Тайм менеджмент основные понятия: Термины тайм-менеджмента

Содержание

Термины тайм-менеджмента

Дауншифтинг — переезд ближе к природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и размеренной жизни.

Кайрос (или контекст, категория) — удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел.

Категория (или контекст, кайрос) — удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел.

Контекст (или кайрос, категория) — удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел. Этим же термином обозначается функция в онлайн-органайзере, помогающая сгруппировать задачи по какому-то критерию.

Локальный дауншифтинг — уход от активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3 недели), чтобы сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным проектом (термин ввел Глеб Архангельский).

Метка — функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам).

В онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.

Методология — описание способа организовать свою деятельность.

Онлайн-органайзер — интернет-сервис, представляющий собой программный продукт, работающий прямо через интернет, позволяющий организовать свою деятельность, навести порядок в делах и работать из любой точки мира.

Папка — функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам). В онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.

Пирамида целей — методология, относящаяся к категории методологий стратегического планирования, с применением которой можно планировать свою деятельность на длительный период, как бы «с высоты полета».

Работа 2.0 — это новый современный стиль работы без привязки к конкретному офису или помещению; это совокупность методов, онлайн-сервисов и других средств, позволяющих работать из любой точки мира, меньше стоять в пробках и ощущать радость от работы и жизни.

Тайм-менеджмент — наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении своих целей.

Хронометраж (или ведение дневника) — учет потраченного времени для возможности оценить эффективность своей деятельности.

Getting Things Done (часто пишут коротко GTD или в свободном переводе на русский «Как навести в делах порядок») — методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.

GTD (аббревиатура, расшифровывается как Getting Things Done  или в свободном переводе на русский «Как навести в делах порядок») — методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Самые важные статьи

Управление временем — с чего начать — как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам.

Getting Things Done (GTD) — всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах.

Стратегическое планирование — методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей.

Термины тайм-менеджмента — пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям.

Параллельные дела — простая методика для значительного повышения личной эффективности.

Ведение дневника — в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни.

Новые статьи

Personal Efficiency Program (PEP) — PEP — это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности.» Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.

Тайм-менеджмент. С чего начать — В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, «сходимость» этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить — чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь.

Getting Things Done (GTD) — Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер. 

Стратегическое планирование — В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы  придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед.

Работа 2.0 — Краткий пересказ книги Глеба Архангельского «Работа 2.0» — как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА. Как управлять временем (Тайм-менеджмент)

2. ПОНЯТИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Кроме управленческой деятельности, направленной во внешнюю среду, которая осуществляется в виде указаний и распоряжений, существует понятие самоменеджмента.

Сущность самоменеджмента, или управления собой, заключается в умении использовать все предыдущие наработки, как теоретические предпосылки, так и практические приемы, которые уже доказали свою эффективность в повседневной жизни, для оптимизации использования своего личного времени.

Самоменеджмент в чем-то сродни управлению организацией; здесь тоже необходимо определиться со стратегическими и краткосрочными целями, уметь организовать свое рабочее время и четко определить, что и в какие сроки необходимо сделать, выяснить для себя мотивацию тех или иных действий, а также проконтролировать исполнение намеченного.

Но, кроме умения управлять своим временем, профессиональный руководитель должен знать, как эффективно организовать рабочее время своих подчиненных, чтобы конечные цели функционирования организации достигались не только с наименьшими материальными затратами, но и в более оптимальные временные промежутки.

Исходя из этого тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.

Умение управлять другими людьми начинается с умения управлять самим собой.

Необходимость выделения управления временем в отдельную область исследований обусловлена постоянно нарастающими темпами изменений во внешней среде, увеличением информационных потоков, которые приходится отслеживать руководителю и ростом в связи с этим требований к мобильности и организованности менеджеров.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

понятие, основные правила, принципы управления временем. Что такое тайм-менеджмент, или как эффективно управлять своим рабочим и личным временем

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706-1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с. ). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть ». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1-3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути. ..
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время» ):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: «Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т. д. и т. п. ».

Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.

2. Начните фиксировать расход времени!

В течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10 — 15 минут фиксируйте свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.

В процессе выполнения этого упражнения хорошо проявляются «хронофаги»- «пожиратели времени»- дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время.

«Хронофагами» могут быть:

  • излишнее просиживание у телевизора или в интернете,
  • неграмотная система ведения дел («бумажные завалы» или отсутствие четкой цели),
  • персональная неорганизованность («сидром откладывания» или чрезмерная суетливость),
  • люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел.

Попробуйте выявить три-пять типичных для себя «хронофагов» и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Результаты не заставят себя ждать!


3. Используйте свои пять пальцев для контроля за делами и временем!

Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.

  • М (мизинец) — мысли, знания, информация. «Что нового я сегодня узнал?», «Какие знания приобрел?»,
  • Б (безымянный палец) — близость к цели. «Где я нахожусь относительно достижения желаемого?», «Что я сегодня сделал, чего достиг?».
  • С (средний палец) — состояние. «В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?», «Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?», «Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?».
  • У (указательный палец) — услуга, помощь, сотрудничество. «Чем я сегодня помог другим?», «Познакомился ли я с новыми людьми?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?»,
  • Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. «Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?», «Как позаботился о своем хорошем самочувствии?»

4. Стремитесь к результатам, а не к затраченным усилиям.

Каждая из вас встречала людей, которые нервно и гордо заявляют, что не были в отпуске уже три года, а выходные у них бывают раз в месяц. Это вовсе не говорит об их профессиональной значимости, а служит явным сигналом о неполадках в их системе самоорганизации.
Важен результат, а не количество затраченных усилий или потраченное время!

5. Всего 4 простых вопроса помогут вам организовать любые дела!

1) «Зачем вообще это делать?» — ответьте себе на этот вопрос, и вы поймёте, действительно ли стоит браться за дело. Этот вопрос очень «чистит» список дел и позволяет отсечь всё лишнее и ненужное!
2) «Почему именно я буду заниматься этим?» помогает создать перечень дел для делегирования. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам?
3) «Почему это надо делать именно сейчас?» — позволяет установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами.
4) «Почему я буду действовать именно в такой форме?» — позволяет оптимизировать процесс работы, помогает избежать ненужных затрат и суетливости.

Вы наверняка слышали, что 20% усилий приносят 80% результатов. На практике это означает, что необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата, то есть начинать с главного, и лишь затем приступать к второстепенным задачам.

Удачи и успеха!

Специально для Time for Woman,
Людмила Круглова , психолог, коуч и бизнес-тренер

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

  1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
  2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
  3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
  4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

©

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

  • Достигает поставленных целей.
  • Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  • Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  • Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  • Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  • Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  • Всегда имеет четкий план действий.
  • Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • Нет расписания работы на день.
  • Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
  • Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
  • Если управляющий не умеет распределять обязанности.
  • Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
  • Если работники не соответствуют своим должностям.
  • Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
  • Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.
1.Основное правило тайм — менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм – менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

  • Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
  • Ведите записи.
  • Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
  • Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
  • Всегда носите с собой ручку и блокнот.
  • Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
  • Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
  • Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
  • Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
  • Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
  • Выделяйте время на самосовершенствование.
  • Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

  • Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
  • Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
  • Все действия выполняйте на основе приоритетов.
  • Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
  • Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

  • Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
  • Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
  • Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
  • Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
  • К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
  • Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
  • Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Самое ценное, что есть у каждого и что мы тратим без оглядки — . Вернуть, купить, попросить его не получится. Есть один выход — использовать его умно. Читайте статью про тайм-менеджмент кратко. Учитесь эффективно использовать .

Как добиться целей с помощью управления временем?

Выражение «время – деньги» знают все. Изрек его знаменитый ученый и политический деятель Бенджамин Франклин. Если вещь восполнимая, то время уходит навсегда. Сколько постоянно находится важных и неотложных дел, как это все успеть? В этом поможет , то есть .

Чтобы овладеть мастерством тайм-менеджмента, необходимы самоорганизация, самоконтроль и тренировки.

Этапы для внедрения
  • установление цели,
  • расстановка приоритетов,
  • реализация,
  • контроль

Тренировки должны привести к тому, чтобы все выше перечисленные процессы, стали не только необходимыми инструментами, но и образом жизни.

Цель

Как же действовать, соблюдая эти правила? Необходимо выявить, на что уходит много времени, оценить ежедневные дела по степени необходимости и полезности. Важные и срочные дела имеют приоритетность. Важные дела – это те дела, не сделав которые, есть риск получить серьезные нежелательные последствия. Для ясности можно записать дела в тетрадку. Проанализировать записанное, найти дела, которые поглощают время впустую, выделить их и постараться избавиться от таких дел. Этот инструмент называется хронометраж. Тетрадный лист следует разделить на две части, в одной записывать время в другой дело, которым было занято это время. Существуют компьютерные программы для хронометража – это тоже очень удобно.

Дополнительные фишки

Есть такой американский фразеологизм, как «съесть лягушку». Это означает сделать что-то очень неприятное. Это понятие широко используется в и означает не откладывать неприятные дела на потом, выполнить их в первую очередь, после этого приступать к вдохновляющим делам.

