Основные принципы тайм менеджмента: 7 главных принципов тайм-менеджмента | Проект «Трансформация»
Как Все Успеть: 10 Принципов Тайм-Менеджмента
Тайм-менеджмент – это сейчас очень актуальная тема.
Сегодня у каждого есть гора различных дел, и нужно успеть все выполнить за ограниченное время.
Вот почему использование принципов управления временем важно для успеха во всех сферах жизни.
На протяжении многих лет меня интересовали различные аспекты саморазвития, такие как правильная постановка целей, эффективный тайм-менеджмент, здоровый образ жизни, способы, как быстрее усваивать информацию и учить иностранные языки.
Я также много практиковал те знания, которые я приобрел в данных сферах, с помощью личного опыта раскрывая новые способы, чтобы более эффективно управлять своим временем и достигать целей. Многие знакомые удивляются, как я могу столько успевать, притом находя время для путешествий, развлечений и общения.
В этой статье из серии ‘Успешная Жизнь’, я хотел бы представить вам основные принципы эффективного тайм-менеджмента (управления временем), чтобы быть более успешным.
Каждый следующий принцип тесно связан с предыдущим, поэтому советую вам читать их по порядку, так что это также пошаговое руководство по успешному управлению временем. Надеюсь, оно поможет вам все успевать.
Каждое действие должно приближать вас к цели
Я уже рассказывал вам о принципах и важности установления правильных целей (сначала прочитайте эту статью, если вы еще этого не сделали). Они должны быть действительно значимыми для вас.
Например, просто изучение испанского языка не может быть самоцелью. Ваша цель должна состоять в том, чтобы иметь возможность свободно общаться на испанском языке в вашей следующей поездке в Испанию, в то время как изучение испанского языка является лишь способом достижения этой цели.
Если вы установили правильные цели, у вас будет гораздо больше мотивации в их достижении, таким образом, вы будете более эффективны. Установив правильные цели и действия для их достижения, вы можете определить приоритет каждому действию в зависимости от того, насколько оно приближает вас к цели.
Это поможет более эффективно использовать ваше время.
Разбивайте большие проекты на мелкие задачи
Этот принцип тайм-менеджмента также известен под названием
Разбейте его на небольшие пошаговые действия, чтобы у вас было четкое представление о том, как все нужно выполнить.
Возможно, он окажется не таким большим и сложным, как вы ожидали …
Неприятные и мелкие дела вначале
При планировании дел на день, запланируйте на начало важные и неприятные вещи. Чтобы лучше запомнить этот принцип тайм-менеджмента, для него также есть свой термин: «Съешьте лягушку» (наверное, у создателей этих принципов не было времени на еду ? ).
Если вы запланируете неприятное действие на конец дня, вы будете думать о нем весь день и по этому поводу иметь плохое настроение.
Если вы начнете день с таких действий, вы почувствуете облегчение и будете мотивированы выполнять следующие задачи.
Кроме того, стоит начать день с мелких дел, так как вы почувствуете облегчение, что вы сделали так много всего за первые 30 минут. Это может быть проверка электронной почты, написание сообщения коллеге, планирование дел на день, звонок другу…
Я читал много книг и статей о тайм-менеджменте, но я никогда не мог из них понять, должен ли я сначала делать мелкие или неприятные дела. Поэтому, мне пришлось это узнать на практике. Вскоре я понял, что в начале дня очень сложно сразу начать с трудных и неприятных вещей, поэтому
Не забывайте о перерывах
Вы можете чувствовать себя супермотивированным и продуктивным в течение некоторого времени, но затем начнете чувствовать усталость, а за оставшуюся часть дня вы почти ничего не сделаете. Причиной этого является отсутствие перерывов в вашей работе/учебе.
Вы или ваш босс можете подумать, что, если вы не будете работать все 8 рабочих часов в день, вы будете успевать меньше, но это не так.
Во время перерыва, я рекомендую не оставаться на своем рабочем месте и не делать ничего за ноутбуком, чтобы расслабиться (видео, социальные сети, новости, результаты спортивных матчей…). Для вашего мозга и глаз, это совсем не будет отдыхом, и это не поможет вам расслабиться и отвлечься от работы.
Если вы работаете из дома или вы сами себе босс, вы также 
Поэтому, если я чувствую, что я работаю недостаточно эффективно, я просто делаю более длительный перерыв, полностью меняя вид деятельности.
Мой любимый способ быстро зарядиться энергией –20-минутная дрема. Если вы будете спать дольше, вы почувствуете себя еще более уставшим. За 20 минут вы можете полностью расслабиться, не впадая в глубокий сон, и после этого продолжить работать более продуктивно, тем самым экономя время (после этого вы сделаете больше, чем будучи уставшим).
Кстати об отдыхе. Я не зарабатываю миллионов (пока), но запросто путешествую как минимум раз в месяц. Хотите узнать, как? Узнайте мои 50 секретов, как дешево путешествовать по миру!
Техника “Помодоро”
Источник фото
Другим известным принципом управления временем является техника Помодоро. Итальянец Франческо Чирильо разработал его в конце 80-х годов. Название техники происходит от кухонного таймера в виде помидора (по-итальянски, 
Как вы могли догадаться, метод использует таймер для каждого вида деятельности. Таймер устанавливается на 25 минут для каждого задания с небольшими перерывами в 3-5 минут между ними. После четырех таких серий вы делаете перерыв в 15-30 минут. Каждая рабочая сессия длится 25 минут, потому что, по мнению автора метода, вы остаетесь наиболее мотивированным в течение именно такого времени.
В противоречии этому методу, было проведено исследование, которое выявило, что человек наиболее мотивирован в течение первых 40-45 минут работы
После многих лет работы по повышению моей производительности и эффективности управления временем я узнал, что для меня лучшее время – 55 минут работы и 5 минут отдыха. Каждые 3 часа я делаю длинный перерыв продолжительностью 30 минут и еще более продолжительный в середине дня, длящийся один час.
Это также связано с средней продолжительностью моих задач 1 или 2 часа.
В зависимости от ваших потребностей и действий вы можете немного изменить его и немного поэкспериментировать с разными временами работы, чтобы найти идеальную комбинацию для вас.
Смена вида деятельности
Я уже упоминал о смене вида деятельности для более эффективного отдыха, но вы также должны это делать в случае работы.
Вот пример, который поможет вам понять это: если вы планируете заниматься спортом, работать и готовиться к экзамену, вам следует чередовать эти действия. Изменение вида деятельности может ощущаться как отдых.
Иногда, когда мне приходилось учиться к экзамену, вместо того, чтобы учиться лишний час, я выходил на пробежку в парк или начинал учить немецкий, и это давало мне энергию и большую мотивацию, когда я возвращался к экзамену.
Раз уж я упомянул о спорте, дам несколько советов насчет него. 
Более того, во время моих 40-минутных пробежек мне пришло в голову множество идей, которые бы не пришли, если бы я остался у компьютера.
Оставьте некоторое время для непредвиденных дел
Было проведено еще одно исследование, касающееся управления временем, которое показало, что вам нужно выделить в среднем 20% вашего времени для непредвиденных дел в качестве буфера. Иногда сложно оценить, сколько времени займет каждая конкретная задача, или появится ли новая.
Если вы планируете 100% своего времени, вы постоянно будете в состоянии стресса под давлением времени. Чтобы этого избежать, оставьте немного времени для непредвиденных задач или неожиданно долгого времени выполнения предвиденных.
Запланируйте действия, используя перечисленные принципы тайм-менеджмента
С 16 лет у меня всегда был календарь-органайзер для планирования дел по часам на день и более в общем на неделю. Это единственное, что я держу в бумажном виде, остальное – на ноутбуке.
Просто выбирать правильные действия недостаточно для того, чтобы быть успешными и все успевать. Вам нужно планировать действия на каждый час рабочего дня и даже иногда выходные, если вы не хотите их потратить зря.
Я много раз замечал, что я намного эффективнее, когда планирую расписание дел на день, так как я знаю, когда мне нужно поторопиться и какое задание будет следующим. Вам тоже рекомендую приобрести такой органайзер.
Кроме того, я рекомендую вам планировать день не утром, а вечером предыдущего дня. Тогда перед тем, как пойти спать, у вас будет более четкое представление того, что вам нужно сделать на следующий день, и дел, с которых он начнется.
Вознаградите себя
Другой способ не потерять мотивацию, стремясь к своим целям, – это придумать небольшие награды для себя, которые вы получаете за выполнение задач (особенно, крупных). Это может быть капучино из ближайшей кофейни, шоколадный батончик или что-то большее в случае больших достижений.
Конечно, вы будете счастливы достичь своей цели в конце, но, если эта цель далеко (а самые главные цели редко бывают близки), у вас будет много шансов потерять мотивацию и сдаться. Эти маленькие подарки не позволят этому произойти.
Никакой многозадачности и отвлекающих факторов
Другим очень важным принципом тайм-менеджмента является то, что вы не должны делать различные действия одновременно, так как вы не преуспеете ни в одном из них (“За двумя зайцами погонишься…” … правильно!).
Конечно, если вы едете на работу в автомобиле или общественном транспорте, либо занимаетесь спортом, хорошей идеей могут быть аудиокниги и аудиокурсы, чтобы использовать это время эффективно.
Но в случае, если вам нужно выполнить определенное действие, и вы пытаетесь одновременно сделать что-то еще, это в итоге может занять еще больше времени, и, возможно, вам нужно будет все переделывать, если качество работы не удовлетворит вашего босса или клиента.
Отдельная тема – это отвлекающие факторы. Вероятно, с вами часто случалось, что вы сразу после уведомления отвечаете на сообщение в ВК, письмо по электронной почте или начинаете смотреть смешное видео, которое прислал вам знакомый и отвлекаетесь от задачи, которую вы до этого выполняли. Вы не просто тратите лишние секунды или минуты на неважные дела, но тратите гораздо больше, чтобы снова сосредоточиться на работе.
Я рекомендую выделить 20 минут в начале рабочего дня и 20 минут среди дня для всех этих ‘отвлекателей’. В остальное время просто закройте все ненужные вкладки в браузере, отключите уведомления на ноутбуке и мобильном телефоне (кроме того, когда вы за компьютером, вам не нужен включенный интернет на телефоне).
Кроме того, я рекомендую вам слушать «продуктивную» музыку. Это относительно быстрая и ритмичная музыка без слов. Она поможет вам избежать всех внешних отвлекающих факторов и сосредоточиться на вашей текущей задаче.
Я использую продуктивную музыку с канала YouTube Эвана Кармайкла, но вы можете выбрать что-то свое (я также иногда слушаю что-то тяжелое типа пост-хардкора, когда слова есть, но их все равно не удается разобрать ? )
Итак, обобщая, я хотел бы повторить принципы управления временем, о которых я упоминал в этой статье.
- Выполняйте только значимые и важные дела, которые приближают вас к цели;
- Разбивайте большие задачи на маленькие;
- Начинайте день/неделю с небольших и неприятных дел;
- Делайте перерывы между задачами;
- Чередуйте различные виды деятельности, чтобы оставаться продуктивными;
- При планировании своего дня оставьте время для непредвиденных дел;
- Всегда составляйте план дел и их почасовую последовательность в течение дня, и лучше всего, если вы делаете это накануне вечером;
- Делайте себе небольшие подарки за выполнение задач, чтобы оставаться мотивированными;
- Не выполняйте сразу несколько задач, выделяйте время для неважных действий, которые могут вас отвлекать в течение дня, и слушайте ‘продуктивную’ музыку.
Это мой список из 10 основных принципов эффективного тайм-менеджмента, чтобы помочь вам все успевать, быть более продуктивными, успешными и достигать высот.
Вскоре я расскажу о том, как эффективно учиться и запоминать информацию, а также как изучать иностранные языки.
Следите за обновлениями, а, чтобы их не пропустить, подпишитесь на меня в социальных сетях ниже!
Последние записи
Tags
adventures atrakcje attractions cheap cities city Europa Europe free hiszpania itinerary miasto poland polska przewodnik przyroda spain stockholm sweden sztokholm szwecja things to do tips travel weekend weekend wskazówki zwiedzanie Испания бесплатно выходные город достопримечательности европа мистика польша прага приключения путеводитель путешествие путешествия советы стокгольм цены швеция
Основные принципы тайм менеджмента — как управлять временем
Вопрос «Как все успевать?» наверняка регулярно посещает твою голову.
И мы сразу ответим на него: никак. Но твое время может быть использовано более эффективно, а ты при этом избежишь нервотрепки, связанной с непредсказуемостью твоего дня и непониманием, за что хвататься в первую очередь. Итак, представляем твоему вниманию 10 заповедей, соблюдая которые ты сможешь лучшим образом использовать свой главный ресурс.
Ставь цели
Потрать немного времени, чтобы понять, какие простые и глобальные задачи ты хочешь воплотить в жизнь. Будь то разобрать шкаф, написать диплом, похудеть до определенного размера одежды или поднять английский до уровня Advanced. Если не забывать оценивать, насколько прошедший день приблизил тебя к твоим целям, ты сможешь отсечь ненужное и сконцентрироваться на том, что действительно важно.
Планируй
Допустим, с целями у тебя все более-менее ясно, теперь нужен план по их осуществлению. И здесь самый простой вариант — заведи себе ежедневник, электронный или бумажный, не важно, и трать каждый вечер по 10 минут, чтобы расписать планы на следующий день.
Подсчитано, что такой подход поможет тебе сэкономить около часа рабочего времени. Но есть пара маленьких нюансов: планируй не более 60% всего времени, а оставшиеся 40% сохрани для решения непредвиденных задач.
Ешь слона по кусочкам
Выполняя предыдущий пункт ты наверняка столкнешься с проблемой: есть цели, к которым очень сложно приблизиться за один день. Что же делать? Просто разбей весь путь к достижению глобальной цели: сначала на «лестничные пролеты», а потом на отдельные «ступеньки» и выделяй на ступеньку по дню. Например, ты хочешь выучить английский, знание языка складывается из словарного запаса и умения строить речь грамматически правильно. Если ты каждый день будешь по 10 минут повторять слова, 10 уделять грамматическим упражнениям и еще 10 тратить на ведение дневника или общение с носителем языка, то уже через месяц ты станешь намного ближе к цели!
Расставляй приоритеты
Окинь взглядом список планов на грядущий день и задай себе 4 вопроса:
- Что из этого срочно и важно?
- Что из этого не срочно, но важно?
- Есть ли среди этого что-то срочное, но не важное?
- Что из этого не срочно и не важно?
Вот и получился список приоритетов, в котором, например, сдать отчет начальству будет и важным, и срочным, договориться о встрече с партнером и повторить английский — не срочно, но важно, а посмотреть видео с котиками — не срочно и не важно.
Забудь о многозадачности!
Гай Юлий Цезарь мог делать несколько дел одновременно, но это не спасло его от печальной участи. Ты, слава богу, не древний римлянин благородных кровей, так что можешь себе позволить не быть многозадачным. Более того, ученые-когнитивисты на этом даже настаивают, ведь согласно их наблюдениям, концепция многозадачности в решении повседневных вопросов лишь создает видимость погружения в работу, но качество выполнения каждой отдельной задачи от этого страдает, и в итоге под конец дня у тебя не только ни одно дело не доведено до конца, но еще и глаз дергается.
Фокусируйся
Эти самые ученые из предыдущего пункта подсчитали, что в среднем, чтобы погрузиться в выполнение одной задачи, требуется 15 минут. Поэтому, если тебе приходится работать сразу с несколькими делами, выдели на решение каждого из них не менее 15-20 минут и чередуй. Важный момент! Проверка почты, лички в контакте, сообщений в скайпе и прочего тоже нарушают концентрацию внимания, поэтому оптимальным решением будет отключить на время работы все уведомления и закрыть все окна, которые могут тебя отвлекать.
Но если уж совсем не выходит отказаться от соц.сетей или они являются частью твоей работы, выделяй на проверку сообщений около 10 минут каждый час.
Отсекай лишнее
Иногда просто надо говорить «Нет». Себе или еще кому-то. Да, хочется поставить галочку «выполнено» напротив очередной цели, характеризующей твою эффективность, погладить себя по головке и сказать: «Какой я молодец, все успел!», но в погоне за количеством выполненных дел можно заработать себе полное психологическое истощение и апатию, с которыми вообще потом не получится полноценно заниматься даже повседневными задачами. Поэтому 7 раз измерь свои силы, прежде чем брать внеочередной проект или бросать себе новый вызов из разряда «похудеть за неделю на 10 килограмм».
Обустрой рабочее место
Запомни: хаос на рабочем столе — значит хаос в мыслях. Регулярно убирай весь хлам и со стола, и из головы. Сделай свое рабочее место таким, чтобы тебе хотелось работать: удобный ежедневник, красивая и качественная канцелярия, фото любимых, чтобы помнить, на чьем благополучии в первую очередь скажется твоя лень, яркие стикеры и т.
д. Это поможет тебе быть в тонусе и не скучать.
Забудь о перфекционизме и не ищи мотивации
Все мы знаем, что когда есть вдохновение, можно горы свернуть, причем с таким акробатическим изяществом, что все при этом ахнут! Но вдохновение, к сожалению, это не рубильник, который можно включить в удобный для себя момент. И зачастую все танцы с бубном для его призыва приводят лишь к пустой трате времени, которое можно было бы потратить на выполнение самой задачи. Запомни: дело, сделанное немного неидеально, в большинстве случаев лучше чем дело, несделанное вообще! Так что выдохни, и вперед, держа в уме слова классика: «Я сам властитель вдохновенья»!
Не забывай отдыхать
Это, пожалуй, самое главное правило из списка, поскольку без его выполнения следовать остальным не будет никакого желания. Выделяй себе время на здоровый сон, на встречи с друзьями, на новые впечатления, ведь именно они помогают твоему мозгу «перезагрузиться» и приступить к новым задачам с новой энергией, новыми идеями и куда большим желанием!
5 принципов тайм-менеджмента тем, у кого нет времени на тайм-менеджмент
{«id»:94121,»url»:»https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment»,»title»:»5 \u043f\u0440\u0438\u043d\u0446\u0438\u043f\u043e\u0432 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430 \u0442\u0435\u043c, \u0443 \u043a\u043e\u0433\u043e \u043d\u0435\u0442 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438 \u043d\u0430 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442″,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment&title=5 \u043f\u0440\u0438\u043d\u0446\u0438\u043f\u043e\u0432 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430 \u0442\u0435\u043c, \u0443 \u043a\u043e\u0433\u043e \u043d\u0435\u0442 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438 \u043d\u0430 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442″,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment&text=5 \u043f\u0440\u0438\u043d\u0446\u0438\u043f\u043e\u0432 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430 \u0442\u0435\u043c, \u0443 \u043a\u043e\u0433\u043e \u043d\u0435\u0442 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438 \u043d\u0430 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442″,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment&text=5 \u043f\u0440\u0438\u043d\u0446\u0438\u043f\u043e\u0432 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430 \u0442\u0435\u043c, \u0443 \u043a\u043e\u0433\u043e \u043d\u0435\u0442 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438 \u043d\u0430 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442″,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=5 \u043f\u0440\u0438\u043d\u0446\u0438\u043f\u043e\u0432 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442\u0430 \u0442\u0435\u043c, \u0443 \u043a\u043e\u0433\u043e \u043d\u0435\u0442 \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438 \u043d\u0430 \u0442\u0430\u0439\u043c-\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442&body=https:\/\/vc.ru\/life\/94121-5-principov-taym-menedzhmenta-tem-u-kogo-net-vremeni-na-taym-menedzhment»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}
2607 просмотров
Сразу скажу, я не коуч и вообще не специалист по тайм-менеджменту. Просто я довольно ленив, но с амбициями, поэтому еще со времен школы как-то сами собой выработались методики, которые позволяли мне побыстрее закончить с делами, чтобы снова продолжить лениться 🙂
Этими методиками я и решил поделиться. Не обещаю что они подойдут прям для всех сразу, но думаю, общие принципы подойдут очень многим.
1. Наработка связок
Мы все, по сути, роботы — действуем привычным нам образом, ходим проторенными дорожками. Но эти проторенные дорожки далеко не всегда являются эффективными с точки зрения времени.
Рассмотрим простой пример — вот вы проснулись с утра, взяли телефон, потупили в соцсетях, щурясь одним глазом несколько (десятков) минут, потом встали, почистили зубы, пошли на кухню и поставили греться чайник или вариться кофе. Пока готовится напиток — делаете себе завтрак. Потом завтракаете и выходите на работу. Ну, это такое среднестатистическое утро большинства людей.
Как его можно оптимизировать, чтобы утром успеть еще что-нибудь?
Самый простой пример — начать готовить завтрак ДО того, как пойдете умываться. Поставить вариться кофе, поставить жариться яичницу (например), а потом уже идти умываться. Вроде совет — так себе и совершенно очевиден, но он хорошо отражает концепцию связок, которые можно заранее продумать и выработать лучшую последовательность действий. Вот еще пара примеров:
— Пока разговариваете по телефону — делайте микроуборку или дела, которые не требуют «мозгов». Чаще всего люди ходят просто туда-сюда, или рисуют что-то, потому что хочется чем-то занять руки/ноги. Почему бы не занять их чем-то полезным? Главное — заранее подумать, чем займетесь в следующий телефонный разговор.
— Используйте время в дороге. Делайте звонки в то время пока идете пешком, учитесь пока едите в транспорте и т.д. Чем лучше наработаны связки — тем круче. Однажды видел даже человека который явно фрилансил в метро — прям сидел в вагоне с ноутбуком и программировал.
Вся концепция связок строится на том, чтобы вычленить дела которые занимают продолжительное время, «прикрепить» к этим делам — дела поменьше и приучить себя делать так всегда.
Единственное условие — чтобы качество выполнения при этом не страдало 🙂
2. Эффективные пути
Найти эффективные пути — это важно. Понятно что иногда выбор между «прыгать через лужи и сэкономить 5 минут» и «идти нормально, но на 5 минут дольше» — не всегда стоит делать в пользу экономии времени, но вот если при прочих равных можно немного «срезать» — это надо использовать. У меня например обнаружился неожиданный путь от дома до метро, который занимает почти на треть меньше времени. Тоже самое и с общественным транспортом — иногда находятся варианты позволяющие сэкономить и полчаса и даже час в день на дороге, если просто их поискать!
3. Новый софт и быстрый комп.
Понимаю, что совет странный и подходит не всем, но старайтесь всегда обновлять весь софт и стараться поддерживать скорость компьютера на максимальном уровне (обновлять его, докупать оборудование и т.д.). Поясню на примере — из-за медленного компа программа ежедневно тратит на 10 минут больше времени при обработке данных, чем могла бы. К примеру, фотошоп или 1с или еще что-то такое. Казалось бы — ну и фиг с ней, подумаешь, 10 минут в день. Но только вдумайтесь — это 40 (!) часов в год! Т.е. целая рабочая неделя ежегодно тратится на то, чтобы смотреть как тупит комп 🙂 Не знаю как вас, а меня эта инфа в свое время сильно удивила 🙂
4. То что можно автоматизировать — автоматизируйте.
Это касается и бытовых дел (роботы для мытья окон/роботы пылесосы — для уборки), всякие мультиварки и прочее — для готовки, различный софт для автоматизации действий на компе. Всего тут перечислить невозможно, но вот несколько советов из статьи на VC которая вышла недавно, а я добавлю немного от себя:
— Фильтры почтовых программ — обязательно используйте, чтобы распределять письма по папкам, автоматически удалять лишнее и т.д.
— Зеннопостер — огромный и довольно сложный софт для автоматизаций очень многих действий на компе. Сразу скажу, требует довольно серьезных технических навыков для освоения и умения мыслить «алгоритмически». Но часто помогает сэкономить гору времени на рутине. Хотя и жалко, что только для винды 🙁
— Различные планировщики программ, автозапуски и прочее — все что позволяет сэкономить время.
5. Всему свое место.
Сразу скажу, над этим пунктом я активно и довольно безуспешно работаю, но каждый раз когда мне на время удается собрать все нужное в одном месте — меня восхищает, сколько времени удается сэкономить. Проще говоря — компонуйте все что компонуется 🙂
Информация по одной теме — в одном месте, рабочие инструменты — на полочках, пустые пакеты — в один пакет, ну вы поняли 🙂 Совет банальный, но ооочень важный. Попробуйте выбрать одно направление и в нем все расставить по местам, к примеру, все документы разложить по разным папкам — сразу поймете, сколько это времени экономит 🙂
Надеюсь, эти советы натолкнули вас на какие-то полезные идеи и мысли 🙂 Спасибо за внимание!
7 самых важных принципов тайм-менеджмента
Сегодня о тайм-менеджменте выпущено уже столько материалов, что в этом океане информации как-то незаметно стала теряться его суть. На вопрос, что в тайм-менеджменте самое главное, зачастую можно услышать примерно такой ответ:
— Ну… Там есть всякие списки дел, таск-менеджеры, расписания. Есть задачи-лягушки и задачи-слоны. А еще есть матрица Эйзенхауэра и GTD.
Все перечисленное, конечно же, полезно, но это отнюдь не главное. Это всего лишь некие инструменты, без которых вполне можно обойтись. В мире полно людей, которые грамотно организуют свое время, не пользуясь при этом ни матрицей Эйзенхауэра, ни GTD, ни даже таск-менеджерами.
Самое главное в тайм-менеджменте — это вовсе не инструменты, а те принципы, которые лежат в его основе. Именно от их соблюдения и зависит, будут ли все эти инструменты работать и приносить пользу или же они превратятся в череду бесполезных и утомительных ритуалов.
И в этой статье мы разберем семь самых важных принципов тайм-менеджмента, без которых очень сложно эффективно управлять своими делами и получать хороший результат.
Принцип 1. Постановка целей
Самый главный принцип тайм-менеджмента звучит так:
У любой деятельности должна быть цель.
Иными словами, мы должны всегда понимать, зачем беремся за ту или иную работу, ради чего составляем планы и в каком направлении двигаемся.
Для чего это нужно?
Во-первых, чтобы наша жизнь и наша деятельность имели смысл. Без обретения смысла не бывает ни воли к победе, ни подлинной удовлетворенности жизнью, ни настоящей мотивации. Знаменитый психиатр Виктор Франкл, прошедший в свое время через фашистские концлагеря, говорил: если у человека есть «зачем», он вынесет любое «как».
Во-вторых, достижение целей — это, по сути, исполнение наших желаний. Если мы не стремимся к тому, чего хотим, то в итоге (как в свою очередь подметил писатель Чак Паланик) рискуем остаться с тем, чего точно не хотим.
В нашем случае важно еще и то, что все техники тайм-менеджмента, в той или иной степени, предназначены именно для достижения целей. Без целей они превращаются в набор бессмысленных правил и ограничений. Тут можно привести такую аналогию: если путник не знает, куда идет, то абсолютно не важно, какой картой и каким компасом он при этом пользуется.
Как следовать этому принципу:
- Прежде чем браться за какое-нибудь дело, сформулируйте его цель. Это поможет лучше понять, что и как нужно делать.
- Ставьте цели для всех крупных промежутков времени: день, неделя, месяц, год, вся жизнь. Только опираясь на цели, можно составить эффективный план действий.
- Научитесь правильно ставить цели. Познакомьтесь, например, с техникой SMART.
- Избегайте ложных целей. К таковым относятся все неактуальные и устаревшие цели, а также цели, которые были навязаны нам извне (рекламой, пропагандой, нашим окружением). Их достижение не делает нас счастливыми.
Принцип 2. Планирование
Планирование — это главная методика тайм-менеджмента, без которой он просто немыслим. Списки дел, расписания, диаграммы Ганта, графики работ — это все разновидности планов. И второй по значимости принцип тайм-менеджмента звучит так:
Любую деятельность нужно планировать.
Планирование заставляет нас действовать более продуманно, а значит и более эффективно. Кроме того, оно помогает ответить на два вопроса:
- Что конкретно сделать, чтобы получить желаемое? Например, какие шаги нужно предпринять, чтобы открыть свой интернет-магазин?
- Что конкретно делать, чтобы сохранить текущее положение вещей и избежать неприятностей? Например: как поддерживать порядок в доме? Или: как сохранять здоровье?
Не имея хотя бы приблизительного плана действий, очень сложно достичь цели или организовать эффективную работу. Здесь опять же можно использовать аналогию с путешествием. Представим, что некто отправился из города, А в незнакомый ему город Б, не узнав дорогу и не взяв с собой карту. Может ли он попасть в пункт назначения? Ну, разве что случайно.
Как следовать этому принципу:
- Заранее планируйте все крупные промежутки времени (год, месяц, неделя, день) и все значительные действия (цели, проекты, большие задачи). Попробуйте хотя бы приблизительно представить, что и в каком порядке вы будете делать.
- Планируйте письменно. О «мысленных планах» запросто можно забыть. К тому же они выглядят необязательными для выполнения: их слишком легко отменить и пересмотреть «задним числом».
- Планирование должно быть регулярным. Организованность — это стиль жизни, а не разовое мероприятие.
- Планирование должно быть гибким. Если обстоятельства вдруг изменились, следует изменить и планы.
- Самый важный инструмент тайм-менеджмента — это список дел на сегодняшний день (он может принимать любые формы: расписание, матрица Эйзенхауэра и т. д.). Именно ему следует всегда уделять основное внимание.
Принцип 3. Самодисциплина
Самодисциплина — это наша способность следовать намеченному плану, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Без этого качества человек легко становится пассивной «жертвой обстоятельств» и собственных страстей. И третий принцип тайм-менеджмента будет таким:
Опирайтесь на самодисциплину.
Предположим, человек пообещал себе, что с завтрашнего дня он начнет бегать по утрам. Наступает завтра, но никакого желания бегать у него нет. Вот тут решающую роль и начинает играть самодисциплина. Если она хорошо развита, человек выйдет на пробежку. Если нет, он будет неделями ждать, когда у него появится настроение.
Без самодисциплины тайм-менеджмент фактически не работает. Если человек не может заставить себя выполнять свои же собственные планы, все инструменты планирования превращаются в бесполезный хлам.
Как следовать этому принципу:
- Примите неприятный факт: не всегда наша деятельность должна доставлять нам удовольствие. Даже если мы занимаемся любимым делом, у нас все равно будут периоды, когда нам придется себя к чему-то принуждать.
- Научитесь мотивировать себя сами. Познакомьтесь с основными техниками создания и поддержания мотивации.
- Однако не уповайте полностью на мотивацию: она переменчива и ненадежна. Чтобы доводить дела до конца, следует в первую очередь полагаться на самодисциплину.
- Самодисциплину можно и нужно развивать. Начинать желательно с небольших «нагрузок».
- Ставьте сложные и важные задачи на утро или на первую половину дня. В это время у нас больше энергии и крепче сила воли.
- Отсекайте лишнее. Чем больше сил и времени мы тратим на ненужные занятия, тем меньше сил и времени остается на то, что для нас по-настоящему важно.
- Имейте в виду: чем больше мы получаем «легких удовольствий» (компьютерные игры, сериалы, социальные сети и т. д.), тем ниже становится уровень нашей самодисциплины, и тем меньше мы получаем удовольствия от работы.
Принцип 4. Иерархия планов
Следующий принцип гласит:
Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня.
То есть, мы должны планировать день так, чтобы выполнять недельные планы, неделю — чтобы выполнять планы на месяц и т. д. Например:
Этот принцип помогает нам всегда оставаться целеустремленными и не сбиваться с намеченного курса. Если мы в полной мере понимаем, как соотносятся наши планы верхнего и нижнего уровня, то даже в самых маленьких и неприметных задачах появляется более высокий смысл:
- Мы не просто выполняем скучные упражнения, а «получаем высшее образование».
- Мы не просто пишем текст, а «становимся профессиональными писателями».
- Мы не просто настраиваем рекламу, а «расширяем свой бизнес».
Без четкой иерархии планов тайм-менеджмент превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «День сурка», без шансов на улучшение.
Как следовать этому принципу:
- Планируйте от общего к частному. Начинайте с глобальных целей и постепенно двигайтесь к второстепенным и мелким задачам.
- Используйте декомпозицию. Делите все крупные цели и задачи на отдельные шаги: это облегчает их выполнение и делает работу более понятной. Например, поставив перед собой цель на год, разделите ее на отдельные этапы и распределите их по месяцам. Аналогично следует поступать с задачами на месяц и на неделю.
- Составляя план, держите перед глазами план более высокого уровня. Например, составляя список задач дел на день, «подглядывайте» в список задач на неделю. Убедитесь, что ваш план не только решает рутинные задачи, но и помогает двигаться к чему-то большему.
- Поставив перед собой задачу, спросите себя: а как она помогает мне в достижении целей? Нет, далеко не все задачи должны приближать к цели: некоторые нужны просто для того, чтобы поддерживать стабильность в жизни. Но тем задачам, которые двигают нас вперед, должна отводиться первоочередная роль.
Принцип 5. Расстановка приоритетов
Не все дела одинаково важны. Если человек, например, протрет со стола пыль или помоет зеркало, в его жизни вряд ли что-то изменится (хотя чистота — это, безусловно, благо). Если же он пройдет курсы повышения квалификации, это заметно повлияет и на его карьеру, и на его жизнь. Следовательно, второе дело будет для него более приоритетным.
Из этого следует еще один принцип тайм-менеджмента:
В первую очередь уделяйте внимание главным делам.
Запас времени и сил у нас ограничен. Если не расставлять приоритеты, мы рискуем растратить этот запас на мелочи, которые почти ни на что не влияют. И наоборот: фокусировка на главном помогает нам более эффективно использовать свои ресурсы и быстрее получать результат.
Пример списка дел с расставленными приоритетамиКак следовать этому принципу:
- Когда перед вами стоит сразу несколько задач, сравните их друг с другом и отметьте самые важные. Не расставив приоритеты, человек рискует пойти по пути наименьшего сопротивления, то есть начать выполнять не самые важные, а самые легкие задачи.
- Старайтесь выполнять дела в порядке их важности. Во-первых, это увеличит вашу эффективность. Во-вторых, в случае форс-мажоров (отключения света, визита гостей) вы всегда будете успевать сделать все самое главное.
- Все задачи не могут быть приоритетными. Если важно сразу все — значит неважно ничего. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% задач.
- В случае затруднений пользуйтесь техниками расстановки приоритетов, например, матрицей Эйзенхауэра.
Принцип 6. Освободить голову
Этот принцип считается «визитной карточкой» современного тайм-менеджмента. Впервые его сформулировал американский специалист по личной продуктивности Дэвид Аллен, создатель системы GTD. Суть этого принципа в следующем:
Задачи, цели и идеи следует держать не в голове, а на «внешнем накопителе», например, в записной книжке или в таск-менеджере.
Мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочного запоминания информации. В результате каждая задача, которую мы пытаемся удержать в голове, снижает эффективность работы и повышает уровень стресса. Проще говоря, чем больше задач мы пытаемся разместить в своей «оперативной памяти», тем хуже мы думаем.
Представим такую ситуацию: во время работы мы внезапно вспоминаем, что дома закончился чай. И в течение дня у нас в голове начинают происходить примерно следующее:
— О, надо купить чай!
— Надо бы не забыть купить чай!
— Так, после работы нужно купить чай.
— Буду идти домой — куплю чай и т. д.
Иными словами, одна и та же мысль постоянно появляется у нас в голове, отвлекая от текущих занятий. Если же мы эту задачу сразу же запишем (например, в органайзер), нам уже не нужно будет постоянно о ней вспоминать.
Как следовать этому принципу:
- Фиксируйте все новые идеи и задачи, как только они появляются. Если вы вспомнили о каком-нибудь деле, тут же запишите его и спокойно вернитесь к работе
- Держите под рукой инструменты, с помощью которых вы будете фиксировать всю входящую информацию. Это может быть что угодно: блокнот, таск-менеджер, лоток для бумаг, диктофон, набор стикеров и т. д. Такие «внешние накопители» обычно называются инбоксами.
- Регулярно (раз в день или чаще) разбирайте содержимое инбоксов. Только в этом случае вы будете спокойно доверять им свои задачи и идеи.
Принцип 7. Планирование отдыха
Следующий принцип гласит:
Без полноценного отдыха невозможна полноценная работа.
Отдых помогает нам восстановиться: снять умственную и физическую усталость, снизить уровень стресса и привести в норму остальные показатели организма. Кроме того, отдых позволяет на некоторое время «вынырнуть из своих проблем» и посмотреть на них со стороны. Часто именно во время отдыха нас посещают самые лучшие идеи.
Пример расписания с блолками отдыхаНепонимание или игнорирование этого принципа — одна из самых серьезных проблем в тайм-менеджменте.
Часто бывает так: в какой-то момент у человека снижается работоспособность и падают результаты. И он начинает неистово экспериментировать с техниками тайм-менеджмента: внедрять новые системы планирования, менять органайзеры и пичкать себя «мотивашками». В реальности же причина проблемы часто заключается в том, что он просто устал.
Некоторые люди видят в отдыхе что-то постыдное, воспринимая его как проявление слабости и уступку собственной лени. На самом деле, отдых — это неотъемлемая часть любой работы. Представьте себе путешественника-автомобилиста, который говорит: «Мне некогда заправлять автомобиль — мне нужно ехать». Понятно, что в какой-то момент его машина просто остановится.
Как следовать этому принципу:
- Планируйте отдых заранее. Не надейтесь, что организм отдохнет «между делом».
- Используйте все виды отдыха: выходные, ежедневные часы досуга, длинные и короткие перерывы в работе.
- Отдых должен быть ритмичным. Делайте перерывы через определенное время, не дожидаясь усталости.
- Во время отдыха переключайтесь и меняйте виды деятельности. Если работаете за компьютером, вам нужен активный отдых. Если вы занимаетесь физическим трудом или проводите день на ногах, отдыхайте сидя или лежа.
- Меняйте контекст — это помогает отдохнуть мозгу. Во время отдыха старайтесь максимально изменить обстановку. Если не получается покинуть рабочее место, то хотя бы посмотрите на несколько секунд в окно.
- Позаботьтесь о качественном сне.
Заключение
Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Возникает закономерный вопрос: как сделать так, чтобы они начали работать и приносить нам пользу?
Во-первых, для начала просто попробуйте их использовать. Неважно как: хорошо, плохо, эффективно, неэффективно, правильно, неправильно. Главное — это начать.
Самая частая ошибка — это когда люди начинают читать книги и искать ответы, еще до того, как у них появились вопросы. Поэтому для начала попробуйте самостоятельно внедрить эти принципы: составить список целей, запланировать дела на день или расставить приоритеты. И если что-то у вас не получится, вы уже точно будете знать, какая информация вам нужна.
Во-вторых, экспериментируйте. В тайм-менеджменте нет универсальных решений. У каждого из нас свои задачи и проблемы, а значит, и решать их мы должны по-разному.
Обычно каждый принцип, каждую технику и каждый инструмент необходимо хотя бы немного подогнать под себя. Например, вы не чувствуете отдачи от своего привычного списка дел. Нет проблем: попробуйте другие варианты планирования дня. Возможно, вам гораздо больше подойдет метод 1-3-5, метод Альпы или матрица Эйзенхауэра.
