Тайм менеджментом: 20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

1. Правило 1‑3‑5

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям ^{специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.}

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту

, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал ^{мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.}

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана ^{блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.}

1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл ^{эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.}

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
• Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами

История возникновения тайм-менеджмента

Прошедшая в 19-ом веке промышленная революция сформировала потребность управления временем. Чтобы трудится на фабрике, требовалось соблюдать пунктуальность. 

Люди должны были научиться действовать по часам, в отличие от аграриев, которые жили по солнцу. Пунктуальность и продуктивность стали главнейшими целями. «Время – деньги», – сказал Бенджамин Франклин, и его слова стали девизом современных бизнесменов.

В 1911 году Фредерик Уинслоу Тейлор выпустить в свет публикацию «Принципы научного менеджмента», в которой он представил свою теорию управления. В ее основе лежат анализ и синтез рабочих процессов. 

Тейлоризм преследовал главную цель, которая заключалась в увеличении производительности труда рабочих. Приобретенная Тейлором известность привела к появлению новой дисциплины. Ее стали использовать на практике в разных странах после успешного внедрения на заводе Форда.

В СССР в семидесятые годы стал популярным метод хронометража, способствующий рациональному использованию собственного времени и росту персональной эффективности. Советский биолог Любищев в течение 56 лет ежедневно записывал, какое количество времени затрачивается на работу, фиксировал потери.

Он составлял ежемесячную сводку и к завершению года – отчет. Благодаря этому стало возможным с точностью до 10 минут проводить оценку любой предстоящей работы, планировать проекты на месяцы и годы вперед.

Факт! Интересно, что создатель метода последние 25 лет жизни трудился более эффективно, чем в молодости.

В 2007-м при Московском финансово-промышленном институте впервые открыли кафедру тайм-менеджмента. Сейчас у этого направления довольно большая востребованность и популярность – жизненный ритм с каждым годом ускоряется. Появилось большое количество тренингов, семинаров на тему планирования и рационально распределения времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер – профи в сфере управления временем. В его задачу входит анализ человеческой психологии людей, условий на рабочем месте и предложение наиболее продуктивных графиков работы. Тайм-менеджеры помогают главам компаний либо частным клиентам распределять время, расставлять приоритеты, успевать выполнить все важные дела без стрессов.

Факт! Нередко услугами экспертов пользуются предприятия для получения помощи в наладке трудового процесса.

В первую очередь специалисты обучают руководство грамотному распределению обязанностей в коллективе и своего рабочего времени. Они проводят изучение деятельности фирмы, нужного количества времени на решение определенных заданий. Собрав и проанализировав данные, тайм-менеджер занимается корректировкой распорядка дня организации.

Главные задачи тайм-менеджмента

Специалисту в сфере управления временем необходимо уметь проводить анализ временных затрат на исполнение конкретных задач, правильно расставлять цели, планировать тактику их достижения, устанавливая приоритеты.

Также задачи тайм-менеджмента заключаются:

• в проведении непрерывного анализа ежедневного распорядка, повышении его эффективности;
• в самоконтроле в ходе работы – когда и что нужно сделать;
• в изучении и практическом применении технологий, позволяющих рационально распределить время;
• в умении отказаться от деятельности, не приносящей пользы;
• в рациональном планировании времени с акцентом на дела наибольшей значимости;
• в организации полноценного отдыха.

То есть задачами тайм-менеджмента является избавление от неплодотворного растрачивания ценного ресурса – чтобы за те же сутки человек мог успеть сделать в два раза больше, но при этом не утомился и успевал пообщаться с близкими, заняться хобби.

Плюсы планирования времени

Человек, умеющий целесообразно распределять временные ресурсы быстро и с наименьшими трудозатратами, способен достичь выставленных целей.

Есть у тайм-менеджмента и другие преимущества:

• Антистресс. Упорядочение дневных дел снижает уровень тревожности. Когда вы отмечаете выполненные пункты в своем списке заданий, вы можете наглядно видеть прогресс. Это поможет избежать чувства стресса, вызывает ощущение удовлетворенности своими действиями.
• Дополнительное время. Эффективное управление временем дает больше возможностей, чтобы заниматься хобби либо другими личными делами.
• Карьерные возможности. Хорошие навыки тайм-менеджмента – ключевые качества, которые ищут работодатели. Умение выставлять приоритеты и планирования деятельности крайне желательна для любой организации.

Но самым главным достоинством является ощущение внутренней свободы и контроля своей жизни.

Виды тайм-менеджмента

Работа с временными ресурсами распределяется на три разновидности. Тайм-менеджмент персонального типа необходим для саморазвития каждого индивидуума, оптимизации личного времени. Это сочетание навыков продуктивной организации своего дня.

Тайм-менеджмент профессионального либо корпоративного типа сосредотачивается на выстраивании процесса труда. Он обозначает, как грамотно распределить рабочий день и обязанности сотрудников. А задачей социального является охват нескольких человек (к примеру, работников одного предприятия). То есть речь идет не только о распределении времени, но и о регулировке отношений.

Основные понятия тайм-менеджмента

Есть несколько терминов, которые должны понимать те, кто решил обучиться управлению временем:

• Альтернативная стоимость времени – цена тех благ, что смогли стать вашими в единицу времени, но вы от них отказались, «приобретя» что-нибудь иное. Концепция полезна в случае расстановки приоритетов, чтобы понимать, чем вы жертвуете, выполняя рутинные дела вместо важных.
• Бездефицитность сил – принцип, в соответствии с которым труд и отдых обязаны соотносится так, чтобы к окончанию дня, недели либо года был достигнут нормальный уровень работоспособности. Этого можно достичь только в случае, если за повышенной затратой сил, например авралом на работе, будет идти соответствующее уменьшение нагрузки. Иначе неизбежно накапливание усталости, способной стать причиной срывов и резкого снижения продуктивности.
• Дедлайн (deadline) – крайний срок для завершения выполнения задания. Если результат получен позже, его ценность опускается.
• Делегирование – перекладывание исполнения задания на персонал, сослуживцев, внешних поставщиков, приобретение услуги, которая заменяет «собственноручное» решение задачи. Если делегируются полномочия, значит, передаются ресурсы и права, нужные для исполнения задачи.
• Методы тайм-менеджмента – определенный порядок действий, помогающий выполнить поставленную задачу.
• Система управления временем – комплекс методик и технологий, позволяющий с максимальной быстротой и эффективностью достичь цели.