Зачастую требуется недюжинные силы, чтобы взять себя в руки и заставить сделать необходимое. Придя с работы, так хочется , посмотреть телевизор, здесь и необходимо призвать на помощь силу воли, взять в руки свой составленный план и переключится на нужную волну. Подумать и представить, как все будет по прошествии определенного времени. повышается при заинтересованности в деле. Это лучший стимул, заставляющий двигаться по намеченному пути запланированных дел. Виденье и представление, к чему ведут рутинные неинтересные дела, помогут ступенька за ступенькой продвигаться к цели. Цель – вот о чем необходимо думать.

Немаловажно делать все вовремя, на последний момент. В этом случае много времени занимает нервозность и лишние движения из-за опасения не успеть. Кто-то работает собрано с чувством знания и , а кто-то суетится и делает много лишних движений, очень устает, а успевает меньше. Если освободилось время, стоит сделать необходимое наперед, что поможет быстрее выполнить следующую задачу. Также следует в своих планах оставить место для непредвиденных, возникающих неожиданно, задач.

Без фанатизма

Но не стоит бросаться из одной крайности в другую. Семья, друзья – это тоже необходимая часть жизни. Потратить жизнь ради карьеры и признания, вычеркнув из нее все остальные , – при сложившейся ситуации человека может постигнуть жестокое разочарование и неудовлетворенность. Все хорошо в меру)) Выбор за нами.

Что такое тайм-менеджмент

Автор статьи: Судаков А.П.

Неумение управлять собственным временем усложняет каждую задачу человека. Для их решения тратится больше времени. Это вызывает личное неудовлетворение и провоцирует вопросы руководства об эффективности работы специалиста. Избежать неприятности можно разобравшись, как управлять своим временем, и поменяв свой подход к решению рабочих вопросов.

Тайм менеджмент — управление временем

Тайм-менеджмент: немного истории

Об актуальности эффективного использования личного времени впервые заговорили еще в 20-х годах в Научной организации труда. В лиге «Время» публиковался цикл статей «Борьба за время». В 70-е годы биологом Любищевым был разработан метод хронометража, который был одобрен людьми, ценящими свое время и желающими рационально им распоряжаться. Его основной идеей стало стремление человека к выработке мышления способствующего грамотному управлению личными ресурсами за счет правильного распределения временем.

Первая кафедра тайм-менеджмента была открыта в 2007 году при московском финансово-промышленном институте. Много желающих сразу же изъявили желание получить образование по профессии тайм-менеджер. На сегодняшний день научиться правильно распределять время можно на тематических тренингах и семинарах.

Мифы и заблуждения об умении управлять временем

Вместе с ростом популярности и востребованности, современная система управления сформировала ряд понятий, принимаемых на веру и не подвергающихся сомнениям. В основном они обусловлены заблуждениями, которые, несмотря на свою безобидность, могут привести к реальным жизненным ошибкам, снижающим мотивацию, самооценку и веру в успешную деятельность.

Об успехе и системе управления временем

Популярным мифом является утверждение, что успешным человеком без соблюдения правил тайм-менеджмента стать невозможно. Его опасность заключается в приравнивании организованности и успешности. Понятия не являются идентичными, поскольку успех находится в непосредственной зависимости только от принимаемых решений. Если оно неактуальное или несвоевременное, то правильно выбранная система управления временем не окажет никакого влияния на результат деятельности.

Универсальность тайм-менеджмента

Разделение дел по приоритетам

Вторым заблуждением является убеждение в универсальности системы. Психологи подразделяют людей на упорядоченных и хаотиков, а также на рационалов и интуитов. Для каждого типа характерны определенные ценности, убеждения, жизненные принципы и особенности характера. По этой причине примерка на себя чужого образа методом копирования разрушит личность и сформирует чувство неуверенности при несовпадении стиля системы. С особенностями личности он может совпасть лишь случайным образом. Чаще всего требуется доработка метода и корректировка его под себя.

Система управления временем не эффективна

Многие люди считают тайм-менеджмент неэффективным. Практика свидетельствует, что лиц, которые попробовали управлять своим временем и отказались от неактуальной, по их мнению, затеи, намного больше, чем личностей, которые успешно пользуются системой. Чтобы она была эффективной, необходимо постоянно работать над собой и над совершенствованием модели метода управления временем. Она должна соответствовать типу личности, образу жизни, ситуации и виду деятельности. Только при таком подходе можно ожидать результативности.

Тайм-менеджмент и экономия времени

Еще одним мифом является убеждение, что, применяя любую методику управления временем, можно его сэкономить. Приемы тайм-менеджмента позволяют систематизировать все дела и за счет этого устранить суету и внутреннее беспокойство. Количество заданий не уменьшается, однако в первую очередь будут выполняться безотлагательные дела, которые провоцируют беспокойное состояние. Неправильное применение методики или неверный ее выбор может усугублять положение человека и вызывать у него раздражение.

Главные принципы тайм-менеджмента

Эффективный тайм менеджмент способствует идентификации важного от второстепенного, осознанному распоряжению своим временем и достижению цели в самостоятельно установленные сроки.

Научившись управлять временем, человек приобретает полезные привычки и навыки, которые позволяют грамотно планировать и систематизировать свою жизнь. В ходе внедрения в нее системы тайм-менеджмента необходимо учитывать его главные принципы, являющиеся основополагающими для быстрого воплощения в реальность запланированного.

Планирование действий

Отсутствие времени чаще всего не отражает действительную проблему. Обычно она имеет психологический характер, выраженный в неуверенности в своих силах и возможностях, в отсутствии поставленных целей и в неумении расставлять приоритеты. Чтобы все успеть, необходимо разделить все свои дела на несколько категорий:

  • важные и срочные, решение которых требуется безотлагательно;
  • важные и несрочные, которые чаще всего связаны со сферой образования, повышения или подтверждения квалификации и личностного развития, формирующиеся ввиду пренебрежения важными и срочными делами;
  • неважные и срочные, которые можно спутать с важными и срочными, однако не всегда срочное является действительно важным;
  • неважные и несрочные, имеющие характер приятных и интересных, поэтому рабочий день чаще всего начинается с них, отодвигая на второстепенный план важные и срочные задачи.

Формулирование цели

Чтобы достичь определенных результатов, важно правильно поставить цели. Не рекомендуется фокусироваться исключительно на деньгах. Следует ориентироваться на дела, которыми нравится заниматься, а финансовый результат будет вознаграждением за качественно выполненную работу. Формулируя перед собой цель, следует учитывать, что она должна оказывать влияние на жизнь. Для ее идентификации следует посетить целевой тренинг.

Фиксирование плана

Типы тайм-менеджмента

Устно составленный план не обязует выполнять его позиции. Однако, если он зафиксирован на бумаге, человек имеет наглядное представление о том, что ему предстоит сделать. Такое решение организует и упорядочивает мысли, что способствует лучшему запоминанию и предупреждает искажения реального опыта реализации задуманного. Одним из методов, позволяющим придать планам конкретность и наглядность является их отображение в виде диаграммы Ганта. В ней указываются все текущие задачи с указанием сроков их реализации, продолжительности каждого этапа и очередности их выполнения.

Пример

Цель – построение дома. Чтобы ее зафиксировать и придать наглядность, необходимо разбить масштабную задачу на несколько простых этапов:

  • подготовить земельный участок;
  • вырыть яму;
  • заложить фундамент;
  • возвести здание;
  • обустроить помещение.

При отображении задачи в таком ракурсе, она становится проще, поскольку ее разбитие на несколько небольших проектов визуализирует цель. Пренебрежение таким методом придает основной цели неподъемный статус, реализация которой изначально кажется сложной и практически невозможной.

Определение приоритетов

Желание успеть сделать все дела, является проблемой современного человека, поскольку оно вызывает чувство тревоги ввиду сложности одновременного выполнения нескольких задач.

Запланированное часто невозможно реализовать, что становится причиной формирования неудовлетворения и неуверенности в своих силах. В большинстве случаев человек понимает, что ему нужно делать в первую очередь, однако он все равно тратит свое время на выполнение второстепенных задач. Чтобы получить результат от своих действий не нужно много работать, достаточно расставить приоритеты и не стремиться выполнять несущественную работу. Такое решение способствует беспроблемному увеличению продуктивности и достижению результата от запланированного при приложении минимума усилий.

Что такое тайм менеджмент

При наличии множества идей для творчества и бизнеса, не стоит распыляться на их одновременную реализацию. Необходимо выбрать не более трех направлений деятельности и воплотить их в реальность. При этом следует учитывать приемы Кайрос, ориентированные на поиск удобных моментов для выполнения задач. К остальным идеям следует приступать только после их полноценной реализации.

При расставлении приоритетов, следует учитывать сроки выполнения поставленных задач. К ним может быть применено понятия дедлайн или редлайн.

Дедлайн идентифицирует крайний срок выполнения задания. Время для его реализации должно быть правильно определено, поскольку, если его недостаточно, то задача вряд ли будет решена вовремя или будет выполнена некачественно. Если времени слишком много, то работа будет растянута во времени и исполнитель сможет позволить себе много отвлекающих факторов, что также скажется на результате.