В-третьих, анализируйте результаты. Регулярно просматривайте свои списки целей и задач и оценивайте их состояние. Что из задуманного вам удалось сделать, а что нет? Если не удалось, то почему? Также полезно периодически проводить сессии хронометража, чтобы понять, насколько эффективно вы расходуете время.
Такой постоянный анализ помогает нам вовремя исправлять свои ошибки и недочеты, находить самые эффективные стратегии тайм-менеджмента и в конечном итоге менять свою жизнь к лучшему.
Поделиться:
Основные принципы тайм менеджмента — Малый бизнес
На работе вечный аврал, в рабочее время все успеть нереально. После того, как выходные потрачены на разбор завалов, кажется все, с понедельника будет легче. Но, все опять наваливается снежным комом и к концу недели опять сплошной завал. Знакомо? Думаю, это знакомо если не каждому, то очень многим, как наемным работникам, так и тем, кто работаем сам на себя.
Как все успевать, есть ли выход? Как известно, выход есть всегда. По данному поводу существует много мнений специалистов, масса методик и тренингов, но, к сожалению, не каждый может позволить себе оплатить подобное удовольствие.
Не буду отбирать хлеб тренеров и коучеров, просто хочу подлиться собственным опытом. Я также посетила пару тренингов по тайм менеджменту, но, использую не все, чему меня учили. Может быть, я плохая ученица и не умею пользоваться полученными знаниями, может быть, у меня такая специфика работы, которая не позволяет применять на практике некоторые принципы тайм менеджмента.
Например, советуют выделять в своем распорядке дня так называемый «закрытый час» – период времени (не обязательно час, можно тридцать минут, или два часа), которое вы уделяете для выполнения более трудных задач, требующих концентрации внимания.
В это время вы не должны отвлекаться на посторонние раздражители, не отвечать на телефонные звонки, не болтать с коллегами. Я себе этого позволить не могу. У меня есть непосредственный руководитель, который иногда дает мне срочные задания, либо же приглашает на встречу, когда нужно срочно что-то сообщить, или обсудить. Как вы уже догадались, руководителю я не могу сказать, что у меня закрытый час, и я не могу отвлекаться.
Также у меня есть помощник, который тоже периодически задает вопросы, так как без уточнения не может правильно выполнить задачи, поставленные мною же. Кроме того, очень часто я получаю по электронной почте письма, на которые необходимо ответить в срочном порядке.
Это не просто слова, все было проверено мною на практике.
Одним из наиболее эффективных способов управления своим временем, я считаю составления плана, но не жесткого, а гибкого, оставляя зазоры, учитывая специфику работы. Если вы зависите сами от себя, работаете практически в одиночку, будет намного проще с составлением плана.
Начать следует с определения более приоритетных задач на текущий день. При этом, первую половину дня следует выделить на решения наиболее сложных и требующих концентрации внимания вопросов, так как доказано, что во второй половине дня, человек стает более раздражительным, рассеянным и т.д. Определив перечень задач, их нужно расписать по времени, оценивая адекватно количество выделенного времени на выполнения того или другого задания.
Возможно, когда распишете все вопросы по времени, окажется, что вы не успеете выполнить некоторые задачи. Не стоит «впихивать» их в свой график, если вы реально оценили время, необходимое на выполнение остальных задач. В таком случае, следует пересмотреть приоритетность задач, и в дневном распорядке оставить только наиболее важные из них.
Важно при составлении плана задач на текущий день корректно определить перечень задач по степени их важности, а также время, необходимое на выполнение. Если получается, что многие задачи не вписываются в ваш план по причине дефицита времени, очень жаль, но если вы начнете хвататься за все сразу, то не сделаете до конца даже то, что запланировали, не говоря уже про дополнительные задачи.
Также важно научиться говорить людям «нет». Естественно, в разумных пределах, исключительно в тех случаях, когда это возможно. Вы не можете отказаться выполнять задание, которое входит в ваши обязанности, согласно должностной инструкции.
Но, вполне можете отказаться помогать, если у вашего сотрудника что-то не получается, и он просит вас проверить все от и до, чтобы выявить ошибку, либо же когда вам звонят из бухгалтерии или юр отдела с просьбой найти копию какого либо документа, который был утерян.
А вам для этого необходимо искать его, бежать в канцелярию сканировать, и таких примеров множество. Казалось бы, это все мелочи, но они занимают много рабочего времени. Кроме того, услугами таких людей, которые не умеют отказать, пользуются все.
В данном случае главное – не переборщить и не начать отшивать всех без разбору.
Касательно плана, у меня он работает, но не всегда. Иногда бывает так – я прихожу в офис, смотрю почту, набрасываю план работы на текущий день. После чего меня вызывает руководитель, и сообщает, что нужно срочно сделать определенный кусок работы, либо же нужно ехать в командировку, после чего мой план уже вообще не работает. Но так бывает редко, зачастую его просто приходиться корректировать. Так как я оставляю зазоры, то план все равно остается рабочим.
Кроме того, необходимо пользоваться ежедневником, если вы хотите систематизировать рабочий процесс, ничего не забывать и делать все своевременно. Тут долго рассказывать не буду, все очень просто – если вы знаете о чем-то заранее, стоит записать на определенную дату, чтобы не упустить ничего. Либо же если придется что-то вспомнить за последний месяц, вы сможете также воспользоваться своими записями.
Также важно научиться ставить цели. Вы наверняка замечали, что очень часто долгое время хотите что-то сделать, но все никак не решаетесь – то времени нет, то забыли, то какие-либо другие обстоятельства складываются не в благоприятных комбинациях.
Главное, что всегда есть отмашка, зачастую для самого себя. Если это действительно важно, необходимо поставить перед собою цель, обязательно с указанием даты. Если вы ставите перед собой задачу добиться цели, но при этом не указываете дату, это не цель, а всего лишь мечта. Поэтому немаловажно определиться с датой.
Когда есть цель, временные рамки для ее выполнения, осталось просто набросать план пошагового движения к цели.
Например, цель – поехать в отпуск в Египет, в феврале следующего года. План достижения цели – получить загранпаспорт, обратиться в турагентство и приобрести путевку, написать заявление на отпуск. Естественно, на практике пунктов будет намного больше, у каждого свои особенности, но примерно это должно выглядеть так.
Кроме того, следует определить, какие действия не являются обязательными, но занимают наибольшее количество времени. Например, вы много общаетесь с подружкой по аське, разговариваете по телефону не по работе, общаетесь с сотрудникам на личные темы, теряете очень много времени, повторяясь и так далее. Когда вы для себя определите «похитителей времени», следует по максимуму от них избавляться.
Может быть, от выполнения каких-то задач придется и отказаться. Например, если вы привыкли все проверять после своих подчиненных, при этом у вас потом не хватает времени на свои непосредственные обязанности, задумайтесь, может, все-таки не стоит? Ведь ваши подчиненные получают заработную плату за свою работу и просто обязаны выполнять ее качественно. В данном случае принцип «если хочешь сделать хорошо – сделай сам» не работает.
Необходимо научиться делегировать полномочия, конечно, если есть кому. Лучше потратить какое-то время и научить человека, который должен это делать, чем постоянно делать самому, хоть и быстро.
Это основные способы, которые помогают управлять своим временем лично мне. Естественно, у каждого своя специфика работы, и каждый должен сам для себя решить, что будет работать для него, а что нет.
Но поверьте, попробовать все-таки стоит, не ленитесь! Также хочу предупредить, что если вы действительно решили стать хозяином своего времени, необходимо хотя бы 2-3 недели попытаться приложить усилия, составлять и выполнять план на рабочий день и так далее, после чего данная привычка начнет работать на вас.
Приведенные ниже шесть простых советов помогут вам правильно организовывать свое время и больше успевать.
Начните день с вечера
Если время так ценно и его категорически не хватает, то почему не продлить свое завтрашнее время уже сейчас? Планируйте завтрашний день уже сегодня вечером. Потратьте двадцать минут сегодня для того, чтобы не тратить это время завтра.
Планирование это обязательное условие грамотного и эффективного использования рабочего времени. Составьте список дел, которые вы собираетесь сделать завтра до того, как ляжете спать. Но одно планирование не гарантия того, что времени хватит на все. Поэтому…
Определите приоритеты
Ваше время ограничено. Вам не успеть всего, если дел много. Или вам придется работать по 20 часов в сутки, что не редкость для начинающих свой бизнес людей, или расставлять приоритеты.
Приоритеты помогут вам выделить главное и сосредоточить все усилия на нем. Как правило, не всегда есть толк от выполнения 100% всей работы. Есть несколько наиболее важных дел, которые вы должны выполнить. От них будет зависеть результат. Поэтому, составляя список дел, определите приоритеты.
Вы можете сделать только главное, или же сделать все. Но время ограничено. Ваши задачи нуждаются во временных границах.
Установите сроки
И не выходите из них. Когда вы будете знать, что вы поставлены в определенных условиях, что ваше время не бесконечно, вы будете плодотворней трудиться. Ни одна задача не будет выполнена вовремя, если время на ее выполнение не установлена. Это ясно само по себе. Но почему же тогда мы об этом не задумываемся?
Установите строгие временные рамки для решения определенной задачи. Когда время закончилось, переходите к следующей работе. Таким образом, вы научитесь контролировать время и быть более дисциплинированными.
Делайте важные дела в начале дня
Все самое трудное и самое важное надо делать с самого утра. Так вы будете двигаться вперед, а не просто работать. Работа это процесс. А вам нужен результат. Он может быть выражен в чем угодно. Но, только делая ту работу, от которой зависит результат, вы можете рассчитывать на успех. Поэтому делайте важные дела в самом начале, пока вы еще полны сил и энергии.
Не отвлекайтесь в процессе работы
Одна из причин низкой трудовой эффективности – отсутствие концентрации на работе. Начиная какое-либо дело, вам нужно время, чтобы собраться, вникнуть в его суть. Затем вы начинаете работу и…
Вы отвлеклись. Вам кто-то позвонил, или вы решили выпить стакан воды, или поприседать. Вы потеряли время, из того, что вы запланировали на выполнение работы. Но когда вы вернетесь к работе, вам придется снова тратить его уже на то, чтобы собраться и сконцентрироваться.
Не теряйте время. Не отвлекайтесь во время работы.
Доводите дело до конца
Принявшись за работу, доводите дело до самого конца. И тогда вы сможете использовать время рационально и эффективно.
Время предпринимателя ограничено, но работа должна быть выполнена. По крайней мере, самая важная работа. Принимайтесь за нее в первую очередь, и доводите ее до конца. А еще, не ставьте перед собой заведомо невыполнимых задач в короткие сроки.
Ведь переживания по поводу вашей неспособности сделать все дела не прибавят лишние часы к суткам. А лишних часов на отдых и восстановление сил вы лишите себя сами чрезмерной самокритикой.
Обобщим ключевые моменты:
1. Поймите, что время не может быть контролируемым
Другими словами, вы не можете управлять временем, но вы можете, управлять собой. У вас есть около 14 активных часов в течение дня, что оставляет вам достаточно времени, чтобы завершить многочисленные мероприятия и задачи. Как только вы поймете это, вы сможете использовать это время мудро и эффективно.
2. Начните понимать то, как вы используете время.
Проведите неделю записывая каждый вид деятельности, что вы делаете в течение дня: когда вы это делаете, как часто вы это делаете, и как долго вы это делаете. Проверьте ваш рекорд за неделю, и вы обнаружите, что вы можете разделить свою деятельность на три категории:
- Срочно – работа, которую нужно сделать немедленно
- Важно – работы, которые жизненно важны для вашего бизнеса, но могут подождать некоторое время, и текущие – работы, которые вы должны делать только тогда, когда у вас есть свободное время, или которые вы должны сделать без помощника.
- Рутинные – работы, которые вы должны делать только тогда, когда у вас есть свободное время, или работы, которую вы могли бы поручить помощнику.
Сущность управления временем, состоит в расстановке приоритетов в работе в соответствии с этими критериями.
3. Вы увидите, что есть вещи, на которые вы слишком часто тратите время.
4. Бывает и так, что проблема не решается.
Если вы застряли на какой то проблеме, вместо того чтобы сидеть и смотреть на стены, отложите её в сторону на некоторое время, и поработайте над чем-то еще, прежде чем вернуться к ней снова. Сосредоточение внимания на чём-то творческом, а не на том, как вы застряли, как правило, позволяют расслабиться и решать проблему более эффективно, когда вы вернетесь к ней снова.
5. Не совершайте ошибки, чётко фиксируя ваши рабочие часы, а затем пытаться сделать всю вашу работу в это время.
Гораздо лучше, записать все ваши дела и общее время, когда вы должны закончить все это. Если работа требует слишком много времени, у вас есть варианты: найти способы сократить время на эту работу или разбить её на части и работать с другими людьми.
6. Не попадитесь в ловушку, оставляя большие поля для “неожиданных” дел.
7. Это звучит скучно, но, один из лучших советов, вы должны следовать, процедурам (регламентам). Процедуры помогут вам навести порядок и сэкономить время.
8. Не позволяйте другим тратить свое время.
Быть хорошим другом это хорошо, но дружба на работе означает, что вы теряете драгоценное время, слушая, что другие говорят о своих личных делах. Нужно быть вежливым, но твердо давая понять, что есть другое время и место для всего этого.
9. Убедитесь, что у вас есть время, чтобы расслабиться.
Без этого ваша эффективность будет снижаться. Никакая техника управления временем не сможет помочь тем, кто не может работать эффективно.>
10. Учитесь делегировать.
Делегируйте полномочия другим, чтобы можно было получать лучший результат от работы, которую вы оставите для себя.
Важные вещи, иметь в виду:
- Вы не можете изменить время – вы можете только управлять собой
- Процедуры (регламенты) часто скучны, но это лучший способ управления временем
- Не пытайтесь сделать слишком много дел в ограниченное время – страдает качество
- Проверьте ваше использование времени и старайтесь быть более эффективными в том, как вы его используете
- Учитесь делегировать полномочия, дела, которые вы не должны делать сами – качество вашей работы улучшится
Принципы тайм-менеджмента
Сущность управления временем
Определение 1
Тайм-менеджмент – наука об управлении временем или организации времени.
Распределение времени необходимо всем, кто хочет планировать свою профессиональную и личную жизнь без излишней суеты, успевая сделать все необходимое и добиться успеха. Тайм-менеджмент позволяет людям контролировать свою жизнь, сделать ее более организованной и гармоничной. Это, в свою очередь, способствует повышению производительности и снижению уровня стресса, вызванного непредвиденными ситуациями и спешкой.
В основе тайм-менеджмента лежит несколько ключевых идей. Первая и базовая идея управления временем заключается в осознании ценности времени. Эта идея означает, что для успешного управления собственным временем необходимо в первую очередь научиться расставлять приоритеты, ценить свои временные ресурсы и не тратить их на ненужные дела.
Для того чтобы определить для себя ценность того или иного дела и правильно оценить временные ресурсы, следует ответить на ряд вопросов:
- Зачем? – этот вопрос позволяет отсеять дела, которые на самом деле не нужно или не важно выполнять;
- Почему я? – этот вопрос позволяет оценить возможность делегирования дела или какой-либо его части;
- Почему сейчас? – этот вопрос позволяет оценить необходимость срочного выполнения данного дела с учетом уже имеющихся планов;
- Почему так? – этот вопрос позволяет сделать выбор в пользу оптимального способа действий.
Базовые принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент основывается на идее о том, что жизнь представляет собой череду событий. Ко времени необходимо относиться с точки зрения его затрат на какие-либо события или действия, а не измерять его в часах и минутах. Рассмотрение времени с точки зрения его затрат изменяет отношение человека к собственным действиям. Управление временем предполагает соблюдение ряда принципов:
- Расстановка приоритетов – следует тратить время на действительно важные и яркие события и дела;
- Исследование затрат времени – необходимо фиксировать собственные временные затраты, чтобы понимать, какие бессмысленные и ненужные дела следует исключить из расписания;
- Постановка целей – достижение результата напрямую зависит от постановки цели, которая должна быть четкой и осознаваемой;
- Поддержание порядка – порядок позволяет экономить большое количество времени на подготовку к делам;
- Планирование – определение способа достижения поставленной цели позволяет контролировать результат и получать наибольшее удовлетворение от своих действий;
- Проявление интереса – для достижения успеха необходимо проявлять искренний интерес к собственной деятельности или сменить ее на ту, которая интересна;
- Мотивация – применение мотивационных инструментов помогает найти силы на необходимые дела;
- Отказ от злоупотребления – следует использовать только те методики управления временем, которые подходят именно Вам.
Техники управления временем
Каждый человек использует различные техники тайм-менеджмента, подходящие именно ему и соответствующие его целям и особенностям деятельности. Существует несколько наиболее распространенных методик, разработанных специалистами в области управления временем. Среди них:
- Матрица целей – цели классифицируются на степени важности и срочности на 4 группы;
- Биоритмы – учет собственного распорядка дня и распределение дел с учетом комфортности их выполнения;
- Первый шаг – разделение большой цели на ряд маленьких задач помогает не испытывать страха и приступить к работе;
- Эффективное использование времени ожидания – время в очереди, в транспорте может быть использовано для подготовки к делам или выполнения мелких задач;
- Спокойствие – ограничение времени на принятие решения;
- Отказ от стикеров – запись информации в одном месте позволяет сэкономить время на поиск необходимых данных и сократить количество ненужных оставшихся бумаг для записи.
основные принципы эффективного управления временем
Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».
Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.
Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.
Пожиратели продуктивности
Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.
Вредные привычки
Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.
Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.
Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.
Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.
Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.
Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.
Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.
Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.
Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.
Прокрастинация
Сложное слово, которое знакомо каждому.
Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.
В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:
- задача слишком сложная;
- непонятно, с чего начинать;
- мы перегрузили себя, не можем работать;
- мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.
К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.
Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.
Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.
Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.
Неумение отказывать
Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.
Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…
У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.
Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.
Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.
Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.
Техники тайм-менеджмента
Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.
Ежедневное планирование
Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.
Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.
Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.
Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.
Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.
Google Calendar с запланированным графиком
Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.
SMART
Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.
SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).
Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.
Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.
Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.
Закон Парето
Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Этот закон вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.
Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.
В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.
В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.
Матрица Эйзенхауэра
Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.
Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:
- Важная ли она?
- Срочная ли она?
Пример матрицы Эйзенхауэра
В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.
В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.
В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.
В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.
Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.
Съешьте жабу на завтрак
Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.
Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.
Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.
К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.
Разделяй и властвуй
Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.
К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:
- Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
- Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
- Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
- Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
- Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
- Отвечать на письма и звонки.
- Делать тестовые задания.
- Ездить на собеседования.
А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!
Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.
Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.
Принцип помидора (Pomodoro)
Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.
Таймер-помидор, в честь которого назвали методику
Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.
Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.
Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.
Утреннее ускорение
То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.
Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.
Дедлайны для любых задач
Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.
Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.
10-3-2-1-0
Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.
За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.
Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!
9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль
«Невозможно наверстать упущенное. Вы можете добиться большего в будущем ». — Эшли Ормон, автор
Вы изо всех сил пытаетесь найти время, чтобы отвлечься от повседневной суеты и суеты вашей жизни? Отнимает ли ваша рабочая жизнь с 9 до 5 все ваше время, или вы переносите все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?
Если «Да» — это ответ на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «ВРЕМЯ.”
Управление временем — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно ищут способы управлять временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, они подходят для любой ситуации.
Без лишних слов, вот главные и основные принципы управления временем, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.
1. Планирование
Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Выделите несколько минут утром, чтобы спланировать свою деятельность на день. Если у вас напряженный график, постарайтесь как можно меньше отвлекаться.
Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, записные книжки, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех ваших задач и графиков, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в инструменте планирования.
При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:
- Запишите всю информацию только о своем инструменте.
- Проверяйте свой инструмент планирования каждый день.
- Всегда носите с собой инструмент для планирования.
- Составьте список ваших приоритетов по инструменту и придерживайтесь его.
- Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
- Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.
В конце каждого рабочего дня уделите несколько минут тому, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.На следующий день он мысленно избавит вас от самых важных обязанностей и выкинет из головы менее важные.
2. Организуйте и расставьте приоритеты
Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию к предстоящему заседанию совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня на ее подготовку. Рабочая нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого.
К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.С. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и оба они разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», которое позволяет различать «Выполнить сейчас» и «Критические задачи».
Самая фундаментальная предпосылка эффективного управления временем — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.
Проблема в том, что большинство из нас позволяет срочным задачам доминировать в своей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и срочные, и важные задачи могут быть выполнены вместе, необходимо сначала сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.
Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — это составить список дел на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке на основе приоритета: высокий, средний и низкий. Выполните и отметьте в первую очередь самые высокие приоритеты.
Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. У этих инструментов есть полезные функции, которые помогут вам организовать работу и расставить приоритеты по степени важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.
3. Правило 80/20
Также известное как принцип Парето, правило 80/20 в применении к работе означает, что прибл.20 процентов вашего тяжелого труда дает 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на том, чтобы максимально эффективно использовать свое время.
Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:
- Подумайте о результате, которого вы ожидаете.
- Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
- Выполняйте действия с полной отдачей и в максимально точном порядке.
- Определите и выполните следующее важное действие.
- Повторяйте до завершения.
Применяйте правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.
4. Делайте одно дело за раз
Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не добиваемся. Люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто сосредоточивался на единственной цели за раз. Успешные люди по возможности сосредотачиваются только на чем-то одном.
Когда мы пытаемся быть одновременно многозадачными, на выполнение текущих задач уходит больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, споры с коллегами и т. Д. Это, в конечном итоге, превращается в стресс и мешает нам выполнить наши задачи вовремя и эффективно.
Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по осознанности: «Когда говоришь, говори. Когда слушаешь, слушай ». Присутствуйте в данный момент, чтобы полностью сосредоточиться на поставленной задаче. Практикуйтесь, делая одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.
5. Избегайте отвлекающих факторов
Вы сидите за столом с твердой решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Включив ноутбук, вы замечаете сообщение друга в Facebook или текст на телефоне и забываете об этой важной задаче.
Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Действительно сложно сосредоточиться на задаче часами. Но практика может помочь вам добиться того же!
Во-первых, определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.
Общие советы, чтобы не отвлекаться
- Положите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения обычно отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Убедитесь, что вы проверяете свои звонки каждые 2–3 часа — как и свой почтовый ящик.
- Закройте веб-браузер: Признайтесь, что вы пользуетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберите свою силу воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
- Носите наушники: Если вы работаете в кабинке, надевайте гарнитуры с шумоподавлением, чтобы мир стал тихим и спокойным.
- Сделайте перерыв: Сделайте короткий перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или чувствуете усталость после долгой работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснят мысли.
6. Делегирование
Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы сможете посвятить другим основным занятиям. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, наилучшим образом разделив ваши обязанности. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и авторитетом, необходимыми для выполнения задачи.
Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Не забывайте время от времени проверять, прогрессирует ли человек в правильном направлении или ему нужна ваша помощь.В рабочих настройках мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, наградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.
Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, чтобы у вас было время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку лужайки или уборку дома; Присоединитесь к автобазу, чтобы отвезти детей в школу, чтобы у вас было время, которое вы могли бы посвятить другим занятиям.
7. Сохраняйте здоровье и избегайте стрессов
Уход, который вы уделяете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Потренируйтесь управлять своим временем в соответствии с вашими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии находится на максимальном уровне.
Если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы в конечном итоге будете бороться с капризностью, усталостью, стрессом и частыми заболеваниями.Чтобы избежать стресса, осознайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.
Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз, когда вы делаете тренировку, вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — вы будете готовы заняться всеми своими задачами в течение дня.
8. Научитесь говорить «НЕТ»
Если к вам не приходит что-то действительно важное, потренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вам мешают. Вместо этого сохраните свою энергию и концентрацию на занятиях, которые важны для вас и которые вам нравятся.
Если вы ответите «да», это может привести к тому, что вы будете слишком много работать и будете перегружены работой. Это никому не идет. Вы испытаете стресс, и ваш руководитель, скорее всего, будет жаловаться на невыполнение работы вовремя или надлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас перегружают.
9. Составьте реалистичное расписание
Спланируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьтесь на совершенстве и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.
Сохраняйте позитивный настрой, а когда вы чувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться делами, которые вам нравятся. Заботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!
Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или просто пытаетесь преуспеть в управлении временем, приведенные выше принципы обязательно помогут вам преуспеть в достижении вашей цели.
Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Наряду с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не являются важными. Кроме того, делайте одно дело за раз, избегайте отвлекающих факторов, сохраняйте здоровье и избегайте стрессов.
Последний важный момент — убедиться, что вы видите разницу между приверженностью и интересом.Занятия тем, что вам интересно, сделают ваше время гораздо более приятным.
Шесть принципов тайм-менеджмента, которые повысят продуктивность вашей команды
Есть много людей, готовых научить вас, как быть «хакером времени». Как только вы прорезаете шум, они, по сути, говорят одно и то же.
От специалистов отрасли до ближайшего соседа — все хотят рассказать вам, как улучшить ваше дерьмо. Эксперты по производительности не исключение. Однако все их учения являются вариациями одних и тех же ключевых принципов.И угадай что? Они работают. Успешные компании тратят много времени и денег, чтобы помочь своим командам изучить и внедрить эти системы. Существует множество различных школ, касающихся продуктивности и управления временем. Вот темы высокого уровня, которые распространяются почти на все из них.
Темы высокого уровня.- Расставьте приоритеты и установите крайние сроки
- Разбейте проекты на управляемые шаги
- Делегируйте задачи, когда это необходимо
- Заблокируйте время для выполнения работы
- Сосредоточьтесь на текущей задаче и не поддавайтесь стремлению к многозадачности
- Определите процессы для улучшения продуктивность
TLDR: Гендерное равенство? Да. Равенство задач? №
Вы когда-нибудь были заняты весь день, но почти не двигали иглу? Обидно, не правда ли? Ответ: будь безжалостным. Вы должны определить, что ЯВЛЯЕТСЯ, а что НЕ ВАЖНО. Не ходи вокруг да около. Многие системы тайм-менеджмента будут использовать старое правило 80/20 — 80% воздействия будет приходиться на 20% того, что вы делаете. Здесь важно создать рейтинг приоритетов. Вы должны принимать решения, чтобы определить, важна ли задача.Если да — насколько важно?
Проекты = серия управляемых связанных задач.TL; DR: Как съесть слона? По одному кусочку за раз. Вы можете быстро забить себе голову, если попытаетесь рассматривать проект как одну большую вещь. Как только вы начнете подходить к своим проектам как к серии последовательных и зависимых задач, работать над проектом станет намного проще. Когда проекты разбиты на управляемые отрезки времени, легко разделить рабочую нагрузку между членами команды.Даже если вы являетесь пилотом-одиночкой в проекте, такой подход поможет вам уложиться в сроки, не забывая о мелочах.
Делегат! Делегат! Делегат!TL; DR: если у вас есть команда, научитесь ее использовать. Не идите 1 на 5. Передайте мяч.
Команда, существительное : группа людей с полным набором дополнительных навыков, необходимых для выполнения задачи, работы или проекта. Если у вас есть команда — используйте их. Для эффективного делегирования вы должны понимать возможности человека, которому вы делегируете полномочия.Есть ли у них время сделать то, о чем мы их просим? Могут ли они сделать это в рамках нашего графика? Дайте четкое описание задачи, в рамках которой требуется работа. Предоставьте им инструменты, необходимые для выполнения задач (например, файлы, документы, ссылки и т. Д.), Чтобы уменьшить двусмысленность. Затем четко определите свои ожидания с точки зрения затрат времени и усилий. Задача под названием «Конкурс исследований» может быть многонедельным проектом или может быть двухчасовой быстрой исследовательской задачей. Последняя часть говорит им, когда вы этого ожидаете.Никто не любит возвращаться и спрашивать, сделано ли что-то — четкая дата выполнения всех радует :).
Заблокировать пора его раздавить.TL; DR: Распределяйте время для работы так же, как распределяете время для собраний.
Многие из нас живут во власти наших календарей. Умные люди вокруг нас выводят календарь на новый уровень и блокируют время выполнения задач. Но как мы сюда попали? Все началось с групповых календарей. Поскольку календарь довольно двоичный, у вас либо встреча, либо ее нет.А для многих это означает: занят / не занят. Какая великолепная чушь * это! Когда работа будет сделана? Как вы можете бороться с явлением расписания «нет работы / все встречи»? Выделите в календаре время для работы. Это позволяет вашей работе быть на равных с утомительными командными встречами.
ФОКУС !!! Не поддавайтесь мифу о многозадачности.TL; DR: откажитесь от ложной бравады многозадачности. Не работает.
Все считают, что у них есть способность жонглировать вещами.И часто можно на короткие рывки. Но как долгосрочная стратегия она вас подведет. Согласно недавнему исследованию Калифорнийского университета , каждое отвлечение занимает в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вернуться к задаче. Избавьтесь от отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на текущей задаче. Мы живем в мире постоянной бомбардировки — текстов, электронной почты, обмена сообщениями, снэпчата — и это продолжается. Сосредоточьтесь и отключите тех, кто ищет внешнего внимания. Возьмите это от CPO: чтобы оставаться сосредоточенным, вы должны размыть неважное, чтобы выполнить свою работу.Так что игнорируйте это письмо, отключите уведомления и уберите свой новый iPhone X. Поверьте мне. Когда вы закончите, все будет здесь и ждать вас.
Доверяйте процессу.TLDR: Умные компании имеют рабочие процессы и постоянно их улучшают.
Лучшие компании в каждой категории придумали, как работать лучше, чем конкуренты. Как? Они сосредоточены на улучшении своих внутренних рабочих процедур.Так почему ты должен быть другим? Найдите время, чтобы определить свои процессы, определив шаги, которые вам и вашей команде необходимо предпринять для достижения успеха. После создания следуйте этому подходу для нескольких проектов и отслеживайте свои результаты. Затем найдите время, чтобы просмотреть результаты и доработать процесс. Это постоянное стремление к совершенствованию поможет вам превзойти своих конкурентов как с точки зрения успеваемости, так и с точки зрения прибыли.
Итак, что же дальше?TL; DR: Нелегко эффективно управлять своим временем, найдите инструмент, который работает для вас.
Это использовал , чтобы потратить много времени на суперорганизацию. Это использовал , чтобы взять много инструментов для суперорганизации. Теперь вы можете отслеживать все в своей жизни и своей работе с одного устройства. Но с таким количеством приложений, какое из них позволяет вам эффективно расставлять приоритеты в работе, управлять проектами, делегировать, фокусировать и совершенствовать ваши процессы? Именно этот вопрос привел к созданию TimeHero .
TimeHero — это решение для управления задачами, которое обеспечивает возможность автоматического планирования, отслеживания и определения приоритетов работы в соответствии с календарем вашей команды.Он работает примерно так же, как и помощник. Он планирует ваши дни с самыми важными делами, которые вы должны выполнить, и меняет ваше расписание по мере появления новых событий. Наша система прогнозирования предупреждает вас, когда задачи планируются слишком близко к срокам. Итак, вы можете знать сегодня, , что проект в следующем месяце задерживается.
Начни бесплатно! Пришло время вам и вашей команде перейти от расточителей времени к TimeHeroes!
5 Основные принципы управления временем, которые приносят результаты
Управление временем — это навык, который большинство людей хотели бы улучшить.Даже те, кто отлично управляет своим временем, постоянно ищут способы повысить свою продуктивность. Есть много различных методов / стратегий, которые вы можете использовать для улучшения своего тайм-менеджмента. Какой из них вы выберете, зависит от личных предпочтений. Каким бы ни был этот выбор, есть несколько основных принципов тайм-менеджмента, которые всегда будут верны. Если вы понимаете эти основные принципы управления временем и будете их придерживаться; вы продвинетесь долгий путь к эффективной и продуктивной жизни.Эти принципы тайм-менеджмента являются фундаментальными навыками. Часто, когда я обучаю клиентов управлению временем, я обнаруживаю, что они упустили эти основы. К сожалению, как и любой другой навык, если вам не удастся овладеть основами, вы будете бороться, чтобы достичь своих целей .
Stress Free Productivity
Откройте для себя 62 эффективных стратегии управления временем, которые помогут избавиться от стресса и повысить вашу продуктивность.
Получите БЕСПЛАТНУЮ копию здесь
Следующий список не является исчерпывающим.Если включить все, эта статья будет слишком длинной для чтения. Однако в нем будут рассмотрены некоторые из наиболее важных принципов тайм-менеджмента.
1. У вас есть Иерархия потребностейВы, наверное, слышали об иерархии потребностей Маслоу. В нем изложены основные потребности, которые у нас есть как у людей. Это объяснение того, как мы, люди, думаем о своей жизни. Мы помещаем вещи в иерархию, где самое важное в первую очередь, и оттуда продвигаемся вверх.
Как человек, у вас есть базовые потребности, которые необходимо удовлетворить. К ним относятся еда и вода, воздух, одежда и кров. Если вы не удовлетворяете эти основные потребности, вам будет сложно сделать что-нибудь важное. Если вы мне не верите, попробуйте посидеть на важной встрече, когда вы невероятно голодны. Вам будет не хватать энергии и концентрации. Ваш разум постоянно сосредоточен на необходимости утолить голод. Вы просто не сможете добиться результатов, если не будете удовлетворены самые элементарные потребности.
Отсюда у вас появляется потребность в безопасности, общении, психологические потребности и потребности, которые подпитывают вашу самооценку.Все эти потребности (включая желания) играют важную роль в вашей повседневной жизни. Вы можете быть матерью, женой, сотрудником, владельцем бизнеса, другом или несколькими другими шляпами, которые вы носите. Все эти вещи борются за время вашего дня. Когда люди отстают в своей работе, часто приходится в первую очередь избавляться от них. В редких случаях это не является серьезной проблемой, однако, если вы постоянно отказываетесь от тепла межличностного взаимодействия и заботы о себе, это начнет сказываться на вашем психическом и эмоциональном благополучии.Как следствие, пострадает ваша производительность.
Тайм-менеджмент — это баланс и расстановка приоритетов. Не все может быть главным приоритетом. Некоторым вещам придется подождать своей очереди, а некоторые вещи, хотя они могут быть хорошими, нужно отпустить, поскольку они просто недостаточно важны.
Вы должны научиться расставлять приоритеты на основе важности, то есть определять посредством самооценки, что для вас наиболее важно прямо сейчас, и работать над этим в первую очередь. Выполнив самую важную задачу, вы сможете заново оценить и определить следующую по важности задачу, которая теперь привлечет ваше внимание.
Будьте организованы
Научитесь развивать организованный ум и жизнь, чтобы повысить эффективность управления временем, с помощью «Организованного ума».
Если вы хоть немного похожи на меня, то, вероятно, на протяжении многих лет у вас было несколько менеджеров, которые проповедовали необходимость эффективности. Эффективность — это значит делать больше. Это хорошо, если только вы не делаете неправильных вещей.Если задачи, которые вы выполняете, не имеют большого значения, выполнение большего количества из них не принесет никакой ценности вашей жизни. Правда, которую вы редко слышите, заключается в том, что лучше выполнить одно очень важное задание, чем 100 неважных. Вот в чем суть эффективности, т. Е. В выполнении правильных задач. Когда вы сделаете все правильно, вы можете сосредоточиться на увеличении рабочей нагрузки.
Эффективное управление временем — один из важнейших принципов управления временем.Это позволяет вам сосредоточиться на выполнении самой важной задачи, которую вы можете выполнить в данный момент времени; со временем и ресурсами, доступными вам. Например, если вы устали, установка на эффективность скажет вам, что вам нужно продолжать и делать больше.
Мышление на эффективность учитывает тот факт, что вы устали, и побуждает вас немного отдохнуть, даже вздремнуть, чтобы восстановить силы. С установкой на эффективность вы знаете, что отдых и возвращение вашей энергии позволит вам выполнять работу лучше и качественнее, чем если бы вы заставляли себя продвигаться вперед из-за нехватки энергии.Вы можете быстро или надолго вздремнуть, зная, что в королевстве все хорошо, поэтому вам не придется нервничать.
Когда вы сосредоточены на эффективности, каждая минута дня наполнена чем-то важным. Это может быть сон или чтение сказки вашему малышу, но что-то делается, и вы чувствуете себя хорошо, потому что знаете, что делаете самое важное, что вы можете сделать в этот момент.
3. Тайм-менеджмент необходим для бизнесаВ бизнесе тайм-менеджмент чрезвычайно важен.Это может иметь значение: сохранить клиента и потерять его, сохранить работу или потерять ее. Имейте в виду, что ни у кого нет идеального тайм-менеджмента, и все мы совершаем ошибки, однако эти ошибки должны быть исключением, а не правилом.
Методы управления временем В бизнесе вы увидите, как вы соблюдаете сроки, находите новых клиентов, открываете новые возможности и зарабатываете больше денег, чем раньше. При грамотном тайм-менеджменте качество вашей работы значительно повышается.
Это связано с тем, что вы больше не торопитесь. Вы понимаете, сколько времени нужно на выполнение задачи, и учитываете это. Когда вы эффективно распоряжаетесь своим временем, вы получаете возможность отметить и отпраздновать завершение каждого проекта, а также ощутить позитив и уверенность, которые приходят с ним.
Управление временем на рабочем месте также имеет решающее значение для вашего здоровья и благополучия. Вы должны иметь возможность отключиться в конце дня и оставить работу позади.
У работы должен быть определенный график, как и у личного времени. Это особенно сложно в современных условиях из-за технологий, гарантирующих, что мы всегда на связи. Тем не менее, если вы хотите процветать, а не просто выжить, это навык, который вам необходимо изучить.
4. Работа не может быть полнойНи один мужчина или женщина не являются островом. Вам нужно тепло человеческого общения, чтобы сделать вашу жизнь полноценной. У вас будет много разных отношений, включая супруга, детей, семью и друзей.Крайне важно, чтобы вы не принимали эти отношения как должное, иначе вы можете вскоре обнаружить, что отношения разорваны без возможности восстановления. Каждые из этих отношений необходимо развивать.
Втиснуть друзей и родственников в разговор по телефону в перерывах между деловыми встречами — не лучшее время. В этом случае ваш ум сосредоточен на работе, а не на отношениях. Личное время с семьей и друзьями требует качества, как и ваша работа. Где бы вы ни были, вы должны быть там на 100% e.грамм. когда вы с любимым человеком, он должен получить ваше полное и безраздельное внимание.
Не всегда возможно проводить много времени с близкими вам людьми, но вы можете быть уверены, что все время, которое вы проводите с ними, будет самого высокого качества. Пребывание в моменте — это дар управления временем, который нельзя воспроизвести или заменить. Проведение качественного времени с теми, кого вы любите, и сосредоточение на них внимания также удовлетворяет потребность в вашей иерархии.
Самое ценное, что вы можете дать другим, — это ваше время.Если вы действительно цените кого-то, вам нужно уделять ему время и гарантировать, что любое время, которое вы им уделяете, — это качественное время.
Производительность без стресса
Откройте для себя 62 действенных стратегии управления временем, которые помогут устранить стресс и повысить производительность труда.
Получите БЕСПЛАТНУЮ копию здесь
5.
Тайм-менеджмент и мотивация подпитывают друг другаТайм-менеджмент повышает вашу мотивацию. Обратное тоже верно; мотивация на достижение чего-либо повышает вашу мотивацию эффективно распоряжаться своим временем.Вам не нужна мотивация, чтобы прожить свою жизнь на автопилоте, поэтому, если вы отчаянно хотите улучшить свое время, скорее всего, вы амбициозны и мотивированы.
Поэтому, вместо того, чтобы ругать себя за недостатки, радуйтесь возможности улучшить качество своей жизни.
Как только вы увидите, как растет ваша продуктивность, у вас появится мотивация продолжать использовать инструменты управления временем и продолжать совершенствоваться. Вы знаете, что, улучшая свое время, вы улучшите качество результатов, которых добиваетесь.
Управление временем и производительность — непрерывные процессы. Их не отточить с одной попытки. Вы должны постоянно работать над улучшением. Последовательные небольшие улучшения принесут лучшие результаты в долгосрочной перспективе.
Организованный разум
Управление временем и продуктивность начинаются с правильного мышления. Научитесь мыслить более продуктивно и принимать более разумные решения с помощью «Организованного разума.
Заключение
Как и в случае с любым другим навыком, освоение тайм-менеджмента требует, чтобы вы сначала овладели основами.Основы тайм-менеджмента — это на самом деле лишь некоторые основные принципы, которые вам нужно понять и придерживаться. Основные принципы тайм-менеджмента побуждают вас сосредоточиться на качестве и эффективности. Все, что вы делаете, должно иметь цель и важность. Когда вы будете придерживаться этих основных принципов управления временем, вы начнете замечать улучшения во всех без исключения сферах своей жизни. Вы не только добьетесь большего; вы испытаете гораздо большее чувство удовлетворения от этого.
Основные принципы управления временем, которые вам необходимо знать
Если меня попросят рассказать о принципах управления временем одним предложением, я отвечу: поставьте цель и спланируйте время для работы над ней с полным вниманием .
Прежде чем мы углубимся в принципы управления временем , давайте получим общее представление о термине «принцип» с точки зрения управления временем.
Согласно Оксфордскому словарю, значение принципа — «фундаментальная истина или утверждение, которое служит основой для системы убеждений или поведения или для цепочки рассуждений». или «правило или убеждение, регулирующее личное поведение». 1
6 Основные принципы управления временемСуществуют некоторые основные правила для эффективного управления временем.Понимая правила, вы сможете эффективно составлять свой график, работать более продуктивно и вести сбалансированный образ жизни. Из этой статьи вы узнаете 6 основных принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам достичь большего при меньшем стрессе.
1. Будьте целеустремленнымиЧтобы добиться успеха в жизни, вы должны осознавать задачи и время, которое у вас есть. Планируйте задачи для достижения своей цели и используйте время для выполнения целевых задач. Четко поставленная цель будет мотивировать вас упорно трудиться, чтобы достичь ее.
Если вы хотите жить счастливой жизнью, привяжите ее к цели, а не к людям или вещам. — Альберт Эйнштейн
Когда у вас есть цель в жизни, вам будет легче оставаться сосредоточенным и работать для нее, пока цель не будет достигнута. Не имея какой-либо цели, люди, как правило, работают медленно и получают меньше результатов за день или в своей жизни.
Успешные люди абсолютно целеустремленны и постоянно работают над достижением цели. Поэтому важно быть целеустремленным.Узнайте, как установить SMART-цель, которая будет отражать вашу успешную жизнь.
Чтобы добиться успеха, разбейте большие задачи на маленькие и управляемые. Планируйте задачи как второстепенные цели на день и устанавливайте временные рамки для выполнения задач.
2. Имейте планНесоблюдение плана ведет к провалу. — Алан Лэйкейн
Планирование — один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Если у вас нет никакого плана на день о том, куда идти, что делать и как выполнять задание, скорее всего, вы потеряете много времени, размышляя, над чем вам следует работать.И вы потеряете и свою эффективность.
Имея план, вы сможете легко приступить к выполнению задачи, завершить ее и быстро перейти к следующей задаче.
У каждого свой стиль работы и метод планирования. Основной процесс планирования включает в себя — ежемесячный, недельный и дневной план. В Интернете доступны различные приложения для планирования, среди которых есть Google Calendar, Trello, Todoist.
Инструменты, которые вы можете использовать в автономном режиме — записные книжки, карманные дневники, каталожные карточки и т. Д.Какой бы инструмент планирования вы ни использовали, оставайтесь простыми.
Вот несколько вещей, которым вы можете следовать при использовании инструмента планирования —
- Всегда носите инструмент планирования с собой и записывайте все задачи с помощью инструментов.
- Классифицируйте и систематизируйте задачи по важности и актуальности. Расставьте по приоритетам важные задачи и планируйте выполнить 2 из них за день.
- Установите ежемесячную цель и разбейте ее на управляемые задачи для еженедельных и ежедневных планов.
- В конце дня отслеживайте прогресс в достижении своей цели и планируйте задачи на следующий день.
- Когда вы планируете, учитывайте возможные препятствия при выполнении задачи и помните об альтернативном плане.
Заблаговременное планирование поможет вам повысить личную эффективность в отношении эффективного использования времени.
3. Быть организованнымОрганизованность — один из ключевых факторов достижения максимальной эффективности в управлении временем. Вам нужно будет делать это в разных сферах вашей жизни.
- Ваше рабочее место — держите под рукой файлы, ручку, карандаш, заметки и другие документы, чтобы вы могли выполнить задачу с меньшими затратами времени и энергии, не отвлекаясь.
- Ваши рабочие устройства — Держите свой компьютер в чистоте, помещая все файлы в нужные папки. То же самое и с вашим мобильным телефоном. Регулярно убирайте ненужные сообщения, фотографии и другие вещи. Это сэкономит ваше время от ненужных поисков.
- Ваш почтовый ящик — откажитесь от подписки на несущественный список рассылки и упорядочивайте электронные письма по ярлыкам. Также организуйте закладки и пароли.
- Ваш график — Планируйте свою деятельность, ориентируясь на вашу цель.Используйте навыки приоритезации и делегирования и попытайтесь составить график для важных задач. Благодаря организованному расписанию между двумя мероприятиями будет мало времени, потраченного впустую.
- Ваши финансы — Следите за расходами и доходами с помощью приложения или электронной таблицы и управляйте своими финансовыми файлами в одном месте. Эти шаги избавят вас от стресса, связанного с вашей финансовой жизнью.
Организация работы вначале требует времени, но это разовый процесс. Позже вы сможете сэкономить много времени в повседневной работе.Кроме того, вы можете избежать откладывания на потом.
4. Практикуйте однозадачностьОднозадачность — это очень эффективный способ сократить время, которое мы тратим на выполнение задачи. С другой стороны, многозадачность создает иллюзию тяжелой работы, но снижает продуктивность.
Когда мы пытаемся выполнить несколько задач одновременно, мы фактически переключаем внимание с одной задачи на другую.
Из-за психических сдвигов наш когнитивный процесс замедляется, что приводит к эффективной работе и потере времени.
Когда мы думаем, что выполняем одновременно несколько задач, на самом деле мы переключаемся на несколько. Это то, что мозг очень хорошо умеет делать — быстро переключать внимание с одного места на другое. Мы думаем, что работаем продуктивно. Мы действительно очень заняты. Но на самом деле мы просто даем себе дополнительную работу. — Майкл Харрис
Вот 2 вещи, которые нужно сделать, чтобы развить привычку выполнять одно задание —
- Установите таймер, прежде чем начинать какую-либо работу. Затем продолжайте работать, пока не зазвонит звонок таймера.Вы можете воспользоваться помощью таймера Pomodoro.
- Держите мобильный телефон в беззвучном режиме и держите его подальше от себя, пока вы работаете. Отключите на компьютере уведомления по электронной почте и в социальных сетях (если вы работаете на компьютере).
Когда вы несколько дней занимаетесь одним делом за раз, со временем это станет вашей привычкой.
Наш мозг работает лучше, когда мы концентрируемся на чем-то одном. Выполняя одно-единственное задание, вы сможете выполнять работу быстро, правильно и эффективно.
5. Формируйте хорошие привычкиХорошие привычки — один из ключевых принципов управления временем. Имея хорошие привычки, вы можете легко и успешно управлять своим временем.
С другой стороны, плохие привычки затруднят достижение вашей цели. Даже вам нужно потратить больше усилий и времени на борьбу с этими вредными привычками. Некоторые вредные привычки — откладывание дела на потом, плохая концентрация внимания, неорганизованность. Даже вредные рабочие привычки заставляют вас быть занятыми, но снижают продуктивность.
Следовательно, важно развить хорошие привычки для эффективного управления временем.
- Будьте здоровы — ешьте здоровую пищу, регулярно занимайтесь спортом и правильно спите, чтобы вы могли хорошо выполнять свое рабочее время.
- Будьте организованы — следуйте надлежащей системе хранения документов и держите под рукой стационарные устройства, это поможет вам выполнить задачу, тратя меньше времени и энергии.
- Будьте платой за стресс — избегайте переутомления и работы в течение нескольких часов.Часто делайте перерывы, желательно не менее 5 минут каждый час, чтобы избежать выгорания.
- Будьте рассудительны — перестаньте тратить время на просмотр телевизора, чтение ненужных новостей, прокрутку ленты социальных сетей вниз. Тратьте время с умом и тратьте его на важные дела.
- Будьте дисциплинированными — планируйте свой день заранее. Отвечать на электронные письма, проверять уведомления в социальных сетях, встречи и поручения — все должно быть по расписанию. Дисциплина в расписании не позволит вам откладывать дела на потом и предпринимать импульсивные действия в течение дня.
В этом технологически зависящем мире сосредоточенность — это большая проблема для нас. Следовательно, важным принципом управления временем является умение отвлекаться. После битвы с откладыванием на потом, чтобы начать работу, нам нужно бороться с отвлекающими факторами, чтобы продолжить работу и закончить ее в нужное время. Как выиграть битву с окружающими вас помехами?
Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами —
- Управляйте своим телефоном: Не позволяйте телефонным звонкам и массажам отвлекать вас от выполнения текущей задачи.Держите его в безмолвии и уберите в рабочее время. Откажитесь от привычки проверять телефон каждые 10 минут без всякой причины.
- Управляйте привычками просмотра: Импульсивный просмотр и поиск в Google всего, что приходит на ум, являются признаками плохих привычек просмотра. Когда вы работаете за компьютером, избегайте проверки ленты социальных сетей, уведомлений, ответов на сообщения и посещения каждого электронного письма по мере его поступления.
- Управляйте внешними отвлекающими факторами: Найдите тихое место для работы — пустую комнату в офисе или запертая комната дома.Если вы работаете в кабине, наденьте гарнитуру с шумоподавлением.
Сосредоточенная работа над достижением цели позволит вам максимально использовать свое время, и вы сможете сделать больше в конце дня.
Принципы управления временем для студентовПринципы управления временем для студентов отличаются от принципов управления временем в бизнесе или в жизни в целом. Студентам необходимо сбалансировать свою деятельность вокруг уроков, учебы, заданий, общения и изучения возможностей.
Следовательно, для них жизненно важно знать, как создать распорядок дня и спланировать график с акцентом на их цель, чтобы они могли эффективно использовать свое время, энергию и ресурсы. Помимо 6 основных принципов тайм-менеджмента, им нужно действовать еще на 3 основных принципах в своей жизни.
1. Тщательно установите время исследованияПримите во внимание «биологическое прайм-тайм», чтобы установить время исследования в обычном режиме. Это время, когда вы более внимательны, энергичны и лучше всего работаете с полной сосредоточенностью.Запланируйте критическое и требующее внимания учебу на это время. Используйте время простоя для стирки, набора текста, выполнения поручений и других задач, требующих меньшей концентрации.
2. Используйте время ожидания продуктивноПока вы ждете следующего урока или на автобусной остановке, используйте это время для своего личностного роста. Обратите внимание на такое время ожидания и проведите время за чтением мотивационной книги, прослушиванием подкастов, пересмотром своего плана и отдыхом. Вместо того, чтобы тратить время на сплетни или игры со смартфоном, используйте это время продуктивно.
3. Реалистично составляйте свой графикВажно быть дисциплинированным и иметь график, но он не должен быть достаточно плотным, чтобы ограничить вашу свободу. Установите реалистичный график, в котором хорошо сочетаются учебное время, отдых, развлечения и общение. Даже будьте готовы потратить время на посещение особых событий и необычных событий.
Принципы управления временем в сестринском делеСамой сложной частью медсестры является быстрое изменение списка дел.Ваши приоритеты могут быстро измениться, когда пациенту срочно требуется ваше внимание. Поэтому становится трудно прогнозировать, планировать и расставлять приоритеты. Однако тайм-менеджмент работает везде; вам просто нужно быть стратегическим, чтобы разумно распоряжаться временем.
Есть два дополнительных принципа управления временем в сестринском деле, о которых следует помнить наряду с другими принципами: планирование, расстановка приоритетов, организованность и целенаправленность.
1. Будьте гибкимиВнезапное ухудшение состояния, смерть и новые госпитализации требуют незамедлительных действий и становятся первоочередной задачей, независимо от того, какая задача у вас есть в списке дел.Из-за такого непредсказуемого характера работы медсестрой профессия требует приспособляемости и гибкости. Сосредоточьтесь на самых приоритетных задачах дня и выполняйте их, когда у вас есть время. При необходимости обновите свои приоритеты.
2. Научитесь делегироватьОдним из ключевых навыков управления временем является делегирование. В медсестре вам разрешено делегировать некоторые из ваших задач в определенных рамках. В медсестре есть 5 прав делегирования — правильная задача, правильные обстоятельства, правильный человек, правильное направление и правильная оценка.
Таким образом, научитесь назначать правильную задачу правильному человеку при правильных обстоятельствах, поддерживая правильное общение и оценку. Правильный способ делегирования поможет вам выполнить больше задач в течение смены.
Подводя итогиСуществуют сотни советов, приемов, методов и навыков, позволяющих лучше управлять временем. Но все опирается на эти основные принципы. Если эти принципы соблюдаются должным образом, усилия по управлению временем будут успешными.
Сноска: 1. https://www.lexico.com/en/definition/principle
Четыре принципа эффективного управления временем
С приближением конца года многие менеджеры испытывают сильный стресс, пытаясь выполнить несколько задач в следующем месяце. Вот четыре принципа эффективного управления временем, которые помогут вам достичь большего с меньшим стрессом.
1. Важные элементы по сравнению с срочными
Многие менеджеры проводят свой рабочий день в безумной активности, но достигают очень мало.Чтобы максимально использовать свое время, убедитесь, что ваше понимание того, что важно, не омрачено ощущением срочности.
Важные элементы — это упреждающие или прогрессивные задачи, которые приблизят вас к вашим целям и задачам, помогут вам достичь позиции, которая в корне лучше той, в которой вы находитесь сейчас, и окажут прямое влияние на продвижение бизнеса.
Срочные задачи — это задачи реагирования и обслуживания, которые не соответствуют вашим целям и задачам, но, тем не менее, должны быть выполнены, возникают в результате повседневных перерывов и оставляют вас в том же положении, что и раньше.
2. Когда вы наиболее эффективны?
Зная, когда вы находитесь в наилучшей форме, и планируете использовать это время дня для своих приоритетов, — это эффективное управление временем. По возможности занимайтесь важной работой или делами, когда вы наиболее внимательны и энергичны, потому что они будут казаться легче, и вы будете выполнять их быстрее. Обязательно планируйте менее сложные задачи, когда уровень вашей энергии снижается.
3. Остаться гибким
Избегайте расписания каждый день до такой степени, что невозможно оставаться в правильном направлении.Учтите, что перебои неизбежны, и проекты могут занять больше времени, чем предполагалось.
Чтобы избежать неожиданностей, оставьте свободное время в своем ежедневном плане. Хорошее практическое правило — оставлять около 40% своего дня незапланированным, потому что определенные дни недели могут быть более беспокойными и требуют больше времени. Если вы оставите часть своего дня незапланированной, это также поможет вам найти время для работы над важными задачами, которые будут продвигать вас к вашим целям.
4. Время планирования
Недооценка времени, необходимого для выполнения задачи, не редкость.Чтобы дать себе достаточно времени, чтобы сделать что-то должным образом, снизить стресс и повысить производительность, обязательно:
- Запланируйте на 10-20% больше времени, чем вы думаете
- Отложите большие блоки времени для приоритетов
- Включите в свой график дополнительное время при планировании нового проекта.
Менеджеры, которые делают больше всего, точно знают, что нужно делать каждый день. Они рассматривают время, потраченное на планирование, как вложение в эффективность и успех, и понимают, что задачи, которые необходимо выполнить в любой конкретный день или неделю, с большей вероятностью будут выполнены, когда время будет потрачено на правильное планирование.
Если вам нужна помощь в улучшении кадровой стратегии, свяжитесь с нами и ознакомьтесь с дополнительными полезными ресурсами в нашем блоге.
Принципы эффективного управления временем для баланса, благополучия и успеха
Приведенные ниже принципы основаны на исследованиях в области управления временем, теории мотивации и большого опыта работы со студентами университетов. Думайте о методах управления временем как о средствах, которые помогут вам делать то, что вы больше всего цените. Превратите эти инструменты в выражение ваших ценностей — того, что для вас наиболее важно, а не просто в расписание, чтобы сделать больше.Постарайтесь помнить об этих принципах при планировании своего времени и при принятии текущих решений, которые имеют решающее значение для эффективного управления временем для баланса и благополучия.
- Обязательство — если вы не можете посвятить время задаче, не включайте это в свое расписание. Планируйте только те задачи, которые БУДЕТ выполнять. При составлении расписания будьте предельно реалистичны, а не идеалистичны. Создание расписания, которого вы не можете придерживаться, — это настраивает себя на разочарование.Если вы на самом деле не придерживаетесь своего расписания, оно скоро станет бесполезным. Это могло случиться с вами в прошлом.
- Развлекайтесь с удвоенной силой — Найдите время для приятных, восстанавливающих силы и приносящих удовлетворение занятий, таких как организации, спорт и развлечения. Организуйте свои академические и другие обязанности ВОПРОСОМ этих обязательств, чтобы развлечься.
- Время и фокус задачи — Думайте о своем дне с точки зрения времени, а не о задачах, которые вам нужно выполнить. Посвящайте время важным делам каждый день.Трудно предсказать, сколько времени займет выполнение задачи, поэтому трудно спланировать с большой точностью. Но вы можете надежно запланировать регулярные промежутки времени и войти в распорядок дня. Назначьте себе встречу на определенный период времени и, играя или работая, поставьте перед собой цель: «Я получу от этого времени максимум удовольствия».
- Одно за другим — Текущие исследования показывают нам, что многозадачность — это миф. На самом деле мы переключаемся между задачами. С каждым переключением мы платим когнитивные затраты и затраты времени: требуется время, чтобы мысленно вернуться к задаче, что снижает нашу эффективность.При переключении мы теряем глубину нашей вовлеченности, поглощенности. Такая глубина необходима в Принстоне, где от вас ожидают овладения концептуальными знаниями, а не просто поверхностным пониманием.
- Блокировать время — регулярно выделять отрезки времени определенному классу. Сделайте это частью своего расписания, своего распорядка. Оцените, сколько часов в неделю вы хотите посвятить уроку. Выделите столько часов для рабочих задач в курсе. Разделите задачу на части и выделите определенные отрезки времени для определенных частей большого проекта.
- В первую очередь в первую очередь — если у вас есть такая возможность, запланируйте самые важные для вас дела в первую очередь в течение дня или в первый доступный временной интервал. Все, что запланировано на более позднее время дня, с большей вероятностью будет прервано, отложено и никогда не будет выполнено. Вы не будете думать или беспокоиться о своей работе в свободное время, если сначала выполните академические задания.
- Распорядок — На формирование привычки уходит 30 дней, но хорошие привычки облегчают вашу жизнь.При наличии хороших привычек вам не нужно принимать столько трудных решений, поэтому вы с меньшей вероятностью примете непродуктивные, например, отговорите себя от выполнения того, что вы запланировали.
- Гибкость — Как включить гибкость в свой график? Не планируйте каждый час дня, оставляйте пустые промежутки времени и планируйте время для отдыха. Создайте двухчасовой или трехчасовой блок в пятницу, чтобы уловить все время макияжа. Когда что-то проясняется, и вы решаете, отклоняться ли от установленного графика, исследуйте будущие часы и дни, чтобы увидеть, где вы можете наверстать упущенное.Переключайте блоки времени, чтобы в вашем расписании отражались ваши новые обязательства.
- Отвечайте или реагируйте — В момент принятия решения, когда вы столкнулись с решением или побуждением отклониться от вашего графика, не просто реагируйте, ОТВЕТИТЕ. Пауза, подумай. Помните, что для вас наиболее важно, и делайте то, что поможет вам это получить. Например, если упражнения являются для вас главным приоритетом, не позволяйте внезапному страху перед оценкой помешать вам заниматься спортом. Будьте готовы сократить время, но не жертвуйте своим здоровьем.Не позволяйте «интеллектуальным играм», в которых вы придумываете оправдания, мешать или сбивать вас с пути.
- Организуйте свое окружение — как физическое, так и социальное — для успеха, для поддержки — проявите творческий подход.
а. Тщательно выбирайте, где вы учитесь и выполняете другие задачи: минимизируйте отвлечение; максимизировать фокус.
г. Используйте физические напоминания. Если вы хотите больше тренироваться, но увязли в электронной почте или Facebook, наденьте кроссовки на ноутбук. Сделайте так, чтобы было труднее сбиться с пути и легче придерживаться своего плана, изменив свое окружение.
г. Вместо того, чтобы «отвлекать» друзей, заручитесь их поддержкой:
и. Напарник / группа — вместе работайте над наборами задач, чтениями и т. Д. В рамках общего курса.
ii. Найдите партнера по учебе / письму — в том же месте и в то же время, но не на одном курсе.
iii. Просите друзей НЕ звонить вам в определенное время. Попросите их помочь вам придерживаться своего графика. Скажите: «Скажите, чтобы я покинул вашу комнату» или столовую через час и т. Д.
эффективное тайм-менеджмент.pdf Дополнительные ресурсы, раздаточные материалы и советы можно найти в Учебной библиотеке McGraw.
Основные принципы управления временем
Пытаетесь найти время в повседневной жизни? Рассмотрим следующие проверенные принципы и методы тайм-менеджмента.
Правило 80/20
Принцип 80/20 также известен как принцип Парето. Он основан на идеях итальянского экономиста Вильфредо Парето. Парето был французско-итальянским экономистом и философом, жившим между 1848 и 1923 годами.Первоначально его наблюдения были в основном основаны на распределении богатства. Другими словами, он видел, что 20 процентов людей владеют 80 процентами богатства. Остальные 80 процентов контролируют только 20 процентов богатства. Со временем стало ясно, что тот же принцип можно применить ко многим областям. В тайм-менеджменте это можно применить по-разному. Один из них — сказать, что 20 процентов того, что вы делаете, составляет 80 процентов ваших результатов (Koch, 1997).
Прайм-тайм
Идея «прайм-тайма» соответствует правилу 80/20.Выяснилось, что не только 20 процентов ваших усилий составляют 80 процентов ваших результатов, но также и то, что ваши максимальные усилия предпринимаются в течение 20 процентов дня. Другими словами, большинство людей оказываются неэффективными в течение 80 процентов своего времени. Если выясняется, что у кого-то есть время дня, более продуктивное, чем в другое время, это то время, когда он должен выполнять свою приоритетную работу, и это время дня, когда он должен защищать себя от отвлекающих факторов и отвлекающих факторов.
Не пытайтесь сразу все изменить
Также, следуя принципу 80/20, лучше всего помочь клиенту сосредоточиться на определенных областях его жизни и поставить задачи, которые постепенно помогают ему переходить от одного успеха к другому. Например, если клиент просто плохо спит и его обычный рабочий день является катастрофой из-за истощения, тогда мы знаем, что, работая над этой единственной проблемой, можно получить очень большой результат. Точно так же, если мы пойдем на рабочее место клиента и увидим, что он тратит 5 минут из 15 в поисках чего-либо, то мы знаем, что помощь им в реорганизации своего рабочего места немедленно даст им значительный результат.После каждого успеха мы можем переходить к следующей области, вместо того, чтобы увеличивать их перегрузку, пытаясь сделать слишком много сразу.
Для формирования новых привычек нужно время
На освоение новой привычки может уйти 21 день (Tracy, 2007). Поэтому клиентам может потребоваться наставничество, им может потребоваться выполнение домашних заданий и, возможно, придется повторять основы много раз, прежде чем они действительно поймут, что им нужно делать.
Задачи занимают доступное время
Когда клиенты пытаются выполнить задачи, они должны помнить старую истину о времени; что задача будет иметь тенденцию заполнять отведенное для нее время.Мы все это испытали. Если мы думаем, что не спим всю ночь, если нужно что-то сделать, часто так и бывает. Если мы думаем, что работа будет сделана в какой-то момент на выходных, часто мы спешим закончить ее в воскресенье вечером. Это важно при постановке целей и сроков. Если люди ограничивают время, которое они готовы выделить на задачи, они могут быстро стать более эффективными. Что мы перестанем делать? Время — ограниченный товар. Управление временем частично смотрит на то, что можно сделать лучше или эффективнее, но, конечно же, оно также будет заключаться в поиске вещей, которые не следует делать или которые больше не нужно делать.
Эффективность работы и время для семьи
Трейси (2007) подчеркивает, что люди требуют от своего бизнеса и рабочего времени эффективности, тогда как семейная и личная жизнь, как правило, сводится к количеству времени.
Широкий взгляд на проблему
Если клиент хочет более эффективно распоряжаться своим временем, мы (как консультанты) должны иметь возможность взглянуть на его жизнь широко и увидеть, что может происходить на самом деле.
