Типы тайм менеджмента – Блог Сергея Калинина: Типы тайм-менеджмента
Блог Сергея Калинина: Типы тайм-менеджмента
Продолжается публикация серии моих статей в журнале «Фарминдекс» (там же можно скачать номера журнала в *.pdf), посвященных основам тайм-менеджмента. В очередном, 324 номере журнала на стр. 25-27 можно прочитать очередную статью, в которой кратко описываются основные типы управления временем: персональный, ролевой и социальный тайм-менеджмент.Далее приводится текст статьи в авторской редакции…
Каждый человек в течение своей жизни включен в множество разных деятельностей, активностей, дел – больших и малых. Но любые виды нашей жизнедеятельности протекают во времени. Следовательно, абсолютно ко всему, что мы делаем, чем мы заняты в течение жизни, можно применить методы тайм-менеджмента (далее — ТМ).
Достаточно затратить 10-15 минут на небольшое Интернет-расследование, и можно обнаружить, что существует множество разновидностей ТМ. Например, есть тайм-менеджмент для домохозяек (известная во всем мире система FlyLady). Есть тайм-менеджмент для беременных, и для молодых мамочек. Есть даже тайм-менеджмент для священников!
На самом деле, чтобы не утонуть во всех этих многочисленных разновидностях, специалисты выделяют всего три типа тайм-менеджмента. При этом внутри каждого из этих типов может существовать множество разных, зачастую совершенно непохожих друг на друга систем управления временем. Некоторые из этих систем могут иметь оригинальные авторские названия. Но если вы только начинаете изучать ТМ, знать все это многообразие вам вовсе не обязательно – достаточно иметь четкое понимание трех основных типов ТМ. Это необходимо для того, чтобы вы не хватались за первую попавшуюся систему управления временем «в яркой упаковке» — а чтобы могли сделать обоснованный выбор наиболее актуального для вас типа ТМ.
Итак, существует всего три типа систем управления временем: 1) персональный ТМ; 2) ролевой (или профессиональный) ТМ; 3) социальный (в т.ч. корпоративный) ТМ.
Основное назначение персонального ТМ – помочь человеку в достижении его личных целей, т.е. в достижении «внутренней успешности». Персональный ТМ ближе всего к прикладной психологии. Среди методов персонального ТМ – помощь человеку в более глубоком самопознании, в более точном определении своих желаний и стремлений, в преодолении внутренних барьеров на пути к успеху и т.д. Оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы в персональном ТМ достигается как бы «изнутри», через гармонизацию самого человека.
Задача ролевого ТМ – помочь человеку быть успешным в рамках исполнения какой-либо социальной роли. Одной из таких социальных ролей является наша профессиональная роль – где и кем мы работаем, какие трудовые задачи мы выполняем, и насколько эффективно мы это делаем. Профессиональный ТМ – это на 50% психология трудовой деятельности, и еще на 50% — методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда), реинжиниринга, управления качеством и т.п.
В самом простом виде ролевой ТМ – это улучшение (с точки зрения временных характеристик) каких-либо недостаточно развитых трудовых навыков или компетенций. Например, вы много работаете с документацией, но при этом очень медленно читаете. Увеличить скорость чтения можно с помощью различных методик скорочтения или рационального чтения (и др.).
Например, вы работаете на руководящей должности и слишком много времени тратите на самостоятельное выполнение всяких мелких второстепенных задач. Возможно, это происходит из-за того, что у вас недостаточно развиты какие-то из менеджерских компетенций: неумение выделять приоритеты в своей работе; неумение планировать свой рабочий день; неумение делегировать выполнение второстепенных задач подчиненным (и т.д.).
Как только точно выявляется причина, благодаря которой вы «не успеваете» в своей профессиональной деятельности – всегда можно подобрать соответствующие тайм-менеджерские методы и схему «лечения» данной причины и её негативных последствий.
Задачей социального ТМ является согласование временных затрат в межчеловеческих взаимодействиях. Частным случаем здесь является корпоративный ТМ, главная задача которого – согласование во времени всех процессов, происходящих внутри организации. Организацию можно сравнить с оркестром, который либо играет слаженно (и тогда слышна прекрасная мелодия), либо каждый музыкант играет сам по себе (и тогда слышна какофония).
Корпоративный ТМ – это на 90% различные методы оптимизации бизнес-процессов, и лишь на 10% — психология. Это означает, что 90% усилий корпоративного ТМ направлено на изменение процессов и систем внутри компании, и лишь 10% усилий – на изменение людей.
При этом корпоративный ТМ чаще всего является выборочным, направленным на оптимизацию по временному параметру каких-то отдельных систем бизнеса. Например, довольно частой «задачей на временную оптимизацию» является задача на сокращение времени цикла клиентского обслуживания (с момента принятия заказа до момента получения оплаты) в системе продаж B2B.
Решения этой задачи могут быть самые разные, и здесь уже используется не столько ТМ, сколько более традиционные подходы бизнес-консультирования: внедрение электронного документооборота, методов «бережливого производства», реинжиниринг бизнес-процессов и т.п.
В следующем выпуске – о балансе между работой и личной жизнью…
Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно
s-kalinin.blogspot.com
Виды тайм-менеджмента. Часть 1: «Дискретные» и «аналоговые», электронные и бумажные.
25 января 2017
8281 просмотр
-
- Михаил Казанцев
- Психолог, коуч, писатель, специалист по психологии процветания. Создатель проекта «Живи как хочется», системы визуального анализа ситуаций и принятия решений Visual Tools, автор сотен забавных рисунков и инфографики, которыми иллюстрирует свои статьи и книги.
Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.
Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.
Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента.
«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента
В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».
«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.
«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.
Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.
Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.
Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.
Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.
А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.
Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.
Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.
Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.
Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.
Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:
· Pomodoro
· FlyLady
И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие, с одной стороны, больше сделать, а с другой, меньше уставать и меньше сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.
Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.
Среди них можно выделить три основных направления
Первое из них концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.
Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.
Третье направление очень похоже на второе. Но вместо ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.
Естественно, возможна любая комбинация из этих трех направлений.
Практическое задание
1. Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?
2. Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
3. Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.
Типы тайм-менеджмента по способу реализации
Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.
В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.
Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.
В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:
• «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная система, которая позволяет реализовывать крупные проекты.
• Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.
В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.
В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:
• Простейшие списки дел и задач.
• Календари.
• Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.
• Системы управления проектами.
• Электронные Канбан доски.
• Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.
• И многое другое…
Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.
Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.
Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.
Практическое задание
Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используйте этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Вы прошли третий этап марафона. Что будет дальше?
Это можно увидеть на ментальной карте:
Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.
Вы можете:
— Публиковать их в комментариях
— Отправлять их мне на почту: [email protected]
Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.
Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.
Все публикации и задания марафона – в разделе «Проекты»: http://interesno.co/projects/ff161c3a73b4
Саморазвитие #Тайм-менеджмент
interesno.co
21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 2)
Продолжаем изучать самые эффективные техники тайм-менеджмента. В этой статье вы узнаете, как найти дополнительные несколько часов в сутки, почему нужен список To-Don’t, как автоматизировать решения, чем вреден перфекционизм, почему нужно объединять сходные задачи и ещё 5 полезных методов управления временем.
12
Говорите «нет» чаще, чем «да»
Жить по принципу “всегда говори «да»” означает жить по принципу “забудь про свои цели”. Все просто: вы должны делать только то, что приближает вас к цели, а не делать все. Поскольку время – это ограниченный ресурс, от чего-то приходится отказываться.
Как же понять, на что соглашаться, а от чего отказываться, и как не пропустить уникальную возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить границы и лучше принимать решения. Оно состоит из 2-х этапов:
- Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.
- Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.
13
Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени
У нас есть много времени, которое мы тратим впустую: очереди, зал ожидания, небольшие перерывы в расписании, поездки в транспорте и пробки.
Если сложить все это, получится 1-3 часа в сутки. Согласитесь, такой резерв не должен пропадать зря. Отнеситесь к нему так же стратегически, как и к остальному времени в течение дня. Вы можете сделать очень много полезного в эти кусочки времени:
- Читайте книги или статьи по вашей специальности;
- Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
- Составляйте планы на день/неделю/месяц;
- Слушайте подкасты;
- Учите слова иностранного языка;
- Просто прогуляйтесь и отдохните.
14
Автоматизируйте принятие решений
Заставьте свой мозг принимать слишком много решений, и в конечном итоге сила воли будет истощена, вы почувствуете усталость. Что, конечно же, не замедлит сказаться на качестве этих решений.
Чтобы избежать умственного перенапряжения, автоматизируйте решения. Это позволит снизить когнитивную нагрузку и не полагаться исключительно на свою самодисциплину.
Под автоматизацией решения подразумевается то, что вы принимаете его однажды, а затем постоянно следуете установленному алгоритму, лишь изредка меняя его при необходимости. Ниже приведены примеры задач, которые можно автоматизировать:
- Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
- Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
- Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
- Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.
15
Не переключайтесь
Преимущества многозадачности – корпоративный миф, который развивался с течением времени. Мозг предназначен для фокусировки на одной вещи за раз. Переключение между задачами может иметь разрушительное воздействие на нашу работу и производительность. Особенно это касается тех дел, которые требуют концентрации и вдумчивого подхода.
Воспитывайте в себе привычку фокусироваться на одной задаче за раз. Это значит также, что вы должны бороться с отвлекающими факторами, которые рассеивают ваше внимание.
Хорошим подспорьем в этом деле будет техника Помодоро. Она заключается в том, что вы должны избавиться от всех отвлечений, включить таймер на 25 минут и всецело посвятить это время одной-единственной задаче. Четверть часа – это оптимальное время концентрации внимания на одной задаче для нашего мозга.
16
Ешьте слона по кусочкам
У всех нас есть огромные задачи, от которых мы устаем, просто думая о количестве работы, необходимой для их выполнения. Мы прокрастинируем или же занимаемся всякой ерундой, чтобы не приступать к поеданию большого слона. Избежать подобной ситуации можно, поделив большие цели на маленькие задачи с реально достижимыми этапами. Абсолютно любой долгосрочный проект можно разбить на кусочки, которые легко выполняются в течение часа.
Составьте план, выделите промежуточные цели, определите конкретные шаги, а также установите сроки выполнения каждой подзадачи. Этим простым алгоритмом вы мгновенно делаете из пугающей горы кучу щебенки, которую не так уж сложно постепенно перенести в другое место. Дальше просто запаситесь терпением и трудитесь. Ешьте слона по кусочкам.
17
Работа с календарем
Календарь дел – это дальнейшее, логическое развитие списка дел. В последнем вы записываете, что делать. В календаре вы отмечаете не только что, но и когда (а еще лучше и где) вы это сделаете.
Сделать что-то – это абстракция, ей не хватает времени и места. И календарь помогает превратить идею в реальность: поставив точную дату, вы с большей вероятностью сделаете это. Поэтому, как только у вас появилась новая задача, постарайтесь сразу же записать ее в календарь, иначе высока вероятность, что она будет кочевать из одного списка дел в другой.
Так же, как и рутинные дела, вы должны планировать форс-мажоры. Не загромождайте календарь, иначе потом будете оправдывать невыполненные дела непредвиденными обстоятельствами. Оставьте время для случайностей, которые постоянно возникают в нашей жизни. И если они все же не произойдут, что ж, у вас появится дополнительное время для себя.
18
Избавьтесь от перфекционизма
Легко быть пойманным в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Однако подобное стремление может привести к тому, что вы будете работать слишком медленно и пропустите все сроки.
Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Вы просто оправдываете отсутствие реальных (пусть и несовершенных) результатов попытками достичь безупречности.
Ваша задача – делать вещи достаточно хорошо. Они должны работать, а не блестеть и сиять. Все остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства.”
19
Сделайте себе список To-Don’t
В математике существует метод решения проблем, называемый инверсией. Вы начинаете с результатов и раскручиваете цепочку назад, чтобы вычислить исходные данные. Похожий принцип работает и в области тайм-менеджмента.
Предположим, вы хотите повысить производительность. Обычно при этом мы думаем о том, что помогает улучшить эффективность наших усилий. Однако инверсия позволяет взглянуть на проблему с другой стороны: а что же мешает этой цели? Что нужно не делать, чтобы успевать больше?
Задайтесь этим вопросом. Что мешает вам работать продуктивно? Какие привычки, обязательства или нездоровые желания?
А затем создайте список того, чего вы не должны делать – To-Don’t List.
Вот несколько примеров таких дел:
- не заходить в соцсети, как только проснулся;
- не назначать утренние встречи;
- не пить кофе после обеда;
- не говорить «да», если не уверен, что сделаешь это.
- не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания.
Это может быть и что-то более конкретное, например, какими проектами вы не будете заниматься, чтобы не отбирать время у основного вида деятельности.
Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать.
20
Пакетируйте похожие задачи
Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.
Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.
Например, пакетировать можно такие дела:
- Написать все посты для блога на неделю за один присест;
- Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
- Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
- Выполнить все бытовые задачи в один день.
Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.
21
Выделяйте время для перезарядки
В современном высокотехнологичном мире легко попасть в ловушку пребывания на связи 24/7. Нам кажется, что мы что-то упускаем, не работая по выходным над сложным проектом. Мы обещаем себе отдохнуть по его завершению, однако там нас уже ждет новое Очень Важное Дело.
Наше тело и ум нуждаются в отдыхе, чтобы функционировать должным образом. Небольшие перерывы во время работы критически важны для поддержания мотивации, концентрации и высокой продуктивности. Если вы пробовали технику Помодоро, то наверняка заметили, что через несколько циклов уже начинает чувствоваться усталость, концентрация ухудшается, а результаты падают. Самое время сделать перерыв минут на 10-15 и отдохнуть. Лучше всего – активно, хотя бы просто пройтись.
Это же касается и более длительных промежутков времени. Отдыхайте хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Вы не потратите это время впустую. Вы сделаете себя более эффективным.
Резюме
Говорите «нет» тому, что не приближает вас к поставленным целям. Используйте периоды вынужденного безделья продуктивно – занимайтесь мелкими делами вроде изучения слов иностранного языка. Автоматизируйте принятие решений и работайте на автопилоте, чтобы сэкономить силу воли для важного. Будьте монозадачны. Разбивайте большие цели на маленькие. Заносите дела не в списки, а в календарь. Работайте не на «отлично», а на «очень хорошо». Сделайте себе список не-дел. Объединяйте сходные задачи в блоки и выполняйте их вместе. И обязательно давайте себе время для отдыха и перезарядки.
4brain.ru
системы тайм-менеджмента для разных типов личности — Учёба.ру
1. Система GTD Дэвида Аллена
«Getting Things Done» (в русской адаптации — «Как привести дела в порядок») — одна из самых известных и популярных систем управления временем. Главный ее принцип — как можно больше автоматизировать свои текущие задачи и тратить время на их выполнение, а не на размышление о том, что и как делать. Основные элементы системы Аллена — контроль и вИдение. Чтобы дела выполнялись четко и в срок, необходимо постоянно отслеживать текущую повестку и процесс выполнения задач. При этом нужно всегда сверяться с вашей глобальной целью — с тем, идете ли вы в правильном направлении. Это и есть вИдение.
Для реализации этих принципов в GTD предусмотрены три модели.
- Управление рабочим процессом, которое позволяет упростить и автоматизировать выполнение текущих задач.
- Шестиуровневая модель обзора работы, по которой можно отделить свои глобальные цели от текущих дел.
- Естественный метод планирования — для более сложных ситуаций, требующих глубокой проработки и мозгового штурма.
Преимущество системы GTD заключается в том, что она предлагает готовую методику, в которой ничего не нужно додумывать и дорабатывать под себя. Тут же кроется и недостаток: многим, особенно людям творческих профессий, она может показаться слишком жесткой и сложной. Несмотря на то, что Аллен пропагандирует принцип, согласно которому на планирование дела не должно уходить больше времени, чем на само выполнение дела, чтобы система заработала, сперва придется сильно потрудиться.
2. Система Стивена Кови
Система известного мотивационного спикера и писателя Стивена Кови основана на принципе ранжирования приоритетов. Суть ее заключается в том, чтобы при планировании дел отталкиваться от определения жизненных ценностей и постановки глобальных целей. Уже затем идут долгосрочные цели на несколько лет, годовые и месячные цели, потом — план на неделю и на день. Такой подход позволяет не сбиваться с намеченного пути, выстраивать работу так, чтобы заниматься в первую очередь самым важным, а не размениваться на мелочи.
По похожему принципу он предлагает сортировать и ежедневные задачи, разбивая их на четыре блока:
- важные и срочные,
- важные, но не срочные,
- неважные, но срочные,
- неважные и не срочные.
Кови отмечает, что большинство людей уделяет внимание первому, третьему и четвертому сектору, тогда как главная задача человека — сделать так, чтобы большая часть задач со временем перешла во второй сектор: тогда вы можете в спокойном темпе заниматься значимыми делами. Система Кови подходит людям, которые стремятся достигнуть большой жизненной цели, двигаться вверх. В качестве рабочего инструмента она также поможет справиться с рабочим или учебным авралом, научиться выделять главное. В отличие от GTD, эта система достаточно гибкая, что может стать как минусом, так и плюсом.
3. «Тайм-драйв» Глеба Архангельского
Глеб Архангельский — известный российский специалист по тайм-менеджменту. Его метод основан на применении различных техник управления временем и их постепенном внедрении в повседневность. Особенно известны две методики:
- «Съедание лягушки» — начинать день с выполнения самого неприятного дела в плане. Когда самое трудное позади, мотивация растет, и появляется чувство уверенности в себе.
- «Разрезание слона на бифштексы» — «разрезать» трудные, глобальные дела на мелкие задачи. Благодаря этому человек сосредотачивается на простых шагах, меньше сомневается и откладывает дело.
Важный принцип системы — это как раз пошаговое выполнение дел. Архангельский советует выделять одно-два долгосрочных дела, сосредотачиваться на них, выполнять и только затем переходить к другим. Такой подход позволяет избежать ситуации, когда приходится в спешке заниматься сразу множеством дел.
Российский специалист предлагает оценивать не только актуальность задач, но и эффективность их потенциального выполнения. Он советует следить за тем, на что уходит время, и отмечать, что можно было бы сделать быстрее или лучше. Метод Архангельского подходит людям, которые не готовы использовать тайм-менеджмент повсеместно и нуждаются лишь в нескольких приемах, которые могли бы облегчить им жизнь.
4. Система Яны Франк
Популярный блогер и дизайнер Яна Франк разработала и предложила гибкую систему, которая позволяет составить расписание на весь день или только на час. Главный совет Франк — чередовать дела, ведь разум утомляет однообразная работа. Этот метод похож на «технику помидора» (25 минут работы и пять минут отдыха), но тут подход немного другой. Первые 45 минут часа вы уделяете большому, важному делу, а оставшиеся 15 тратите на мелкие задачи: телефонный звонок, электронное письмо, полить цветы и т. д.
Методика Франк позиционируется как тайм-менеджмент для творческих людей и, в первую очередь, походит фрилансерам. Она позволяет структурировать рабочий день и параллельно выполнять мелкие дела по дому. Впрочем, сама Франк некоторое время применяла свою систему и в офисе.
www.ucheba.ru
Психотипы в тайм-менеджменте
Мария Терегулова
В рамках нашей «недели тайм-менеджмента» невозможно обойти тему типов личности.
