре и следуйте своему графику
Умение справляться со стрессом
Почему это полезно?
Высокий уровень стресса мешает вам хорошо работать.
Проблемы управления временем он решает?
Испытывает недостаток энергии
Как?
Помедитируйте или попробуйте аналогичный метод релаксации
Убедитесь, что вы достаточно спите и не пропускаете приемы пищи — вы будете еще больше беспокоиться, если голодны или устали
Избегайте никотина и алкоголя
Скажи «Нет» дополнительной работе
Возможность делегировать задачи
Почему это полезно?
Если вы делегируете задачи, которые не обязаны выполнять, вы сэкономите время для приоритетных и срочных задач.
Проблемы управления временем он решает?
Испытывает недостаток энергии
Тратить много времени
Как?
Если у вас возникли проблемы с отпуском задач, начните с малого — сначала делегируйте более мелкие задачи, а затем продвигайтесь дальше
Делегируйте срочные, но менее важные задачи
Определите ожидания задачи и включите инструкции задачи
Доверьтесь своим коллегам, которые сделают работу правильно, но убедитесь, что они это сделали, в конце концов
Умение не отвлекаться
Почему это полезно?
Такие отвлекающие факторы, как ваш телефон, социальные сети и болтливые коллеги, отнимают у вас время, которое вы должны работать, поэтому позже вы вкладываете дополнительные усилия, пытаясь наверстать потерянное время.
Проблемы управления временем он решает?
Работа медленно
Как?
Положите телефон в другую комнату во время работы
Ограничьте время, которое вы проводите в социальных сетях, определив максимальное время, которое вы будете проводить в социальных сетях, а затем придерживайтесь этого времени
Наденьте наушники, чтобы заглушить посторонние шумы и дать понять своим коллегам, что они не должны отвлекать вас, потому что вы сосредоточены на работе
Возможность однозадачности
Почему это полезно?
Однозадачность — это новая многозадачность: вы не можете должным образом сосредоточиться на нескольких задачах одновременно, поэтому лучше всего работать над одной задачей в течение фиксированного периода времени.
Проблемы управления временем он решает?
Как?
Установите временной блок для вашей задачи
Избавьтесь от всех отвлекающих факторов, не отвечайте на новые просьбы и постарайтесь не позволять никому мешать вам
Установите таймер для вашей задачи и придерживайтесь заранее установленного времени
Если это более крупная задача, разбейте ее на части, определите период времени для каждого и сделайте перерывы между
Умение сказать «Нет»
Почему это полезно?
Если вы ответите на каждый запрос, отправленный вам, вы будете работать только над приоритетами других людей, а не над своими собственными.
Проблемы управления временем он решает?
Как?
«Спасибо, но мне придется пройти».
«Дай мне подумать, и я к тебе вернусь».
«У меня сейчас нет времени, но я могу порекомендовать кого-нибудь еще».
«Хотелось бы, чтобы у меня было время, но сейчас я занят другой работой».
«Я благодарен за то, что вы спросили меня, но у меня есть другие планы на этот день.»
Способность прилагать усилия к высоко ценной работе
Почему это полезно?
Если вы вложите 20% своих усилий в правильные задачи, вы получите 80% ожидаемых результатов — вместо того, чтобы работать над 8 легкими задачами, которые решают только 2 из ваших проблем, работайте над 2 более сложными задачами, которые решают 8 из Ваши проблемы.
Проблемы управления временем он решает?
Быть нерешительным
Тратить много времени
Как?
Контент — проанализируйте характеристики 20% сообщений блога, которые приносят 80% вашего трафика, и воспроизведите их в будущих сообщениях блога
Разработка программного обеспечения — определите 20% функций, которые привлекают 80% пользователей приложения, и сосредоточьтесь на их совершенствовании
Управление проектами — определите 20% критических задач, которые приводят к 80% ваших сбоев, и выделите дополнительное время, чтобы заставить их работать
Умение избежать промедления
Почему это полезно?
Строить весь замок Винтерфелл вместе с крохотным Джоном Сноу из спичек — это весело, но вы не должны делать этого в рабочее время, потому что вы просто потеряете время и удвоите свою работу на завтра.
Проблемы решает?
Работа медленно
Как?
Четко сформулируйте сроки, ожидания и цели — легче продолжать работу, когда вы знаете , где вы собираетесь на
Разбирайте длинные и сложные задачи на более мелкие подзадачи, чтобы сделать общую задачу менее сложной и более достижимой
Определите крайние сроки для анализируемой задачи, чтобы она казалась более быстрой
Спланируйте подзадачи более подробно и выделите для них определенное время
Визуализируйте потенциальные препятствия, чтобы перестать бояться неудач
Примите тот факт, что ваша работа не должна быть идеальной
Чтобы получить более подробное представление о механизмах прокрастинации, а также о причинах, почему это происходит, и список известных прокрастинаторов, ознакомьтесь с нашим руководством по прокрастинации.
Умение определять приоритетные задачи
Почему это полезно?
Когда вы знаете, какие у вас самые важные и срочные задачи, вы знаете, что вам нужно сделать в первую очередь.
Проблемы управления временем он решает?
Слишком много работы
Быть нерешительным
Как?
Выполняйте самую ответственную, самую сложную и отнимающую много времени задачу первым делом, когда вы приступаете к работе — это называется «Съесть эту лягушку», и это помогает вам завершить свои приоритеты и очистить оставшееся расписание на этот день, чтобы получить больше. приятные занятия
Реализуйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы решить, что делать первым и вторым, а что делегировать или исключить.
Итак, теперь вы изучили , какие t навыки управления временем, которые вам необходимы, но как их довести до совершенства? Чтобы получить ответы, ознакомьтесь с нашим подробным руководством о том, как улучшить навыки управления временем.
07.
Стратегии тайм-менеджмента
Обычные люди могут полагаться на 13 различных стратегий тайм-менеджмента в повседневной жизни, но есть и более полезных методов, которые вы можете изучить — вот 18 лучших стратегий тайм-менеджмента, которые вы можете попробовать в бизнесе или для решения своих личных дел:
Помидор
О чем это? Разбейте свою работу на 25-минутные рабочие сессии и 5-минутные перерывы.После 4 таких циклов сделайте более длительный 20-минутный перерыв. Промойте и повторяйте, пока не закончите в течение дня.
Ключевые преимущества?