Редлайн определяет сроки сдачи работы внутри компании. Между редлайном и дедлайном должен быть временной резерв, чтобы у представителей организации был запас времени на проверку сданной работы, корректировку выявленных недочетов или на ее переделывание.

Акцентирование на главном

Каким бы важным делом ни занимался человек, всегда найдется занятие, отвлекающее его внимание.

Чаще всего он сам виноват в том, что не может акцентироваться на главном. Громкая музыка, телевизионные передачи, неудобное рабочее место или бессмысленный серфинг в интернете, не способствуют серьезному настрою на работу. Чтобы настроиться на нужный лад, необходимо осознание, что быстро добиться поставленной цели можно только принимая меры, ориентированные на концентрацию внимания.

Анализ полученного опыта

Разрабатывая план действий по отношению к текущему делу, следует учитывать опыт, сформированный в ходе реализации предыдущей задачи. Это поможет избежать допущенных ранее ошибок и увеличить эффективность деятельности.

Создание собственных правил

Создавая собственные правила с ориентацией на личные интересы, человек может достичь результатов быстрее, чем при работе по универсальным шаблонным методикам.

Планируя свои действия, необходимо компетентно расставлять приоритеты в соответствии с собственными интересами, возможностями и предпочтениями. Оптимальным вариантом будет автоматизация своих дел. Прежде чем приступать к работе, следует оценить биоритмы собственного организма, чтобы понять, в какое время она наиболее плодотворна. К примеру, совам нет смысла работать с утра, поскольку наилучших результатов они смогут достичь во второй половине дня, а жаворонкам лучше работать в утреннее время.

Для упрощения рутинных действий, однообразные дела лучше выполнять подряд, а переключаться на другую деятельность следует только при их завершении. Это связано с особенностью восприятия мозга. Он привыкает к повторяющимся действиям и способствует их быстрому выполнению.

Основные правила управления временем

Тайм-менеджмент не может быть эффективным при неправильно поставленных целях. Неактуальные задачи не приближают человека к цели, и при этом поглощают его временные, финансовые, материальные и энергетические ресурсы. Управление временем проводится в соответствии с определенными правилами, основными позициями которых является временное планирование в соответствии с объективными и субъективными факторами. Важно учитывать собственный настрой на выполнение конкретного задания, поскольку отсутствие вдохновения станет причиной подавленности и опустошенности.

Планирование при помощи диаграммы Ганта

Если в списке отображено много задач, то пренебрежение расставлением приоритетов может стать причиной неудовлетворения от собственных действий. Для распределения заданий по степени важности, рекомендовано использование методики Парето, основанной на поиске важных 20 процентов от всех дел, которые принесут максимальный результат.

Список дел должен быть всегда при его составителе, что позволит не упустить важные моменты. При их составлении следует учитывать особенности биоритмов организма, предполагающих планирование важных дел до 12 часов дня. Однако при установлении временных рамок, следует учитывать и индивидуальные особенности, определяющие время максимальной работоспособности и выносливости человека.

Не стоит работать одновременно над несколькими заданиями. Эффективнее будет довести одно дело до конца, прежде чем приступать к другому. В ходе реализации дел не рекомендуется себя принуждать, следует постоянно себя мотивировать. Предвкушение каких-либо удовольствий, покупок или наград станет стимулом лучше и быстрее выполнить запланированное, а принуждение и шантаж заметно снизит производительность.

Если для реализации задачи требуется менее 10 минут, то ее необходимо выполнить безотлагательно. Сложные задания необходимо разбить на несколько этапов.

Как тайм-менеджмент влияет на жизнь и работу

Грамотное распоряжение временем позволяет за непродолжительный временной период добиться реализации творческих проектов и получить за это ожидаемое вознаграждение. В системе управления временем предусмотрено право человека на отдых, что повышает его работоспособность и помогает ему по новому взглянуть на свои задачи и способы их реализации.

Разобравшись с понятием тайм-менеджмент, что это такое, и какие методы и способы его реализации, система может быть использована не только применительно к конкретному заданию, но и к жизненным обстоятельствам. Она способствует улучшению самочувствия ввиду сформированного чувства уверенности и увеличению свободного времени.

Выводы

Многие считают тайм-менеджмент управление временем волшебной таблеткой, решающей все временные проблемы, однако на самом деле он является длительным и мучительным процессом внесения в свой образ жизни изменений и выработки новых навыков, которые ранее были непривычны. При внедрении элементов методики управления временем, эффективность работы и показатель производительности резко снижается. На таком уровне они остаются до момента, пока новые привычки и навыки не будут выработаны до автоматизма, что потребует дополнительного времени, мотивации и жизненной энергии.

Стоит отметить, что человек по своей натуре ленив, поэтому мало кто полностью перестраивается. Освоенный тайм-менеджмент позволяет принимать точнейшие решения в условиях дефицита информации и времени, а также не теряться в сложных ситуациях.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

краткое руководство по ключевым понятиям

Хотя средний рабочий день занимает лишь одну треть этих часов, то, как вы проводите свое время, имеет огромное значение для того, насколько продуктивно, эффективно и, в основном, насколько хорошо вы выполняете свою работу. И это может принести вам пользу — или стоить вам — следующего повышения.

Разумное управление своим временем кажется навыком, на освоение которого потребуется целая жизнь. Но можно ли научиться тайм-менеджменту всего за месяц?

Почему важны навыки управления временем?

Эффективное управление временем может улучшить или сломать ваш рабочий день и определить, сможете ли вы сократить время, чувствуя, что день удался.И работодатели соглашаются: Harvard Business Review обнаружил, что управление временем в настоящее время является одним из наиболее желаемых навыков на рабочем месте.

Это еще не все. В целом люди, которые хорошо распоряжаются своим временем, как правило, меньше перегружены и меньше подвержены стрессу, что может привести к лучшему балансу между работой и личной жизнью. В конце концов, когда ваша работа будет завершена своевременно, у вас останется больше времени, чтобы сосредоточиться на других аспектах жизни.

Как быстро научиться управлению временем

Хорошая новость заключается в том, что вы можете быстро освоить основы навыков управления временем — для большинства людей месяц — это достаточно времени, но со временем эту практику нужно оттачивать.

Загвоздка в том, что управление временем — это не просто овладение одним навыком, а кульминация множества более мелких навыков, которые объединяются наиболее эффективным образом для выполнения каждой задачи из вашего списка дел.

Вот базовая разбивка навыков, которые вам необходимо освоить, чтобы лучше управлять своим временем:

  1. Организация : Управление временем начинается с знания того, что вам нужно делать и сколько времени у вас есть. Ставьте намеренные цели на долгосрочную и краткосрочную перспективу, а затем планируйте задачи, разбивая их на управляемые части.По сути, это станет вашим списком дел.
  2. Приоритизация : Проанализируйте свой список дел и определите, какие задачи наиболее важны. Расставьте приоритеты в этих задачах, чтобы максимально использовать имеющееся у вас время.
  3. Планирование: Чтобы спланировать использование своего времени наиболее эффективным образом, вам необходимо понять, сколько времени займет выполнение каждой задачи, а затем спланировать, когда вы будете их выполнять.
  4. Корректировка: Когда дела идут не по плану, вам может потребоваться внести изменения в список задач, расписание или подход.Возможность менять планы и вносить корректировки по мере необходимости может помочь гарантировать, что время не ускользнет от вас.
  5. Адаптация: Также важны такие навыки, как делегирование полномочий и управление проектами. Способность адаптироваться, быть гибкой и вносить изменения — неоценимая часть правильного управления своим временем.

Вы можете применить эти навыки к одному рабочему дню, чтобы упростить рабочий процесс и убедиться, что все назначенные вам задачи выполнены к концу дня.В качестве альтернативы вы можете использовать их в течение более длительного периода времени для достижения более высоких целей, таких как завершение большого проекта.

Советы по улучшению навыков управления временем

Чтобы наилучшим образом применить навыки, необходимые для овладения искусством управления временем, приведенные ниже советы и методы могут повысить ваши шансы на успех. Это может потребовать некоторых проб и ошибок, но когда вы приближаетесь к сроку и хотите эффективно управлять своим временем в спешке, эти советы легко применить на практике.