Мы уже писали в нашем инстаграм @kurs_tc о системном подходе к управлению временем, который по сути можно изобразить в виде слоёного пирога.
- В котором всё начинается с ЦЕННОСТЕЙ (ценностей личных, если мы говорим,о конкретном человеке, и ценностей корпоративных, когда мы затрагиваем тему корпоративного тайм-менеджмента).
- Самые значимые из ценностей формируют — СТРАТЕГИЮ (образ действий конкретного человека и корпоративную стратегию в случае рассмотрения организации).
- Именно стратегия определяет наши ПРИОРИТЕТЫ (например, в рамках деления задач на срочные и важные, важными будут те, которые в большей степени работают на стратегию!)
- После того, как мы осознаём свои приоритеты, мы ставим ЦЕЛИ и ЗАДАЧИ, естественно максимально их конкретизируя, уточняя по времени, задавая и другие измеримые критерии.
- От целей и задач можно переходить к ПЛАНИРОВАНИЮ со всем многообразием его инструментов как в личной жизни каждого,так и для поддержания рабочих процессов.
- А планирование и реализация должны сопровождаться пониманием механизмов МОТИВАЦИИ (само-мотивации и мотивации других). Любой человек, выходящий утром на пробежку может себе это представить очень хорошо, ибо самомотивация всегда по сути является самоманипуляцией с интонацией «соберись тряпка»)))
Где же в этой системе место для психотипов, спросите Вы?
На самом деле везде. Если рассмотреть популярную по сей день Юнгинианскую типологию, то мы увидим что психологические особенности сильно сказываются на его подходе к управлению временем как своим личным, так и в рамках работы.
Если говорить в общем, то ещё Глеб Архангельский (ENTP, ведущий отечественный эксперт по ТМ) написал об этом: «Знание своего психологического типа позволяет корректировать рекомендации классического тайм-менеджмента.Если там говорят «не отвлекайся, не делай несколько дел одновременно», надо еще над этим подумать! Интуитивному типу (N) как раз естественно оперировать несколькими идеями параллельно, а для Воспринимающего (P) чаще переключаться — просто необходимое условие эффективной работы!»
Если ударяться в частности, то вот, что можно получить (с сайта www.mental-skills.ru):
- описание типа;
- методики успешные для этого типа;
- методики, в которых он потерпит фиаско;
- рекомендации по корректировке
Тип SJ – «Администратор»
Людям типа SJ свойственен практичный и реалистичный стиль получения информации (S — сенсорика), которую они затем склонны упорядочивать и систематизировать (рациональность). Они очень ценят надежность, стабильность жизни. Они не любят перемен, оберегают традиции, все организуют по сложившимся правилам, им тяжело менять привычные действия. Этим людям свойственно читать нравоучения и нотации окружающим, как и что надо делать. Они ответственны, во что бы то ни стало стараются довести свою работу до конца. Их очень сложно переубедить, сломить устоявшееся мнение: они склонны считать себя всегда правыми.
Рекомендуемые SJ методики тайм-менеджмента
SJ тип и управление временем – это идеальное сочетание! Организованность и упорядоченность жизни, которую несет внедрение инструментов тайм-менеджмента – это базовые стремления SJ. Большинство методов управления временем для него хорошо подходят:
+ Хронометраж – будет полезен SJ для того, чтобы выявить и искоренить поглотителей времени и неэффективное использование времени. Однако, безусловно, при чрезмерном увлечении и превращении в самоцель окажется менее полезным.
+ Ведение ежедневника – четкое планирование и постановка задач – основа деятельности SJ. Наиболее удобно для SJ – планирование на день (план чаще ставится рано утром перед началом рабочего дня).
+ Электронное планирование – окажется полезным SJ в любой форме и на различные временные отрезки.
+ SMART – SJ отлично работает с четко поставленными целями и готов к неукоснительному их исполнению. Однако стоит осмотрительно подходить к параметру «достижимости» цели, иначе SJ рискует добиваться поставленной цели с маниакальным упорством.
+ Управление проектом (проджект-менеджмент) – если SJ выполняет административную функцию, управляет и руководит процессом, хорошо использовать данный инструмент.
Неподходящие методы тайм-менеджмента для SJ
– Делегирование – всегда готовы взять ответственность на себя. SJ часто работают исполнителями и часто осознают, особенно если их коллеги другого типа, что с задачей лучше всего справятся только они. Если SJ занимают руководяющую должность, то зачастую доводят себя до стресса, эмоционального выгорания.
– Долгосрочное планирование – для ориентированных на текущие задачи SJ вызывает сложности долгосрочное планирование. Однако постановка долгосрочных целей и планов для SJ обязательна, это позволит им двигаться в верном направлении.
Методы повышения личной эффективности SJ
Развитие гибкости – SJ не способен действовать в изменяющейся ситуации, это дезорганизует его. Это довольно устойчивая характеристика, а потому здесь SJ важно иметь необходимое время на адаптацию. В выполнении задач SJ также стремится следовать до конца, что может быть порой неверным и ненужным. Он также будет неукоснительно исполнять цель, веря в вышестоящий авторитет, отдавший указание. SJ необходимо учитывать эти слабые стороны, стараясь быть более гибким.
Личное время и отдых – ответственные и исполнительные SJ зачастую не оставляют себе времени для отдыха и личных интересов. А потому для SJ важно при планировании недели выделять необходимое время для отдыха и личных интересов (хобби, личной жизни и пр.).
Тип SP – «Пожарник»
Тип SP получает информацию на основе опыта и реальности (S- сенсорика), а распоряжается ею спонтанно и гибко (иррациональность). Это сочетание позволяет им быть подлинными «людьми сегодняшнего дня». Сенсорика дает им возможность не отрываться от реалий настоящего момента, а иррациональность помогает искать нестандартные способы использования этих реалий. SP – это любители свободы, они следуют своим устремлениям и не обращают внимания на мнение других. Они не любят обязательств и зависимость от кого-либо. Для них важно разнообразие в жизни. Они нетребовательны к внешним условиям. Такие люди не принимают события, происходящие вокруг, близко к сердцу, при этом их действия зачастую определяются капризом или сиюминутным настроением. Они не планируют свои действия, живут сегодняшним днем, легко начинают что-то делать и бросают на полпути. Могут идти на неоправданный риск. SP тип и управление временем – плохо совместимы. Иррациональному, не планирующему, «плывущему по течению» SP не подходят большинство существующих методов управления временем.
Рекомендуемые SP методики работы со временем
+ Ситуативное управление временем – делать списки задач (to do), и выполнять их по мере совпадения времени и места, еще говорят «ловить кайросы».
Неподходящие методы тайм-менеджмента для SP
– SMART
– Диаграмма Ганта. Электронное и долгосрочное планирование – SP часто в полях, а не за компьютером, а потому средство планирования должно быть под рукой (в таком случае коммуникатор подойдет).
– Календарик Пинарик и другие.
Методы повышения личной эффективности SP
Планирование – SP ничего не планируют, они действуют и решают актуальные и необходимые задачи, притом успешно.
Расстановка приоритетов (матрица Эйзенхауэра) – SP приходится постоянно «тушить пожары», действовать и решать задачи типа А (важные и срочные) и задачи типа В (срочные, но неважные). А потому с точки зрения личной эффективности они мало внимания уделяют важным для себя задачам и целям, связанным с длительным периодом развития.
Решение задач по принципу «один день – одна задача». Этот принцип гласит, что за одни сутки надо до конца сделать одну задачу, чтобы на следующий день приступить к новой. Если у Вас есть комментарии и мысли по поводу соотношения характера и методов управления временем, пишите в комментарии, мы обязательно дополним ими статью.
Тип NF – «Вдохновитель»
NF собирает информацию на основе интуиции, а решения принимает исходя из собственных ощущений и чувств. Это люди, которые практически всегда имеют цель в жизни, чаще всего связанную со стремлением к духовному совершенствованию. Они отлично чувствуют собеседника, понимают его потребности. Для них важно гармоничное общение между людьми. В то же время они бывают поверхностны, невнимательны к деталям, могут проявлять пристрастие при оценке других людей.
Рекомендуемые NF методики работы над управлением временем
+ Метод Франклина – позволяет определить собственную миссию и наметить шаги ее реализации; для NF очень важно видение перспектив, будущего, представление личных целей и своей жизненной мисси.
+ Долгосрочное планирование – позволяет зафиксировать долгосрочные и перспективные задачи ориентированного на перспективу NF (планирование крупными блоками, без детализации). Удачным будет использование, например, Диаграммы Ганта.
+ Планирование на неделю также позволяет NF видеть перспективу и в то же время решать текущие задачи.
+ Метод жеских и гибких задач – удобен в планировании дня для NF. Он позволяет запланировать жесткие задачи (для NF, работающего с людьми, – это частые встречи, переговоры) и «раскидать» остальные дела между сотрудниками, оставляя также необходимый для NF «воздух» (свободное пространство) в рабочем дне.
+ Соблюдение принципов 80 на 20 и 60 на 40 – интуитивные NF зачастую сами чувствуют и занимаются в первую очередь тем, что им близко, и зачастую это именно те 20% которые дают 80% результата. Им также важно загружать свой день только на 60%, оставляя 40% на непредвиденные ситуации и изменившееся настроение.
Неподходящие методы тайм менеджмента для NF
– SMART – такая постановка целей скорее ориентирована на решение краткосрочных задач. К тому же NF свойственно постоянно подвергать переосмыслению поставленные далекие цели, а потому постоянно изменять и переписывать цели по SMART для них будет невыносимо.
– Хронометраж – доминирующая функция N направляет на будущее, отвлекая от настоящего. К тому же для эмоционального NF ведение хронометража – крайне скучное занятие.
– Ежедневник с распланированным на 100% днем. Планирование держит в тонусе и дисциплинирует NF, однако подверженного эмоциям NF в итоге может очень сильно демотивировать то, что он не соблюдает и не вписывается в планы.
Методы повышения личной эффективности NF
Расстановка приоритетов. NF очень важно знание и умение расставлять приоритеты, поскольку он может зачастую заниматься не тем, что нужно, а тем, что хочется, личные задачи зачастую выполняются им в приоритет рабочим.
Делегирование и саморазгрузка. Типу NF очень трудно сказать «нет» из-за стремления сохранять со всеми хорошие отношения, а потому у него могут быть сложности с делегированием своих функций. Необходимо учиться методам делегирования и умению отказывать.
Тип NT – «Интеллектуал»
Информацию он собирает интуитивно, а принимает решения максимально взвешенно на основе логики. Людей этого типа отличают системность, стремление к конструктивности, умение видеть перспективы, желание повысить свой интеллектуальный уровень. NT склонны теоретизировать и осмыслять существующий порядок вещей. Для них ключевой вопрос: «Почему?». В то же время это люди, сомневающиеся как в других, так и в себе. Они считают, что все относительно и мир изменчив. Они часто смотрят на людей вокруг немного свысока, не считая их достаточно умными, могут требовать от них совершенства или, наоборот, игнорировать. Их трудно переубедить. В разговорах люди типа NT критичны и язвительны, невнимательны к чувствам других людей.
Рекомендуемые NT методики тайм-менеджмента
+ Outlook и другие системы электронного планирования. NT зачастую хорошо разбираются в технологиях и готовы использовать в своей работе электронные системы планирования.
+ Диаграмма Ганта – NT часто работают в проектной структуре, а потому для них будет также удобен инструмент, отражающий план и график работ по проекту.
+ To do list – у NT обычно много идей, возникающих постоянно, а потому ему важно записывать их в простой список по мере появления и вычеркивать по мере сделанного. To do list окажется полезным для NT, склонного забывать о рутине и текущих делах, а также позволяет не увязнуть в теории, к которой склонны NT, а выполнять и практические задачи.
Неподходящие методы тайм-менеджмента для NT
– Хронометраж – для генерирующего идеи NT это крайне скучное занятие.
Методы повышения личной эффективности NT
Увлеченные NT часто забывают о том, что существуют и другие области жизни. Если рядом с NT нет того, кто мог бы напомнить ему и о других радостях жизни, то NT могут оказаться полезны следующие творческие методики (желательно повесить их где-нибудь на видном месте дома):
Mind-map – применение данной методики в тайм менеджменте позволяет увидеть и нарисовать ключевые сферы жизни и цели. Можно раскрашивать и дорисовывать.
Карта желаний – зафиксировав свои идеи и желания в виде визуальных образов, NT будет и подсознательно стремиться к ним.
Блокнот с идеями. NT постоянно генерирует идеи, а потому, чтобы они не терялись, очень важно организовать и записывать их – в блокноте или специальном файле. В дальнейшем они могут быть успешно реализованы.
Надеемся, что эта информация окажется полезной Вам на рабочем месте!
kurs-tc.com
Виды тайм-менеджмента. Часть 2. Принятие решений, мотивация, объем задач и структура.
26 января 2017
7514 просмотров
-
- Михаил Казанцев
- Психолог, коуч, писатель, специалист по психологии процветания. Создатель проекта «Живи как хочется», системы визуального анализа ситуаций и принятия решений Visual Tools, автор сотен забавных рисунков и инфографики, которыми иллюстрирует свои статьи и книги.
Вчера мы классифицировали системы управления временем по формату задач, для решения которых они применяются и по способу реализации. Сегодня продолжим знакомство и рассмотрим остальные разновидности.
Виды тайм-менеджмента по способу принятия решений и расстановки приоритетов
В разных системах управления временем доминируют различные подходы к принятию решений и расстановке приоритетов.
В абсолютном большинстве методик применяются рациональные методы. Если у вас есть два дела, которые претендуют на один и тот же промежуток времени или другой ресурс, вы должны понять, какое из них является наиболее важным для вас с точки зрения глобальных целей. Это кажется очень простым. Однако, в реальной жизни расстановка приоритетов буквально сводит с ума миллионы людей.
Например, пресловутый «Квадрат Эйзенхауэра». В теории его применение выглядит просто панацеей.
Однако, в реальности и на постоянной основе, успешно его применяют единицы. Почему? Да потому, что его эффективное использование возможно только при наличии у вас стратегического мышления, хорошо осознаваемой системы ценностей и внутренней дисциплины. Не хочу никого огорчать, но таких людей мало.
Гораздо более практична система принятия решений и обработки информации, которую применяют адепты системы GTD, разработанной Дэвидом Алленом.
Лучше всего она работает при необходимости «отбиться» от непрерывного потока входящей информации и задач.
Но это не все, что возможно. Для преодоления ступора, который возникает при принятии решений и расстановке приоритетов, особенно когда вы имеете дело с большим количеством дел и задач, также, применяются методы, задействующие ресурсы нашего бессознательного. Наиболее ярким примером такой технологии является методика «автофокус» Марка Форрестера. Если очистить ее от сложных ритуалов и мифологии, то суть ее чрезвычайно проста. Вы берете и просматриваете списки дел, которые у вас накопились. Далее, доверяя собственному бессознательному, вы выбираете то дело, на котором остановился ваш взгляд. Эта методика в описании выглядит чрезвычайно примитивной. Однако, в реальности она очень эффективна и позволяет сэкономить много времени и энергии.
Практическое задание
1. Попробуйте описать свою систему принятия решений и расстановки приоритетов.
2. Какие у нее, на ваш взгляд, слабые и сильные стороны?
3. Как и с помощью каких подходов вы могли бы ее усовершенствовать?
Виды тайм-менеджмента по системе мотивации
Поскольку, системы управления временем создаются разными людьми, они отражают особенности мотивационной сферы своих создателей.
Есть системы, ориентированные исключительно на позитивное подкрепление. Вы выполняете свои планы, делаете дела, достигаете желаемого и, подобно дрессированной собачке, получаете «вкусняшку». Если же вы где-то прокололись, поленились или ошиблись, никакого наказания вам за это не будет.
Системы, созданные более жесткими товарищами, предполагают наличие только наказаний и всевозможных «пугалок». Например, вы берете знаменитый «календарик-пинарик» и с ужасом смотрите, как бесцельно утекают в пустоту последние дни вашей жизни. Или, в случае лени и прокрастинации, вы заставляете себя отдать все ваши сбережения, отложенные на пятничную вечеринку, бездомным.
Естественно, встречаются системы со всевозможными комбинациями поощрений и наказаний.
С точки зрения практической эффективности я бы рекомендовал вам не доверять своему мнению о себе, а проверить все возможности мотивации экспериментально. Так как, к сожалению, абсолютное большинство из нас пребывают относительно себя в иллюзиях.
Практическое задание
1. Какой тип мотивации вы предпочитаете в жизни?
2. Попробуйте несколько дней прожить, используя другие типы мотивации. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Виды тайм-менеджмента по объему задач
В стародавние времена, когда тайм-менеджмент был молодым и ходил в коротких штанишках, никому не приходило в голову в чем-то себя ограничивать. Если перед вами стоит 100 задач, которые вы должны решить, будьте добры, решайте их все. Так что классические системы управления временем не накладывают особых ограничений на количество задач и проектов, которые вы планируете. Все определяется вашим оптимизмом или здравым смыслом (если он у вас имеется).
Однако, далеко не все люди могут спокойно смотреть на список из 500 дел. Именно их нервозность, а также увлечение дзеном и прочими восточными штуками, привело к созданию минималистичных систем управления временем.
Их основная особенность – это искусственно вводимые жесткие ограничения по количеству задач и проектов, которыми вы занимаете в один момент времени. Наиболее ярким представителем такой системы является «Agileresults». В рамках этой системы вы имеете три главных задачи: на день, неделю, месяц и год.
Подобный минимализм помогает одним людям сконцентрироваться, другим он доставляет головную боль и мучения при выборе этих «чертовых трех дел».
Практическое задание
Проверьте на практике свою совместимость с этими подходами и выберите тот, который для вас более комфортен и эффективен одновременно.
Виды тайм-менеджмента по степени визуализации информации
Большинство традиционных систем управления временем и делами основываются на списках. Это системы с минимальной визуальной составляющей.
Как только вы начинаете календарное планирование, так сразу же в ваших планах появляется визуальная структура. Естественно, что планировать день, «закрашивая» временные промежутки гораздо проще, чем оперировать цифрами, высчитывая временные промежутки.
При проектном планировании, возникают диаграммы Гантта, которые усиливают значение визуальной составляющей планирования.
Дальнейшим развитием идеи визуального планирования и управления задачами и временем являются ментальные карты и Канбан-доски. Это шаг от одномерного представления планов к двумерному.
Если для вас важна визуальная составляющая любой информации, ищите себе систему управления временем, которая будет максимально удовлетворять этому критерию. Я, на практике, встречал случаи, когда человек, считавший себя абсолютно не способным планировать мало-мальски сложные проекты, совершил подлинный прорыв, просто повесив перед собой и начав использовать Канбан-доску. Ее наглядность и простота позволили ему подняться на абсолютно новый уровень.
Практическое задание
Если вы не используете приемы визуализации планов, задач и дел, попробуйте ввести их в ваше планирование.
Вы можете начать с простейшего раскрашивания задач в разные цвета, использования пиктограмм и иконок. Если этого вам покажется мало, попробуйте нарисовать ментальную карту или создайте канбан-доску.
В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Виды тайм-менеджмента с точки зрения наличия структуры
Кроме всего вышеперечисленного, все системы тайм-менеджмента можно разделить по принципы структурирования дел и задач.
Самые простые системы управления временем структуры не имеют. Это обычные списки, в которых для поиска каждой задачи вы должны либо пролистать список до конца, либо воспользоваться поиском. Это хорошо работает в случае небольших объемов информации или при наличии у вас особых талантов.
В случае реализации проектов, в ряде систем тайм-менеджмента применяются жесткие, древовидные, иерархические структуры. У вас есть проекты, подпроекты, задачи, подзадачи и т.п. Многие находят такой способ организации информации удобным. Однако, в случае очень объемных проектов, мы сталкиваемся с теми же трудностями, что и в бесструктурных системах.
Третий вариант структурирования информации предусматривает использование тэгов и систем динамических фильтров. Для многих людей этот способ является идеальным. Например, он позволяет из гигантского проекта несколькими кликами мыши выделить все задачи, в которых одновременно:
· Задействован менеджеры Вася, Коля и Петя.
· Дэдлайн наступает в следующий понедельник.
· Эти задачи должны быть выполнены на выезде.
· Все задачи связанные с чтением книг и статей…
Если общее количество задач проекта составляет несколько тысяч, то вручную найти все такие задачи практически невозможно.
Подобным образом структурируют активность пользователей многие тайм-менеджерские программы и интернет-сервисы. В качестве одного из ярких примеров можно привести сервис «RememberTheMilk».
К сожалению, и этот подход не является идеальным. Система динамической фильтрации задач подходит далеко не всем пользователям и довольно часто вызывает дезориентацию и растерянность.
Практическое задание
Если вы ищете способы максимально повысить свою эффективность, я бы рекомендовал вам также попробовать каждый из этих подходов. Во многих случаях, даже примитивнейший бесструктурный подход к задачам работает лучше, чем неудобная лично для вас «модная, продвинутая и универсальная» система очередного гуру.
Вы прошли четвертый этап марафона. Что будет дальше?
Это можно увидеть на ментальной карте:
Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.
Вы можете:
— Публиковать их в комментариях
— Отправлять их мне на почту: [email protected]
Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.
Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.
Все публикации и задания марафона – в разделе «Проекты»: http://interesno.co/projects/ff161c3a73b4
Саморазвитие #Тайм-менеджмент
interesno.co
основы, правила, таблица, примеры, книги
Быть хозяином своего собственного времени – великая наука. Люди, освоившие ее, могут заранее планировать свои дни, недели, определять для себя приоритетные цели и задачи. Такие мужчины и женщины способны успевать больше за одну и ту же единицу времени. Девизом профессионального тайм-менеджера считается лозунг: «Работай меньше, успевай больше!» Что же нужно сделать для того, чтобы научиться качественно и грамотно распределять свое время?
Тайм менеджмент – основы, что это такое
Человек в наше время катастрофически загружен. Огромное количество дел, постоянные дедлайны, сумасшедшие графики – все это обусловило хроническую усталость и плохое настроение. Ведь когда люди не справляются с поставленными задачами, недовольство возникает у всех окружающих. Опускаются руки, пропадает желание двигаться вперед. В таких ситуациях на помощь приходит умение грамотно распоряжаться собственным временем.
Об основах управления временем написано немало трудов. Для обучения этим вещам организовываются тренинги и мастер-классы. Но сначала людям нужно научиться расставлять приоритеты, чтобы выделить время на обучение. Поэтому опытные тайм-менеджеры сразу начинают учить совмещать приятное с полезным.
Научившись управлять временем, можно достичь эффективности в любом деле, в любом направлении. Контролируя те отрезки времени, которые затрачиваются впустую, человек может сэкономленное временное пространство тратить на работу и полноценный отдых. В итоге люди успевают делать все необходимое, избегая стрессовых ситуаций и не уставая хронически.
Методы овладения временем
Чтобы жить полноценной жизнью, важно не только работать и зарабатывать деньги, но и успешно отдыхать. Для этого время необходимо делить таким образом, чтобы каждый момент проходил в атмосфере довольства и умиротворенности. Даже самые нервные моменты в процессе трудовой деятельности будут не такими острыми, если задачи будут выполняться без спешки.
Методов овладения временем существует достаточно много. Наиболее эффективные инструменты тайм-менеджмента могут обеспечить максимально позитивный рабочий настрой с получением необходимого количества свободного времени. Главные принципы:
- Глобальные задачи нужно разделять на малые. В каждом случае большой процесс можно разделить на несколько частей, пошагово выполняя все поставленные задачи.
- Необходимо составлять список дел. Фиксировать свои планы, сроки их выполнения и особенности можно в ежедневнике, мобильных приложениях, в таблицах excel.
- Важно правильно расставлять приоритеты. На каждый день (как и любой другой отрезок времени) стоит выделять главное дело, задачу, на которую и нужно бросать все свои силы. Все остальное стоит выполнять по мере важности.
- Не останавливаться на достигнутом. Выполнив определенную задачу, не стоит останавливаться и расслабляться. Можно отдохнуть и действовать дальше. Ведь достигнутая цель может быть шагом на пути к более достойным свершениям.
- Выполняя какую-либо задачу, нельзя отвлекаться. То время, которое выделяется на конкретную работу, не должно использоваться в других целях. Желательно, чтобы в это время никто человека не отвлекал.
Использовать все полученные знания на практике важно и нужно. При этом применять все методы совсем не обязательно. В зависимости от конкретных условий, индивидуальных особенностей, поставленных целей, можно выбрать наиболее подходящие пункты.
Правила контроля своего времени
Важную роль в тайм-менеджменте играет биологический ритм. У каждого человека он индивидуальный и особенный. Причем важно не только «жаворонком» или «совой» является конкретный объект, но и на какое время суток приходится пик его активности. Наблюдая за своей работоспособностью, можно выявить эти факторы, используя их в дальнейшем в свою пользу. Таким же образом можно определить идеальное время для приема пищи, обучения, отдыха.
Существует такое понятие, как «убийцы времени». Когда человек идет на поводу у своих слабостей или у окружающих, позволяя создавать внутренние помехи. Это значительно тормозит процесс, не давая двигаться вперед. Самыми явными «убийцами времени» признаны:
- неадекватная оценка соотношения объема работы и сроков выполнения;
- неумение отказать окружающим и во всем быть полезным;
- привычки оставлять дела на потом или хвататься за все сразу;
- излишняя медлительность и природная рассеянность;
- отсутствие привычки планировать и записывать;
- нежелание слышать и слушать оппонента/начальство/коллег.
Для того чтобы научиться основам тайм-менеджмента, нужно придерживаться ряда правил. Исключений и поблажек быть не должно. Добиться успеха и научиться контролировать время можно только в случае, если задачи будут поставлены четко и правильно. Придерживаясь конкретного плана, нужно уметь грамотно мотивировать себя.
Таблица
Примеры тайм менеджмента
Питер Друкер когда-то сказал: «Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим». В наше время это становится максимально ясным и неопровержимым.
Для того чтобы стать властелином своего времени и своей жизни, нужно не только анализировать свои ошибки, но и пользоваться чужим опытом. Наиболее успешные образцы использования тайм-менеджмента можно найти в таких примерах, как:
- матрица Эйзенхауэра;
- принцип Парето;
- метод АБВГД;
- Mind maps;
- пирамида Франклина;
- «сначала съешьте лягушку».
Специалистами самых разных направлений разработано немало подходов к решению проблемы нехватки времени, нерационального его распределения. Можно выделить три основных типа тайм-менеджмента:
- Личный (персональный). В данное понятие входит личностное развитие человека, возможности и умения распределить свое время, грамотно организовать свой день.
- Профессиональный. Адаптация в коллективе, умение распределить свое время и рабочие ресурсы для плодотворного выполнения поставленных задач.
- Социальный. Позволяет регламентировать и грамотно распределять время группы людей, контролировать их межличностные отношения.
Иногда не стоит стремиться к многозадачности. Для некоторых людей это тяжелый труд, результатом которого не становится что-то хорошее. Если заранее ясно, что распыляться тяжело, стоит сосредоточиться на одной задаче, распределив остальные между коллегами или занявшись ими позже.
Для мам: повышение эффективности использования времени
Есть категория женщин, грамотное планирование времени для которых является жизненно важным. Это мамы, имеющие одного, двух, а то и более детей. Если мама не будет эффективно использовать свое время, она превратится в истеричную, неухоженную даму. В итоге рядом с ней будет находиться неприятно – не только мужу, но и ее детям.
Для того чтобы все успевать, быть идеальной женой и мамой, стоит придерживаться некоторых принципов тайм-менеджмента:
- Четко планировать/структурировать все повседневные дела.
- Правильно расставлять приоритеты в доме и в семье.
- Экономить время при помощи современного технического прогресса.
- Пользоваться интернет-ресурсами для совершения заказов и покупок.
- Основывать свои дела и потребности на рациональной многозадачности.
- Не бояться просить помощи у родных, близких, а порой и посторонних людей.
В первую очередь мама должна любить себя. Именно с ее радостной, счастливой улыбки начинается рай для всех остальных домочадцев. Важно не только планировать каждый свой день, но и заранее создать предпосылки для счастливого материнства. Стоит составить расписание, избавиться от всего лишнего и делегировать свои обязанности.
Книги о времени и о том, как им управлять
Многие книги по тайм-менеджменту стоит прочитать не для того, чтобы быть экспертами в данной области. Такие знания нужны, чтобы выйти из зоны комфорта, научиться контролировать свое время.
Авторы известных трудов чаще всего являются действующими бизнес-тренерами и тайм-менеджерами. Наиболее популярны:
- «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности» Бр. Трейси.
- «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена.
- «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского.
- «Тайм-менеджмент по помидору» Штаффана Нётерберга.
- «Тайм-менеджмент. Искусство планирования» Джулии Моргенстерн.
Почти все авторы пишут консультации и советы, исходя из собственного опыта. Они описывают различные технологии и приемы, позволяющие повысить личную эффективность, научиться распределять свом временные ресурсы.
Экстремальный тайм менеджмент
Понятие раскрывают в своей книге А. Толкачев и Н. Мрочковский. Интересный формат по типу «роман из реальной жизни» дает прочувствовать всю жизнь главного героя. Это типичный неудачник со своими проблемами и полным застоем в жизни. Причем обвиняет в своих неурядицах главный герой всех окружающих, но только не себя.
Полной противоположностью является наставник главного героя, жизнь которого играет всеми яркими красками. Основа истории – колесо жизни, каждый сектор которого представляет собой отдельную сферу интересов.
Обычная жизненная история пестрит множеством советов, приемов, важных мыслей. С их помощью читатель может найти ответы на свои вопросы, определить, что именно нужно делать, чтобы сдвинуться с места.
Брайан Трейси
Многие труды этого тайм-менеджера, эксперта мирового уровня по личностному развитию, стали настоящими бестселлерами. Люди, стремящиеся изменить свою жизнь к лучшему, давно пользуются бесценными советами Брайана Трейси. Его выражения разбирают на цитаты, а меткими афоризмами пользуются в разных сферах бизнеса и жизни.
Родился Брайан в бедной семье. Не получив практически никакого образования, мальчик отслужил матросом на судне 8 лет. За это время он смог закалить силу воли, повысить коммуникационные качества, выучить несколько языков.
В 22 года парень сошел на берег и устроился агентом по продажам. Через год его признали лучшим сотрудником фирмы, вице-президентом которой Брайан становится в 25 лет. Занявшись своим образованием, молодой человек меняет род деятельности. Он заканчивает университет, постоянно шлифуя знания и собирая материалы для тренингов. Перед тем как основать свою собственную фирму, Трейси проработал на руководящих должностях в 22 различных компаниях. Уже в то время мужчина начал писать книги. Сейчас филиалы компании BrianTracy International, специализирующейся на маркетинговых стратегиях, курировании бизнеса, тренингах, расположены в 31 стране.
Глеб Архангельский
Этот молодой симпатичный человек является кандидатом экономических наук, возглавляет кафедру тайм-менеджмента финансово-промышленной академии в Москве. Генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский разработал собственную школу, в которой учат управлять временем.
Опытный тайм-менеджер считает, что время – тот ресурс, который в отличие от денег, восполнить невозможно. Поэтому это самое дорогое, что у нас есть и чем нужно грамотно распоряжаться.
Тренинги по тайм менеджменту
В этом направлении организовывается большое количество занятий, постоянно проводятся семинары и тренинги. Опытные коучи и бизнес-тренеры стремятся поделиться своими знаниями, научить людей правильно расходовать свое рабочее и свободное время.
Современные тренинги основываются на грамотной подаче информации. Они состоят из различных комплексов упражнений, ролевых сцен, креативных заданий. После таких курсов люди становятся успешными не только в своей профессиональной деятельности, но и в личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет совершенствоваться и развиваться.
www.dlya-sebya.com