Вы будете работать в фиксированные промежутки времени и будете более склонны сосредотачиваться
Вы будете делать частые перерывы и снизить риск выгорания
Канбан
О чем это? Визуальный подход к отслеживанию хода выполнения задач — добавляйте задачи, определяйте уровни выполнения и перемещайте задачи по столбцам, когда они изменяют уровень выполнения.
Ключевые преимущества?
Настраиваемый подход, который позволяет разбивать проекты на управляемые задачи и подзадачи
Помогает направить всю свою энергию на продвижение проекта
Все готово
О чем это? Записывайте, проясняйте, систематизируйте, размышляйте и работайте над задачами в вашем списке дел.
Ключевые преимущества?
Отлично подходит для управления всеми вашими идеями и приоритетами
Помогает решать как личные, так и деловые задачи
Съешь эту лягушку
О чем это? Расставляйте приоритеты задач по сложности, срочности и важности и с утра решайте самые важные задачи.
Ключевые преимущества?
Вы очистите остаток своего ежедневного расписания для более простых задач
Вы узнаете, как расставить приоритеты
Таймбокс
О чем это? Выделите определенное время для занятий, чтобы ограничить время, которое вы тратите на них.
Ключевые преимущества?
Отлично подходит для небольших задач, на которые нет времени
Отлично подходит для больших задач, для решения которых нет мотивации
Блокировка времени
О чем это? Выделите определенное время для занятий, чтобы найти для них место в вашем календаре.
Ключевые преимущества?
Погрузитесь в задачу
У вас будет время на любую деятельность
Inbox-Zero
О чем это? Подход, ориентированный на электронную почту, поможет вам управлять своим почтовым ящиком.
Ключевые преимущества?
Вы укажете и ограничите время, которое вы тратите на управление почтовым ящиком
Вы сосредоточитесь на приоритетных письмах
Кто получил обезьяну
О чем это? Подход, призванный помочь вам делегировать полномочия путем распознавания, назначения, страхования и проверки прогресса, достигнутого в выполнении задач.
Ключевые преимущества?
Метод действия
О чем это? Просматривайте всю свою повседневную работу как отдельные проекты, которые вы будете анализировать и управлять в соответствии с четкими этапами управления проектами.
Ключевые преимущества?
Вы будете быстрее и эффективнее
Четкий обзор проделанной работы и работы, которую еще предстоит сделать
Матрица Эйзенхауэра
О чем это? Расставляйте приоритеты задач в зависимости от их уровня или срочности и важности, а затем решайте их в правильном порядке.
Ключевые преимущества?
Вы узнаете, как расставить приоритеты
Вы узнаете, какие типы задач можно делегировать или исключить.
Биологическое прайм-тайм
О чем это? Анализируйте уровень своей продуктивности в течение дня, а затем работайте над приоритетными задачами в часы максимальной продуктивности.
Ключевые преимущества?
Вы научитесь определять часы максимальной личной продуктивности
Вы узнаете, когда планировать приоритеты и неприоритеты
Журнал производительности
О чем это? Вы пишете о действиях, которые вы выполнили или должны выполнить, в записях, подобных журналу.
Ключевые преимущества?
Вы составите архив вашей личной истории продуктивности
Вы снизите уровень стресса
Метод Сайнфельда
О чем это? Календарная система, которая побуждает вас работать над своими профессиональными навыками каждый день.
Ключевые преимущества?
Правило 10 минут
О чем это? Подход с ограничением по времени, который позволяет вам облегчить работу, для начала поработав всего 10 минут.
Ключевые преимущества?
Вы будете работать над скучными задачами, потому что ваш график обязывает вас работать над ними только по 10 минут за раз
Вы разберете свои скучные длинные задачи на управляемые куски
Список дел
О чем это? Вы перечисляете задачи, которые вы уже выполнили, для анализа и мотивации.
Ключевые преимущества?
Большое количество выполненных задач, записанных в список, будет мотивировать вас продолжать работу
Вы лучше поймете, что вам еще осталось сделать
Список запретов
О чем это? Вы перечисляете задачи, от которых нужно воздерживаться, например, посещение Instagram в рабочее время.
Ключевые преимущества?
Вы мысленно отпустите трудоемкую деятельность
Легче будет делегировать
Поточная техника
О чем это? Поэкспериментируйте со временем, которое вы будете выделять на задачи для работы — проверьте, насколько эффективно вы работаете в 10-минутных частях, 90-минутных частях или где-то между ними.
Ключевые преимущества?
У вас будет свобода решать, сколько времени вы потратите на работу или на перерыв
Гибко настраиваемый подход
Наивысшая цель
О чем это? Вы выбираете приоритетную цель и выделяете время на ее выполнение каждый день.
Ключевые преимущества?
Вы отточите навыки, необходимые для достижения указанной цели
Вы попрактикуетесь в способности сосредотачиваться
Хотите узнать больше об этих методах тайм-менеджмента, их плюсах и минусах, навыках тайм-менеджмента, которые они улучшают, и проблемах, которые они решают? Тогда ознакомьтесь с нашим полным руководством по 18 лучшим методам тайм-менеджмента.
08.
Советы по организации рабочего времени
Стратегии тайм-менеджмента имеют только половину своего эффекта, если вы не следуете правильным советам по тайм-менеджменту на работе. Итак, вот лучшие советы по тайм-менеджменту для вашего времени до работы, на работе, после работы, а также советы по как оставаться здоровым, сосредоточенным и все остальное:
ПЕРЕД РАБОЧИМИ СОВЕТАМИ
Создание списков дел
Вы будете не отставать от своих повседневных задач и будете чувствовать повышение морального духа и мотивации каждый раз, когда вы отмечаете новый пункт.
Спланируйте свой день на ночь до
Планирование дня накануне вечером поможет вам получить представление о своем дне в мирной обстановке — вы сможете обдумать свои приоритеты и соответствующим образом организовать свое расписание, не торопясь ни с чем.
Определите цели на неделю
Четко определенные цели подскажут, что вам нужно сделать для их достижения — вам будет проще определить задачи, связанные с целями, а затем распределить их на определенный день и время недели с указанием крайних сроков.
Установите сроки для вашей работы
Крайние сроки сообщают вам, когда вам нужно закончить, поэтому вы планируете свое время соответствующим образом — разбиение задачи на подзадачи и назначение крайнего срока для каждой из них служит отличным мотиватором, который поможет вам продолжать работу.
Сделайте свой график гибким
Вы никогда не знаете, когда появится что-то неожиданное (но важное), поэтому убедитесь, что вы готовы — выделение дополнительного часа в вашем календаре обычно помогает.