Нужно знать также, что собой представляют поглотители времени. Это обстоятельства, например, люди, задачи, особенности внешней среды, которые становятся причиной неэффективного растрачивания временного ресурса. Существует большое количество факторов, «занимающихся воровством» рабочего времени. Одни яркие и заметные, воздействие других проявляется исподволь. К «ворам времени» можно причислить прокрастинацию, то есть отсрочивание решения важных дел, бесполезные поездки и встречи, не вовремя сделанные звонки, «электронку» и соцсети, которые отвлекают от работы.

Тайм-менеджмент в управлении

Чтобы эффективно трудится, необходимо обладать умением извлечения наибольшей пользы из каждой минуты трудового дня. Руководителю любой компании должно быть известно, что собой представляет управление рабочим временем персонала, а сами специалисты должны знать техники контроля и перераспределения временных ресурсов.

Руководители должны научиться:

• ставить цели своим подчиненным на каждый день, неделю и месяц;
• расставлять приоритеты по принципу значимости и срочности;
• управлять коммуникациями;
• делегировать полномочия.

Неверно организованная руководством деятельность становится причиной того, что работники предприятия все время испытывают дефицит времени. Это отражается на продуктивности рабочего процесса и успешности фирмы в целом.

Для повышения плодотворности работы компании, специалисты должны научиться составлять план работы на день. При его создании необходимо 60% времени выделить на главные дела, 20%  – на непредвиденные, 20%  – на спонтанные. Основная задача – приучить персонал к систематическому ежедневному составлению плана.

Управление личным временем

Планирование является ключевым моментом в управлении временем. В процессе составления плана нужно учитывать, что он обязан быть целесообразным и выполнимым, поскольку это оказывает прямое влияние на продуктивность вашей работы.

Помимо этого, чтобы выйти из ежедневной гонки:

• Ни в коем случае не берите работу на дом.
• Организуйте бытовые заботы так, чтобы на них тратилось минимальное количество времени.
• Для отдыха выделяйте не только субботу и воскресенье, а хотя бы один вечер в середине недели. Например, можно устроить велопрогулку либо сходить в баню.
• В период отпуска сведите к минимуму общение по телефону или через Всемирную сеть.

Составление плана необходимо не только для рабочего, но и для свободного времени. При планировании нужно учитывать эмоциональное наслаждение, к примеру, поход в кинотеатр, и физическое, скажем, спортивные тренировки.

Навыки тайм-менеджмента

Чтобы обучится эффективному управлению временем, потребуется наработать определенные навыки, основными из которых являются:

• Организованность. Поможет сохранить ясную картину того, что вам нужно завершить и когда. Быть хорошо организованным может означать ведение обновленного календаря, возможность легко находить определенные документы, делать подробные заметки.
• Приоритизация. Оценка каждой из ваших обязанностей по приоритету является ключом к тому, чтобы быть хорошим тайм-менеджером. Существует много способов их расстановки в отношении того, что надо выполнить. Например, можно вначале завершить быстровыполнимые задачи, затем те, что сложнее. Либо начать с дел, у которых ближе дедлайн.
• Постановка целей. Целеполагание позволяет четко понять ваш «пункт назначения» и то, как именно вам нужно расставить приоритеты для его достижения. Важна расстановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей.
• Коммуникативные навыки. Они позволят сделать ваши планы и цели ясными для людей, с которыми вы работаете.  А также делегировать дела, чтобы сосредоточиться на выполнении наиболее важных, актуальных задач.
• Планирование. Является фундаментальной частью тайм-менеджмента. Эффективное планирование дня, встреч поможет придерживаться графика, разбить большие задачи на мелкие, установить контрольные точки проекта.
• Делегирование. Часто бывает трудно сказать «нет», когда кто-либо просит вас сделать что-нибудь на работе. Важно практиковать наличие границ, а также передавать часть дел другим сотрудникам, чтобы успевать заниматься важными для вас задачами.
• Управление стрессом. Позитивное отношение к стрессу может помочь вам не терять мотивацию и хорошо работать даже в цейтноте. Не перегореть помогут небольшие перерывы в продолжение дня или маленькие вознаграждения после завершения каждой задачи.

Применяйте инструменты управления временем: специальное программное обеспечение и приложения для телефонов, которые помогают с большей продуктивностью организовать рабочий день и личную жизнь. Например, Trello – бесплатное интернет-приложение для руководства проектами в малых группах. Благодаря доскам, спискам и картам, есть возможность организации дел и расстановки приоритетов в непринужденной, легко меняемой форме. Либо Evernote – интернет-ресурс и комплект ПО, чтобы создавать и хранить заметки. Их можно рассортировать по блокнотам, присвоить им метки, отредактировать и направлять на экспорт.

Основные методики планирования

Применяя эти методики, зарекомендовавшие себя на практике, можно составить правильное расписание. Оно позволит достичь нужных целей без стрессов и перегрузок.

• Хронометраж. Суть методики состоит в том, что вам надо вести поминутную запись всех своих действий и того, сколько времени на них затрачено. Это даст возможность обнаружить, на что расходуются часы и минуты, обезвредить «временных вампиров», обучиться ощущать время.
• Принцип Парето. Он сообщает о том, что при 20% усилий, затрачиваемых на достижение результата, в итоге получается 80% продуктивности и наоборот. Посредством этого закона можно обеспечить подбор наиболее эффективных действий и сконцентрировать их на исполнении намеченного, максимально снизив затраты.
• Метод 10 минут. Если нужно решить какую-либо проблему, к решению которой нет желания приступать, подумайте: «Я уделю этому занятию лишь десять минут, а после передохну». Вероятнее всего, вы увлечетесь работой и не захотите прекращать.
• Правило трех. Согласно ему, чтобы достичь эффективности, требуется ежедневное выполнение лишь трех имеющих наибольшую ценность дел. Чтобы не распылялись внимание и силы, нужно просто выбрать три самые важные задачи и сконцентрироваться на них. Назавтра нужно выбрать еще три, и так далее. Так вы не потеряете концентрацию и постепенно избавитесь от всех «долгов». Этот же принцип будет действовать и при целеполагании на неделю, месяц либо год.
• Матрица Эйзенхауэра. В основе метода тридцать четвертого президента США лежит правило распределения задач по уровню значимости и срочности. Все они подразделяются на четыре группы: А – срочные и важные, В – несрочные, но важные, С – неотложные, но незначимые дела, D – неспешные и незначительные. От группы, куда занесена задача, зависит ее приоритетность. Неважные дела можно перепоручить подчиненным либо отложить на потом.
• Метод 1-3-5. Дает возможность расходовать время с наибольшей целесообразностью. В продолжении дня вы решаете лишь одну большую задачу, три средних и пять маленьких – в общей сложности 9 дел. Используя такую схему, вы постепенно разберете завалы, при этом будете успевать по срокам, не доводя себя до переутомления.