  • Не откладывайте на потом большие дела: Один из навыков тайм-менеджмента, которым клянутся многие люди, — это в первую очередь решать самые важные задачи дня. Например, используйте свое утро, чтобы выполнить самую сложную задачу дня, чтобы выбить ее из строя. Таким образом, вы, вероятно, будете меньше беспокоиться об этом.
  • Сопротивляйтесь многозадачности: Может показаться заманчивым попытаться жонглировать несколькими пунктами в вашем списке дел, но эта тактика может фактически снизить вашу общую продуктивность и замедлить вас.
  • Сведите к минимуму отвлекающие факторы: Когда ваш телефон звонит, телевизор включен или у вас есть вкладка на портативном компьютере, открытая для Twitter, вы будете отвлечены. Избавьтесь от отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на текущей задаче, чтобы максимально сэкономить время.
  • Используйте приложений для отслеживания времени .: Если вы не уверены, насколько хорошо вы управляете своим временем, вы можете попробовать отслеживать время, которое вы тратите на различные задачи, с помощью таких программ, как Toggl или WeDo.
  • Делайте частые, но короткие перерывы: Хотя это может показаться нелогичным, небольшие частые перерывы могут снизить вероятность того, что вы перегорите, работая бесконечные часы над одним и тем же заданием. Совершайте короткие перерывы — всего несколько минут — особенно при выполнении повторяющейся работы.
  • Просыпайтесь раньше: Эксперты говорят, что в среднем человеку требуется от семи до девяти часов сна каждый день. Проснувшись всего на 15 минут раньше, вы можете оптимизировать свою продуктивность.Используйте это время, чтобы определить свои намерения на день, организовать себя, медитировать или заняться тренировкой, чтобы максимизировать свой энергетический уровень.

Другие популярные методы управления временем

Если вы хотите полностью пересмотреть свои процессы управления временем, есть несколько других методов, которые стоит изучить. Рассмотрим такие процессы, как правило 60-30-10, метод ABCDE, временные рамки, принцип 80/20 и 18-минутный подход. Найдите то, что лучше всего подходит для вашей конкретной ситуации.

Что такое тайм-менеджмент? — Определение, примеры и исследования — Видео и стенограмма урока

Зачем нужно управлять временем?

Тайм-менеджмент стал предметом в области управления для достижения цели повышения производительности, особенно среди белых воротничков, для которых производительность труда может быть трудно измерить. Например, производительность рабочего конвейера в 60 изделий в час можно сравнить со средним заводским значением и признать приемлемым или неприемлемым; однако результаты работы «белых воротничков», как правило, трудно сравнивать со стандартами. Итак, современные менеджеры в этих областях ищут способы контролировать производительность труда с точки зрения использования времени.

Примеры

Современные цели управления временем все еще заключаются в повышении продуктивности, но лучший способ остается недостижимым. Многие исследователи изучали эту тему и выдвинули различные теории эффективного управления временем. Вот теории нескольких громких имен в области управления временем:

В своей книге Умнее мышление: навыки для академического успеха Карла Крутсингер определила эффективное управление временем как процесс:

  1. Постановка целей
  2. Приоритет этих целей
  3. Решение, сколько времени выделить на выполнение конкретных задач
  4. Корректировка планов по мере их изменения
  5. Регулярно пересматривать цели и приоритеты
  6. Результаты наблюдений

Академический руководитель Нил Шипман считает, что критически важными навыками для управления временем являются:

  • Осознание себя — свои привычки и способы работы
  • Структурируйте свое время
  • Определение целей и приоритетов
  • Повышение личной эффективности и результативности
  • Планирование определенного времени для каждого действия
  • Планирование времени релаксации для регенерации

Уильям Э.Келли в своей статье об управлении временем в 2002 году определил критические навыки управления временем как:

  • Составление списков задач
  • Организация ресурсов и работы
  • Постановка целей
  • Создание и просмотр расписания
  • Разбиение больших задач на более мелкие

Исследование управления временем Стивена Кови

Одним из громких имен в области управления временем является Стивен Кови, бизнесмен и профессор, который провел собственное обширное исследование в этой области.Фактически, Кови составил матрицу, которую он опубликовал в своей книге 7 навыков высокоэффективных людей . В этой матрице категории «срочно» и «не срочно» отображаются вверху, а категории «важные» и «неважные» — внизу.

Кови считает, что, когда вы занимаетесь «срочными» и «важными» делами, стресс высок, и у вас больше шансов выгореть. Если вы сосредоточите большую часть своего времени на несущественных делах, важные задачи никогда не будут выполнены.

Когда вы проводите большую часть своего рабочего времени в категории «важные», но «несрочные», вы используете свое время наилучшим образом. В этом квадранте вы сосредотачиваетесь на важных проблемах, но имеете более низкий уровень внешнего стресса, что позволяет вам найти время, необходимое для оценки ситуации и реализации эффективного долгосрочного плана решения проблемы.

Итоги урока

Давайте рассмотрим. Управление временем — это акт определения количества времени, которое вы будете тратить на различные виды деятельности, с конечной целью повышения производительности.Первоначально Фредерик Тейлор считал, что тайм-менеджмент следует использовать, чтобы понять, как белые воротнички используют свое время. Наилучший способ сделать это еще не согласован, но исследования, проведенные Стивеном Кови, Уильямом Э. Келли, Нилом Шипманом и Карлой Крутсингер, могут дать вам некоторые идеи для управления и улучшения использования времени.

Определение тайм-менеджмента и важные исследователи

Тайм-менеджмент
  • Управление временем: Акт планирования количества времени, которое вы тратите на определенные виды деятельности.
  • Управление временем помогает повысить производительность.
  • Карла Крутсингер: Автор, определивший эффективные процессы управления временем.
  • Нил Шипман: Академический руководитель, описавший важнейшие навыки управления временем.
  • Уильям Э. Келли : Автор, определивший другие важные навыки управления временем.
  • Стивен Кови: Автор книги под названием 7 навыков высокоэффективных людей , в которой он составил матрицу для управления тайм-менеджментом.

Результаты обучения

Проработав урок, вы должны уметь:

  • Определить тайм-менеджмент
  • Опишите работу Фредерика Тейлора
  • Объясните, почему тайм-менеджмент представляет особый интерес в работе белых воротничков
  • Обобщите теории управления временем Карлы Крутсингер, Нила Шипмана, Уильяма Э. Келли и Стивена Кови.

Три составляющих управления временем

Elance, ведущая в мире платформа для онлайн-трудоустройства, помогает стартапам нанимать и управлять в облаке.Elance щедро помогает многим компаниям Founder Institute, предлагая кредит в размере 100 долларов на услуги Elance и 1000 долларов в счет компании с наивысшим рейтингом каждого выпускного класса осенью 2011 года.

Следующий пост гостя от тренера по продуктивности Кирстин О’Донован был первоначально опубликован в блоге Elance. В нем она объясняет, как эффективно использовать свое время и максимизировать свои результаты, используя три простые концепции — три P.

«Вы когда-нибудь чувствовали себя полностью подавленным, когда думаете обо всем, что вам нужно сделать, или обнаруживаете, что просто не можете справиться со всей работой?

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, есть много областей, на которые стоит обратить внимание.Вы можете начать с понимания того, как вы используете время, которое у вас есть. Затем вы можете определить вредные привычки, а затем вы сможете изучить инструменты, чтобы изменить эти привычки. Вот несколько советов и приемов, которые вы можете применить, чтобы делать больше и чувствовать себя более продуктивно, используя три принципа управления временем: Планирование, Расстановка приоритетов и Выполнение .

Планирование

Есть распространенное выражение, которое гласит: «Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу». Если вы не планируете, вы не будете знать всего, что вам нужно сделать, чтобы сделать проект успешным.Вы можете быть недостаточно подготовлены, столкнуться с неожиданными проблемами, пропустить сроки, и в результате ваша репутация может оказаться под угрозой. Это может привести к чувству подавленности, неорганизованности и стресса. Вы должны понимать ценность планирования — оно может не дать немедленных результатов, но не забывайте, чего вам стоит не планировать.

В конце дня потратьте хотя бы 15 минут на планирование следующего дня. Таким образом, вы проснетесь с четким пониманием того, что нужно сделать, и к концу дня почувствуете, что выполнили то, что вам нужно.Первый шаг — вы должны все записать и ничего не держать в голове. Запишите все это на лист бумаги, в электронную таблицу Excel — все, что вам больше подходит. Также не забывайте включать свои рутинные задачи в свое ежедневное планирование. Выделите определенное количество времени для конкретной задачи и того, сколько времени, по вашему мнению, это займет, но будьте реалистами. Также не забывайте, что ваши действия должны быть краткими — ограничьте действия одним действием. Заполнение всего информационного бюллетеня слишком широкое; вы будете работать над макетом, дизайном или контентом? Вам нужно записывать каждое действие, а не результат.

Итак, теперь вы записали все, что вам нужно сделать, и вы выделили на это время. Что дальше? Какую задачу мы выполняем в первую очередь? В сутках только определенное количество часов, и для того, чтобы быть более продуктивными, нам нужно выполнять задачи, которые принесут нам наибольшую пользу. Это означает, что вам нужно расставить приоритеты и понять, какие задачи требуют действий, и разумно расставить приоритеты.

Расстановка приоритетов

Задайте себе вопрос: если бы я мог выбрать одну вещь из списка, что было бы наиболее важным? Или какие задачи принесут мне наибольшую отдачу от затраченного времени?