СОВЕТЫ ПО РАБОТЕ
Работа над задачами в установленные сроки
Если вы не определите точное время, которое вы потратите на задачу, вы рискуете потратить на нее слишком много времени, оставив мало времени на что-нибудь еще, но если вы разделите свой рабочий день на запланированные рабочие сеансы, будет намного проще перемещаться по своей рабочей нагрузке.
Одним из эффективных вариантов этого подхода является ранее упомянутый метод управления временем Pomodoro:
Разбейте вашу работу на 25-минутные рабочие сессии
Работайте над задачей, пока не истекут 25 минут, а затем сделайте 5-минутный перерыв
Каждая 25-минутная рабочая сессия + 5-минутный перерыв = 1 цикл Помидора
После 4 циклов Помидора у вас будет 20-минутная работа
Чтобы получить максимальное удовольствие от Pomodoro, попробуйте расширения Clockify для Chrome и Firefox — вы получите встроенный таймер Pomodoro, который уведомляет вас, когда ваши 25-минутные рабочие сеансы завершены, и напоминает вам, когда пора возобновить работу после ваш 5-минутный перерыв.Вы также можете определить индивидуальное время для ваших рабочих сессий и перерывов, а также включить повторяющийся более длительный перерыв.
Работайте в дороге
Обычно мы думаем, что длительные поездки на работу — просто пустая трата времени, но вы можете использовать это время, чтобы послушать подкасты, посетить онлайн-уроки или даже закончить работу до прибытия в офис.
Сначала выполняйте небольшие задачи
Утомительные, но неизбежные задачи от комаров — настоящий вредитель — сгруппируйте их в один временной блок и наслаждайтесь ощущением появления дюжины новых мотивирующих галочек в вашем списке дел в кратчайшие сроки.
Работа 2-4 часа по выходным
Работа до 4 часов в выходные дни поможет вам облегчить рабочую нагрузку на следующей неделе, но при этом оставит достаточно времени для веселых занятий на выходных.
Время блокировки телефонных звонков
Телефонные звонки могут занимать много времени и отвлекать вас от работы, но если вы заблокируете время в своем календаре только для телефонных звонков и будете придерживаться своего расписания, вы убедитесь, что не тратите на них слишком много времени.
Ящик входящих сообщений
Управление почтовым ящиком также может занимать много времени — вы можете чувствовать желание проверять свой почтовый ящик каждый раз, когда получаете новое электронное письмо, и все эти перерывы отвлекут вас от реальной работы. Но если вы установите строгий временной интервал каждый день, например, один час утром, и убедитесь, что вы перестанете управлять своим почтовым ящиком, как только истечет срок, вы приручите и ограничите время, которое вы тратите на это вторичное действие.
ПОСЛЕ РАБОТЫ СОВЕТЫ
Упорядочивайте файлы, папки и документы
Организованный стол и компьютер экономят время, которое вы в противном случае потратили бы на поиск важного документа, о котором вы не знаете, где вы храните — в конце каждого дня или рабочей недели убедитесь, что вы выделяете 1 час на сортировку самых новых файлов и папок. , и документы.
Расслабься и расслабься
Вы не можете (или, по крайней мере, не должны) думать о работе все время — каждый день уделяйте время отдыху перед сном. Вы очистите голову и дадите себе немного места — ваша работа все равно будет ждать вас завтра.
Занимайтесь творчеством
Такие хобби, как лепка, рисование или написание рассказов, помогают развить ваши творческие способности — позже это творчество, вероятно, отразится на вашей работе, так что вам будет легче придумывать решения необычных проблем.
Делать еженедельные обзоры работы
В конце недели, если вы просмотрите и проанализируете то, что вы сделали до сих пор, вы лучше поймете, что вам еще нужно, когда начнется следующая неделя.
СОВЕТЫ ПО ЗДОРОВЬЮ
Перерывы
Перерывы важны для прогресса — они помогают вам зарядиться энергией для следующего рабочего сеанса, поэтому убедитесь, что вы время от времени делаете перерывы не менее 5 или 10 минут. Выйдите на небольшую прогулку, позвоните лучшему другу, чтобы он выпил чашечку кофе, или сделайте несколько коротких упражнений.
Не пропускайте приемы пищи
Здоровое и своевременное питание важно для вашей продуктивности. Попытки выполнить задания, когда вы голодны, не помогут вам закончить быстрее, а только утомят вас.
СОВЕТЫ ПО ФОКУСУ
Использовать блокировщик веб-сайтов
Иногда вам просто нужно бороться с собственным желанием бесконечно просматривать социальные сети — блокировщик веб-сайтов позаботится о том, чтобы вы держались подальше от веб-сайтов, которые тратят время впустую в течение времени, предназначенного для работы.
Отключить от Интернета
Иногда ваше желание откладывать дела на потом настолько велико, что вы обнаруживаете, что читаете о налоговых правилах в Исландии (несмотря на то, что не живете там), просто чтобы избежать своей настоящей работы. В такие отчаянные времена требуются решительные меры — отключите Интернет и избавьтесь от искушения.
Практика «глубокой работы»
Концепция глубокой работы Кэла Ньюпорта заключается в том, чтобы сконцентрироваться на задаче, требующей когнитивных способностей, таким образом, чтобы помочь вам работать над ней дольше, быстрее завершить ее и избежать отвлекающих факторов.
Устанавливать напоминания перед каждым заданием
Напоминания помогают отслеживать работу, которую вам предстоит выполнить — если вы установите будильник по крайней мере за 15 минут до того, как пора идти на встречу или провести презентацию, у вас будет достаточно времени для подготовки.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СОВЕТЫ
Найдите наиболее продуктивное время
Весь день просто не является оптимальным для работы — и вам нужно будет проанализировать свое использование времени, чтобы найти свое собственное идеальное биологическое прайм-тайм.
Вы можете обратиться к Clockify, чтобы отслеживать время, которое вы тратите на задачи, для последующего анализа:
Отслеживайте время, необходимое вам для выполнения одного типа задач, утром
Затем попробуйте выполнить те же задачи, завтра днем
Сравнить результаты
Если вам требуется 2 часа на выполнение такого рода задач утром и час днем, вы просто не жаворонок и должны заниматься своими приоритетами позже в течение дня.
Дайте себе достаточно времени, чтобы закончить …
Если вы торопитесь с задачей, вы, вероятно, не закончите ее качественно — вы будете стремиться закончить быстрее, но, скорее всего, вы просто потратите еще больше времени, пытаясь исправить ошибки, которые вы сделали. Лучше делать перерывы, когда вы чувствуете, что теряете терпение в решении задачи, а затем возвращайтесь к ней с ясной головой.
… Но и не будь перфекционистом
Доводка задачи до совершенства — это, по сути, совершенно новый уровень траты вашего времени — ничто никогда не будет идеальным в глазах перфекциониста, поэтому вам лучше, если вы прекратите работать над задачей, когда вы действительно готово, а затем выделите это дополнительное время для следующей задачи.
Превратите самые важные дела в привычки
Создание схемы для нового контента в вашем блоге может стать таким же естественным и простым, как чистка зубов — вам просто нужно установить точные шаги для создания схемы, выделить для этого определенное количество времени, а затем следовать правила и придерживаться расписания.
Определить расточителей времени
После того, как вы определите и составите список «расточителей времени», отслеживайте время, которое вы тратите на них — вы получите точное количество времени, которое вы можете выделить на более важные дела в другом случае.
Дополнительные полезные советы по управлению временем можно найти в нашем обширном списке из 58 советов по управлению временем в работе.
09.
Тайм-менеджмент для студентов
Насколько правильное управление временем может оказаться сложным для рабочих, оно может оказаться еще сложнее для студентов — так что вот некоторые из лучших советов, которым нужно жить во время экзаменационного сезона:
Отслеживание учебного времени
Отслеживание времени, необходимого вам для овладения предметом, поможет вам сосредоточиться, а анализ данных отслеживания времени поможет вам определить часы максимальной продуктивности и оптимизировать ваши усилия по управлению временем, связанным с учебой, в будущем.
Если вы отслеживаете время, тикающий таймер побуждает вас сосредоточиться на учебе в течение времени, которое вы отвели на этот предмет. Также становится проще планировать и выполнять регулярные перерывы.
Если вы будете отслеживать время, вам будет легче понять, когда вы наиболее эффективно распоряжаетесь своим временем, а когда следует планировать самые сложные предметы, самые утомительные отрывки в своих учебных записях или самые сложные задания в целом.
Если вы отслеживаете время, у вас будут данные, показывающие, какие темы вы уже закончили, сколько времени вы потратили на изучение в целом и по предметам, а также были ли периоды времени, которые вы потратили впустую.
Делайте перерывы в учебе
Исследования показывают, что ум не может сконцентрироваться на задаче за один присест более 90 минут, поэтому вам не следует заниматься дольше этого времени без перерыва.
Итак, уделите минимум 5 и максимум 20 минут за один раз — сходите на кухню и быстро перекусите, выйдите на улицу и прогуляйтесь или начните оживленный разговор с соседом по комнате.
Убедитесь, что вы делаете перерыв для полноценной еды, когда чувствуете голод, и ложитесь спать вовремя — обучение по 12 часов каждый день возможно, но это будет контрпродуктивно, не говоря уже о нездоровом , если вы должны были полностью отказаться от сна и отдыха.Итак, спите по крайней мере 7 часов в день ночью (если не больше) и не воздерживайтесь от того, чтобы время от времени вздремнуть — одно исследование Гарварда показывает, что короткий сон после учебной сессии помогает вам сохранить то, что у вас есть. только что узнал.
Мотивируйте себя 2-х минутным обучением
Если у вас возникли проблемы с погружением в тему, начните с 2 минут на эту тему.
Занимайтесь 2 минуты, и продолжайте учиться, пропустите 2 минуты, только если вы чувствуете себя достаточно комфортно, чтобы продолжить.В противном случае остановитесь и повторите попытку позже.
Несмотря на то, что у есть выбор , большинство студентов продолжат обучение по прошествии заранее определенных 2 минут — потому что обычно это самое трудное начало.
Заблокируйте телефон на время учебы
Ответ на сообщения, телефонные звонки, просмотр ваших каналов в социальных сетях и съемка селфи с пометкой «режим обучения» — это распространенная тактика, отнимающая много времени во время экзаменационного периода. И обычно проблема в вашем телефоне.
Если оставить телефон в общежитии невозможно, вам нужно заблокировать себя, чтобы избежать соблазнов в сети — для этого вы можете воспользоваться помощью приложения. Например, Flipd позволяет заблокировать экран на выбранный вами период времени — вы можете выбрать блокировку телефона на 1 час, 4 часа, 8 часов, 12 часов или на определенный период.
Вы даже можете использовать опцию Full Lock , которая автоматически скрывает от вас ваши приложения, ленты новостей и игры, пока не истечет выбранное время.
Используйте календарь
Календарь помогает вам планировать, систематизировать и распределять учебное время.
Отметьте «крайние сроки» (даты экзаменов) в своем календаре, а затем соответствующим образом спланируйте свое расписание:
Разберите предмет, который вы должны изучать, по темам и подтемам
Выделите фиксированное время для каждой темы и подтемы каждый день перед экзаменом (таким образом, чтобы у вас оставался как минимум день свободного времени на случай непредвиденных проблем и исправлений)
Придерживайтесь графика
Календарь поможет вам следить за своей работой, и вы гарантированно сдадите экзамен, если только будете придерживаться своего плана.
Обучение в соответствии с вашим типом обучения
Не все учатся одинаково — существует 4 разных типа учащихся, и у каждого из них есть оптимальный метод обучения:
Визуальный тип
Этот тип лучше всего обучается с помощью наглядных учебных материалов — они лучше всего запоминают данные, которые видят в инфографике, диаграммах и таблицах.
Слуховой тип
Этот тип лучше всего учится, слушая информацию, произнесенную вслух — они лучше всего запоминают данные, о которых слышат на лекциях, аудиокнигах, уроках и обсуждениях в классе.
Кинестетический тип
Этот тип лучше всего учится на собственном опыте — он лучше всего запоминает данные, полученные в результате экспериментов, научных проектов и практических тестов.
Тип чтения / записи
Этот тип лучше всего обучается, делая заметки и читая указанные заметки — они лучше всего запоминают записанные данные, а затем перечитывают пару раз.
Расписание наград
Если вы потратили весь день на изучение и сумели понять ряд сложных концепций на этом пути, самое время вознаградить себя — награды служат мотиватором, заставляющим вас двигаться вперед.
Будет намного легче сосредоточиться на работе, если вы будете знать, что в конце вашего «учебного» туннеля есть свет в виде вечера кино с друзьями.
Хотите узнать больше о том, как успешно управлять своим временем в учебе? Тогда ознакомьтесь с нашим руководством по продуктивности для учащихся.
10.
Как создать эффективную среду управления временем
Эффективное управление временем — это не только навыки управления временем, которыми вы обладаете, советы и стратегии, которым вы следуете, но и среда, в которой вы работаете.Вот как превратить ваш офис в рай для продуктивной работы, независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе компании:
Выберите правильные цвета
Согласно исследованиям, преобладающие цвета в вашем офисе, такие как цвет стен, оказывают на вас психологическое воздействие, и несколько цветов являются подходящим выбором:
Красный
Отлично, если вы работаете на тяжелой физической работе — его присутствие на вашем рабочем месте повышает частоту вашего пульса и делает вас более внимательными.
Синий
Отлично подходит для традиционных офисных работников — его присутствие успокаивает, помогает успокоить разум и помогает сосредоточиться.
желтый
Отлично подходит для предпринимателей — его присутствие повышает оптимизацию ваших решений.
Зеленый
Отлично подходит для новаторов — его присутствие поощряет творческое мышление и способствует чувству спокойствия.
В офисе компании: Вы не можете определиться с цветом стен в офисе вашей компании, но вы можете ввести правильные цвета в меньшем масштабе — принести умеренное искусство для вашего стола, которое должно быть в правильном цвете, или принести настольная картина с преобладанием правильного цвета.
В домашнем офисе: Вы можете выбрать цвет стен и общую цветовую схему — сделайте так, чтобы цвет вашего интерьера отражал состояние вашего ума, которого вы хотите достичь в работе.
Убедитесь, что много света
Плохое освещение в вашем офисе вызывает усталость и даже физические проблемы, такие как напряжение глаз, головные боли и мигрень, поэтому убедитесь, что ваше освещение оптимальное.
В офисе компании: Открывать окна на работе обычно нельзя, а открытие ставен может беспокоить некоторых из ваших коллег.Итак, если ваш офис недостаточно освещен по доверенности, используйте собственное освещение. Светодиодные фонари имеют эффект, максимально приближенный к естественному освещению, поэтому они — лучший выбор для небольшой, но эффективной лампы.
В домашнем офисе: Еще раз, у вас есть больше возможностей для настройки вашей среды, если вы работаете из дома — так что используйте столько ламп, сколько хотите, открывайте столько окон, сколько вам нужно, и открывайте столько жалюзи, сколько вы жестяная банка.
Максимально используйте свой стул, стол и компьютер
Оптимальный комфорт ведет к более высокой производительности и сосредоточенности на работе — поэтому ваш стул должен регулироваться, а ваш стол — оптимальной высоты:
Ваши ступни должны касаться пола или хотя бы опоры для ног вашего стула
Монитор должен располагаться либо на уровне ваших глаз, либо под ними
Ваш компьютер должен находиться на расстоянии не менее 24 дюймов (~ 60 см) от ваших глаз
Большинство стульев и столов не идеальны, но есть настройки, которые сделают вашу рабочую станцию более подходящей в соответствии с перечисленными выше правилами.
В офисе компании: В настоящее время большинство компаний предлагают своим сотрудникам регулируемые стулья — вы также можете принести подушки или что-нибудь еще, что поможет вам чувствовать себя более комфортно. Большинство компаний предлагают подступенки, которые помогают удерживать экран компьютера на оптимальном уровне глаз, но вы также можете принести свои собственные.
В домашнем офисе: Приобретите регулируемое кресло и прочный стол — часто рекомендуются стоячие столы, но исследование показывает, что стояние во время работы за компьютером влечет за собой пагубные когнитивные эффекты.Так что лучше работайте сидя, и выберите для этого подходящий стол.
Поддержание оптимальной температуры в помещении
Вы не можете нормально работать, если слишком холодно или слишком жарко — хотя одно исследование показывает, что по крайней мере женщины более продуктивны в более теплых офисах. Управление по охране труда и технике безопасности (OSHA) рекомендует температуру на рабочем месте от 20 до 24,5 градусов по Цельсию (68–76 градусов по Фаренгейту), поэтому постарайтесь сохранить ее таким образом:
В офисе компании: Если в вашем офисе нет кондиционера, каждый может его регулировать, вам нужно будет принести свой собственный вентилятор или обогреватель.Если вашим коллегам нравится холоднее, чем вам, вы можете принести на работу куртку или свитер, чтобы надеть их, когда вам нужно.
В домашнем офисе: Вы можете открыть окно или отрегулировать кондиционер, когда жарко, или принести дополнительный обогреватель, когда холодно.
Аромат офиса
Определенные запахи могут повысить вашу продуктивность и помочь вам максимально эффективно использовать свой распорядок дня. Вот несколько отличных вариантов:
Лимонный аромат — улучшает концентрацию и успокаивает, когда вы чувствуете беспокойство или гнев
Жасминовый аромат — стимулирует нервную систему и заряжает энергией
Аромат мяты перечной — заряжает энергией и помогает яснее мыслить
Аромат розмарина — улучшает сохранение памяти и помогает бороться с истощением
Аромат корицы — улучшает концентрацию и внимание, а также помогает бороться с умственной усталостью
В офисе компании: Принесение ароматической свечи на работу, скорее всего, не встретит одобрения со стороны ваших коллег, поэтому лучше всего принести небольшую ароматизированную сумку или флакон эфирных масел, которые вы можете вдохнуть. время от времени.
В домашнем офисе: У вас будет возможность зажечь столько ароматических свечей, сколько захотите — еще одно эффективное решение — тушить ароматические травы на кухне, чтобы приятный запах медленно распространялся по всему дому.
Представить растения
Зеленые офисы более продуктивны, поэтому обязательно добавьте растения в свою рабочую среду.
В офисе компании: Некоторые офисные помещения компании не подходят для большого количества растений, поэтому вам, возможно, придется проявить творческий подход — принесите небольшое растение к своему столу (например, суккулент), сходите в ближайший парк во время ломается, и поставьте пышный лес в качестве обоев рабочего стола.
В домашнем офисе: Вы, вероятно, сможете познакомить вас с растениями, находясь дома — вы даже можете создать зеленый уголок с несколькими ароматными травами и ввести натуральных приятных запахов, при этом оставаясь при этом зеленым время.
Управление шумом
Шум — враг №1 в вашем стремлении создать оптимальную рабочую среду — есть несколько способов решить эту проблему:
В офисе компании: Если причиной является внешний шум, попробуйте наушники — тогда вы сможете слушать музыку, повышающую продуктивность.В качестве альтернативы, ваша команда может ввести час тишины каждый день, когда никому не разрешено разговаривать, назначать встречи или перебивать коллег — эта практика может способствовать сосредоточению внимания и концентрации, а также поможет вам быть на 23% более продуктивным.
В домашнем офисе: Иногда полная тишина, которую вы обычно наблюдаете в домашнем офисе, может отвлекать так же, как и болтливые коллеги — чтобы справиться с шумом собственных мыслей, вы можете попробовать генератор шума, такой как Noisli или MyNoise, и принести ваш разум в сосредоточенном состоянии, слушая звуки природы, мурлыканье кошек или движущийся поезд.
Персонализируйте рабочее место
Как подчеркивалось ранее, ощущение комфорта в офисе помогает вам работать более продуктивно — и ничто не делает вас более комфортным в офисе, чем персонализация рабочего пространства.
В офисе компании: По доверенности, офисы представляют собой более безличную рабочую среду, чем домашние офисы, но вы можете персонализировать их настольными изображениями, небольшими растениями, личными гаджетами, заставкой с изображением вашей семьи или друзей или кружкой вашей друзья выбрали на твой день рождения.
В домашнем офисе: Дом — это место, где вы можете максимально персонализировать свое офисное пространство — украсить комнату, как вам нравится, принести свой любимый удобный диван для тех тихих моментов отдыха и представить доску, на которой вы будете напишите контрольные списки или вдохновляющие цитаты.
Закуски под рукой
Мы уже рассказали, как голод и жажда могут сделать вас непродуктивным и дезорганизованным, поэтому лучше всегда держать под рукой напитки и закуски.
В офисе компании: Вы можете принести свой обед из дома или заказать его прямо в офис — вам также рекомендуется держать шоколадные плитки и печенье на вашем столе на случай, если вы проголодаетесь без предупреждения. Большинство компаний предлагают на месте кофе, чай, газированную воду и обычную воду, так что вы будете защищены в этой области.
В домашнем офисе: Работая дома, вы можете пойти выпить чашку кофе или чая, когда захотите, — это может отвлечь вас от работы, если вы не готовы.Итак, лучше всего держать прохладительные напитки под рукой, литературно — наполните чашку кофе, поставьте бутылку воды на свой стол и разложите закуски на тарелке поблизости.
Содействуйте великим идеям
Идеи ничего не стоят, если вы их не записываете, поэтому убедитесь, что в вашем офисе есть эффективные выходы для ваших моментов Eureka.
В офисе компании: Держите на столе блокнот и ручку, чтобы записывать свои творческие мысли в течение дня.Используйте стикеры, когда найдете отличную ссылку, которую хотите просмотреть позже, или приложение для отображения разума, чтобы зафиксировать и проанализировать свои идеи.
В домашнем офисе: Блокноты и заметки для заметок отлично работают и в домашнем офисе, но вы можете еще больше улучшить свои навыки ведения заметок — учитывая, что вы единственный, кто физически присутствует в офисе, вы Вы можете свободно использовать белую доску, чтобы зафиксировать все свои идеи, причем настолько подробно, насколько захотите.
11.
Чтобы максимально использовать свое время, лучше всего вооружиться правильными инструментами управления временем — вам нужно будет оптимизировать свое время на работе, общение с коллегами, а также ежедневную повестку дня, при этом оставаясь полностью сосредоточенным по приоритетам. Итак, вот обещанные универсальные инструменты, которые помогут вам достичь всего этого:
Clockify
Комплексный счетчик рабочего времени, отлично подходящий для того, чтобы помочь вам отслеживать точное рабочее время, рассчитывать оплачиваемые часы, выявлять тратящих время и собирать данные о заработной плате.
Google Hangouts
Мощная коммуникационная платформа, отлично подходящая для проведения аудио-, текстовых и видеочатов с коллегами, семьей и друзьями.
Помни о молоке
Универсальный диспетчер задач, который отлично подходит для решения деловых и личных задач в ежедневных списках дел.
Лес
Приложение «Зеленый фокус», которое поможет вам перестать медлить с телефоном, возложив на вас ответственность за виртуальный лес (и даже позволяя в некотором роде сажать настоящие деревья).
Клара
Планировщик встреч на основе электронной почты, отлично подходит для помощи в организации и координации встреч с коллегами.
Расход
Эффективный проект и руководитель группы, отлично подходит для отслеживания прогресса, достигнутого вами в выполнении задач, а также для улучшения задач с помощью подзадач, заметок и комментариев.
Моя жизнь организована
Надежный диспетчер задач и органайзер, основанный на подходе к управлению временем «Все готово», отлично подходит для помощи в управлении задачами и списками дел.
Время спасения
Простой автоматический трекер продуктивности, который поможет вам проанализировать, сколько времени вы провели на различных веб-сайтах и в различных программах.
Мой шум
Исчерпывающий генератор шума, который поможет вам сосредоточиться на работе, в то время как успокаивающий звук белого шума помогает блокировать все посторонние отвлекающие звуки.
Эпическая победа
Забавный диспетчер задач в стиле ролевой игры, который поможет вам сосредоточиться на своих приоритетах, оттачивая свои игровые навыки.
Кивейк
Нетрадиционный будильник, который поможет вам проснуться, заставив доказать, что вы встали с постели (и вообще не имея кнопки повтора).
Нимбус Нота
Простой, но эффективный менеджер заметок, отлично подходит для того, чтобы помочь вам хранить заметки на различные темы и делиться ими.
Join.me
Планировщик совместных онлайн-встреч, отлично подходит для помощи в организации веб-конференций или присоединении к ним, а также для участия в текстовых чатах.
Асана
Универсальный командный органайзер и инструмент для управления проектами, который отлично подходит для того, чтобы помочь вам расставить приоритеты задач, следить за сроками и облегчить командную работу.
Синхронизация
Простое онлайн-программное обеспечение для резервного копирования, которое отлично подходит для автоматического сохранения, синхронизации и восстановления данных.
Медведь
Простое облачное приложение для создания заметок, которое отлично подходит для того, чтобы помочь вам выразить свои идеи и мысли, а затем превратить их в списки практических задач.
Петля — трекер привычек
Мобильный трекер привычек с открытым исходным кодом, удачно названный, отлично подходит для того, чтобы помочь вам развить хорошие привычки и работать над достижением ваших целей.
Фокус @ будет
Бодрящая коллекция музыки, основанной на нейробиологии, для продуктивной работы, отлично подходит для того, чтобы помочь вам сосредоточиться на своей работе, и все это под успокаивающие инструментальные партии.
Timetree
Простое приложение с общим календарем, которое отлично подходит для того, чтобы помочь вам планировать, координировать и посещать мероприятия по согласованию с вашими коллегами, друзьями и семьей.
Разум 42
Усовершенствованный инструмент сопоставления разума с функциями совместной работы, который отлично подходит для помощи в определении, визуализации и организации ваших замечательных идей во время мозгового штурма.
Таскейд
Комплексный менеджер задач и инструмент для совместной работы, который отлично подходит для работы над долгосрочными и краткосрочными целями.
Instapaper
Элегантная служба закладок, отлично подходит для того, чтобы помочь вам сохранить интересный контент, который вы найдете в Интернете, для последующего чтения, либо во время работы, либо во время ожидания приема к врачу.
Sanebox
Систематический почтовый менеджер, который отлично подходит для того, чтобы держать ваш почтовый ящик в чистоте и организовывать ваши приоритетные разговоры.
IFTTT
Создатель условных операторов, отлично подходит для помощи в определении условной автоматизации между устройствами, службами и приложениями.
Узнайте больше о: Лучшие приложения для управления временем в 2021 году
Простых советов по тайм-менеджменту — NHS
Если кажется, что у вас никогда не бывает достаточно времени, лучшее управление временем может помочь вам восстановить контроль над своими днями.
Будь то работа или образ жизни в целом, умение эффективно управлять своим временем может помочь вам почувствовать себя более расслабленным, сосредоточенным и контролируемым.
«Цель хорошего тайм-менеджмента — достичь желаемого баланса образа жизни», — говорит Эмма Дональдсон-Фейлдер, дипломированный профессиональный психолог.
На этой странице собраны лучшие советы Эммы по более эффективному управлению временем.
Определите свои цели
«Определите, кем вы хотите быть, свои жизненные приоритеты и чего вы хотите достичь в своей карьере или личной жизни», — говорит Эмма.«Это является руководящим принципом того, как вы проводите свое время и как вы им распоряжаетесь».
После того, как вы составили общую картину, вы можете выработать краткосрочные и среднесрочные цели. «Знание своих целей поможет вам лучше планировать и сосредоточиться на том, что поможет вам достичь этих целей», — говорит Эмма.
Составьте список
Списки дел — хороший способ оставаться организованным. «Попробуйте и посмотрите, что лучше всего подходит для вас», — говорит Эмма.
Она предпочитает вести один список дел, чтобы не терять из виду несколько списков.«Ведение списка поможет вам определить свои приоритеты и сроки. Это поможет вам отложить несрочные задачи».
Убедитесь, что вы храните свой список в доступном месте. Например, если у вас всегда есть телефон, держите его в телефоне.
Ориентация на результат
Правильное управление временем на работе означает выполнение работы высокого качества, а не большого количества. Эмма советует сосредоточиться не на том, насколько вы заняты, а на результатах.
«Тратить больше времени на что-то не обязательно приводит к большему», — говорит она.«Дополнительный час на работе в конце дня, возможно, не самый эффективный способ управлять своим временем».
Перерыв на обед
Многие люди работают во время обеденного перерыва, но Эмма говорит, что это может быть контрпродуктивным. «Как правило, если вы будете находиться вдали от рабочего места не менее 30 минут, это поможет вам быть более эффективными во второй половине дня», — говорит она.
«Прогуляйтесь на свежем воздухе или, еще лучше, займитесь спортом», — говорит Эмма. «Вы вернетесь к своему столу полными сил, с новым взглядом и новым вниманием.»
Планирование дня с полуденным перерывом также поможет вам разбить работу на более управляемые части.
Расставьте приоритеты для важных задач
Задачи можно сгруппировать в 4 категории:
срочные и важные
не срочные, но важные
срочные, но не важные
ни срочные, ни важные
Люди, которые хорошо распоряжаются своим временем, концентрируются на » не срочные, но важные «дела». Таким образом они снижают вероятность того, что деятельность когда-либо станет «срочной и важной».
«Цель состоит в том, чтобы научиться лучше сокращать количество срочных и важных задач. Работа со слишком большим количеством срочных задач может вызвать стресс», — говорит Эмма.
Практикуйте «4 D»
Одно исследование показало, что каждый третий офисный работник страдает от стресса, связанного с электронной почтой. Принятие решения в первый раз, когда вы открываете электронное письмо, имеет решающее значение для правильного управления временем.
Эмма советует попрактиковаться в «4 Ds»:
Delete: вы, вероятно, можете сразу удалить половину писем, которые вы получаете.
Сделайте: , если письмо срочное или его можно быстро заполнить.
Делегат: , если электронная почта может быть лучше обработана кем-то другим.
Отложить: отложить время позже, чтобы потратить на электронные письма, обработка которых займет больше времени.
Последняя проверка страницы: 9 ноября 2018 г.
Срок следующего рассмотрения: 9 ноября 2021 г.
Управление сроками проекта | Как вовремя реализовывать проекты
Одна из самых сложных задач управления проектами — эффективное управление временем.Как руководитель проекта, у вас много требований к своему времени. Часто приходится иметь дело с конкурирующими приоритетами, не говоря уже о потребностях вашей команды и ожиданиях ваших клиентов и заинтересованных сторон. Все это может быть немного (хорошо, много) подавляющим.
Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?
Управление временем определяется как потраченное время и прогресс, достигнутый в проекте. Это один из основных компонентов управления проектами, вызывающий наибольшую озабоченность менеджеров проектов.Тайм-менеджмент помогает вам составить график и изучить завершение проекта.
Почему в проектах важен тайм-менеджмент?
Управление временем — важная часть управления задачами. Это помогает разбивать проекты, назначать задачи и выполнять проекты вовремя. К счастью, приложив немного усилий, вы можете реализовать стратегии тайм-менеджмента, которые не только сделают вас более продуктивным, но и действительно могут сделать вашу рабочую жизнь более приятной.
Эти стратегии можно разделить на три основные категории:
Процессы управления временем проекта
внедрение передовых методов управления временем
с использованием правильных инструментов управления временем
Конечно, эти категории частично пересекаются, поэтому не думайте о них как о шагах, которые необходимо предпринимать в определенном порядке.Вместо этого подумайте о потребностях своей команды и организации в целом, а затем начните с реализации стратегий, которые, по всей вероятности, окажут влияние.
Шесть основных процессов в тайм-менеджменте проекта
1. Создание плана проекта
Планирование — важная часть управления проектами. Вы как руководитель проекта обязаны составить план проекта. План проекта, согласно Институту управления проектами, — это «документ, который описывает, как проект будет выполняться, контролироваться, контролироваться и закрываться.”
Он описывает цели и объем вашего проекта и служит официальной точкой отсчета для команды проекта, более крупной компании и заинтересованных сторон проекта. Просто составив тщательный план, вы сэкономите себе и своей команде много времени и сэкономите время и нервы по мере продвижения проекта.
2. Процесс управления расписанием проекта
График проекта — это намного больше, чем простой календарь. В нем подробно описывается график проекта и организационные ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.График проекта должен быть доступен каждому члену команды. Его цель — передать критически важную информацию команде, поэтому она должна быть исчерпывающей и простой для понимания.
Некоторые этапы создания расписания проекта напрямую связаны с управлением временем и зависят друг от друга. Ниже приведены некоторые из техник управления временем в проекте, который должен выполнять в следующем порядке:
3. Определите мероприятия проекта
Это может быть так же просто, как создание списка задач, которые необходимо выполнить для реализации вашего проекта.В случае сложных проектов может быть полезно организовать эти задачи в виде иерархической структуры работ (WBS), диаграммы, наглядно отображающей задачи и их подзадачи.
4. Определите зависимости
После того, как вы составили список всех мероприятий по проекту, тщательно продумайте каждую, чтобы определить, какие задачи должны выполняться другими. Например, если вы строите дом, вы не можете накрыть крышу, пока не будет построен каркас. Важно правильно определить все зависимости ваших задач, чтобы вы могли точно планировать и избегать задержек.
5. Последовательность действий
После того, как вы установили зависимости между своими действиями, вы можете упорядочить их. На этом этапе вы не назначаете время и своим действиям с точки зрения рабочего времени или сроков выполнения. Вместо этого вы сосредотачиваетесь на заказе , в котором должны выполняться все действия по проекту, чтобы создать наиболее эффективный поток.
6. Оценка сроков и ресурсов
Лучший способ оценить продолжительность — использовать данные из аналогичных предыдущих работ.Если у вас нет данных для работы и нет отраслевого стандарта, на который вы могли бы сослаться, оценка, основанная на среднем значении наилучшего, наихудшего и наиболее вероятного сценариев. Оцените ресурсы, необходимые для каждой проектной деятельности.
Помните, что распределение ресурсов повлияет на ваше расписание; если один и тот же член команды отвечает за несколько задач, они не могут быть выполнены одновременно, что влияет на ваше расписание.
Внедрение эффективных практик тайм-менеджмента
Если вы хорошо планируете и используете правильные инструменты управления проектами, у вас будет отличный старт.Пришло время включить некоторые методы управления временем в управление вашим проектом.
1. Создание списков задач
Отдельно от списка задач проекта (хотя это важно) создайте списки задач для себя и побуждайте свою команду делать то же самое. Лучше всего составлять список задач на ограниченный промежуток времени, даже такой короткий, как день.
2. Установить приоритет
Айви Ли был американским экспертом по рекламе, но метод, носящий его имя, связан с производительностью.Его пятиступенчатый подход к достижению большего чрезвычайно прост, но не стоит его сбрасывать со счетов. Он помогает людям вычеркивать пункты из списков дел уже более ста лет.
В конце рабочего дня запишите шесть — и только шесть — самых важных задач, которые вам нужно выполнить на следующий день.
Расположите задачи в порядке важности.
Когда вы приступите к работе на следующее утро, уделите все свое внимание задаче №1. Работайте над этой задачей, пока она не будет завершена, прежде чем переходить к задаче №2.
Сделайте то же самое для задачи №2 и так далее по списку. Если вас прервала настоящая чрезвычайная ситуация, вернитесь к своей задаче как можно быстрее.
В конце дня составьте список из шести приоритетов на следующий рабочий день, перенеся все оставшиеся пункты
3. Не отвлекайтесь
Как упоминалось выше, сосредоточенность важна для выполнения задач и правильного управления своим временем. Выделите время для сосредоточенной работы над своими задачами. Вы даже можете назначать встречи в своем календаре, чтобы ваша команда могла видеть, что вы заняты.
4. Делегат
Если у вас никогда не бывает достаточно времени, чтобы закончить список задач, посмотрите, какие задачи вы можете делегировать другим членам вашей команды. Быть хорошим менеджером проекта не означает, что вы делаете всю работу сами. Это означает, что работа выполняется и выполняется хорошо, независимо от того, кем.
5. Определите узкие места
Если вы обнаружите, что ваша команда постоянно отстает от графика, изучите свой рабочий процесс, чтобы увидеть, где находятся узкие места. Распространенная причина — это когда некоторые члены команды перегружены.
За последние несколько лет мир цифрового управления проектами значительно вырос, предоставляя руководителям проектов с любым уровнем опыта широкий набор инструментов, облегчающих управление проектами и временем.
Вот некоторые из инструментов, которые помогут вам управлять временем в управлении проектами:
1. Канбан-доски
Канбан-доска — это форма визуального управления проектом, которая позволяет каждому члену команды получить краткое представление о проекте и его задачах.Каждая задача представлена карточкой, которая содержит важную информацию, такую как лицо, назначенное для задачи, и срок выполнения.
2. Счетчик времени
Каждый аспект вашего проекта требует времени, но когда вы подойдете к концу проекта, иногда трудно понять, кто сколько времени потратил на выполнение каких задач, когда видишь панель управления проектом. Если у вас готовится подобный проект; вы, , чувствуете, что , как будто вы должны знать, сколько времени выделить на каждую задачу и этап проекта, но если ваша команда раньше не могла отслеживать свое время, это похоже на игру в угадывание.
Хороший счетчик времени проекта помогает с точным выставлением счетов, проницательным управлением командой и тщательным планированием.
3. Инструмент для совместной работы
Многие команды тратят время зря из-за плохих инструментов коммуникации. Иногда инструменты трудны в использовании, иногда есть несколько каналов связи, и люди забывают проверить их все. Иногда время тратится впустую, просто проверяя все каналы (электронная почта, текстовые сообщения, мгновенные сообщения, голосовая почта… это продолжается и продолжается!). Хорошее управление временем включает в себя упрощение каналов связи вашей команды.
Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, которое сочетает в себе все элементы, необходимые для эффективного управления вашими проектами.
Эффективно управляйте своим временем с Kissflow Project
Ни одно из них не является магическим заклинанием, которое мгновенно снимет стресс у вас в офисе (хотя это было бы неплохо).
No related posts.