Тайм менеджмент история возникновения – Краткая история тайм-менеджмента (основные вехи)

основы управления временем – ДеньгоДел.com

Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.

Time management

В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

• Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
• Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
• Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Виды тайм-менеджмента

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.

Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.

Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.

Методы тайм-менеджмента

Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.

Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.

Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.

Когда тайм-менеджмент бесполезен?

Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.

Мотивация

Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.

Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.

Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.

Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.

Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Заключение

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.

Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.

dengodel.com

Становление и развитие дисциплины «Тайм-менеджмент»

РЕФЕРАТ

Тема: «Становление и развитие дисциплины «тайм-менеджмент»

Введение

В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм-менеджмента.

Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент – это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач.

В настоящее время перед большим числом коммерческих организаций стоит задача внедрения технологий тайм-менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:

1) Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям коммерческих фирм необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.

2) В организационной системе коммерческого предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации-работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.

3) На данный момент система отношений «работодатель – наемный служащий» выходит на новый виток развития, когда в организационной системе повышается роль личности сотрудника. И внедрение технологий тайм-менеджмента как раз способствует созданию психологического комфорта, дает ему «моральную» свободу; при этом с выгодой для работодателя – повышение эффективности, скорости и качества работы персонала любого уровня иерархии.

В этой области наиболее широкое распространение получили работы, исследования и подходы отечественных авторов Г.Х. Попова, А.К. Гастева и П.М. Керженцева и зарубежных специалистов – Л. Зайверта (Германия), Ст. Кови, П. Дойля (США), Б. Санто (Венгрия). Благодаря работам этих и других авторов, тайм-менеджмент к концу 60-х гг. ХХ века оформился в самостоятельную дисциплину, которая включает в себя набор систем и технологий по планированию и организации времени.

В научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоорганизации в работе персонала, поэтому руководство организаций централизованно не внедряло использование технологий тайм-менеджмента. Классики теории менеджмента (напр., Ф.У. Тейлор, К. Макхэм, М.Х. Мескон) впервые поставили вопрос о внедрении технологий персональной организации труда.

Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.

1. Предпосылки возникновение тайм-менеджмента

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. [34; с. 92]

Проблема времени находится под пристальным вниманием пытливого человеческого ума на протяжении всей истории. Что такое время? Существует ли оно объективно? Куда оно течёт? На эти вопросы, составляющие главную сложность проблемы, пытались и пытаются найти ответы представители различных областей знания. Одни мыслители оставили после себя системы, в которых время рассматривалось или как вещь в себе, или как форма человеческого разума. Другие рассматривали время как основную форму движущейся материи, в котором существует и сам познающий субъект – человек. [25; с. 5]

Так еще в самом начале нашей эры, в 50-м году от Р. X., научные работники, – а Сенеку можно вполне считать научным работником, – вели счет своему времени и старались экономить его. Древние философы первыми поняли ценность времени – они наверняка еще до Сенеки пробовали как-то обуздать время, приручить, понять его природу, ибо и тогда оно угнетало людей своей быстротечностью. [14; с. 12]

Согласно одним взглядам, время, как объект, не существует, а согласно другим, время, как объект с определёнными физическими свойствами, находится вне субъекта в виде текущих изменений внешнего мира. Вряд ли будет правильно усматривать в этих выводах намеренное сведение проблемы времени к известным и так называемым субъективистским подходам. Скорее наоборот, следует думать, что проблема времени своей парадоксальностью приводит исследователей к тому, что она во многом связана со временем в психике самого человека. [27; с. 4]

Согласно полученным данным, каждый человек обладает набором собственных временных свойств, которые открываются ему в реально переживаемой длительности. Таким образом, субъективно кажущиеся свойства времени, относимые теми или иными исследователями то во внешний мир, то приписываемые собственному разуму, выводились на основе их личного отношения к непосредственно переживаемому собственному времени. Последнее утверждение позволяет подойти к проблеме времени с позиций человеческого бытия, т.е. время, как реальность, существует для каждого человека в виде непосредственно переживаемой длительности в пределах его собственного настоящего. [27; с. 6]

Проблема постановки целей, выбора приоритетов в делах, и разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». [38; с. 145] В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило». [20; с. 7–8]

Английский ученый, политик и философ Фрэнсис Бэкон писал: «Выбирать время правильно – значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна». [8; с. 214] Стоит отметить систему управления личным временем Бенджамина Франклина, основу которой составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.