После определения самой важной задачи найдите вторую по важности, третью и т. Д. С учетом распределения времени для каждой.Вы можете сгруппировать свои задачи по различным категориям, и это поможет вам расставить приоритеты, хотя большую часть вашего времени следует тратить на категории 1 и 2 ниже:

  1. Важное и срочное: Эти задачи требуют ответа в короткие сроки. Вам нужно выполнять эти задачи, потому что они срочны, но помните, что если вы продолжаете тушить пожар, вы не уделяете времени другим важным, но не срочным задачам.
  2. Важно и не срочно: Это требует действий, и хотя это не нужно делать сегодня, это необходимо сделать в конечном итоге.В этой категории вам следует проводить большую часть своего времени.
  3. Срочно, но не важно: Эти задачи требуют немедленных действий, но не имеют высокого приоритета. Это случается, когда вы обнаруживаете, что слишком многому говорите «да» для других людей, или когда вас прерывают.
  4. Ни срочно, ни важно: Это, вероятно, стоит делать в какой-то момент, но часто это случаи напряженной работы, часто отвлекающей, такой как очистка электронной почты, уборка стола и другие отвлекающие факторы.Эти задания дают вам ощущение занятости.
  5. Потраченное впустую время: Лучше ли вам провести время в другом месте? Стоит ли заниматься этой задачей? Можно ли это делегировать?

Выполнение

После того, как вы спланировали и расставили приоритеты, вы должны действовать! Это означает, что вам нужно сосредоточиться на одной задаче, пока она не будет выполнена на 100%! Вы должны пройти его, не отвлекаясь и не отвлекаясь. Выключите мобильное устройство и закройте электронную почту; удалите те отвлекающие факторы, которые, как вы знаете, у вас обычно есть.Это повысит вашу продуктивность, а также качество и количество вашей работы. Если вы сосредоточитесь на выполнении одной задачи за раз, вы удивитесь, как много вы можете сделать! Кроме того, не забывайте следить за своей энергией (как вы себя чувствуете) и выполнять важные дела, когда вы наиболее энергичны и внимательны.

Помните, что Планирование, расстановка приоритетов и Выполнение — ключи к успеху. И помните, если вы не можете найти больше времени, измените способ использования времени, которое у вас уже есть! »

Кирстин О’Донован — инструктор по продуктивности, помогая людям, которые борются с тайм-менеджментом, организацией и прокрастинацией, достичь своих целей, улучшить организацию и получить контроль над своим временем.

Очень простой учебник по тайм-менеджменту

Эффективное управление временем — один из ключевых навыков выживания и процветания в современном мире. Большинству из нас необходимо совмещать потребности и обязанности в семье, карьере и личных интересах, и это может быть непростой задачей. Ежедневная тревога и непреодолимое ощущение, которое возникает каждый раз, когда мы видим, что день подходит к концу с большим списком незавершенных задач; можно превратить в полноценный опыт, если мы сможем управлять временем (а не просто тратить его).

В основе тайм-менеджмента (TM) не так много науки, большинство теорий и концепций основаны на личном опыте, здравом смысле и некоторых общих концепциях управления. Конечно, не существует универсального решения, но есть несколько здравых базовых концепций, которые, вероятно, будут полезны всем, кто интересуется ТМ.

Есть три категории концепций, которые необходимо учитывать для достижения эффективности. Это правила, инструменты и привычки.

Правила

Это два довольно простых и легко запоминающихся правила

Быть занятым очень неэффективно

Если вы чувствуете себя занятым или перегруженным, это означает, что вы делаете что-то неправильно; это свидетельствует о том, что у вас много незавершенных задач, вы теряете над ними контроль и не можете управлять своими приоритетами.Если это случилось с вами, пора все остановить, сесть, расставить приоритеты, пересмотреть свой процесс и начать заново. Хорошая аналогия — это то, что однажды сказал мне Джим Коллетти (@jimcollettimd); «это как в море, если вы тонете, вам нужно изменить приоритеты; Если вы плаваете, вам нужно сосредоточиться на своей карьере и ставить цели. Плавание — это когда все находится в равновесии, другими словами, вы находитесь в нужной зоне и продуктивно продвигаетесь вперед ».

Агрессивное игнорирование

Мы простые люди.Иногда мы неправильно расставляем приоритеты, и, конечно же, очень немногие люди могут выполнять несколько задач одновременно и управлять несколькими ролями и проектами. Постоянное поведение эффективных людей заключается в том, что они жестоко сосредотачиваются на одном самом важном для них и агрессивно распоряжаются своим временем и задачами, игнорируя все, что не важно для единственной самой важной цели. Если что-то, что вы игнорируете сегодня, важно, вы можете не осознать этого, пока не станет слишком поздно.

Инструменты

Цели и ценности

Это, наверное, самая важная вещь в ТМ, но ее часто забывают или не замечают.Вам нужно знать, что в вашей жизни важно. Обычно это проблема баланса между работой и личной жизнью, но это также вопрос того, в какое время вы находитесь и каковы ваши основные ценности. Может быть, в течение нескольких лет вы концентрируетесь на карьере, а затем на семье.

Нет однозначного ответа на вопрос, что важно. Со временем все меняется; но вы должны быть правдивыми и проницательными и решить, что является самым важным и на что вы вкладываете свое время и силы.

Приоритеты

Приоритеты основаны на ваших целях и ценностях, и когда вы их определили, пора воплотить их в жизнь.Приоритеты отличаются от задач, обычно задачи являются побочным продуктом приоритета и обычно самоочевидны. Установка приоритетов требует тщательного планирования и будет зависеть от множества ресурсов, потребностей и внешнего давления. Старая система Эйзенхауэра, согласно которой сначала нужно делать важное и срочное, затем важное несрочное и, наконец, неважное и несрочное, по-прежнему является разумным советом.

Наконец, при расстановке приоритетов постарайтесь определить задачи, которые потенциально могут стать домино; Это означает, что если вы это сделаете, в результате этого действия произойдет много других вещей, например, проект, который открывает возможности для других проектов, или определение задачи / проблемы, которая является узким местом.

СПИД

Чтобы быть эффективным, вам нужно иметь довольно четкое представление о том, что вам нужно делать, когда вы должны это делать, и иметь все необходимые ресурсы для этого. Кроме того, очень удобно иметь возможность использовать неожиданное свободное время или время ожидания, чтобы очистить некоторые задачи из вашего почтового ящика. Я бы рекомендовал иметь три вида вспомогательных средств.

Список дел

Вероятно, это основа вашей системы повышения эффективности, на которой построено все остальное.Список должен включать все задачи во всех сферах вашей жизни, включая личную, семейную и карьеру. Помимо того, что список дел является исчерпывающим, он должен состоять из значимых, дискретных элементов, требующих действий; вместо «домашних дел» нужно использовать что-то конкретное, «например, уборку логова».

Два сложных аспекта списка дел — это расстановка приоритетов и планирование времени. Каждая задача должна иметь определенную степень приоритета в зависимости от того, что важно для вас в данный момент; не очень важная задача, которая должна быть назначена завтра, будет иметь более высокий приоритет, чем очень важная задача, которая должна быть выполнена через 6 месяцев.Составление бюджета времени сложно, и это навык, который улучшится с практикой.

Ключ к тому, чтобы избежать промедления в списке дел, состоит в том, чтобы сразу же зафиксировать важные и высокоприоритетные проблемы и попытаться решить их первыми, если это не выполнимо или неэффективно. Представьте себе задачи в виде камней, чем важнее задача, тем больше камень, и камень находится перед вами; вы не сможете сделать ни шага, если не позаботитесь о скале.

Календарь

Календари очень важны.Они служат графическим представлением данных о вашем времени, в отличие от списка дел, который служит представлением задач / вещей. Этот инструмент полезен, чтобы иметь представление о событиях (единицах времени), сроках, важных датах и ​​встречах (ах!), Приближающихся к вам. Ключевой важной особенностью современного календаря является ваша способность делиться им с важными людьми в вашей жизни; таким образом они смогут увидеть, доступны ли вы или нет, и появятся ли в ближайшее время важных вещей и . См. Параграф ниже о бюджете времени.

Информационная база

Ежедневно мы имеем дело с большими объемами данных. Мы управляем документами, файлами, изображениями, заметками, клипами с данными с веб-сайтов и т. Д. Типичной ошибкой многих людей является хранение данных в разных местах, а иногда и в недоступных местах. Для максимальной эффективности вы должны иметь возможность очищать нагрузку от задач на месте, и вы можете делать это, используя время простоя, особенно неожиданное время простоя. Для этого вам необходимо иметь доступ к своему списку дел, календарю и файлам (информации) из любой точки мира.Моя обычная рекомендация — получить хорошую облачную службу (например, Evernote, Google Drive или DropBox) и часто делать резервные копии на твердотельном носителе. Ключ не в том, чтобы использовать облако, а в том, чтобы хранить все ваши данные в уникальном, последовательном и легкодоступном месте.

Привычки

Планирование требует планирования

Это может показаться очевидным, но многие люди забывают, что эффективность требует тщательного планирования.Вы должны вкладывать время в расстановку приоритетов, разработку системы и ее совершенствование, пока она не будет работать на вас. В то же время не тратьте слишком много времени на подготовку, это действительно важно. Либо вы страдаете болью дисциплины, либо болью сожаления. Другими словами, вы можете заплатить сейчас или заплатить позже.

Значимые задачи

Определение актуальных задач обычно не является проблемой. Проблема возникает из-за кризисов и когда задача оказывается неожиданной. Ключевой навык — превратить проблему в значимую задачу, не только необходим для определения того, что вам нужно что-то сделать, но и для определения сути задачи и того, что на самом деле нужно сделать.Разделение задач на минимально значимые единицы для последующего включения их в список дел — это самая важная способность, которую вам нужно развить.

Составление бюджета времени

Составить бюджет сложно. Ключевой характеристикой человека является сложность расчета и оценки времени. Неизменным для большинства из нас является время, отведенное на задачу, если оно намного меньше, чем это действительно необходимо. К счастью, этот навык со временем улучшается. Старое правило оценивать время, а затем умножать его на три, по-прежнему разумно.Дополнение к времени планирования бюджета — не забудьте выделить время для , занимающегося делами , и время, которое вы можете провести с семьей или чем-то, что вам действительно нравится (бег, готовка, фильмы и т. Д.).

Просто скажи нет

Распространенная ошибка — попытаться достичь как можно большего с помощью имеющихся у нас ресурсов (времени, интеллекта, энергии). Предостережение: мы сильно недооцениваем количество ресурсов, необходимых для выполнения задач. Это привело нас с очень полной тарелкой, и мы едва справляемся.Эта неспособность приведет к невозможности выполнить то, что требуется или обещано, что приведет к главному греху ненадежности. Все время говорить «да» приведет к непосильным обязанностям, а отказ — к разочарованию друзей и начальников. Конечно, вам нужно будет найти баланс, но баланс скорее в сторону «нет», чем «да». Следуя предыдущим идеям, успех обычно приходит, когда вы можете жестко сосредоточиться на том, что важно, и игнорировать все остальное, следуя своим приоритетам.В этом вам поможет небольшая тарелка.

Береги себя

Первое правило — не становиться жертвой своего тайм-менеджмента. Самый главный приоритет — это вы (и люди, которых вы любите). Вам нужно выделить ресурсы, чтобы позаботиться о себе. Старайтесь как можно больше спать, правильно питайтесь и занимайтесь спортом.

Получить место

Место, где вы можете сосредоточиться для выполнения задач, — это очень хорошо, но не обязательно.Это не обязательно должно быть красивое место или даже не настоящее физическое пространство. Что полезно, так это время и среда, защищенная для вас, чтобы вы могли производить и выполнять свой список дел. Все разные, для кого-то идеален кухонный стол в окружении шумных детей, для кого-то необходима тишина публичной библиотеки или, может быть, местной кофейни.

Не использовать одновременно

Это просто, многозадачность, наверное, невозможна.Когнитивная психология показала, что многозадачность — это не настоящий навык, каждый раз, когда задача добавляется к другой, внимание и производительность значительно снижаются. Вы должны очень хорошо выполнять быстрые последовательные и квазипоследовательные (делать одно дело, останавливаться, делать другое и возвращаться) задач. Как я сказал до тошноты, вам нужно сосредоточиться на одном, и только на одном.

Теги: Без категории

Управление временем: покорение часов

Управление временем: покорение часов

Синди Брауэр

Чтобы научиться управлять своим временем, нужно время — любопытная дилемма для всех тем, кто сталкивается с незавершенными списками дел, впечатляющей рабочей нагрузкой и бесконечные отвлечения и отвлечения.Преодолевая безжалостное давление часов требует затрат времени, дисциплины и настойчивости — но эффективного времени менеджмент приносит ценные награды в виде повышения производительности, ясности фокусировки и снижение стресса. Это было послание недавних тренингов по тайм-менеджменту. проведено Катариной Грувер, специалистом по обучению The Scripps Research Институт (ЦНИИ) Отдел кадров.

Тренинг в кампусе Калифорнии охватывал две темы: создание персональная система управления временем для организации задач и повышения производительности техники и стратегии.

Пятиэтапный план

Персональная система управления временем должна быть адаптирована к работе и жизни человека. стиль — простой в использовании и гибкий, — объяснил Грувер, опираясь на книгу Getting Things Done: The Art of Stress-Free. Производительность, Дэвид Аллен

In Getting Things Done , Аллен описывает пятиэтапный план действий по управлению личным временем:

  • Захватить все физические, умственные и прочие задачи, обязательства и идеи, используя легкодоступный инструмент (блокнот, смартфон, ноутбук), чтобы «иметь место на улице». ваш разум для передачи всей информации.»Храните эти задачи и обязательства в точки сбора, такие как компьютерные файлы, корзины для входящих сообщений, подносы на столе, голосовая почта сообщения и почтовые ящики.
  • Уточнить элементы, требующие действий, вытекающие из зафиксированных задач и обязательств. Если задача не требует действий, удалите его, заархивируйте как ссылку или поместите в раздел «когда-нибудь / может быть» список. Если возможно, сделайте задание за две минуты или меньше; в противном случае делегировать задача или отложить ее до календаря или списка.
  • Организовать задачи: в календаре, ежедневнике или программах, категоризация каждой задачи в списке по следующему требуемому действию, проекту или «ожидать.”
  • Отражение на статус задачи и проекта с ежедневной, еженедельной и случайной «общей картиной» обзоры.
  • Занять в ежедневных задачах, имея в виду приоритеты, время и энергию каждой задачи требования и необходимые инструменты.

Принятие личного распорядка времени требует усилий, сказал Грувер, отдача — оставаться сосредоточенным и выполнять задачу каждый день.

Советы и методы

Грувер далее изложил стратегии и методы поддержки времени. система управления.В обсуждениях в малых группах участники сессии применяли советы по сценариям из реальной жизни.

Классификация задач . Стивена Кови Техника Time Matrix, описанная в его книге The 7 навыков высокоэффективных людей , предоставляет инструмент для оценки деятельности и проекты в зависимости от их важности и срочности, перечисляя задачи в конфигурация четырех квадратов — Необходимость; Производительность и баланс; Обман; а также Расточительство и избыток. Он советует справиться с необходимыми неотложными задачами, но сосредоточиться на по проектам «Продуктивность и баланс», которые требуют планирования, подготовки и налаживания взаимоотношений.Избегайте задач, связанных с обманом (ненужные перерывы, ненужные отчеты и собрания и т. нерелевантные телефонные звонки, электронная почта и т. д.

Установить приоритеты . Установка приоритетов может помочь контролировать каждый будни. Сначала просмотрите задачи дня; выберите 10 лучших и запишите три самых важных. Возьмитесь за первую большую задачу, а затем второй и третий. При необходимости выполняйте более мелкие задачи.

Минимизируйте отвлекающие факторы .К минимизировать отвлекающие факторы, мешающие прогрессу в выполнении задач, — предложил Грувер. закрыть дверь офиса и интернет-браузер, надеть наушники, позволить звонки отправляются на голосовую почту и настраиваются доступное и недоступное время для взаимодействие с коллегами.

Уважайте свои энергетические уровни . Расписание деятельность, соответствующая личной продуктивности и уровню энергии. Работайте интенсивно или сложные задачи, когда они наиболее продуктивны и энергичны. Пакетная рутина, менее требовательная задачи на случай усталости.

Создание подпрограмм . Наконец, создайте утренние и вечерние распорядки для повышения производительности. Например, утро рабочий распорядок может включать в себя приход в определенное время каждый день, работу над самая важная задача дня в течение часа, затем проверка и ответ на электронную почту в течение 30 минут. Вечерний распорядок может включать выполнение всех задач в определенное время, потратив следующие 15 минут на определение наиболее важная задача и сборка необходимого материала, и, наконец, проверка и отвечать на электронные письма еще 20 минут.

Тайм-менеджмент — один из нескольких учебных ресурсов, предлагаемых TSRI. сотрудники. Список курсов и дополнительную информацию можно найти на сайте Training Веб-страница ресурсов.

Отправляйте комментарии по адресу: press [at] scripps.edu

Совершенствуйте свои навыки и методы управления временем

Техники — это совокупность навыков. Сила использования техник заключается в том, что эксперт уже отработал их за вас. Поэтому все, что вам нужно сделать, это применить их.Ниже приведены некоторые из основных текущих методов управления временем.

  • Pomodoro: Созданный разработчиком программного обеспечения Франческо Чирилло, pomodoro — это метод управления временем, названный в честь итальянского слова «помидор». Чирилло вдохновил этот метод на томатный таймер, который он использовал, чтобы сосредоточиться во время учебы в университете. Вы устанавливаете таймер (не обязательно в форме помидора) на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы выполнили один помидор.Сделайте небольшой перерыв примерно на две минуты, во время которого вы можете просмотреть этот рецепт или поиграть с собакой. Снова установите таймер. Выполните четыре помидора. Затем сделайте более длительный перерыв.
  • 18 минут: Этот метод взят из книги « 18 минут: найдите свой фокус, научитесь отвлекаться и сделайте правильные вещи» , написанной Питером Брегманом. По сути, это работает так:
  • Каждое утро выделяйте пять минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
  • Каждый час потратьте одну минуту на размышления о том, продуктивно ли вы использовали этот час.
  • Каждый вечер выделяйте пять минут на оценку того, чему вы научились и чего достигли за этот день.
  • Реакция домино: Предложено автором Амитом Оффиром в его книге 24/8 — Секрет мегаэффективности путем достижения большего за меньшее время , этот метод утверждает, что со временем некоторые виды деятельности имеют большую совокупную окупаемость, чем другие. Наиболее часто цитируемым примером активности реакции домино является написание книги, которая предположительно продолжает приносить доход даже после ее завершения.Например, с книгой вы можете получить интервью или приглашения поработать над другими проектами.
  • Getting Things Done: Getting Things Done (GTD) — это методология организации и управления временем, разработанная Дэвидом Алленом и обсуждаемая в его одноименной книге 2001 года. Сам Аллен описывает это как «набор передовых практик, которые позволяют вам освободить больше места в голове, чтобы у вас было больше возможностей, внимания и способности сосредоточиться на самых значимых вещах».

Система GTD состоит из пяти основных этапов:

  • Собрать: Соберите все записки и банкноты, засоряющие ваше пространство, и запишите все встречи, идеи или задачи.
  • Процесс: 400 раз в день в течение нескольких секунд просматривайте эти элементы. Просмотрите каждый из них в том порядке, в котором они появляются в вашем списке или почтовом ящике, чтобы решить, что вам нужно. Сможете ли вы выполнить задание? Можете ли вы делегировать это? Вам нужно подождать, чтобы закончить, или вы можете подождать, чтобы закончить?
  • Организовать: Выбросьте, отправьте в архив или добавьте в календарь или список дел.
  • Обзор: Проверяйте свой почтовый ящик, календарь, список дел, свой офис или то, что у вас на уме, так часто, как вам нужно, чтобы сохранять ясность ума и не беспокоиться.
  • Сделай: Начни или заверши свои задачи. В отличие от других советов, которые советуют сначала выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает вам пытаться делать что-то в контексте по мере их возникновения.

Для Аллена прелесть системы в том, что вы можете начать, где бы вы ни находились, даже если вы сидите в лесу из стопок бумаг. «Все, что вам нужно сделать, это взять что-то из кучи и сказать: Что это, черт возьми? и Что мне нужно сделать дальше? Многие системы начинают с того, что вы должны ставить цели, организовываться, расставлять приоритеты, иметь цель и т. Д., и большинство людей говорят: Да, да, да, я должен . Но наша повседневная и повседневная жизнь находится вне нашего контроля, и если это выходит из-под нашего контроля, попытки ставить цели или устанавливать более широкое видение просто сожгут для нас еще больше предохранителей ».

  • Timeboxing: С помощью этого метода вы устанавливаете конкретную дату начала и крайний срок, тем самым ограничивая время для работы над задачей или проектом. Используйте это самостоятельно или в команде на рабочем месте. Scrum, структура для управления проектами, которая подчеркивает командную работу, подотчетность и постепенное продвижение к четко определенной цели, использует различные временные рамки, включая спринт, который представляет собой временной интервал в один месяц или меньше.
  • POSEC: Этот метод тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и является риффом на иерархию человеческих потребностей Абрахама Маслоу. POSEC помогает вам достичь ваших целей ( самоактуализация на языке Маслоу), рекомендуя вам блокировать. Если вы правильно выполните шаги POSEC, вы сможете масштабировать иерархию Маслоу, чтобы достичь личного счастья. Шаги POSEC следующие:
  • Расставьте приоритеты и определите свои цели и задачи, а также расположите их по наиболее важным и достижимым за отведенное время.
  • Организуйте и определите, как лучше всего выполнять повседневные задачи, например кормить кошку или покупать продукты.
  • Оптимизируйте и упростите дела, которые вы должны делать, но не хотите делать, чтобы у вас было больше времени и энергии для других дел.
  • Экономьте и уменьшайте количество несрочных вещей.
  • Внести вклад. Достижение ваших целей и задач должно дать вам возможность отдавать что-то обществу. Вы также можете рассматривать этот шаг как отсроченную отдачу от определенных действий.
  • Методика COPE: Американский эксперт по производительности Пегги Дункан разработала методику совмещения, которая включает следующие этапы:

  • Ясно: четко обозначьте свои цели.
  • Организовано: Организуйте все, что вы должны сделать.
  • Продуктивно: расставьте приоритеты для своих задач и целей.
  • Эффективно: Работа над завершением приоритетных задач.
  • Техника сортировки: Изобретенная во время наполеоновских войн для определения степени серьезности болезней солдат, вы можете применить эту базовую концепцию к любой организации и вопросам управления временем.Определите, к какой из этих трех категорий относятся ваши задачи:

  • Вещи важные, но не срочные. Планирование послесреднего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
  • Вещи, которые являются пустой тратой времени. Например, научиться укладывать плитку и покупать все необходимые материалы для одного пола в ванной комнате площадью 20 квадратных футов может не стоить усилий, если вы не планируете снова облицовывать плиткой другой пол в своей жизни.
  • Вещи, требующие немедленных действий.Если вы студент, сдает экзамен SAT через неделю, вам нужно учиться прямо сейчас. Если вы менеджер магазина, а между покупателем и продавцом ведется жаркая перепалка, вам нужно немедленно разрядить ситуацию.
  • Техника сортировки: Изобретенная во время наполеоновских войн для определения степени серьезности болезней солдат, вы можете применить эту базовую концепцию к любой организации и вопросам управления временем. Определите, к какой из этих трех категорий относятся ваши задачи:

  • Вещи важные, но не срочные.Планирование послесреднего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
  • Вещи, которые являются пустой тратой времени. Например, научиться укладывать плитку и покупать все необходимые материалы для одного пола в ванной комнате площадью 20 квадратных футов может не стоить усилий, если вы не планируете снова облицовывать плиткой другой пол в своей жизни.
  • Вещи, требующие немедленных действий. Если вы студент, сдает экзамен SAT через неделю, вам нужно учиться прямо сейчас. Если вы менеджер магазина, а между покупателем и продавцом ведется жаркая перепалка, вам нужно немедленно разрядить ситуацию.
  • Метод Эйзенхауэра или таблица тайм-менеджмента Кови: Мы можем проследить этот метод до Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего союзными экспедиционными войсками во Второй мировой войне и 34-го президента США. Это было вдохновлено его комментарием: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Организационный гуру Стивен Кови адаптировал этот метод в своей книге Семь навыков высокоэффективных людей . Кови придумал свою версию техники — сетку управления временем .Сетка представляет собой прямоугольник, содержащий четыре квадранта:
  1. Срочно и важно: Сначала выполните эти задачи. Пример — бег за собакой, если она выбегает на улицу.
  2. Важно, но не срочно: Поместите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книги для повышения квалификации или перемещение сеялки для чистки палубы.
  3. Срочно, но не важно: Эти элементы включают прерывания, например чтение нежелательной почты вместо выключения телефона или компьютера.
  4. Не срочно и неважно: Эти предметы имеют наименьшую прямую ценность и отвлекают вас от ваших приоритетов.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность попадает в квадранты 1 и 3. Постарайтесь сосредоточиться на деятельности из квадранта 2. Хотя этих занятий зачастую легко достичь, они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни. Чтобы использовать сетку управления временем или матрицу , добавьте элементы списка дел в каждое поле по своему усмотрению.Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента анализа, сделав шесть копий и используя по одной на каждый день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите еженедельные занятия для каждого квадранта и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них. Мы включили шаблоны коробки Эйзенхауэра, которые вы можете скачать, распечатать и использовать для отслеживания своего использования времени.

Скачать шаблон матрицы управления временем

Слово | Smartsheet

  • A – B – C Метод: Руководители изначально использовали метод ABC для управления цепочкой поставок, чтобы определить, какие запасы приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий.В целях управления временем вы применяете эту технику, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в методе Эйзенхауэра, каждая категория представляет свой уровень приоритета:
  • A = важно и срочно
  • B = важно, но не срочно
  • C = не важно и не срочно

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из своих задач к соответствующей категории. Теперь в каждой группе расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1 и так далее.

  • Анализ Парето (времени и результата): Люди иногда называют это принципом 80-20. Часто уничижительно применяемый к человеческой деятельности, такой как работа и волонтерство, анализ Парето описывает воспринимаемое явление, при котором 20 процентов людей, как утверждается, производят 80 процентов результатов, в то время как остальные 80 процентов людей сидят и говорят о результатах. и судить о действиях других. Вы можете применять этот метод вдумчиво и без осуждения в своей личной жизни или в своей рабочей команде.Подумайте, какие действия или процессы дают наибольшие результаты. Это должно лечь в основу ваших усилий.

  • Как работают вместе методы ABC и Парето: Посмотрите на свою группу А и определите, какие задачи вы выполняете быстрее всего. Тогда сделайте это. Вы можете делать это за 20 процентов своего времени.

Каковы 5 ключевых элементов тайм-менеджмента? — MVOrganizing

Каковы 5 ключевых элементов тайм-менеджмента?

Пять ключевых элементов тайм-менеджмента: благоприятная среда, установка приоритетов, устранение не-приоритетов, постановка целей и формирование правильных привычек.

Каковы основные цели тайм-менеджмента?

Управление временем: набор навыков здравого смысла, которые помогут вам продуктивно использовать свое время и научиться:

  • Определите, какие дела у вас важны, а от каких можно отказаться.
  • Используйте свое время максимально эффективно.
  • Избавьтесь от отвлекающих факторов, которые тратят время впустую.
  • Дайте себе больше времени, чтобы расслабиться и насладиться жизнью.

Что такое хорошие примеры тайм-менеджмента?

Семь навыков тайм-менеджмента, которыми практикуют успешные люди

  • Начни свой день рано.
  • Установите приоритеты и цели при планировании своего дня.
  • Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
  • Научитесь делегировать полномочия.
  • Примените правило 80/20.
  • Карандаш через некоторое время для отвлекающих и отвлекающих факторов.
  • Не говори часто и овладей искусством коротких встреч.

Как вы управляете своим временем?

Список советов по эффективному управлению временем

  1. Ставьте цели правильно. Ставьте достижимые и измеримые цели.
  2. Расставляйте приоритеты с умом. Расставляйте приоритеты задач по важности и срочности.
  3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи.
  4. Сделайте перерыв между задачами.
  5. Организуйтесь.
  6. Удалить несущественные задачи / действия.
  7. Планируйте заранее.

Как вы распоряжаетесь своим временем на работе?

10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

  1. Посчитайте, как вы в настоящее время проводите свое время.
  2. Создайте ежедневный график и придерживайтесь его.
  3. Расставляйте приоритеты с умом.
  4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.
  5. Избегайте необходимости выполнять несколько задач одновременно.
  6. Назначьте временные рамки для задач.
  7. Встраивать буферы.
  8. Научитесь говорить «нет».

Как вы решаете несколько задач на работе?

Вот несколько способов помочь вам держать все под контролем при одновременной работе над несколькими проектами.

  1. Составьте список дел перед началом дня.
  2. Определить срочную VS.
  3. Запланируйте время для прерываний.
  4. Создайте свободное от электронной почты время дня.
  5. Распределите ваши задачи по времени.
  6. Обновите свой набор навыков.
  7. Инвестируйте в инструменты тайм-менеджмента.

Как я могу работать эффективнее?

Повысьте продуктивность и станьте высокоэффективным с помощью этих привычек:

  1. Сосредоточьтесь в первую очередь на самых важных задачах.
  2. Развивайте глубокую работу.
  3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не терять концентрацию.
  4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов.
  5. Используйте правило 80/20.
  6. Разбивайте задачи на более мелкие части.
  7. Делайте перерывы.
  8. Принимайте меньше решений.

Какое приложение для управления временем самое лучшее?

Лучшие приложения для управления временем

  • Todoist.
  • Календарь.
  • nTask.
  • Таймер Be Focused.
  • Усилитель фокусировки.
  • Kiwake App.
  • Loop — Отслеживание привычек.
  • [адрес электронной почты]

Clockify действительно бесплатна?

Да, действительно! Clockify — единственный бесплатный инструмент для отслеживания времени, доступный для команд любого размера. Вы и ваша команда можете использовать Clockify, даже если у вас сотни пользователей!

Какие четыре инструмента тайм-менеджмента?

Управление временем действительно сводится к четырем ключевым областям: задачи, время, люди и информация. Для этого есть четыре основных инструмента, которые каждый должен иметь под рукой.

Как вы управляете временем и расписанием?

Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

  1. Создать временной аудит.
  2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.
  3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.
  4. Планируйте заранее.
  5. Проведите утро в Массачусетском технологическом институте.
  6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.
  7. Устранение неполной работы.
  8. Измените свое расписание.

Каковы навыки управления временем?

«Управление временем» — это процесс организации и планирования распределения времени между конкретными видами деятельности.Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико. Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Как мне управлять своим распорядком дня?

Как составить эффективное ежедневное расписание за 5 шагов

  1. Начните свой день с самой важной работы.
  2. Составьте идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»
  3. Используйте «временную блокировку», чтобы переключиться с реакции на контроль своего времени.
  4. Установите минимальную доступность (10–15 минут).

Как вы распределяете свое время и расставляете приоритеты?

Как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки, когда все в порядке # 1

  1. Соберите список всех ваших задач. Соберите воедино все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день.
  2. Определите срочное и важное.
  3. Оценить стоимость.
  4. Упорядочить задачи по оценкам трудозатрат.
  5. Будьте гибкими и адаптируемыми.
  6. Знайте, когда резать.

Как вы организовываете повседневные дела на работе?

5 простых способов организовать работу

  1. Создайте процедуру. В первый день работы начните организационную систему.
  2. Собственно использовать свой почтовый календарь. Отличный способ быть в курсе встреч, сроков и задач — использовать существующий календарь в вашей учетной записи электронной почты.
  3. Имейте центральный список дел.
  4. Не бросайте электронную почту.
  5. Сделайте так, чтобы ваше рабочее место работало на вас.

Как вы организуете планирование и расставляете приоритеты в своей работе?

Тем не менее, есть несколько рекомендаций, которые помогут вам расставить приоритеты в работе и ответить на вопросы о ваших навыках управления временем.

  1. Составьте список дел.
  2. Оцените свой список дел.
  3. Опубликуйте свой список дел.
  4. Отметьте свои обязанности.
  5. Избегайте ненужных задач.
  6. Установите реалистичные сроки.
  7. Установите время перерыва.

Как вы расставляете приоритеты в своей работе?

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

  1. Семь стратегий приоритизации задач на работе.
  2. Имейте список, содержащий все задачи в одном.
  3. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей.
  4. Выделите то, что срочно.
  5. Расставьте приоритеты по важности и срочности.
  6. Избегайте конкурирующих приоритетов.
  7. Учитывайте усилия.
  8. Постоянно пересматривайте и будьте реалистичны.

Почему важно планировать рабочие задачи и расставлять приоритеты?

При правильном использовании времени и расстановке приоритетов в деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы.Приоритизация помогает вам сосредоточиться на важных задачах, удерживая их наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, качество работы улучшается.

Приоритезация — это навык?

Расстановка приоритетов — это ключевой навык, который вам нужен, чтобы наилучшим образом использовать свои собственные усилия и усилия вашей команды. Это поможет вам выделить время там, где оно наиболее необходимо, освободив вас и членов вашей команды от задач, которые можно будет решить позже. Так что использование конкретных инструментов приоритизации может иметь больше смысла.

Как я могу улучшить свои навыки определения приоритетов?

Ниже приведены 8 советов, которые помогут вам лучше управлять своим временем, повысить продуктивность и эффективно расставить приоритеты для рабочих нагрузок.

  1. 1) Составьте список дел.
  2. 2) Регулярно пересматривайте свою рабочую нагрузку.
  3. 3) Сконцентрируйтесь на самом важном.
  4. 4) Установите реалистичные сроки.
  5. 5) Дайте время для перерывов.
  6. 6) Структурируйте свою рабочую нагрузку.

Как вы расставляете приоритеты?

10 способов расставить приоритеты в жизни

  1. Создайте свой список.
  2. Определите необходимые задачи вместо ненужных.
  3. Не перегружайте себя.
  4. Будьте готовы к компромиссу.
  5. Оцените свои самые продуктивные дни недели.
  6. Сначала беритесь за самую сложную задачу.
  7. Планируйте заранее.
  8. Распознавание приоритетов станет набором навыков.

Каковы ваши 5 главных жизненных приоритетов?

Каковы 7 главных жизненных приоритетов?

  • Ваша жизненная миссия.Ваши жизненные миссии — это приоритеты, которые придают вам смысл и счастье.
  • Физическое здоровье. Ваше здоровье очень важно и должно быть первым в вашем списке приоритетов.
  • Качественное времяпрепровождение с семьей.
  • Здоровые отношения.
  • Психическое здоровье.
  • Финансы.
  • Самосовершенствование.

Какие существуют типы приоритета?

Приоритет делится на три типа: низкий, средний и высокий, тогда как уровень серьезности делится на пять типов: критический.основные, средние, второстепенные и косметические.

Как вы управляете конкурирующими приоритетами?

  1. График работы эффективно. Ваш первый шаг — прояснить свои текущие приоритеты и эффективно управлять своим расписанием.
  2. Сроки согласования. Определив приоритеты, взгляните на свои обязанности и определите сроки, которые вам нужно пересмотреть.
  3. Управляйте ожиданиями.
  4. Будьте профессионалом.
  5. Будьте гибкими.

Как вы управляете временем собеседования?

Итак, как вы ответите на вопрос собеседования: «Как вы распоряжаетесь своим временем? «Это образец ответа:« Я составляю список.Я придумываю порядок действий, размышляя о том, какие задачи являются срочными и насколько важна каждая задача.

В чем разница между серьезностью и приоритетом на примере?

Уровень серьезности ошибки — это степень воздействия дефекта на систему; тогда как приоритет ошибки — это степень серьезности, которая повлияла на систему. Серьезность связана со стандартами и функциональностью системы; тогда как приоритет связан с планированием. Однако приоритет ошибки может отличаться.

Какой пример с высоким уровнем серьезности и низким приоритетом?

Другими словами, он определяет влияние, которое данный дефект оказывает на систему.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.