Организация обучения в компании: как спланировать, чтобы получить желаемый результат?– Блог Mirapolis

Перед любой организацией, компанией по мере ее развития, увеличения, достижения определенных бизнес результатов возникает потребность в профессиональной подготовке и повышении квалификации сотрудников, формировании кадрового резерва внутри организации, в дополнительном обучении и подготовке руководителей.

Руководитель, HR-директор или сотрудник, ответственный за создание учебного центра и постановку системы обучения в компании, решает на этом пути ряд вопросов:

• Чему учить разные категории сотрудников?
• Кто будет проводить обучение?
• Какой бюджет необходимо и оптимально потратить на обучение?
• Как оценивать результаты обучения?
• Как мотивировать сотрудников на обучение?
• Где проводить обучение?
• И др.

Ниже Вы найдете ответы на эти и многие другие вопросы.
Вначале хотелось бы привести последовательность шагов — этапов работы, которые предстоит пройти при построении системы обучения и корпоративного учебного центра в компании.

Эти этапы работы могут идти последовательно один за другим либо выполняться параллельно для ускорения процесса (например, с привлечением внешних аутсорсеров).

Основные этапы построения системы обучения в компании

1. Составление списка компетенций и описание должностей сотрудников компании по отделам
2. Диагностика мотивации сотрудников компании на обучение
3. Диагностика потребностей в обучении сотрудников по отделам с учетом целей и планов развития компании
4. Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании
5. Разработка программ обучения и составление плана обучения сотрудников на год
6. Выбор и утверждение преподавателей, тренеров или консалтинговых компанией для проведения обучения
7. Расчет и утверждение бюджета на обучение на год
8. Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения
9. Разработка и внедрение системы аттестации сотрудников
10. Внесение изменений (если это необходимо) в корпоративную культуру и систему мотивации (как ее части) сотрудников в компании
11. Проведение обучения сотрудников
12. Внесение изменений и оптимизация разработанной системы обучения в процессе ее внедрения
13. Хотелось бы подробно остановиться на некоторых наиболее важных из этих этапов работы, по которым обычно возникает много вопросов.

Диагностика мотивации сотрудников на обучение

В практике часто встречается следующая ситуация, когда компания стабильная и сложившиеся, сотрудники взрослые люди, долго работают на одном месте, и в компании в силу объективных причин нет условий для особого карьерного роста и развития сотрудников, бывает очень трудно найти те факторы, которые стимулировали бы и заинтересовали сотрудников на обучение. В таких случаях очень важно до разработки и внедрения системы обучения провести предварительно диагностику мотивации сотрудников на обучение для выявление потребностей сотрудников и внесения соответствующих изменений в систему мотивации в компании. Это позволит найти и дать сотрудникам некую «конфетку» и стимулировать сотрудников на обучение, придать значимость этому процессу в глазах персонала.

Диагностика потребностей в обучении

Всегда нужно помнить, что диагностика должна быть комплексной и включать в себя не только диагностические анкеты и опросники, но и интервью с руководителями компании, подразделений и сотрудниками отделов. При разработке программы диагностики важно учитывать не только списки компетенций, но и планы перспективного развития компании, цели и задачи бизнеса.

Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании

Система обучения в компании создается не на один год, поэтому при ее разработке важно учитывать возможность ее дальнейшего развития и модификации.
Поэтому она должна быть комплексной и строиться на принципах развивающего и многоэтапного обучения всех категорий сотрудников.
Также важно учитывать особенности обучения разных категорий сотрудников.

В системе обучения должны быть:

• схемы последовательного обучения рядовых сотрудников (обновляемые от года к году),
• программы индивидуального и выборочного обучения топ — менеджеров и сотрудников кадрового резерва,
• программы долгосрочного обучения наиболее ценных сотрудников компании (например, второе высшее или MBA за счет компании, что требует дополнительной разработки юридической документации – «Ученический договор» и т. п.)
• и т.д.

Разработка программ обучения и составление плана обучения сотрудников на год

При составлении планов обучения сотрудников на год важно обратить внимание на то, чтобы этот план был сбалансирован между разными подразделениями и учитывал распределение бюджета на обучение на год. Важно, чтобы периодичность обучения для сотрудников одного подразделения была не чаще 1 раза в 3 месяца, чтобы не перегружать сотрудников и дать им возможность хорошо усвоить и начать применять навыки, полученные на предыдущем обучении. Необходимо обратить внимание на процедуры поддержки и оценки выживаемости знаний и навыков между обучениями.

Выбор и утверждение преподавателей, тренеров или консалтинговых компанией для проведения обучения

Выбор преподавателей для проведения обучения или провайдера тренинговых услуг —  это всегда комплексная проблема и зависит от нескольких факторов.
Прежде всего, необходимо определиться с объемом программ обучения и тем количеством сотрудников по отделам, которое необходимо обучить.
Оптимальным является комплексный подход к выбору того, кто будет проводить обучение.

Для подготовки стажеров, проведения первичного обучения продукту и ассортименту услуг компании, адаптационных программ логичнее использовать ресурс внутренних преподавателей (институт которых предстоит создать с соответствующей мотивацией и статусом), систему наставничества и ресурс внутреннего тренера.

Для большого количества сотрудников, нуждающихся в проведении обучения по типовым программам (например, продавцы сети розничных магазинов или менеджеры отделов продаж в офисах , другие менеджеры среднего звена) целесообразнее использовать ресурс внутреннего тренера, если необходимо то и нескольких.
Для обучения нескольких сотрудников из отделов каким-то узким специальным знаниям (например, бухгалтеров, рекламщиков, маркетологов и др.), не требующих поголовного обучения, лучше использовать ресурс внешних провайдеров. Посылать таких (отдельных) сотрудников на открытые тренинги по заранее составленному на год плану обучения, а далее использовать систему каскадного обучения.

В систему каскадного обучения будет входить следующее:

• прошедшие обучение сотрудники делают семинар и рассказывают о пройденном на открытом тренинге материале и полученных навыках всем заинтересованным сотрудникам внутри компании
• раздаточные материалы открытых тренингов помещаются во внутреннюю библиотеку компании и находятся в свободном доступе для заинтересованных сотрудников.

Таким образом, достигается экономия денежных средств; достаточно широкий охват сотрудников, заинтересованных в получении данных навыков; выработка у прошедших обучение на открытом тренинге сотрудников (чаще всего это руководители отделов или наиболее квалифицированные сотрудники) навыков преподавания, чтобы затем использовать их ресурс, как внутренних преподавателей.

Для обучения топ — менеджеров и руководителей подразделений компании лучше использовать ресурс внешних провайдеров обучения (как в открытом, так и в корпоративном формате), так как они вряд ли, да это и нецелесообразно, пойдут учиться к внутреннему тренеру.

Расчет и утверждение бюджета на обучение на год

Часто возникает вопрос, какое количество финансовых средств потратить и заложить в бюджет на обучение сотрудников на год.
В различных источниках приводятся разные данные.
По некоторым отчетам, опубликованным в открытых источниках, в крупных западных компаниях тратят на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников 0,5 – 2 % от годового оборота компании.
Я думаю, что наиболее жизненной и отражающей истинное положение вещей, является цифра, использующаяся еще в советское время – на повышение квалификации и обучение сотрудников тратилось 4% от Фонда оплаты труда за год.

Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения

Этот аспект является очень важным в системе обучения, так как нельзя просто учить сотрудников и никак не оценивать и контролировать результаты обучения.
Критерии эффективности обучения и их оценка – это вопрос многоплановый и достаточно сложный. Но все же хотелось отметить, что в процедурах оценки эффективности обучения и применения сотрудниками полученных знаний, умений и навыков необходимо использовать комплексный подход (тестовые задания, карты наблюдений, контрольные клиенты и звонки и др.) и определенную периодичность. Особо следует обратить на процедуры поддержки и закрепления полученных навыков (служебные инструкции, кодексы продавца, разбор типовых ситуаций и др.)

Разработка и внедрение системы аттестации сотрудников

На этот момент следует обратить особое внимание. Система ежегодной аттестации является важным моментом в поддержке системы обучения, мотивации, роста и развития сотрудников.
Успехи в обучении, освоенные приемы и навыки работы (помимо, прежде всего, бизнес результатов) должны являться одним из блоков аттестации и влиять на результат прохождения аттестации.
Если в компании нет особого карьерного роста, важно для мотивации сотрудников на обучение разработать и внедрить систему грейдов (разрядов), влияющих на фиксированную часть оклада. Одним из условий присвоения следующего разряда по результатам аттестации для сотрудника будет прохождение обучения и освоение определенного набора знаний и навыков, соответствующих списку компетенций для данного разряда.

Внесение изменений в корпоративную культуру компании

Внедрение системы обучения в компании — это комплексная проблема и тесно связана с системой мотивации сотрудников, аттестацией, созданием кадрового резерва, карьерным ростом сотрудников, внутренней средой в организации.
Система обучения является частью корпоративной культуры, в которую возможно придется вносить коррективы по мере внедрения системы обучения в компании
(Например, принятия следующих правил и внутренних установок сотрудников в организации: «Мы все в компании учимся и это является неотъемлемой частью нашей жизни и деятельности в компании, необходимым условием и потребностью для дальнейшего роста, развития и успешной работы в компании»)

Внесение изменений и оптимизация разработанной системы обучения в процессе ее внедрения

Система обучения не является какой-то раз и навсегда данностью, а является только каркасом и подстраивается под цели и задачи организации, может меняться вместе с ростом и развитием компании и происходящими изменениями в бизнесе. Поэтому очень важно отслеживать результаты обучения, те процедуры и мероприятия, которые дают реальный результат, оптимизировать и закреплять их в существующей системе обучения.

Важным аспектом в совершенствовании системы обучения в организации является изучение новых веяний на рынке тренинговых услуг и дополнительного бизнес- обучения для того, чтобы использовать новые прогрессивные технологии для развития и повышения квалификации сотрудников своей компании.
Уверен, что будущее бизнес обучения и подготовки сотрудников внутри организации в плановом систематическом обучении, в разработанной и постоянно обновляемой системе обучения и подготовки сотрудников.

Полное руководство по организационному обучению в 2022 году

Сэм Томпсон

Обновлено 20 февраля 2022 г.

Сэм Томпсон

Обновлено 20 февраля 2022 г.

Недавно мы говорили об обучении и развитии сотрудников и, помимо прочего, о том, почему это важно для организации. Рискуя углубиться в семантику, «обучение и развитие сотрудников» и «организационное обучение» очень сильно связаны. Вы можете думать об обучении и развитии сотрудников как о более широкой сфере, в которой находится организационное обучение. Итак…

Что такое организационное обучение?

Организационное обучение — это процесс передачи практических знаний внутри организации, который повышает производительность сотрудников и их возможности на рабочем месте. Организационное обучение — это тактический подход, помогающий сотрудникам овладеть навыками, которые напрямую влияют на их работу и выполнение обязательств. Основное внимание уделяется обучению сложным навыкам, таким как использование определенного инструмента или программного обеспечения.

Важность и преимущества организационного обучения

Поскольку организационное обучение является более практичным и менее вдохновляющим, чем развитие сотрудников, легче сформулировать его важность и преимущества. Они поддаются количественной оценке, например, увеличение производительности и повышение производительности, которые обеспечивают лучшие результаты для бизнеса. Они поддаются сертификации, например, получение кредитов непрерывного профессионального образования (CPE) или юридические требования, такие как обязательное обучение по соблюдению нормативных требований.

Организации нуждаются в том, чтобы их сотрудники были лучшими в том, что они делают. Таким образом, организации должны инвестировать в то, чтобы помочь своим сотрудникам лучше выполнять свою работу, внедряя новые технологии или процессы, повышающие производительность, или даже просто повышая квалификацию в выполняемых сотрудниками функциях. Такие изменения требуют обучения, чтобы гарантировать, что сотрудники могут достичь целей компании.

Компании часто рассматривают стоимость обучения как причину не инвестировать в него. Однако неспособность обучить сотрудников связана со значительными издержками, такими как более низкие темпы производства, снижение конкурентоспособности, увеличение коммерческих расходов, неэффективное управление и небезопасная рабочая среда.

Передовой опыт организационного обучения

Теперь, когда мы понимаем, что такое организационное обучение и почему оно важно, давайте перейдем к некоторым практическим рекомендациям.

Гибкая доставка

Все мы учимся по-разному. Хотя мы не можем угодить всем, мы должны внести разнообразие в нашу тренировочную деятельность. Для некоторых занятий может потребоваться классическое обучение под руководством инструктора или виртуальное обучение под руководством инструктора, в то время как другие могут проводиться с помощью видеообучения по запросу. Важной частью является рассмотрение того, какие тренировки необходимо проводить и как получить наилучшие результаты. Применяя различные методы обучения, мы можем быть более уверены в успехе нашего обучения.

Гибридный и удаленный

Всегда было трудно отвлечь сотрудников от их непосредственных задач на обучение. Сегодня это еще сложнее, когда многие сотрудники работают из дома или имеют гибкую рабочую среду. Гибридное обучение — это еще один способ быть гибким, а также увеличить вероятность участия сотрудников в вашем обучении. Дополнительным преимуществом здесь является то, что мы можем проводить больше обучения в масштабе с меньшими затратами и усилиями по сравнению с очным обучением.

Поддерживайте интерес

Вы узнаете шаблон? Гибкая доставка, гибридная и удаленная, а теперь и привлекательная. Это опыт, ориентированный на учащегося. Сотрудники — наша аудитория. Мы конкурируем за их внимание. Мы сталкиваемся с жесткими графиками, горами задач и бесконечными потоками уведомлений чата, напоминаний календаря и звонков с этой платформы для видеоконференций и с другой. Нам нужны наши сотрудники, сосредоточенные на их обучении. Для этого мы не можем позволить им пассивно наблюдать за тем, как мы читаем им лекции. Используйте такие инструменты, как виртуальные классы с инструментами оценки, опросами и комнатами для обсуждения, или делайте видео интерактивными. Найдите способы открыть обсуждение и поощрить участие.

Как правильно организовать организационное обучение

Как только мы рассмотрим передовой опыт, мы сможем приступить к разработке нашей программы организационного обучения. Давайте рассмотрим некоторые из шагов, необходимых для начала работы с 3M — значение, управление и измерение.

1. Значение – выявление пробелов в знаниях и навыках

Это достаточно просто. Прежде чем разрабатывать программы технического обучения, нам необходимо понять, каких знаний или навыков не хватает нашим сотрудникам. Нет смысла тратить рабочее время на лишнее или ненужное обучение. Конечно, если внедряются новые инструменты, то мы можем понять, что нам нужно построить программу обучения, которая поможет сотрудникам овладеть этим инструментом. Мы можем проводить анализ пробелов в навыках или простые опросы, чтобы определить области для улучшения. Однако важно, чтобы мы учитывали, как обучение поможет сотрудникам лучше выполнять свою работу, и чтобы мы полностью согласовывались с руководством.

2. Менеджмент – согласование с целями компании

Помните, что цель организационного обучения — повысить эффективность работы сотрудников, чтобы они были лучше подготовлены для помощи компании в достижении поставленных целей. Сегодня организации часто имеют цели и ключевые результаты (OKR), которые являются измеримыми целями, которые необходимо достичь. Понимание OKR компании или отдела — это хороший способ понять, что компания пытается делать, и обеспечить надлежащее согласование организационного обучения.

Например, при анализе OKR или ключевых показателей эффективности (KPI) организации мы можем обнаружить, что сотрудники не достигли поставленных целей или не достигли их. Возможно, у команды по работе с клиентами была цель удержать уровень оттока клиентов ниже 4%. Однако в своем ежеквартальном обзоре руководство определило, что CCR составляет 4,4%. Существует множество факторов, которые могут повлиять на эту цифру, но мы можем разработать программу, которая поможет нашим CSM наладить лучшие отношения со своими клиентами, например, более эффективно использовать определенный инструмент или более тщательно отслеживать данные бизнес-аналитики.