Список дел является одним из самых легких и наиболее часто применяемых инструментов, который помогает разложить задачи на определенную деятельность в конкретный день.

Составление списка дел

Первым делом в расписании указывают проекты, требующие безотлагательного выполнения. Потом также важные задачи, но с возможностью отложить решение. Далее вносят оставшиеся проекты.

Как правильно составить список дел:

1. Определите свои цели и приоритеты.
2. Составьте перечень дел, которые выполняете ежедневно, включая самые мелкие и рутинные.
3. Выявите индивидуальные периоды повышенной и пониженной энергии. Если к вечеру у вас энергетический упадок, стоит перенести выполнение значимой работы на утро, а рутинные дела на послеобеденное время.
4. Удалите элементы с наименьшим приоритетом полностью или отложите их.
5. Определите своих «пожирателей времени» и старайтесь ограничить их влияние. Консолидируйте работу с «электронкой», документами, телефонными звонками. К примеру, перенесите на время с 9:00 до 9:30 утра. Это позволит сократить общие сроки, требующиеся для их исполнения, при этом будут устранены траты на запуск и переключение.
6. Распланируйте лишь часть трудового дня. Стоит оставить какое-то время «пустым» для непредвиденных ситуаций.

Мозгу, чтобы усвоить новую информацию, после каждого мероприятия нужно время, поэтому все встречи должны быть плановыми.

Список дел должен быть на виду, к примеру, можно занести его в настенный, настольный либо компьютерный календарь. Его необходимо всегда держать открытым. 

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Приемы тайм-менеджмента направлены на наилучшую организацию трудового дня и периода отдыха, когда расход времени максимально продуктивен, а деятельность дает значительные результаты. Они помогают осознанно контролировать временные расходы на разнообразные виды активности, придать большую эффективность труду и отдыху.

Принципы – основы эффективного тайм-менеджмента:

• выбор подходящей методики планирования;
• умение сфокусироваться на главном;
• разбитие крупных задач на подзадачи;
• ранжирование дел по важности;
• способность сказать «Нет»;
• разделение времени на отдых, работу, самосовершенствование;
• ограничение «пожирателей времени»;
• борьба с прокрастинацией.

Не следует выполнять чужие дела. Сосредоточьтесь на своей цели и действуйте четко для ее достижения.

Советы ведущих специалистов

Почти все люди, которые достигли настоящих высот, говорят, что время – их важнейший актив. Они используют ежедневники, руководствуются четкими планами и занимаются продумыванием новых. У успешных людей – множество действующих задач и проектов, огромное количество идей. При этом удачливые люди не выглядят «загнанными лошадьми», напротив, светятся энтузиазмом, а их здоровье обычно может стать предметом зависти. Все это результаты грамотного распределения времени.

Чтобы стать успешным, стоит следовать рекомендациям специалистов в сфере тайм-менеджмента. Например, доктор психологии Ларри Розен в материале в Harvard Business Review объясняет: чтобы работать продуктивно, нужно научиться делать перерывы. Концентрация на определенной задаче не может продолжаться больше полутора часов. После чего мозгу нужен отдых: следует прогуляться, перекусит, заняться чем-то приятным.

Что еще советуют специалисты в области тайм-менеджмента? Психолог Нейл Фьоре учит, как противостоять прокрастинации, в своей книге «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». 

Технология содержит действенные способы управления временем:

• Следует повышать самооценку, чтобы снизить боязнь ошибиться и неуверенность в начинаниях.
• Если думать позитивно, на выполнение задачи появится больше энергии.
• 3D-мышление и календари дают возможность взять под контроль страх погрязнуть в делах.
• Выставление реальных целей перенаправит энергию на проблемы, требующие безотлагательного решения.

А чтобы избежать стрессов, необходимо действовать в состоянии «потока». Такой подход придаст мотивации и создаст интерес для плодотворной работы, а управляемый регресс позволит подготовиться к запланированным паузам и перезагрузке.

Факт! Разница между теми, кто достигает существенных успехов, и теми, кто этого не делает, заключается просто в том, что более плодотворные люди научились тому, насколько важен тайм-менеджмент. 

Так считает эксперт по производительности Клэй Кларк. Он советует отказаться от многозадачности. Если фокус внимания разделен между несколькими вещами, ни одна из них на самом деле не делается хорошо. Стоит выбрать одну задачу, и заниматься ей до завершения, чтобы быть более продуктивным.

Также он советует сделать часы своим другом. Не следует полагаться на внутреннее чувство времени: можно в конечном итоге упустить что-то важное. Когда вы участвуете в проекте, требующем большой концентрации, велик риск, что вы потеряете счет времени. Легко читаемые часы, которые находятся рядом с рабочим местом, помогут уложиться в расписание. Они также могут отправлять звуковые напоминания о предстоящих встречах или крайних сроках сдачи работы.

Джулия Моргенстерн (основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды) рекомендует в первую очередь провести оценку того, сколько времени у вас уходит на решение ваших задач, какие факторы являются отвлекающими. Вероятно, это социальные сети, дополнительные обязанности, постановка нереальных сроков либо препятствия психологического характера. Она советует рассортировать вещи и дела, освободить пространство от всего, что не представляет первостепенной важности. Определите для каждой вещи свое место, а каждому делу – время. Если у вас не получается, то проведите анализ, вероятно, дело можно отсрочить, передать полномочия на выполнение другим работникам либо совсем от него отказаться.

