Элементы тайм менеджмента: Тайм-менеджмент: управление временем. Главные принципы

элементы, правила и методы работы

Количество времени, предоставленное человеку, является одним из важнейших ресурсов. Его нельзя увеличить, но можно рационально тратить. Необходимость правильно управлять временем понятна многим, но на практике это получается далеко не всегда. Иногда помогает использование методов и приёмов тайм-менеджмента.

1. История тайм-менеджмента

В «Письмах к Луциллию» древнеримского философа Сенеки сказано о том, что самое ценное у человека это время. Он предлагает бережливо к нему относиться, но замечает, что его отнимают у нас все, кому ни лень. Необходимость правильно организовать своё время отмечали многие выдающиеся люди, однако в строгую науку тайм-менеджмент сформировался только в семидесятых годах прошлого века.

В СССР получил известность метод учёного Любищева, подробно описанный в романе Даниила Гранина «Эта странная жизнь». Учёный-биолог ещё в юности решил не тратить время попусту. Каждый день на протяжении всей своей жизни он вёл подробный его учёт, фиксировал, на что его потратил.

За свою жизнь он успел сделать очень много благодаря тому, что экономно и рационально расходовал время. Он вёл записи с точностью до 10 минут. Учёный не только учитывал траты, но и планировал траты времени на годы вперёд.

Первая кафедра тайм-менеджмента в России открылась в 2007 году. Она работает в Финансово-промышленном институте Москвы.

2. Распространённые мифы

Вокруг этой сферы человеческой жизни сложилось много стереотипов. Рассмотрим их более подробно.

2.1. Управлять временем невозможно

Приверженцы этой точки зрения считают, что время хаотично и не подвержено человеческому влиянию. Конечно, время неумолимо и часто приносит неожиданные события в нашу жизнь. Однако тайм-менеджмент предназначен для управления человеком, а не временем. Он позволяет более обдуманно тратить этот невосполнимый ресурс.

2.2. Тайм-менеджмент — заставляет работать на износ

Организованная работа более плодотворна и результативна. В некоторых случаях она более скучная, чем хаотическая деятельность. Однако те, кто не может организовать себя значительную часть сил тратят впустую. Поэтому можно считать, что верно противоположное утверждение — деятельность без использования планирования часто заставляет работать на износ.

Управление временем позволит его сэкономить и использовать для других целей. Если человек работает эффективно, то ему доступно больше возможностей для отдыха.

---

---

2.3. Управление временем делает человека бездушной машиной

Соблюдение правил самодисциплины часто требует от человека значительных усилий. За повышение эффективности приходится платить усидчивостью и систематичностью. Лишает ли это человека возможности делать спонтанные поступки — нет, скорее устраняет хаотичность, спешку и растерянность из его жизни.

Когда человек делает спонтанные поступки, то часто речь идёт не об естественности, а о следовании привычкам, от которых трудно отказаться. Одним из примеров может служить многочасовое пребывание в социальных сетях. Тайм-менеджмент позволяет стать хозяином самого себя и высвободить время для того, что на самом деле важно или доставляет удовольствие.

3. Достоинства и недостатки

Использование тайм-менеджмента комфортно не для всех. Те, кто им занимаются, получают следующие преимущества:

• Всегда завершает начатое. Это относится как к личной, так и к профессиональной сферам.
• Как правило, добиваются поставленных целей.
• Рационально распределяют своё время. Имеют больше возможностей для отдыха и наслаждения жизнью.
• Становятся более уверенными в себе, мыслят позитивно, настроены на достижение успеха.
• Способны побороть в своей жизни прокрастинацию — стремление откладывать не сделанные дела на неопределённо далёкое будущее.
• Всегда имеет эффективный план на ближайшее время и в перспективе.
• Способен контролировать свою жизнь, изменять её к лучшему, пользоваться открывшимися возможностями.

Объективно оценить достигнутый прогресс можно только попробовав методы тайм-менеджмента на практике. Несмотря на то, что таким образом можно достигнуть многого, имеются минусы, которые некоторых отпугивают от рационального подхода к своему времени. Речь здесь идёт о следующем:

• Хаос в жизни создают ощущение постоянной занятости и позволяет заполнить время. Если все дела за день переделать до обеда, то высвободится несколько часов свободного времени. Далеко не каждый сможет в такой ситуации найти себе занятие.
• Придерживаться распорядка иногда бывает скучно. У жизни остаётся меньше разнообразия. Наличие одного и того же распорядка каждый день делает их похожими. Лучшая эффективность не всегда приятнее постоянного однообразия.
• Тайм-менеджмент при использовании предполагает. Что всё происходит просто и предсказуемо. Ведь именно в такой обстановке можно легко планировать свою жизнь. В реальной ситуации в жизнь постоянно вторгаются непредсказуемые события. Не всегда удаётся сохранить порядок своих действий в новой ситуации.

Применение тайм-менеджмента требует от человека постоянного проявления самодисциплины. В обмен на потраченные усилия он получает более яркую и интересную жизнь.

4. Элементы тайм-менеджмента

Управление временем представляет собой сложную систему, в которую входят такие элементы:

1. Тайм-менеджмент в значительной степени должен учитывать индивидуальные особенности. Он включает в себя не только управление, но и учёт сделанных затрат. Человеку необходимо научиться учитывать с заданной точностью время, потраченное на выполнение конкретных задач или для занятий конкретными видами деятельности.
2. Необходимо овладеть искусством правильно формулировать свои цели. Они не должны быть слишком неопределёнными. В каждом случае нужно определять этапы выполнения работ и устанавливать временные рамки для них.
3. Нужно составить план. Он должен быть в меру детальным и включать в себя установку приоритетов на каждом этапе работ.
4. Необходимо обратить внимание на процесс выполнения. Важно, чтобы он был реалистичным, имел чёткие и понятные критерии.
5. На основе созданного плана составляется список дел и необходимых для этого временных ресурсов.
6. Далее происходит выполнение с учётом времени, потраченного на каждый пункт плана.

Использование тайм-менеджмента предполагает постоянное использование изложенной здесь схемы. Оно может показаться утомительным. Однако, если это войдёт в привычку, то человек получит намного более интересную и эффективную жизнь.

5. Разновидности

Принято различать следующие разновидности тайм-менеджмента:

1. Для решения профессиональных задач.
2. Личная система управления временем.
3. Социальный тайм-менеджмент включает в себя управление временем группы людей. Частным случаем является применение его для решения корпоративных задач.

В каждом из этих случаев имеются особенности управления временными ресурсами.

---

---

5.1. В профессиональной деятельности

Планирование своей работы поможет повысить производительность и улучшить качество результата. При рациональном расходовании времени.

5.2. На личном уровне

Важно не смешивать профессиональную деятельность и личное время. Последнее предназначено для отдыха, проведения времени с семьёй, решения бытовых задач и аналогичных дел.

Применяя методы управления временем можно планировать бытовую деятельность, делать её более эффективной. Если заранее решать, как потратить свободное время, то в него удастся вместить больше событий. Когда нет необходимости спешить, отдохнуть или получить удовольствие можно в более полной мере.

По возможности для отдыха используют не только выходные дни, но и время посреди недели. Его выделяют заранее при помощи детального планирования своих действий. Некоторые считают отдых более полным, если добровольно ограничить общение в интернете или звонки по телефону.

5.3. Управление на социальном уровне

Ошибки, сделанные на уровне организации работы приводят к тому, что сотрудники теряют часть времени впустую. Следствием является постоянная нехватка времени, которая приводит к снижению производительности. Эффективность применения рассматриваемой системы в организации или на предприятии увеличится при условии, что сотрудников обучат приёмам тайм-менеджмента.

6. Основные правила

Для того, чтобы приступить к применению системы управления временем, нужно освоить приёмы, которые необходимо применять. Прежде всего необходимо освоить следующее.

6.1. Правильная постановка целей

На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного, однако, если это сделано неправильно, то определение целей мало поможет. Для того, чтобы сделать это правильно, нужно учитывать следующее:

1. Нужно формулировать цели так, чтобы не оставалось неясностей. Должно быть понятно, что нужно получить, и по каким критериям определяется факт достижения цели.
2. Нужно определить, какие из них являются более приоритетными. При этом решают, почему одни цели более важны по сравнению с другими. Расходование времени должно быть рациональным и не происходить бессмысленно.
3. Для выработки правильной основы поведения нужно определить свои базовые ценности и приоритеты. Далее нужно сверять свои планы с ними.
4. Планируя цели недостаточно их просто сформулировать. Надо продумать пути их достижения, возможные сложности, приёмы работы, получение нужных ресурсов.
5. Рекомендуется представить себе достигнутую цель и конечный результат, на который она направлена.

Важно назначить срок, к которому она должна быть достигнута. Это позволит отучить себя от прокрастинации и стать более организованным.

6.2. Установка правильных приоритетов

Эту деятельность иногда считают менее важной по сравнению с постановкой целей, однако если были допущены ошибки, то в некоторых случаях это может погубить дело.

Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве. Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя.

Когда человек непосредственно приступает к выполнению задач, у него не должно остаться неясностей, относящихся к порядку действий. Он должен все свои силы и ресурсы направить на достижение нужной цели.

6.3. Планирование

В жизни есть большое количество целей, которые необходимо достичь. Для того, чтобы деятельность была эффективной, необходимо провести планирование своих действий. Оно состоит из следующих шагов:

1. Составляется подробный план достижения целей. Сроки и последовательность работы определяется предыдущими шагами: их постановкой и установкой приоритетов.
2. Продумываются доступные варианты работы. При необходимости корректируется план.
3. Поиск ресурсов и определение порядка их использования.
4. Определяется, кто может оказать существенную помощь в этой деятельности.
5. Результат рассмотрения фиксируется в виде подробной карты или плана.

После того, как этот этап закончен, можно непосредственно приступить к работе. Проведение планирования позволяет лучше использовать свой творческий потенциал. При ведении спонтанной деятельности человек часто действует на основе интуиции, принимает случайные решения. Часто этого недостаточно для качественного выполнения работы.

Рассчитывая каждый шаг, он имеет возможность тщательно продумать, как его реализовать. Ощущение того, что план тщательно продуман, в нём учтено всё, что необходимо, даёт дополнительную уверенность в себе.

7. Методы работы

Для того чтобы научиться контролировать использование времени, необязательно полностью регламентировать свою жизнь. Иногда можно использовать более простые варианты.

7.1. Способ «10 минут»

Иногда требуется не детальное планирование, а преодоление прокрастинации. Если не хочется приступать к делу, можно просто сказать себе о том. Что планируется проработать только 10 минут. Таким образом психологический барьер будет снят и можно будет приступить к работе. Очень вероятно, что через 10 минут не захочется прерываться.

7.2. Принцип 20/80

Это правило также называют принципом Парето. Речь идёт о том, что 20% правильно выбранных дел дадут нам 80% продвижения вперёд. Таким образом, если заранее подумать о том, какие именно дела в конкретной ситуации важны, то можно резко повысить свою эффективность.

---

---

7.3.

Закон Паркинсона

Он гласит о том, что выполнение работы потребует всего отведённого для неё времени. Однако если самостоятельно себя ограничить, установив дедлайн, его можно сократить. Важно самому управлять своими сроками — это позволит более рационально распределять время.

7.4. Метод Канбан

Эта методика предполагает, что каждое дело кратко описывается на карточке. Рисуется три колонки: «Запланировано» «Делается» и «Сделано». По мере выполнения карточки перемещаются между разделами.

Заключение

Использование тайм-менеджмента позволит человеку сделать свою жизнь более плодотворной или наполненной. Однако нужно понимать что его использование требует знания его правил и постоянной работы над собой для совершенствования знаний и навыков в этой сфере.

---

Смотрите также видео «Лучшие правила тайм-менеджмента, которые работают»:

лучшие методы по управлению временем

 

Что такое тайм менеджмент

 

Сегодня о тайм менеджменте говорят много. А любое «много» приводит к инфляции понятия. Попробуем разобраться, что такое такое управление временем и почему оно так важно.

Для начала важно понять, что «управление временем» — это фигура речи. Управляет человек собой, материальными предметами, животными, программами, другими людьми, но не временем в физическом смысле этого слова.

По Аристотелю, время — мера движения. Исходя из такого понятия, можно сказать, что тайм менеджмент (time management) — это методология ускорения движения к своим долгосрочным целям. Итого, у нас есть 3 обязательные элементы тайм менеджмента.

Долгосрочная цель. Наша жизнь по умолчанию уже заполнена какими-то действиями и бездействиями. Краткосрочные цели часто можно достигать на автомате, не особо анализируя на что уходит время. Но когда человек ставит долгосрочную цель, он приходит к необходимости оценивать, чем заполнена его деятельность. Необходимость эта возникает из-за понимания ограниченности своего времени.

Движение. Поставив цель, человек разбивает её на какие то элементы и начинает двигаться к ней. У многих людей есть долгосрочные цели. Много людей к ним двигаются. Но лишь небольшая часть трепетно относится к своему времени и ищет методы ускорения своего движения.

Методология ускорения. Правильная методология ускорения движения лежит где то между моделью поведения робота, который всё делает по расписанию и ребенка, который ничего не планирует и живет в постоянном сейчас. Сегодня эта методология усовершенствуется. Наука всё больше уточняет условия, в которых человек продуктивен и какие ограничения тела, мозга мы не можем перепрыгнуть, как бы нам не хотелось. Из этого пространства вариантов и рождаются правила о том, как максимально эффективно двигаться к достижению своих целей, не ослабляя своего здоровья.

Давай посмотрим на некоторые из таких правил. Советы взяты с блога Toggle.

 

Если ты хочешь усовершенствовать свои навыки управленческого планирования, попробуй 2-х месячный курс по тайм менеджменту от Александра Фридмана.

 

Советы по управлению временем

 

1. Проведи аудит времени

Во-первых: начни с выяснения того, куда уходит твое время в течение дня. Часто существует большая разница между твоим субъективным временем и реальностью. Скачай приложение для управления временем и отслеживай всё, что ты делаешь в течение недели. Затем сядь, загрузи отчеты и оцени их.

Используя эти данные, ты можешь легко найти области, которые нуждаются в улучшении. Например, ты можешь проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами. Это подводит нас к следующему совету.

 

2. Ставь цели для каждой встречи

Обдумывай и устанавливай четкую цель перед началом встреч.

Так, твоя команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.

 

3. Установи временные ограничения на выполнение заданий

Посмотри на распорядок своего рабочего дня и определи задачи, на выполнение которых требуется больше времени, чем ты ожидаешь. Установив временные ограничения для таких пунктов, ты будешь лучше фокусироваться и работать более эффективно.

Если ты всё еще выходишь за эти временные рамки, тогда нужно изучить свой рабочий процесс и устранить небольшие потери времени (незапланированные перерывы).

 

4. Запланируй свою неделю в воскресенье

Начало работы с планом на неделю поможет тебе сконцентрироваться на приоритетах. Ты можешь легко перейти от своего беззаботного образа мыслей выходного дня к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» в понедельник. Для этого потрать несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Чтобы избежать прокрастинации, разбивай еженедельные цели на ежедневные задачи.

В результате тебе нужно будет только взглянуть на этот список во время работы.

Помни — твоя энергия и уровень креативности колеблются в течение недели. Запланируй низкоприоритетные и легкие задачи на понедельник. Во вторник и среду выполняй творческие и сложные задания. Запланируй встречи на четверг, когда энергия твоего рабочего коллектива начнет падать. Используй пятницу для планирования и общения.

 

5. Составь ежедневный план

Используй первые 30 минут дня для создания ежедневного списка дел, соответствующего твоему недельному плану. Запиши элементы списка так, как будто ты их уже завершил. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напиши «Отчет руководителю проекта отправлен». Этот маленький трюк даст тебе дополнительный импульс мотивации.

 

6. Добавь «список выполненных заданий» в свой список дел

Иногда в течение дня всплывают неожиданные задачи. Запиши их в отдельный список рядом со своими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотри свои достижения за предыдущую неделю и поздравь себя со своими успехами. Подобные проверки выполненных заданий увеличат твою уверенность в себе и помогут тебе составить расписание на следующую неделю.

 

7. Делай самые важные и сложные задачи в первую очередь

Большинство из нас считают первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используй его с умом! Как ни странно, тебе легче сосредоточиться тогда, когда твой мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга имеет меньше избыточной энергии для мечтаний и заботы о других задачах.

 

8. Заблокируй отвлекающие факторы

Используй функцию компьютера «Не беспокоить» при работе над приоритетными задачами. Сфокусируй свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно рабочее окно. Автономный режим тоже может быть вариантом, но давай не будем заходить так далеко.

 

9. Не пытайся сделать всё сразу

Исследователи опровергли миф о многозадачности. Если ты считаешь, что можешь делать много вещей одновременно и качественно, тогда ознакомься с этой статьей.

 

10. Не жди вдохновения — делай всё сейчас

Некоторые художники ждут вдохновения, чтобы произвести впечатление. Некоторые писатели сидят без дела, ожидая, когда придет муза. Бизнесмены не занимаются серьезными делами, если они не в идеальной рабочей обстановке.

Но с осознанностью тебе не обязательно ждать “нужного” момента для начала работы. Обрати внимание на мысли и чувства, которые возникают во время работы, с внешней точки зрения. Не позволяй им управлять твоими действиями.

Признай свои эмоции и мечты и отпусти их. Начни выполнять задания, даже если ты чувствуешь себя неуверенно, доверься своей мотивации и иди к своей цели.

 

11. Не стремись к совершенству

Когда всё должно быть идеально, может ли что-либо быть достаточно хорошо? Наверное, нет.

Чтобы стать непревзойденным, ты должен постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Рассматривай каждую попытку как эксперимент — ценный шаг в твоем путешествии, независимо от результата.

Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держи общую картину в уме. Сосредоточься на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях твоей работы. Решай самые важные задачи из твоего списка дел и не беспокойся о мелочах.

 

12. Расписание перерывов между задачами

Человеческий мозг может фокусироваться на чем-либо только около 90 минут за раз. Планируй перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

 

13. Используй время ожидания с максимальной отдачей

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и т. д.

Ответь на электронные письма на своем телефоне, ответь на пропущенные звонки, разомнись / займись спортом, отдохни или помедитируй. Носи с собой книгу и читай. Слушай подкасты на телефоне.

Не позволяй неожиданным очередям застать тебя врасплох.

 

14. Приведи в порядок свою электронную почту

Люди с захламленными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.

Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на излишние сообщения — организовать почтовый ящик.

Gmail предлагает целый ряд функций, которые помогут тебе лучше управлять своей электронной почтой. Если ты используешь другой клиент, подумайте о переходе на Gmail.

Несколько советов, как можно увеличить свою эффективность в работе с почтой:

• Архивируй электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
• Создавай удобные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НУЖНО ОТВЕТИТЬ.
• Используй фильтры для автоматического назначения меток входящей почте на основе отправителя или другой содержащейся в них информации / ключевого слова.
• Ты даже можешь пометить все рекламные рассылки ярлыками, выбрав фильтр отписки для каждого письма.
• Включи функцию “Стандартные ответы” и создавай шаблоны из электронных писем, которые ты отправил более двух раз. Ты можешь настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом процесса значительно ускорит его.

 

15. Тренируй разные отделы своего мозга

Занимайся хобби, чтобы задействовать те части своего мозга, которые ты не используешь на работе. Ты будешь решать проблемы быстрее и проявлять больше творческих способностей.

Время, проведенное за пределами зоны комфорта, приводит к успеху. Если ты юрист — учись танцевать. Если ты пианист — займись боевыми искусствами. Если ты разработчик программного обеспечения, выходи на улицу и общайся с людьми.

 

16. Чаще занимайся спортом

Спорт поможет тебе справиться с повседневными стрессами. Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть столь же полезны, как и более длительные. Выдели немного времени для коротких тренировок — по крайней мере, раз в два дня.

 

17. Правильно спи

Ученые выяснили, что  если меньше спать, для того, чтобы создать больше времени, ориентированного на решение задач, то это может привести к неприятностям. Уставшие люди начинают прокрастинировать и легко отвлекаются. Спи хотя бы по восемь часов каждые сутки.

 

18. Используй календарь

Календарь может быть полезен для более важных вещей, чем просто планирование встреч. Используй свой календарь, чтобы следить за сроками, выделять время для целенаправленной работы и автоматически добавлять места к событиям. Возьми на себя ответственность за свое время. Если ты считаешь, что запланированная запись не будет способствовать продвижению твоего плана на день, просто отмени её.

 

19. Составь план отдыха

Выберись из колеса хомяка, проведи некоторое время в тишине и выключи свой «рабочий мозг». Ты будешь удивлен тем, насколько положительно тишина может влиять на твои творческие процессы. Медитация поможет тебе по-новому взглянуть на свою работу.

 

20. Научись говорить нет

Твое время драгоценно. Не трать его на людей и проекты, которые не соответствуют твоей миссии и целям. Вместо того, чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажи: «Я проверю свое расписание и перезвоню вам». Эта простая фраза даст тебе время оценить предложения и принять правильное решение.

 

21. Делай всё заблаговременно

Используй тот же подход и в отношении сроков. Будь готов предоставить свою работу на один день раньше срока.

 

22. Не отвечай на телефонные звонки только потому, что он звонит

Не отвечай на электронные письма автоматически сразу после их получения. Во время перерывов в работе, выдели несколько минут для электронной почты и разговоров по телефону. Избегай перебоев при работе над задачами, которые требуют высокой степени фокусировки.

 

23. Преврати свою систему в привычки

Формируй привычки, вытекающие из вышеперечисленных идей. Практикуй эти советы по управлению временем и постарайся усвоить образ мышления о производительности. Установи разумный график, которого ты сможешь придерживаться длительный срок (не менее месяца). Через некоторое время твои ежедневные и еженедельные привычки станут автоматическими.

 

24. Забудь о вредных привычках

Установи расписание и придерживайся его. Следуя этому плану, ты естественным образом избавишься от своих старых, непродуктивных привычек.

 

25. Хорошо проводи время, несмотря ни на что

Не зацикливайся на том, чтобы вычеркнуть все пункты из своего списка дел. Наслаждайся каждым днем ​​с соответствующим балансом между работой и личной жизнью. Сверхурочная работа сегодня не стоит непродуктивного, сожженного завтрашнего дня. Работай стабильно и оставайся в своем лучшем ритме. Спешка с выполнением задач снижает качество работы и создает стресс.

Онлайн обучение >> курсы по менеджменту, курсы по продакт-менеджменту, курсы по проджект-менеджменту, курсы по тайм-менеджменту, курсы по лидерству, курсы по антикризисному управлению, курсы по бизнесу, курсы по переговорам, курсы по продажам.

Связанные материалы >> типичные ошибки предпринимателя, стили руководства в менеджменте, софт скиллс, деловой этикет, кто такой предприниматель, кто такой HR менеджер, кто такой рекрутер, кто такой продакт менеджер, кто такой проджект менеджер, продуктовая аналитика, продуктовая стратегия, продуктовое мышление, продакт менеджмент, проджект менеджмент, регулярный менеджмент, профессиональный менеджмент, тайм менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, обзоры популярных техник Time Management

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

• Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
• Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
• Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
• Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
• Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
• Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
• Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
• Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть. 

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.  

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

4D

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро. 

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

• В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
• Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
• Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
• Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
• Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров. 

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

• Сортировка данных в разделе «Входящие».
• Быстрая обработка поступающих сообщений.
• Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
• Предварительное ежедневное планирование. 
• Концентрация на одной задаче.
• Создание простых, коротких и понятных списков дел.
• Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

1. Записываете все, что намечается.
2. Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
3. Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
4. Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

1. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
4. Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
5. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
6. Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
7. Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉

Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и  обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем — это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.

Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].

При рассмотрении управления рабочим временем  руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).

В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.

Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм — менеджмента.

В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.

Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.

Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c.44]. 

 

Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем 

Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.

Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:

— расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;

— декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;

— принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;

— принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т.д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;

— принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;

— принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.

Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].

Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.

Тайм-менеджмент, или искусство управления временем

Современный человек всегда занят делами: торопится на работу, мчится по делам, бежит в магазин. Ему кажется, что времени не хватает ни на что.

То и дело приходится слышать, что “дел по горло, не успеваю закончить в срок” или “ торчу на работе сутками, а времени на семью не остается совершенно”…

Именно для того, чтобы деловые люди могли не только работать, но и наслаждаться жизнью, специалистами (психологами и бизнесменами) было сформулировано понятие тайм-менеджмента: набора методов и технологий, с помощью которых человек получает возможность учитывать и грамотно использовать такой важный ресурс, как время.

Задачей тайм-менеджмента является возможность распределения человеком временного ресурса так, чтобы при затрате минимума усилий получить необходимый результат. Сделать больше с меньшими затратами.

Уйти от рутины, чтобы успеть пережить множество прекрасных моментов…

Время в жизни человека

Время — ключевой ресурс каждого человека. Этот ресурс может быть преобразован — он может быть истрачен, израсходован, вложен (превращен  в другие ресурсы).

Если вы использовали время для того, чтобы поработать — произошло преобразование этого ресурса в деньги. Хорошо провели время в компании друзей — минуты обменяли на позитивные эмоции. Если ваше время ушло на то, чтобы совершить пробежку или поплавать — произошла инвестиция времени в собственное здоровье.

Время — ресурс, который доступен каждому с самого начала жизни. И количество доступных к использованию единиц времени — одинаково у каждого: 8760 часов в год.

Данный ресурс поистине велик. И в том случае, если кому-то кажется, что у него нет времени, знайте: этот человек что-то делает неправильно.

Ресурс времени есть у каждого; от вариантов его использования зависит не только возможность осуществить тот или иной проект, но и образ жизни.

Отсюда вытекает основная проблема, которую призван решить тайм-менеджмент: умение время использовать.

Тайм-менеджмент — набор инструментов и методик, которые дают возможность упорядочить свою деятельность во времени. Он дает понимание того, что вы должны делать и почему. Понимание своих дальнейших шагов во времени и их причин приводит к тому, что вы начинаете делать только необходимое и в срок. Подобная модель «движения во времени» дает возможность перестать жечь нервные клетки в режиме перманентного стресса.

Ключевыми понятиями тайм-менеджмента являются:

• постановка и достижение целей;

• высвобождение и организация ресурсов времени;

• определение приоритетов;

• контроль статуса реализации запланированного.

Психологи говорят о двух типах тайм-менеджмента, которые охватывают разные горизонты нашей жизни: системный и простой.

Системный, по сути дела, представляет собой некое жизненное кредо, накладывающее свой отпечаток на весь жизненный путь человека.

Системный тайм-менеджмент представляет собой систему координат, описывающих долгосрочные цели вашей жизни: на все время, десятилетие, пять лет, год… И именно данной системе подчинен ваша ежедневная деятельность.

Простой тайм-менеджмент являет собой некий ассортимент тактических методик, позволяющих поступательно осуществлять движение к целям глобальным (стратегическим).

К категории простого тайм-менеджмента могут быть отнесены записи в ежедневниках, планирование встреч и телефонных конференций, словом — всех тех вещей, которые относятся к планированию на ближайшее время.

Разница между простым и системным тайм-менеджментом может быть выражена следующей метафорой: простой тайм-менеджмент больше похож на фонарик в темном лесу, а системный — на виднеющиеся вдали городские огни.

В первом случае — вам прекрасно видно  все то, что находится поблизости и освещение дает возможность уверенно идти вперед, но без ориентиров даже с фонариком ходить достаточно сложно.

Во втором случае — вы четко видите цель своего пути, к которой вы придете не смотря на то, что вокруг темно.

Не стоит воспринимать простой и системный тайм-менеджмент как антагонистичные явления: системный тайм-менеджмент является понятием, которое включает в себя менеджмент простой. Ведь даже если в темноте и видно огни города, идти к нему намного удобнее, освещая себе путь фонариком.

Для тех, кто стремится упорядочить свои действия во времени, лучше обратиться к тайм-менеджменту простому: будет проще привыкнуть к процессам планирования, будете меньше уставать, научитесь самодисциплине и самоорганизации.

Затем, когда элементы тайм-менеджмента войдут в ваш повседневный обиход, возможно будет ввести тайм-менеджмент системный, что позволит вам осмыслить ваши жизненные приоритеты и сбалансировать здоровье, карьеру и счастье.

Итак, начинаем вводить тайм-менеджмент в жизнь!!!

Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем

Мы все живем под давлением надвигающихся дедлайнов и незакрытых списков дел. К счастью, есть способ взять контроль над своим временем и повысить продуктивность, при этом избежав выгорания.

Не бойтесь — тайм-менеджмент не про то, чтобы сделать каждый момент жизни технично-рациональным. На самом деле наоборот: вы выстраиваете расписание под себя и работаете более продуктивно, не забывая про личную жизнь. Расскажу, как этого добиться.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.

Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.

Тайм-менеджмент для работы в команде

Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.

Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.

Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей

Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.

Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.

Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития

Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.

Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Настроить триггерные рассылки

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

1. Четко определите свои планы и цели. Трудно управлять временем, если нет сроков и промежуточных этапов. Особенно от этого страдают предприниматели и фрилансеры. Распишите планы и цели: кто, когда, где, зачем, какой нужен результат. Чем подробнее и реалистичнее будет ваш план, тем проще будет ему следовать.
2. Распределите приоритеты по задачам и проектам. Запишите абсолютно все задачи, затем распределите их на три категории: на месяц, на неделю, на день. Это поможет видеть полную загрузку и состояние дел.
3. Записывайте планы, не пытайтесь все запомнить. И лучше замените хаос из стикеров и обрывков бумаги на нормальный электронный календарь, хотя бы Google Calendar. Записали все задачи — меньше рискуете что-то пропустить или забыть, особенно если установите напоминания.
4. Используйте свою креативную фазу с умом. Определите время, в которое вы наиболее креативны и производительны, и отдайте его под приоритетные задачи. На это время избегайте всяческих раздражителей: коллег, домашних, уведомлений на компьютере или телефоне.
5. Принимайте меньше решений. Процесс принятия решений требует большой ментальной нагрузки и быстро утомляет. Даже банальных решений вроде «открыть письмо / оставить до вечера». Чтобы не тратить на это силы, выработайте для себя комплекс правил — готовых решений на типовые ситуации, и следуйте ему.
6. Доверяйте и делегируйте. Научитесь максимально понятно и уважительно объяснять, какая помощь вам нужна в данный момент. Полезно будет для этого разобраться с методами «Ненасильственного общения». Этот метод основан на эмпатии: находить вариант действий, который будет комфортным для всех участников, и для вас в том числе.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

• Будьте осторожны с мультизадачностью. Некоторые исследования заявляют, что многозадачность улучшает результаты труда, другие — что может снижать продуктивность до 40%. Однозначного мнения на этот счет нет, но можно точно сказать, что постоянная работа на пределе быстро приведет к выгоранию.
• Не отвечайте на все письма сразу же. Если ваша работа не предполагает переписки с клиентами в реальном времени, лучше отвести несколько минут на проверку почты два-три раза в день.
• Не соглашайтесь на все. Если вы уже перегружены, каждое ваше «да» означает переработку. И что более важно — лишает вас возможности взять какой-то более интересный или важный проект в будущем.
• Не перерабатывайте. Обязательно оставляйте себе время на перезарядку, даже если его не запланировали и вообще кажется, что отдых вам не нужен.

Восемь популярных техник тайм-менеджмента

Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.

Канбан

Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.

Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.

Пример канбан-доски, сделанной в Trello

Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.

Матрица Эйзенхауэра

Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.

Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.

Пример матрицы Эйзенхауера

В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:

1. Важные и срочные = сделать первыми.
2. Важные и несрочные = запланировать.
3. Срочные и неважные = делегировать.
4. Несрочные и неважные = удалить из списка задач.

Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.

Помидорная техника

Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.

Мобильное приложение Focus To-Do, основанное на помидорной технике

Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.

Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.

Техника Flowtime

Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.

Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.

Пример отслеживания временных затрат в Toggle

Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.

Таймбоксинг

Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.

Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.

Пример расписания, созданного в технике таймбоксинга

Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.

Таймблокинг

В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.

С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.

Схематичное изображение того, как выглядит хаотичное расписание и таймблокинг. Источник

Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.

Техника Bullet journal

Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.

Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.

Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.

Съешь лягушку

Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.

Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».

Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.

Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.

Сервисы для тайм-менеджмента

Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.

Сервисы для управления задачами

Trello

Пример карточек в Trello

Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.

Asana

Пример канбан-системы в Asana

Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.

Jira

Канбан-доска, созданная в Jira

Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.

MeisterTask

Схематичный пример канбан-интерфейса в сервисе MeisterTask

Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.

Hygger

Канбан-доска в сервисе Hygger

Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.

Сервисы для учета задач

Any.do

Список задач в приложении Any.do

Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.

Todoist

Десктопный и мобильный интерфейс приложения Todoist

Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.

TickTick

Демонстрация интерфейсов сервиса TickTick на разных устройствах

В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.

Notion

Сервис для составления списков и хранения информации Notion

Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.

Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.

Сервисы для трекинга времени

TMetric

Трекинг времени в приложении TMetric

Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.

Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.

TogglTrack

Приложение для подсчета временных затрат Toggl

Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.

Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.

Harvest

Тайм-трекинговый сервис Harvest

Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.

Сервисы для фокусировки внимания

Go Fucking Work

Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.

Сервис для фокусировки внимания Go Fucking Work

Помидорковый таймер

Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.

Помидорковый таймер

FocusFox

Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.

Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.

FocusFox

Тайм-менеджмент: что стоит запомнить

Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.

Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.

Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.

[Всего: 3   Средний:  5/5]

Тренды тайм-менеджмента: база и новые инструменты | GeekBrains

Как адаптивно достигать цели, быть в тонусе и инвестировать время с выгодой

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2306/og_image/6149e33aca6dbe5532b2d5724d0b85ed.png

Тема тайм-менеджмента в рунете покрылась слоем негатива и троллинга. Попробовав онлайн-школы по принципу испорченного телефона, прочитав популярную литературу и не изучив серьёзную, все теперь смешивают тайм-менеджмент с бизнес-тренингами успешного успеха и почитают за нерукопожатное лжеучение. При этом по сути методология самоорганизации и дисциплины не является продажной девкой пустословия и опиумом для народа. Она уходит корнями в философию, политическое и военное дело.

У истоков тайм-менеджмента стоит Аристотель: он рассуждал о пользе и морали проведённого времени, определяя его критериями добродетельности. Макиавелли формулировал основы тактики и стратегии политических игр, наблюдая примеры выжидания и действий на опережение от первых лиц государства. Суворов считал дисциплину первым признаком победы и воспитывал полезные привычки у своих солдат.

Ближе к нашему времени тайм-менеджмент потребовался на крупных заводах и в организациях. Тейлор изучал использование времени на производстве как один из ключевых элементов научного менеджмента. Этот подход получил распространение и в Советском Союзе — в рамках научной организации труда и управления по Гастеву и Керженцеву. Но ещё заметнее эти идеи проявились в бережливом производстве Toyota.

С середины XX столетия инструменты для развития личной продуктивности стали нужны почти всем. Авторы адаптировали серьёзные теории и методы для индивидуального использования, а затем и для малого и среднего бизнеса. К сожалению, популяризация с её облегчённым вариантом контента и подчас спиритическими методами маркетинга привела к поверхностному восприятию тайм-менеджмента, обесценила его в массовом сознании.

Ваши цели: как это реально работает

Приёмы целеполагания типа SMART не работают без серьёзного осмысления и жизненного опыта. Они оторваны от жизни, от реальных проблем. Применять их неудобно ещё и потому, что они могут вызвать смешок у парней, которые привыкли решать дела мастерством и авторитетом, а не скрупулёзным чириканьем в табличках. Хотя оспорить принципы SMART сложно, после анализа они сводятся к интуитивно понятным жизненным аксиомам:

• хорошо бы примерно понимать, чего хочешь достичь или что получить;
• надо знать, как отмерить прогресс и затраты, чтобы оставаться на плаву;
• нужна продуманная тактика, иначе соперники или барьеры на пути выбьют вас из гонки;
• следует пораскинуть мозгами, каковы последствия достижения цели, — и ещё раз прикинуть, это ли нужно;
• важно назначить себе срок, пока не будет слишком поздно;
• задумываться иногда о том, как новые возможности помогут пересмотреть или даже поменять цель и методы её достижения.

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?» — эта цитата из повести Пелевина «Жёлтая стрела» мгновенно откликается ноющей болью где-то в районе затылка. Что принесли прошедшие годы, довольны ли вы этим? Наверняка были яркие события, возможно, пройдены серьёзные жизненные этапы, вероятно, есть причины гордиться собой. А как обстоят дела с будущим? На ту ли дорогу вы встали, достаточно ли широкими шагами идёте по ней? В голову приходят идеи, мечты, цели. В который раз вспоминаешь о желанном и потерянном.

Эти чувства зачастую испытываешь в дни рождения и новогодние праздники. Тогда многие пишут себе цели на год. Некоторые даже используют шаманские приёмы визуализации, умыкнув набор для скрапбукинга у дочери, чтобы прилепить на стену Ferrari в рамочке с собственным силуэтом. По данным исследований, такие действия только снижают вероятность того, что желание исполнится: «первый шаг к мечте» расслабляет, снижая силу намерений. Обещаете себе сесть на диету, заказываете белковый комплект на неделю… и берётесь за новую кружку пива, так как еду привезут только в понедельник, а вы уже молодец.

Сущность цели в необъяснимом, но всепобеждающем стремлении к ней. Часто мощной опорой для его подпитки становится комплекс неполноценности. Демосфен картавил и заикался, поэтому набивал себе рот камнями, чтобы работать над дикцией, — и вошёл в историю как великий оратор. Страдания могут быть топливом для движения.

При этом его рвение не иссякло при первых аплодисментах толпы. А зачастую случается так, что помимо естественных барьеров и испытаний на пути к цели может встать компромисс. Вы уже кое-чего добились, может, остановиться на этом? Интересно, победители полуфиналов шоу типа «Кто хочет стать миллионером» часто жалеют о том, что не рискнули сразиться за полный чемодан денег?

Тал Бен-Шахар в своей недавней книге «Парадокс перфекциониста» заключает: линейные способы достижения целей устарели. Мир всё более изменчив и насыщен возможностями. Детализация целеполагания снижается по мере увеличения горизонта планирования. Поэтому необходимо постоянно пересматривать свои методы достижения результата и готовиться к неудачам. Этот кривой подход обладает потенциалом адаптивности. Гибкость, неугасающий энтузиазм при неизбежных поражениях и потерях, а также постоянный поиск других путей к цели — это философия оптималиста. И это главный тренд тайм-менеджмента в целеполагании. Он не укладывается в SMART, его нельзя потрогать, но эта музыка гонит вас вперёд.

Оставшиеся два тренда — это систематизация мер для развития энергичности и активности (тонус-менеджмент), а также вложение времени для возврата его с процентами (тайм-инвестмент). Подробнее о базе самоорганизации я писал в постах о бесплатной технологии планирования под ключ и о борьбе с прокрастинацией.

Тонус-менеджмент

Подпитывать стремление к цели могут также энергичность и позитивный результат. После максимального применения технологий тайм-менеджмента настаёт кризис, когда деловитость упирается в недостаток сил. Вы знаете что, как и в каком порядке выполнять, но уже не в состоянии это делать. Дальнейшее развитие продуктивности возможно через тонус-менеджмент.

В случае с тайм-менеджментом мы можем говорить о валюте времени, которой у всех примерно поровну (по крайней мере в сутках). Когда же речь заходит о тонусе, то счета с валютой энергии оказываются различны. Задумайтесь, как у вас обстоят дела с силами: многое ли вы физически можете сделать за день, быстро ли устаёте, долго ли восстанавливаетесь? 

Стратегий в тонус-менеджменте, очевидно, три: сокращение затрат, восстановление и наращивание объёма сил. Переезд ближе к офису, наём водителя или постоянное такси, авиабилет бизнес-класса, удобная одежда, меньше перемещений и суеты, выбор времени для выполнения сложной работы, когда вы на подъёме, — всё это примеры первой стратегии тонус-менеджмента. Вы просто снижаете количество необязательных энергозатрат и перераспределяете активность в течение дня согласно вашим физиологическим пикам активности.

К способам восстановления энергии относятся:

• сон — важно сократить раздражители до минимума и создать максимальный терапевтический комфорт;
• приёмы пищи — организм тратит много энергии на пищеварение, и многие диеты направлены на то, чтобы свести к минимуму запасы и точно рассчитывать, сколько еды потребуется сегодня телу;
• перерывы — нужны, чтобы не утомляться; хорошо бы иметь особые пространства для отдыха и солнечных ванн;
• медицинские осмотры и рекомендации врачей — проблемы со здоровьем сказываются на вашем состоянии. 

Третья стратегия: тонизирование организма. Наращивать потенциал активности можно разнообразными средствами. Спорт, секс, музыка и медикаменты достаточно универсальны. В остальном используйте то, что работает для вас.

Тайм-инвестмент

Продолжительность жизни зависит от региона. Этот факт объясняется и экологией, и питанием, и нервной нагрузкой. Вам выбирать: ярко вспыхнуть и сгореть или долго-долго тлеть. Переезд, скажем, в Испанию потребует времени, но может принести годы жизни. Это пример тайм-инвестмента — вложения времени в то, что вернёт его с лихвой. 

Серьёзное востребованное образование — также инвестиция времени. Оно основывается на прогнозе потенциала ROI. Получение нового статуса или умений, повышающих производительность, приведёт к тому, что вы сможете тратить меньше времени на рабочие задачи, а значит, больше заниматься личными делами. Подобным образом работает и воспитание детей, но с ним сложнее.

Покупка и освоение гаджетов и ПО, обеспечивающих производительность, может открыть вам множество временны́х окон, поэтому важно отслеживать новинки в близких вам сферах.

Новейший тренд на вклады времени объясняется нарастающей цифровизацией и тем, что и тайм- и тонус-менеджмент имеют пределы — действуют в рамках человеческой жизни. В отличие от них, тайм-инвестмент не имеет границ — вплоть до вложений в исследования бессмертия. 

Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующей статье расскажу факты и мифы об эмоциональном интеллекте и его инструментах.

Хотите вывести тайм-менеджмент на новый уровень, сделав его важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи!

Осень — отличное время, чтобы построить далеко идущие планы и начать идти к новым целям! Если вы хотите освоить профессию мечты, то с 1 по 11 октября 2020 г. мы дарим вам скидку 40% почти на все программы обучения GeekBrains. Успехов! 🙂

 

8.2 Элементы управления временем — управление проектами от простого к сложному

Цели обучения

1. Опишите иерархическую структуру работ и ее связь с видами деятельности.
2. Опишите использование графических изображений для управления временем.

Согласно Институту управления проектами (PMI), управление временем проекта включает в себя следующие элементы (Project Management Institute, Inc., 2008):

• Определить действия
• Последовательность действий
• Оценка ресурсов деятельности
• Оценить продолжительность активности
• Разработать график
• График управления

Список действий, их взаимосвязь, оценки продолжительности и требуемых ресурсов составляют иерархическую структуру работ (WBS).WBS проекта представляет собой иерархический, классифицированный в соответствии с критериями на последовательные уровни, перечисление и группирование действий проекта, необходимых для получения результатов проекта. WBS представляет собой разбиение проекта на компоненты, которые охватывают весь объем проекта. Каждый уровень иерархии WBS представляет более подробное описание работы проекта, так что наивысший уровень представляет широкие категории, а нижние уровни представляют возрастающее количество деталей.

Для более крупных и сложных проектов часто требуется более крупная WBS. Размер WBS напрямую зависит от объема работы над проектом и от того, как эта работа делится на рабочие пакеты. WBS может быть разработан на основе фаз проекта или единиц или функций проекта, которые будут выполнять эту работу. WBS, организованный вокруг фаз проекта, помогает понять объем работы, необходимой для каждой фазы проекта. WBS, разработанная на основе проектных единиц или функций проекта, облегчает понимание объема работы, необходимой для каждой функции.

Следующий пример, названный ходом Джона, имеет низкий уровень сложности по сравнению с более крупным проектом. Обычно этот проект не получает такого количества подробного планирования, которое описано в следующих примерах, но авторы решили использовать базовый проект, знакомый большинству студентов, чтобы помочь им сосредоточиться на изучении новых концепций.

Смена места работы

У Джона небольшой, но важный проект. Он устроился на работу в Атланте и теперь должен переехать из Чикаго в Атланту и быть там готовым к работе сразу после рождественских каникул.Если мебель будет доставлена ​​в хорошем состоянии как минимум за два дня до того, как Джон приступит к работе, и менее чем за пять тысяч долларов, проект будет успешным. Переезд в Чикаго пять лет назад стоил пять тысяч долларов, но теперь Джон стал умнее и будет использовать своих друзей, чтобы помочь, поэтому он уверен, что сможет уложиться в бюджет.

Разработка WBS начинается с определения и разработки списков всех действий — работы, выполняемой над проектом, которая требует ресурсов проекта, включая стоимость и время, — необходимых для выполнения работы по проекту.Первый черновик WBS включает действия на самом высоком уровне иерархии или уровня управления и обычно включает основные действия или сводные действия, необходимые для достижения результатов, определенных в объеме работ проекта.

Действия верхнего уровня при планировании переездов

В проекте перемещения Джона эти действия верхнего уровня пронумерованы 1, 2, 3 и так далее. Например, план переезда — это основной результат 1 Плана переезда, как показано ниже.

Рисунок 8.3 Верхний уровень WBS

1. Планирование переезда
2. Фасовка
3. Упаковка
4. Переезд
5. Распаковка
6. Завершение проекта

Затем декомпозиционная структура работ разбивается на более мелкие части. Цифры 1.1, 1.2 и 1.3 — это первое подразделение работы. Например, одним из видов деятельности Джона на итоговом уровне является упаковка (3.0). Хотя некоторые мелкие упаковки (деликатные предметы: 2.4) упаковываются в рамках другого суммарного действия, 3.3 — основная упаковка и включает в себя координацию и поддержку труда (друзья Дион и Карлита). Затем действие раскладывается — разделяется на базовые элементы — до следующего уровня путем перечисления отдельных комнат, которые необходимо упаковать, как показано ниже.

Рис. 8.4 Основные виды деятельности, разделенные на более мелкие виды деятельности

3. Упаковка

3.1. Подтвердите помощь Дион и Карлиты

3.2. Забрать пончики и кофе

3.3. Пакет квартира

3.3.1.Пакет кухонный

3.3.2. Пакет для гостиной

3.3.3. Пакет спальня

3.3.4. Упаковать оставшиеся предметы

WBS можно было бы дополнительно разложить на более высокий уровень детализации, перечислив задачи, необходимые для каждого действия. Например, действие 3.3.3 «Спальня для пакетов» можно разделить на дополнительные задачи, такие как 3.3.3.1 «Пакет для вещей», «3.3.3.2. Такой тип нумерации действий называется интеллектуальной нумерацией. В интеллектуальной нумерации система нумерации имеет значение, чтобы член проектной группы знал что-то о деятельности по номеру действия.Например, любое действие, связанное с упаковкой, начинается с цифры 3; даже сбор пончиков может помочь в упаковке. Пончики — это форма оплаты труда Дион и Карлита.

WBS разрабатывается или декомпозируется до уровня, необходимого менеджеру для контроля или управления проектом. Как правило, для более крупных и сложных проектов требуется более подробная WBS.

Оценка продолжительности

После того, как команда проекта создала WBS, каждое действие проверяется и оценивается, чтобы определить продолжительность (сколько времени потребуется для выполнения от начала до конца) и какие ресурсы (время, материалы, помещения и оборудование) необходимы.Оценка — это обоснованное предположение, основанное на знаниях, опыте и выводах — процесс вывода выводов на основе предположений. Точность оценки зависит от качества знаний и того, как эти знания применяются. Человек с наибольшими знаниями может быть не самым объективным человеком для оценки продолжительности. Человек, ответственный за работу, может также захотеть выделить дополнительное время. Множественные входные данные для оценки продолжительности и более подробная WBS помогают уменьшить систематическую ошибку — принятие решений на основе предвзятого мнения.

Единица времени, используемая для определения продолжительности действия, зависит от уровня детализации, необходимого пользователю расписания. Чем крупнее и сложнее проект, тем выше потребность в деталях, что обычно приводит к сокращению продолжительности деятельности.

Оценка продолжительности обучения

При запуске нового завода руководителю завода может потребоваться знать, когда новые сотрудники начнут обучение, когда они будут полностью обучены и когда они смогут начать работу на заводе.Менеджеру отдела кадров предприятия, возможно, потребуется знать, какие навыки необходимы работникам и сколько времени займет каждое учебное занятие. Подробное расписание, необходимое для менеджера по персоналу, будет включать в себя действия по поиску объектов, графику обучения, составлению контрактов для инструкторов и управлению началом учебных занятий. Тренеру потребуется еще более высокий уровень детализации, который можно измерять днями или даже часами.

В нашем примере переезда Джона план проекта мог быть столь же эффективным, если бы не было подробного описания отдельных комнат в старой квартире.Если мы удалим эти предметы, узнает ли Джон, когда ему нужно упаковать каждую из этих комнат? Если ответ положительный, то такой уровень детализации нам может не понадобиться.

Продолжительность действия — это промежуток времени, в течение которого действие должно выполняться от начала до конца. Единица измерения продолжительности обычно — рабочие дни, но может включать другие единицы времени, такие как часы, недели или месяцы. Выбранная единица измерения должна использоваться последовательно на протяжении всего расписания.

Важное событие, такое как церемония закладки первого камня или получение регистрации от инспектора здания, называется вехой.У вехи нет продолжительности или ресурсов. Это просто индикатор важного момента в проекте.

Распределение ресурсов и календари

Распространенным ограничением ресурсов является доступность. Чтобы учесть доступность членов команды, консультантов и ключевых единиц оборудования, вы можете создать календарь ресурсов для каждого из них, в котором будет указано, какие дни доступны, а какие являются выходными для группы, отдельного лица или актива проекта, такого как штука. важного оборудования. Календарь для членов команды из одной компании может быть календарем компании, в котором показаны рабочие дни, выходные и праздничные дни.У отдельных членов команды могут быть индивидуальные календари, в которых отображаются дни отпуска или другие выходные дни, например дни отпуска по уходу за ребенком. Если основные элементы оборудования доступны только в течение определенных периодов времени, им может быть предоставлен календарь ресурсов. Календари ресурсов становятся важными инструментами, когда необходимо внести изменения в расписание. Когда календарь ресурсов применяется к оценке продолжительности, продолжительность в днях распределяется по доступным календарным дням. Например, если продолжительность составляет три дня, а дата начала действия — четверг, действие начнется в четверг и закончится в понедельник следующей недели, если в календаре ресурсов указано, что у человека выходные.Если выходные включали дополнительный выходной для такого праздника, как День труда, показанного в календаре на рисунке 8.6, день завершения того же трехдневного мероприятия будет перенесен на вторник.

Рисунок 8.6

Нерабочие дни можно обозначить в календаре.

Последовательность действий

Определение расписания проекта начинается с изучения каждого действия в WBS, чтобы определить его связь с другими действиями.

Проектная логика

Логика проекта — это разработка последовательности действий или определение порядка, в котором действия будут завершены.Процесс разработки логики проекта включает определение предшественников — действий, которые предшествуют, и последователей — действий, которые идут после.

Project Logic для John’s Move

В нашем примере с переездом Джона контакт с Дион и Карлитой (упражнение 1.1) происходит до запланированной встречи за обедом. Вы должны логически связаться с Дион и Карлитой, прежде чем назначать обед для организатора — мероприятие 1.2. Ваш разговор с Дион и Карлита предоставит вам даты, когда они доступны, и установит их обязательство помочь вам переехать.Таким образом, беседа с Дион и Карлитой предшествует мероприятию «Планирование обеда». Это соотношение показано ниже.

Рисунок 8.7 Связь между двумя действиями

Эти термины определяют отношения, которые похожи на семейные отношения, такие как отец и сын. Отец существует во времени раньше сына. Точно так же каждый элемент диаграммы может иметь отношения «предшественник-преемник» с другими элементами, точно так же, как отец может быть чьим-то сыном.В отличие от биологических отношений отца и сына, у деятельности может быть более одного предшественника.

Связь между предшествующим действием и последующим действием называется зависимостью. Последующее действие начинается после предшествующего действия и зависит от него. Поскольку разговор с Дион и Карлитой должен состояться до того, как можно будет запланировать встречу по планированию, это называется естественной зависимостью, потому что отношения можно вывести логически. Действия, имеющие отношения «предшественник-последователь», выполняются последовательно — одно за другим.Другой термин для этого типа отношений — «конец-начало», что означает, что первое действие должно завершиться до того, как может начаться следующее. См. Рисунок выше.

Некоторые действия выполняются одновременно — в одно и то же время. Если они должны начать в одно и то же время, у них есть отношения «начало-начало». Если действия могут начинаться в разное время, но должны заканчиваться в одно и то же время, между ними существует связь «конец-конец». См. Рисунок 8.8.

Рисунок 8.8

Параллельные действия могут быть ограничены завершением в одно и то же время или запуском в одно и то же время.

Отношения предшественников в движении Джона

На рисунке ниже показаны действия в переезде Джона с предшественниками, определенными для групп действий Plan Move и Prepacking . Поскольку отношение «конец-начало» является наиболее распространенным, предполагается, что тип отношения — «конец-начало», если не указано иное.

Рисунок 8.9 Схема действий с идентифицированными предшественниками

(в скобках указаны предшественники)

1. Планирование переезда / начало проекта
   1. Свяжитесь с Дион и Карлита
   2. Организатор планирует обед (1а)
   3. Разработка и распространение графика (1b)
   4. Забронировать отель в Атланте (1a)
2. Фасовка
   1. Соберите упаковочный материал
   2. Выберите компанию по перевозке автофургонов и подпишите договор
      1. Свяжитесь с 3 компаниями по перемещению автофургонов и получите предложения (1c)
      2. Выберите компанию и обсудите окончательную цену (2bi)
      3. Подписать договор о переезде (2bii)
   3. Упаковка мелких деликатных вещей (1c, 2a)

Время задержки и выполнения

Большинство действий на сетевой диаграмме имеют отношение «конец-начало».Если должно пройти определенное время, прежде чем может начаться последующая деятельность, требуемая задержка называется временем задержки. Например, бетон не достигает полной прочности в течение нескольких дней после заливки. Между окончанием процесса заливки и началом строительства, которое создает нагрузку на бетон, требуется время задержки, как показано на рисунке 8.10. Точно так же вы должны предоставить время задержки для обработки платежных чеков в банковской системе, прежде чем вы сможете потратить деньги.

Рисунок 8.10

Необходимое время между действиями — время задержки.

В некоторых случаях последующее действие может перекрывать конец предшествующего ему действия и начинаться до завершения предыдущего. Это называется временем выполнения заказа.

Время выполнения в движении Джона

В шаге Джона вы можете начать разделять мелкие и хрупкие предметы, которые будут упакованы на шаге 2.3, до того, как вы получите упаковочные материалы на шаге 2.1, чтобы, когда материалы будут доступны, шаг 2.3 уже частично достроен. Если подготовка мелких предметов к упаковке может перекрывать предыдущую и сокращать время, необходимое для выполнения обеих задач в день, время выполнения этой операции составляет один день.

Рисунок 8.11

Перекрытие называется временем выполнения последующих действий.

Характеристики и идентификаторы действия являются его атрибутами.

На этом этапе процесса анализа движения Джона каждое действие имеет идентификационный код, краткое описание, предшественников и время опережения или запаздывания, как показано в неполной таблице действий на Рисунке 8.12 «Таблица атрибутов».

Рисунок 8.12 Таблица атрибутов

Код	Описание	Предшественники	Отношения	Опережение / отставание
1a	Свяжитесь с Дион и Карлита	Нет		0
1б	Организатор планирует обед	1a	FS (Финиш / Старт)	0
1c	Разработка и распространение графика	1б	ФС	0
1д	Забронировать отель в Атланте	1a	ФС	0
2a	Соберите упаковочный материал	Нет		0
2bi	Свяжитесь с компаниями по перемещению автофургонов и получите три предложения	1c	ФС	0
2bii	Выберите компанию и получите окончательную цену	2bi	ФС	0
2biii	Подписать договор о переезде	2bii	ФС	0
2c	Pac для мелких и деликатных вещей	1c и 2a	ФС и ФС	1

Вехи

Milestones — важные события в вашем проекте.Эффективный график этапов фиксирует основные ограничения графика проекта и дает общий обзор проекта. Несмотря на то, что контрольные события важны для проекта, они не потребляют ресурсов и не имеют продолжительности. Вехи обычно обозначаются в расписании проекта ромбиком и часто имеют вертикальную линию на временном графике, чтобы показать взаимосвязь различных путей расписания с вехой.

В нашем проекте переезда Джона мы могли бы создать веху под названием «вся упаковка завершена», чтобы обозначить дату, когда все упаковано и готово к движению фургона.Любая задержка этой даты будет означать задержку прибытия движущегося фургона в Чикаго, задержку прибытия движущегося фургона в Атланту, а также задержку всех распаковок и других последующих действий. См. Рис. 8.13 «Диаграмма Ганта».

Графические представления

Взаимосвязи между действиями легче распознать, если они представлены с помощью графики, такой как гистограммы или сеть связанных блоков.

Гистограммы

Тип гистограммы, используемый для иллюстрации взаимосвязей действий в проекте, — это диаграмма Ганта.Диаграмма Ганта была разработана Генри Ганттом и использовалась в крупных проектах, включая строительство плотины Гувера и системы межгосударственных автомагистралей США (Reference.com, 2009). Диаграмма Ганта , также называемая столбчатой ​​диаграммой , представляет собой график с временной шкалой, который представляет каждое действие с полосой, отражающей продолжительность, время начала и окончания, как показано на Рисунке 8.13 «Диаграмма Ганта».

Рисунок 8.13 Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта легко читается и предоставляет членам проектной группы достаточную информацию для планирования деятельности в короткие сроки.Для многих более крупных проектов двухнедельная гистограмма, извлеченная из более крупного основного расписания, предоставляет информацию, необходимую членам команды и подрядчикам для координации деталей деятельности. Диаграмма Ганта предоставляет информацию для простого планирования, но ее возможности ограничены, поскольку диаграмма Ганта плохо иллюстрирует сложные отношения.

Схемы сети

Люди более эффективно распознают взаимосвязи и закономерности, когда смотрят на диаграммы, подобные показанной на рис. 8.14 «Сетевая диаграмма проекта».Метод диаграммы приоритетов (PDM) — это метод графического отображения логики расписания путем размещения действий в прямоугольниках со стрелками между ними, чтобы показать отношения приоритета-преемника. Прямоугольники на диаграммах этого типа называются узлами, а стрелки указывают отношения «конец-начало». Сравните схему на рис. 8.14 «Сетевая диаграмма проекта» со схемой на рис. 8.9 «Схема действий с идентифицированными предшественниками», чтобы увидеть, насколько проще отследить последовательный путь от одного действия к другому на диаграмме приоритетов.Этот тип диаграммы также называется сетевой диаграммой проекта.

Рисунок 8.14 Схема сети проекта

Ключевые выводы

• Иерархическая структура работ — это список действий, включая оценки их продолжительности, их отношения с другими, а также назначенные им ресурсы.
• Гистограммы используются для обозначения продолжительности и последовательности, где отношения просты. Сетевые диаграммы используются для отображения сложных взаимосвязей между действиями.

Упражнения

1. Что такое структурная декомпозиция работ?
2. Если два действия выполняются одновременно и имеют одинаковую дату завершения, они связаны отношениями _______-_______.
3. Календарь, который показывает, когда доступен человек, объект или ключевое оборудование, — это __________ календарь.
4. В чем преимущество сетевой диаграммы перед гистограммой для иллюстрации критического пути?

Сравнить диаграммы

Восприятие графического представления данных у разных людей разное.Рассмотрим гистограмму и сетевую диаграмму в этом разделе. Опишите, какой тип диаграммы лучше всего передает важные аспекты проекта лично вам и почему вы так думаете. В качестве альтернативы опишите, какие аспекты проекта лучше всего передаются вам с помощью диаграммы.

Ссылки

Project Management Institute, Inc., Справочник по сводам знаний по управлению проектами (PMBOK Guide) , 4-е изд. (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 2008), 129.

Reference.com, «Генри Гант», http://www.reference.com/browse/wiki/Henry_Gantt (по состоянию на 27 июля 2009 г.).

ключевых элементов каждой успешной системы управления временем — WanderAmylessly

Overwhelm

Overwhelm появляется, когда появляется море дел, которые кажутся сложными и трудными (например, ваш отчет). Когда вы помещаете ВСЕ пункты в единый список дел, не сортируя их, может показаться, что работы намного больше! Когда ваш глаз просматривает список, все, что видит ваш мозг, — это набор задач, которые он должен выполнить.И сразу же возникает чувство, что предстоит так много сделать, и страх, что вы не можете их все закончить.

Но когда вы можете отделить действительно быстрые и несущественные вещи от , действительно значимых и важных вещей , ваш список выглядит гораздо менее устрашающим. Вы говорите своему мозгу, что не все в списке важно, что вам просто нужно тратить свою энергию на самые важные дела. Тогда вы сможете отдыхать спокойно, зная, что вы позаботились обо всем, о чем абсолютно необходимо позаботиться.

Итак, теперь, когда вы знаете, что важно расставить приоритеты, как вы это делаете? Я собираюсь научить вас всей системе в следующем сообщении в блоге, так что следите за обновлениями!

Подробнее: Простая система для определения приоритетов ваших приоритетов ( появится на 28 июня )

Успешные тайм-менеджеры следят за тем, чтобы то, на что они тратят время, приносит пользу. В Осведомленность, мы говорили о понимании взаимосвязи между временем и собой и о том, как ВЫ можете выбирать, на что тратить свое время.

Итак, если у вас есть выбор, вы можете сказать ДА удивительным возможностям, которые помогут вам расти. Вы, , также можете сказать НЕТ тому, что вам не служит. Успешные тайм-менеджеры понимают ценность слова НЕТ. Если что-то не предлагает ценности, то работа над этим равносильна потере времени . Если это не добавляет ценности вашей жизни в той или иной форме, не делайте этого.

Все, что записывается в вашем календаре, находится здесь, потому что вы решили, что деятельность важнее, чем что-то еще, что вы могли бы делать одновременно.Каждый раз, когда вы что-то делаете, вы также говорите НЕТ чему-то еще, чем потенциально могли бы заниматься. Так что подумайте об этом в следующий раз, когда что-то произойдет, и убедитесь, что вы делаете правильный выбор, решив, действительно ли стоит места в вашем расписании.

Пятый элемент проводит ваше время с намерением . Не теряйте время, делая что-то непреднамеренно! Что значит делать что-то непреднамеренно? Я говорю о том, чтобы тратить время на то, о чем, оглядываясь назад, вы думаете: «Хотел бы я потратить свое время на что-то другое».Я говорю обо всех моментах после того, как вы пролистали социальные сети или посмотрели, так что, возможно, эпизоды телешоу, когда вы, наконец, смотрите на часы и думаете: черт, я действительно хотел бы я просто не потратить мои 3 драгоценных часа свободного времени занимаюсь этим .

Намеренно заполняйте свое время вещами, которые вы на самом деле хотите, чтобы сделал!

Я хочу прояснить, что , выбрав для прокрутки социальных сетей и просмотра телевизора, совершенно нормально.Но , когда вы делаете эти вещи ТОЛЬКО ПОТОМУ ЧТО вы не знаете, что вы на самом деле хотите делать, тогда это становится пустой тратой времени. Вы видите разницу? (Я надеюсь, что да, потому что я не хочу показаться лицемером, когда провожу время в социальных сетях!)

Но если вы ДЕЙСТВИТЕЛЬНО хотите провести время в социальных сетях, подписывайтесь на меня в Insta! (Я знаю, что это бесстыдная пробка. Я становлюсь все более наглым с каждым днем)

Намеренно заполняйте свое время значимыми делами — вещами, которые заставляют вас чувствовать гордость за себя и радость, потому что они делают вас счастливыми.Я также признаю, что у людей разные пороги планирования. Некоторым нравится все, что запланировано , а некоторым нравится, когда ничего не спланировано (хотя я подозреваю, что полные непланировщики не будут заинтересованы в чтении этого блога!)
Я считаю, что мы все где-то в середина спектра. Так что, конечно, это нормально — непреднамеренно тратить свое время и позволять себе чувствовать себя совершенно неограниченно, потому что это может серьезно расслабить (просто не проводите ВСЕ свое время таким образом!)

Подробнее: Как выполнять Полугодовой аудит

Последняя ключевая система в успешном тайм-менеджменте — это ваша система планирования, которая гарантирует, что все остальные элементы действительно имеют место .

Стадия осознания — это когда вы определяете, как на самом деле используете свое время. На этом этапе планирования вы составляете план действий и планируете, какие системы и процедуры вы собираетесь разработать для достижения успеха на автопилоте. Независимо от того, используете ли вы годовой, квартальный, ежемесячный, еженедельный и ежедневный планы (или все они, как я), вам нужна система планирования для последовательной реализации всех различных элементов успешной системы управления временем.

Когда вы строите конкретные планы, у вас в 2-3 раза больше шансов выполнить их.Поэтому каждый день составляйте план о том, как вы собираетесь целенаправленно расходовать свое время, как вы собираетесь работать эффективно, и расставляйте приоритеты в наиболее значимой работе. Когда вы составите план и наметите шаги, которые вы собираетесь предпринять, чтобы лучше управлять своим временем, вы будете поражены тем, насколько быстро это может изменить ваши привычки тратить время.

Подробнее: Ежемесячный план планирования (+ бесплатный контрольный список для ежемесячного планирования)
Подробнее: Сделайте блокировку календаря работающей для вас

7 Важнейшие элементы мышления тайм-менеджмента.Живите ценной жизнью

0

Управление временем — важнейший навык в наше время. Людей постоянно побуждают попытаться сделать больше за то же время или за меньшее время. Мы живем в мире, в котором сформировалось мышление продуктивности и эффективности. Компании постоянно стремятся к большему. Новые технологии появляются на рынке каждый день, специально нацеленные на повышение производительности . Однако делать больше — не обязательно.Мышление продуктивности — это не то же самое, что мышление тайм-менеджмента.

Мышление тайм-менеджмента сосредоточено на выполнении качественной работы, тогда как мышление продуктивности сосредоточено на выполнении увеличенного количества работы. С точки зрения продуктивности результаты измеряются объемом работы, но с точки зрения управления временем результаты измеряются с точки зрения прогресса, достигнутого в достижении ваших ключевых целей и задач. Когда у вас есть образ мыслей о тайм-менеджменте, вы понимаете, что нет смысла заполнять свой день дополнительной работой, если эта дополнительная работа мало что дает.Такой подход просто приводит к тому, что вы становитесь занятым дураком, который никому не нужен.

Элементы мышления тайм-менеджмента

Соблюдение следующих принципов поможет вам развить в себе мышление эффективного тайм-менеджмента:

1. Имейте ясное зрение

Люди часто путают изменения и улучшения. То, что вы меняетесь, не означает, что вы улучшили ситуацию. К сожалению, большинство решений по управлению временем сосредоточены на изменении поведения, а не на улучшении ситуации.Если изменения не делают вас более эффективными и не помогают быстрее продвигаться к вашим целям, то они не являются улучшением.

Чтобы убедиться, что ваши изменения являются улучшением, вам необходимо иметь четкое представление о том, чего вы пытаетесь достичь. Вы бы не отправились в отпуск, не зная места назначения, так зачем вам пытаться эффективно распоряжаться своим временем, не зная, как должен выглядеть ваш конечный результат? В обоих случаях возможно добиться успешного результата, но очень маловероятно, что вы это сделаете.

2. Знайте свои приоритеты

Можно потратить много времени, пытаясь выбрать, какая задача более достойна вашего внимания. За ваше внимание может конкурировать множество важных задач, так что вы выберете? Когда вам неясно, вы откладываете на потом или переключаетесь между задачами, не выполняя ни одну из них. Решение состоит в том, чтобы четко обозначить свои приоритеты. Четкие приоритеты — это краеугольный камень менталитета тайм-менеджмента. Когда вы четко расставляете приоритеты, вы знаете, какие задачи приносят наибольшую пользу, поэтому принимать решения становится намного проще.

3. Ориентация на ценность

Покойный Ричард Карлсон указал на это даже на смертном одре; ваш входной лоток не будет пустым. На вашем пути всегда будут новые задачи; задачи, которые украдут ваше время, если вы им позволите. Вы должны помнить, что вам не нужно все делать. Даже если бы вы захотели, вы бы не смогли этого сделать. Таким образом, вместо того, чтобы сосредотачиваться на количестве работы, определите наиболее важную задачу, задачи, которые добавляют реальную ценность, и сосредоточьтесь на них. Когда вы сосредотачиваетесь на задачах, которые повышают ценность, вы добавляете ценность своей жизни.Когда вы оглядываетесь на свою жизнь в ближайшие годы, будете ли вы вспоминать количество работы или качество полученного опыта?

4. Терять актуальность

Срочность — невероятно мощный мотиватор. Это может побудить вас действовать, не обдумывая должным образом сделанный вами выбор. Маркетологи используют срочность, чтобы повлиять на решения о покупке. Срочность также может повлиять на то, что вы измените свое расписание для выполнения задачи, которая на самом деле не так важна. Когда эти задачи складываются, вы обнаруживаете, что они отняли много времени, которое вы могли бы потратить на выполнение задач, которые принесли бы реальную пользу.Когда вы столкнетесь с срочностью, вам нужно вспомнить слова президента США Дуайта Эйзенхауэра:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Определите реальную долгосрочную ценность задачи и долгосрочные последствия невыполнения задачи. Когда вы потратите время на то, чтобы рассмотреть срочные задачи в перспективе, вы перестанете поддаваться влиянию срочности и сосредоточитесь на важности и ценности.

5.Прекратите бороться

В вашей жизни могут быть важные задачи, которые вы с трудом выполняете. Это может быть связано с необходимостью тренировок или недостатком удовольствия. Если вам нужно быть тем, кто его завершит; найдите необходимое обучение и начните быстро набирать обороты. Если дело в том, что задача не нравится, посмотрите, можете ли вы ее автоматизировать, делегировать или передать на аутсорсинг.

6. Очистить отходы

Важно проводить регулярный анализ вашей практики работы. Это можно делать ежемесячно.Найдите время, чтобы проанализировать работу, которую вы выполнили за предыдущий месяц. Определите задачи, которые были пустой тратой времени или не принесли никакой пользы. Для каждой из этих задач задайте себе следующие вопросы:

• • Можно устранить эту задачу?

• • Можно автоматизировать эту задачу?

• • Могу ли я передать эту задачу на аутсорсинг?

• Могу ли я уменьшить частоту выполнения этой задачи?

Относитесь к этим задачам как к настойчивому продавцу; заставьте их зарабатывать ваше время.Слишком часто люди подходят к управлению временем с установкой «как я могу это сделать?» Эффективное мышление управления временем задает вопрос «Почему я должен это делать?»

7. Запланируйте побег

Найдите время, чтобы отвлечься от плотного графика и насладиться любимыми занятиями, чтобы восстановить свою умственную, физическую, духовную и эмоциональную энергию. Для достижения наилучших результатов вы должны включить некоторые активные (например, бег трусцой) и пассивные (напр.грамм. медитация) деятельности. Найдите занятия, которые вам больше всего подходят, и включите их в свое расписание.

Улучшение вашего тайм-менеджмента — один из самых эффективных способов улучшить качество вашей жизни, но он требует правильного мышления. Слишком часто люди сосредотачиваются на том, чтобы сделать больше, но это бессмысленно, если дополнительная работа не имеет большого значения. Правильный настрой на тайм-менеджмент важен, если вы хотите внести устойчивые и ценные изменения. Мышление тайм-менеджмента сосредотачивается на самых важных задачах; задачи, которые приносят реальную пользу.Ценность и важность этих задач определяется вашим видением вашей жизни. Эти задачи позволяют вам добиться реального прогресса в достижении ваших целей и задач. С менталитетом тайм-менеджмента ваша жизнь станет намного менее напряженной, вы станете счастливее и здоровее, и вы достигнете превосходных результатов. Не тратьте время зря, примените описанные выше шаги и убедитесь, что у вас есть мощный образ мышления в области управления временем.

Изображение предоставлено: Chance Agrella

5 советов, навыков и методов эффективного управления временем

Я начну эту статью с простой предпосылки: Чем больше у вас времени, тем больше денег вы можете заработать. .Я думаю, это применимо как к профессиональной, так и к личной жизни каждого. Это может подтвердить любой, у кого есть второй бизнес, в котором они работают в свободное от работы время для получения пассивного дохода. Что касается профессионализма, я думаю, что всем известно, что если бы у нас было больше «времени» на работе, мы фактически зарабатывали бы больше денег.

Так как же выделить больше времени? Это вообще возможно? Что ж, все сводится к правильному тайм-менеджменту. Это главный фактор, делающий меня более эффективным и продуктивным, чем многие мои коллеги на работе.Я просто могу сделать больше, чем они, за то же время.

Как ты тоже можешь? Это действительно довольно элементарно. Вам нужно просто использовать некоторые из основных принципов тайм-менеджмента как в личной, так и в профессиональной жизни. Как только вы это сделаете, вы, возможно, увидите, что в вашей повседневной жизни появляется больше «времени», и вы обнаружите, что становитесь более эффективными в выполнении своих задач.

Чтобы помочь вам начать работу, я выбрал 5 наиболее важных элементов концепции тайм-менеджмента и обрисовал их для вас здесь:

1.Устранение ненужного
Это становится все более актуальным с каждым днем. В профессиональном или личном плане устранение «ненужного» в жизни имеет большое значение для повышения вашей продуктивности. Что считаю ненужным? Ну, строго говоря, все, что мешает вам достичь вашей конкретной цели. Если ваша цель — очистить свой почтовый ящик, не проводите 45 минут в Facebook. Если у вас есть крайний срок на работе, не тратьте 25 минут в день на ненужные телефонные звонки.Проще говоря, вам нужно провести четкую и четкую грань между «необходимым» и «ненужным» в вашей жизни. Чем строже вы определяете эти термины, тем больше вы обнаруживаете, что многие вещи действительно не нужны в вашей жизни.

2. Планируйте свою работу
Если вы приходите на работу каждый день, не имея представления о том, чего вы хотите достичь, то угадайте, что? Вы, вероятно, ничего не добьетесь. Выделите десять-пятнадцать минут до работы и запишите или мысленно спланируйте, чего вы хотите достичь.Лично я планирую свою работу каждое утро, когда еду на работу. Эти несколько минут, которые я трачу на планирование, больше способствуют моей продуктивности и эффективности, чем все остальное, что я делаю. После того, как вы решите, чего хотите достичь, приступайте к выполнению плана.

3. Многозадачность
Навыки многозадачности — это талант, которым не все из нас обладают. Важно понимать, можете ли вы это сделать или нет. Если вы умеете выполнять несколько задач одновременно — отлично. Если нет, не пытайся.Многие люди снижают свою эффективность, пытаясь выполнять несколько задач одновременно, хотя они просто не могут этого сделать. Это приводит к запуску множества проектов, ни один из которых не завершается, небрежной работе и разочарованию.

4. Знайте, когда выполнять многозадачность
Итак, для нас, многозадачных, означает ли это, что мы должны просто выполнять несколько задач одновременно каждую минуту каждого дня, постоянно выполняя четыре или пять задач одновременно? Точно нет. Вы также должны знать, когда не для многозадачности.Например, каждый день на работе у меня есть четыре-пять простых вещей типа контрольного списка, которые нужно выполнить. Они скучные и приземленные. Так что угадай? Я стараюсь выполнить как можно больше из них одновременно и как можно быстрее. Но когда мой босс дает мне особый проект, который ему нужно выполнить своевременно и качественно, время, которое я посвящаю этому, обычно не прерывается, и я обычно не концентрируюсь ни на чем другом, кроме этого проекта. Знайте, когда нужно выполнять несколько задач одновременно, а когда нет.

5. Сократите прерывания
И, наконец, уменьшите количество прерываний в вашей жизни. На самом деле, вы не можете уменьшить количество вещей, которые будут вас мешать, но вы можете изменить способ, которым вы с ними справляетесь. Если я работаю над чем-то важным, и один из моих сотрудников приходит ко мне с чем-то, с чем, я знаю, можно будет разобраться позже, угадайте, что? Именно этим я и занимаюсь. «Конечно, мы можем до этого дойти, но позвольте мне закончить то, что я делаю прямо сейчас, и тогда мы позаботимся об этом.» Понимаете? С уважением, я отложил их, чтобы завершить то, что я делал в данный момент. С другой стороны, если мой босс звонит мне, когда я чем-то занимаюсь, что ж, это прерывание, которому стоит уделить приоритетное внимание.

Последнее слово
Независимо от того, являетесь ли вы наемным работником, самозанятым лицом или крупным менеджером, больше времени позволит вам сосредоточиться на самых важных задачах. Если вы будете подготовленными, организованными и дисциплинированными, это даст вам время, необходимое для повышения продуктивности, что в конечном итоге приведет к увеличению доходов.

Есть какие-нибудь истории успеха в отношении эффективного управления временем, как в личном, так и в профессиональном плане? Мы будем рады услышать о них ниже.

3 элемента эффективного тайм-менеджмента — Kwik Learning

3 элемента эффективного тайм-менеджмента

Эффективное управление временем — это навык, который мы все можем использовать независимо от того, где мы находимся в жизни или какие задачи и действия заполняют наш день. Умная работа всегда лучше тяжелой, но в чем секрет их различия?

В нашем мире, наполненном технологиями, мы, вероятно, пробовали приложение (или дюжину), которое помогает нам отслеживать время.И столь же вероятно, что эти приложения в конечном итоге окажутся в значительной степени неэффективными. Это может быть связано с тем, что электронное управление не подходит для нашего образа жизни. Может быть, мы не придерживаемся этого достаточно долго, чтобы сделать это привычкой. Не существует единой стратегии управления временем, подходящей для всех, и часть поиска наиболее подходящей означает эксперименты, пока мы не найдем то, что лучше всего для нас индивидуально. При поиске эффективных методов тайм-менеджмента следует помнить о трех вещах.

Планируйте день

Планирование помогает нам определять, что нам нужно делать каждый день.Когда мы просыпаемся, у многих из нас есть постоянный список задач, которые нам нужно выполнить. Но когда мы этого не записываем, требуется много энергии мозга, чтобы отслеживать этот список. Это также может начать наш день с ощущения перегруженности, что может повысить уровень стресса и отнять еще больше умственных способностей.

Либо накануне вечером, либо сразу после пробуждения, мы должны выделить несколько минут и написать список того, что нам нужно сделать в течение дня. Сюда могут входить такие вещи, как физические упражнения, работа по дому, дела или времяпровождение.После того, как мы все записали, мы можем расставить приоритеты в списке.

Это упражнение помогает нам конкретизировать наш день. Скорее всего, держа в голове текущий список, мы воображаем больше на своей тарелке, чем есть. Это также может помочь нам решить, каковы наши главные приоритеты и что можно оставить на менее напряженный день. Это помогает снизить стресс и набрать обороты, начиная день с ощущения силы и контроля, а не с момента бессилия и стресса.

Связь тела и ума

Чтобы наш разум работал максимально эффективно и результативно, нам необходимо заботиться о своем теле.Правильное питание, физические упражнения и качественный сон — вот три основных фактора, необходимых для ежедневной работы.

Во-первых, без удовлетворения наших потребностей в питании наш мозг не может функционировать на оптимальном уровне. Мы то, что мы едим, и наш мозг использует 20% от общего количества потребляемых калорий. Конечно, не все калории одинаковы, поэтому соблюдение диеты, богатой полезными для мозга продуктами, такими как зелень, листовые овощи, жирная рыба, ягоды, орехи, авокадо и темный шоколад, гарантирует, что наш мозг получает не только калории, но и витамины и питательные вещества, в которых он нуждается.

Но правильное питание — это только одна часть уравнения. Упражнения помогают доставить эти витамины и питательные вещества в наш мозг, увеличивая уровень кислорода и кровоток. Повышение уровня кислорода и питательных веществ происходит не только во время тренировок. Эти преимущества остаются с нами на весь день. Более того, регулярные упражнения поднимают настроение и снимают стресс.

Наконец, качественный сон помогает нашему телу и мозгу восстановиться после дня. И хотя может показаться, что мы неактивны, пока спим, мозг занят, выполняя тонну работы в эти спокойные часы.Нейронные связи очищаются, улучшая то, как наши нейроны общаются друг с другом. Наши воспоминания переходят из кратковременных хранилищ в долговременные. Но самое главное, сон помогает регулировать химические гормоны в нашем мозгу, улучшая наше психическое здоровье и уменьшая стресс.

Помните награды

Лучший способ придерживаться графика — помнить о наградах. В нашем мозгу действует мощная система вознаграждений, призванная помочь нам сформировать привычки. Мы можем использовать эту систему в своих интересах, когда сознательно выбираем, какие новые привычки формировать, просто давая себе вознаграждение каждый раз, когда мы участвуем в целевом поведении.

Когда мы впервые составляем расписание, нам нужно часто вознаграждать себя. Может быть, нам удастся съесть наш любимый десерт, если мы напишем наш список накануне вечером. Или выделите небольшой бюджет, чтобы каждое утро выпивать модный кофе, и мы справимся с этой задачей. И устанавливайте награды в течение дня. После того, как мы выполним наш главный приоритет, сделайте перерыв и поговорите с другом. Мы могли быстро прогуляться по офису или войти в систему и сыграть несколько минут в нашу любимую игру. Если мы выполним все наши главные приоритеты до обеда, возможно, мы потратимся на изысканную еду.

Награды должны быть небольшими, но это не значит, что они неэффективны. Мы можем создать систему купонов или токенов, в которую мы добавляем банку, предназначенную для массажа или для покупки предмета, который нам действительно нужен. Наблюдение за тем, как эта банка заполняется, или за построением системы подсчета, мотивирует нас на достижение еще большего.

Заключение

Чтобы научиться более эффективно распоряжаться своим временем, не нужно полностью менять распорядок дня или переходить к совершенно новому образу жизни. Скорее мы можем делать маленькие шаги. Приоритетность наших повседневных задач путем их записи не только помогает нам отслеживать и отмечать каждую победу, но и снижает уровень стресса.Забота о своем теле путем правильного питания, физических упражнений и качественного сна дает нам ресурсы, чтобы справиться с повседневными задачами наилучшим образом. Вознаграждая свой успех, мы можем превратить управление расписанием в привычку, мотивируя нас на достижение еще большего.

8.2 Элементы управления временем — Управление проектами для проектировщиков учебных заведений

Аудиоверсию этого раздела можно найти на странице «Аудиозаписи».

1. Опишите иерархическую структуру работ и ее связь с видами деятельности.
2. Опишите использование графических изображений для управления временем.

Согласно Институту управления проектами (PMI), управление временем проекта включает в себя следующие элементы: ¹

• Определить действия
• Последовательность действий
• Оценка ресурсов деятельности
• Оценить продолжительность активности
• Разработать график
• График управления

Список действий, их взаимосвязь друг с другом, а также оценки продолжительности и требуемых ресурсов составляют иерархическую структуру работ (WBS) .WBS проекта представляет собой иерархический, классифицированный в соответствии с критериями на последовательные уровни, перечисление и группирование действий проекта, необходимых для получения результатов проекта. WBS представляет собой разбиение проекта на компоненты, которые охватывают весь объем проекта. Каждый уровень иерархии WBS представляет более подробное описание работы проекта, так что наивысший уровень представляет широкие категории, а нижние уровни представляют возрастающее количество деталей.

Изображение Klaus Schoenwandt

Для более крупных и сложных проектов часто требуется более крупная WBS. Размер WBS напрямую зависит от объема работы над проектом и от того, как эта работа делится на рабочие пакеты. WBS может быть разработан на основе фаз проекта или единиц или функций проекта, которые будут выполнять эту работу. WBS, организованный вокруг фаз проекта, помогает понять объем работы, необходимой для каждой фазы проекта. WBS, разработанная на основе проектных единиц или функций проекта, облегчает понимание объема работы, необходимой для каждой функции.

Следующий пример, «Ход Джона», будет часто использоваться в оставшейся части книги. Он имеет низкий уровень сложности по сравнению с более крупным проектом и, вероятно, не получит того объема детального планирования, который описан в следующих примерах; однако мы чувствовали, что этот базовый сценарий, знакомый большинству людей, продемонстрирует концепции, которые можно применить к любому проекту.

У Джона небольшой, но важный проект. Он устроился на позицию преподавателя в Атланте, а теперь должен переехать из Чикаго в Атланту и быть там готовым к работе сразу после рождественских каникул.Если мебель будет доставлена ​​в хорошем состоянии как минимум за два дня до того, как Джон приступит к работе, и менее чем за пять тысяч долларов, проект будет успешным. Переезд в Чикаго пять лет назад стоил пять тысяч долларов, но теперь Джон стал умнее и будет использовать своих друзей, чтобы помочь, поэтому он уверен, что сможет уложиться в бюджет.

Разработка WBS начинается с определения и разработки списков всех действий — работы, выполняемой над проектом, которая требует ресурсов проекта, включая стоимость и время, — необходимых для выполнения работы по проекту.Первый черновик WBS включает действия на самом высоком уровне иерархии или уровня управления и обычно включает основные действия или сводные действия, необходимые для достижения результатов, определенных в объеме работ проекта. В проекте перемещения Джона эти действия верхнего уровня пронумерованы 1.0, 2.0, 3.0 и так далее, как показано на рисунке 8.1.

Рисунок 8.1 Действия на итоговом уровне

Одно из направлений деятельности Джона на итоговом уровне — упаковка (3.0). Затем действие декомпозируется — разбивается на более мелкие блоки — до следующего уровня с перечислением задач, необходимых для выполнения этого шага, как показано на рисунке 8.2. Первое подразделение деятельности указано как 3.1, 3.2 и 3.3. WBS показывает более высокий уровень детализации, перечисляя задачи, необходимые для каждого действия подразделения, например 3.3.3 Спальня для упаковки (которая может быть дополнительно разложена, например, 3.3.3.1 Шкаф для упаковки, 3.3.3.2 Ящики для упаковки и т. Д.). Такой вид нумерации активностей называется интеллектуальной нумерацией .В интеллектуальной нумерации система нумерации имеет значение, чтобы член проектной группы знал что-то о деятельности по номеру действия. Например, любое действие, связанное с упаковкой, начинается с цифры 3; даже сбор пончиков — это занятие без упаковки, потому что пончики — это форма оплаты за упаковочный труд Дион и Карлиты.

Рис. 8.2. Основная деятельность, разделенная на более мелкие.

WBS разрабатывается или декомпозируется до уровня, необходимого менеджеру для контроля или управления проектом.В нашем примере с переездом Джона план проекта мог быть столь же эффективным, если бы не было подробного описания отдельных комнат в старой квартире. Если мы удалим эти предметы, узнает ли Джон, когда ему нужно упаковать каждую из этих комнат? Если ответ положительный, то такой уровень детализации нам может не понадобиться.

Оценка продолжительности

После того, как команда проекта создала WBS, каждое действие просматривается и оценивается, чтобы определить продолжительность (сколько времени потребуется для выполнения от начала до конца) и какие ресурсы (время, материалы, оборудование , и оборудование).Оценка — это обоснованное предположение, основанное на знаниях, опыте и выводе — процесс вывода выводов на основе предположений. Точность оценки зависит от качества знаний и того, как эти знания применяются. Человек с наибольшими знаниями может быть не самым объективным человеком для оценки продолжительности. Человек, ответственный за работу, может также захотеть выделить дополнительное время. Множественные входные данные для оценки продолжительности и более подробная WBS помогают уменьшить смещение — принятие решений на основе предвзятого мнения.

Центр языковой подготовки недавно решил начать обучение арабскому языку. Менеджеру по языковому обучению необходимо знать, когда можно будет приобрести новые языковые материалы, когда новые преподаватели начнут обучение по учебной программе и когда они смогут приступить к преподаванию. Менеджер отдела кадров предприятия должен будет знать, какие навыки необходимы работникам для обучения арабскому языку и сколько времени займет каждое учебное занятие. Кроме того, менеджеру по персоналу необходимо будет включить мероприятия по поиску объектов, составлению расписания обучения, составлению контрактов для инструкторов и управлению началом учебных занятий.Как видно, оценка продолжительности может стать очень сложной и потребовать еще большего уровня детализации, который может измеряться днями, часами или даже минутами.

Единица времени, используемая для определения продолжительности действия, зависит от уровня детализации, необходимого пользователю расписания. Как правило, для более крупных и сложных проектов требуется более подробная WBS, что обычно приводит к сокращению времени для фактических действий. Единица измерения продолжительности обычно — рабочие дни, но может включать другие единицы времени, такие как часы, недели или месяцы.Выбранная единица измерения должна использоваться последовательно на протяжении всего расписания.

Распределение ресурсов и календари

Распространенным ограничением ресурсов является доступность. Чтобы учитывать доступность членов команды, консультантов и поставщиков, вы можете создать календарь ресурсов , в котором будет указано, какие дни они доступны, а какие — выходные. Календарь для членов команды из одной компании может быть календарем компании, в котором указаны рабочие дни, выходные и праздничные дни.У отдельных членов команды могут быть индивидуальные календари, в которых отображаются дни отпуска или другие выходные дни, например дни отпуска по уходу за ребенком. Если основные элементы оборудования доступны только в течение определенных периодов времени, им может быть предоставлен календарь ресурсов.

Календари ресурсов становятся важными инструментами, когда необходимо внести изменения в расписание. Когда календарь ресурсов применяется к оценке продолжительности, продолжительность в днях распределяется по доступным календарным дням. Например, если продолжительность составляет три дня, а дата начала действия — четверг, действие начнется в четверг и закончится в понедельник следующей недели, если в календаре ресурсов указано, что у человека выходные.Если выходные включали дополнительный выходной для такого праздника, как День труда, день завершения того же трехдневного мероприятия переносился бы на вторник.

Последовательность действий

Определение расписания проекта начинается с изучения каждого действия в WBS, чтобы определить его связь с другими действиями. Логика проекта — это разработка последовательности действий или определение порядка, в котором действия будут завершены. Процесс разработки логики проекта включает определение предшественников — действий, которые предшествуют, и последователей — действий, которые идут после.

В нашем примере с переездом Джона контакт с Дион и Карлитой (упражнение 1.1) происходит до запланированной встречи за обедом. Вы должны логически связаться с Дион и Карлитой, прежде чем назначать обед для организатора — мероприятие 1.2. Ваш разговор с Дион и Карлита предоставит вам даты, когда они доступны, и установит их обязательство помочь вам переехать. Таким образом, беседа с Дион и Карлитой предшествует мероприятию «Планирование обеда». Это соотношение показано ниже.

Рисунок 8.3 Связь между двумя действиями

Эти термины определяют отношения, которые похожи на семейные отношения, такие как отец и сын. Отец существует во времени раньше сына. Точно так же каждый элемент диаграммы может иметь отношения «предшественник-преемник» с другими элементами, точно так же, как отец может быть чьим-то сыном. Кроме того, так же, как у сына есть мать и отец, у действий может быть более одного предшественника.

Связь между предшествующим действием и последующим действием называется зависимостью .Последующее действие начинается после предшествующего действия и зависит от него. Поскольку разговор с Дион и Карлитой должен состояться до того, как можно будет запланировать собрание по планированию, это называется естественной зависимостью , потому что взаимосвязь может быть логически выведена. Действия, имеющие отношения «предшественник-последователь», выполняются последовательно — одно за другим. Другой термин для этого типа отношений — конец-начало , что означает, что первое действие должно завершиться до того, как может начаться следующее.(См. Рисунок 8.3.) Поскольку отношение «конец-начало» является наиболее распространенным, предполагается, что тип отношения — «конец-начало», если не указано иное.

Некоторые действия выполняются одновременно — в одно и то же время. Если они должны начинаться одновременно, у них будет связь старт-старт . Если действия могут начинаться в разное время, но должны заканчиваться одновременно, они имеют отношение окончание-окончание .(См. Рисунок 8.4.)

Рисунок 8.4 Отношения начала и конца

Параллельные действия могут быть ограничены завершением в одно и то же время или запуском в одно и то же время.

На рис. 8.5 показаны действия в переезде Джона с предшественниками, определенными для групп действий «Планирование перемещения» и «Предварительная упаковка».

Рисунок 8.5 Схема действий с выявленными предшественниками

Время задержки и выполнения

Как было сказано ранее, большинство действий на сетевой диаграмме имеют отношение «конец-начало».Если должно пройти определенное время, прежде чем может начаться последующая деятельность, требуемая задержка называется , время задержки . В некоторых случаях последующее действие может перекрывать конец предшествующего ему действия и начинаться до того, как оно завершится. Это называется время выполнения заказа .

В шаге Джона вы можете начать разделять мелкие и хрупкие предметы, которые будут упакованы на шаге 2.3, до того, как вы получите упаковочные материалы на шаге 2.1, чтобы, когда материалы будут доступны, шаг 2.3 уже частично достроен. Если подготовка небольших предметов к упаковке может перекрывать предыдущую и сокращает время, необходимое для выполнения обеих задач на день, время выполнения этой операции составляет один день.

Рисунок 8.6 Время выполнения

Характеристики и идентификаторы действия — это его атрибуты . На этом этапе процесса анализа движения Джона каждое действие имеет идентификационный код, краткое описание, предшественников и время опережения или запаздывания, как показано в неполной таблице действий на рисунке 8.7.

Рисунок 8.7 Таблица атрибутов

Вехи

Вехи — это важные события в вашем проекте, которые не потребляют ресурсы и не имеют продолжительности. Вехи обычно обозначаются в расписании проекта ромбиком и часто имеют вертикальную линию на временном графике, чтобы показать взаимосвязь различных путей расписания с вехой. Эффективный график этапов фиксирует основные ограничения графика проекта и дает общий обзор проекта.

В нашем проекте переезда Джона мы могли бы создать веху под названием «вся упаковка завершена», чтобы обозначить дату, когда все упаковано и готово к движению фургона. Любая задержка этой даты будет означать задержку прибытия движущегося фургона в Чикаго, задержку прибытия движущегося фургона в Атланту, а также задержку всей распаковки и других последующих действий (см. Рисунок 8.8, «Диаграмма Ганта» »).

ГРАФИЧЕСКИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Взаимосвязи между действиями легче распознать, если они представлены с помощью графики, такой как гистограммы или сеть связанных блоков.

Диаграмма Ганта

Тип столбчатой ​​диаграммы, используемой для иллюстрации взаимосвязей действий в проекте, — это диаграмма Ганта . Диаграмма Ганта была разработана Генри Ганттом и использовалась в крупных проектах, включая строительство плотины Гувера и системы межгосударственных автомагистралей США. ² Диаграмма Ганта — это график с временной шкалой, который представляет каждое действие с полосой, отражающей продолжительность, время начала и окончания, как показано на рисунке 8.8.

Рисунок 8.8 Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта легко читается и предоставляет членам проектной группы достаточную информацию для планирования деятельности в короткие сроки. Для многих более крупных проектов двухнедельная гистограмма, извлеченная из более крупного основного расписания, предоставляет информацию, необходимую членам команды и подрядчикам для координации деталей деятельности. Диаграмма Ганта предоставляет информацию для простого планирования, но ее возможности ограничены, поскольку диаграмма Ганта плохо иллюстрирует сложные отношения.

Сетевые схемы

Люди более эффективно распознают отношения и закономерности, когда смотрят на диаграммы, подобные показанной на рисунке 8.9, «Сетевая диаграмма проекта». Метод диаграммы приоритетов (PDM) — это метод графического отображения логики расписания путем помещения действий в прямоугольники со стрелками между ними, чтобы показать отношения «предшествование-преемник». Поля на диаграмме этого типа называются узлами , , , , а стрелки указывают отношения «конец-начало». Сравните диаграмму на рис. 8.9 со схемой на рис. 8.5, «Схема действий с идентифицированными предшественниками», чтобы увидеть, насколько проще отследить последовательный путь от одного действия к другому на диаграмме приоритетов.Этот тип диаграммы также называется сетевой диаграммой проекта .

Рисунок 8.9 Схема сети проекта

• Иерархическая структура работ — это список действий, включая оценки их продолжительности, их отношения с другими, а также назначенные им ресурсы.
• Гистограммы используются для обозначения продолжительности и последовательности, где отношения просты. Сетевые диаграммы используются для отображения сложных взаимосвязей между действиями.

---

^{[1] Project Management Institute, Inc., Руководство к своду знаний по управлению проектами (PMBOK Guide), 4-е изд. (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 2008), 129.} ,
, ^{[2] Reference.com, «Генри Гант», http://www.reference.com/browse/wiki/Henry_Gantt (доступ 27 июля 2009 г.).}

4 ключевых компонента каждой системы управления временем — Time Management Ninja

Когда-то давно в коробке появились системы тайм-менеджмента.

Я помню, как получил свой первый планировщик на день Франклина. Он был упакован в аккуратную коробочку со всем, что мне было нужно, от папки до бумаги для заметок, календаря и списка дел.

Сегодня системы управления временем не упакованы так просто. Фактически, инструменты управления временем у большинства людей состоят из множества элементов, от бумаги до приложений и гибридных систем.

Что входит в ваш набор инструментов для управления временем?

Завершена ли ваша система управления временем?

Те же инструменты, которые много лет назад были в коробке с моим ежедневником, все еще применимы.Некоторые из них по-прежнему бумажные, а другие теперь являются приложениями на моем телефоне.

Наличие в вашей системе правильных инструментов гарантирует, что у вас есть все необходимое, чтобы оставаться организованным и выполнять задачи.

Завершение набора инструментов для управления временем может показаться элементарным, однако большинству людей не хватает хотя бы одного важного инструмента повышения производительности в своей системе.

Вот 4 ключевых компонента любой системы управления временем:

1. Список задач

Удивительно, как много людей говорят, что они «слишком заняты», но когда их спрашивают, они даже не ведут список своих задач.

Неважно, где вы храните свой список дел, главное, чтобы он у вас был.

Некоторые предпочитают бумагу, чтобы вычеркивать задания быстрым росчерком пера. Другие предпочитают программное обеспечение для отслеживания своих бесчисленных задач.

Мое текущее приложение для задач — Wunderlist. Другие отличные альтернативы включают Todoist и Things.

2. Календарь

Многие люди не ведут календарь, кроме как реагировать на свой календарь Outlook на работе. Другими словами, их календарь управляет их жизнью, а не наоборот.

Убедитесь, что ваш календарь принадлежит вам. С появлением смартфонов стало легко хранить все свои календари в одном месте и синхронизировать. Вы даже можете поделиться своим календарем с членами семьи, чтобы вы всегда были на одной странице.

3. Адресная книга

Не делайте ошибки, не ведя адресную книгу своих контактов. Такие связи, как Facebook или LinkedIn, легко принять как должное, однако они не дадут вам нужную контактную информацию на кончиках ваших пальцев.

Захватывайте номера телефонов и адреса электронной почты всякий раз, когда у вас есть возможность. Никогда не знаешь, когда они понадобятся в крайнем случае.

Часто люди делают ошибку, сохраняя все свои контакты в своей рабочей электронной почте или учетной записи Outlook. Это может иметь ужасные последствия, если вы когда-нибудь уйдете с работы. Всегда держите свои контакты в своей учетной записи и убедитесь, что вы сделали их резервную копию.

4. Блокнот для заметок и справок

Где вы делаете записи? Чаще всего в системах управления временем отсутствует инструмент для ведения заметок.

Бумага или технология не так важны, как наличие одного места , в котором вы делаете все свои заметки. Не поддавайтесь желанию использовать случайные блокноты или клочки бумаги. Вы не сможете найти эти заметки, когда они вам понадобятся.

Я использую Evernote почти для всех своих заметок. Кроме того, надежная записная книжка Moleskine является хорошей альтернативой бумажным носителям.

Основные инструменты управления временем

Каждой системе управления временем требуются одни и те же базовые инструменты повышения производительности.

Проверьте, что есть в вашей системе тайм-менеджмента. Скорее всего, вам не хватает как минимум одного ключевого компонента .

Вы можете добавить другие замечательные инструменты, такие как отслеживание привычек и многое другое, но сначала убедитесь, что у вас есть базовый набор инструментов для управления временем.

Календарь, список дел, адресная книга и хорошая записная книжка — основа любой системы управления временем.

Вопрос: Какие важные инструменты отсутствуют в вашей системе управления временем? Вы можете оставить комментарий, нажав здесь.

No related posts.