Тайм менеджмент что это такое: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Автор: alexxlab · Опубликовано 04.01.1976 · Обновлено 23.09.2021

Содержание

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.

Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела.

Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его.

Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью.

Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента. Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь и «съедайте лягушку».

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
—Контроль достижения цели и выполнения планов.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
— Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

задача слишком сложная;
непонятно, с чего начинать;
мы перегрузили себя, не можем работать;
мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

Важная ли она?
Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
Отвечать на письма и звонки.
Делать тестовые задания.
Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Профессия Тайм-менеджер — описание, обязанности, навыки и знания, обучение

Подробности: Обновлено: 06.03.2021 09:19; Автор: Сергей Краковский

Поделитесь в сети:

Тайм-менеджером принято считать специалиста по методикам планирования времени.

Содержание:

История профессии

История развития тайм-менеджмента уходит своими истоками в далекие времена. В письме поэту Люцелию римский мыслитель Сенека указал, что необходимо разделять свое время на потраченное с пользой, плохо и впустую. Также он видел необходимость ведения постоянного учета времени в письменном виде. Мыслитель считал уместным оценивать с точки зрения заполненности прожитый определенный период.

Итальянский ученый и писатель Альберти в XV веке утверждал, что люди, которые умеют рационально распределять свое время, добьются успеха в любом деле.

Обязательным условием было соблюдение следующих правил:

ежедневно составлять список дел;
упорядочивать дела в порядке уменьшения значимости.

Официально термин «тайм-менеджмент» появился в 70-х годах XX столетия. В то время начали активно проводить тренинги, возникли обучающие программы, а ежедневники приобрели небывалый спрос. Первыми, кто ощутил на себе эффект от рационального распределения рабочего времени стали сотрудники крупных авиакомпаний.

Профессия тайм-менеджер претерпела существенные изменения вследствие появления промышленности. Потребность управлять слаженной работой множества людей заставила внедрять методы управления временем. В результате на производствах ввели строгий график, появились смены и расписания.

Особенности профессии

Тайм-менеджмент являет собой отрасль в сфере персонального делового консультирования. Огромное внимание уделяют подготовке квалифицированных сотрудников с навыками тайм-менеджмента на уровне предприятий.

Сфера компетенции этих профессионалов включает в себя анализ показателей производительности коллектива в зависимости от распределения временных ресурсов. Разработка стратегических мер на основе полученных данных затронет рабочие графики, систему распределения выходных и отпусков, а также ― поможет оперативно выявить факторы нерационального расхода времени.

Обязанности

Тайм-менеджер ― это специалист, основной задачей которого является оптимизация распределения времени с учетом доступных технологических возможностей, потребностей конкретной личности или всего коллектива.

Должностные обязанности включают в себя:

планирование и фиксацию занятости сотрудников в проектах фирмы;
контроль сроков исполнения задач по проекту;
участие во внутренних совещаниях вверенного подразделения;
коммуникация со смежными подразделениями по вопросам реализации проектов.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать Тайм-менеджер:

организованность;
ответственность;
точность;
внимательность;
хорошая память;
аналитический склад ума;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость.

Навыки и знания

Профессия тайм-менеджер требует умения расставлять приоритеты. Это позволяет делать лишь нужную работу, не отвлекаясь на мелочи. С целью правильного распределения рабочей активности уместно использовать закон Парето.

Он гласит, что 80% результата получается лишь из 20% усилий, которые необходимо направить на реализацию приоритетных задач. Залогом продуктивной деятельности является умение считать время. Каждый час должен быть потрачен с пользой.

Специалист должен знать основные методики тайм-менеджмента, и грамотно донести их суть широкой аудитории. Знание иностранного языка и азов психологи открывает более широкие перспективы для трудоустройства.

Перспективы и карьера

Тайм-менеджер ― это специалист, спрос на услуги которого неуклонно возрастает в бизнес-среде. Он проводит мастер-классы, показные занятия, занимается разработкой методических рекомендаций, примерных графиков работ, хронометража трудовых операций. Дополнительно, специалист может выступать в роли эксперта, сотрудничая с определенной организацией.

Данная профессия предусматривает возможность трудоустройства в консалтинговые компании, центры профессиональной подготовки, бизнес-школы, фирмы с особо крупным штатом сотрудников.

Обучение

Претендент на должность тайм-менеджера должен получить высшее образование в сфере менеджмента. Дополнительно, необходимо наличия опыта в управлении персоналом. Совершенствовать навыки можно путем посещения тренингов, где обучают азам искусства управления собственным временем.

Поделитесь в сети:

Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное). Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.

Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.

То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.

Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.

Онлайн-тренинг по тайм-менеджменту для ваших сотрудников

Работаем эффективно и рационально

Тайм-менеджмент — это способность своевременно и продуктивно планировать и выполнять задачи. Это включает в себя решение, сколько времени потратить на каждую задачу, чтобы максимизировать время в течение дня и в течение недели.

Важно работать эффективно и результативно. Считайте эффективность частью эффективности.Речь идет не только о том, чтобы что-то делать, но и о том, чтобы делать лучшее и делать это наилучшим образом. Эффективное управление временем — это то, как быстро вы что-то закончите, но эффективность в первую очередь определяет, стоит ли вам вообще это делать.

Улучшение навыков управления временем может улучшить многие аспекты производительности труда. Сотрудники станут более эффективными и результативными, а результаты включают:

Повышение производительности
Меньше промедлений
Больший карьерный рост
Лучшее принятие решений
Лучшее соотношение между работой и личной жизнью
Меньше стресса для сотрудников

Как плохое управление временем влияет на бизнес

Важно увидеть, как плохое управление временем влияет на сотрудников и их работу.Вот лишь несколько способов, которыми это может повлиять на ваш бизнес:

Недостаток внимания и расстановки приоритетов
Проблемой для многих сотрудников является отсутствие приоритетов и сосредоточенности, что может быть связано с отсутствием четких целей. У большинства сотрудников больше работы, чем они могут выполнить за день или неделю, поэтому неспособность расставить приоритеты является проблемой.

Если сосредоточиться на более коротких задачах или отвлечься на электронную почту, чаты и текстовые сообщения, это может привести к потере времени, энергии и усилий. Когда проекты разрабатываются, сотрудники могут начать чувствовать себя перегруженными.Перепрыгивание от проекта к проекту без перерыва или способа продвинуться вперед может привести к истощению и отсутствию заинтересованности.

Снижение морального духа и мотивации
Когда сотрудники чувствуют себя перегруженными и испытывающими давление, страдает их работа. Хотя они знают, что это страдание, у них часто нет мотивации меняться.

Низкая мотивация и моральный дух могут распространяться по всей организации и наносить огромный ущерб психическому здоровью сотрудников.

Пропущенные сроки
Из-за плохих навыков тайм-менеджмента сотрудники часто пропускают дедлайны, встречи и звонки, что опять же влияет на их производительность.Остальным сотрудникам останется забирать осколки.

Если время — деньги, плохое управление временем обходится очень дорого, и теряются не только доходы и прибыль. На отношения тоже могут повлиять. Если сотрудники срывают сроки или работают недостаточно продуктивно, это также может повлиять на отношения с клиентами и заинтересованными сторонами.

Лучшие практики для управления временем на работе

Есть простые вещи, которые могут сделать сотрудники и менеджеры, чтобы начать осваивать тайм-менеджмент.

Каждый день начинать с заполнения списка дел. Начало каждого дня с плана может помочь понять, что необходимо сделать, и соответствующим образом спланировать рабочий день.

Ранжирование важности задач. Ранжирование задач от наиболее важных к наименее важным помогает расставить приоритеты. Этот процесс помогает работникам более эффективно сосредотачивать свое время, чтобы все могло быть выполнено с более высоким качеством.

Находить наиболее продуктивное время. Пусть сотрудники обращают внимание на то, когда, где и как они наиболее продуктивны.Вне зависимости от того, любит ли он жаворонок или более продуктивен после обеда, попросите их сосредоточить свое время и энергию на своих самых важных задачах в это время.

Отслеживание времени, потраченного на выполнение различных задач. Понимание того, сколько времени тратится на выполнение определенных задач, может помочь работникам максимально использовать свои рабочие дни. Отслеживая, сколько времени тратится на выполнение одной задачи, они действительно могут увидеть, сколько времени потрачено на работу, проверку электронной почты или общение с коллегами.

Определение целей. Постановка целей дает сотрудникам четкое представление о том, на чем им следует сосредоточиться каждый день. Например, совместите цели сотрудников с общими целями проекта. Это могут быть сроки, квоты и т. Д.

Перерывы. Существует множество исследований относительно того, каким должно быть подходящее соотношение работы к перерывам, но все согласны с тем, что перерывы необходимы. Короткие перерывы в течение рабочего дня помогают сотрудникам сохранять мотивацию, избегая при этом усталости и напряжения глаз.

Делегирование. Делегирование задач может повысить продуктивность каждого и повысить эффективность проектов. Например, если отчет необходим для завершения проекта, но коллега лучше справляется с его выполнением, передача им задачи позволяет каждому сосредоточиться на своих навыках.

навыков управления временем | SkillsYouNeed

Вы когда-нибудь задумывались, почему у некоторых людей, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие всегда спешат от задачи к задаче и, кажется, никогда ничего не заканчивают?

Не может быть просто так, чтобы у некоторых людей было меньше дел.Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируя хорошие навыки управления временем.

Управление временем — это способность продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не испытывая при этом стресса. Звучит просто, но на практике это намного сложнее. На этой странице объясняются некоторые принципы хорошего тайм-менеджмента.

Важность управления временем

Навыки управления временем необходимы, потому что у немногих из нас, если таковые вообще есть, когда-либо есть достаточно времени, чтобы делать все, что от нас просят или что мы хотим делать.

Управление временем определяется как использование вашего времени продуктивно и эффективно, но что делать, если вы работаете максимально продуктивно, а вы, , по-прежнему не можете все сделать? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, умеющие управлять временем, умеют хорошо ладить и делать что-то. Однако они также лучше справляются с задачей , отдавая приоритет и выясняя, что действительно нужно делать , а затем отбрасывают все остальное.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

« Срочные» задачи требуют вашего немедленного внимания, но действительно ли вы уделяете им такое внимание, может иметь значение или не иметь значения.
«Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

Ответить на звонок срочно .Если вы этого не сделаете, абонент перезвонит, и вы не узнаете, почему он позвонил — а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, сообщающий вам, что вы имеете право на компенсацию за неправильную продажу страховки. Это не важно.
Регулярное посещение стоматолога важно (по крайней мере, нам так сказали). Если вы этого не сделаете, вы можете получить заболевание десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите его слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.
Забрать детей из школы — это срочно и важно . Если вы не приедете в нужное время, они будут ждать на детской площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим людям, например учителям, которые ждут вашего прибытия с вашими детьми.
Чтение забавных писем или проверка Facebook не срочно и не важно . Так почему это первое, что вы делаете каждый день? См. Нашу страницу , сводя к минимуму отвлекающие факторы , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлекать вас от выполнения ваших срочных и важных задач.

Это различие между срочным и важным является ключом к расстановке приоритетов для вашего времени и вашей рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет решить, что делать в первую очередь, а что можно отложить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочное, но неважное дело, вы можете обнаружить, что оно становится ненужным.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи по соответствующим категориям:

Использование матрицы приоритетов
Чтобы использовать матрицу приоритетов, лучше всего проверять свои задачи ежедневно.Каждый день спрашивайте себя:
Какие из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?
Это «Срочные» задачи.
Какие из срочных задач важнее?
Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не делать для них абсолютное различие «важные / неважные».
Какие из несрочных задач важнее?
Опять же, неплохо было бы перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.
Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить свои задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя этим правилам:
Каждая коробка должна содержать не более семи или восьми задач .
Начните с поля «Сделать сейчас» .
Главное, не откладывайте срочные или важные дела только потому, что они неприятны. От откладывания на потом им не станет лучше.
Если вы хотите съесть лягушку, лучше всего с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМОЙ БОЛЬШОЙ.
Марк Твен
Теперь посмотрим на менее срочные, но все же важные задачи . Решите, , что вы собираетесь с ними делать, а затем запланируйте время в своем дневнике, чтобы сделать это, или подумайте о том, чтобы передать их кому-нибудь другому.
Делегируйте срочные, но более простые / менее важные задачи.
Теперь устраните несрочные и неважные задачи.
Наконец, сделайте работу. Начните свой список «Делай сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.
Если есть еще задачи, которыми вы можете управлять в любом квадранте, пора а) выполнить некоторые, б) делегировать некоторые или в) устранить некоторые.
Регулярная обрезка матрицы таким образом позволит вам сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжить работу.
Индивидуальное решение
Срочность и / или важность задачи не абсолютны. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.
Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их второй раз попросят о работе, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их больше никогда не спросят, они никогда не приступят к работе — они просто решат, что для них это недостаточно важно, чтобы тратить время.
Помните также, что вы и ваше здоровье очень важны .Тот факт, что у вас много дел, не означает, что делать упражнения, ходить на 10-минутную прогулку или уделять время правильному питанию не важно. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «неотложных» дел.
Предупреждение!
Срочность и / или важность не являются фиксированным статусом. Вам следует регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не следует перемещать, потому что оно стало более срочным и / или важным.
Что вы можете сделать, если важная задача постоянно попадает в список более срочных, но все же важных задач?
Во-первых, подумайте, действительно ли это важно.Это вообще нужно делать, или вы просто говорили себе, что должны это делать?
Если это действительно важно, подумайте о том, чтобы делегировать это. См. Нашу страницу Навыки делегирования для получения дополнительной информации.
Пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования
Дженни была лидером загруженной, очень реактивной команды, с постоянными и неотложными требованиями к своему времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.
В ходе обсуждения развития Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать еще несколько стратегических работ для развития своих навыков. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре возможность наметить стратегию для команды.
Сара ухватилась за шанс и составила тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.
Личное против профессионального
Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:
Включить оба в одну матрицу
Преимущества: Ваши личные вещи не теряются.
Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.
Используйте две отдельные матрицы и выделите отдельные временные интервалы для работы с каждой
Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.
Недостатки: может получиться довольно сложно.
Выбор действительно зависит от вас — главное, чтобы он работал на вас.
Дополнительные принципы рационального управления временем
Таким образом, матрица приоритетов является ключом к расстановке приоритетов для вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это еще и возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов повышения эффективности и производительности.
Поддержание порядка
Для некоторых из нас беспорядок может отвлекать и по-настоящему угнетать.
Приведение в порядок может улучшить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет аккуратным и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.
Верхний наконечник для уборки:
Создайте три стопки своих вещей: оставить, отдать и выбросить.
Оставьте номер , если вам нужно сохранить его для своих записей или что-то с ним сделать. Если требуется действие, добавьте его в свой список задач.
Раздайте , если вы не хотите, но кто-то другой может его использовать, и / или эту работу можно и нужно делегировать.
Выбросьте (или утилизируйте) для вещей, которые не имеют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.

Используйте список дел
Электронные или бумажные списки — это хороший способ запомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.
Подумайте о том, чтобы выделить наиболее важные пункты тем или иным образом, и не забудьте убрать вещи из своего списка, когда они завершены и / или больше не нуждаются в выполнении.
Выберите подходящий момент
У всех нас есть время дня, когда мы лучше работаем. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.
Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поездку на почту.
Еще один полезный вариант — составить список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время для отправки электронного письма с подтверждением дат вашего отпуска?
Полезный совет: использование технологии планирования
Некоторые люди по-прежнему предпочитают использовать бумажный дневник и список дел — и это нормально.
Однако для тех, кто любит технологии, теперь доступно множество инструментов, которые помогут с планированием. Такие приложения, как Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar, могут помочь вам составить график работы, а также назначить встречи с другими людьми.
Вы также можете предоставить заранее установленные интервалы для встреч, чтобы другие могли записаться на встречи с вами, оставив остальную часть вашего дневника скрытой. Это означает, что вы можете планировать время «я» или время с семьей, не беспокоясь о том, что подумают другие или попытаются ли они изменить ваши приоритеты.
Это позволяет автоматизировать встречи, не передавая контроль своего времени кому-либо еще.

Не откладывайте на потом, но спрашивайте, почему вас искушают
Если задача действительно срочная и важная, продолжайте ее.
Если, однако, вы извиняетесь, что чего-то не делаете, спросите себя, почему.
Вы можете сомневаться, стоит ли вообще выполнять задание.Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если да, то вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим руководителем, если на работе, а также с семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.
Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно
Как правило, люди не очень хорошо справляются с несколькими задачами, потому что нашему мозгу требуется время, чтобы переориентировать.
Гораздо лучше закончить одну работу, прежде чем переходить к другой.Если вам все же приходится выполнять много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполнять похожие задачи.
Сохраняйте спокойствие и сохраняйте перспективу
Пожалуй, самое важное, что нужно помнить, — сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством дел может быть очень стрессовым. Помните, что мир, вероятно, не погибнет, если вы не сможете выполнить свою последнюю задачу дня или отложите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.
Пойти домой или перекусить пораньше, чтобы подготовиться к завтрашнему дню, может быть гораздо лучшим вариантом, чем уложиться в добровольный или внешний крайний срок, который может даже не иметь большого значения.
Найдите минутку, чтобы сделать паузу и взглянуть на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы можете обнаружить, что точка зрения существенно изменится!
Узнайте о важности управления временем на рабочем месте
Время — одна из тех вещей, от которых работающие профессионалы не могут насытиться.
Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам всегда нужен еще час, чтобы вычеркнуть задачи из своего списка дел.
Трудно контролировать каждую минуту своего дня, особенно когда вокруг слишком много отвлекающих факторов. С детства родители и учителя советуют нам с умом тратить время и деньги. В этой статье мы вернем вас к важности тайм-менеджмента, но с небольшими дополнительными результатами. Сегодня мы будем говорить о важности управления временем на рабочем месте .
Прежде чем перейти непосредственно к его важности, давайте сначала посмотрим, что на самом деле представляет собой тайм-менеджмент:
Что такое тайм-менеджмент?
Управление временем — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, чтобы работать умнее, чем усерднее. Это сочетание различных вещей, которые помогут вам повысить эффективность и достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.
Улучшение управления временем на работе позволяет повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями.Однако неспособность управлять временем или плохие навыки управления временем на работе могут привести к:
Пропущенным срокам и встречам
Промедлению и отсутствию внимания
Отсутствию профессионализма
Неэффективному рабочему процессу и низкому качеству работы
Нежелательному стрессу
Плохая профессиональная репутация
Напряженные отношения на рабочем месте
Финансовые штрафы
Несбалансированность работы и жизни
P.S. Время — незаменимый актив. Это более ценно, чем деньги, особенно в сегодняшнем быстро меняющемся, чрезмерно конкурентном деловом мире. Вы можете получить больше денег, но не можете получить больше времени. Убедитесь, что вы проводите время там, где оно для вас наиболее важно.
Преимущества управления временем на рабочем месте
Правильное управление временем дает множество преимуществ. В вашей профессиональной жизни управление временем может принести вам следующие преимущества:
Выполнять работу вовремя

Выделение определенного периода времени на задачи поможет вам выполнить их вовремя.Это также поможет вам наиболее эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Когда у вас есть задачи с ограниченными по времени временными рамками, ваш мозг настраивается, чтобы следовать структуре и выполнять эти действия в желаемые временные рамки. Таким образом, вы можете легко выполнить работу вовремя, если хорошо распорядитесь своим временем.
Обеспечьте лучшее качество работы

Как преданный сотрудник, вы должны выполнять работу определенного качества и стандартов. При правильном использовании времени и расстановке приоритетов в деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы.Приоритизация помогает вам сосредоточиться на важных задачах, удерживая их наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, качество работы улучшается.
Повышение производительности и эффективности

Не секрет, что навыки эффективного управления временем делают вас более продуктивными и эффективными как работающего профессионала. Эти навыки помогают выполнять задачи как можно раньше без ущерба для качества работы.Ваша общая продуктивность часто падает, когда вы работаете над несущественными задачами, но эффективные навыки управления временем позволяют вам вовремя отмечать важные и срочные задачи.
Намного меньше промедлений
«Я сделаю это позже » — Это оправдание, которое мы все когда-то использовали. Смысл управления временем заключается не только в том, чтобы делать больше за меньшее время, но и в уменьшении желания откладывать и откладывать важные дела.Применение хороших приемов тайм-менеджмента позволит вам как основателю, руководителю или сотруднику работать умнее, а не усерднее. Он мгновенно устраняет промедление, гарантируя, что вы знакомы с задачами, добавленными в ваш список дел, и с тем, когда они должны быть выполнены.
Меньше стресса и беспокойства

Бывают случаи, когда сотрудники чувствуют себя перегруженными из-за слишком большой работы на своих тарелках. Это может не только снизить вашу продуктивность, но и сказаться на вашем здоровье в целом.Чрезмерный стресс и гипертония могут привести к сердечным заболеваниям, депрессии, ожирению и многому другому. Зная, что делать, мы можем уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.
Повышение качества жизни

Навыки эффективного тайм-менеджмента не только улучшают вашу профессиональную жизнь, но и могут улучшить вашу жизнь вне офиса. Если вы будете держать все под контролем на профессиональном уровне, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на личной жизни и отношениях.Знание того факта, что задачи и действия выполняются, принесет ощущение спокойствия в вашу личную жизнь. Когда вы чувствуете себя спокойнее и меньше подвержены стрессу, качество вашей жизни улучшается автоматически.
Больше возможностей и карьерный рост

Пунктуальность в работе не только повысит вашу эффективность, но и поможет вам заработать хорошую репутацию на работе. Когда менеджеры и старшие сотрудники знают, что вы всегда выполняете свои задачи вовремя, это может открыть путь к большему количеству возможностей продвижения на работе.
Больше времени для отдыха и развлечений

Когда в последний раз у вас было время для себя, делая то, что вам действительно нравится? Не могу вспомнить, да? К счастью, при правильном распределении времени у вас появляется больше свободного времени в течение дня, чтобы заниматься досугом и развлекательными мероприятиями, которые делают вас счастливыми. В конечном итоге это поможет вам достичь идеального баланса, работая с умом весь день и получая взамен вознаграждение по вашему выбору.
5 шагов для лучшего управления временем на работе
Управление временем — это не ракетостроение.Откровенно говоря, каждый может научиться этому искусству, немного попрактиковавшись и обучившись. Итак, вот несколько шагов, которые расскажут вам, как стать экспертом по тайм-менеджменту:
Plan

Источник: https://media.giphy.com/
Планирование играет важную роль в тайм-менеджменте, так как оба идут рука об руку друг с другом. Вы можете максимально использовать свое время только тогда, когда оно тщательно спланировано. Когда мы говорим о планировании, вам необязательно следовать строгому распорядку, вместо этого это означает принятие более разумных решений, зная, когда нужно знать подходящее время для выполнения задачи или действия.Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, чем усерднее, и находить время для других дел. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы эффективно планировать задачи и экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении; это дает вам 1000-процентный возврат энергии ».

Расставьте приоритеты

Источник: https://media.giphy.com/
Расстановка приоритетов для ежедневных задач — ключ к успешному управлению временем.Тем не менее, многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или с чего-то, что можно легко сделать позже. Расстановка приоритетов помогает понять, что не все, что вы делаете, важно. Чтобы добиться успеха в работе, важно сосредоточиться на своих приоритетах. Определите самые важные задачи и те, которые являются неотложными. Эта категоризация поможет вам сосредоточиться на том, что на самом деле нужно сделать. Вы можете использовать различные инструменты управления проектами, которые помогут вам расставить приоритеты прямо в день запуска проекта.
Не выполняйте одновременно несколько задач

Источник: https://media0.giphy.com/
Многозадачность — одна из самых больших трат времени. Вместо того чтобы делать слишком много дел, вы в конечном итоге ничего не добиваетесь. Лучший способ использовать свое время — заниматься одним делом за раз и выполнять его, прежде чем переходить к следующему. Составьте список задач, которые необходимо выполнить, с точки зрения их приоритетности. Вы не только сможете лучше сосредоточиться, но и будете меньше отвлекаться.И отсутствие отвлекающих факторов означает меньшую вероятность ошибок.
Откажитесь от отвлекающих факторов

Источник: https://media1.giphy.com/
В повседневной жизни отвлечение внимания стоит нам много ценных часов в день. Мобильные телефоны, болтливые коллеги, социальные сети — вот некоторые из распространенных отвлекающих факторов на работе, которые почти стоят нам три часа в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не отнимали ваше время, лучше полностью исключить их из своего расписания.Найдите минутку, чтобы узнать о вещах, которые вас отвлекают. Если социальные сети и мобильные телефоны снижают вашу продуктивность, установите фиксированное время в день, когда вы можете проверить свои социальные сети.
Также прочтите: Как избежать отвлекающих факторов на рабочем месте
Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени

Источник: https://media3.giphy.com/
Никто не понимает, что важность управления временем на рабочем месте лучше, чем у менеджера проекта, особенно когда вам приходится обрабатывать слишком много задач и членов команды одновременно.Многие эффективные менеджеры проектов используют программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы быть в курсе всего. Такие инструменты помогают управлять временем, затрачиваемым на выполнение каждой задачи, и отслеживать его. Если вы ищете такой инструмент, вы можете попробовать ProofHub. Это помогает вам вести учет каждой минуты, чтобы вы могли эффективно управлять своим временем на работе.
Составьте график перерыва

Источник: https://media1.giphy.com/
Регулярные перерывы во время работы — эффективный способ оставаться продуктивным в течение всего дня.Но его эффективность зависит от управленческого риска, особенно когда вы начинаете делать слишком много перерывов. Очевидно, что вы не можете выполнить большой проект или задачу за один раз, вам нужен перерыв. Что еще лучше, так это хорошо спланированный перерыв. Совершите прогулку, поэтому сделайте несколько быстрых разминок или подключите наушники и слушайте любимую музыку, делайте то, что помогает вам расслабиться, а потом вернитесь к работе с энергией, но не более 10 минут.
Найдите наиболее продуктивные часы работы

Источник: https: // media.giphy.com/
Следующий способ управления временем состоит в том, чтобы сопоставить вашу работу с наивысшим приоритетом с часами максимальной продуктивности. Основная идея здесь — часто проверять себя, чтобы отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования ясно показывают, что наш день управляется циклами, которые влияют на то, насколько мы внимательны и мотивированы. Например, у вас может быть самая высокая способность мозга, ваша концентрация и внимание перед обедом, а к вечеру вы значительно замедляетесь.Итак, если у вас есть проект, который включает в себя критические решения и сложные мысли, лучший сценарий — управлять им в «золотые часы».
Примите свои ограничения

Источник: https://media.giphy.com/
Даже приложив 110% усилий, будут случаи, когда вы просто не сможете выполнить задачи в течение указанного времени Рамка. Это момент, когда вы соглашаетесь с тем, что есть пределы того, насколько продуктивно и эффективно вы можете управлять своим временем.Например, если у вас вдвое больше обычной рабочей нагрузки в день, аутсорсинг и делегирование — ваши лучшие выстрелы. Не думайте, что вы можете сделать все, что хотели, в любой конкретный период времени. Помните, что это только усложнит эффективное управление своим временем.
Хотите знать, куда уходит ваше время? Отслеживайте и управляйте им более эффективно с ProofHub !
В заключение…
Навыки эффективного управления временем могут положительно повлиять на вашу работу и жизнь в целом.Когда вы научитесь контролировать свое время на ежедневной основе, вы улучшите свою способность добиваться результатов, принимать более обоснованные решения и, что самое важное, обретаете полный контроль над своими ключевыми приоритетами.
Я надеюсь, что этот пост поможет узнать о важности тайм-менеджмента на рабочем месте.
Сандип Кашьяп
Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один человек, который всегда ищет новаторские идеи о том, как заполнить коммуникационный пробел между группами, командами и организациями.Вы обнаружите, что он говорит: «Поехали!» вместо «Вперед!» много раз в день. Это то, что заставляет его писать о лидерстве таким образом, чтобы люди вдохновлялись больше мечтать, узнавать больше, делать больше и становиться больше.
Подпишитесь на ProofHub
Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

Безопасность | Стеклянная дверь
Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек.Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.
Nous aider à garder Glassdoor sécurisée
Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.
Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor
Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .
We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.
Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.
Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.
Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade.Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.
Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.
Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.
Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.
Подождите до 5 секунд…
Перенаправление…
Заводское обозначение: CF-102 / 692eb9eb3f16005d.
Навыки управления временем: определение и примеры
Правильное управление своим временем может помочь вам улучшить свою карьеру. Организация каждого дня помогает вам выполнять работу вовремя, оставаться вовлеченным во время важных встреч и дает вам пространство для творчества и проактивности в ваших задачах.Наличие сильных навыков тайм-менеджмента в конечном итоге может привести к достижению ключевых целей и продвижению в вашей должности.
В этом руководстве мы обсуждаем значение тайм-менеджмента, почему это важно и как вы можете улучшить и продемонстрировать свои навыки во время поиска работы.
Связанные: лучшие навыки для включения в резюме
Что такое навыки управления временем?
Навыки управления временем включают в себя различные навыки, которые помогут вам хорошо управлять своим временем.Вот некоторые из наиболее важных навыков управления временем:
Организация
Организованность может помочь вам сохранить четкое представление о том, что вам нужно выполнить и когда. Быть хорошо организованным может означать поддержание календаря в актуальном состоянии, возможность легко находить определенные документы, иметь аккуратную среду и делать подробные, прилежные записи.
Расстановка приоритетов
Оценка приоритетов каждой из ваших обязанностей является ключевым моментом в умении распоряжаться своим временем.Есть много способов расставить приоритеты в том, что вам нужно достичь. Вы можете решить выполнять быстрые простые задания, за которыми следуют более длинные и сложные. В качестве альтернативы вы можете расставить приоритеты для своих задач, начиная с самых срочных или сочетая и то, и другое.
Постановка целей
Постановка целей — первый шаг к тому, чтобы стать хорошим менеджером времени. Постановка целей позволяет четко понимать вашу конечную цель и то, что именно вам нужно расставить по приоритетам для ее достижения. Постановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей может привести к успеху в вашей карьере.
Коммуникация
Развитие сильных коммуникативных навыков поможет вам сделать ваши планы и цели ясными для людей, с которыми вы работаете. Это также позволяет вам делегировать полномочия, что позволяет сосредоточиться на выполнении наиболее важных и актуальных задач, соответствующих вашим целям.
Планирование
Планирование является фундаментальной частью тайм-менеджмента. Умение эффективно планировать свой день, встречи и то, как вы будете добиваться результатов, поможет вам придерживаться своего графика.
Делегация
Быть хорошим менеджером времени — это значит выполнять только ту работу, которая поможет вам и вашей компании в достижении целей. Хотя этим навыком чаще всего овладевают менеджеры, вы также можете попрактиковаться в делегировании задач, если вы управляете проектом. Хотя часто бывает трудно сказать «нет», когда кто-то просит вас сделать что-то на работе, важно практиковать наличие границ, чтобы хорошо управлять своим временем и в конечном итоге достичь своих целей.
Управление стрессом
Практикуя хорошее управление временем, вы также должны внимательно относиться к своему психическому здоровью.Позитивное отношение к стрессу может помочь вам сохранить мотивацию и хорошо справляться с расписанием. Вы можете сделать это, сделав небольшие перерывы в течение дня или немного вознаграждая себя за выполнение заданий.
Потратив время на развитие каждого из этих навыков, вы сможете организовать свою повседневную работу, независимо от того, работаете ли вы, ищете работу или пытаетесь развить новую компетенцию.
Статья по теме: 20 советов по тайм-менеджменту для профессионалов
Почему так важны навыки тайм-менеджмента?
Навыки тайм-менеджмента важны, потому что они помогают вам структурировать вашу работу таким образом, чтобы вы могли достигать целей.Например, если ваша цель — устроиться на работу, вам нужно время, чтобы обновить свое резюме, найти вакансии, подать заявку, исследовать компании и подготовиться к собеседованиям. Выделение определенного количества времени в день поможет вам выполнить необходимые шаги для получения работы.
В качестве альтернативы, если у вас уже есть работа, у вас, вероятно, есть различные обязанности, чтобы помочь компании достичь определенных целей. Чтобы добиться успеха в своей должности, необходимо вести свой календарь, встречи и задачи.
Полное присутствие и сосредоточенность — результат сильных навыков тайм-менеджмента.Например, если вы опаздываете на встречу и должны работать над проектом, о котором вы забыли, когда говорят, вы можете пропустить важную информацию, которая поможет вам лучше выполнять свою работу.
Хорошее управление своим временем также дает вам возможность проявлять творческий подход и инициативу в достижении ваших целей. Когда у вас есть определенное время, выделенное для выполнения ваших задач, вы также можете дать время подумать об общей картине для себя и своей компании.
Как улучшить навыки управления временем
Работа над навыками управления временем может помочь вам стать лучшим сотрудником и сильным кандидатом, когда вы подаете заявку на новые возможности.Вот несколько способов улучшить свои навыки управления временем:
1. Ставьте краткосрочные и долгосрочные цели
Регулярная постановка целей поможет вам четко понять, что вам нужно сделать для достижения определенных результатов. Чтобы достичь больших, долгосрочных целей, по ходу определяйте более мелкие вехи. Например, если у вас есть цель продвинуться по службе в течение шести месяцев, вам, возможно, придется ставить более мелкие цели, чтобы улучшить определенные навыки. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени.Дополнительную информацию о постановке целей см. На странице «Цели SMART: определение и примеры».
2. Управляйте своим календарем
Выделение времени для выполнения наиболее важных задач из вашего списка важно для управления вашим временем. Вы можете подумать о том, чтобы регулярно блокировать определенные отрезки времени в своем календаре, чтобы у вас гарантированно было время в своем расписании, не отвлекаясь и не встречаясь. Вам также следует подумать о том, полезно ли посещение определенных встреч.Если вы чувствуете, что не принесете пользы или не внесете какой-либо определенный вклад, вы должны чувствовать себя вправе отказаться от определенных встреч. Если вы это сделаете, проявите осмотрительность и вежливость — вы можете подумать о том, чтобы отправить владельцу собрания электронное письмо, чтобы сообщить ему, почему вы отказались.
3. Расставьте приоритеты в своих задачах
Расстановка приоритетов — сложный навык, но с практикой становится легче. Вы можете практиковать расстановку приоритетов, составляя списки дел. Написание или печатание всего, что вам нужно сделать, может помочь вам физически расставить приоритеты для задач, которые являются наиболее срочными или легко выполняемыми.Если вам нужна помощь, вы можете спросить своего руководителя или коллегу, который умеет расставлять приоритеты, как они будут выполнять работу. Понимание сроков выполнения и того, как задача влияет на других, и бизнес-цели, может помочь вам добиться определенных результатов раньше других. Если вы по-прежнему не можете уложиться в срок, вы можете попросить продлить срок выполнения задачи.
Улучшение навыков управления временем может помочь вам стать лучшим работником и иметь возможность полностью сосредоточиться на повседневной работе.Вы можете лучше распоряжаться своим временем, если будете организованы, ставите цели и расставляете приоритеты в своем списке дел.
Статья по теме: 10 приложений для управления временем, которые помогут организовать ваши проекты и держать вас в курсе
Что такое управление временем? (Плюс полезные советы и рекомендации по управлению временем)
Эффективное управление временем может повысить продуктивность и убедиться, что ваши приоритеты правильно распланированы. Есть разные стратегии, которые вы можете использовать для эффективного управления своим временем.Хорошее управление временем — важный навык, для развития которого требуется практика. В этой статье мы узнаем, что такое тайм-менеджмент, почему это важно, и советы, которые помогут вам управлять своим временем.
По теме: Лучшие идеи организации домашнего офиса
Что такое тайм-менеджмент?
Управление временем — это процесс, который вы используете для максимизации продуктивности в своей рабочей жизни путем постановки целей, организации рабочего пространства и планирования того, как разделить свое время на значимые блоки, что приводит к снижению стресса и увеличению производительности.Есть много преимуществ, связанных с правильным управлением временем, и это высоко ценимый навык на рабочем месте. Это связано с тем, что люди с хорошим тайм-менеджментом максимизируют работу, которую они выполняют, что приводит к более качественной работе и более счастливой рабочей силе.
Люди с хорошими навыками тайм-менеджмента понимают, как расставлять приоритеты, избегать откладывания на потом и наслаждаться балансом между работой и личной жизнью.
Связано: Навыки управления временем: определение и примеры
Преимущества управления временем
Есть много преимуществ, связанных с хорошим управлением временем.Он может принести вам пользу в следующих случаях:
Дает вам больше времени
Снимает стресс
Способность достигать целей
Повышает ваш профессиональный статус
Предоставляет вам больше возможностей для карьерного роста
Снижает прокрастинацию
Повышает продуктивность
Лучшее качество жизни и больше свободного времени
Подробнее: Управленческие навыки: определение и примеры
Советы по эффективному управлению временем
Научиться эффективно управлять своим временем — это процесс.Вот несколько советов, которые помогут вам развить этот ценный навык:
Анализируйте свое время
Отслеживание своих задач, чтобы отметить, сколько времени затрачено на конкретные проекты, поможет вам соответствующим образом спланировать свой график. Заполнение календаря или расписания становится менее сложной задачей, когда вы понимаете, сколько времени на самом деле требуется для выполнения отдельных проектов.
Установите ограничения по времени для каждой из ваших задач
Легко позволить задачам занять больше времени, чем вам действительно нужно.Если вы установите для задачи определенное количество времени, это поможет вам сосредоточиться и предотвратит откладывание на потом. Хорошей идеей будет предусмотреть запас времени для каждой задачи на тот случай, если они займут больше времени, чем вы рассчитали, чтобы вы не использовали время, отведенное для следующей задачи.
Составьте список небольших задач
Когда у вас есть проект или задача, вы можете обнаружить, что для ее выполнения вам нужно выполнить несколько небольших задач. Если вы разделите более крупные задачи на более мелкие, более достижимые задачи, вы сможете увидеть, когда вы выполнили каждую из них и добились прогресса.
Рассмотрите свой еженедельный план в воскресенье
Выделение времени до начала рабочей недели на создание плана помогает сосредоточить внимание и прояснить, что должно произойти. Вы должны помнить, что ваше доступное время и энергия меняются с каждым днем, и вы достигнете большего, если включите эти факторы в свой план.
Составьте расширенные планы
Планирование поможет вам учесть любые непредвиденные события, которые могут произойти. Хорошая идея — составить план на следующий день накануне вечером или первым делом утром.
Выполняйте в первую очередь самые важные дела.
Вам следует постараться выполнить свои самые сложные задачи перед любой другой задачей, чтобы вам не приходилось тратить свой день на беспокойство о сложной задаче, если вы выполняете ее раньше других.
По возможности делегируйте.
В зависимости от вашей ситуации, было бы лучше использовать ваше время, чтобы найти кого-то еще, кто может выполнить определенные задачи за вас. Если вы можете делегировать более мелкие или более простые задачи, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных или более крупных задачах.
Избавьтесь от отвлекающих факторов.
Когда вы разделяете свое внимание между двумя или более задачами, вы не используете свое время эффективно. Примером этого является написание отчета, но остановка для проверки электронной почты. Когда вы устраните отвлекающие факторы и сконцентрируете свой ум, вы станете намного более продуктивным. Возможно, вам придется изменить свою рабочую среду, чтобы избежать деятельности, которая отвлекает ваше внимание в другом месте.
Измените свой обычный график.
Вы можете работать более эффективно, если измените свой распорядок дня.Вы можете проснуться на 30 минут раньше, но обнаружите, что получаете на 90 минут больше из-за сокращения времени в пути или из-за того, что меньшее количество людей на рабочем месте означает меньше неудобств.
Учитывайте временной запас в вашем расписании.
Если вы попытаетесь уложить слишком много вещей в свой график, вы можете обнаружить, что это контрпродуктивно. Вам нужно дать себе время подумать и расслабиться в своем расписании. Планируя свое расписание, вы должны предусмотреть дополнительное время для каждой задачи.Это поможет вам, если задача занимает больше времени, чем вы думали, а также позволит вам сосредоточиться на предстоящей задаче. Вы сохраните мотивацию и расслабитесь, если планируете свое расписание так, чтобы в него входили перерывы и время, необходимое для того, чтобы оставить свой рабочий стол.
Организуйте свое рабочее место.
Это разочарование и пустая трата времени, когда вы не можете найти предмет, который вам нужно использовать. Это также может стоить денег, если вам нужно купить замену. Это означает, что организация рабочего места является разумным вложением времени.Вы должны выбрать конкретное место для каждого предмета и создать систему хранения документов. Убедитесь, что после того, как вы использовали предмет, вы вернули его в правильное место. Найдите время в конце каждого рабочего дня, чтобы убрать беспорядок на рабочем месте и оставаться организованным.
Используйте электронный календарь.
Вы можете вести традиционный бумажный дневник, но вы можете обнаружить, что электронный или онлайн-календарь намного проще в использовании. Вы можете легко планировать собрания и встречи и устанавливать будильники, чтобы напоминать вам о том, что у вас есть задачи или встречи, которые нужно посетить.
Собирайте похожие задания вместе.
Совместное планирование похожих задач означает, что вы работаете более эффективно. Вам следует попытаться прочитать все свои электронные письма за один отрезок времени или совершать телефонные звонки в указанное время.
Согласитесь на меньшее, чем совершенство.
Вы можете потратить много времени, пытаясь усовершенствовать проект. Важно выполнять свою работу как можно лучше, но примите тот факт, что вы не сможете добиться совершенства за отведенное время и перейти к следующей работе.
Научитесь говорить «нет».
Если вы всегда пытаетесь угодить всем на своем рабочем месте, принимая все задачи и отвечая «да» на все, о чем вас просят, вы можете в конечном итоге оказаться ошеломленным. Это, в свою очередь, означает, что вы не можете работать так же эффективно, потому что испытываете стресс и не имеете достаточно времени, чтобы выполнить всю работу, которую вы взяли на себя. Вам нужно научиться говорить людям «нет», если у вас уже есть достаточно проектов, чтобы заполнить свое время. Возможно, вам придется тактично объяснить, что у вас нет места в вашем расписании, но вы можете помочь позже, если им все еще понадобится помощь.
Развивайте хорошие привычки.
Чтобы вести здоровый и продуктивный образ жизни, есть привычки, которые вы должны включить в свой распорядок дня, чтобы быть здоровым человеком, включая упражнения, медитацию и здоровое питание. Когда вы здоровы и имеете хорошие привычки, вы будете сосредоточены и сможете управлять своим временем как в личной, так и в рабочей жизни.
Используйте время ожидания продуктивно.
Вам неизбежно придется тратить время на ожидание в течение дня.Это может быть в ожидании встречи или встречи или по дороге на работу. Хотя это может показаться потраченным впустую временем, вы можете повысить продуктивность за это время, послушав подкаст, прочитав полезную книгу или собрав список идей для проектов.
Работаем удаленно.
Поездки на работу или встречи могут отнять у вас значительную часть времени. Если возможно, вы можете подумать о том, чтобы выполнять часть или всю работу из дома.
Думайте о качестве, а не о количестве.
Убедитесь, что каждая задача, которую вы выполняете, имеет значение. Сосредоточьтесь на том, чтобы приносить пользу каждой задаче, и постарайтесь не думать о количестве.
Не обращайте внимания на потребность во вдохновении.
Иногда вам может казаться, что вам нужно вдохновение, чтобы начать работать. Вам может быть трудно писать или выполнять задачи без него. Вам нужно использовать внимательность, чтобы облегчить выполнение задачи, когда это необходимо.
Сосредоточьтесь на результатах.
Когда у вас запланирована встреча, заранее выделите время, чтобы обдумать идеальный результат.Сосредоточьтесь на желаемом результате или результате в начале встречи. Как только результат будет достигнут, встречу можно закончить, что позволит вам сэкономить время и вернуться к работе.
Вести список выполненных задач.
Ведите список задач и проектов, которые вы завершили, с отметками о том, сколько времени им потребовалось для выполнения. Ваши достижения сохранят ваше сознание в позитивном ключе, а время поможет вам спланировать будущие задачи.
Не выполняйте одновременно несколько задач.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз и избегайте многозадачности, если вы хотите быть максимально продуктивным.
Помните об общей картине.
Легко забыть, в каком направлении должен двигаться ваш проект, когда вы сосредотачиваетесь на небольших блоках работы. Вам следует часто посещать более крупную цель проекта, чтобы сохранить фокус.
Организуйте свой почтовый ящик.
Организованная система электронной почты помогает эффективно управлять входящей электронной почтой.Воспользуйтесь всеми функциями, которые предлагает ваш поставщик услуг электронной почты. Фильтруйте и маркируйте электронные письма, направляйте несрочные входящие электронные письма в разные ящики, чтобы вы могли их читать, когда у вас есть время, и используйте шаблоны для отправки ответов, где это применимо.
32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть
Планирование управления временем
Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.
Совет №1: Создайте временной аудит.
Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.
Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.
Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.
Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.
В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете иметь точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планировать.
Это подводит нас к следующему совету.
Совет № 2: Установите достижимые цели и расставьте приоритеты для своих задач.
Если у вас слишком много дел, никакое количество времени не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.
Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете свои задачи в одну из 4 групп:
Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
Отложить: важные, но несрочные задачи.
Делегат: Срочные, но не важные задачи.
Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.
Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.
Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.
Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.
Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.
Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.
Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.
Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.
Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»
Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на
Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.
Стратегии и методы управления временем
Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.
Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.
Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.
Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. У загруженного мозга меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.
Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.
Совет № 6: Используйте правило 80-20.
Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получают только 20% его входных данных.
Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.
Например, вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на рассылку электронных писем потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.
Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.
Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.
Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.
Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.
После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.
Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.
Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.
Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.
Советы и хитрости по тайм-менеджменту
Мы все время от времени можем использовать небольшой импульс.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.
Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.
Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно выполнить для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.
Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.
Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли выделять больше времени на эти задачи в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.
Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.
Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовлетворение в конце дня.
В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.
Совет № 11: Будьте на день раньше.
Многие люди считают, что лучше всего работают в условиях жестких сроков выполнения работ, и откладывают работу на день раньше установленного срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.
Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.
Совет № 12: Не отвечайте сразу.
No related posts.

Тайм менеджмент что это такое: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Принципы тайм-менеджмента

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

4. Поедание «лягушки»

5. Мелкие задачи

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

10. Методы фиксированного времени

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

13. Хронометраж

14. Матрица Эйзенхауэра

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Приложения для управления временем

Книги по тайм-менеджменту

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Что такое тайм-менеджмент

Читайте также

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Читайте также

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Читайте также

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планируйте все дела

Формулируйте желаемый результат

Расставляйте приоритеты

Фокус задач

Анализируйте и адаптируйтесь

Отдых тоже планируйте

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Правило 1-3-5

Правило Бейли

Правило десяти минут

Правило Чирилло

Правила цикличности 90/30 и 52/17

«Поедание лягушек»

Временные блоки

Подход «канбан»

Принцип двух минут

Метод фокуса Тима Ферриса

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Todoist

Microsoft To-Do

Bitcop

Trello

Google Календарь

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Заключение

Управление временем (Тайм менеджмент)

Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Пожиратели продуктивности

Вредные привычки

Прокрастинация

Неумение отказывать

Техники тайм-менеджмента

Ежедневное планирование

SMART

Закон Парето

Матрица Эйзенхауэра

Съешьте жабу на завтрак

Разделяй и властвуй

Принцип помидора (Pomodoro)

Утреннее ускорение

Дедлайны для любых задач

10-3-2-1-0

Профессия Тайм-менеджер — описание, обязанности, навыки и знания, обучение

История профессии

Особенности профессии

Обязанности

Важные качества