По мнению писателя Тони Шварца, литературного критика Бенджамина Че Кай Вая, основателя сервиса Buffer Лео Видрича, коммерсанта Томаса Оппонга управление временем лучше выстраивать по принципу 90 минут. Его суть такова: вы посвящаете напряженной деятельности 90 минут, после чего устраиваете получасовой перерыв, а потом повторяете цикл. При этом в первые 90 минут вы решаете наиболее значимую задачу, которую нужно выполнить в течение дня, а в следующие циклы можно заняться делами, представляющими меньшую важность.

Согласно изысканиям ученого из Йеля Перетза Лафи, полтора часа – это оптимальное время, на протяжении которого возможна эффективная концентрация на одном деле. А 30 минут вполне хватает для полноценного отдыха, что подтвердил своими исследованиями нейрофизиолог Натан Клейтман.

Неординарные приемы и технологии

Для управления временем применяют разнообразные методы и системы. Некоторые из них, несмотря на нестандартность, очень эффективны.

 «Лягушка на завтрак»

Автор методики Брайан Трейси именует ее «поеданием лягушки», цитируя Марка Твена. Писатель прекрасно сказал, что если первое, что вы совершите утром, – съедите живую лягушку, сможете пережить остаток дня с осознанием того, что худшее позади. Ваша лягушка – это наиболее трудная либо нудная задача, нужно справиться с ней в первую очередь, без каких-либо отсрочек. Так вы избавитесь от эмоционального напряжения и груза, который давил бы в течение дня.

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом / Хабр

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?   Источник

Недолгий полет Супермена

Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции

Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.  

Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.Зеленые секторы – это время, отданное профессии.

Работаем эффективнее и с удовольствием

Источник

«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.

Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования

Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.
Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.

• Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  
• Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  
• Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
  
• Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.
  

Основные пожиратели времени

Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

• Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  
• Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  
• Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  
• Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  
• Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
  
• Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  
• Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  
• Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  
• Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  
• Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  
• Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  
• Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  
• Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  
• Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).
  

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.

• Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  
• Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  
• Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.
  

Источник

Учимся планировать

«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

«Смотровые площадки»

Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

ТОП-3 действенных лайфхака

Источник

«Лягушки»

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

«Якорь»

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Обоснованное «нет»

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

Производительность и мы

Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет

Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.

Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

Источник

Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)

• Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  
• Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  
• Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.
  

Готовимся к переговорам

Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.

1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
   
2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
   
3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
   
4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
   
5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
   
6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.
   

«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Тайм-менеджмент: с чего начать и как начать

Часто попытки приобщиться к тайм-менеджменту заканчиваются полной неудачей.

Обычно это бывает так: человек читает какую-нибудь вдохновляющую книгу и добросовестно пытается следовать ее советам. А через несколько дней он понимает, что все эти замечательные советы почему-то абсолютно невозможно приспособить к его жизни. «Наверное, лично мне тайм-менеджмент не подходит» — думает он и возвращается к привычному для себя режиму.

У таких неудач, как правило, две причины. Во-первых, тайм-менеджмент — вещь сугубо индивидуальная. Чтобы он заработал, его нужно подогнать «под себя». Во-вторых, планирование, как и любой другой навык, требует привычки. Если человек никогда серьезно не занимался планированием своих дел, ему понадобится время, чтобы перестроить мышление.

В этой статье мы расскажем, с чего начать знакомство с тайм-менеджментом, чтобы в нем не разочароваться. Предлагаем читателям простую программу из четырех шагов, которая поможет получить основные навыки планирования и создать свою систему «управления временем».

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-за каких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Заведите органайзер

Настало время перейти от листочков к более серьезному инструменту планирования — органайзеру.

Органайзеры бывают двух видов: бумажные и электронные.

Бумажный органайзер. Это вид органайзеров уже почти «вымер», но некоторые люди по привычке предпочитают использовать именно его. Также он будет полезен, если по какой-то причине у вас нет доступа к компьютеру или телефону.

Бумажный органайзер легко купить в канцелярских товарах или сделать самостоятельно, разметив для планирования блокнот или тетрадь.

Увы, у бумажного органайзера есть огромный недостаток: он не интерактивен. Он не умеет напоминать о событиях, сортировать задачи и работать с повторяющимися делами. Поэтому, если у вас есть возможность, лучше все-таки использовать электронный вариант.

Электронный органайзер. Чаще всего это специальная программа для компьютера, телефона или планшета. Однако сегодня стали популярны и онлайн-органайзеры, которыми можно пользоваться прямо в браузере при наличии интернета.

Какой органайзер выбрать — зависит от ваших предпочтений и бюджета.

Сегодня есть множество вариантов, как полностью бесплатных (Exiland Assistant Free, Maxdone, почтовик Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning), так и частично бесплатных (LeaderTask, Todoist). Также одним из самых популярных органайзеров до сих пор остается Microsoft Outlook, который входит в состав пакета Microsoft Office. Мы советуем для начала попробовать одну из этих программ.

У каждого из перечисленных органайзеров есть свои особенности, достоинства и недостатки, и чтобы выбрать подходящий для себя вариант, вам придется немного поэкспериментировать.

Когда вы разберетесь с возможностями органайзера и научитесь с ним работать, он станет вашим верным помощником на долгие годы. На этом, в принципе, можно и остановиться. Но если вам хочется большего — переходите к следующему этапу.

Шаг 3. Познакомьтесь с теорией

У нас появился опыт, и теперь мы знаем, какие проблемы хотим решить с помощью тайм-менеджмента. А это значит, что настала пора познакомиться с теорией.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы узнать о тех огромных возможностях, которые предоставляет современный тайм-менеджмент. Во-первых, это уже готовые решения проблем, связанных с планированием. Во-вторых, это десятки всевозможных приемов, которые помогают работать быстрее и эффективнее.

Разумеется, ответы на некоторые вопросы можно найти и в интернете. Но даже в нашу цифровую эпоху информацию по-прежнему лучше черпать из хороших книг. Тем более что книг о тайм-менеджменте сегодня написано неимоверное количество.

А для начала мы советуем познакомиться с четырьмя из них:

1. Лотар Зайверт «Ваше время в ваших руках»
Книга появилась в начале 90-х и сегодня уже считается «классикой». Именно в ней впервые были описаны метод «Альпы», АБВ-анализ и другие популярные сегодня техники.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Это самый первый российский бестселлер об «управлении временем». Из книги вы узнаете, что такое миссия и призвание, как ставить цели и расставлять приоритеты, как планировать задачи и где черпать мотивацию. Автор в доступной форме рассказывает об основах классического и современного тайм-менеджмента.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
В книге изложены основные принципы GTD — самой популярной сегодня системы тайм-менеджмента. Описанные техники помогают справляться с бесконечным потоком дел, не испытывая при этом стресса. Книга вышла еще в 2001 году, но до сих пор остается бестселлером во всем мире.

4. Максим Дорофеев «Джедайские техники»
Эта система впитала в себя все лучшее из GTD, однако рассчитана уже на нашу эпоху — эпоху интернета, гаджетов и тотального дефицита внимания. Книга расскажет о том, как экономить ресурсы мозга («мыслетопливо»), поддерживать высокую продуктивность и избегать прокрастинации.

Конечно, у других авторов тоже можно найти немало полезного. Но именно эти книги помогут вам сформировать наиболее полное представление о том, что представляет собой тайм-менеджмент сегодня.

После знакомства с теорией вы автоматически перейдете к следующему шагу, а именно:

Шаг 4. Создавайте свою систему тайм-менеджмента

Следующий этап — отобрать те приемы и техники, которые подходят для решения конкретно ваших задач. И здесь можно двигаться сразу по двум направлениям:

1. Проблемы и вопросы. Как бы далеко мы ни продвинулись, но проблемы и вопросы будут возникать перед нами всегда. Например:

• Как расставлять приоритеты?
• Как делегировать задачи?
• Что делать с идеями?
• Как бороться с отвлечениями? и т. д.

Каждый раз, когда мы находим ответы на такие вопросы, мы пополняем личный арсенал приемов тайм-менеджмента и повышаем свою эффективность.

2. Улучшение старых техник. Каждую сферу планирования можно совершенствовать фактически до бесконечности.

Например, в самом начале мы просто записываем свои идеи на листочек. Спустя какое-то время они перебираются в отдельный текстовый файл. Чуть позже — наши идеи превращаются в ментальную карту. А затем они переносятся в какой-нибудь Evernote и обрастают всевозможными тегами и перекрестными ссылками. Одним словом, нет предела совершенству.

Этот шаг может затянуться на долгие годы, а то и до конца жизни. Но в этом нет ничего плохого: чем больше мы «оттачиваем» свою систему тайм-менеджмента, тем больше пользы она нам приносит.

Заключение

Для прохождения этих четырех шагов нет какого-то определенного лимита времени. Все люди разные. Кому-то на это понадобится несколько лет, а кто-то уже неделю найдет оптимальную для себя систему тайм-менеджмента и будет использовать ее до конца жизни.

Не беспокойтесь, если сразу что-то не получается. Некоторые техники потребуется выполнить несколько раз, чтобы понять, как с ними работать.

Тем более что в тайм-менеджменте нет аксиом или какой-то единственной верной дороги. Не все книжные рекомендации стоит воплощать в жизнь и не все техники нужно выполнять строго «по канону».

Например, в книге рекомендуется для работы устанавливать таймер на 25 минут. Вы пробуете и понимаете, что вам этого мало — вы не успеваете погрузиться в задачу. Нет проблем: ставьте таймер на 30, 45 или 50 минут.

Делайте так, как вам удобнее: тайм-менеджмент — это не свод обрядов и ритуалов, а инструмент, который должен приносить вам пользу.

Поделиться:

Тайм-менеджмент — принципы, приёмы и рекомендации

Время чтения 11 минут

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

<<Оглавление>>

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм — менеджмента

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм — менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм — менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Принципы тайм-менеджмента в работе | Блог

Про тайм-менеджмент

Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:

• — хронометраж и контроль времени,
• — оптимизация временных затрат,
• — планирование дня/недели/месяца,
• — создание мотивации.

Давай разбираться.

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

• — план состоит из последовательности действий;
• — каждое действие приносит определённый результат;
• — результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:

• — тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
• — стратегические (от 3 месяцев до года),
• — общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.

Принцип 2. Целься в конкретный результат

Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:

• — быть конкретными (Specific),
• — измеримыми (Measurable),
• — иметь исполнителя (Assignable),
• — быть выполнимыми (Realistic),
• — иметь конкретные сроки реализации (Timebound).

Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.

«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.

Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Тип	Конкретные действия
Важные дела (А)	Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты
Менее важные дела (B)	Второстепенные, но важные проекты, оперативные поручения руководства
Неважные дела (C)

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег.

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для экспресс-анализа и быстрого принятия решений по приоритезации.

Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй

Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.

Пример

Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.

Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.

Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.

Принцип 5. Визуализируй планы и задачи

Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.

Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай

Заведи привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание удели ситуациям, где всё пошло не так: ты потратил слишком много ресурсов, неверно определил приоритет и т. п.

Придумай, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуешь, что теряешь контроль — возьми небольшой перерыв и вновь сконцентрируйся на собственных действиях. Придумывай свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.

Не забывай отдыхать. Включи периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, если ты не отдыхаешь, не жди от себя выдающихся результатов.

Короче, эффективное управление временем поможет освободить огромное количество ресурсов для полноценной рабочей и личной жизни. Используй принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал выше, и скоро одной причиной для стресса будет меньше. Жить и работать нужно в кайф.

Тайм-менеджмент — смысл и важность

Правильно сказано: «Время и прилив никого не ждут». Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые зря тратят время, не могут создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

• Управление временем относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
• Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
• Управление временем означает максимальное использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какое занятие более важно и сколько времени следует уделять ему? Знайте, какие работы нужно сделать раньше, а какие немного позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Time Management включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование обязанностей
5. Приоритезация мероприятий по их важности
6. Уделять нужное время правильным занятиям

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено на каждое действие. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, а за ней должны следовать те, которые не требуют особого внимания в данный момент. Выполняйте незавершенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не выполнили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполнили задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации похожа на ситуацию, когда капитан корабля теряется в море.Да, вы бы потерялись. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Устанавливайте для себя сроки и изо всех сил старайтесь выполнять задачи раньше срока. Не ждите, пока начальство будет спрашивать вас каждый раз. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить конкретной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты относительно установленных сроков.

• Делегирование обязанностей

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делай все в одиночку. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него сложно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который ничего не знает, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо разбирается в своей работе.

• Приоритизация задач

  Расставьте задачи по приоритетам в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи нужно выполнить в течение дня, какие — в течение месяца и так далее. Самые важные задачи следует выполнять раньше.

• Уделять нужное время правильным занятиям

  Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, сделанная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter.В конце концов, человек — это не машина.

Для эффективного управления временем необходимо:

Организовано — Избегайте хранения стопок файлов и куч бумаги на рабочем месте. Бросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками наверху каждого файла. Это экономит время на ненужные поиски.

Не тратьте время зря — Не убивайте время праздношатанием или сплетнями.Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку пользоваться планировщиками, органайзерами и настольными календарями для лучшего управления временем. Устанавливайте напоминания на телефонах или персональных компьютерах.

Авторство / Ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого контента, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы контента.

,

Тайм-менеджмент: что такое тайм-менеджмент?

Хотите легко управлять своим временем? Затем узнайте, что такое тайм-менеджмент, и выучите 12 основных правил тайм-менеджмента. Измени свою жизнь к лучшему!

Вы, наверное, заметили, что большинство из нас настолько перегружено работой и личными делами, что даже не понимаем, как с этим справиться и не торопиться.

Мы испытываем своего рода эмоциональное напряжение, приступы паники и дискомфорт.Все это приводит к апатии и подавленному настроению.

Все идет не так, и ты не хочешь заниматься какой-либо деятельностью.

Если вы не хотите страдать от депрессии — вам нужно научиться управлять своим временем, вам придется иметь дело с управлением временем !

Психологи считают, что выход из ситуации нехватки времени есть.

Самое главное, что у вас есть желание изменить себя и изменить свое отношение к личному времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это способность эффективно управлять своим временем и контролировать его!

Это возможность выбрать наиболее важные моменты, разделить свои действия на основные, которые не могут ждать, и второстепенные, которые можно закончить через несколько часов.

Как только человек начинает это понимать, он сразу перестает суетиться.

Вы можете подумать, что управлять своим временем довольно сложно — на самом деле, совсем немного!

Главное, чтобы вы принимали конкретное решение о том, что и когда нужно делать!

Какова цель тайм-менеджмента?

Многие люди считают, что те, кто использует стратегии тайм-менеджмента, находят время, чтобы делать гораздо больше и работать быстрее!

Это заблуждение…

Тайм-менеджмент помогает нам значительно повысить продуктивность, а также учит выбрасывать все ненужное.

Кажется, будет дополнительное время — и вам решать, на что вы его потратите!

Люди, которые уже научились эффективно управлять своим временем, способны спасти треть своей жизни!

Удивительно, не правда ли?

Тайм-менеджмент: 12 правил

Выбирать время — значит экономить время.

Бекон

1) Управление временем: представьте, что сегодня ваш последний день.

Вы можете подумать, что это нелепое правило, но все же…

Хочу поделиться с вами своим личным вопросом.

Я задаю себе этот вопрос перед сном и как только просыпаюсь! Благодаря этому вопросу я легко просыпаюсь каждое утро и разумно распоряжаюсь своим временем!

И вот мой вопрос: «Если бы я знал, что сегодня последний день в моей жизни — что бы я делал и как бы я себя вел в этот день?»

Мой вам совет: возьмите лист бумаги прямо сейчас и ответьте на этот вопрос откровенно для себя.

Думаю, вам будет интересно!

2) Тайм-менеджмент: начни планирование!

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни, постоянно планировали.

НЕОБХОДИМО ежедневное планирование для повышения вашей эффективности в течение дня.

Возьмите за правило планировать определенные задачи в блокноте все время! Помните, если ваша цель не записана, ее просто не существует!

Когда вы работаете со списком дел, которые вам нужно сделать, вы сразу увеличиваете продуктивность своего времени на 25%.

Возьмите за привычку записывать свой план на завтра вечером (перед сном)!

Как только вы придете на работу, вы уже будете знать, с чего начать.

Работайте с этим списком в течение дня: как только появится новая задача, включите ее в этот список и укажите ее приоритет по сравнению с ранее записанными задачами.

После успешного завершения какой-либо конкретной работы вычеркните ее из списка!

Таким образом, вы останетесь довольны проделанной работой и будете гордиться тем, что не зря потратили время!

Сложные задачи следует разделить на несколько подзадач. Только неудачники пытаются схватить все сразу.

3) Тайм-менеджмент: избавьтесь от «убийц времени»!

Это, наверное, самая большая проблема, которая мешает всем нам эффективно и рационально управлять своим временем! Мы КРАДЕМ наше время и УБИВАЕМ свое время; мы тратим много на проверку электронной почты, на общение в ICQ и на facebook!

Разве вы не упрекаете себя в этом?

Доставляет ли вам удовольствие от лени?

Примите мой совет: если вы собираетесь делать какую-нибудь полезную работу (на будущее) — избавьтесь от всех этих убийц времени, не позволяйте им отвлекать вас!

Сосредоточьтесь на своей важной работе, соберитесь и проявите терпение!

В одной из своих статей я уже упоминал очень интересный факт, что для формирования полезной привычки вам нужно повторять одно и то же в течение 66 дней при условии, что вы будете делать это ЕЖЕДНЕВНО!

Поэтому выберите особое время для занятий только полезным, избавьтесь от всех отвлекающих факторов (телевизор, социальные сети, чашка кофе с другом и бесполезные разговоры) — и ИДТИ ВПЕРЕДИ покорять вершины и формировать полезные привычки! 😉

Также было бы полезно, если бы у вас был отдельный дневник, в котором вы бы записывали бесполезные действия, которые разрушают ваше время, отвлекают вас от вашей цели и не приносят вам никакой пользы!

4) Тайм-менеджмент: научитесь расставлять приоритеты!

Сортируйте задачи по важности и срочности; запишите их в личный блокнот!

Не тратьте много времени на мелочи и ненужные вещи!

5) Управление временем: сконцентрируйтесь на одной работе.

Чем больше задач вы выполняете одновременно, тем быстрее вы пытаетесь это сделать — тем хуже вы получите результат.

Никогда не начинайте работу над новой задачей, пока не закончите предыдущую!

6) Управление временем: фильтрация информации.

Чтобы не перегружать мозг огромным количеством ненужной информации и не тратить зря драгоценное время — научитесь выбирать самое важное и полезное! Научитесь быстро искать, сканировать страницы всемирной паутины, не читая все от начала до конца!

Делайте паузы и запоминайте только важную информацию!

7) Тайм-менеджмент: «Возьми лягушку на завтрак!»

Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б.

Трэйси называет самые сложные дела, которые нужно делать в течение дня «лягушками».

Постоянно откладывая их в рабочее время, вы создаете неприятное эмоциональное напряжение на весь день! Всегда следует начинать с самого трудного — и ваш день будет гладким и легким.

8) Тайм-менеджмент: говори «НЕТ» ненужным задачам!

Научитесь говорить нет определенным людям (которые не имеют целей и ничего не хотят от жизни, которые умеют только жаловаться) и ненужным задачам, которые не приносят и не принесут вам никакой пользы, что будет просто пустой тратой ваших усилий. время.

9) Тайм-менеджмент: разберитесь с беспорядком на столе!

Богатые люди и успешные бизнесмены всегда работают за чистым столом!

У рассеянных людей на столах полный беспорядок.

Выработайте привычку все время сортировать свои бумаги, выбрасывать ненужные и убирать на столе. Ученые доказали, что мы тратим более 30% времени на поиск нужного документа.

Корзина для сбора мусора — хороший способ распоряжаться своим временем!

10) Управление временем: у вас должно быть удобное рабочее место.

Когда работаешь дома — у тебя много возможностей отвлечься и отвлечься.

Особенно актуально для тех, кто живет не один.

Наличие индивидуального рабочего места значительно повысит вашу продуктивность и поможет вам сосредоточиться на собственном бизнесе.

Важно знать: 16 способов разбогатеть

11) Управление временем: работа в определенное время.

Если вы внимательно понаблюдаете за собой, вы сможете определить свои биологические часы (биоритмы), которые определяют пики вашей активности!

Вам стоит приложить максимум усилий, чтобы решить самые сложные задачи в этот период, ведь вы будете полны сил и максимально эффективны! Не теряйте это время — используйте его!

Например, мой пик активности приходится на 7 часов утра.м. — 11 часов утра, и я стараюсь делать в этот период как можно больше, потому что понимаю, что в другое время у меня снизится скорость реакции и работоспособность.

12) Тайм-менеджмент: Возьмите выходной, вы его заслужили!

Когда есть время расслабиться — никогда не пренебрегайте этим!

Это важный фактор для эффективного управления временем! Когда человек отдыхает, восстанавливаются все ресурсы его тела.

Когда человек устал до смерти — маловероятно, что он почувствует себя хорошо и качественно выполнит конкретную задачу.

Итак, отдыхая, вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!

Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, радоваться каждому моменту, находить время для семьи и близких, уделять время саморазвитию — жизнь станет ярче и интереснее!

Полезная статья? Не пропустите новинки!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

,

Стратегий управления временем — Советы и методы управления временем для всех

Что вы делаете, когда попадаете в беспрецедентные времена? Вы приспосабливаетесь и используете ситуацию наилучшим образом. Сейчас вы, вероятно, проводите гораздо больше времени в помещении и вдали от других. Возможно, это лучшая возможность для самосовершенствования. Старт вашей жизни — это 30-дневный вызов. Выберите […]

Юридическая практика — это напряженная, быстро развивающаяся область, которая подвергает практикующих врачей стрессу и другим неблагоприятным проблемам со здоровьем.Практикующие юристы, которым не хватает хороших методов тайм-менеджмента, подвержены стрессу юриста, депрессии, тревоге и связанным со стрессом осложнениям. Они раздражительны, легко утомляются, плохо концентрируются и очень забывчивы. В большинстве случаев страдают их отношения. […]

Время летит, улетает и улетает, когда у нас так много дел. А время — деньги. Не то, что можно сохранить в банке. Нет, время бренно. Вы должны максимально использовать это, пока оно длится.Вот в чем суть тайм-менеджмента. Ваша способность максимально использовать каждую минуту […]

Сочетания клавиш

— это решение для более быстрой работы на вашем компьютере. Сочетания клавиш на вашем компьютере действительно могут ускорить вашу работу, потому что обычно быстрее нажимать пару клавиш быстрого доступа, чем просматривать с помощью мыши. Вот несколько полезных сочетаний клавиш для Windows. […]

Каждый студент тратит много времени на обучение, и почти каждый из них хотел бы, чтобы учеба была более эффективной.Вот несколько основных советов, которые помогут лучше управлять своим временем во время учебы. Сведите к минимуму отвлекающие факторы. Устраните все, что может отвлекать вас в том месте, где вы учитесь. Убедитесь, что поблизости ничего нет […]

,

навыков управления временем | SkillsYouNeed

Вы когда-нибудь задумывались, почему у некоторых людей, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие всегда спешат от задачи к задаче и, кажется, никогда ничего не заканчивают?

Не может быть просто так, чтобы у некоторых людей было меньше дел. Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируя хорошие навыки управления временем.

Управление временем — это способность продуктивно и эффективно использовать свое время.Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не испытывая при этом стресса. Звучит просто, но на практике это намного сложнее. Эта страница объясняет некоторые принципы хорошего тайм-менеджмента.

---

Важность управления временем

Навыки управления временем необходимы, потому что у немногих из нас, если таковые вообще есть, когда-либо бывает достаточно времени, чтобы делать все, что от нас просят или что мы хотим делать.

Управление временем определяется как продуктивное и эффективное использование вашего времени, но что делать, если вы работаете максимально продуктивно, а по-прежнему не может сделать все? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, которые хорошо умеют управлять временем, умеют хорошо ладить и делать что-то. Однако они также лучше справляются с задачей , отдавая приоритет и выясняя, что действительно нужно делать , а затем отбрасывают другие вещи.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

• « Срочные» Задачи требуют вашего немедленного внимания, но действительно ли вы уделяете им такое внимание, может иметь значение или не иметь значения.

• «Важные» Задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

• Ответить на звонок срочно . Если вы этого не сделаете, абонент перезвонит, и вы не узнаете, почему он позвонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, сообщающий вам, что вы имеете право на компенсацию за неправильную продажу страховки.Это не важно.

• Регулярное посещение стоматолога важно (по крайней мере, нам так сказали). Если вы этого не сделаете, вы можете получить заболевание десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако если вы оставите его слишком долго, это может стать неотложным, потому что у вас может заболеть зуб.

• Забирать детей из школы — это срочно и важно . Если вас не будет вовремя, они будут ждать на детской площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь.Вы также можете причинить неудобства другим людям, например учителям, которые ждут вашего приезда с вашими детьми.

• Чтение забавных писем или проверка Facebook не срочно и не важно . Так почему это первое, что вы делаете каждый день? См. Нашу страницу Минимизация отвлекающих факторов , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлекать вас от выполнения ваших срочных и важных задач.

Это различие между срочным и важным является ключом к расстановке приоритетов для вашего времени и вашей рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Он позволяет решить, что делать в первую очередь, а что можно оставить на потом или не делать вообще. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи в соответствующие категории:

Использование матрицы приоритетов

Чтобы использовать матрицу приоритетов, лучше всего проверять свои задачи ежедневно.Каждый день спрашивайте себя:

• Какую из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?

  Это «Срочные» задачи.

• Какие из срочных задач важнее?

  Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не делать для них абсолютное различие «важные / неважные».

• Какие из несрочных задач важнее?

  Опять же, лучше перечислить их по порядку, чем давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить свои задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя этим правилам:

• Каждая коробка должна содержать не более семи или восьми задач .

• Начните с поля «Сделать сейчас» .

• Главное, не откладывать срочные или важные дела только потому, что они неприятны. От откладывания на потом им не станет лучше.

  Если вы хотите съесть лягушку, лучше всего с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМОЙ БОЛЬШОЙ.

  ---

  Марк Твен

• Теперь посмотрим на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем запишите время в своем дневнике, чтобы сделать это, или подумайте о том, чтобы передать их кому-нибудь другому.

• Делегируйте срочные, но более простые / менее важные задачи.

• Теперь устраните несрочные и неважные задачи.

• Наконец, делайте работу. Начните свой список «Делай сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если есть еще задачи, которыми вы можете управлять в любом квадранте, пора а) выполнить некоторые, б) делегировать некоторые или в) устранить некоторые.

Регулярная обрезка вашей матрицы таким образом гарантирует, что вы можете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжать работу.

Индивидуальное решение

---

Срочность и / или важность задачи не абсолютны. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их второй раз попросят о работе, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их больше никогда не спросят, они никогда не приступят к работе — они просто решат, что для них это недостаточно важно, чтобы тратить время.

Помните также, что вы и ваше здоровье важны .То, что у вас много дел, не означает, что вам не нужны упражнения, 10-минутная прогулка или выделение времени для правильного питания. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «неотложных» дел.

Предупреждение!

---

Срочность и / или важность не являются фиксированным статусом. Вам следует регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не нужно перемещать, потому что оно стало более срочным и / или важным.

Что вы можете сделать, если важная задача постоянно попадает в список более срочных, но все же важных задач?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно.Это вообще нужно делать, или вы просто говорили себе, что должны это делать?

Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. См. Нашу страницу Навыки делегирования для получения дополнительной информации.

Пример

:
Беспроигрышная ситуация от делегирования

---

Дженни была лидером занятой, очень активной команды, постоянно и срочно требовавшей своего времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения развития Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать еще одну стратегическую работу для развития своих навыков. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре возможность наметить стратегию для команды.

Сара ухватилась за шанс и разработала тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Personal vs. Professional

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

1. Включить оба в одну матрицу

   Преимущества: Ваши личные вещи не потеряются.

   Недостатки: Вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.

2. Используйте две отдельные матрицы и выделите отдельные временные интервалы для работы с каждой

   Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.

   Недостатки: может получиться довольно сложно.

Выбор действительно зависит от вас — главное, чтобы он работал на вас.

---

Дополнительные принципы рационального управления временем

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к расстановке приоритетов для вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это еще и возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов повышения эффективности и производительности.

• Поддерживать порядок

  Для некоторых из нас беспорядок может отвлекать и по-настоящему угнетать.

  Приведение в порядок может улучшить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет проще оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место аккуратно и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.

  Верхний наконечник для уборки:

  ---

  Создайте три стопки своих вещей: Хранить, Отдавать и Выбрасывать.

  • Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или что-то с ним сделать. Если требуется действие, добавьте его в список задач.
  • Раздайте , если вы не хотите, но кто-то другой может его использовать, и / или эту работу можно и нужно делегировать.
  • Выбросьте (или утилизируйте) для вещей, которые не имеют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
  
  

• Используйте список дел

  Электронные или бумажные списки — это хороший способ запомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.

  Подумайте о том, чтобы выделить наиболее важные пункты тем или иным образом, и не забудьте убрать вещи из своего списка, когда они завершены и / или больше не нуждаются в выполнении.

• Выберите подходящий момент

  У всех нас есть время суток, когда мы лучше работаем. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.

  Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поездку на почту.

  Еще один полезный вариант — составить список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время для отправки электронного письма с подтверждением дат вашего отпуска?

• Не откладывайте на потом, но спрашивайте, почему вас искушают

  Если задача действительно срочная и важная, продолжайте ее.

  Если, однако, вы находите оправдания, что ничего не делаете, спросите себя, почему.

  Вы можете сомневаться, стоит ли вам вообще выполнять эту задачу. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим руководителем, если на работе, а также с семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.

• Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно

  Как правило, люди не очень хорошо справляются с несколькими задачами, потому что нашему мозгу нужно время, чтобы переориентировать.

  Гораздо лучше закончить одну работу, прежде чем переходить к другой. Если вам все же приходится выполнять много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполняйте похожие задачи.

---

Сохраняйте спокойствие и сохраняйте перспективу

Пожалуй, самое важное, что нужно помнить, — сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством дел может быть очень стрессовым. Помните, что мир, вероятно, не погибнет, если вы не сможете выполнить свою последнюю задачу дня или отложите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.

Возвращение домой или ранняя ночь, чтобы подготовиться к завтрашнему дню, может быть гораздо лучшим вариантом, чем соблюдение добровольного или внешнего срока, который может даже не иметь большого значения.

Найдите минутку, чтобы сделать паузу и взглянуть на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы можете обнаружить, что точка зрения существенно изменится!

---

,

No related posts.