Полезные советы в этой области не были сведены к серьезному теоретическому обобщению – того и не требовалось на данном витке развития, так как обществу со сравнительной стабильностью в социальных процессах и высокой зависимостью личности от социума и его ритмов было достаточно отдельных рекомендаций. Но, начиная с первых десятилетий ХХ века, системные методы повышения качества и уровня труда отдельного работника стали одним из ключевых направлений, влияющих на повышение эффективности производства.

2. Эволюция теории об эффективной организации времени в ½ ХХ века

2.1 Развитие теории в западном менеджменте

Все более популярным вариантом социологического мышления становится теория рационального выбора, которую предложил американский социолог Дж. Коулмен. Он отрицает понятие системы. Главное внимание сосредоточивается на понятиях ресурсов и мобилизации. Совместно с М. Крозье Дж. Коулмен разработали теорию социального действия в рамках организации и подчеркивал значение не столько идей, сколько различных стратегий при изучении процесса принятия решений и выявления их эффективности. [13; с. 38]

Это можно отнести и к эволюции изучения системы эффективной организации времени. Для большей конкретики следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле – как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «timemanagement» (навыки менеджера по управлению временем). Можно выделить три основных этапа развития тайм-менеджмента.

Основоположники научной организации труда на Западе в своих работах основное внимание уделяют эффективности именно физического, нежели умственного труда работника. Если попытаться здесь выделить общую тенденцию в характере отношения к персоналу, то работник воспринимается как пассивный объект, образ действия которого подлежит анализу извне, нормированию и моделированию.

Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX века) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга). [104; с. 94]

Для темы нашей работы среди достижений Ф.У. Тейлора, А. Файоля, Г. Форда, Ф. и Л. Гилбрет, Г. Ганта, Г. Эмерсона и других классиков научной организации труда основное значение состоит в формулировании главных принципов повышения производительности труда, которые можно применять в деятельности современных организаций с целью повышения личной эффективности руководителей и специалистов.

mirznanii.com

Time management и Lean: параллели

Если ты не управляешь своим временем, им начнут управлять другие…

Тайм-менеджмент

«Вы испытываете нехватку времени? Хотите лучше организовать свою работу и работу подчиненных? Стремитесь к высоким результатам?».

«Тайм-менеджмент – одна из самых выгодных инвестиций. Часы, вложенные в изучение этой удивительной науки, сэкономят впустую растраченные годы».

«Разгар рабочего дня, вы спешно пытаетесь выполнить поставленные задачи, но телефоны звонят без конца, отрывая вас от выполнения важного дела, накал добавляют коллеги с нескончаемыми вопросами, почтовый клиент пестрит новыми электронными письмами, требующими ответа, а на завтра все еще не сделаны отчеты. Думаю, такая ситуация знакома многим. Знакомство с тайм-менеджментом поможет вам решить ряд вышеуказанных проблем.»

Такими и похожими заголовками встречают нас интернет-сайты компаний, занимающихся обучением управлением времени.

Многие люди наверняка слышали словосочетание time management. Что же такое тайм-менеджмент, давайте рассмотрим подробнее.

Справка из Wikipedia:

Управление временем, организация времени (англ. time management) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Тайм-менеджмент. История

Корни управления временем уходят в глубокую древность. Некоторые считают, что возникновение управления временем произошло в промышленный бум 19-го века, некоторые принимают за основу эпоху возрождения, а кто-то и эллинистическую эпоху с Хроносом и Кайросом и даже Египет династических периодов (с его записями). Каждый будет прав по-своему. Несомненно одно — сколько существует разумный человек, столько же существуют попытки управлять временем. Управление временем до индустриального общества, как правил, было индивидуальным — тут можно вспомнить и записи Цезаря, и судовые журналы мореходов, Иммануила Канта и Иоанна Кронштадтского и т.д. Развитие промышленности в эпоху индустриализации 19-го века привело к необходимости разработки систем по управлению временем в коллективе/группе на предприятии. 20-й век с его научными разработками привнес методологические разработки в управлении временем (разработки Фредерика Уинслоу Тейлора и др), а конец XX и начало XXI века с развитием компьютерной техники и сетевыми технологиями сильно расширили область применения тайм-менеджмента, сферу и количество решаемых задач.

Стивен Кови, автор бестселлера «First Things First» («Главное внимание главным вещам») охарактеризовал развитие тайм менеджмента как науки после второй мировой войны, разделив на четыре этапа или поколения:

1. Первое поколение: Основывается на традиционных и рудиментарных подходах к управлению временем, таких, как напоминания, например.
2. Второе поколение: Уделяет больше внимания планированию, а также подготовке расписаний и событий, включая четко ограниченные по времени цели.
3. Третье поколение: Основывается на расстановке приоритетов при планировании заданий и событий, а также контролирует выполнение заданий с помощью расписаний.
4. Четвертое поколение: это и есть современный подход. Это поколение также ставит на первое место расстановку заданий по приоритетам, но приоритетность уже зависит не от срочности выполнения, а от важности самого задания. Также такой подход основывается на эффективности и проактивности, используя при этом разные методы тайм менеджмента.

Тайм-менеджмент. Мотивация и внедрение

Время – это такой же важный ресурс для предприятия, как и деньги.

Время является одним из трех параметров, по которым предприятие может конкурировать с другими предприятиями (другие два параметра — себестоимость и качество). Если предприятие в XXI веке не занимается управлением временем, это значит, что другие конкуренты выиграют конкурентную борьбу при том же уровне цен и качества, но занимаясь управлением временем. Нельзя упускать ни единой возможности стать в чем-то эффективнее и лучше других. Нужно находить ресурсы, которыми можно управлять. Чтобы успевать и вовремя добиваться результата, быть впереди конкурентов, необходимо уметь контролировать время.

Следует отметить, что популярность тайм-менеджмента в мире и в частности на пост-советском пространстве во многом обусловлена пост-кризисными явлениями. Многие предприятия, особенно работающие в жесткой конкурентной борьбе, проработали все возможные пути по снижению уровня широко распространенных видов издержек, после чего пришли к необходимости более серьезного подхода к сокращению временных издержек и вообще к управлению временем, которое, увы, находится на достаточно низком уровне на большинстве предприятий пост-советского пространства или отсутствует вовсе. Некоторые принципы тайм-менеджмента так или иначе действуют на большинстве предприятий пост-советского пространства, но они малоэффективны по ряду причин. Как правило, на пост-советских предприятиях действует формальная корпоративная система управления временем (например, отслеживания задач: служебных записок, протоколов совещаний, приказов и т.д.), однако такая система является бюрократичной по своей сути, тяжеловесной и неповоротливой, а значит — и малоэффективной.

Только постоянное повышение персональной и командной эффективности сотрудников может быть успешным и конкурентоспособным.

Обучение тайм-менеджменту может быть как самостоятельное (самообразование), так и обучение у профессиональных преподавателей, кроме того обучение может быть как индивидуальное, так и групповое.

XXI век характерен высоким темпом жизни и тотальной нехваткой времени. Перспектив по снижению темпов пока не предвидится. Этот факт заставил многих людей обратиться за помощью к тайм-менеджменту. Именно этим обусловлена популярность тайм-менеджмента среди деловых людей. Причем достаточно распространено самообразование, ведь человек способен обучиться практически всему. И для большинства предлагаемой информации, как отечественных, так и зарубежных авторов, вполне достаточно, чтобы практиковать тайм-менеджмент на личном уровне и даже в небольших группах (решение принимается персонально без давления сверху) и не требует ощутимых финансовых затрат (достаточно купить необходимую литературу).

Если же говорить о компании, предприятии или даже корпорации, то для получения эффекта от тайм-менеджмента необходимо его внедрение в масштабах всего предприятия, когда в этот процесс вовлечены все — от генерального директора до уборщика служебных помещений. Именно поэтому услуги по обучению управлением временем достаточно широко представлены в данном секторе услуг, потому что тут необходим профессионализм и максимальный результат, гарантирующий отдачу от инвестиций в это направление. Обучение корпоративных групп обычно групповое, построено на вертикальных и горизонтальных уровнях. Как правило, но не всегда, обучаемые группы разделены по вертикали (т.е. чаще группы составляются по горизонтальной линии подчиненности). Обучение ТМ руководящего состава несколько отличается от простых работников, поскольку имеет свои особенности, связанные с управлением.

Тайм-менеджмент. Утечки времени.

Практические действия многих методик тайм-менеджмента начинаются с выявления так называемых утечек времени. Для этого предлагается провести хронометраж персонального рабочего времени. Хронометраж можно осуществлять как в письменном виде (например в ежедневнике), так и в электронном виде (например в календаре Microsoft Outlook).

Следует отметить одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время. Итак, хронометраж, например, 2-3 рабочих недель покажет вам систематические потери времени. У каждого они будут разные. Но в любом случае вы столкнетесь с так называемыми поглотителями времени (термин тайм-менеджмента).

Поглотители времени — это любые дела, расходы времени на которые хочется уменьшить

Поглотителем времени можете быть вы сами: например, потеря времени на курение или, например, неумение правильно выполнять работу (расстановка в текстовом редакторе Word абзацев и отступов вручную пробелами). Также поглотителями времени могут быть как техника (зависающие программы, компьютер, оборудование и т.д.), так и люди. На людях-поглотителях времени стоит остановиться подробнее. Эти люди, например, могут задавать один и тот же вопрос несколько раз, или неквалифицированно выполнять свою работу, вынуждая вас ее доделывать или переделывать. Фактически такие работники не только не выполняют свою работу, за которую получают заработную плату, но и «съедают» часть заработной платы другого работника, который за время исправления, доработок, мог бы сделать больший объем своей работы, а значит, создать больше добавочной стоимости для предприятия. Чтобы этого не происходило, в компаниях с действующей системой тайм-менеджмента существует определенный набор навыков персональной эффективности, обязательный для всех сотрудников. Кроме обязательных навыков, предприятие зачастую принимает корпоративные правила тайм-менеджмента (как стандарт), целью которых является максимальное сокращение временных издержек и повышение эффективности выполняемой работы за единицу времени.

Тайм-менеджмент. Выполнение задач

После того как будут выявлены все утечки времени и предприняты меры по их недопущению, практика тайм-менеджмента переходит к следующему важному пункту — менеджменту задач. Чаще всего предлагается распределить все задачи по следующему принципу:

В соответствии с этой матрицей предлагается построить свою работу следующим образом:

• срочные и важные (I) делаем в первую очередь
• не срочные и важные (II) делаем спокойно и вдумчиво, иначе — если не выделять на них время — они станут срочным и важным
• срочное и не важное (III) делегируем (если есть кому делегировать) или делаем в промежутках между п.I и II
• не срочное и не важное (IV) делаем по остаточному принципу (в последнюю очередь или не делаем вообще)

Если на решение задачи не выделять времени, сама собой задача не решится, поэтому регулярно выделяйте время на задачи, которые вы хотите решить.

Однако, приведенная выше матрица не раскрывает всех особенностей тайм-менеджмента, т.к. она имеет обобщенный, упрощенный вид. Очевидно, что например, в “важные но не срочные” дела, попадут очень много разных по своей сути задач. Пройти флюорографию в этом месяце, или выучить английский в этом году, или закончить написание книги — это очень разные по своей сути и необходимому времени задачи. Поэтому тайм-менеджмент уделяет большое внимание определению (или даже выявлению) и достижению главных (особо важных) целей. В безбрежном океане задач, которые появляются ежедневно, есть такие цели и задачи, которые имеют несравнимо большее значение в нашей жизни, нежели любые другие задачи — это главные цели и задачи определенных периодов нашей жизни, которые в своей совокупности составляют цель всей нашей жизни. ТМ предлагает их выделять особо и сосредотачиваться на них. Как правило, такие глобальные цели/задания требуют и гораздо большего времени по сравнению с обычными. Т.е. они не срочные, но для своего исполнения требуют регулярного (например ежедневного) внимания, в связи с чем люди ими часто пренебрегают. Методики ТМ имеют в своем арсенале ряд решений для выделения таких целей/задач в особую группу и выполнение особого контроля.

Далее следует методики по организации своих задач, контролю выполнения, в ходе которых обучаемый вникает в особенности ведения дел в ежедневнике и в электронных средствах. Делаются вполне резонные выводы о том, что большинство людей не умеют пользоваться даже обычными ежедневниками, не говоря о программных продуктах. Как правило, обучающие детально разбирают какой-то программный продукт одного производителя (чаще всего это Microsoft Outlook, но иногда и оригинальное ПО с целью его последующей продажи). Пожалуй, это самая весомая по времени часть обучения. Это вызвано тем, что большинство пользователей ПК и близко не представляют себе полные возможности того же Microsoft Outlook, тем более в связке с Microsoft Exchange Server.

После пройденного курса обучения, как правило, предлагается применять ТМ не только на работе, но и в личной жизни, и в заключение предлагается “заразить” своим примером окружающих, т.е. внести “бациллу тайм-менеджмента” (термин Глеба Архангельского) и, таким образом, изменить окружающий мир в лучшую сторону.

Украсть чужое время — столь же неприлично, как украсть чужие деньги.

В заключение можно привести 10 золотых правил тайм-менеджмента:

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
2. Намеренно уединяйтесь.
3. Определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето ).
6. Используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения самых важных дел.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).
10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Тайм-менеджмент и Lean

Тайм-менеджмент и Lean. Интересные особенности.

Это краткое содержание курса тайм-менеджмента, в ходе изучения которого я выявил ряд интересных особенностей.

В литературе по тайм-менеджменту я не встречал привязку к бережливому производству. Даже многоуважаемая wikipedia умалчивает об этом.

Также об этом умалчивает большинство информационных материалов по тайм-менеджменту. А ведь связь тайм менеджмента и бережливого производства четко прослеживается. Стоит отметить, что разыскивая полезную информацию по тайм-менеджменту, я наткнулся на неизвестный мне термин lean и, таким образом, стал изучать бережливое производство. Удивительным оказалось и то, что я оказался не одинок — таким же путем к lean пришли многие люди (впору говорить о закономерности), впрочем, ничего удивительного в этом нет, и сейчас вы увидите почему.

• Постоянное совершенствование путем совершенствования системы управлением времени — не что иное, как Kaizen!
• Сокращение временных издержек — не что иное, как устранение Muda!
• Выполнять работу точно вовремя — не что иное, как Just-in-Time, Kanban!
• Организация своего ежедневника, или ПО — это визуальный менеджмент и система 5S!
• Система оповещений и напоминаний — очень напоминает poka-yoke!

А посмотрите как много общего между всем известными стикерами на мониторах и карточками канбан:

Если обратить внимание на набирающие популярность “канбан-доски” (Доска Канбан), тайм менеджмент, project management и бережливое производство вовсе становятся единым целым. Управлять своими проектами, выстраивать свою работ по принципам lean и одновременно тайм-менеджмента, используя специальную разлинованную доску, придумали разработчики программного обеспечения. Они совместили простоту стикеров, выгоды визуального управления, правила системы канбан и просто здравый смысл. Получился единый экран управления проектом — удобный и наглядный. Идея канбан-доски в том, чтобы визуализировать поток, организовать удобную работу, ограничить незавершенную работу на каждом этапе и позволить потоку вытягивать весь процесс и, наконец, завершать работу вовремя. Базовое условие — нужно лишь разделить работу и задачи на то, что нужно сделать, над чем работаем в данный момент, и завершенную работу. Подробнее о канбан-досках вы сможете прочитать в одной из следующих статей на Leaninfo.ru, а пока посмотрите на пару вариантов оформления канбан-досок — простейший пример и электронный вариант:

Пример простой канбан доски:

Это пример электронный канбан-доски от сервиса KanbanFlow https://kanbanflow.com/:

Компьютерные технологии практически стерли грани в визуализации досок, а облачные технологии значительно расширили сферу применения канбан-досок.

Тайм-менеджмент и Lean. Пути развития

Исторически так сложилось что ТМ и laen развивались параллельно, хоть и используя какие-то общераспространенные наработки из менеджмента, но все же каждый своим путем. И если раньше они могли не сильно пересекаться, то в последнее время развитие, и естественное расширение этих систем выявляет всё большую область их соприкосновения.

В период развития:

В настоящий момент:

Для взаимного пересечения интересов есть объективные предпосылки. Так, lean изначально зарождался именно на производстве, но довольно быстро ситуация изменилась и офисная работа стала не менее важной для предприятий. Применять lean только на производстве неэффективно без вовлечения всего персонала и всех подразделений. Однако, напрямую применять производственные методы lean в офисной работе не получится, т.к. последняя имеет ряд серьезных отличий. Поэтому возникли разработки по адаптации lean к офису. Результатом чего являются, например, ряд прекрасных книг: “Бережливый офис” (Дон Тэппинг, Энн Данн), “5S для офиса” (Томас Фабрицио, Дон Тэппинг) и многие другие разработки — вплоть до собственных корпоративных разработок отдельных компаний. Таким образом, “на территории офиса” еще в большей мере произошло соприкосновение ТМ и lean. Так, разделение процессов на критичные и не критичные, общие и специальные (Дон Тэппинг, Энн Данн “Бережливый офис”) очень сильно напоминает ТМ-матрицу (важное — не важное, срочное — не срочное). Карточки канбан и стикеры из ТМ имеют одну суть. А с переводом всех возможных операций на компьютер, грани и вовсе стираются. Так, например, способ бронирования переговорных комнат или залов совещаний, заложенный в программном обеспечении, по сути не будет иметь принципиальных отличий TM или lean -основ. Похожим путем и ТМ из офиса выходит на производственные площадки.

Тайм-менеджмент и Lean. Выводы

Предприятие, которое стремится достичь результатов в снижении потерь, и использует для достижения этой цели тайм-менеджмент, не сможет добиться таких высоких результатов как предприятие использующее тайм-менеджмент в связке вместе с lean. Я уверен в том, что изучать тайм-менеджмент нужно после изучения хотя бы основ бережливого производства или параллельно. Внедрение тайм-менеджмента на двух группах (первая с бережливым производством, вторая без бережливого производства), думаю, даст весьма различную отдачу. И это естественно, т.к. многие вопросы и проблемы тайм-менеджмента так или иначе охватывают системы бережливого производства. Нужен ли тогда тайм-менеджмент на предприятиях с бережливым производством? Несомненно! Так как тайм-менеджмент предлагает свои рациональные предложения, наработанные за годы систематизации и исследований. Более того, тайм-менеджмент тесно соприкасается с такими сферами применения, с которыми lean не соприкасается (например: не забыть поздравить Петрова со знаменательной датой и тут же вся информация о нем). Ни в коем случае нельзя отбрасывать положительный опыт тайм-менджмента, наоборот, стоит органично объединить эти два направления.

Очень огорчает, что ведущие тайм-менеджеры, формируя философию и идеологию тайм-менеджмента много говорят о целеполагании, успешности, но не говорят об очевидной взаимосвязи тайм-менеджмента с lean. А ведь понимание этого и развитие этого направления — есть не просто расширение сферы предоставления услуг, но и более комплексный, профессиональный, а значит, и эффективный подход к решению проблем. Поэтому в будущем должно произойти слияние ТМ и lean и, возможно, в результате этого образуется новая, более объемлющая структура:

Развиваясь несколько обособленно, эти два направления получили в итоге схожие в общих чертах методики, но каждая со своими изюминками. Из этого надо сделать выводы и в будущем не упускать из вида их параллельное развитие и не изобретать колесо дважды, а, используя совместные наработки, достигать новых высот! Хотя бы из бережливости ко времени!

Со времени начали, временем и закончили. Никуда от него не деться!

© Дмитрий Алимкин при участии Павла Рабунца

Фото Дмитрия Алимкина

специально для Leaninfo.ru

Поделиться с друзьями:

Подписывайтесь на Leaninfo.ru в соцсетях: Facebook или ВКонтакте.
Или следите за новостями бережливого производства по email.

Смотрите также:

www.leaninfo.ru

Тайм-менеджмент — e-xecutive.ru

Определение понятия

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

В психологии различают два вида тайм-менеджмента – простой и системный. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет говорить о тайм-менеджменте как о жизненной философии. Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методик, которые помогают постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:
— умение работать с целями;
— распределение приоритетов;
— знание инструментов планирования;
— наработка привычек.

Обращаясь к целеполаганию, следует понять, что цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью.

Умение расставить приоритеты — основная часть тайм-менеджмента, т.к. если каждое дело или работу считать неотложными и наиболее важными, то эффективно спланировать время не удастся.

Ассортимент инструментов планирования достаточно широк и разнообразен, главное – выбрать из них наиболее удобный. Это могут быть записи в ежедневнике или календаре, специально составленный план дел на определенный период времени, который должен постоянно корректироваться, пополняться новыми задачами.

Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено. Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

Этапы тайм-менеджмента

Выполнение планов, основанное на принципах тайм-менеджмента происходит в четыре этапа:

1. Постановка целей. Определение и формирование целей.
2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.
3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.
4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Использование принципов тайм-менеджмента имеет следующие безусловные плюсы:
— возможность способа планирования рабочего времени и контроль над результатами;
— возможность сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач.

Некоторой сложностью в применении метода является то, что не все умеют объективно оценивать свою деятельность и переадресовывать часть дела коллегам или подчиненным.

Советы Джерарда Харгривеса

Наиболее важные моменты в практическом применении тайм-менеджмента выделил консультант по тайм-менеджмент компании British Gas Джерард Харгривес:

Составьте план рабочего дня, который поможет разумно распределить время и выделить первоочередные задачи.

Определите часы, когда легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время.

Отложите все дела, которые могут отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты.

Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших.

Наиболее важными делами занимайтесь по утрам, т.к. это самое продуктивное время суток.

Деловые встречи лучше всего проводить днем.

Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации.

Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.

Ссылки

Дмитрий Македонский. « Управлять своим временем? Это невозможно!»

Это заготовка эницклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

www.e-xecutive.ru