Как расставить приоритеты в делах – Как расставить приоритеты | Блог 4brain

Как расставить приоритеты | Блог 4brain

Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов — научиться расставлять приоритеты.

Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.

С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Оцените, насколько вы удовлетворены тем, как проводите свое время.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, здоровье, семье.

Оцените каждую область с точки зрения того, насколько она важна для вас. Используйте шкалу с 1 до 10, где 1 — совершенно не важна, а 10 — жизненно важна.

Теперь оцените свои успехи по каждой из областей. Насколько вы удовлетворены тем, сколько времени тратите на нее? От 1 до 10.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

• Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
• Какой области я бы хотел уделять больше времени?
• Где мне нужно тратить меньше времени?
• Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Как расставить приоритеты

Мы оснастим вас несколькими простыми, но эффективными методами для расстановки приоритетов. Они помогут принимать правильные ежедневные решения и станут интересными мысленными упражнениями.

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

• Представьте себя и свою жизнь через год.
• Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
• Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 — завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в

нескольких областях. Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» — это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о матрице, но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

• Важные и срочные.
• Важные и не срочные.
• Неважные и срочное.
• Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови — в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно планировать и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой — это значит убрать туман из головы.

Дальше присвойте задачам статус.

Задачи А — наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить — и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси — это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С — это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е — вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг — все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С — вместо соцсетей позвоните другу.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.

Ценности и принципы — это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.

Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.

Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.

Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях — это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.

Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.

Найдите цели для своих приоритетов.

Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по коммуникации, посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.

Используйте напоминания.

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Книги

Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству тайм-менеджмента, уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

• «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
• «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
• «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
• «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
• «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
• «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
• «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

4brain.ru

Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

1

Матрица приоритетов

В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:

Важные и не срочные	Важные и срочные
Не важные и не срочные	Не важные и срочные

• Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
• Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
• Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
• Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.

Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.

Матрица Усилия-Влияния

В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Большие усилия и низкое влияние	Большие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияние	Низкие усилия и высокое влияние

Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.

2

Самая важная задача (Most Important Task)

Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

3

Метод Айви Ли

История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

1. В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
2. Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
3. Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
4. Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

4

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:

1. Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
2. Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.

Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.

5

Метод MoSCoW

В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:

1. M (Must Do) – задачи, которые вы должны выполнить обязательно.
2. S (Should Do) – это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем M-задачи.
3. C (Could Do) – эти задачи можно бы и сделать, но если вы их не выполните, то ничего страшного не случится.
4. W (Won’t Do) – эти задачи вообще можно не делать.

Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.

6

Техника ABCDE

Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.

Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

1. A – это то, что вы должны делать в первую очередь (так же, как задачи M в MoSCoW).
2. B – это то, что вы должны делать во вторую очередь (так же, как задачи S в MoSCoW).
3. C – это то, что можно, но не обязательно делать (так же, как задачи C в MoSCoW).
4. D – это задачи, которые вы должны делегировать (или автоматизировать).
5. E – дела, которые вы можете устранить (так же, как задачи W в MoSCoW).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.

7

Скрам-приоритизация

Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.

Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.

В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:

1. Насколько важна эта задача?
2. Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
3. Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.

Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.

Заключение

Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.

А команда 4brain желает вам продуктивного дня и достижения всех ваших целей!

4brain.ru

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

12.09.2016 10 975 0 Время на чтение: 15 мин.

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Зачем расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов — это один из важнейших инструментов тайм-менеджмента — искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более — самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно повысить личную эффективность поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов — это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу — вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки — переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и тренингах личностного роста. Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица — таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Подробнее об этом методе расстановки приоритетов читайте в отдельной статье с иллюстрациями: Матрица Эйзенхауэра.

Составление списков дел

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Чтобы составление списков с целью расстановки приоритетов было максимально эффективным, следует придерживаться ряда правил. Подробнее об этом я писал в статье Как составить список дел?

Правило Парето

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% — вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье Принцип Парето (Закон Парето). Правило 20/80.

Квадрат Декарта

Квадрат Декарта — довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

• Что будет, если я это сделаю?
• Что будет, если я это не сделаю?
• Чего не будет, если я это сделаю?
• Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Более подробно о такой методике с примером читайте в статье Квадрат Декарта — техника принятия решений.

Метод ABC

Метод АBC — очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

• A — очень важные;
• B — не очень важные;
• C — совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь — дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность «потерять» и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного «соревнования» — сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный «турнир» — 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел — им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист — следующий по степени важности, четверть-финалисты — следующий и т.д.

Метод попарного сравнения

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Например, вы выбираете, куда вложить деньги, что для вас приоритетнее. И сравниваете варианты по 3 критериям: доходность, доступность, риск. Выбираете между 4 вариантами: банковский вклад, ценные бумаги, валюта, золото. Сравниваете все эти варианты попарно между собой по каждому критерию по-отдельности. Таким образом, у вас получается самый доходный вариант, самый доступный и самый наименее рисковый. Если риск для вас имеет наибольший вес, а доступность — наименьший, то главный приоритет получается у наименее рискового способа, затем идет самый доходный, а затем — самый доступный. Если по каким-то критериям результаты совпали — вообще отлично, «победителя» видно сразу.

Приоритет взаимного влияния

Приоритет взаимного влияния. При использовании этого метода расстановки приоритетов расписываются все стоящие перед человеком задачи и оценивается, как их выполнение влияет друг на друга. Например, на цель «купить квартиру» влияют цели «найти новую работу», «повысить квалификацию», «создать источник пассивного дохода». Это удобно делать, нарисовав все цели в кружочках и соединив их между собой стрелочками.

Наивысший приоритет будет иметь та цель, на которую влияет наибольшее количество других, то есть, к которой ведет наибольшее количество стрелочек. И так далее.

Вклад в глобальный цели

Вклад в глобальные цели — Метод расстановки приоритетов, полностью противоположный предыдущему. В этом случае начинать стоит так же, как и метод взаимного влияния, только наивысший приоритет ставится не той цели, к которой ведет наибольшее количество стрелок, а той, от которой отходит наибольшее их количество.

То есть, наивысшим приоритетом будет обладать не глобальная цель, а та задача, выполнение которой будет способствовать достижению большего количества глобальных целей.

Метод многофакторного анализа

Метод многофакторного анализа. Этот способ расставить приоритеты можно отнести к самым сложным, но и наиболее точным. Здесь необходимо выделить ряд факторов, по которому вы будете сравнивать свои задачи и выставить каждому делу оценки по каждому фактору, допустим, по 5-бальной шкале. Удобно все это оформить в виде таблицы, где по вертикали будут стоять ваши задачи, а по горизонтали — факторы оценки.

В итоге расстановка приоритетов будет происходить по убыванию суммарного бала каждой задачи.

Другие методы расстановки приоритетов

Ну и в заключение, говоря о том, как расставить приоритеты, хотелось бы вспомнить и т.н. «народные методы», от некоторых из них произошли всем вам известные крылатые фразы. Обращаю ваше внимание на то, что это неправильные, неэффективные методы расстановки приоритетов, просто решил их упомянуть, чтобы показать, как не надо делать.

• Метод мишени — делать то, что первым попадется на глаза: вижу цель — стреляю.
• Метод скрипучего колеса — делать то, что больше всего раздражает (например, начальник «капает на мозги» какой-то работой — значит, она в наивысшем приоритете).
• Метод жареного петуха — высший приоритет — это когда уже «жареный петух клюнул», то есть, когда уже сильно прижало, и дальше оттягивать нельзя.
• Метод лентяя — в первую очередь делать то, что проще всего, что не напрягает, а сложные и серьезные дела откладывать до последнего.

Также хочу напомнить вам про правило 2 минут, которое говорит о том, что если на выполнение любого дела требуется менее 2 минут, то его следует выполнить тут же, моментально. Применение на практике этого правила позволит вам избежать скопления огромной кучи невыполненных мелких задач.

Теперь вы знаете, как правильно расставить приоритеты. Как видите, методов множество (и это еще не все, лишь самые популярные). Выбирайте, что вам больше нравится, и действуйте. Можно идти по принципу «от простого к сложному», то есть, сначала расставлять приоритеты каким-то более простым способом, потом постепенно переходить к более сложным и эффективным. Главное — понимать, что расстановка приоритетов — это очень важно, и ей действительно стоит уделить внимание.

Желаю вам успехов в освоении тайм-менеджмента и повышении личной эффективности! Увидимся на Финансовом гении!

fingeniy.com

Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты – шикарная жизнь вам обеспечена. Сейчас мы опишем главные методы расстановки приоритетов.

Одна из самых больших проблем на работе и личной жизни – неправильно расставленные приоритеты. Рабочие нагрузки стремительно растут, и всё кажется важным. Однако истина в том, что часть работы, которую мы выполняем каждый день на деле выполнять не нужно, по крайней мере сразу.

• 

Научиться расставлять приоритеты – значит иметь больше времени каждый день, которое так ограничено. Это один из краеугольных камней производительности, и правильно расставленные приоритеты могут помочь по всем – от тайм менеджмента до баланса между работой и личной жизнью.

Сама суть приоритизации проста (нужно просто знать, какие дела необходимо выполнить, как их ранжировать), на самом деле это далеко не простой навык.

Чтобы упростить задачу, мы собрали в один список несколько лучших стратегий о том, как расставить приоритеты на работе и личной жизни.

❶

1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

• 

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

• 

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

1. Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
2. Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
3. Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

• 

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

1. В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
2. Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
3. Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

• 

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

• Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
• Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
• Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

5. Начните день, съев «лягушку»

• 

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

• 

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.

• 

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

• 

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.

goal-life.com

Как правильно расставить приоритеты между делами

Когда у вас слишком много ежедневных задач, то перед вами обязательно встанет проблема расстановки приоритетов между этими делами. Если вы не правильно расставите приоритеты, то это грозит вам тем, что вы будете топтаться на месте, выполняя те задачи в первую очередь, которые никак не отражаются на вашем будущем.

Многие люди, не умеющие расставлять приоритеты занимаются всякой ерундой, считая, что они выполняют важную миссию. Или же захлебываются в рутине, которая не позволяет им запустить какой-то глобальный проект, от которого возможно зависит судьба человека.

Существует масса методик расстановки приоритетов, но больше всего мне нравится следующая схема. Для этого возьмите лист бумаги и разделите его на четыре части:

1) СРОЧНО И ВАЖНО	2) ВАЖНО, НО НЕ ТАК СРОЧНО
… … … … …	… … … … …
3) СРОЧНО, НО НЕ ТАК ВАЖНО	4) НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО
… … … … …	… … … … …

А теперь, исходя из ваших жизненных целей раскидайте все свои текущие дела по данной таблице.

В первом разделе вещи и важны и спешны. Это могут быть проблемы в отношениях, срочные дела в собственном бизнесе, важные и срочные дела на работе.

Во втором разделе в фокусе – компас, меньше часы. Важные вещи и ценности, которые влияют на нашу жизнь, здоровье, будущее.

В третьем разделе вещи, которые не важны, но без них не обойтись. То, что существует каждый день и отвлекает наше время от главного.

В четвертом разделе то, что отвлекает нас от главного и нужного. Вещи, время на которое нужно сокращать и тратить на более важное.

Вот как примерно выглядит моя таблица:

1) СРОЧНО И ВАЖНО	2) ВАЖНО, НО НЕ ТАК СРОЧНО
Позвонить клиенту насчет заказа Провести тренинг по личностному росту Готовить презентацию Отвезти продукты бабушке …	Самообразование Писать книгу Продвигать блог Написать статью на тему тайм-менеджмента …
3) СРОЧНО, НО НЕ ТАК ВАЖНО	4) НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО
Оплатить налог Съездить на продуктами в магазин … … …	Просмотр телевизора Аська, скайп Социальные сети Частые проверки почты Ненужные и бесполезные разговоры

Исходя из проделанной работы можно понять, что большую часть своего времени нужно тратить на первый и второй раздел данной таблицы, при чем на второй раздел времени должно уходить больше всего. Это самые главные вещи в вашей жизни, от которых зависит исполнение самых сокровенных желаний.

Кто-то из вас может сказать: «Ну как же обойтись без аськи или социальных сетей, ведь это так прикольно, можно пообщаться с друзьями, развлечься, отдохнуть от проблем и забот?»

Дело не в том, чтобы полностью отказаться от того, что приносит вам удовольствие, дело в том, чтобы с помощью эффективного планирования своего времени распределить в течение суток свои дела таким образом, чтобы была возможность и поработать хорошо и отдохнуть хорошо.

Не нужно бросаться в крайности. Речь идет больше о том, что нужно сначала создать себе условия для отдыха, а потом в полной мере этим отдыхом наслаждаться. А то обычно мы видим ноющих и недовольных жизнью людей, заявляющих о несправедливости, которые пальцем о палец не ударили, чтобы сделать свою жизнь лучше.

Если ты весь день сидишь в одноклассниках, то не нужно ныть, что тебе денег не хватает на жизнь. Заработай свой миллион долларов, а потом сиди сколько хочешь.

Если не планировать свое будущее, то за вас это сделают другие люди и очень часто не так как вам хотелось бы.

Большинство людей просыпаются каждое утро и начинают свой день не имея четкого представления о том, что им предстоит сделать за день. Они просто вливаются в поток жизни и их несет неведомо куда в общей массе людей, у которых нет цели, нет планов и нет будущего.

P.S. А в заключение рекомендую посмотреть вам как Сильвестр Сталоне дает наставление сыну. В жизни важно не только уметь бить, но и держать удар. И не нужно плакаться что у вас что-то не получается…

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста мышкой и нажмите Ctrl+Enter.

Поставь оценку статье

data-full-width-responsive=»false»>

myrouble.ru

Расстановка приоритетов.

Руководитель во многом определяет характер, набор и критерии действий подчиненных. Не все он решает единолично, но на то он и руководитель – он влияет на подчиненных. Зачастую руководители недовольны тем, как подчиненные принимают решения и как они действуют.

«Человеку важно определить для себя жизненные приоритеты. В жизни должен быть распорядок, согласно которому вы расходуете время и энергию»

Как управлять удаленным выбором? Именно удаленным, потому что руководитель не может постоянно «стоять над сотрудником» – в этом случае он, безусловно, предотвратит неправильные шаги. Как управлять действиями сотрудников, которые работают самостоятельно и научить их расставлять приоритеты?

Основа основ: система координат

Александр Фридман рекомендует начать управление с создания системы координат:

«Как сотрудник делает выбор? На основании каких-то критериев. Человек всегда действует предельно рационально. «Нерациональные» вымерли, не оставив потомства. Человек рационален всегда, но весь вопрос в том, что он берет во внимание, принимая те или иные решения. Да, он может действовать под влиянием эмоций. Но это значит, что эмоции являются частью его системы принятия решения. Принимая решение, он неосознанно учитывает эмоции. Но каким набором критериев он при этом руководствуется и как действует: подсознательно или неосознанно?

Если руководителю кажется, что сотрудник действует неправильно, следует понимать, что у подчиненного просто другая система координат. Руководитель мыслит в одной системе координат, а подчиненный – в другой. Поэтому его действия кажутся руководителю неправильными. Как же научиться управлять выбором подчиненных, находящихся не рядом с руководителем?

Один из способов – создать единую систему координат. В каком случае она будет полезной и эффективной для управления? Какие требования к ней предъявить?

• Она должна быть абсолютно прозрачной, каждый ее элемент должен быть виден и понятен, должны отсутствовать скрытые элементы.
• Каждый элемент должен быть четко описан. Но «четкость» не всегда значит «краткость». Пытаясь описать ситуацию кратко, может потеряться ее смысл. Поэтому лучше стремиться к ясности, чем к краткости. Экономия места и букв приводит к тому, что фраза получается краткая, литая, но имеет множество истолкований. Не стремитесь сразу к «латинской литой прозе». Сначала вам нужно все описать понятно и четко.
• Логичность происхождения: для чего предназначен тот или иной элемент. Причем хорошо, если логичность опирается на интересы дела, а не на «выпад» руководителя. Мы ведь с вами на работе в интересах дела? «Нравится» или «не нравится» – вторичные процессы.
• Согласованность элементов. Нет ничего страшнее системы, в которой элементы противоречат друг другу. Например, какие-то красивые лозунги противоречат правилам компании. Они красиво звучат, но они не реализуются в практических действиях сотрудников. Лозунги могут говорить одно, тогда как правила компании гласят совершенно другое.
• Достаточность. Конструкция нашей операционной системы решает все задачи, которые возникают в процессе работы.
• Актуальность. Наши элементы должны отвечать сегодняшним задачам, они должны быть своевременно обновлены, верифицированы, они должны быть актуальными, не устаревшими и не отвечать на вопросы вчерашнего дня.
• Всеохватность. Система действует по всей территории компании: персонал знает о ее пунктах и руководствуется ими. Тогда первое лицо компании будет спокойно за принятие решений своими подчиненными, а все подразделы компании будут синхронно и правильно работать.

Идеально, когда система работает в автоматическом режиме. Но также всегда должна быть возможность «ручного привода» для руководителя. Важно: операционная система будет приносить пользу, если ее критерии будут соблюдать и подчиненные, и руководитель. Тогда она будет мотивирующей и эффективной».

Управляем приоритетами

«Самые важные дела, как суфле – нужно подавать вовремя»

В процессе расстановки приоритетов нужно обязательно использовать многомерную систему координат. Если она будет применяться систематично, это войдет в привычку как у руководителя, так и у подчиненных, и ее использование не будет вызывать никаких сложностей. Возникает вопрос: как правильно расставить приоритеты?
Поможет разделение дел на поддерживающие и развивающие.
Поддерживающие – это такие дела, не сделав которые ситуация уходит вниз. Это сегодняшние клиенты и те задачи, которые выступают, можно сказать, в качестве «хребта» – поддерживают тело.
Развивающие – то, что способствует развитию (методология, квалификация и т. д.), это некие изменения в чем-то.

Приоритетными делами выступают поддерживающие (в сравнении с развивающими), так как «хлеб важнее масла». Развивающие дела более склонны к эластичности: их можно сделать сегодня, а можно и завтра.
Как расставить приоритеты и на каких этапах это нужно делать? Когда перед нами возникает несколько задач, мы начинаем думать, какой из них присвоить приоритетную роль. И это правильно. В управленческом планировании сначала требуется выбрать первостепенную стратегическую цель, а затем расставлять приоритеты. И делать это нужно на следующих этапах:

• перед формулированием целей,
• перед декомпозицией,
• после декомпозиции.

Декомпозиция — это метод разделения целого на части, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, пусть и взаимосвязанных, но более простых.

Точный и объективный взгляд на ресурсы после анализа привлекательности результата в процессе проведения декомпозиции может привести к изменению приоритетов. Возможно, понадобится корректировка не только задач и параметров, но и критериев, влияющих на их достижение. Придется вернуться к задачам планирования и пересмотреть базовые факторы (сроки, стоимость и действия, которые приводят к качеству). Они тесно взаимосвязаны между собой и не всегда сохраняются под влиянием определенных обстоятельств. Поэтому в процессе планирования мы можем поменять свои приоритетные позиции как на старте, так и после декомпозиции, так как степень их важности под влиянием процесса может кардинально измениться.

Как правильно расставить приоритеты в работе? Нужно думать, думать регулярно, выделяя для этого достаточное количество времени. Не спеша расставлять приоритеты критериев, верно формировать приоритеты самих целей. Такой подход позволит выявить факторы, которые влияют на конкретную ситуацию и подобрать несколько вариантов для ее решения. Попытка расставить приоритеты на ходу в решении сложных вопросов может привести к неправильным выводам, которые негативно скажутся на всей работе. Точно так же опасно бесконтрольное развитие деятельности, когда о целесообразности смены приоритетов и стоимости конечных результатов не задумываются вообще.

(По материалам видео Александра Фридмана «О планировании и приоритетах», «Как управлять выбором подчиненных». Также использованы материалы из книги А. Фридмана «Вы или Хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента»).

Более подробно узнать о том, как расставлять приоритеты для эффективного управления, а также как управлять действиями и мыслями сотрудников вы сможете на курсе Александра Фридмана «Управление выбором подчинённых: синхронизация ключевых парадигм» (с программой курса можно ознакомиться по ссылке).

---

---

Поделиться в социальных сетях:

---

Зарегистрироваться

premiummanagement.com

Тайм-менеджмент простыми словами. Приоритет задач

Все мы видели людей, которые даже минуты не могут усидеть на месте без дела. Они работают с утра до ночи всю свою жизнь. Они и на пенсию-то не выходят.

Но вот парадокс — жизнь их не становится лучше!

Невезение?

Не-а… У них другая проблема — приоритеты. А точнее, их отсутствие.

О приоритетах мы и поговорим сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Уверен, вам уже замылил глаза этот квадрат, который перепечатывают из книги в книгу:

Популярная табличка. И неспроста.

Как известно, успех живёт во втором квадранте. Нужно регулярно инвестировать время в дела несрочные, но важные.

Что это за дела?

Например, чтение книг. Никто не заставляет вас читать. Это не срочно. Но только читающий человек может добиться успеха «при долгой игре».

Другой пример — занятия спортом. Вышли на пробежку? Это прибавит вам всего 0,1% здоровья. И эффект можно будет увидеть только спустя годы. Но годы всё равно пройдут. Вы встанете рядом с «диванным шварцем», и изменения будут ой как заметны.

К чему я всё это?

У неудачников (а они любят пенять на невезение) вообще нет понятия «важность». Они живут в домике с вывеской «Срочность».

Дело срочное? Значит, важное! Не горит? Значит, ещё подождёт.

Дела самого ценного квадранта — второго — не выполняются.

У них никогда нет времени на книги. Зато они будут первыми на распродаже утюгов.

А как правильно?

Важные дела делайте вначале.

Это же здравый смысл, чёрт подери!

Вы проснулись утром, протёрли глаза и сразу начинаете думать в сторону важных дел. Выполняете сначала их и только потом — всё остальное.

Как определить приоритет дела?

Мне нравится в этом плане система Agile Results. Простая, как валенок. Она тянет нить от ваших целей на год к целям на неделю и затем — на день. И связывает их все вместе.

Делая что-то в течение дня, вы понимаете, что это чуть-чуть, но приближает вас к целям на год. Это ещё и мотивирует здорово!

Подробно об этой системе я писал в статье «О том, как доярка Дуня шла к успеху».

Как всё это реализовать на практике?

Покажу, как это сделано у меня.

У моих задач есть всего три приоритета: очень важные (!), важные(*) и неважные:

А ещё у меня есть такая категория, как «быстрые дела» — дела, выполняющиеся меньше чем за 15 минут. Я их маркирую другой звёздочкой:

А в итоге имеем вот что:

Это моя вкладка с важными делами. Задачи там отсортированы так:

• очень важные и быстрые;
• очень важные;
• важные и быстрые;
• важные.

И я просто выполняю задачи сверху вниз. Ну что может быть проще?

Стараюсь большую часть времени проводить в этой вкладке.

Как видите, я не сторонник сложной системы приоритетов (от 1 до 100, например). Уверен, для 99% людей с головой хватит двух-трёх степеней важности задачи.

Кстати, аналогично вы всё можете организовать и в бумажном органайзере, хотя я его вам и не рекомендую.

Резюме

Недостаточно просто выписать все свои дела. Недостаточно распланировать их, разбить на мелкие подзадачи. Недостаточно внести их в жёсткую систему и расставить напоминалки.

Обязательно вплетите в вашу систему тайм-менеджмента ПРИОРИТЕТЫ! Только они отличают вечно занятого неудачника от человека, который добивается своих целей.

Пишите в комментариях!

Делаете ли вы важные дела сначала?

lifehacker.ru