3. Измерение – сделайте его измеримым

Точно так же, как руководство устанавливает свои OKR и KPI, наши программы обучения также должны определять свои критерии успеха. В конце концов, одна из любимых, хотя и сомнительных пословиц менеджеров звучит так: «Если мы не можем это измерить, мы не можем этим управлять». Подделка или нет, но необходимость измерять результаты имеет смысл.

Лидеры обучения должны установить цели для своих программ обучения, чтобы понять, было ли обучение успешным или требуется несколько итераций. Если обучение основано на сертификатах, то легко измерить, сколько сотрудников успешно получили требуемый сертификат. Однако измерение повышения производительности в результате обучения может быть довольно сложной задачей. Важно выяснить, что мы будем измерять, прежде чем приступать к обучению.

5 лучших методов и методов организационного обучения

Теперь давайте рассмотрим некоторые из наиболее популярных техник и методов организационного обучения.

Коучинг и наставничество

Наставничество невероятно важно для обучения сотрудников. Наличие тренеров и наставников помогает создать культуру обучения, создает личные связи, которые помогают удерживать сотрудников в гибридной рабочей среде, и дает ясность в отношении того, куда сотрудники могут обратиться за помощью, когда у них есть вопросы о том, как выполнять свою работу более эффективно.

Обучение под руководством инструктора (ILT) и виртуальное обучение под руководством инструктора (VILT)

Обучение под руководством инструктора, будь то личное или виртуальное обучение, является классическим вариантом для большинства видов обучения. По мере совершенствования технологий и разработки других методов организации все меньше и меньше полагаются на этот метод. Это может быть дорого и требует времени. Тем не менее, у этого метода обучения есть много преимуществ. Учащиеся могут общаться со своим инструктором, чтобы получать ответы и отзывы в режиме реального времени, и обычно им предоставляется возможность общаться со своими сверстниками. Это по-прежнему будет важным методом обучения, хотя он будет применяться более тщательно для тех типов обучения, которые выигрывают от взаимодействия в реальном времени.

Ролевая игра

Ролевые игры особенно важны при обучении сотрудников взаимодействию с клиентами или друг с другом при рассмотрении надлежащего поведения на рабочем месте. В примере с ролевой игрой по продажам один сотрудник может взять на себя роль продавца, а другой — расстроенного покупателя. Это может помочь нам урегулировать конфликты или применить различные стратегии при работе с возражениями.

Видеотренинг

Видео — отличное средство для обучения. Сотрудники используют видео практически для всего, кроме работы, например, для развлечения и обучения. Мы можем использовать этот комфорт для улучшения результатов обучения. Видео гибкое тоже гибкое. Сотрудники могут получить доступ к видео в момент необходимости, например, как завершить процесс или отправить счет. Он масштабируется и предоставляет ответы и обучение, когда другие не могут помочь.

Обучение на рабочем месте

Обучение на рабочем месте так же практично и эффективно, как и само обучение. Обучение наиболее эффективно, когда учащиеся могут участвовать и применять свое обучение в контексте своей работы. Когда сотрудникам необходимо быть в поле или работать с другим оборудованием, обучение также должно отражать это. Соберите экспертов по обучению и учащихся вместе там, где происходит работа. Это особенно полезно при адаптации новых сотрудников. Обучение должно быть максимально практичным, чтобы помочь сотрудникам сразу применить свои новые навыки.

Решения для организационного обучения Kaltura

Решения Kaltura для организационного обучения созданы для удовлетворения потребностей обучающихся организаций. Сегодняшним учащимся требуется гибкость в том, как они учатся, будь то способ обучения или метод обучения, который использует инструктор. По мере того, как все больше и больше компаний разрабатывают свои гибридные рабочие места, группам обучения и разработки необходимо будет продолжать развивать свои методы доставки от виртуального обучения под руководством инструктора через виртуальные классы до интерактивного видео по запросу. Уникальный всесторонний подход Kaltura к обучению позволяет организациям предлагать гибкие решения для обучения, помогающие добиваться лучших результатов в бизнесе.

Будущее организационного обучения в постковидную эпоху

На протяжении всей этой статьи я намекал на будущее организационного обучения. Конечно, мы могли бы говорить о виртуальной и дополненной реальности, искусственном интеллекте и машинном обучении, но будущее не должно быть таким похожим на будущее. Эти технологии займут свое место за столом переговоров. Тем не менее, сегодняшние движения больше связаны с адаптацией к эпохе после COVID, что сводится к вовлечению учащихся в любом случае, где бы они ни находились. Их нет в офисе, многих нет, и многих никогда не будет. Организации вкладывают все больше и больше средств в организационное обучение как инструмент для повышения конкурентоспособности, а также для того, чтобы доказать сотрудникам, что они инвестируют в них. Ожидайте больше удаленности, больше гибридов и больше видео.

Заключительные мысли

Если сотрудники делают все возможное, это означает, что и компании делают все возможное. В частности, непрерывное организационное обучение является инвестицией как в сотрудников, так и в компанию. Важно помогать сотрудникам развиваться и расти, но также важно помогать им предпринимать практические шаги, чтобы лучше выполнять свою повседневную работу. Развернув хорошо продуманную программу организационного обучения, лидеры обучения могут помочь сотрудникам лучше подготовиться к эффективному решению повседневных задач и полностью соответствовать целям компании.

Готовы повысить уровень своей организационной подготовки? Попробуйте виртуальный класс Kaltura бесплатно!

Начните бесплатную пробную версию

Сэм Томпсон

Сэм Томпсон является старшим директором по маркетингу продукции в компании Kaltura, где он помогает компаниям и учебным заведениям лучше вовлекать своих учащихся и сотрудников в онлайн.

Что отличает отличную учебную организацию? Передовой опыт, основанный на исследованиях

На протяжении более десяти лет компания Training Industry Inc. изучала ключевых факторов функционирования учебных организаций в различных отраслях и компаниях, чтобы определить возможности процессов и практики, которые определяют отличные учебные организации. В этом отчете впервые подробно рассматриваются факторы, отличающие высокоэффективных функций обучения , и предлагаются полезные сведения и рекомендации, которые можно применить для улучшения процессов и эффективности вашей организации по обучению и развитию.

По мере того, как мир (и сфера труда) меняется, отделы обучения и развития (L&D), такие как ваш, обладают беспрецедентным потенциалом влиять на обучение на рабочем месте за счет постоянного развития все более разнообразных и адаптируемых навыков. в вашей рабочей силе. Учитывая вашу ключевую роль в поддержании постоянно меняющейся рабочей силы, понимание ключевых факторов, влияющих на функционирование вашей организации по обучению, никогда не было более важным. Этот отчет предлагает вам подход к структурированию процессов и практики вашего отдела обучения для обеспечения долгосрочного влияния на бизнес .

самых эффективных учебных организаций ориентированы на процессы , сосредоточены на целостном взгляде на функцию обучения и взаимодействие ее частей. Они стремятся глубоко понять проблемы и имеют системы, которые позволяют им исследовать и находить решения, которые работают в сочетании, чтобы продвигать их бизнес вперед. Этот ориентированный на процесс подход предлагает важное конкурентное преимущество для бизнеса, который они поддерживают.

Путем оценки вклада тысяч специалистов по обучению в этом отчете L&D содержится ряд идей, которые могут помочь вам изменить вашу организацию обучения с хорошей на отличную, включая тенденции в функционировании организации обучения , а также ключевые возможности процесса , которые включают в себя отличное обучение и связанные с ним передовые практики . Отчет позволяет вам сравнивать с аналогичными организациями и предоставляет два рабочих пособия, разработанных, чтобы помочь вам применить результаты в вашей собственной компании.

В частности, это руководство по оптимизации воздействия вашей команды по обучению сосредоточено на восьми возможностях процессов, которые в течение десяти лет исследований постоянно определялись как движущие силы высокой эффективности организации обучения: