Тайм менеджмент основы: менеджмент — секреты и способы управления временем

Содержание

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

  • предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
  • владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
  • владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
  • контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода.

Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

  • чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
  • чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
  • чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
  • чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
  • чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно.

Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач.

Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее.

Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том,

как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли

. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

  • цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
  • вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
  • вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
  • вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

  • в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
  • с помощью SEO-продвижения;
  • с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
  • с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

  1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
  2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
  3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?
  1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
  2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
  3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?
  1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
  2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
  3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

  1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
  2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
  3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
  4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
  5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем


Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

 

Содержание

  1. Многообразие форм тайм-менеджмента
  2. Определение целей управления временем
  3. Этапы управления временем: прежде чем начать
  4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

 

 

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

 

 

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

  • замедляемся,
  • ошибаемся,
  • стрессуем,
  • перестаем чувствовать жизнь,
  • начинаем забывать важные вещи,
  • разрушаем отношения с близкими,
  • становимся эмоционально нестабильными,
  • теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

  • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
  • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
  • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
  • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
  • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

  • Запланируйте задачу.
  • Поставьте таймер на 25 минут.
  • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
  • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
  • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
  • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

  • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
  • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
  • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

5 основ тайм-менеджмента

В наше время очевидно, умение управлять своим временем — залог не только профессионального успеха, но и гармоничной жизни без суеты. Так как же сделать время своим другом и союзником?

Я расскажу о нескольких эффективных инструментах, которые помогут вам в самоорганизации.

1. Осознайте ценность времени!

Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: «Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т. д. и т. п.». 

Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.

2. Начните фиксировать расход времени!

В течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10 — 15 минут фиксируйте свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.

В процессе выполнения этого упражнения хорошо проявляются «хронофаги»- «пожиратели времени»- дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время.

«Хронофагами» могут быть:

  • излишнее просиживание у телевизора или в интернете,
  • неграмотная система ведения дел («бумажные завалы» или отсутствие четкой цели),
  • персональная неорганизованность («сидром откладывания» или чрезмерная суетливость),
  • люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел.

Попробуйте выявить три-пять типичных для себя «хронофагов» и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Результаты не заставят себя ждать!


3. Используйте свои пять пальцев для контроля за делами и временем!

Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.

  • М (мизинец) — мысли, знания, информация. «Что нового я сегодня узнал?», «Какие знания приобрел?»,
  • Б (безымянный палец) — близость к цели. «Где я нахожусь относительно достижения желаемого?», «Что я сегодня сделал, чего достиг?».
  • С (средний палец) — состояние. «В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?», «Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?», «Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?».
  • У (указательный палец) — услуга, помощь, сотрудничество. «Чем я сегодня помог другим?», «Познакомился ли я с новыми людьми?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?»,
  • Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. «Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?», «Как позаботился о своем хорошем самочувствии?»

4. Стремитесь к результатам, а не к затраченным усилиям.

Каждая из вас встречала людей, которые нервно и гордо заявляют, что не были в отпуске уже три года, а выходные у них бывают раз в месяц. Это вовсе не говорит об их профессиональной значимости, а служит явным сигналом о неполадках в их системе самоорганизации.
Важен результат, а не количество затраченных усилий или потраченное время!

5. Всего 4 простых вопроса помогут вам организовать любые дела!

1) «Зачем вообще это делать?» — ответьте себе на этот вопрос, и вы поймёте, действительно ли стоит браться за дело. Этот вопрос очень «чистит» список дел и позволяет отсечь всё лишнее и ненужное!
2) «Почему именно я буду заниматься этим?» помогает создать перечень дел для делегирования. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам?
3) «Почему это надо делать именно сейчас?» — позволяет установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами.
4) «Почему я буду действовать именно в такой форме?» — позволяет оптимизировать процесс работы, помогает избежать ненужных затрат и суетливости.

Вы наверняка слышали, что 20% усилий приносят 80% результатов. На практике это означает, что необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата, то есть начинать с главного, и лишь затем приступать к второстепенным задачам.

Удачи и успеха!

Специально для Time for Woman,
Людмила Круглова, психолог, коуч и бизнес-тренер

Предыдущая статья

Мощная техника: Представьте себя через год

Сколько бы ни говорили про то, что мысли управляют нашей жизнью, вы не до конца в это не поверили и осознали. Это объяснимо, ведь поверить в то, что нельзя пощупать, очень непросто:) Но сейчас вы можете сделать исключение, уделив себе ровно 15 минут.

1

Также интересно

Знаете ли вы?

5 необычных массажных техник

Расслабление — дело нужное и очень приятное. Профессиональный массаж бывает разный, в этой статье мы расскажем о самых нескучных экзотических методиках массажа, ведь необычное исполнение привычных вещей всегда привлекает внимание.

1

Питание

Фитнес-меню: Ореховые миксы

Орехи — идеальный вариант для перекуса дома, также их можно взять с собой и лакомиться где угодно. Особенно полезно употреблять орехи в дни активных физических нагрузок, потому что они дают организму необходимые белки, пищевые волокна, аминокислоты, минералы и витамины.

3

Написать комментарий

Написать комментарий можно после авторизации.

Тайм менеджмент — основы, инструменты, задачи и технологии планирования и управления временем

Мы редко успеваем сделать все запланированные дела, нам постоянно не хватает драгоценных часов и даже минут. В нашу эпоху, когда дни пролетают с сумасшедшей скоростью, проблему решит приемлемый рабочий режим. Об основах тайм-менеджмента, его принципах и моделях читайте далее.

Как правильно управлять своим временем

Предлагаемая специалистами концепция строится на научной платформе и содержит множество управленческих схем. Они в сущности характеризуют максимальную эффективность деятельности человека в течение разных промежутков (сутки, неделя и т.д).

Еще в древнеримском государстве мыслители предлагали пути, как рационально действовать, с наименьшими потерями для себя. Логически обоснованная система зародилась в 80-ых годах прошлого столетия и первоначально использовалась в бизнесе, затем проникла в другие отрасли труда. Постепенно теория нашла применение и в личной жизни (быт, досуг, отдых).

Это учение включает в себя несколько важных компонентов:

  • контроль над сроками выполнения обязательств,

  • составление и соблюдение ежедневного расписания,

  • оптимальное распределение проектов,

  • мотивирующие факторы.

Основные правила и задачи тайм менеджмента работают на основе следующего набора практических действий:

  • ставится и формулируется цель,

  • распределяем приоритеты и согласно им пишем график,

  • проводится оценка периода, затрачиваемого на решение проблем,

  • определяем алгоритм для достижения цели,

  • указываем перечень необходимых дел,

  • рассчитываем требуемый лимит на совершение всех манипуляций.

Эта научная доктрина может использоваться в трех сферах:

  1. профессиональный уровень, здесь требуется регулирование рабочей деятельности,

  2. индивидуальный подход, связан с личной жизнью и саморазвитием,

  3. социальная область, отвечает за построение взаимоотношений (например, в коллективе фирмы), на этой ступени можно управлять активностью нескольких человек.

Описание различных методов тайм-менеджмента

Есть проверенные инструменты, которые помогают правильно распределить ваши усилия. Примечательно, что многие из способов наделены прозвищами овощей и зверей, и это не просто так.

Начнем с детища президента Бенджамина Франклина, которое имеет вид пирамиды и получило соответствующее название. Оно содержит следующие компоненты (от основания до вершины):

  1. основные ценности (то, чем вы дорожите),

  2. главная цель (кем хотите видеть себя),

  3. генеральный проект достижения мечты (в нем собраны промежуточные желания, ведущие к общему итогу),

  4. план на несколько лет,

  5. краткосрочный вариант (на неделю или месяц),

  6. однодневный сценарий.

Эту идею можно смело брать на вооружение, ведь великий политический деятель долгие годы четко следовал составленной им модели, что стало залогом его успеха.

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Пользуется большой популярностью. Суть программы заключается в том, что вы мысленно представляете препятствие в образе сырной головки с мелкими дырками. Чем больше количество маленьких отверстий, тем быстрее можно съесть продукт (то есть решить проблему). Эти щели символизируют небольшие мероприятия, если начать с них, то следом решается основополагающий вопрос.

Например, необходимо подготовить корпоративный вечер. Поэтапно совершаем следующие шаги:

  1. подыскиваем подходящий зал,

  2. договариваемся с его владельцем,

  3. продумываем меню, назначаем дату,

  4. подбираем концертную часть застолья,

  5. проводим оплату.

Задача успешно решена.

Простая технология «Хронометраж», позволяет определить, насколько вы справляетесь с ежедневной рутиной и бытом.

Берем интервал 7 дней и фиксируем в дневнике все сделанное нами. Затем анализируем собранные сведения по степени их полезности и нужности. Это позволит осознать и выделить приоритетные вещи и отказаться от бессмысленных занятий.

Метод помидора в тайм-менеджменте

Помогает справиться с различными сложностями школьникам, студентам и работникам офиса. Растение здесь обозначает лимит (четверть часа), в течение которого возможно решить долю основного затруднения.

К примеру, вы пишете отчет (курсовую работу и т.д.). Кладете перед собой овощ, устанавливаете будильник (или таймер) на 25 минут. За упомянутое время вплотную занимаетесь заданием, то есть «едите» продукт.

После прозвучавшего сигнала, прерываетесь на отдых (от 5 до 8 минут, или больше, если вопрос представляет особое затруднение). Затем повторяете процедуру примерно 3 раза, с теми же промежутками.

Урегулирование одного дела может потребовать до 4-х томатов, итого 2 часа, такого периода, как правило, достаточно для достижения поставленной цели.

Метод лягушки в тайм менеджменте

Понадобится в неприятных ситуациях, когда нужно совершить действия, которые нам не по душе. Лучше всего предпринимать такие шаги в утренние часы, чтобы не испортить себе весь настрой. Алгоритм состоит из 2 компонентов:

составляем перечень мероприятий, с которыми не хотим связываться, тем самым собираем надоедливых жаб в одну банку,

по одному закрываем возникшие вопросы, т. е. поочередно выпускаем земноводных из емкости.

Слон это крупное животное, поэтому программа под его названием применяется для особо сложных и масштабных задач, когда на их завершение может уйти много суток и даже месяцев. Сюда можно отнести строительство, написание диссертации и т.д.

Подобные громоздкие проекты обычно вызывают нежелание работать, человек теряет мотивацию. Появившиеся трудности будет легче одолеть, если разделить их на мелкие части, это называется специалистами необычным термином «разрезать мамонта на бифштексы».

Полученный комплекс миниатюрных сложностей выглядит не столь пугающе и позволяет постепенно и регулярно заниматься назначенными вопросами.

Методы расстановки приоритетов в тайм менеджменте

Этот отдельный блок помогает разобраться, в какой очередности необходимо выполнять намеченные цели.

ABC-система исходит из того, что ощутимые и незначительные препятствия в процентном соотношении почти равны. Все имеющиеся задания распределяются по 3 категориям, в зависимости от значимости (в скобках указано затрачиваемое время и возможная результативность после закрытия, в процентах):

  • ступень A, содержит наиболее существенные и требующие скорейшего решения вопросы (15; 65),

  • класс B, включает вторичные по важности задачи (20; 20),

  • группа C, к ней относятся наименее заметные проблемы (65; 15).

Правильная работа схемы обеспечивается последовательностью действий:

  1. пишем общий перечень поручений,

  2. каждому занятию присваиваем ранг безотлагательности,

  3. сортируем трудности согласно выбранному критерию,

  4. распределяем их по обозначенным выше группам,

  5. пункты, которым присвоен рейтинг A, решаем своими силами,

  6. записи из второго сектора раздаем сотрудникам,

  7. элементы конечного класса игнорируются (если это допустимо), либо поручаются работникам.

Система Эйзенхауэра, предполагает наличие 4-х категорий и выстраивается в виде матрицы (четыре квадранта и по 2 оси, соответственно срочность и необходимость). Распределение происходит в зависимости от важности дела:

  • первостепенного значения, немедленно,

  • не приоритетно, в пожарном порядке,

  • имеет преимущество, может подождать,

  • малозначительно.

Первая группа при безошибочном планировании обычно пустует, поэтому основное внимание уделяется идущему следом рангу. Третий номер выполняется по мере возможности и растущей потребности, а четвертый реестр это область развлечений, поэтому ему отводится временной минимум.

Техника Парето, в ее основе лежит соотношение 80 на 20, что подразумевает обеспечение 80 % результата за счет 20 % затрат. Это научно подтвержденный факт.

Схема проведения:

  • пишем список обязательств,

  • распределяем их по приоритетности,

  • обозначаем 20 % самых безотлагательных и существенных мероприятий, затем занимаемся их выполнением,

  • оставшуюся часть можно отложить либо поручить подчиненным.

Этот способ отличается высокой продуктивностью и широко применяется в различных сферах.

Изучив теоретические аспекты, затем на практике подберите вариант, который наиболее отвечает вашим конкретным запросам и мотивирует вас на достижение успеха.

Кому может пригодиться

Включенные в тайм менеджмент методы эффективного управления временем пользуются популярностью прежде всего у представителей бизнеса и руководства компаний. Они используют эти методики как в собственных графиках, так и распространяют их среди рядовых сотрудников. Плодотворная реализация поставленных целей во многом определяется безукоризненно намеченными приоритетами.

Данная практика способна помочь не только в стабильной организации рабочего режима. Домохозяйки и женщины в декрете (или по уходу за детьми) по достоинству оценят возможность экономно распределять дела в течение дня. Ведь домашние задачи включают в себя обширный круг обязанностей, которые в совокупности отнимают много часов, подчас у слабого пола на себя даже лишней минутки не остается. Оптимизация таковых издержек поспособствует их рациональному и продуктивному использованию.

Школьники и студенты в рамках учебных курсов смогут без опозданий сдавать курсовые и экзамены. Учеба будет приносить удовольствие, а не перерастать в пытку.

Управление карьерой и тайм менеджмент тесно связаны. Ведь от правильного распределения взятых обязательств будет пропорционально зависеть ваш профессиональный и личностный рост.

Есть категория людей, которые склонны начинать действовать в последний момент. В итоге их деятельность превращается в регулярный аврал, когда срочная доработка длится до полуночи и позже. Все это губительно сказывается на самочувствии, а результат такой работы радости не вызывает. Применение научных технологий избавит от подобной проблемы.

Эти стратегии активно противостоят так называемым хронофагам. Данный термин означает совокупность бесполезных и на первый взгляд незаметных мероприятий, ежедневно отнимающих массу сил и энергии. К ним относится многочасовое нахождение за компьютером: игры, соцсети, почта (если постоянно проверяется), блуждание по новостным сайтам, бесцельное общение с коллегами по офису.

Все, кто относится к своему будущему серьезно и ответственно, понимают, насколько полезны и целесообразны такие концепции.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Существует несколько мифов об этой системе, которые не соответствуют действительности.

Начальное утверждение говорит о том, что время неподвластно человеку, т.е. он не может этим ресурсом управлять.

Если вдуматься в смысл таких высказываний, они верны с внешней стороны, но не по внутреннему содержанию. Ведь методика призвана лишь направить волю индивидуума в необходимое русло, а не бороться с безудержным течением лет. Практически эти способы предоставят контроль над собственной жизнью, высвободят часы, ранее затрачиваемые на суету и мелочи.

Второй предрассудок заключается в убеждении: применяемые схемы приведут к большему объему и напряженному служебному графику.

Однако основные формы методы тайм менеджмента подразумевают не только оптимальное распределение усилий, но и разумную скорость, и количество выполняемых планов. Серьезное значение имеет отдых, защищающий от переутомления и срывов. Если строго следовать указаниям и отделять важные задачи от пустяков, то личные достижения возрастут, без какого-либо ущерба для здоровья.

Третье утверждение говорит о том, что внедрение таких технологий лишает людей свободы, подчиняя их определенному ежедневному укладу. И непосредственно в нашей стране специфика менталитета помешает продвижению показавших свою эффективность в западных государствах инструментов. Если их где-то и стоит применять, то лишь в профессиональной деятельности.

В реальности индивидуум уже является рабом своих привычек, поведенческих стереотипов и т.д. Комплексы управления временем дадут возможность почувствовать себя свободным от бессмысленной рутины, то есть предоставляют шанс стать более успешным в своей профессии, разобраться со всеми домашними хлопотами, ощутить радость от результатов полезного труда.

Обзор известных книг данной тематики

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Сущность авторского подхода составляет модель GTD, означающая доведение начинаний до победного финала. Первый тираж вышел в начале столетия, с того момента исследование неоднократно переиздавалось, с неизменным успехом.

Коротко по существу содержания: информация по всем предстоящим делам упорядочивается, организовывается, затем воссоздаем наглядный план действий. Концентрируем все внимание на основной проблеме, которую поэтапно решаем. Остальные проекты ждут своего часа. Здесь вам в конкретных ситуациях поможет и подскажет тайм менеджмент как все успеть.

Весь процесс изложен в пособии в мельчайших деталях, доступным языком. Регулярное применение схемы потребует тренировки и силы воли, чтобы всегда придерживаться принятых на вооружение установок.

Джулия Моргенстерн «Искусство планирования и управления своим временем». Публикация из трех томов написана для женской аудитории и рассматривает ее специфические трудности, когда на счету каждая минута. Здесь подробно описываются способы личной организованности, в основе которой лежит принцип «изнутри наружу». Система помогает правильно организовать информационные потоки и работу с ними, пространство вокруг личности, выявляет возможные ошибки, устраняет психологические барьеры на пути к цели.

К недостаткам можно отнести уровень серии, она ориентирована на новичков, искушенные в тематике читатели не найдут для себя новых возможностей.

Настоящее практическое руководство, без какой-либо воды, и только актуальную информацию можно обнаружить в «Тайм-менеджменте» Брайана Трейси. 21 часть шедевра изложена в живом, увлекательном жанре, содержит примеры из жизни, советы и рекомендации. Простота некоторых методик может удивить, но их результативность впечатлит вас еще больше. Любой начинающий сможет заложить фундамент собственной модели, основываясь на этом бестселлере.

Книжка имеет лишь один изъян: не приспособлена к условиям в нашей стране, поэтому по некоторым нюансам придется размышлять, как их эффективно использовать.

Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать». Отечественный автор предлагает свой взгляд на вещи, с адаптацией под российские реалии. Его ситуативное видение приобрело широкую популярность, о чем свидетельствуют 18 распроданных тиражей. На страницах вы отыщете массу полезных заметок и свежих идей, различные особенности управления дневным графиком.

Однако издание учитывает интересы только подготовленной аудитории, знакомой на практике с особенностями приемов и уже использующей их в своей работе.

Все эксперты единодушны во мнении, что тайм менеджмент его значение в планировании достаточно велико, ведь он дает не только теоретические познания, но прежде всего – настоящие прикладные навыки.

Рекомендации

Проведите подготовку: отслеживайте распорядок своего дня в течение трех-четырех недель. Фиксируйте его письменно (в пределах каждых 5 минут), затем с помощью записей можно будет проанализировать совершенные действия и понять, насколько грамотно расходуется рабочий потенциал.

Не останавливаться на достигнутых успехах. Решив одну задачу, размышляем над тем, какой будет наш следующий замысел.

Регулярно совершенствуйте свои знания.

Если на вас пытаются взвалить груз чужих обязательств, научитесь отвечать «нет», не ощущая себя виноватым. Каким бы вы ни были добросовестным работником, не становитесь средством для возвышения других сотрудников за ваш счет.

Старайтесь не окунаться с головой в новый режим активности. Освоение технологий и инструментов тайм менеджмента потребуют тренировки и приобретения опыта, чтобы привыкнуть к правильному распределению временных отрезков.

Подумайте о своих желаниях, о довлеющих приоритетах. К достижению этих целей направляйте все ваши старания.

Рассмотрим себя и привычки с критической точки зрения, чтобы найти вредные наклонности, поглощающие большую часть нашего существования. Лучше всего расстаться с ними навсегда, либо уделять к ним минимум заинтересованности.

Любое дело должно приносить если не радость, то хотя бы пользу. В ином случае постарайтесь избавиться от него.

Соизмеряем намеченное задание и наши собственные устремления. Если они совпадают, то все верно, в других ситуациях по возможности не беритесь за урегулирование ненужного вам вопроса.

Наиболее полезная и эффективная программа составляется сразу на неделю.

Надеемся, что статья помогла вам научиться управлять одним из самых главных личностных ресурсов. Планирование времени тайм менеджмент проводит с максимальной действенностью и высоким результатом, что поможет сохранить здоровье, сэкономит силы и нервы. А значит, сделает жизнь более полноценной, насыщенной, и вы всегда сможете уделить достаточно внимания родным и близким, друзьям и своим увлечениям.

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

  • Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
  • Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
  • Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
  • Параллельно выполнять несколько дел
  • Увеличить свое материальное благополучие
  • Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
  • Минимизировать влияние стрессов
  • Обладать свободой в поступках и выборе
  • Иметь четкий план на будущее
  • Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

  • Первоначальный анализ целей
  • Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
  • Точное планирование
  • Формирование и распределение приоритетов
  • Реализация
  • Контроль, управление
  • Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

  • Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
  • Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
  • Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
  • Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
  • Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
  • Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
  • Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
  • Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
  • Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
  • Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

  • «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
  • «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
  • «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
  • «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:



Поделиться в социальных сетях:


Зарегистрироваться

Тайм менеджмент: управляем своим временем правильно


Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного изменить себя и пересмотреть отношение к личному времени. Многие успешные люди могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

  • ему удается достигать больше поставленных целей;
  • он успешен во всех сферах деятельности;
  • он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
  • за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
  • человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
  • он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
    он всегда имеет четкий план действий;
  • владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Мотивация, как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если цель не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

  • Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
  • Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
  • Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Невозможно наверстать упущенное. Вы можете добиться большего в будущем ». — Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время, чтобы отвлечься от повседневной суеты и суеты вашей жизни? Отнимает ли ваша рабочая жизнь с 9 до 5 все ваше время, или вы переносите все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если «Да» — это ответ на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «ВРЕМЯ.”

Управление временем — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно ищут способы управлять временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, они подходят для любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы управления временем, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Выделите несколько минут утром, чтобы спланировать свою деятельность на день. Если у вас напряженный график, постарайтесь как можно меньше отвлекаться.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, записные книжки, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех своих задач и графиков, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

  • Запишите всю информацию только о своем инструменте.
  • Проверяйте свой инструмент планирования каждый день.
  • Всегда носите с собой инструмент для планирования.
  • Составьте список ваших приоритетов по инструменту и придерживайтесь его.
  • Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
  • Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня уделите несколько минут тому, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.На следующий день он мысленно избавит вас от самых важных обязанностей и выкинет из головы менее важные.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию к предстоящему заседанию совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня на ее подготовку. Рабочая нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.С. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и оба они разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», которое позволяет различать «Выполнить сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного управления временем — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяет срочным задачам доминировать в своей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и неотложные, и важные задачи могут быть выполнены вместе, нужно сначала сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — это составить список дел на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке на основе приоритета: высокий, средний и низкий. Выполните и отметьте в первую очередь самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. Эти инструменты имеют полезные функции, которые помогут вам организовать и расставить приоритеты в своей работе с точки зрения важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 в применении к работе означает, что прибл.20 процентов вашего тяжелого труда дает 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на том, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

  • Подумайте о ожидаемом результате.
  • Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
  • Выполняйте действия с полной отдачей и в максимально точном порядке.
  • Определите и выполните следующее важное действие.
  • Повторяйте до завершения.

Применяйте правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не добиваемся. Люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто сосредоточивался на единственной цели за раз. Успешные люди по возможности сосредотачиваются только на чем-то одном.

Когда мы пытаемся быть одновременно многозадачными, на выполнение текущих задач уходит больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, споры с коллегами и т. Д. Это, в конечном итоге, превращается в стресс и мешает нам выполнить наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по осознанности: «Когда говоришь, говори. Когда слушаешь, слушай ». Присутствуйте в данный момент, чтобы полностью сосредоточиться на поставленной задаче. Практикуйтесь, делая одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с твердой решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Включив ноутбук, вы замечаете сообщение друга в Facebook или текст на телефоне и забываете об этой важной задаче.

Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Действительно сложно сосредоточиться на задаче часами. Но практика может помочь вам добиться того же!

Во-первых, определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, чтобы не отвлекаться

  • Положите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения обычно отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Убедитесь, что вы проверяете свои звонки каждые 2–3 часа — как и свой почтовый ящик.
  • Закройте веб-браузер: Признайтесь, что вы пользуетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберите свою силу воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
  • Носите наушники: Если вы работаете в кабинке, надевайте гарнитуры с шумоподавлением, чтобы мир стал тихим и спокойным.
  • Сделайте перерыв: Сделайте короткий перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или чувствуете усталость после долгой работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснят мысли.

6. Делегирование

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы сможете посвятить другим основным занятиям. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, наилучшим образом разделив ваши обязанности. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и авторитетом, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Не забывайте время от времени проверять, прогрессирует ли человек в правильном направлении или ему нужна ваша помощь.В рабочих настройках мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, наградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, чтобы у вас было время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку лужайки или уборку дома; Присоединитесь к автобазу, чтобы отвезти детей в школу, чтобы у вас было время, которое вы могли бы посвятить другим занятиям.

7. Сохраняйте здоровье и избегайте стрессов

Уход, который вы уделяете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Потренируйтесь управлять своим временем в соответствии с вашими биологическими часами, распределяя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии находится на максимальном уровне.

Если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вы в конечном итоге будете бороться с капризностью, усталостью, стрессом и частыми заболеваниями.Чтобы избежать стресса, осознайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз, когда вы делаете тренировку, вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — вы будете готовы взяться за все свои задачи в течение дня.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то действительно важное, потренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вам мешают. Вместо этого сохраните свою энергию и концентрацию на занятиях, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Если вы ответите «да», это может привести к тому, что вы будете слишком много работать и будете перегружены работой. Это никому не идет. Вы испытаете стресс, и ваш руководитель, скорее всего, будет жаловаться на невыполнение работы вовремя или надлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас перегружают.

9. Составьте реалистичное расписание

Спланируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьтесь на совершенстве и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Сохраняйте позитивный настрой, а когда вы чувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться делами, которые вам нравятся. Заботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или просто пытаетесь преуспеть в управлении временем, приведенные выше принципы обязательно помогут вам преуспеть в достижении вашей цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Наряду с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не являются важными. Кроме того, делайте одно дело за раз, избегайте отвлекающих факторов и сохраняйте здоровье и избегайте стрессов.

Последний важный момент — убедиться, что вы видите разницу между приверженностью и интересом.Занятия тем, что вам интересно, сделают ваше время гораздо более приятным.

10 проверенных навыков управления временем, которые вы должны изучить сегодня

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих из нас, ваш ответ может быть «Не очень хорошо». Часто вам может казаться, что в сутках не хватает времени. Возможно, вы даже обнаружите, что вам постоянно приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Может быть, вы даже чувствуете себя слишком занятым, что пропускаете приемы пищи и спите . Это классические признаки того, что вы не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Бенджамин Франклин однажды сказал, что время — деньги. Как и деньги, временем нужно правильно распоряжаться. Если вы правильно распоряжаетесь временем, вы найдете правильный баланс между работой, отдыхом и временем отдыха. Вы эффективно выполняете самые важные дела в вашей жизни. Кроме того, вы снизите уровень стресса и почувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам управлять временем более эффективно, вот десять проверенных навыков управления временем , которые вы должны изучить сегодня.

1. Ставьте цели

Цели дают вам видение, фокус и цель для работы.Они помогут вам четко понять, куда вы хотите отправиться и как лучше всего использовать свое время и ресурсы, чтобы туда добраться. Устанавливая цели, вы можете определить, на что стоит тратить время, а на что следует избегать.

Начните с того, что спросите себя, где вы хотите быть через шесть месяцев. Вы можете пойти дальше и посмотреть, где вы хотите быть в следующем году или даже десятилетии. Ставьте реалистичные и достижимые личные и профессиональные цели. Это важный шаг к тому, чтобы вы лучше управляли своим временем.

2. Расставьте приоритеты

Расстановку приоритетов невозможно переоценить, когда дело доходит до эффективного управления временем. Может быть трудно понять, какие задачи нужно решать в первую очередь, особенно когда поток задач кажется срочным. Однако относительно легко расставить приоритеты в деятельности, если у вас уже есть четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть приоритетными:

  • Почему я выполняю эту задачу или действие?
  • Как эта задача помогает мне в достижении моих целей?
  • Насколько эта задача, которую я выполняю, помогает мне в достижении моих целей?

Делайте в первую очередь самое важное.

3. Вести список задач

Список задач (или «список дел») — это система напоминаний, которая сообщает вам, когда что вам нужно сделать. Ведение списка дел поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел. Это помогает разбить вещи на небольшие управляемые задачи или шаги, чтобы вы никогда не забывали делать важные дела. Не пытайтесь вспомнить все, что вам нужно сделать, в голове. В большинстве случаев попытка запомнить все не работает. Вместо этого ведите список дел. Подойдет простой ежедневник, еженедельный или ежемесячный планировщик в блокноте или дневнике.

Запишите, что вам нужно сделать, включая встречи, встречи и сроки. Расставьте приоритеты в своем списке, перечислив элементы в порядке важности от элементов с высоким приоритетом к элементам с низким приоритетом или выделив срочные или важные задачи в своем списке звездочкой. Вычеркивайте выполненные задачи так часто, как добавляете новые задачи в список задач, чтобы продолжать двигаться вперед.

4. Расписание задач

«График защищает от хаоса и капризов», — говорит автор Энни Диллард.Если вы жаворонок и обнаруживаете, что наиболее креативны и продуктивны рано утром, запланируйте утренние важные дела в пик творческого / продуктивного времени. Если ваша креативность и энергия возрастают с заходом солнца, тогда запланируйте высокоприоритетные задачи. Ваше время «простоя» можно запланировать для менее важных задач, таких как проверка электронной почты или ответ на телефонный звонок.

Поймите свой ритм пикового и мертвого времени и составьте расписание задач, чтобы максимально использовать часы пик.Помните, что у вас нет времени на важные дела; лучше всего выделять время для важных дел, составляя расписание.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы можете сделать больше в кратчайшие сроки, переключаясь между разговором по мобильному телефону, просмотром веб-страниц и записью заметок, верно? Неправильно! Согласно исследованию , опубликованному Американской психологической ассоциацией, вы фактически тратите на 20-40 процентов больше времени, когда выполняете несколько задач одновременно. Помимо затрат времени и эффективности , многозадачность также может снизить качество вашей работы.

Забудьте о многозадачности. Вы не справитесь со своей рабочей нагрузкой, выполняя несколько задач одновременно. Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз. По словам исследователей, выполнение задач по очереди по одной позволяет лучше использовать время. Переключение с одной задачи на другую обычно не позволяет эффективно использовать время.

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Будь то оповещения клиентов по электронной почте, телефонные звонки от друзей или обмен мгновенными сообщениями с потенциальными клиентами во время работы, отвлекающие факторы являются препятствием для эффективного использования времени.Отвлекающие факторы нарушают вашу концентрацию, снижают продуктивность и часто мешают выполнять важные задачи вовремя. Они также могут вызывать стресс.

Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач, и прекратите это. Убейте этот телевизор и отключите подключение к Интернету и чат. Повесьте табличку «Не беспокоить» или аналогичный знак у входа в ваше рабочее место, чтобы вас не отвлекали. Просто делайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы контролируете свои дни и максимизирует вашу продуктивность.

7. Преодолейте промедление

Эдвард Янг, английский поэт, которого больше всего помнят за Ночные мысли , однажды сказал, что прокрастинация — вор времени. Не откладывайте задачи, на которых вы должны сосредоточиться прямо сейчас, и позволяйте прокрастинации украсть ваше время. Напомните себе, что лучшее время для чего-либо — это СЕЙЧАС. Заставьте себя побороть промедление и сделайте то, что нужно сделать.

Эффективная стратегия борьбы с прокрастинацией — сказать себе, что вы собираетесь приступить к проекту всего на несколько минут, скажем, на десять минут.Как только вы начнете проект, ваши творческие соки начнут течь. Затем вы обнаружите, что хотите продолжить задачу и, вполне возможно, довести ее до конца. Чтобы победить прокрастинацию, нужно выделить немного времени для начала. Только то!

8. Делайте перерывы

Если вы не Супермен, вы не сможете работать долгие часы подряд, не выгорая и не жертвуя качеством. Как бы ни заманчиво было работать в срок по 8-10 часов подряд, делайте перерывы между работой.Таким образом вы дадите своему мозгу драгоценное время для отдыха и восстановления сил. Делать перерывы в работе — не тратить время зря. Это умный тайм-менеджмент. Когда вы хорошо отдохнули, вы выполняете работу высочайшего качества.

Делайте короткие перерывы между работой на время простоя. В идеале каждый час или два делайте пятиминутный перерыв, чтобы отдохнуть и подумать творчески. Вы можете установить будильник, чтобы напомнить вам, когда наступит перерыв. Прекратите работать и просто сядьте и помедитируйте за своим столом, или выйдите на чашку кофе или прогуляйтесь. Не забудьте также выделить достаточно времени на обед.Вы не можете оптимально работать натощак.

9. Скажи «нет»

Один навык, которым овладели многие успешные люди, такие как президент Обама, Билл Гейтс и Ричард Брэнсон, — это мягкое искусство говорить «нет» тому, что не является приоритетом. Сказать «нет» тому, что не является приоритетом, позволит вам сосредоточиться на действительно важных вещах. У вас есть ровно 24 часа в сутки, чтобы делать важные дела. Если вы не научитесь говорить «нет» вещам, которые не важны, приоритеты других людей будут предшествовать вашим собственным, и вы будете завалены слишком большим количеством проектов и обязательств.

По-дружески говорите «нет» всему, что не поддерживает ваши ценности или не помогает вам в достижении ваших целей. У вас есть право сказать «нет» независимо от того, с кем вы разговариваете. Когда вы научитесь говорить «нет», вы тратите время с пользой и защищаете себя от суеты, низкой производительности и рабочей перегрузки.

10. Задачи делегата

Старая поговорка автора 17 века Джона Донна о том, что никто не является островом, верна и сегодня. Вы не можете управлять всем в одиночку. Иногда разумно позволить другим людям помогать вам с задачами, особенно когда вы перегружены.Вы экономите время, уменьшаете стресс и делаете гораздо больше, когда назначаете задачи нужным людям.

Отпустите руль и предоставьте полномочия квалифицированным специалистам. Делегирование — это не демпинг. Ставьте задачи с последствиями. Таким образом вы повышаете ответственность и обеспечиваете соблюдение целей и сроков.

Полное руководство по управлению временем

Часто говорят, что время — наш «самый дефицитный ресурс».Следовательно, мы все должны инвестировать в это и использовать его с осторожностью. Если подумать, у всех нас в основном одинаковое количество времени. Но вы все равно найдете много людей, которые говорят, что им «не хватает времени» или «им нужно больше времени». Почему у одних людей нет проблем с выполнением своих задач за определенный промежуток времени, а у других — нет?

© Shutterstock.com | Дмитрий Зинкевич

В этой статье вы узнаете: 1) основы тайм-менеджмента , 2) , что такое хороший тайм-менеджмент , и 3) советов о том, как стать лучше в тайм-менеджменте.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Посмотрите на любую существующую организацию, и вы, вероятно, обнаружите, что в явном виде решаются следующие проблемы: управление человеческими ресурсами для найма, отбора и найма персонала, финансовое управление для составления бюджета, анализ операций и производительности, а также управление капиталом для поиска финансирования и инвестиций.

Если вы ищете аспект, специально посвященный тайм-менеджменту, вы можете разочароваться.

Управление временем — это дисциплина, которая фокусируется на планировании количества или продолжительности времени, которое будет потрачено на определенные действия, часто с целью повышения эффективности и результативности. Его самые ранние корни можно проследить до того момента, когда Фредерик Тейлор разработал свои научные методы управления для повышения производительности труда рабочих. Конечно, концепция тайм-менеджмента эволюционировала, сделав ее более систематической и логичной в своих подходах.

В бизнесе управление временем относится к распределению времени между видами деятельности, которые этого требуют, в зависимости от определенного набора приоритетов.В этом смысле управление временем может также называться «составлением бюджета» времени, так что правильное количество времени выделяется на правильную задачу или действие.

Следует отметить, что само время не может и не может управляться; вы управляете тем, как вы используете то время, которое у вас есть, с полным пониманием того, что оно ограничено.

Управление временем как навык

Помимо дисциплины, управление временем также описывается как навык или способность планировать и, следовательно, контролировать количество времени, которое вы тратите на выполнение своих задач.Все сводится к тому, насколько квалифицирован человек в своем анализе того, как его часы тратятся на конкретную деятельность. Это также многое говорит о его способности расставлять приоритеты в своих задачах, чтобы максимизировать эффективность и результативность.

Как навык, тайм-менеджмент — это то, что можно освоить с постоянной практикой и со временем развивать (без каламбура). Как только этот навык будет освоен, наша работа и личная жизнь станут более организованными, более простыми в обращении, более эффективными и определенно более счастливыми.

Два направления тайм-менеджмента

Давайте прямо скажем: управление временем — это не достижение ВСЕГО. Есть два конкретных момента, которые включает в себя тайм-менеджмент:

  1. Как сделать БОЛЬШЕ: У вас ограниченное количество времени. Таким образом, вы должны управлять им так, чтобы вы могли выполнить гораздо больше работы за это ограниченное время. Раньше, когда вы с трудом выполняли два задания за один час, возможно, вы могли найти способ выполнить три или четыре за то же время.Вы можете сделать это с помощью тайм-менеджмента.
  2. Выполнение ПРАВИЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ: Возможно, вы в конечном итоге сделаете что-то иное, чем то, что изначально планировали сделать. Вы планировали выполнить задание 1 за один час. Однако в середине этого часа ваше внимание было отвлечено, и вы также начали работать над Задачей 2. Когда час подошел к концу, вы не закончили Задачу 1, и на самом деле у вас даже была еще одна (Задача 2), ожидающая выполнения. В итоге вы ничего не доделали. Используя тайм-менеджмент, вы могли бы закончить Задачу 1 до того, как истек час, и получить фору по Задаче 2.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Мы все установили, что время — это ресурс, которым нужно управлять. Но с какой целью? Что мы надеемся получить от управления временем?

  • Для упрощения. Вы практически имеете дело с беспорядком, если не прилагаете усилий для организации своего времени. Установив расписание, которому вы должны следовать, вы просто должны придерживаться плана и не отвлекаться.
  • Чтобы добавить структуру в ваш день или жизнь в целом.Опять же, здесь меньше беспорядка и все более организовано. Имея расписание или план, вы лучше сможете увидеть, где вы стоите в данный момент, где вы стремитесь быть в конце дня и как вы сможете туда добраться.
  • Для повышения эффективности. Работа определенно будет облегчена, потому что будет меньше беспорядка. Вы можете сосредоточиться на важных вещах, на том, что требует наибольшего внимания, а остальное оставить на потом.
  • Для увеличения производительности. Если вы твердо держите свое время и то, как вы его используете, вы сможете выполнять больше работы или показывать более высокие результаты. Это результат повышения эффективности.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ

Концепция хорошего тайм-менеджмента включает в себя следующее:

1. Эффективное планирование

Действия, которые будут выполнены в течение дня, необходимо запланировать заранее. Это может быть сделано с помощью чего-то столь же простого, как список дел, которые нужно выполнить, или может быть столь же тщательно продуманным или подробным, как план задач.Задачи должны быть перечислены в порядке приоритета, причем наиболее важные мероприятия должны быть перечислены первыми. Включите время, выделенное на каждую задачу или действие. Вы будете использовать этот список в качестве руководства по порядку их выполнения.

2. Постановка целей

При планировании всегда следует иметь в виду цель. Какие цели вы хотите достичь, выполняя эти задачи или действия? Эти цели будут направлять вас в правильном направлении.Ставя цели, убедитесь, что они ясны, реалистичны и достижимы.

3. Сроки выполнения таргетинга

Установите сроки и придерживайтесь их. Раньше, когда вы планировали, вы устанавливали временные рамки для каждого действия. Должен быть установлен крайний срок для завершения деятельности. Признаком хорошего тайм-менеджмента является возможность выполнить свои задачи задолго до установленного срока.

4. Делегирование обязанностей и ответственности

Как бы вы ни хотели, есть вещи, которые вы не можете сделать в одиночку.Иногда вам нужно попросить о помощи или помощи. Если вы являетесь руководителем группы в конкретном проекте с ограниченными сроками, вы не можете делать все в одиночку. У вас есть члены команды, которые будут работать с вами. Часть тайм-менеджмента — это способность делегировать обязанности в соответствии с квалификацией, набором навыков и специализацией каждого человека. Это гарантирует, что задачи будут выполняться более плавно и определенно быстрее.

5. Приоритезация деятельности

Есть просто задачи, требующие большего внимания, чем другие.Перечислив их, вы можете легко классифицировать те, с которыми нужно срочно разобраться, и те, которые можно оставить на потом. Ваша задача здесь — провести различие, чтобы можно было более эффективно распределить работу, а время — более эффективно для тех задач, которые имеют высокий приоритет.

6. Правильно проводите время

Управление временем — это также «потратить правильное время на правильную деятельность». Возможно, вы смогли определить задачи с высоким приоритетом, но вы также можете выделить на это больше времени, чем требуется.Напротив, вы, возможно, решили, что одна задача имеет низкий приоритет, и назначили только пару часов для работы над ней, когда на самом деле требуется около дня или двух.

СОВЕТЫ ПО РАЗВИТИЮ ХОРОШЕГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Небольшой самоанализ требуется, если вы хотите оценить свои текущие методы управления временем и определить, нужно ли вам вносить изменения или продолжать как обычно. Конечно, при этом ожидается или потребуется большая степень объективности.Есть несколько упражнений, которые вы можете найти, особенно в Интернете, о том, как оценить свое отношение и практику к тайм-менеджменту, но они имеют почти ту же суть.

1. Оцените себя.

Короче говоря, вы должны спросить себя, насколько важно время для вас лично и профессионально. Вы должны определить причины, по которым вы хотите лучше управлять своим временем. Это для того, чтобы вы могли заработать больше денег? Вы хотите лучше распоряжаться своим временем, чтобы получить больше признания на работе и получить то повышение, к которому вы всегда стремились? Или вы хотите управлять своим временем, чтобы потом у вас было больше времени для досуга? Чаще всего ваши личные цели и приоритеты совпадают с вашими краткосрочными целями, когда дело доходит до достижения цели.

Оценивая себя, вы также обнаружите некоторые моменты, которые вас не устраивают. Возможно, вы тратите слишком много времени на занятия, которые на самом деле не приносят пользы. Вы также можете осознать, что не уделяете много времени и внимания тому, что требует этого.

2. Оцените свое поведение, когда дело касается использования вашего времени.

Что вы делаете, чтобы управлять временем? Вы отслеживаете, сколько времени вы потратили на одно занятие? Вы неукоснительно придерживаетесь списков дел, которые делаете? Вы или составляете эти списки? Есть ли у вас склонность оставлять задачи незавершенными, когда вам кажется, что у вас недостаточно времени в течение дня, и откладывать его на другой день?

Вы должны определить поведение, которое вы считаете правильным, или те, которые лучше всего подходят вам.С другой стороны, вы также должны определить поведение, которое вы считаете сомнительным, и найти его причины. Может быть, это, во-первых, неправильная задача, поэтому вы можете поискать другую.

3. Определите свое «лучшее время».

Это факт, что не все люди действуют одинаково. Некоторые из них более продуктивны в определенное время дня, чем другие. Здесь рассматриваются понятия «утренник» и «полуночники». Это вопрос определения времени дня, когда у вас высокий уровень энергии.Скорее всего, это также ваше самое продуктивное время или ваше «лучшее время». Назначая высокоприоритетные и сложные задачи или задачи, требующие большого внимания в ваше лучшее время, вы увеличиваете вероятность того, что эти задачи будут выполнены или выполнены без каких-либо проблем.

4. Ставьте цели.

Вы должны знать, над чем вы работаете. Без цели вы просто работаете бесцельно, без направления. Было бы неплохо ставить как краткосрочные, так и долгосрочные цели.Запишите их, чтобы потом прочитать для подкрепления. Затем вы можете отметить краткосрочные цели, когда они будут достигнуты.

СОВЕТЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Ранее мы говорили о некоторых вещах, которые можно сделать, чтобы правильно и эффективно управлять своим временем. Вот советы, которые могут помочь вам развить и улучшить свои навыки управления временем, как на рабочем месте, так и в личной жизни.

  1. Будьте организованы. Это включает в себя аккуратность и порядок на рабочем месте.Часто хранение стопки бумаг на вашем столе делает поиск чего-либо более трудоемким. Надлежащим образом промаркируйте документы и аккуратно сложите их в таком месте, где их можно будет легко извлечь и вернуть после использования. Это также может потребовать время от времени убирать. Выбросьте то, что вам больше не нужно. Они не только занимают место без надобности, но и нужно больше времени, чтобы преодолеть беспорядок.
  2. Воспользуйтесь лучшим временем. Это ваше самое продуктивное время, поэтому убедитесь, что вы выполняете более сложные задачи в этот интервал.Рутинную и повторяющуюся работу можно запланировать на периоды пониженной энергии. Также рекомендуется заниматься планированием в самое лучшее время, потому что при создании расписания ваш ум будет свежим и ясным. Вы также можете определить два часа дня как свое лучшее время. Найдите способ увеличить этот период до трех или четырех часов. Чем дольше будет ваше прайм-тайм, тем продуктивнее вы будете.
  3. Изучите искусство делегирования. Возьмите на себя ответственность за свои действия, но вы также должны научиться говорить «нет», просить о помощи и распределять обязанности и задачи другим, особенно если они более квалифицированные или опытные люди для их выполнения.Это сэкономит вам — и им — много времени, которое вы сможете использовать для других занятий.
  4. Узнайте, как оставаться сосредоточенным. Отвлекающие факторы — огромная трата времени. Вы можете распланировать свой день, но когда отвлекают — а вы позволяете им — вы просто теряете драгоценное время. Сосредоточьтесь на поставленной задаче. Будьте стойкими против этих отвлекающих факторов, какими бы соблазнительными и сильными они ни были.
  5. Не пренебрегайте временем, злоупотребляя им. Вы знаете, что у вас есть кое-что, что вы должны выполнить, но вы все равно встаете и бесцельно бродите, даже болтая и сплетничая.Это уже растрата времени. Скорее всего, вы вернетесь к своей работе и в конечном итоге потратите ее, потому что вы уже потратили значительное время на что-то другое, совершенно не связанное с этим. В результате, скорее всего, работа будет сделана наугад.
  6. Используйте инструменты управления временем. К счастью, существует ряд инструментов, которые можно использовать для управления временем (включая программное обеспечение для отслеживания времени), от инструментов старой школы, таких как планировщики и органайзеры, до более высокотехнологичных инструментов и устройств, включая мобильные приложения и программное обеспечение.Также помогают бодрящие вещества или усилители энергии, например кофеин, но не забывайте принимать их в умеренных количествах.
  7. Делайте перерывы и время от времени расслабляйтесь. Оставайся здоровым. Тайм-менеджмент не означает втиснуть всю работу в свой день. Перерыв и расслабление также являются частью хорошего управления временем, потому что вы даете себе время подышать, перегруппироваться и восстановить свою энергию, чтобы вы могли эффективно и результативно выполнять следующие задачи в своем расписании. Усталость или истощение приведет лишь к еще большему количеству ошибок, поэтому ваша работа будет неэффективной, а это подорвет цель тайм-менеджмента.Сохранение здоровья и формы также необходимо, если вы хотите иметь возможность делать больше. Если вы больны или ослаблены телом, вы в конечном итоге окажетесь в постели и ничего не добьетесь.
  8. Измените свои привычки и образ жизни. Это, наверное, самое трудное для кого-либо. В конце концов, когда они привыкли делать что-то одно, а потом им приходится что-то менять, это обязательно отразится на других аспектах их жизни. Одно из лучших изменений, которые можно внести в их образ жизни, — это сделать хорошее управление временем привычкой и образом жизни.Конечно, это не может быть сделано в одночасье; это обязательно займет некоторое время. Однако как только вы начнете, вы можете просто продолжить.

Управление временем — это не совсем управление временем. В конце концов, речь идет об управлении собой и о том, как мы используем время. О человеке можно многое сказать по тому, как он или она использует свое время. Кроме того, шансы на достижение целей становятся намного выше при грамотном тайм-менеджменте.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте с умом для повышения производительности

© iStockphoto
trait2lumiere

Улучшите способ использования своего времени.

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять свое время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико.Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему некоторые люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы управления временем, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность функционировать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы успеваете делать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным посвящать драгоценное время изучению тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но преимущества огромны:

  • Повышенная производительность и эффективность.
  • Лучшая профессиональная репутация.
  • Меньше стресса.
  • Повышенные возможности для продвижения по службе.
  • Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

  • Пропущенные сроки.
  • Неэффективный рабочий процесс.
  • Низкое качество работы.
  • Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
  • Более высокий уровень стресса.

Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте некоторое время на нашу обширную коллекцию статей по управлению временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

11 советов по управлению временем, которые действительно работают

Вы чувствуете необходимость быть более организованным и / или более продуктивным? Вы проводите свой день в безумной активности, а затем задаетесь вопросом, почему вы не достигли многого? Тогда эти советы по тайм-менеджменту для вас — они помогут вам повысить продуктивность и сохранять спокойствие и собранность.

1. Осознайте, что тайм-менеджмент — это миф

Это первое, что вам нужно понять о тайм-менеджменте: независимо от того, насколько мы организованы, в сутках всегда всего 24 часа.Время не меняется. Все, что мы на самом деле можем управлять, это мы сами и то, что мы делаем со временем, которое у нас есть. Цените это. Усвоите это. И как можно скорее переходите к следующему совету.

2. Узнайте, на что вы тратите время

Многие из нас становятся жертвами расточителей времени, которые крадут время, которое мы могли бы использовать гораздо более продуктивно. Какие у вас временные бандиты? Вы проводите слишком много времени в Интернете, читаете электронную почту, отправляете сообщения в Facebook, отправляете текстовые сообщения или совершаете личные звонки?

В опросе по зарплате.com, 89 процентов респондентов признались, что каждый день тратят время на работу:

  • 31 процент отходов примерно 30 минут ежедневно
  • 31 процент отходов примерно один час в день
  • 16 процентов отходов примерно два часа в день
  • 6 процентов отходов примерно три часа в день
  • 2 процента отходов примерно четыре часа в день
  • 2 процента тратят пять или более часов ежедневно

Вы расточитель времени? Отслеживание повседневной активности помогает сформировать точную картину того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, что является первым шагом к эффективному управлению временем.

3. Создание целей управления временем

Помните, что управление временем на самом деле направлено на изменение вашего поведения, а не на изменение времени. Хорошее место для начала — это исключить личные траты времени. Например, в течение одной недели поставьте себе цель не отвечать на личные телефонные звонки или отвечать на текстовые сообщения, не связанные с работой, во время работы.

4. Выполните план управления временем

Считайте это продолжением третьего совета по тайм-менеджменту.Цель состоит в том, чтобы со временем изменить свое поведение, чтобы достичь любой общей цели, которую вы поставили перед собой, например, повысить свою продуктивность или снизить уровень стресса. Поэтому вам нужно не только ставить конкретные цели, но и отслеживать их с течением времени, чтобы увидеть, достигаете ли вы их.

5. Используйте инструменты управления временем

Будь то планировщик, программа или приложение для телефона, первый шаг к физическому управлению своим временем — это узнать, куда оно идет сейчас, и спланировать, как вы собираетесь проводить свое время в будущем.Например, программное обеспечение, такое как Outlook, позволяет легко планировать события и может быть настроено так, чтобы напоминать вам о событиях заранее, что упрощает управление временем.

6. Безжалостно расставляйте приоритеты

Вы должны начинать каждый день с занятия, расставляя приоритеты задач на этот день и устанавливая контрольный показатель производительности. Если у вас есть 20 задач на день, сколько из них вам действительно нужно выполнить?

7. Научитесь делегировать и / или передавать на аутсорсинг

Делегирование — одна из самых сложных вещей для многих владельцев бизнеса, но независимо от того, насколько мал ваш бизнес, вам не нужно быть представителем одного человека — вам нужно позволить другим людям нести часть бремени. .Делегирование делится задачами, которые лучше передать кому-то другому, чтобы вы могли максимально использовать имеющееся у вас время.

8. Установите распорядки и придерживайтесь их как можно больше

В то время как кризисы будут возникать, вы будете гораздо более продуктивны, если будете большую часть времени следовать распорядку. Для большинства людей создание распорядка и следование ему позволяет сразу приступить к повседневным задачам, а не тратить время на то, чтобы начать работу.

9. Выработайте привычку устанавливать временные рамки для задач

Например, чтение и ответ на электронную почту могут занять весь день, если вы позволите.Вместо этого установите для этой задачи ограничение в один час в день и придерживайтесь его. (Самый простой способ сделать это — выделить для этой задачи твердый отрезок времени, а не отвечать на электронную почту по запросу.)

10. Убедитесь, что ваши системы организованы

Вы тратите много времени на поиск файлов на своем компьютере? Найдите время, чтобы организовать систему управления файлами. Ваша файловая система тормозит вас? Повторите его, чтобы он был организован до такой степени, что вы могли быстро получить то, что вам нужно.

11. Не теряйте время на ожидание

От встреч с клиентами до визитов к стоматологу невозможно избежать ожидания кого-то или чего-то. Но вам не нужно просто сидеть и вертеть пальцами. Технологии позволяют легко работать, где бы вы ни находились; ваш планшет или смартфон поможет вам оставаться на связи. Вы можете читать отчет, проверять электронную таблицу или планировать свою следующую маркетинговую кампанию.

Дополнительный совет: ваше время принадлежит вам

И вот самый важный совет по тайм-менеджменту.Вы можете контролировать и выполнять то, что хотите, — как только вы разберетесь с мифом об управлении временем и возьмете свое время под контроль.

5 основных техник управления временем

По сути, управление временем — это вовсе не управление временем — это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но насколько хорошо мы их используем, полностью зависит от нас.

Лучшие методы управления временем улучшают ваш стиль работы, помогают контролировать отвлекающие факторы и удерживать концентрацию.Хотя в Интернете их много, вот пять техник тайм-менеджмента и связанные с ними инструменты, которые имеют самое большое значение.

1. Будьте осознанны: ведите список дел

Составление списка дел может показаться не новаторской техникой, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Лучшие списки дел включают в себя самые разные задачи: быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены за 10 минут и больше, оперативные задачи, которые еще не завершены.

Наличие определенного списка задач помогает вам осознанно относиться к тому, над чем вы работаете. В нем эффективно изложено, что вы должны выполнить — все задачи, которые появляются за его пределами, являются второстепенными — и, если ваш разум действительно блуждает, быстрый взгляд на ваш список напомнит вам о том, что вы должны делать. И, конечно же, ведение списка дел позволяет вам наслаждаться одним из уникальных жизненных удовольствий: визуализировать то, чего вы хотите достичь, а затем проложить себе путь через это.

Существует масса приложений со списками дел: Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте.Пользователи Apple также могут попробовать Things , сложное, но минималистичное приложение — простое в организации, но не лишенное функций.

2. Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим шагом будет расстановка приоритетов для ваших задач. Он проведет вас через действия дня в порядке важности, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач вы всегда должны отдавать приоритет тому, что для вас наиболее важно.Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, которые окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу команду.

Трудно переоценить полезность приоритизации — без нее мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе, просто потому, что приближается крайний срок. Приоритезация — ваша самая эффективная защита от соблазна срочными, но несущественными задачами.

Приложения, такие как MyLifeOrganized , представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по ходу выполнения.

🏆 Наш выбор лучшего программного обеспечения для управления задачами

3. Сосредоточьтесь: не отвлекайтесь

Несмотря на наши лучшие намерения, мы все отвлекаемся. От социальных уведомлений до разговорчивых коллег — и самой человеческой проблемы прокрастинации — на самом деле сесть и сделать что-то почти всегда труднее, чем должно быть. Учитывая, что перефокусировка после перерыва занимает около 23 минут, продуктивные затраты на наши ежедневные отвлечения быстро возрастают.Таким образом, вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свой поток и сосредоточенность.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко определить, многие люди не осознают многочисленных проблем, которые ломают их жизнь. После того, как вы определили источник, вы можете установить элементы управления, чтобы вы сами решали, когда отправлять уведомления. Распространенными виновниками, такими как электронная почта, собрания и Slack, можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации.

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдет приложение для отслеживания активности, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите в каждом рабочем инструменте и на каждом веб-сайте.Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация ослабевает, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing , могут наложить ограничения на доступ к веб-сайтам, которые тратят время впустую.

🧠 4 лучших приложения, не отвлекающих внимание

4. Будьте структурированы: время блокирует вашу работу

Структурированный график имеет решающее значение для фактического выполнения того, что вы поставили перед собой. Это помогает вам защитить пространство для вашей работы и создает здоровое давление, чтобы действительно ее завершить. Блокировка времени — один из наиболее продуктивных способов сделать это, поскольку он не позволяет одной задаче обгонять весь ваш день и мешает вам выполнять несколько задач одновременно.

Многие из нас одновременно выполняют несколько работ, полагая, что сделаем больше, но на самом деле все наоборот; мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Блокировка времени — это, по сути, продуманный подход к разделению внимания на всю вашу работу. Выделите небольшие периоды времени для административных задач, таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды для более подробной, углубленной или аналитической работы.

Вам просто нужен простой календарный инструмент, например Week Plan, чтобы заранее запланировать время на неделю.В качестве альтернативы рассмотрите возможность использования приложения-календаря, которое также отслеживает ваши достижения, чтобы вы могли оптимизировать будущие расписания.

👉 Пошаговое руководство по блокировке времени

5. Осознавайте себя: отслеживайте свое время

В конечном счете, вы не сможете улучшить то, как вы используете свое время, не понимая, как вы на самом деле его используете. Отслеживание своего времени здесь элементарно — оно дает понимание и самосознание, чтобы вносить эффективные изменения, обнаруживая скрытые утечки времени, выделяя неэффективные процессы и выявляя ваши продуктивные модели.

К счастью, вам больше не нужно тратить время, чтобы понять время. Приложения автоматического отслеживания теперь могут делать за вас тяжелую работу, записывая, как вы проводите свое время, на личной шкале времени. Нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего записывать — каждая деталь фиксируется в фоновом режиме, пока вы продолжаете свой день.

⚡️ Попробуйте бесплатный автоматический учет рабочего времени

Советы по повышению производительности

6 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Производительность
  3. Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малые предприятия и фрилансеры должны максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Управление временем важно для занятых компаний, чтобы они могли расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше распорядитесь своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих темах рассматривается важность управления временем и предлагаются советы по повышению продуктивности на работе:

Что такое управление временем?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

  • Производству некачественной работы
  • Несоблюдение сроков
  • Повышение уровня стресса
  • Нарушение баланса между работой и личной жизнью
  • Нанесение вреда вашей профессиональной репутации

Почему так важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес без ущерба для баланса между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, у вас будет лучшее представление обо всем, что вам нужно выполнить, и о продолжительности каждой задачи. должен взять. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Сделайте работу лучше

Когда вы не спешите постоянно, чтобы уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и размышлений в своей работе. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше, чем быстро приближающийся срок.

Выполнять работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя привязку каждой задачи в вашем списке к определенным временным отрезкам.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Уменьшите стресс

Легко впасть в беспокойство, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как на работе, так и в личной жизни. Грамотный тайм-менеджмент может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшенные возможности карьерного роста

Управление временем может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Если вы правильно распоряжаетесь своим временем и успешно соблюдаете установленные сроки, вы ощутите чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшить свои навыки управления временем и найти новые возможности для работы.

Станьте более эффективным

Когда вы поймете, как эффективно управлять своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам достичь большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут улучшить ваше время:

Планируйте вперед

Заблаговременное планирование — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром в первую очередь, или, может быть, вы делаете большой шаг ночью.Сохраните свои самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставьте приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из главных факторов, снижающих продуктивность. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы слишком соблазнительны, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не используйте многозадачность

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *