Приемы тайм менеджмента: методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Содержание

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.


Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.


Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.


Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.


Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.


Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 


Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

  • Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
  • Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
  • Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
  • Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.


Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
  • «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси.
    Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
  • «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
  • «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
  • «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

  • Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
  • TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
  • Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
  • Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
  • Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

лучшие методы по управлению временем

 

Что такое тайм менеджмент

 

Сегодня о тайм менеджменте говорят много. А любое «много» приводит к инфляции понятия. Попробуем разобраться, что такое такое управление временем и почему оно так важно.

Для начала важно понять, что «управление временем» — это фигура речи. Управляет человек собой, материальными предметами, животными, программами, другими людьми, но не временем в физическом смысле этого слова.

По Аристотелю, время — мера движения. Исходя из такого понятия, можно сказать, что тайм менеджмент (time management) — это методология ускорения движения к своим долгосрочным целям. Итого, у нас есть 3 обязательные элементы тайм менеджмента.

Долгосрочная цель. Наша жизнь по умолчанию уже заполнена какими-то действиями и бездействиями. Краткосрочные цели часто можно достигать на автомате, не особо анализируя на что уходит время. Но когда человек ставит долгосрочную цель, он приходит к необходимости оценивать, чем заполнена его деятельность. Необходимость эта возникает из-за понимания ограниченности своего времени.

Движение. Поставив цель, человек разбивает её на какие то элементы и начинает двигаться к ней. У многих людей есть долгосрочные цели. Много людей к ним двигаются. Но лишь небольшая часть трепетно относится к своему времени и ищет методы ускорения своего движения.

Методология ускорения. Правильная методология ускорения движения лежит где то между моделью поведения робота, который всё делает по расписанию и ребенка, который ничего не планирует и живет в постоянном сейчас. Сегодня эта методология усовершенствуется.

Наука всё больше уточняет условия, в которых человек продуктивен и какие ограничения тела, мозга мы не можем перепрыгнуть, как бы нам не хотелось. Из этого пространства вариантов и рождаются правила о том, как максимально эффективно двигаться к достижению своих целей, не ослабляя своего здоровья.

Давай посмотрим на некоторые из таких правил. Советы взяты с блога Toggle.

 

Если ты хочешь усовершенствовать свои навыки управленческого планирования, попробуй 2-х месячный курс по тайм менеджменту от Александра Фридмана.

 

Советы по управлению временем

 

1. Проведи аудит времени

Во-первых: начни с выяснения того, куда уходит твое время в течение дня. Часто существует большая разница между твоим субъективным временем и реальностью. Скачай приложение для управления временем и отслеживай всё, что ты делаешь в течение недели. Затем сядь, загрузи отчеты и оцени их.

Используя эти данные, ты можешь легко найти области, которые нуждаются в улучшении. Например, ты можешь проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами. Это подводит нас к следующему совету.

 

2. Ставь цели для каждой встречи

Обдумывай и устанавливай четкую цель перед началом встреч. Так, твоя команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.

 

3. Установи временные ограничения на выполнение заданий

Посмотри на распорядок своего рабочего дня и определи задачи, на выполнение которых требуется больше времени, чем ты ожидаешь. Установив временные ограничения для таких пунктов, ты будешь лучше фокусироваться и работать более эффективно.

Если ты всё еще выходишь за эти временные рамки, тогда нужно изучить свой рабочий процесс и устранить небольшие потери времени (незапланированные перерывы).

 

4. Запланируй свою неделю в воскресенье

Начало работы с планом на неделю поможет тебе сконцентрироваться на приоритетах. Ты можешь легко перейти от своего беззаботного образа мыслей выходного дня к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» в понедельник. Для этого потрать несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Чтобы избежать прокрастинации, разбивай еженедельные цели на ежедневные задачи. В результате тебе нужно будет только взглянуть на этот список во время работы.

Помни — твоя энергия и уровень креативности колеблются в течение недели. Запланируй низкоприоритетные и легкие задачи на понедельник. Во вторник и среду выполняй творческие и сложные задания. Запланируй встречи на четверг, когда энергия твоего рабочего коллектива начнет падать. Используй пятницу для планирования и общения.

 

5. Составь ежедневный план

Используй первые 30 минут дня для создания ежедневного списка дел, соответствующего твоему недельному плану. Запиши элементы списка так, как будто ты их уже завершил. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напиши «Отчет руководителю проекта отправлен». Этот маленький трюк даст тебе дополнительный импульс мотивации.

 

6. Добавь «список выполненных заданий» в свой список дел

Иногда в течение дня всплывают неожиданные задачи. Запиши их в отдельный список рядом со своими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотри свои достижения за предыдущую неделю и поздравь себя со своими успехами. Подобные проверки выполненных заданий увеличат твою уверенность в себе и помогут тебе составить расписание на следующую неделю.

 

7. Делай самые важные и сложные задачи в первую очередь

Большинство из нас считают первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используй его с умом! Как ни странно, тебе легче сосредоточиться тогда, когда твой мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга имеет меньше избыточной энергии для мечтаний и заботы о других задачах.

 

8. Заблокируй отвлекающие факторы

Используй функцию компьютера «Не беспокоить» при работе над приоритетными задачами. Сфокусируй свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно рабочее окно. Автономный режим тоже может быть вариантом, но давай не будем заходить так далеко.

 

9. Не пытайся сделать всё сразу

Исследователи опровергли миф о многозадачности. Если ты считаешь, что можешь делать много вещей одновременно и качественно, тогда ознакомься с этой статьей.

 

10. Не жди вдохновения — делай всё сейчас

Некоторые художники ждут вдохновения, чтобы произвести впечатление. Некоторые писатели сидят без дела, ожидая, когда придет муза. Бизнесмены не занимаются серьезными делами, если они не в идеальной рабочей обстановке.

Но с осознанностью тебе не обязательно ждать “нужного” момента для начала работы. Обрати внимание на мысли и чувства, которые возникают во время работы, с внешней точки зрения. Не позволяй им управлять твоими действиями.

Признай свои эмоции и мечты и отпусти их. Начни выполнять задания, даже если ты чувствуешь себя неуверенно, доверься своей мотивации и иди к своей цели.

 

11. Не стремись к совершенству

Когда всё должно быть идеально, может ли что-либо быть достаточно хорошо? Наверное, нет.

Чтобы стать непревзойденным, ты должен постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Рассматривай каждую попытку как эксперимент — ценный шаг в твоем путешествии, независимо от результата.

Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держи общую картину в уме. Сосредоточься на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях твоей работы. Решай самые важные задачи из твоего списка дел и не беспокойся о мелочах.

 

12. Расписание перерывов между задачами

Человеческий мозг может фокусироваться на чем-либо только около 90 минут за раз. Планируй перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

 

13. Используй время ожидания с максимальной отдачей

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и т. д.

Ответь на электронные письма на своем телефоне, ответь на пропущенные звонки, разомнись / займись спортом, отдохни или помедитируй. Носи с собой книгу и читай. Слушай подкасты на телефоне. Не позволяй неожиданным очередям застать тебя врасплох.

 

14. Приведи в порядок свою электронную почту

Люди с захламленными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.

Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на излишние сообщения — организовать почтовый ящик.

Gmail предлагает целый ряд функций, которые помогут тебе лучше управлять своей электронной почтой. Если ты используешь другой клиент, подумайте о переходе на Gmail.

Несколько советов, как можно увеличить свою эффективность в работе с почтой:

  • Архивируй электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
  • Создавай удобные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НУЖНО ОТВЕТИТЬ.
  • Используй фильтры для автоматического назначения меток входящей почте на основе отправителя или другой содержащейся в них информации / ключевого слова.
  • Ты даже можешь пометить все рекламные рассылки ярлыками, выбрав фильтр отписки для каждого письма.
  • Включи функцию “Стандартные ответы” и создавай шаблоны из электронных писем, которые ты отправил более двух раз. Ты можешь настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом процесса значительно ускорит его.

 

15. Тренируй разные отделы своего мозга

Занимайся хобби, чтобы задействовать те части своего мозга, которые ты не используешь на работе. Ты будешь решать проблемы быстрее и проявлять больше творческих способностей.

Время, проведенное за пределами зоны комфорта, приводит к успеху. Если ты юрист — учись танцевать. Если ты пианист — займись боевыми искусствами. Если ты разработчик программного обеспечения, выходи на улицу и общайся с людьми.

 

16. Чаще занимайся спортом

Спорт поможет тебе справиться с повседневными стрессами. Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть столь же полезны, как и более длительные. Выдели немного времени для коротких тренировок — по крайней мере, раз в два дня.

 

17. Правильно спи

Ученые выяснили, что  если меньше спать, для того, чтобы создать больше времени, ориентированного на решение задач, то это может привести к неприятностям. Уставшие люди начинают прокрастинировать и легко отвлекаются. Спи хотя бы по восемь часов каждые сутки.

 

18. Используй календарь

Календарь может быть полезен для более важных вещей, чем просто планирование встреч. Используй свой календарь, чтобы следить за сроками, выделять время для целенаправленной работы и автоматически добавлять места к событиям. Возьми на себя ответственность за свое время. Если ты считаешь, что запланированная запись не будет способствовать продвижению твоего плана на день, просто отмени её.

 

19. Составь план отдыха

Выберись из колеса хомяка, проведи некоторое время в тишине и выключи свой «рабочий мозг». Ты будешь удивлен тем, насколько положительно тишина может влиять на твои творческие процессы. Медитация поможет тебе по-новому взглянуть на свою работу.

 

20. Научись говорить нет

Твое время драгоценно. Не трать его на людей и проекты, которые не соответствуют твоей миссии и целям. Вместо того, чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажи: «Я проверю свое расписание и перезвоню вам». Эта простая фраза даст тебе время оценить предложения и принять правильное решение.

 

21. Делай всё заблаговременно

Используй тот же подход и в отношении сроков. Будь готов предоставить свою работу на один день раньше срока.

 

22. Не отвечай на телефонные звонки только потому, что он звонит

Не отвечай на электронные письма автоматически сразу после их получения. Во время перерывов в работе, выдели несколько минут для электронной почты и разговоров по телефону. Избегай перебоев при работе над задачами, которые требуют высокой степени фокусировки.

 

23. Преврати свою систему в привычки

Формируй привычки, вытекающие из вышеперечисленных идей. Практикуй эти советы по управлению временем и постарайся усвоить образ мышления о производительности. Установи разумный график, которого ты сможешь придерживаться длительный срок (не менее месяца). Через некоторое время твои ежедневные и еженедельные привычки станут автоматическими.

 

24. Забудь о вредных привычках

Установи расписание и придерживайся его. Следуя этому плану, ты естественным образом избавишься от своих старых, непродуктивных привычек.

 

25. Хорошо проводи время, несмотря ни на что

Не зацикливайся на том, чтобы вычеркнуть все пункты из своего списка дел. Наслаждайся каждым днем ​​с соответствующим балансом между работой и личной жизнью. Сверхурочная работа сегодня не стоит непродуктивного, сожженного завтрашнего дня. Работай стабильно и оставайся в своем лучшем ритме. Спешка с выполнением задач снижает качество работы и создает стресс.

Онлайн обучение >> курсы по менеджменту, курсы по продакт-менеджменту, курсы по проджект-менеджменту, курсы по тайм-менеджменту, курсы по лидерству, курсы по антикризисному управлению, курсы по бизнесу, курсы по переговорам, курсы по продажам.

Связанные материалы >> типичные ошибки предпринимателя, стили руководства в менеджменте, софт скиллс, деловой этикет, кто такой предприниматель, кто такой HR менеджер, кто такой рекрутер, кто такой продакт менеджер, кто такой проджект менеджер, продуктовая аналитика, продуктовая стратегия, продуктовое мышление, продакт менеджмент, проджект менеджмент, регулярный менеджмент, профессиональный менеджмент, тайм менеджмент.

TimeStep.ru » Blog Archive » 5 приемов тайм-менеджмента

Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?

Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.

Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?

В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно. По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее. А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.

Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты. 

На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.

Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.

Первый прием ТМ

Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. Главная цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.

Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.

  • Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.
  • Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию. По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано. Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.

Второй прием ТМ

Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.

Третий прием ТМ

Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:

  • можно до конца дня заниматься приятными делами;
  • можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;
  • можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.

Четвертый прием ТМ

Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией. В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь. Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.

Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент. Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией». Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.

Пятый прием ТМ

Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат. 

Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.

Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.

Искусство тайм-менеджмента или сказ о потерянном времени — ROMI center

 Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

  • Снять напряжение и снизить уровень стресса.
  • Максимизировать свои достижения.
  •  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
  • Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Применяйте основные принципы 4D: Delete, Delay, Diminish, Delegate

В буквальном переводе это означает «удаление, задержка, уменьшение, делегирование». Даже если вы предварительно оценили, сколько занимает работа, она всегда «съест» чуть больше времени, чем у вас есть. Именно тогда применяются принципы планирования в менеджменте 4D. Используйте их на работе или дома, чтобы упростить задачу или даже весь список дел.

  • Удаление. Спросите себя, стоит ли овчинка выделки, то есть количество затраченных усилий — цели? Может быть, эта задача дублирует уже проделанную кем-то работу или вообще никому не нужна?
  • Задержка. Это точно нужно делать сейчас? Можно ли вообще убрать эту задачу или начать ее выполнение позже?
  • Уменьшение. Можете ли вы ограничить объем задачи? Достаточно ли будет часовой видеоконференции вместо 12 часов, потраченных на письменный отчет?
  • Делегирование. Кто-нибудь еще может это сделать — так же или лучше, чем вы? Может быть, это вообще чьи-то обязанности или достаточно заплатить, чтобы это сделали за вас?

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента. 

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

  • Срочно и важно. Сначала выполните эти задачи. Примеры: погоня за собакой, если она выбежала на улицу, или восстановительные работы на сервере компании, который недоступен после неудачного перехода на другую платформу.
  • Важно, но не срочно. Внесите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книг для профессионального развития или прохождение курсов дополнительного образования для дальнейшей карьеры.
  • Срочно, но не важно. Под эти задачи часто маскируются нежелательные перерывы в работе — например чтение и разбор всей корпоративной электронной почты или поступивших сообщений вместо того, чтобы выключить телефон или компьютер.
  • Не срочно и неважно. Эти задачи имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Пример: обсуждение, кто из приглашённых спикеров как одет, затянувшееся на полчаса, вместо решения текущих задач мероприятия.

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится, в основном, к квадратам 1 и 3.

Главный совет: постарайтесь не упускать из виду квадрат 2. Задачи этого типа обычно легко решаются, если их правильно «встроить» в свое расписание. Но они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

  • A = важно и срочно;
  • B = важно, но не срочно;
  • C = не важно и не срочно.

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

  • Каждое утро выделяйте 5 минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день, и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
  • Каждый час посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали этот час. Учитывая, что рабочий день длится, как правило, 8 часов, в общей сложности вы потратите 8 минут на обдумывание.
  • Каждый вечер выделяйте 5 минут на оценку того, что вы узнали и чего достигли за этот день.

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

  • Сбор: соберите все стикеры, бумаги, счета, которые засоряют пространство вокруг вас, и запишите все назначенные встречи, идеи или задачи.
  • Процесс: раз в час или чаще бегло просматривайте эти пункты — в том порядке, в котором они добавлены в ваш список или, например, появились в электронной почте. Решайте, что вам с ними делать. Сможете ли вы выполнить эту задачу? Можете ли делегировать ее? Нужно чего-то подождать, чтобы закончить ее, или вы можете отложить ее решение?
  •  Упорядочивание: с каждой задачей можно поступить следующим образом — убрать из списка вообще, отправить в файл долгосрочных проектов или добавить в календарь или список текущих дел.
  • Обзор: просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, долгосрочные проекты или размышляйте о том, что хотелось бы сделать еще, сколько угодно часто. Это позволяет сохранять ясность ума и не беспокоиться о том, что вы что-то упускаете.
  • Действие: начинайте или заканчивайте выбранные дела. В отличие от многих других техник, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает пытаться делать хоть что-то — то есть браться за решение задач по мере их возникновения.

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

Эта техника тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и построена на иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. POSEC помогает достичь самоактуализации — этот термин у Маслоу означает закрытие высшей духовной потребности.

Техника такой системы тайм-менеджмента включает следующие шаги:

  •  Prioritize — расставьте приоритеты. Определите цели и задачи, расположите их по порядку — первыми должны идти наиболее важные и достижимые за отведенное время.
  •  Organize — организуйте. Определите, как рациональнее выполнять повседневные задачи, — например, кормить кошку или покупать продукты.
  • Streamline and Simplify — оптимизируйте и упростите. Упростите все дела, которые вы должны делать, но не хотите, чтобы у вас было больше времени и энергии для других задач.
  • Economize — экономьте. Безжалостно сокращайте и убирайте из списка дел то, что не нужно делать срочно.
  • Contribute — жертвуйте. Достижение целей и задач по POSEC — это не просто зачеркнуть пункт в списке. Каждая такая «галочка» должна идти на пользу обществу в той или иной форме. Это важное условие, при котором вы можете достичь роста. Бессмысленная работа, которая нужна лишь для того, чтобы ее закончить и приняться за следующую, ничего не дает в плане самосовершенствования.

COPE

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

  • Clear — Ясно. Четко обозначьте свои цели.
  • Organized — Организованно. Организуйте все, что вы должны сделать.
  • Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты для своих задач и целей.
  • Efficient — Эффективно. Работайте над завершением приоритетных задач.

Техника сортировки — планирование времени

Эта техника была придумана во время наполеоновских войн и использовалась для определения степени срочности ранений у солдат. Вы можете применить такой подход к любым вопросам организации и управления временем. Для этого определите, к какой из этих 3 категорий относятся ваши задачи:

  • Вещи важные, но не срочные. Пример: планирование высшего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
  • Вещи, которые являются пустой тратой времени. Пример: научиться укладывать плитку и закупать все необходимые материалы для отделки пола в ванной площадью 4 м2 — пустая трата времени. Если вы не планируете снова и снова укладывать плитку на пол.
  • Вещи, требующие немедленных действий. Примеры: если вы — будущий студент, который сдает экзамен ЕГЭ через неделю, необходимо учиться прямо сейчас. Если вы — управляющий магазина, а между покупателем и продавцом возник спор, вам нужно немедленно разрядить обстановку.

Эффективный тайм-менеджмент: ТОП-15 стратегий

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Вы — «жаворонок», «сова» или находитесь где-то посередине? Часто вопрос такого типа может помочь разработать правильную стратегию управления временем. Нужно всего лишь определить, когда вы наиболее продуктивно работаете в течение дня.

«Жаворонок», который может бодро вскочить с кровати за минуту до срабатывания будильника, вероятно, сможет выполнить больше важных дел в начале дня. В то время как «сова» просыпается с трудом, и таким людям нужно больше времени, чтобы вообще приступить к работе. Они обычно могут достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.

На какой бы стороне вы ни находились, определите, когда вы наиболее активны, продуктивны и мотивированы. Это и будет самым подходящим временем для интенсивной работы и выполнения большего количества повседневных задач.

Действуйте осознанно: составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Полезные ресурсы

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Полезные ресурсы

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном: не отвлекайтесь

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Полезные ресурсы

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Полезные ресурсы

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Полезные ресурсы

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Полезные ресурсы

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Полезные ресурсы

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Полезные ресурсы

Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание так называемой мотивирующей музыки во время работы обычно не считается многозадачностью. Наоборот, при правильном использовании она может повысить вашу производительность и эффективность. Яркий пример — сервис [email protected]

Уберите отвлекающие факторы

Почему так важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон разных чудес, готовых отвлечь ваше внимание от текущей работы и обязанностей. Вот некоторые из самых значимых отвлекающих факторов на рабочем месте:

  • смартфоны;
  • социальные сети;
  • сеть Интернет;
  • электронная почта;
  • коллеги;
  •  корпоративные собрания.

Вы не всегда можете контролировать расписание корпоративных встреч. Но есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу продуктивность.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, погружаясь в увлекательный мир соцсетей, переведите его в беззвучный режим и положите подальше на время работы. А для таких вещей, как электронная почта, просто ограничьте количество заходов — установите точное время, чтобы проверять свой аккаунт, например, 2-3 раза в день.

Что касается общения с коллегами, то это, безусловно, важная часть работы. Но если кто-то регулярно отвлекает вас разговорами и мешает сосредоточиться, стоит мягко сообщить об этом и договориться о времени, когда вы сможете просто поговорить.

Словом, избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам нужно что-то закончить, уединитесь в офисе или дома и игнорируйте внешний мир, включая, может быть, даже электронную почту. Также подумайте о любых частых перерывах в работе, которые вы делаете и которые тратят ваше время впустую, — например, выход на перекур или проверка сообщений в соцсетях. Придумайте методы, как их избежать.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегируйте больше. Это особенно касается владельцев малого бизнеса и менеджеров, но применимо для всех случаев. Если вам некогда сходить в магазин, действуйте как успешный тайм-менеджер — делегируйте эту задачу службе доставки. Если нет времени просмотреть объемный отчет и написать свои предложения, поручите составить краткое резюме по данным другому сотруднику — так не придется читать все 100 страниц. Если у вас «висит» задача с жестким сроком, которую вы точно не сможете выполнить самостоятельно, поделитесь нагрузкой со своей командой и решите ее вместе.

То же самое относится и к задачам, которые поступают тогда, когда вы слишком заняты. Основное правило — не взваливать на себя сразу и все, а искать возможности передать эту работу на аутсорсинг. Казалось бы, это просто — но неумение делегировать приводит к целому ряду проблем со временем.

Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей команд. Поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на их собственные плечи, если она не распределяется между другими сотрудниками. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены. Это поможет понять, кто на самом деле должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы: полезные советы

И напоследок — бонус для всех, кто переживает «послековидные» времена. Мы живем в таком мире, где легко дружить с людьми даже на большом расстоянии и целые команды работают удаленно. Часы работы у таких сотрудников, по сути, ничем не ограничены. Поэтому так легко полностью погрузиться в процесс и оставить телефон включенным даже в выходные и праздничные дни. Или впасть в другую крайность — бросить все и отправиться в ближайшее кафе, оставив позади море работы.

Но обычно мотивированные сотрудники на «удаленке» пытаются сделать как можно больше. Если у вас есть и удаленная работа, и склонность хвататься за все подряд — делать столько, сколько можете, стоит остановиться. Кстати, прочитать про то, как эффективно работать из дома, можно в нашем отдельном материале.

Это похоже на поход в ИКЕА. Нужна огромная самодисциплина, чтобы купить там только те 3 вещи, которые вы собирались купить. Большинство людей после посещения этого магазина выходят с полной тележкой — там так много всего, что трудно устоять.

Вам нужно каждый день находить время, чтобы спланировать дела на завтра, на неделю и на месяц. Потом определите, что нужно сделать сегодня, и сосредоточьтесь только на этом. Будьте открыты для любых отвлекающих факторов — но не позволяйте им занимать слишком много вашего времени. Потому что вам вряд ли пригодится полная тележка вещей каждый день. Оставьте только те 3, которые планировали изначально.

А как насчет разницы во времени — явление на «удаленке» очень частое? Допустим, подходит крайний срок проекта. Вашему коллеге в США нужно сделать переводы, чтобы вы в Москве могли опубликовать их в 8 утра. Тем не менее, он работает над задачами в том порядке, в котором они поступали, и до ваших текстов ещё даже не добрался. Именно в подобных ситуациях нужно вести разговор о временных рамках. Без этого люди просто не знают, на что ориентироваться. Они даже не думают об этом. Если вы предполагаете, что они сами все поймут и во всем разберутся, это не так. Более того, они, вероятно, даже не знают толком, сколько времени займет их собственная работа.

Кстати, определять срок выполнения задачи — важно во многих ситуациях, а не только в случае с удаленными командами. Говорить о времени — это еще одна вещь, которую люди обычно не делают. Они просто говорят «ок» и потом пытаются понять, где же найти время на выполнение всего того, с чем так бездумно согласились.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.

9 Популярные методы и инструменты тайм-менеджмента

  • Программа по интересам *

    MS — Патология речи и языка Доктор физиотерапииFlex доктор физиотерапииДоктор производственной терапииFlex доктор производственной терапииМастер производственной терапииFlex Master of трудотерапияMSN — семейная медсестра MSN — практикующая семейная медсестра EducatorMSN — Руководитель медсестрыBSN to DNPBSN to DNP — Руководитель медсестрыBSN to DNP — Практикующая семейная медсестраMSN to DNPМастер управления здравоохранения MHA — Медицинская информатикаMHA — ПредпринимательствоМастер здравоохранения Преподавание и обучениеEdD — Медсестринское образованиеEdD — Спортивная подготовкаПереходный доктор физиотерапииПостпрофессиональный доктор производственной терапии (OTD) Доктор медицинских наукПрограмма ортопедической клинической ординатурыОрганизация ортопедической физиотерапииБез степениПродолжительное обучение ionCertificate — Медсестринский педагог Сертификат — Семейная практикующая медсестра Сертификат — Медсестринский руководитель

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида.Августин, Флорида Остин, Техас Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида. Августин, Флорида Остин, Техас Даллас, Техас Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Майами, Флорида. Августин, Флорида, Остин, Техас, Даллас, Техас, Сан-Маркос, Калифорния

  • 2-й выбор Кампус

    Майами, Флорида, штат Техас, Сан-Маркос, Калифорния Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в Майами, Флорида, Остине, Техас и Кампусы Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния.Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Остин, Техас, Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в нашем Остине, Техас, Св.Кампусы Августина, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Miami, FLAustin, TXSan Marcos, CA Все кампусы

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Остине, Техас и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра трудовой терапии (MOT) также доступна в наших городах Остин, Техас, Майами, Флорида и Св.Августин, штат Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида Сан-Маркос, Калифорния. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • 2nd Choice Campus

    Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас. Августин, Флорида Все кампусы

    Программа магистра трудовой терапии (MOT) также доступна в наших Сан-Маркос, Калифорния, Остин, Техас и Св.Августин, штат Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас, Сан-Маркос, CASt. Августин, Флорида

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас, Майами, Флорида. Августин, Флорида Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Сан-Маркос, Калифорния

  • Предпочтительный кампус *

    Даллас, Техас

  • Кампус 2-го выбора

    Остин, Техас Майами, Флорида

    Программа Flex Master of Occupational Therapy также доступны в наших кампусах в Остине, Техас и Майами, Флорида.Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

  • 2nd Choice Campus

    Майами, Флорида. Augustine, FL

    Программа Flex Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида и Сент-Огастин. Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы принять участие в дополнительных кампусах.

  • Скрытый

    Предпочтительный кампус *

    Расстояние

  • Предпочтительный кампус *

    Остин, Техас Даллас, Техас

  • Скрытый

    Желаемая дата начала *

    9/7/2021

    Желаемое начало

    Дата *

    07.09.2021

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20215/9/20229 / 6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.2015/9/20229/6/2022

  • Желаемая Дата начала *

    07.09.20211/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9 / 20215/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9/202 11/10/20229/6 / 2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211.10.20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    06.09.20229.05.2023

  • Желаемая дата начала *

    07.09.2011 / 20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    7/9/20211/10/20229/6 / 2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.202 11/10/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9/7/20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала *

    9 / 9/2019

  • Заинтересованы в MOT Flex?

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также предлагается в удобном формате Flex (Online + Weekend Labs на территории кампуса).Проверьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex MOT, который в настоящее время предлагается в Майами, Остине и Сент-Огастине.

  • Заинтересованы в DPT Flex?

    Программа «Доктор физиотерапевт» (DPT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня на территории кампуса). Отметьте здесь, если вы хотите узнать больше о Flex DPT, который в настоящее время предлагается в Остине, Сан-Маркосе и Сент-Огастине.

  • Имя *
  • Фамилия *
  • Телефон *
  • Адрес электронной почты *
  • Почтовый индекс *
  • Без названия * Установив флажок, я даю свое явное письменное согласие Университету Св.Августин из отдела медицинских наук, чтобы связаться со мной по электронной почте, тексту, телефону и заранее записанному сообщению относительно продолжения моего образования. Я понимаю, что звонки могут производиться с использованием автоматизированных технологий. Вы можете отказаться в любой момент. Пожалуйста, просмотрите нашу Политику конфиденциальности или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.
  • 15 наиболее эффективных и проверенных методов управления временем

    Как лучше всего управлять временем?

    Тайм-менеджмент — это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за продуктивность.В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать. А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они не всегда могут работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.

    Время может быть непростым. Итак, важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела. Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из 15 самых эффективных и проверенных методов управления временем.

    1. Планируйте свой день заранее

    Планирование — это первый, лучший и наиболее проверенный метод управления временем. Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что он дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать . Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.

    Есть много способов спланировать и организовать свою работу:

    • Модные календари и персональные органайзеры
    • Приложения и инструменты для управления временем
    • Списки дел
    • Таблички, блокноты, маркированные журналы и другие бумажные формы менеджеров времени

    Вы можете смешивать, комбинировать.и настраивайте различные параметры, чтобы лучше управлять своим временем.

    2. Ограничьте прием электронной почты

    Проверка электронной почты и ответ на нее — обременительная задача. Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний рабочий тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.

    Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы.Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, которые требуют немедленного ответа. Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня. Кроме того, не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.

    Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «Обнуление входящих сообщений». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.

    3. Найдите свою зону продуктивности

    Некоторые люди — ранние пташки, другие — полуночники. Мы все разные и любим работать в разное время дня… или ночи .

    Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам. Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что мы достигаем продуктивности в определенные часы. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.

    И не забывайте о фазе глубокой работы — периоде рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах.

    4. Съешьте лягушку

    Марк Твен сказал: « Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

    Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!

    5.Делайте регулярные перерывы

    Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновить , а затем снова сосредоточиться на работе.

    Вы можете использовать технику Помидора или отправиться на небольшую прогулку. Прочтите главу своей любимой книги или сварите чашку кофе. Или потратьте свободное время на изучение чего-то нового во время просмотра документальных фильмов на платформах потокового видео, таких как Netflix, но вы можете столкнуться с проблемами подключения, если эта платформа заблокирована в вашей стране.Вы можете использовать VPN для подключения или узнать, как использовать VPN для торрент-загрузки, чтобы узнать о дополнительных параметрах. Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими. Это значительно повысит вашу производительность.

    Конечно, можно работать с длинной цепочкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности. Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.

    А для сотрудников помните, что вы имеете право на перерывы.Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.

    6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия

    У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым, и говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.

    Помните, нет ничего плохого в том, чтобы отказываться делать то, что вы не можете делать.А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше вас.

    7. Сфокусируйтесь и не отвлекайтесь

    Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.

    Есть много способов оставаться сосредоточенными. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты. Но лучший способ — это сконцентрироваться и делать то, что нужно делать, .Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.

    8. Ставьте цели

    Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационного процесса и чрезвычайно важны для управления временем.

    Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, главное — это конкретность при постановке целей. Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь.

    Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году и ваша цель на семестр — получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете заключить контракт с двумя оптовиками, нанять стажера для помощи с доставкой и найти маркетинговый канал с более низкой стоимостью привлечения, чем ваш текущий.

    Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине. Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации.Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.

    9. Прекратите многозадачность

    Я часто вижу предложения о работе, в которых многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в мусорное ведро. На самом деле многозадачность вредит нашему мозгу.

    Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно — отличный способ тайм-менеджмента. Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда есть несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель.Этот отказ от фильтрации означает, что они замедляются из-за не относящейся к делу информации ».

    Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

    10. Найдите свое время

    Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые понятия не имеют, сколько времени они посвящают деятельности каждый день.

    Если вы знаете, сколько времени вы посвящаете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс.Самый простой способ сделать это — использовать программу учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше распределить свое время.

    Управляйте своим временем с TimeCamp — зарегистрируйтесь бесплатно!

    11. Создайте утренний распорядок дня

    Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.

    Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на остаток дня. Это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы добьетесь в течение дня. Попробуйте сделать такую ​​мелочь, как заправить постель, затем съесть здоровый завтрак и оставить социальные сети на конец дня.

    Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.

    12. Упражнение

    Физические упражнения — отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.

    Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении техникой тайм-менеджмента.

    13. Инструменты, инструменты, инструменты

    В современном высокоразвитом мире инструменты — неотъемлемая часть нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:

    • Программное обеспечение для учета рабочего времени поможет вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и числами, включая оплачиваемое время
    • Список дел — позволяет вам составлять график и планировать свою рабочую неделю
    • Программное обеспечение для управления проектами — многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами
    • Коммуникационные инструменты — Skype, Slack, Zoom или HeySpace — они имеют решающее значение для внутренней и внешней коммуникации
    • Приложения, полезные для формирования хороших привычек — это может быть простой календарь но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие приложения для повышения производительности.

    Используйте TimeCamp — наше программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы повысить вашу продуктивность.

    Хватит тратить время — зарегистрируйтесь сейчас!

    14.Награди себя

    Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.

    Стейси Джонна, менеджер проектов Best Reviews List, предполагает: «Маленькие награды — отличный способ мотивировать себя. Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой. Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения своей работы, вы обнаружите, что оно того стоит.Так что давай, вздремни, прогуляйся или прочитай главу своей любимой книги! »

    15. Общайтесь

    Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете четко свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои или ваши задачи. А это приведет к конфликтам и недопониманию.

    Также не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения коммуникации между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передачи сообщений.

    Какие методы управления временем вы используете?

    Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может быть, вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте использовать описанное выше, шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему. И не забывайте отслеживать свое время, чтобы понять, как вы работаете и используете свое время!

    Может быть, вы используете другие стратегии тайм-менеджмента, которых нет в списке? Поделитесь своими приемами и советами и сообщите нам, что лучше всего подходит для вас!

    Лучшие методы управления временем — Clockify

    Что такое методы управления временем?

    Само управление временем вращается вокруг выбора — вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

    Если вы сделаете приоритетными ценные и целенаправленные задачи, завершите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

    Что ж, используя правильные методы тайм-менеджмента.

    Методы управления временем — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы быть более продуктивным и эффективным со своим временем, принимать более качественные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

    Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:

    • Запишите, что вам нужно сделать сегодня
    • Сначала работаем над важными и срочными задачами
    • Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
    • Надлежащее управление стрессом
    • Надлежащее управление командой
    • Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек

    Большинство техник управления временем связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в отношении своих методов управления временем, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.

    Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые вам необходимо улучшить, и ваш личный стиль управления временем.

    Навыки тайм-менеджмента

    Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

    • Установка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени.
    • Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
    • Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
    • Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
    • Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают время, которое вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вы должны научиться избегать их.
    • Однозадачность — сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает достичь качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
    • Как сказать «Нет» — это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
    • Установка приоритетов — Если вы потратите время на правильные задачи, это потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
    • Как победить промедление — Определите причины вашего промедления и устраните их.

    Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.

    Стили управления временем

    Не все техники тайм-менеджмента подходят всем — мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который порождает свои собственные проблемы управления временем — если вы задумаетесь над этим, вы можете обнаружить, что вы:

    Время мученика

    Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.

    Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов

    Прокрастинатор

    Мученики времени хотя бы берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, отдаленно важным для всех.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

    Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность

    Дистрактор

    Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

    Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

    Заниженная оценка

    По вашим оценкам, выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле — вы редко укладываетесь в свои оптимистичные сроки.

    Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

    Пожарный

    Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

    Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

    Перфекционист

    Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего, но ваша неспособность закончить задачу имеет по крайней мере благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои силы в реализацию высококачественного проекта — но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому вы можете пропустить сроки и рискуете выгореть.

    Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

    Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.

    01.

    Помидор

    Обзор

    Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.

    Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, отказ от ответа

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки

    Как это работает

    1. Установите таймер на 25 минут
    2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
    3. Остановить, как только сработает сигнал тревоги
    4. Сделайте перерыв на 5 минут
    5. Возобновить работу еще на 25 минут после перерыва
    6. После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
    7. Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите с задачей или проектом

    Для этой цели вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.


    Преимущества
    • Лучшая оценка времени для вашей работы
    • Фиксированное время работы — у вас больше шансов сосредоточиться
    • Регулярные перерывы помогают устранить выгорание и повысить производительность
    • Помидоры — простой способ отслеживать прибыльность и производительность

    Недостатки

    Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут — если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.

    С соблюдением установленных интервалов — предписанные сеансы по 25/5 минут могут не сработать для вас

    02.

    Канбан

    Обзор

    Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.

    Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive с целью повышения производительности и эффективности производства.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

    Как это работает

    Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

    Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:

    • Backlog — вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи здесь. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
    • To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
    • In Progress — задачи, над которыми вы сейчас работаете
    • Done — задачи, которые вы выполнили

    Преимущества
    • Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями
    • Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
    • Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
    • Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово»

    Недостатки
    • Не существует универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, поскольку вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
    • Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
    • Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса — движение по столбцам; нет временной составляющей

    03.

    Как все сделано

    Обзор

    Пятиэтапный метод, позволяющий продумать задачи и превратить их в простой список дел.

    Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Захват — отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
    2. Уточнение — определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
    3. Организовать — храните задачи под разными ярлыками и снабжайте их контекстом (например,дом, офис, просьба Тома)
    4. Обдумывайте — время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
    5. Вовлечение — после того, как вы отметили, определили как требующие действий, правильно зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

    Преимущества
    • Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
    • Вы очистите голову, когда выложите перед собой все задачи, которые только можете придумать.
    • Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

    Недостатки
    • Вы должны использовать свою силу воли, чтобы прогрессировать в своей работе — GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов
    • Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли анализировать задачи по отношению к своему проекту
    • Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день

    04.

    Съешь эту лягушку

    Обзор

    Эта техника тайм-менеджмента направлена ​​на приоритезацию задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.

    Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).

    Предпосылка «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки

    Как это работает

    Вы должны идентифицировать задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:

    • Задача A — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
    • Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после Задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
    • Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но не пострадали бы от последствий, если бы вы ее не выполнили.
    • Задача D — задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
    • Задача E — задача, которую на самом деле делать не нужно, поэтому вы можете ее устранить.

    Преимущества
    • Выполнение самого важного или худшего дела первым делом утром гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного расписания будет легче выполнить — это будет мотивировать и заряжать вас энергией
    • Упрощает расстановку приоритетов
    • У вас будет остаток дня для более приятных дел

    Недостатки
    • Трудное и деморализующее начало дня
    • Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

    05.

    Таймбокс

    Обзор

    Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

    Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сеансов (временных рамок) период времени в пределах timebox не так фиксирован.

    Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов

    Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

    Как это работает

    1. Разместите все свои занятия и задачи в списке
    2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
    3. Если задача важна и требует особого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
    4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) на ее части, чтобы упростить управление задачей
    5. Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
    6. Когда отведенное для задачи время истекло, прекратить в ней работу
    7. Сделайте перерыв
    8. Просмотрите, чего вам удалось достичь
    9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

    Преимущества
    • Отлично подходит для большого количества небольших задач — будет легче отслеживать их и решать их, если вы разместите их в временных рамках
    • Сроки являются важным компонентом, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок
    • У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется перейти к следующей задаче в расписании
    • Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз

    Недостатки
    • Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что контрпродуктивно, когда вы погружаетесь в задачу
    • Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки
    • Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки — вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна

    06.

    Блокировка времени

    Обзор

    Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.

    Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, цели SMART

    Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

    Как это работает

    Блокировка времени делится на 4 этапа:

    1. Этап планирования:
      • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
    2. Этап блокировки:
      • Назначьте каждой задаче определенный временной блок — количество минут или часов, с конкретными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
      • Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
      • Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем дня, когда вы наиболее продуктивны.
      • Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
      • Отметьте все в календаре: день, время начала и время окончания
    3. Актерская сцена:
      • Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
      • Работайте по графику
      • Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
      • Сохраняйте гибкое представление о своем графике блокировки времени: если вы получаете срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
    4. Этап доработки:
      • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, пересмотрите расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

    Преимущества
    • Комплексный способ отслеживания рабочего дня
    • отлично сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, поскольку вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
    • Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

    Недостатки
    • Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
    • Как и в случае Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете откладывать дела на потом, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока
    • Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий, каждый день

    07.

    Inbox-Zero

    Обзор

    Подход к управлению почтовым ящиком — вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.

    Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность

    Как это работает

    Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:

    • Определите время суток, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком — придерживайтесь этого времени
    • Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
    • Расставьте приоритеты для писем:
      • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
      • Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»)
      • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
      • Удалять и архивировать ненужные или старые сообщения

    Преимущества
    • Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
    • Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
    • Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, поэтому вы не будете отвлекаться на электронные письма в течение дня

    Недостатки
    • Занимает много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
    • занимается только управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами
    • Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны

    08.

    Кто получил обезьяну

    Обзор

    Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач и в основном он нацелен на менеджеров проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.

    Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:

    • Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
    • Системное время: запросы и вопросы коллег
    • Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)

    Вы стремитесь исключить время, наложенное подчиненными, систему контроля и время, установленное начальником, а также увеличить дискреционное время.

    Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Распознать и описать «обезьяну» — указать, что это за задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
    2. Назначьте «обезьяну» — назначьте «обезьяну» человеку
    3. Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
      • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, вам следует порекомендовать, что следует делать, и действовать, если необходимо.
      • Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, сможет справиться с этим, действуйте, а затем дайте совет
    4. Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы будете обеспечивать наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

    Преимущества
    • Менеджеры могут эффективно использовать свое время
    • Решать проблемы сотрудников становится проще
    • Дает четкое представление о том, кому и чем назначено
    • Простой способ делегирования задач

    Недостатки
    • Имеет дело только с управлением и делегированием задач — должен сочетаться с другими методами управления временем для улучшения общих результатов продуктивности

    09.

    Метод действия

    Обзор

    Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:

    • Управляйте своими финансами
    • Административная работа
    • Сеть
    • Все, что угодно

    Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART-цели, эффективное планирование

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    • Отметьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
    • Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
    • Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, но служит ориентиром.
    • Запасные предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но могут когда-нибудь претвориться в жизнь

    Преимущества
    • Просмотр всех ваших повседневных действий как проектов означает, что у вас есть шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

    Недостатки
    • Отнимает много времени и потенциально утомительно — если рассматривать все как проект, вы потратите много времени на планирование
    • Нет расписания для проверки недоработок — нет ясности в том, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами

    10.

    Матрица Эйзенхауэра

    Обзор

    Техника управления временем, при которой задачи распределяются по приоритетам, известна как матрица Эйзенхауэра — эта методика основана на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.

    Вы оцениваете задачи по важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.

    Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, SMART-цели, правильное делегирование задач

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность

    Как это работает

    Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

    • 1 квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
    • 2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
    • 3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
    • 4-й квадрант — Задачи не важные и не срочные. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

    Преимущества
    • Простой принцип приоритизации задач
    • Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или устранить

    Недостатки
    • Могут возникнуть сложности с определением степени важности и срочности задач
    • Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно важны

    11.

    Биологический прайм-тайм

    Обзор

    Ваше биологическое прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

    Как только вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные, приоритетные задачи.

    Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    • Вам придется поэкспериментировать с вашей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
    • Следите за своей концентрацией, энергией, мотивацией и объемом внимания в эти дни
    • Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00 каждый день
    • График результатов каждый час и каждый день
    • Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнить больше всего работы
    • После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня за эти 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
    • Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

    Преимущества
    • Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
    • Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

    Недостатки
    • Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свое биологическое прайм-тайм
    • Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства.

    12.

    Журнал о производительности

    Обзор

    A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не делаете в нем никаких личных мыслей, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить, а затем обдумать.

    Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:

    • Запишите свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
    • Запишите все задачи, которые вы выполнили в течение дня — действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять о
    • Перечислите все задачи, которые вы должны решить на следующий день — действия, которые вас ждут

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установка приоритетов, цели SMART

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, несоблюдение сроков

    Как это работает

    1. Каждый день составляйте свой список дел в записной книжке или в соответствующем программном обеспечении — делайте задачи простыми, ясными и доступными
    2. Отслеживайте количество времени, которое у вас уходит на выполнение каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
    3. Анализируйте свои временные результаты и соответствующим образом корректируйте свои будущие списки дел
    4. Для получения более подробной информации вы также можете:
      • Оцените свою продуктивность для каждого элемента по шкале от 1 до 10
      • Составьте список отвлекающих факторов (социальные сети, YouTube, телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
      • Разбейте каждый пункт в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
      • В дополнение к задачам, установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
    5. Размышляйте о своем дне, записывая комментарии к:
      • Какие задачи вы успешно выполнили
      • С какими проблемами вы столкнулись
      • Смогли ли вы их преодолеть

    Преимущества
    • Хранит всю вашу историю производительности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
    • Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

    Недостатки
    • Журнал может стать неструктурированным — многое зависит от вашей способности структурировать журнал, так как для этого
    • нет четких правил.
    • Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и аналогичные элементы в журнале

    13.

    Метод Сайнфельда

    Обзор

    Определенная календарная система, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».

    Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным и формируете цепочку «красных» дней. Если вы не работаете день, вы не отмечаете его красным, и вы «разрываете цепочку».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели

    Решает : пропущенные сроки

    Как это работает

    Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

    1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни
    2. года.
    3. Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
    4. Дни, отмеченные красным, продолжают увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
    5. Если вы пропустите день кодирования, вы не помечаете этот день красным и «разрываете цепочку»
    6. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку»
    »
    Преимущества
    • Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день работать над своим навыком
    • Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать дела на потом, когда вы будете спешить, чтобы выполнить некоторую работу до конца дня

    Недостатки
    • Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего навыка, но также достижима, что может быть непросто
    • Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку»

    14.

    Правило 10 минут

    Обзор

    Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов

    Как это работает

    1. Выберите задачу
    2. Немедленно приступайте к работе
    3. По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
    4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

    Преимущества
    • Разбивка задачи на небольшие отрезки времени поможет вам получить импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
    • Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении больших задач
    • Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще над 10-минутными сетами после первого.
    • Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
    • Меньше шансов откладывать дела на потом — у вас появится привычка сразу же приступать к работе
    • С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решать как блоки 9х10 минут

    Недостатки
    • Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу

    15.

    Список дел

    Обзор

    Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы выполнили на данный момент за определенный период времени.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    1. В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записывать все, что вы сделали
    2. Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
    3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

    Преимущества
    • Дает вам представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам осталось выполнить
    • Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
    • Простой способ отслеживать свой прогресс

    Недостатки
    • Знание того, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — никаких установленных сроков, никакого конкретного количества задач и проектов

    16.

    Список запретов

    Обзор

    В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

    Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
    2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь выполнять или думать о
    3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
    4. Включите слово «Не делайте этого» перед каждым элементом в списке.
    5. Перекрещивайте каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

    Преимущества
    • Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не сосредотачиваетесь, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
    • Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, таких как времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
    • Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

    Недостатки
    • Не дает подробностей о задачах, которые вы должны выполнить

    17.

    Flowtime Technique

    Обзор

    Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

    Эта техника проистекает из техники Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать о том, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливаться.

    Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.

    Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность

    Проблемы, которые он решает : многозадачность

    Как это работает

    С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:

      Выберите задачу
    1. Решите поработать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
    2. Вы работаете до остановки таймера
    3. Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
    4. Когда истечут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на больше времени
    5. В любой момент, когда истечет заданный период времени (через 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

    Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу


    Преимущества
    • Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
    • Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
    • Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы сможете сосредоточиться дольше всего

    Недостатки
    • Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочих занятий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
    • Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас — вам может не удастся разбить их на управляемые фрагменты
    • Общее отсутствие правил

    18.

    Наивысшая цель

    Обзор

    Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

    Грег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

    Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

    Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

    Как это работает

    1. Вы выбираете свою наивысшую цель
    2. График работы по 2 часа каждый день
    3. Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время суток, когда большинство людей спит, чтобы никто не отвлекал вас.
    4. Придерживайтесь графика
    5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
    6. Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
    7. Оставьте остаток дня для других дел

    Преимущества
    • Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
    • Скорее всего, вы добьетесь большого прогресса в выполнении задач, которые приведут к вашей Наивысшей цели, так как вы будете уделять им время каждый день

    Недостатки
    • Нет инструкций о том, как избегать отвлекающих факторов, которые представляют большую угрозу для вашего 2-часового рабочего пузыря
    • Когда вы только начинаете, двух часов целенаправленной работы может быть слишком много для выполнения
    • Напротив, опытные специалисты могут посчитать, что 2 часа — это слишком мало времени, но им разрешается работать над своей главной целью только в эти фиксированные временные рамки.

    7 основных стратегий управления временем для интеллектуального планирования

    Все дело в том, чтобы делать правильные вещи за меньшее время.Это то, что помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, успешно реализовывать проекты или даже получать повышение с повышением заработной платы. Правильный фокус подобен тренировке. Это может быть сложно, но необходимо не отставать от деятельности, которая приносит максимальную пользу вашим проектам и вашим клиентам. Чем лучше вы сможете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы достигнете и тем легче вам будет вовремя покинуть офис и у вас останется место на всю оставшуюся жизнь. Навыки эффективного тайм-менеджмента не только позволяют вам добиваться лучших результатов на работе, но и помогают вам вне офиса.Когда вас останется больше на всю оставшуюся жизнь, поверьте мне — ваша работа улучшится.

    Вот семь простых, но действенных советов, которые помогут превратить даже самого серьезного прокрастинатора в Умного Планировщика.

    1. Начните свой день с четкой цели.

    Первым делом вашего дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и что вы обязательно должны сделать. Проясните это, прежде чем проверять свою электронную почту, отвечать на запросы и решать проблемы.Для того, чтобы четко сфокусировать свой день, может потребоваться всего пять минут, но вы сэкономите несколько часов потраченного впустую времени и усилий.

    2. Имейте динамический список задач.

    Записывайте в список задачи и действия, которые вы должны выполнить, и регулярно обновляйте его в течение дня. Часто пересматривайте этот список и добавляйте новые элементы, как только они появляются. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что срочно и важно, и не забудьте включить стратегические действия и действия по налаживанию отношений, а также оперативные задачи.

    3. Сосредоточьтесь на важных делах.

    Прежде чем начинать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись этим прямо сейчас. Не поддавайтесь искушению убрать сначала более мелкие и неважные предметы. Начни с самого главного.

    Чтобы помочь вам определить, на каких делах следует сосредоточиться в первую очередь, задайте следующие вопросы:

    В чем сейчас больше всего от меня нуждается мой клиент или моя команда?

    Что доставит больше всего хлопот, если этого не сделать?

    Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?

    Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?

    4.Сведите к минимуму перерывы.

    Чем больше у вас в течение дня времени для работы над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента — не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда вы заняты чем-то важным. После того, как вы прервали поток, восстановить его может быть сложно. Вместо этого приучите себя работать над задачей целенаправленно, пока она не будет выполнена.

    5. Хватит откладывать на потом.

    Если вам трудно сохранять сосредоточенность или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать для себя внешнее обязательство на (крайний срок). Например, назначьте встречу на два дня, на которой вы представите свою работу, и к тому времени ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшие награды после их выполнения.

    6.Ограничьте многозадачность.

    Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и полагают, что мы эффективны, когда делаем это, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться на нескольких задачах одновременно. Чтобы отказаться от многозадачности, попробуйте следующие советы: Планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответных звонков и выполнения подробного планирования и анализа за вашим рабочим столом. Как только вы обнаружите, что выполняете несколько задач одновременно, остановитесь и посидите спокойно минутку.

    7. Пересмотрите свой день.

    Ежедневно просматривайте список задач по 5–10 минут, прежде чем покинуть офис. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что ваши дневные усилия не оправдались, решите, что вы будете делать завтра по-другому, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив возобновить разговор на следующий день.

    Совместно приложите усилия к этим важным навыкам управления временем, и ваши дни и проекты будут протекать намного проще!

    Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании.Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

    Эта статья впервые появилась в блоге Сюзанны Мэдсен Developing Project Leaders . Последняя книга Сюзанны «Сила проектного лидерства» доступна на Amazon.

    12 лучших методов управления временем в 2021 году

    Ищете способы сэкономить время и расслабиться? Тогда вы попали в нужное место! Помимо этих простых стратегий, которые вы можете использовать в своей личной жизни или в бизнесе, есть также некоторые эффективные методы управления временем, которым вы можете следовать, чтобы улучшить свои навыки управления временем.Без лишних слов, давайте взглянем на каждого из них!

    1. Подвести итоги

    Прежде чем вы начнете составлять план тайм-менеджмента, важно знать , на что вы на самом деле тратите свое время.

    Вы можете быть удивлены, узнав, что вы тратите гораздо больше времени, чем думаете, возвращая электронные письма и отвечая на сообщения, что является первым шагом к пониманию того, как сократить это время, или, если это не вариант, как приспособить это время и отрегулировать другие вещи в ваш день вокруг него.

    2. План на следующий день

    Перед тем, как закрыть магазин и завершить рабочий день, сядьте со своим планировщиком, календарем или тем, что вы используете, чтобы отслеживать свои списки дел и то, что вам нужно сделать.

    Составьте список самых важных дел, которые вам нужно сделать на следующий день, а затем убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы приступить к работе, когда вы вернетесь к своему столу утром. Приведите в порядок, убедитесь, что все заряжено, прилипли стикеры и т. Д.

    Не помешает держать на столе ежедневный календарь вдохновляющих изображений или цитаты об управлении временем в качестве домашней страницы в браузере. Вы будете удивлены, насколько умная или проницательная фраза может мотивировать!

    3. Организуйте свой утренний распорядок дня

    Когда мы следуем легкому утреннему распорядку, не требующему особого ухода, это создает основу для настроения на весь день. Даже если это просто душ, кофе и завтрак, прежде чем вы даже посмотрите на что-нибудь, связанное с работой, сделайте это ритуалом, это не должно иметь большого значения, если вы погрузитесь в пространство расслабленной сосредоточенности.

    Когда вы подходите к своему рабочему столу, не забывайте о своем времени, когда вы читаете электронные письма и сообщения и отвечаете на них, чтобы не сбиться с пути, затем еще раз просмотрите список задач, который вы составили накануне вечером, и расставьте приоритеты на основе новой информации. вы могли получить через какие-либо новые электронные письма и сообщения, сроки и т. д.

    Блокировка по времени — отличный способ расставить приоритеты для ваших задач и не сбиться с пути. Для получения дополнительной информации о временной блокировке и о том, как это работает, посетите:

    4.Ставьте неприятные задачи на первое место

    Начните достигать своих ежедневных целей с выполнения в первую очередь самых неприятных задач.

    Причина этого двоякая: во-первых, вы острее сосредотачиваетесь и не утомляетесь в начале дня, вы можете мыслить более ясно и эффективно. Второе, возможно, более важно, когда дело касается стресса: если вы откладываете на потом, эта задача будет нависать над вами. Просто уберите его с дороги, будет так приятно вычеркнуть его из списка дел, и этот вес будет снят.(Кстати, этот метод управления временем особенно полезен для студентов.)

    Отслеживайте время именно там, где происходит
    работа

    Оценивайте задачи, устанавливайте бюджеты, учитывайте время и
    настраивайте отчеты — все это внутри вашего инструмента управления проектами
    . Простой!

    5. Заполните свое расписание

    ВСЕГДА выделяйте больше времени, чем вы предполагаете, чтобы выполнить задачу, не только потому, что иногда вам потребуется больше времени, чем вы ожидали, но и потому, что вам нужно время, чтобы подышать воздухом.Когда часы или таймер говорят вам встать, сделайте это! Совершите быструю прогулку, чтобы улучшить кровообращение, и прочистите голову. О, и если вы не робот, вам может понадобиться перерыв в туалет или два.

    6. Избавьтесь от отвлекающих факторов

    Приступая к новой задаче, нашему мозгу нужно время, чтобы привыкнуть к ней. Это означает, что если мы отвлечемся, нам нужно время, чтобы вернуться к тому же уровню концентрации.

    Кроме того: нет ничего более разочаровывающего, чем потратить некоторое время на обдумывание того, как вы подойдете к задаче, а затем, когда вы уже готовы вникнуть в нее, кто-то пишет вам что-то несущественное.Или разговор в соседней комнате отвлекает ваше внимание. Теперь вы сбились с ритма, и вам нужно снова сосредоточиться, чтобы начать все заново!

    Это никому не нравится, поэтому старайтесь не отвлекаться. Выключите мобильный телефон, чтобы избежать всплывающих сообщений и социальных сетей, найдите удобное место вдали от шума и разговорчивых коллег и подумайте об использовании техники Помидора.

    7. Общайтесь

    Хотя устранение отвлекающих факторов помогает вам сконцентрироваться, мы все же рекомендуем протянуть руку и поговорить, когда это может сэкономить вам время и перегрузить мозг.Один правильно сформулированный вопрос нужному человеку может сэкономить вам часы работы или пролистывания интернета в поисках ответа!

    8. Избегайте многозадачности

    Эксперты годами говорят, что многозадачность негативно влияет на наш мозг и нашу продуктивность. Это снижает нашу способность концентрироваться, что открывает перед нами еще больше ошибок, больше времени тратится на исправление ошибок, которых можно избежать, и вызывает больший стресс.

    Один из способов избежать многозадачности — это использовать программное обеспечение для управления проектами (Asana — одно из самых популярных приложений) и средство отслеживания времени, которое легко интегрируется с ним.Работая совместно, они систематизируют ваши задачи по порядку и помогают оценить расчетное время, которое вы тратите на каждую из них.

    Анализ времени, которое вы и ваша команда тратите на задачи в течение дня или недели, является ключевой частью управления временем и в других отношениях. Это дает вам представление о том, насколько эффективно вы и ваша команда использовали ресурсы для прошлых проектов, чтобы вы могли более эффективно планировать будущие проекты, зная, сколько времени и других ресурсов вам понадобится для выполнения конкретных задач, и кто лучше всего подходит для каких задач.

    9. Делегат

    Делегирование — один из лучших способов избавиться от некоторых из тех вещей, которые отнимают ваше время. Если есть кто-то, с кем вы работаете (или кто работает на вас), который может выполнить эту задачу так же хорошо или лучше, объединитесь и попросите некоторую помощь, особенно если вы видите, что график этого человека позволяет это. Это также не ограничивается рабочей средой. Попросите помощи с домашними делами, чтобы у вас было немного больше времени простоя.

    Также научись говорить «нет».Если кто-то приглашает вас на обед, и вы знаете, что это закончится двухчасовым социальным звонком, проверьте, не дождется ли у вас немного больше свободного времени.

    Никто не любит говорить «нет» другим, особенно когда вы действительно хотите участвовать или помогать кому-то. Это неудобно, но иногда необходимо.

    10. Вознаградите себя!

    Дайте себе дополнительный стимул к продуктивности, выделяя перерыв для занятий, которые вам нравятся после выполнения конкретной задачи или проекта, особенно тех, которых вы меньше всего ждали.

    Даже если это всего лишь прогулка до любимой кофейни или 15 минут общения с друзьями в социальных сетях, сигнал вашему мозгу расслабиться и насладиться отдыхом может дать вам дополнительную энергию, которую вы могли бы использовать, чтобы пережить остаток. день. (Еще одна причина, почему нам нравится Техника Помидора…)

    11. Прочтите литературу по тайм-менеджменту

    Если вы хотите добиться успеха в эффективном управлении временем, вам необходимо развить множество навыков — концентрацию, расстановку приоритетов, построение распорядка, последовательность и другие.Все они требуют кропотливой работы, и если вы хотите добиться результатов, одной статьи недостаточно. На поиск подходящего решения может потребоваться время.

    Мы смиренно предлагаем вам сделать домашнее задание. Прочтите несколько книг профессионалов, чтобы выяснить, что лучше всего подходит вам, а что нет:

    12. Попробуйте новые тенденции

    Внедряя новый или необычный подход к планированию, например, рабочий график 9/80, вы можете обнаружить, что ваша продуктивность повышается, а стресс снижается.Мы также большие поклонники игр и мероприятий по управлению временем. Они отлично подходят для того, чтобы на время выбраться из колеи традиционных методов тайм-менеджмента и проявить свои творческие способности. К тому же они веселые! (Многие из них можно делать и во время виртуальных встреч.)

    Последнее слово об управлении временем …

    Как вы, несомненно, заметили, многие из нас ругают себя за то, что «должны» делать. «Я, , должен, , научиться устанавливать более четкие границы, когда дело доходит до баланса между работой и личной жизнью», или «Я, , должен делегировать более эффективно, чтобы более эффективно использовать свое время», или «Я, , должен посещать этот веб-семинар о вещах. Я, , должен делать , чтобы стать лучше в жизни… »Вы уловили идею.Иногда стресс, который мы испытываем, вызван самим собой. Другими словами, люди отлично умеют вставать на своем пути.

    Тайм-менеджмент определенно является ключевым фактором, помогающим нам уменьшить этот стресс, но он не принесет нам много пользы, если мы будем нервничать из-за того, что будем следовать нашему плану тайм-менеджмента. Расслабьтесь в своей рутине по-своему и дайте себе перерыв, когда что-то не получается с точностью до минуты.

    Здесь, в Everhour, мы используем эти эффективные методы управления временем, и, похоже, они хорошо работают.Вот почему мы хотели поделиться ими и с вами!

    Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

    Краткое руководство по управлению временем

    Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Хорошее управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Руководство для аналитика Trifecta® — полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового уровня.Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, называемый аналитиком Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

    Преимущества управления временем

    Очень важна способность эффективно управлять своим временем. Хорошее управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Корпоративное развитие — это группа в корпорации, ответственная за стратегические решения по развитию и реструктуризации ее бизнеса, установлению стратегических партнерств, участию в слияниях и поглощениях (M&A) и / или достижении организационного совершенства.Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании. продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

    1. Снятие стресса

    Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

    2. Больше времени

    Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни. Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

    3. Больше возможностей

    Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

    4. Способность к достижению целей

    Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

    Список советов по эффективному управлению временем

    Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

    1. Правильно ставьте цели

    Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точное, , , достижимое, , и точное, , .

    2. Разумно расставляйте приоритеты

    Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

    • Важные и срочные: Выполняйте эти задачи сразу.
    • Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
    • Срочно, но не важно: делегируйте эти задачи, если возможно.
    • Не срочно и не важно: отложите это, чтобы сделать позже.

    3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

    Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

    Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, а также им труднее приспособить задачу к своему повседневному стилю.

    4. Делайте перерыв между задачами

    Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

    5.Организуйтесь

    Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

    6. Удалите второстепенные задачи / действия

    Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

    7. Планируйте заранее

    Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать ТОГДА. Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете сразу же приступить к делу.

    Последствия плохого управления временем

    Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

    1. Плохой рабочий процесс

    Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или возвращаться назад при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

    2. Потерянное время

    Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

    3. Потеря контроля

    Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

    4.Низкое качество работы

    Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задачи в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

    5. Плохая репутация

    Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

    Ссылки по теме

    Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

    • Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, группы или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
    • Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям
    • Ведение на примереЛидирование на примереЛидерство — это процесс в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь
    • Персональный бренд Персональный брендНаш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они видят нас, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он показывает

    Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

    У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время.Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

    Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

    1. Создайте тайм-аудит.

    Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

    Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели.Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

    2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

    Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

    В некотором смысле становится игрой.

    Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

    3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

    «Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

    «Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

    В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

    4. Планируйте заранее.

    Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

    Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

    • Накануне вечером. Перед тем, как уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
    • Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

    5. Проведите утро в MIT.

    Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

    Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

    Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

    6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

    Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

    Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

    7. Исключите половину работы.

    «В наш век постоянного отвлечения внимания, глупо легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

    «Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

    Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

    • Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
    • Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
    • Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают в почтовом ящике.

    «Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда не полностью заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

    Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

    «Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

    8. Измените свое расписание.

    Если вы читаете эту статью, то, очевидно, хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем счастлив помочь вам с этим. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

    Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

    Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

    9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

    Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

    Без этого перерыва труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

    10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

    Среднестатистический американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

    Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

    И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

    11. Следуйте правилу 80-20.

    «Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

    «Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

    Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

    12. Используйте онлайн-календарь.

    Календари давно стали основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

    Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

    13. Перестань быть идеальным.

    Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

    Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

    14. Просто скажите «Нет».

    Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

    15. Прививайте краеугольные привычки.

    Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

    Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

    16. Не тратьте время на ожидание.

    Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

    Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

    17. Работа на дому.

    Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

    Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

    18. Найдите вдохновение.

    Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

    19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

    Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

    Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

    20. Делай меньше.

    Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

    Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах.

  • Читайте также:

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *