Тайм менеджер это: Что такое тайм-менеджмент: правила управления временем

Тайм-менеджмент, управление временем — CrocoTime

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это, в первую очередь, осознанный подход к организации своего времени. Главная цель – больше успевать в единицу времени и разумно расходовать ресурсы.

С точки зрения психологии, принято различать два вида тайм-менеджмента: простой и системный. Если отойти от теории и “приземлить” тайм-менеджмент до уровня одного человека, то простой – это организация труда конкретного сотрудника на его рабочем месте, а системный – это повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании, одним словом, масштабное применение, которое больше похоже на философию.

И если кажется, что управление временем придумали современные, загнанные скоростью жизни люди, то это далеко не так. Еще 2000 лет назад римский философ Сенека осознал, что все время можно разделить на 2 условные категории: проведенное с пользой и прожитое с удовольствием. И далеко не всегда эти часы совпадают. Тогда же он предложил фиксировать каждую минуту времени, чтобы потом, спустя три месяца, подводить итог – подсчитывать, сколько же часов проведено праздно, а сколько – продуктивно.

Так рождались техники тайм-менеджмента, число которых на сегодня доходит до двух десятков.

Топ-5 популярных техник по тайм-менеджменту

• “Правило 1-3-5”

Суть этого правила в том, что в течение одного дня можно выполнить ограниченное количество задач, при этом учитывая их сложность. Распределяются они так: 1 крупная, 3 средних и 5 мелких. Всего девять, не больше и не меньше.

• “Метод Помидора”, или “Система 25 минут”

Эту технику в конце 1980-х придумал итальянский студент Франческо Чирилло, который, готовясь к экзаменам, устанавливал себе время на изучение экзаменационного вопроса с помощью кухонного таймера. Это приспособление было в форме помидора, отсюда и появилось название техники.

Суть ее в том, чтобы работать равными промежутками времени, давая себе определенное количество отдыха. На один цикл непрерывной работы отводится 25 минут, после чего делается пятиминутный перерыв. После 4 таких циклов наступает время получасового отдыха.

Смысл метода – разбить скучную, монотонную работу на отдельные части. Так большое дело воспринимается легче.

• “Правило лягушки”

Автор техники – мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси – называет “лягушками” дела, которые важно и обязательно нужно выполнить, но постоянно откладываешь на потом, потому что они вызывают отвращение, словно земноводное.

Трейси рекомендует «съесть лягушку на завтрак» – выполнить такое дело в первую очередь, чтобы потом не испытывать негативных эмоций.

• “Способ 10 минут”

Этот способ позволяет договориться с самим собой. Когда нужно приниматься за работу, но никак не хочется, можно сказать себе: “Я начну сейчас, поработаю всего 10 минут, а потом буду отдыхать”. Скорее всего за эти 10 минут удастся уже втянуться, и дальше пойдет работа по накатанной.

Этот способ изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Он предлагает вносить все дела один длинный список. Каждый день просматривать его и выбирать те, что нужно сделать срочно, здесь и сейчас, а потом приступать к тем, что больше по душе. По такому принципу нужно действовать ежедневно.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Социологи из “Фонда общественного мнения” выяснили, что планированием пренебрегает большая часть жителей России:

• 24% россиян вообще ничего не планируют;
• 41% – составляют краткосрочные планы;
• 16% – используют долгосрочное планирование.

Такое отношение к вопросу постановки целей, управления временем и делами объясняют и неуверенностью в завтрашнем дне в масштабах страны, и неумением применять принципы тайм-менеджмента, которые обрастают мифами.

1 Существует универсальные системы, которые подходят абсолютно всем.

Всем хочется получить “волшебную таблетку”, которая сиюминутно наладит жизнь. А здесь – речь идет о менеджменте, он же штука универсальная. Плюс ко всему огромное количество книг транслирует мысль, что вот оно, берите и пользуйтесь – будет счастье.

К сожалению, это далеко не так. Тот или иной подход к организации времени встраивается в жизнь человека, меняет ее. И если от этого некомфортно или результатов нет, то значит, это не та система.

Если рассмотреть различные подходы к управлению временем в деталях, то становится понятно, что каждый из них в основу берет какой-то один принцип. Но он может быть сам по себе неэффективным для конкретного человека. Это тот случай, когда в теории все выглядит замечательно, а на практике – неприменимо из-за особенностей характера, например. Да, записывать каждый час-два, чем занимался, чтобы посмотреть, куда уходит время и в какие часы ты наиболее продуктивен – вполне себе хорошее начинание. Только не каждый сможет помнить о необходимости записать.

2 Тайм-менеджмент не работает.

Этот миф вырастает из предыдущего. “Я пробовал составлять списки дел, но ни разу их не выполнял”. Это всего лишь значит, что такая система к организации времени не подходит. И нужно попробовать другой. А возможно, совместить несколько, найдя наиболее комфортный и эффективный вариант.

3 Управление временем – это главное.

Здесь явное смещение акцентов. Управлять временем – это не главное, главное – насколько эффективно его используют. Можно написать список из 15 дел на день и даже все их выполнить. Но они ни на шаг не приблизят к главной цели. Другой вариант – когда человек берет на себя слишком много. И здесь управление временем – это скорее управление нагрузкой, умение расставлять приоритеты и делегировать.

Системы управления временем

Каждая техника чаще всего затрагивает один из основных принципов тайм-менеджмента:

• мотивация,
• декомпозиция,
• структурирование,
• планирование,
• расстановка приоритетов,
• самодисциплина.

Но система – это целостный подход к управлению временем, который включает в себя не одну технику, а их комбинацию. Система помогает не просто напомнить о необходимости выполнения той или иной задачи, а показывает, как сделать это максимально эффективно.

Одним из первых системный подход предложил известный американский политический деятель, общественник, писатель и журналист Бенджамин Франклин.

• Пирамида Франклина

В основе подхода лежит принцип декомпозиции, когда большая цель раскладывается на мелкие составляющие, вплоть до ежедневных небольших задач, которые в итоге приводят к достижению глобальной цели.

В основе всего, по Франклину, лежат жизненные ценности. Это фундамент пирамиды. Всего в этой ступенчатой модели достижения целей 6 структурных шагов:

1. Выбор 1-2 основополагающих жизненных ценностей, из которых вытекает постановка основной жизненной цели.
2. Глобальная цель формируется на основе тех самых ценностей. Отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к N годам?”.
3. Генеральный план – “Что нужно сделать, чтобы достичь того, что хочу реализовать к N годам?”
4. Долгосрочный план – “Какие шаги нужно предпринять в ближайшие 3-5 лет?”
5. Краткосрочный план – это задачи на ближайший год/полгода/три месяца/месяц.
6. Ежедневное планирование. Это мелкие задачи, выполнение которых ведет к достижению глобальной цели.

Это достаточно универсальный метод, который подчиняет себе всю жизнь человека.

Среди систем выделяются и другие:

• Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Его подход к организации времени заключается в распределении дел по степени важности. Сначала нужно записать все дела в один список, а затем распределить по 4-м категориям:

1. важные и срочные;
2. важные, но несрочные;
3. несрочные, но важные;
4. несрочные и неважные.

Метод помогает определить, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить на ближайшее или отдаленное будущее.

• Метод Айви Ли, или Метод Шваба

В названии метода фигурируют два имени, поскольку история создания подхода объединяет двух людей.

Американский журналист Айви Ледбеттер Ли разработал этот метод для промышленного магната и владельца крупнейшей металлургической компании в Америке Чарльза Шваба.

Суть метода основывается на расстановке приоритетов в списке дел. Пошагово выглядит это так:

1. В конце каждого дня нужно составить список дел на завтра. Максимальное количество пунктов в списке – 6.
2. Затем расставить задачи по степени важности.
3. Выполнять поставленные задачи нужно строго в определенном накануне порядке, не отступая ни на шаг.
4. В конце дня составить новый список. Если остались незавершенные задачи, то внести их первыми и потом дополнить до максимального количества новыми задачами.
5. И так каждый день.

Метод оказался настолько действенным, что Чарльз Шваб заплатил за эту методику Айви Ли 25 тысяч долларов.

• Метод Хронометража.

Этот метод принадлежит отечественному гуру тайм-менеджмента, основателю компании “Организация времени” Глебу Архангельскому.

В основе лежит мысль Сенеки о продуктивно и непродуктивно проведенном времени. Архангельский разделяет систему организации времени на два этапа:

1 – это узнать, на что же тратится время. Для этого нужно как минимум несколько недель уделить фиксации временных затрат: каждые 1-2 часа записывать, на что они ушли. Дела, выполнение которых отнимает до 5 минут, можно не записывать;

2 – это проанализировать свои записи. Для этого нужно определить, насколько эффективно были потрачены те часы. Например, внести пометки: время потрачено эффективно; время потрачено с пользой, но неоптимально, время потрачено впустую и т.д.

После этого автор методики предлагает увеличить промежутки эффективной траты времени и сократить праздные или не самые продуктивные часы. Когда такой анализ дойдет до автоматизма, результат будет очевидным.

Инструменты для повышения эффективности каждого сотрудника

Тайм-менеджмент – важный шаг для повышения эффективности каждого сотрудника. Какую бы систему не выбрал работник, есть универсальные инструменты, которые позволяют быть максимально продуктивным:

• учет биологических часов.

Это важный момент в применении тайм-менеджмента. У каждого человека свой биологический ритм, есть часы, которые сотрудник готов “свернуть горы”, есть – минуты упадка сил и концентрации. Вспомните, как трудно начать работу над важным делом с утра, если ты “сова”, зато в вечерние или даже ночные часы такие люди справляются с задачами гораздо быстрее и эффективнее;

• умение говорить “нет”.

Взваливать на себя слишком многое – плохой вариант. Это неминуемо ведет к выгоранию. Помните, что суть тайм-менеджмента не в том, чтобы делать как можно больше, а в том, чтобы уметь распределять нагрузку и расставлять приоритеты;

• выполнение однотипных задач подряд.

Если в течение дня нужно сделать ряд похожих дел, делайте их подряд. Дело в том, что с каждым разом требуется все меньше усилий на выполнение однотипных манипуляций, а вот переключение с задачи на задачу отнимает, как правило, больше времени;

• стремление к автоматизации.

Всегда старайтесь упростить выполнение рутинных задач. Используйте все возможные способы. Например, если в числе дел стоит немедленное реагирование на входящие электронные письма, настройте уведомления.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – это способ, который открывает широкие возможности для управления задачами, ресурсами и собственными часами и минутами.

Первое, что дает автоматизированный учет – это ясную картину использования времени. Любое планирование должно начинаться с понимания, где в работе часы теряются впустую или расходуются малоэффективно. Рассмотрим на примере системы учета рабочего времени CrocoTime, как происходит подготовительный этап к принятию той или иной техники тайм-менеджмента:

• программа устанавливается на рабочие машины сотрудников;
• агент CrocoTime собирает статистику занятости в рабочие часы;
• по итогам дня программа “выдает” фотографию – наглядную схему, где видно не только, чем занимался человек, но и насколько эффективным была каждая минута его времени. Таймлайн покажет, в какие часы продуктивность зашкаливала, в какие – сотрудник никак не мог собраться;
• посмотреть готовую статистику может не только руководитель. Это было бы нечестно. В программе есть возможность открыть итоговые данные и для самого сотрудника, чтобы он мог видеть свои показатели, сделать выводы, перестроить свою работу.

Тайм-менеджмент, в частности, фокусируется и на снижении отвлечений. Списки дел составляют не ради того, чтобы они были, а для того, чтобы задачи выполнять. И здесь объективную картину снова поможет увидеть автоматическая система учета рабочего времени. Более того, это один из самых действенных инструментов реального снижения количества отвлекающих моментов. Например, в CrocoTime можно:

• увидеть детальную статистику по интернет-ресурсам и приложениям, которыми пользовался сотрудник – заходил на профильные сайты или сёрфил в поисках подарков на ближайший праздник;
• сделать тонкие настройки для каждого отдельного человека или для отдела/подразделения в компании. Важный момент: программа не “причесывает всех под одну гребенку”, ведь тот же поиск подарков для менеджера отдела внутренних коммуникаций, который занимается подготовкой презентов для сотрудников и клиентов, будет делом профильным, а вот для инженера, который должен работать над техническими проектами – отвлечением.

Одним словом, автоматическая система учета рабочего времени – это один из самых современных инструментов тайм-менеджмента, которая помогает:

• сосредоточиться на работе,
• игнорировать отвлекающие факторы,
• придерживаться намеченных планов,
• отказаться от рутинных заполнений отчетов о потраченных часах,
• видеть собственную продуктивность и эффективность работы компании.

Какой бы метод или систему тайм-менеджмента вы не выбрали, придерживаться основных постулатов, гибко подстраивать управление временем под себя и видеть динамику изменений в работе и жизни поможет автоматическая система учета рабочего времени. И в этом плане CrocoTime уже зарекомендовала себя среди клиентов, число которых превышает 700 в России и зарубежом.

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

---

---

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

• A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
• В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
• С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

---

---

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

что это, техники и основы управления временем

Управление временем — ключевой навык в организации рабочего процесса. Чтобы планировать расписание, расставлять приоритеты и справляться со всеми задачами, нужно правильно распределять время. Дедлайн близко, организм в постоянном стрессе, а работы не становится меньше — знакомая ситуация? Техники тайм-менеджмента создают понятную последовательность действий, где каждая минута приносит пользу.

Тайм-менеджмент (с англ. «управление временем») — это организация, учет и распределение ресурсов времени. Повернуть стрелки часов вспять невозможно, к сожалению. Но метод учит эффективно использовать рабочее время, чтобы выполнять задачи качественно и в короткие сроки. Такое управление освобождает пространство для жизни: любимых занятий, семьи и близких, отдыха.

Древнеримский философ Сенека еще две тысячи лет назад задумался, сколько времени уходит на полезные и бесполезные вещи. Он начал письменный учет распорядка дня, оценивая каждый период по полезности и наполненности.

Итальянский писатель эпохи Возрождения Альберти считал, что для успеха в делах нужно знать, как тратить время с пользой. Каждое утро он начинал со списка дел и расставлял задачи по степени важности — от главного к второстепенному. 

Несмотря на отдельные работы писателей, философов и ученых, вопросами тайм-менеджмента всерьез заинтересовались только в 80-х годах прошлого века. 

Тайм-менеджмент призван сделать жизнь проще с помощью упорядочивания и расстановки приоритетов. На это работают его основные задачи:

• ведение учета времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование по отрезкам: день, неделя, месяц;
• работа с мотивацией.

Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей. Чтобы не запутаться в поисках подходящего, выбирайте из трех главных пластов:

• Личный тайм-менеджмент. 

Это оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы. Цель личного тайм-менеджмента — понять, что мешает человеку стать успешным в жизни, и достичь желаемого.

• Профессиональный тайм-менеджмент. 

Этот вид управления временем повысит эффективность в профессиональной деятельности. Специальные методики помогут развить нужные трудовые навыки и компетенции, чтобы больше успевать.

• Корпоративный тайм-менеджмент. 

Главная задача здесь — согласовать процессы внутри организации для большей продуктивности. Время экономят за счет оптимизации бизнес-процессов и изменения мышления сотрудников.

Тайм-менеджмент может изменить жизнь, решив одну проблему — постоянную нехватку времени. Из-за которой вытекают другие трудности: хроническая усталость, стресс, неудовлетворенность, отсутствие развития. Навык планирования полезен не только для конкретного вида деятельности. Новые привычки могут прочно закрепиться в повседневной жизни. Преимущества тайм-менеджмента заключаются в: 

• повышении продуктивности;
• умении расставлять приоритеты; 
• быстром выполнении задач; 
• привыкании к дисциплине и самоорганизованности.

В управлении временем важно знать теорию, но главное — практика. Эти пять принципов применимы ко всем техникам тайм-менеджмента. Какую бы вы ни выбрали, помните о базовых правилах:

• Планирование действий. Планы бывают как краткосрочными (день, неделя), так и долгосрочными (месяц, квартал). Для масштабных проектов используйте декомпозицию — прописывайте цели, а под них задачи и подзадачи. Важно оставлять запасное время на непредвиденные обстоятельства.
• Формулирование целей. Конкретизируйте их. Не просто «увеличить продажи за месяц», а «выделить бюджет на рекламу», «провести обучение сотрудников», «подготовить новые скрипты продаж» — каждый шаг влияет на достижение цели.
• Создание плана. Для последовательного и наглядного планирования существуют специальные инструменты. Они иллюстрируют прогресс, помогают отследить проблемные места и сбои, внести правки.
• Разделение задач по приоритетам. Выделяйте время как на неотложные планы, так и на второстепенные задачи.
• Организация отдыха. Чтобы не истощить свои ресурсы, не концентрируйтесь слишком долго на одной задаче. Не забывайте, что досуг должен быть таким же качественным, как и работа.

Техник тайм-менеджмента существует столько же, сколько и желающих им овладеть. Прежде чем выбрать подходящую для себя, займитесь планированием. 

Несколько простых инструментов и правил помогут правильно поставить цели.

Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи:

• Specific — конкретность;
• Measurable — измеримость;
• Attainable — достижимость;
• Relevant — актуальность;
• Time-based — ограниченность во времени.

Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Диаграмма может работать как на текущий период, так и на перспективу.

В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Простой метод фиксации актуальных целей, но подходит только для краткосрочных проектов.

В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности. Такая схема мотивирует, так как показывает связь действий с желаемым результатом:

• Фундамент — основные ценности и векторы развития.
• Глобальная цель — масштабное желание, для осуществления которого необходима долгосрочная работа.
• Генеральный план — помогает в достижении поставленной цели.
• Долгосрочный план — составляют с точными сроками выполнения (на несколько лет вперед).
• Краткосрочный план — строится на месяц или неделю.
• План на день.

Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело. Важно записывать даже мелкие задачи, чтобы проанализировать общую продуктивность и выявить проблемы.

Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Кто-то несколько раз переделывает уже готовое, другие постоянно откладывают на потом. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.

Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки. Интеллект-карту можно создать на сайте или нарисовать от руки. В центре находится идея, а от нее отходят уровни с подпунктами.

Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.

В методике все планы разделяют по степени значимости:

• «А» — срочные дела. Если их не сделать, будут серьезные проблемы.
• «B» — значимые задачи. За невыполнение серьезных последствий не будет.
• «С» — задачи, которые желательно сделать, но последствий за невыполнение нет.
• «D» — можно перепоручить другим сотрудникам.
• «E» — бесполезные дела.

Задачи решают последовательно — от уровня к уровню.

По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности:

• важное и срочное — истечение сроков или кризисная ситуация;
• важное и несрочное — задачи на будущее, без мгновенных последствий;
• неважное и срочное — повседневная работа: рассылка писем, звонки, совещания;
• неважное и несрочное — дела, на которые не стоит тратить время.

Задачи третьего сектора обычно выполняют сотрудники, а для первого и второго типа нужно участие собственника бизнеса.

Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных». Так в расписании будет сразу девять дел, и меньше половины из них — важные.

Правило для тех, кому сложно выполнять по девять задач в день. Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Прием помогает не распыляться и сохранять продуктивность.

Выражается тезисом: «80% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20%, и сосредоточиться на них.

Автофокус подходит творческим людям. Без каких-либо списков и расчетов, дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра — и так ежедневно. Таким образом вы отсеиваете менее значимые дела и концентрируетесь на главном.

Как только составите план и определите приоритеты, выбирайте методику выполнения задач. 

Американский писатель Мерлин Манн использовал метод Zero Inbox для электронной почты — распределял входящие письма по папкам, чтобы ящик оставался пустым. Этот прием применяют и к любым делам, информации, документам. Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить. 

Согласно принципу, после пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» — то есть, он свеж и активен. В течение дня мы постепенно устаем, мозг «поджаривается» и работоспособность снижается. Поэтому самые важные и энергозатратные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи — на вторую. Список с разделами «fresh» и «fried» составляйте вечером, это займет не больше 15 минут.

Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать). 

Предприниматель Тимоти Феррис проанализировал методики тайм-менеджмента и вывел свое правило: «Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20% времени, а остальные 80 — отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время и уделять его только значимым задачам.

Управление временем невозможно без анализа опыта. Только так можно понять, какие методы тайм-менеджмента работают эффективно, а какие не приносят результатов. Выбирайте подход с учетом сферы деятельности и личных особенностей и следите за своими ощущениями. Если понимаете, что техника доставляет дискомфорт и не работает, пробуйте следующую. Подходящий метод должен быть полностью понятным и удобным.

Чтобы управлять личным временем, нужно правильно организовывать рабочее время. Правила тайм-менеджмента помогут держать баланс между отдыхом, профессиональным развитием и саморазвитием:

• Не берите работу на дом. Не смешивайте работу и личную жизнь.
• Минимизируйте время на бытовые дела. В этом помогут методики распределения задач по категориям. Попробуйте делегировать часть домашних забот либо отложить их на потом. 
• Включайте в список дела, не связанные с работой. 
• Отдыхайте не только в выходные, но и в будние дни.
• Не занимайтесь рабочими делами в отпуске. Это время нужно для разгрузки головы.

Вокруг тайм-менеджмента сложился ряд мифов. Возможно, именно один из них стоит на пути к вашей эффективности и свободе от стресса.

Тезис формально верный, но с подменой понятий. Управлять ходом времени нельзя, его можно правильно распределять и контролировать свои действия в каждый временной отрезок. Тайм-менеджмент — это разумный подход к распределению ресурсов, а не суперспособность.

Непрерывная работа ведет к переутомлению и выгоранию. Планирование отдыха — такая же важная часть тайм-менеджмента, как и планирование рабочих дел. Главная задача техник управления временем состоит в уменьшении объема работы и повышении эффективности труда. То есть, свободного времени будет не меньше, а больше.

Стать «роботом» и полностью подчиниться расписанию — распространенный и беспочвенный страх. Задумайтесь, как часто привычки вроде скроллинга соцсетей тратят ценное время впустую. Ежедневные шаблоны поведения лишают нас права выбора. Планирование же помогает обрести контроль над ситуацией, освобождая пространство для принятия решений.

Можно выделить следующую полезную литературу:

• Д. Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». 

Автор книги консультирует бизнесменов и оптимизирует работу корпораций со своей методикой Getting Things Done. Она заключается в освобождении памяти от текущих дел. Для этого нужно составить подробный список задач и перенести его на внешний носитель. Организация рабочего процесса состоит из нескольких этапов: сбор данных, их обработка и уяснение сути проблемы, решение организационных вопросов, обзор альтернативных возможностей и начало действий. 

• Т. Пичил «Не откладывай на завтра». 

Пичил указывает на то, сколько времени человек тратит, прежде чем приступить к выполнению задач. Даже сами размышления о предстоящей работе уже отнимают ресурсы и заставляют переживать. Автор, будучи психологом, предлагает выявлять бессознательные мотивы прокрастинации. В книге он детально объясняет механизм откладывания на потом и дает практические советы.

• Б. Трейси «Тайм-менеджмент». 

Книга рассказывает об основах тайм-менеджмента. Здесь описаны техники борьбы с отвлекающими факторами, прокрастинацией. Трейси выделяет мотивацию, как важный элемент работы, и учит делегировать задачи в коллективе.

Чтобы выработать дисциплину и держать план на виду, используйте то, что всегда под рукой — смартфон. Вот самые удобные и функциональные приложения для iOS и Android: 

Создавайте задачи и прикрепляйте к ним теги, напоминания, вложения и подзадачи. В приложении есть функция расстановки приоритетов и автоматическое распределение списка покупок по категориям. Списками можно делиться — создавать совместные шопинг-листы с родными и планировать проекты с коллегами. Если не отметить выполнение задачи, приложение уничтожает виртуальное дерево в качестве мотивации. В платной версии больше возможностей: повторяющиеся задачи, индивидуальный интерфейс, напоминания с геолокацией. 

Разработчики предлагают почти те же возможности, что и в Any.do. Из преимуществ — шаблоны списков под разные цели. Так можно быстро создать план покупок или контент-план для соцсетей. Для мотивации в приложение встроен трекинг продуктивности. В премиум-версии есть напоминания и добавление задач через email.

• «Мои дела: Планировщик задач». 

Это сервис для тех, кто не хочет разбираться с кучей дополнительных функций. Создавайте задачи и списки дел без привязки ко времени. Здесь нет тегов, фильтров и вложений. Но есть планирование будущих задач в календаре и возможность поделиться списком.

Методики тайм-менеджмента помогают организовать рабочее время так, чтобы создать гармонию всех сфер жизни. Успевать все на работе, не переутомляться и находить время для увлечений несложно — нужно лишь следовать основным правилам и не отходить от списка. 

Тайм менеджмент – что это такое, история, основные инструменты и принципы

Жизнь современного человека насыщена делами, заботами, из-за которых ему приходится все время куда-то спешить. Грамотно распределять время, учитывая каждую минуту, помогает тайм-менеджмент (от англ. time – время, management – управление). Благодаря ему удается четко распланировать свой график.

Что такое тайм-менеджмент?

Где успешные люди берут столько времени, чтобы успевать переделать все свои дела? В их сутках, как и в сутках других людей 24 ч., но они умеют правильно их распланировать. Тайм-менеджмент – это и есть способность человека эффективно распределять, контролировать, использовать свое личное время. Она предполагает и умение ставить в приоритет дела первостепенной важности и вмещать в своем расписании время для выполнения задач, не требующих первой срочности.

История тайм-менеджмента

Корни этого понятия уходят в древность. Выясняя, тайм-менеджмент – что это такое и насколько важно уметь распределять свое время, отметим, что люди всегда пытались упорядочить свое расписание. В древнем мире и Средневековье этот процесс не носил современного названия, но упоминания о его сути есть и в истории. Например, Сенека (римский мыслитель) в начале нашей эры считал важным:

• разделение времени на использованное хорошо, плохо либо бесполезно;
• письменное ведение учета времени;
• оценку его наполненности за определенный период.

Альберти – итальянский писатель и ученый был убежден, что люди, способные контролировать время, всегда и во всем являются успешными. Достичь этого, по его мнению, можно, следуя двум важным правилам:

• ежеутренне составлять список дел на предстоящий день;
• упорядочить поставленные задачи в соответствие с оценкой их важности.

Современный тайм-менеджмент начал свое развитие с появлением промышленности. Предприятия работали по строгому графику. Основные положения его не менялись и продолжали заключаться в планировании и сортировке задач по степени важности. Термин, которым мы пользуемся и сейчас, появился в 70-х годах прошлого столетия. В этот же период создавались обучающие программы, проводились тренинги по тайм-менеджменту. Развитие этой области продолжается и сейчас, когда создаются новые обучающие базы, курсы, тенденции в этом направлении.

Инструменты тайм-менеджмента

Их использование помогает не только правильно распределять время, но и эффективно решать поставленные задачи. Разбираясь с тем, тайм-менеджмент – что это такое, каковы его функции, логично, что основные инструменты его таковы:

• целеполагание;
• планирование;
• расстановка приоритетов;
• мотивация к действию;
• делегирование.

Целеполагание

Перед человеком должна быть поставлена задача, которую необходимо выполнить. Эффективный тайм-менеджмент предполагает выдвижение ряда требований к поставленной цели. Она должна быть:

1. Конкретной. Четкое обозначение задачи – важный шаг к ее достижению.
2. Измеримой. Ожидаемый результат должен иметь обозначение.
3. Достижимой. Не следует ставить перед собой нереальных целей. При этом желательно, чтобы каждая новая задача была сложнее тех, которые уже были выполнены.
4. Актуальной. Цель должна быть важной и обоснованной.
5. Обозримой во времени. Необходимо понимать, за какой срок поставленная задача будет решена.

Планирование

Это важный инструмент, без которого достичь нужных целей практически невозможно. Планирование времени тайм-менеджмент предлагает осуществлять только после постановки задач. Важные правила этого процесса:

1. Составьте список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.
2. Рассчитайте время, за которое нужно выполнить эти действия – целиком и каждое в отдельности.
3. При обозначении сроков не забывайте, что тайм-менеджмент предусматривает внесение в список дел не только глобальных, но и второстепенных задач.
4. Заполняйте свой ежедневник хотя бы на неделю вперед.
5. Не забывайте каждое утро перечитывать список запланированных дел.
6. Ежедневно он должен пополняться, потому что возникают текущие и новые задачи, требующие выполнения.
7. Классифицируйте цели по степени важности и с учетом этого вносите их в свой план.

Расстановка приоритетов

Если важность предстоящих дел определена неправильно, их выполнение и достижение конечного результата может обернуться хаосом. Сделать управление временем максимально эффективным поможет правильное составление их градации. Можно использовать одну из популярных систем:

1. По Эйзенхауэру. Согласно этой системе, расстановка приоритетов осуществляется на основе разделения всех задач на 4 категории – «важно и срочно», «не важно, но срочно», «важно, но не срочно», «не важно и не срочно». Если время правильно распланировано, то первая категория должна оставаться пустой. Основное внимание нужно уделять выполнению задач из второй категории.
2. Квадрат Декарта. Каждую цель нужно оценивать с четырех позиций – «что будет, если это сделать?», «что будет, если это не сделать?», «чего не будет, если это сделать?», «чего не будет, если это не сделать?». Каждый ответ должен иметь свой «вес», и сумма этих «весов» становится основным критерием оценки важности задачи.
3. Система АВС. Это простой метод, предполагающий постановку задач, каждая из которых распределяется по трем категориям – А (очень важно), В (не очень важно), С (не важно).

Мотивация к действию

Есть необходимость в обстоятельствах, которые будут способствовать вовлечению человека в достижении поставленных задач. Планирование времени максимально эффективно, когда есть мотивация, и она может быть такой:

• соревнование, конкуренция;
• кризис;
• выполнение нравящейся работы;
• фото, видео, литература, мотивирующие публикации.

Делегирование

Под ним понимают поручение выполнения части задач другим людям с целью освобождения времени для скорейшего достижения других целей. Выполняется делегирование в три этапа:

1. Постановка цели. Важно грамотно и подробно донести до людей, которые вовлекаются в процесс, каким должен быть конечный результат. На этом этапе стоит учитывать и то, что для них одной из мотиваций является ценность их вклада в общее дело. В коллективах, активно использующих тайм-менеджмент, тренинги для сотрудников проводятся регулярно, и одна из их целей – обоснование важности сплоченной работы.
2. Взаимодействие всех звеньев. Делегируя задачу, нужно быть готовым к тому, что участники, вовлеченные в ее выполнение, будут нуждаться в консультации и руководстве главным звеном.
3. Оценка итогов. Если они соответствуют поставленной задаче, это положительный результат.

Принципы тайм-менеджмента

Они помогают полезно тратить время. Основы тайм-менеджмента и его принципы таковы:

1. Чтобы выбрать подходящую методику планирования, протестируйте каждую из них.
2. В попытке успеть все, можно не успеть сделать ничего. Выполняйте задачи по степени их важности.
3. Каждый день и неделя должны быть спланированы.
4. Держите ручку и блокнот всегда при себе. Тайм (time)-менеджмент (management) будет эффективнее, если записывать не только свои планы, но и свои достижения.
5. Научитесь отказываться от выполнения ненужных действий, ненужного общения, бесполезной траты времени.
6. Умейте отказываться от исполнения чужих обязанностей.
7. Самосовершенствуйтесь.
8. Достигнутое – дверь в новые цели, которые нужно ставить незамедлительно.

Методы тайм-менеджмента

Они помогают эффективно и целесообразно использовать время, и часто используются среди них такие:

Метод Парето. Его принцип заключается в том, что 20% затрачиваемых усилий = 80% полученных результатов. Это значит, что этих действий хватит для того, чтобы приблизиться к выполнению цели, но эти действия должны быть выверенными, четкими и не должны включать в себя малоэффективные или неэффективные манипуляции.

Метод помидора в тайм-менеджменте – способ увеличения продуктивности деятельности. Нужно определить задачу, которую будете выполнять в течение 25 мин. – столько времени человек способен безотрывно концентрировать свое внимание на одном деле. Этот отрезок времени – это один «помидор». Выставьте таймер на это время и выполняйте только поставленную задачу, не отвлекаясь ни на что. Проделайте 4 таких цикла с перерывами в 5 мин. между каждым. После 4-х «помидоров» нужно сделать большой перерыв.

Пирамида Франклина. Она заключается в распределении целей от глобальных до ежедневных. Фундамент пирамиды – основные жизненные ценности. За ней следует глобальная цель, после – генеральный план по достижению цели. Следующими пунктами являются долгосрочный и краткосрочный план. Верхняя ступень пирамиды – план на день.

Правила тайм-менеджмента

Их применение поможет оптимизировать время и трудозатраты. Вот основные правила и техники тайм-менеджмента:

1. Выполнение работы в конкретные часы. Каждый человек имеет свои биоритмы. Понаблюдав за поведением своего организма, можно выявить те часы, в которые он максимально активен и трудоспособен, и выполнять работу в эти периоды.
2. Фильтруйте информацию. Тайм (time)-менеджмент (management) предусматривает максимальную оптимизацию затрат времени, а получение, обработка мозгом и откладывание в нем ненужной информации отбирают его.
3. Концентрация внимания на выполнении одной задачи. Делая много дел одновременно, человек снижает продуктивность своей работы. Не беритесь на новую задачу, не выполнив предыдущую.
4. Самую трудную работу делайте первой. Иначе есть риск не выполнить ее вообще.
5. Чистота и упорядоченность предметов на рабочем месте. Важно не отвлекаться на поиск нужного – все должно быть под рукой и находиться на своих местах.
6. Не забывайте о выходных. Отдохнувший человек работает продуктивнее.

Тайм-менеджмент для женщин

Его правила, принципы, методы схожи с управлением временем для всех. Тайм-менеджмент для мам и всех женщин располагает некоторыми секретами:

1. Не стоит переусердствовать. Если браться за много дел, изначально зная, что сделать их все непосильно, то и планирование времени будет неэффективным.
2. Нужно поощрять и хвалить себя. После каждой выполненной задачи следует проговорить себе похвалу и поощрить (например, вкусным перекусом).
3. Выделяйте время для любимого занятия. Это станет одним из ваших поощрений в рутинной работе.
4. При необходимости делегируйте часть своих обязанностей.

Тайм-менеджмент для детей

Необходимо научить ребенка грамотно планировать свое время. Важен и тайм-менеджмент для школьников, которым нужно учиться, делать уроки, успевать посещать кружки, секции, дополнительные занятия. Советы, как все успеть:

1. Планируйте совместно с ребенком задачи на неделю и на каждый день, записывая все в специальном дневнике.
2. Отмечайте галочкой достигнутые цели. Наглядность – хороший стимул для ребенка.
3. Показывайте на собственном примере важность тайм-менеджмента.
4. Стимулируйте ребенка. Например, поощряйте приятными вещами по достижению определенного количества галочек в дневнике.
5. Научите ребенка разделять сложные задачи на несколько подзадач.
6. Ежедневно включайте в график дела, которые ему интересны.
7. Не навязывайте ребенку ничего. Ему будет интереснее, если все дела в списке будут договорными, и его не будут заставлять их выполнять.

Тайм-менеджмент – мифы

Некоторые суждения об этом явлении не являются достоверными. Технологии тайм-менеджмента окутаны такими распространенными мифами:

1. «Я научусь управлять временем». Им самим управлять нельзя научиться, но освоить его планирование реально.
2. «Я буду все успевать». Успеть сделать все не удастся, но благодаря тайм-менеджменту получится успевать решать важные задачи.
3. «Чем больше техник тайм-менеджмента используется, тем лучше». Применять нужно только эффективные из них. Если использовать их все, порядка в делах не будет.
4. «Чем больше ставить важных задач перед собой, тем лучше». Такой подход может привести к спешке, выполнению дел «как-нибудь», и результат будет минимальным.

Книги по тайм-менеджменту

Чтобы понять, как научиться правильно распределять время, стоит прочитать лучшие книги по тайм-менеджменту, среди которых:

1. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Г. Архангельский. В книге идет речь о классических приемах этого направления. В ней приведены примеры, опыт их использования.
2. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Д.С. Кеннеди. В книге рассказывается о том, как сделать так, чтобы времени хватало на все важные дела.
3. «Искусство успевать», А. Лакейн. Издание учит основам тайм-менеджмента, его инструментам, принципам, правилам.
4. «Экстремальный тайм-менеджмент», А. Толкачев, Н. Мрочковский. Книга о том, как за два месяца из безынициативного, заурядного работника превратиться в успешного человека.

Источник: womanadvice.ru

Советы по тайм-менеджменту Как организовать работу команды

У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами — тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути.

Если кривая эффективности идет вниз и установленные на старте сроки по достижению цели постоянно отодвигаются, значит есть вопросы к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент команды — это коллективная организация рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Проще говоря: чем эффективнее каждый отдельный участник команды использует рабочее время — тем быстрее команда приходит к цели и закрывает задачи в срок.

Если тайм-менеджмент команды «хромает», в чем дело

Отсутствие учета рабочего времени и есть основной причиной «хромающего» тайм-менеджмента всей команды. Когда у руководителя, проектного менеджера или клиента нет понимания «почему так долго» или «на что уходит рабочее время, если результата нет» — на помощь приходит учет времени сотрудника.

Обычно компании ведут учет времени с помощью таймшитов и указывают время, затраченное на задачи, в конце рабочей недели в Excel таблице. Такой способ учета времени — головная боль: данные неточные, люди забывают вносить данные или вносят очень приблизительно, сводить отчет неудобно.Для учета времени сотрудники могут использовать тайм-трекер.

С помощью таймера можно фиксировать время на старте работы над задачей, или же внести фактические затраты после завершения. Важно внедрить таймер постепенно, чтобы каждый сотрудник понимал ценность этого инструмента и необходимость его использования не только для командного результата, но и своего собственного.

Как реализовать учет рабочего времени команды с нуля

• Все проекты и задачи должны быть собраны в одной системе.

Если систематизации еще нет, протестируйте таск-менеджер и заведите все текущие проекты и задачи в систему. Это будет первый шаг к систематизации рабочего процесса и перехода от бесконтрольности к тайм-менеджменту команды.

• Сделайте тестовый запуск учета рабочего времени онлайн.

Главное правило: обязательно включать таймер для задачи, которая берется в работу. Часто сотрудники забывают включить таймер или принимают внедрение этого инструмента как контроль и недоверие со стороны руководства. Чтобы не забывали включать таймер — доверьте внедрение нового инструмента отдельному сотруднику.

Он будет проверять, внесли ли время по задаче сегодня и если нет — тактично напоминать.

Если сотрудники негативно воспринимают таймер, как инструмент их контроля и ограничений — объясните его пользу.

Например: таймер важен, чтобы по завершению работы над задачей команда могла показать количество затраченного на работу время и аргументировать тем самым цену этой работы. Можно выбрать тестовый период, например, 14 дней.

Весь этот период каждый сотрудник фиксирует рабочее время с помощью тайм-трекера. Вы будете удивлены, что даже за такой короткий период эффективность команды вырастет в разы.

После тестового периода получите обратную связь от команды и посмотрите на результат. Сколько задач сделано вовремя, в сравнении с периодом без таймера? Были сложности у команды с трекингом времени или нет? Также каждый поймет, сколько времени уходит на разные типы задач.

3 аргумента в пользу тайм-трекера онлайн:

1. Тайм-трекер повышает эффективность в несколько раз.

2. Дает понимание реального расхода времени. Когда в план было заложено одно количество времени, а по факту получилось в несколько раз больше — частая ситуация. Фиксация рабочего времени по задаче — это аргументация увеличения бюджета. Чтобы не страдать альтруизмом и получать за свою работу достойную оплату, команда заинтересована в тайм-трекера.

3. Клиент получает прозрачную отчетность по фактическому расходу ресурса. Время — один из ключевых ресурсов рабочего процесса. Когда сроки по проекту сдвигаются, а задачи закрываются позже запланированного, у клиента возникает много вопросов и как результат — недовольство работой команды. Трекинг времени по задачам даст клиенту понимание реальной ситуации и позволит корректировать рабочий процесс, где обе стороны заинтересованы в результате и понимают ценность времени.

Как выглядит тайм-трекинг внутри системы управления проектами

Рабочий процесс построен на выполнении отдельных задач в рамках одного проекта. Таймер запускается для каждой задачи на старте работы и выключается после его завершения.

В самом начале работы с таймером, сотрудники нередко забывают останавливать его после того, как работа над задачей завершена. Но это вопрос времени и привычки.

Со временем трекинг станет полезной привычкой и будет делаться на автомате: запуск на старте и выключение на финише работы над задачей.

Если таймер не был запущен на старте, после завершения работы над задачей можно внести фактические затраты: только время или время и стоимость одного часа работы.

Как запустить тайм-трекер онлайн

Есть несколько способов: в самой задаче, со списка задач и в правом верхнем углу. Наличие вариантов запуска тайм-трекера — это удобно. Так шансы забыть о нем на старте работы над задачей сводятся к минимуму.

В правом верхнем углу таймер отлично видно и при запуске каждый участник команды видит фактическое время выполнения задачи без необходимости заходить в саму задачу.

---

Комментарии к затраченному времени

При запуске таймера, во время его работы и после остановки, можно оставить дополнительный комментарий.

Например: Что именно было сделано по задаче сегодня за время работы таймера?

---

Тайм-менеджмент: инструменты и советы. Что еще сделает работу команды эффективнее

Перед стартом работы над проектами и задачами важно спланировать: время, бюджет, количество человеческого ресурса. Часто допускаются критические ошибки, из-за которых рабочий процесс становится дольше запланированного, а заложенный бюджет от задачи к задаче меняется.Чтобы не держать все в голове, задачи по проекту важно зафиксировать в системе управления проектами (таск-менеджере). Фиксация задач не только освобождает голову, но и систематизирует рабочий процесс.

• Назначение Руководителя и Ответственного.

Две ключевые роли проектного менеджмента. Когда каждый участник команды знает свою роль — создается четкая иерархия, где все выполняют свою работу в рамках обязанностей. Понимание своей роли в команде исключит перекладывание ответственности на других, если задача не была выполнена в срок.

• Визуализация по Канбан или на Диаграмме Ганта.

Это два популярных метода проектного менеджмента сделают процесс выполнения задач максимально прозрачным: понятны сроки старта и финиша, статус задачи на текущий момент, причина задержки выполнения и т.д. Больше о гибких методах проектного менеджмента, плюсах и минус читайте в статье.Каждая задача, созданная в системе управления проектами, должна формулироваться четко и не вызывать вопросов у исполнителей (ответственных). Используйте SMART подход к постановке задач. Задача должна быть: конкретной (specific), измеримой (Measurable), достижимой (Attainable), актуальной (Relevant), ограниченной во времени (Time-based).

• Срок выполнения задачи.

Для каждой задачи можно определить дату старта и финиша. Важно не только эффективно управлять временем, но и знать временные рамки для выполнения той или иной задачи. Когда исполнитель видит дедлайн, он может распоряжаться временем более эффективно и рационально.

Задачи без дедлайна могут затягиваться или не быть завершенными вовсе.

• Статусы и метки.

Для каждой задачи можно выбрать статус или набор меток. Например, если задача взята в работу, ей можно назначить статус «В работе» / «Doing». Когда задача будет выполнена, статус меняется на «Готово» / «Done». Именно по статусу отображаются задачи на Канбан доске, где удобно отслеживать процесс выполнения задачи и ее перемещение по статусам.

Меток для задачи можно выбрать несколько, в отличии от статуса, который назначается для задачи один и может меняться в процессе работы. Статусы и метки — как индикаторы успешного выполнения задачи.

Например: Если задача задержалась в статусе «В работе», а все сроки для выполнения прошли, важно понять причину задержки и устранить ее. К каждой задаче можно оставить комментарий. Если у исполнителя остались вопросы по задаче — он напишет об этом в комментарии. Если в процессе работы изменились исходные данные — это также важно зафиксировать в комментариях.

---

Лучшие инструменты тайм-менеджмента: тайм-трекер и техника «Помодора»

Выгорание на работе случается, хотя бы раз, с каждым. Чтобы выгорание одного или нескольких участников команды не останавливало работу всей команды — не дайте шанса выгоранию совсем.

Тайм-трекер + техника «Помодора» = продуктивность

Техника получила свое название в честь кухонного таймера, созданного в форме помидора.

Принцип работы техники «Помодора»:

1. Запустите таймер для задачи на 25 минут

2. Через 25 минут остановите таймер и сделайте перерыв на 5 минут

3. Снова запустите таймер на 25 минут и после — остановите и отдохните 5 минут

   
   

Эти короткие спринты позволяют сосредоточиться на работе, а пятиминутные перерывы исключают выгорание. После четырех таких спринтов можно сделать более длительный перерыв на 15-20 минут. Система подсчета времени онлайн здесь является ключевым инструментом.

---

Фокусировка. Мотивация команды. Отдых

Фокусировка на одной задаче важна. Перепрыгивание между задачами сбивает фокус, создает хаос и резко снижает шансы завершить задачу в срок и выполнить работу качественно. Принципы проектного менеджмента приходят на помощь там, где часто приходят новые задачи, когда предыдущие еще не завершены.

Грамотный тайм-менеджмент повышает эффективность работы команды и учит сотрудников распределять рабочее время правильно.

Эти же принципы спасают, когда в процессе работы над задачей появляются изменения и здесь важна быстрая реакция. Больше о принципах проектного менеджмента и гибких методах управления проектами читайте здесь.

Мотивация команды — задача проектного менеджера или руководителя. Мотивировать могут: комфортное рабочее место, дополнительные бонусы, коллективный отдых и многое другое. В тайм-менеджменте важна также внутренняя мотивация: «Если я не сделаю то-то, то не получу то-то». У каждого сработает своя внутренняя мотивация.

Такие добровольные ограничения отлично работают, если у сотрудника «хромает» личный тайм-менеджмент, он осознает эту проблему и готов искать решение.

В тайм-менеджменте отдых не менее важен, чем работа. Техника «Помодора», о которой мы писали выше, как один из инструментов для создания баланса между работой и отдыхом. Подобных техник есть десятки. Каждый сотрудник может выбрать ту технику, которая ему будет максимально близка и эффективна.

Как выбрать инструменты тайм-менеджмента для команды

Первое — начать из тестирования. Все инструменты, которые перечислены в этой статье, мы предлагаем протестировать прямо сейчас. Инструменты, которые повышают эффективность работы команды, станут со временем привычкой.

13 приложений для эффективного тайм-менеджмента / Хабр

Так много дел, так мало времени…Звучит знакомо? Увы, с этим сталкивался каждый хотя бы в какой-то период времени. Хотя это и дисциплинирует, учит ставить для себя задачи и сроки. Но человек остается человеком.
Чтобы решить проблему нехватки времени умные люди создали крутые и полезные сервисы. Они упрощают работу, помогают структурировать деятельность и ставить задачи.

Предлагаю список самых любимых «помощников» с моей точки зрения, надеюсь, он будет вам полезен.

1.GoogleKeep — высокая скорость работы, оптимальная функциональность и выверенный минимализм. Для искушенных натур может показаться слишком простым, но он дает все базовые функции (хранение текстов, аудиозаписей, фотографий, рисунков, списков задач, ссылок)

2. Evernote — более продвинутая версия заметок с IPhone.

3. Notion — лучший из лучших, это про идеальную структуру и порядок в делах. Действительно искренне рекомендуем!

4. Trello — все строится на досках, списках и карточках. Очень удобная визуализация планирования.

5. Jira — предлагает возможность управления проектами каждому сотруднику: они могут настраивать/планировать задачи, а уполномоченные специалисты — контролировать их работу.

6. Asana — наша «прелес-с-сть» и самый удобный менеджер! Даже бесплатная версия более чем хороша!

7. Canva — очень удобный и популярный сервис, где с помощью готовых шаблонов можно создавать дизайны как профи.

8. Supa — можно сделать видео-макет для рекламы или соцсетей.

9. Adobe — Lightroom, Spark идаже Photoshop.

10. Pinterest — хотите визуальных идей? Вот нужное место! Позволяет легко создавать мудборды по темам.

11. Juxtapost — самый крупный конкурент Пинтереста

12. DisplayPurposes – отличный инструмент для поиска лучших хэштегов к постам Instagram.

13. AutoHash — использует алгоритмы компьютерного зрения, чтобы рекомендовать лучшие хэштеги. Просто загрузи фото, приложение само подскажет теги!

Тайм-менеджмент – трата времени. Фокусируйтесь лучше на другом

Однажды один очень сильный лесоруб попросился на работу к лесопромышленнику, и тот его принял. Зарплата была высокой, а условия труда – благоприятными. Лесоруб усердно трудился.

Начальник дал ему топор и показал место, где тот должен был работать. В первый день лесоруб срубил 18 деревьев.

«Поздравляю! Иди теперь туда», – сказал начальник.

Воодушевленный похвалой начальника, лесоруб приложил больше усилий на следующий день, но смог срубить лишь 15 деревьев. В третий день он работал еще покладистее, но срубил лишь десять. С каждым днем он срубал все меньше и меньше деревьев.

«Видимо, я теряю силы», – сказал лесоруб начальнику и попросил у него прощения. Он не понимал, что происходит.

«Когда ты последний раз точил топор?» – спросил начальник.

«Точил топор? У меня не было времени этим заниматься. Я был очень занят рубкой деревьев…».

Управление энергией и управление временем

«Энергия, не время – основа высокой производительности».

Представьте на секунду следующее: «деревья» в этой истории – это ваши цели, а «топор» – вы сами. Какие для себя выводы мы можем вынести?

Секрет высокой и длительной продуктивности заключается не в управлении временем и не в более усердной работе, а в управлении собой, а именно своей энергией.

Фото: Unsplash

В день у нас есть 24 часа. Главная причина, почему некоторые люди за день успевают в десять раз больше, чем большинство за месяц, лежит в том, что они лучше управляют своей энергией.

В книге «Жизнь на полной мощности. Управление энергией – ключ к высокой эффективности, здоровью и счастью» Джим Лоэр и Тони Шварц утверждают, что есть несколько типов энергии:

• Физическая: Дыхание, качество сна, питание, восстановление и физическое состояние тела.
• Эмоциональная: Уверенность в себе, контроль над собой, социальные навыки, эмпатия.
• Умственная: Умственная подготовка, визуализация, эффективный тайм-менеджмент и креативность.
• Духовная: Характер, интерес, воодушевленность и честность.

Фото: Unsplash

Например, после «веселой» ночи, проведенной в баре, среднестатистический человек будет работать менее продуктивно – независимо от того, как хорошо он распланировал свой день.

Тайм-менеджмент также не принимает во внимание наши естественные циклы энергии в течение дня. Лучше всего мы работаем рывками (примерно по 90 минут) с перерывами для восстановления сил. 

Управление энергией играет важную роль для продуктивности. Давайте рассмотрим другие причины, почему следует фокусироваться на управлении энергией, а не временем.

1. Системы тайм-менеджмента бесчеловечны

Да, кто-то должен был это сказать, и я это сделал.

Тайм-менеджмент – отличная система для машины, но не для человека. Она не учитывает наши уровни энергии. Очевидно, лучше всего мы работаем в разное время суток. Тайм-менеджмент не принимает во внимание эти эмоциональные, умственные и энергетические факторы, свойственные людям.

Фото: Lab Manager

Решение: во время планирования ориентируйтесь на свою энергию, а не на время.

Планируйте важные задачи на самое продуктивное время суток – а именно на раннее утро. Дело в том, что наибольший прилив энергии мы чувствуем сразу после сна. Легкие задачи, не требующие креативности, отложите на вечер.

Вот простой пример, как распланировать свой день в соответствии с уровнями энергии:

• Креативная энергия (лучше всего с 4:00 до 11:00)
• Социальная энергия (лучше всего с 18:00 до 23:00)
• Коммуникативная энергия (звонки, электронные письма, сообщения — лучше всего с 14:00 до 17:00)
• Энергия обучения (любое время, кроме полудня)
• Физическая энергия (спорт — лучше всего с 12:00 до 14:00).

2. Тайм-менеджмент вызывает тревогу и делает нас несчастными

Системы тайм-менеджмента продвигают чересчур высокий стандарт эффективности и совершенства, который просто нереалистичен для человека.

Мы часто виним себя за то, что не закончили задачи, или позволяем себе отдохнуть. Как бы усердно мы ни работали, все равно остается множество дел. 

Фото: Unsplash

Тревога становится причиной большей прокрастинации – приложения и напоминания на телефонах не помогают, мы просто их игнорируем. Поэтому мы не можем подолгу уснуть, ворочаемся в кровати и переживаем о списке дел. Вместо того чтобы отдыхать и с удовольствием проводить время с семьей и друзьями, мы тревожимся.

Решение: планируйте регулярный отдых.

Отдых и перезарядка помогут вам работать продуктивно. Я сам помню, как моя одержимость тайм-менеджментом и вычеркиванием дел из списка вызывала большую тревогу, стресс и хроническую прокрастинацию. В итоге я решил перестать заполнять все мои временные блоки продуктивной работой. Вместо этого я начал планировать время для отдыха. Другими словами, вести себя, как нормальный человек. Так я смог повысить продуктивность.

Фото: Unsplash

Читайте по теме: Как научиться делать преднамеренные перерывы во время работы

Если вы начнете выделять время для отдыха и перестанете переживать о тайм-менеджменте, вы сразу же увидите улучшения в своей производительности.

3. Тайм-менеджмент – буквально «трата времени»

Мы тратим все наше драгоценное время на планирование, чтение и тайм-менеджмент. Вместо того чтобы действовать, мы просто планируем свой день. Таким образом, мы обманываем себя, считая, что чего-то достигли.

Ирония в том, что тайм-менеджмент – это просто трата времени, и мы часто не успеваем сделать все, что хотели. Куда важнее реализация.

Я сам попадал в эту ловушку и тратил несколько часов в день на составление расписания. За это время я мог бы успеть многое. Важно выработать привычку продолжительных действий, которые принесут реальные результаты.

Решение: выработайте ритуалы и выполняйте их, когда ваша энергия находится на пике.

Вот что делают известные и успешные люди:

• Уоррен Баффет просыпается в 6:45 и начинает день с чтения газет и книг.
• Ричард Брэнсон просыпается в 5:00, занимается спортом и проводит время с семьей, прежде чем приступить к работе.

Успешным людям не нужно управлять временем, они обычно действуют, когда их энергия находится на пике, и таким образом вырабатывают постоянство. Придумайте собственный ежедневный ритуал, который будет способствовать вашей продуктивности

Итог

Зачастую тайм-менеджмент не учитывает ключевые человеческие факторы, которые способствуют продуктивности. Мы — не машины или роботы, которые могут идеально работать 24 часа в день. Наши эмоции, энергия и сила воли – это циклы. 

Вместо того чтобы фокусироваться на тайм-менеджменте, запланируйте важные дела на самое продуктивное время суток, не забывайте отдыхать и вырабатывайте ритуалы, которых будете всегда придерживаться. Вы не можете управлять временем, но можете управлять собой.

Источник.

---

Материалы по теме:

Как научиться делать преднамеренные перерывы во время работы

Вы никогда не закончите свой список дел – и вот почему

40 уроков, которым меня научил мир за 40 лет

8 правил, чтобы делать все что угодно лучше

Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?

Управление временем — это управление затраченным временем и достигнутым прогрессом в выполнении задач и мероприятий проекта. Отличное управление временем требует планирования, составления графиков, мониторинга и контроля всей проектной деятельности. По данным Project Management Institute, тайм-менеджмент — одна из шести основных функций управления проектами. Когда некоторые люди говорят об управлении временем в проекте, они также имеют в виду инструменты и методы, используемые для управления временем.

Почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами?

У проекта по определению есть официальная дата окончания. Для того, чтобы уложиться в эту дату, каждому проекту нужен график и управление своим временем и временем команды, чтобы обеспечить соблюдение графика. Представьте, что вы решили отремонтировать ванную комнату в своем доме. Вы думаете, что будете делать это в свободное время, поэтому не называете себе дату окончания или не составляете график проекта. Вы также ничего не делаете, чтобы регулярно находить время для ремонта.

Что происходит? Если вы похожи на большинство людей, ответ таков: проходят годы, а ваш «проект» никогда не заканчивается.

Вероятно, он сталкивается с постоянными задержками, и вы можете столкнуться со следующими проблемами:

• Вы чувствовали себя слишком занятыми, чтобы работать над этим, поэтому вы отодвинули его в конец списка дел
• Вы этого не сделали вовремя закажите новую плитку и пришлось ждать, пока они придут.
• Вы не смогли найти сантехника и не смогли установить раковину или унитаз после того, как они были доставлены.
• Вы слишком поздно узнали о необходимости проведения инспекций. должны быть забронированы за несколько месяцев вперед
• И так далее

Вот почему так важен тайм-менеджмент.Без него проекты не будут выполнены вовремя или вообще не будут выполнены.

Семь основных процессов в управлении временем проекта

1. Планирование управления расписанием: Многие ресурсы не упоминают этот процесс при обсуждении управления временем. Но прежде чем вы сможете выполнить другие шаги, вам нужно спланировать, как вы будете управлять своим расписанием. Вам следует ответить на следующие вопросы: какое программное обеспечение или инструмент вы будете использовать? Кто будет нести ответственность за использование программного обеспечения? Как часто будет пересматриваться расписание? Какие меры контроля будут введены, чтобы гарантировать, что все соблюдают график?
2. Определите действия: Когда у вас есть план управления временем, вы можете идентифицировать и определять свои действия по проекту.Часто иерархическая структура работ (WBS) используется для определения действий и задач в рамках проекта. Также следует определить основные вехи.
3. Последовательность действий: Теперь, когда вы знаете все задачи, которые необходимо выполнить, вы можете начать упорядочивать их в правильном порядке с помощью сетевой диаграммы.
4. Оценка ресурсов: В управлении проектами термин «ресурсы» часто относится к людям. Однако вам также необходимо определить, какие инструменты, материалы, системы, бюджет и другие ресурсы вам понадобятся для выполнения каждой задачи.
5. Оценка продолжительности: Когда вы узнаете, какие задачи должны быть выполнены и что вам нужно для их выполнения, пора оценить, сколько времени потребуется на выполнение каждого действия. Некоторые менеджеры проектов используют PERT (методику анализа оценки программ), чтобы определить их продолжительность, особенно если задействовано множество неизвестных факторов.
6. Разработайте график проекта: Это можно сделать, введя свои действия, продолжительность, даты начала и окончания, последовательность и отношения в программное обеспечение для планирования.
7. Управление расписанием: После создания расписания его необходимо отслеживать и контролировать. Прогресс необходимо регулярно проверять и обновлять, чтобы вы могли сравнивать свою фактическую выполненную работу с планом. Это позволяет увидеть, есть ли области, в которых вы отстаете от графика.

Дополнительная литература:

Съешь лягушку: новые подходы к управлению временем

Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.И если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую . -Марк Твен

Мы все хотели бы иметь больше времени.

Мы хотим, чтобы все, что для нас важно, было выполнено своевременно. Но иногда кажется, что в сутках недостаточно часов.

К счастью, тайм-менеджмент может помочь сделать ваши дни более продуктивными и эффективными.

Давайте посмотрим, что означает эффективное управление временем и почему это важно.Мы также дадим вам практические советы по управлению временем, которые повысят вашу продуктивность.

Эти навыки управления временем применимы как в вашей профессиональной, так и в личной жизни. Не бойтесь попробовать их в любой сфере своей жизни, в которой вы хотите найти немного времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это осознанный процесс принятия решения о том, как использовать свое время и его распределения между задачами и видами деятельности. Благодаря планированию и контролю эффективное управление временем позволяет вам делать больше того, что важно для вас, одновременно выполняя свои обязанности и обязательства.

Управление временем, безусловно, не новая концепция.

От того, как Генри Форд представил сборочную линию до производства и до нынешней радуги организационных инструментов и приложений, современная эпоха вращается вокруг времени.

Наше время — ограниченный ресурс. Мы относимся к нему как к валюте. Мы тратим их, охраняем, растрачиваем и обмениваем на ценность. Тем не менее, мы изо всех сил пытаемся это контролировать.

Работодатели и сотрудники постоянно стремятся максимально использовать имеющееся у них время.Мы все хотим, чтобы наша работа выполнялась максимально эффективно и результативно. Звучит не так уж сложно, правда?

И все же мы бы не говорили об управлении временем, если бы существовала проверенная формула или шаблон, ведущий к успеху.

Жизнь и окружающая среда постоянно меняются. Это может подорвать самые лучшие планы. А наши собственные внутренние конфликты и недостаток внимания могут саботировать наш контроль, если у нас нет хороших навыков тайм-менеджмента.

Для многих из нас управление временем — это стремление.

У нас нет простого решения проблемы плохого управления временем. И этому есть множество причин.

Давайте посмотрим, что мы действительно знаем, и познакомимся с некоторыми новыми способами рассмотрения того, как мы (и наши команды) используем время.

Почему так важно эффективное управление временем?

Делать больше с меньшими затратами — это стратегия, которую поощряют многие компании.

Для некоторых это может быть меньшая рабочая сила, меньше ресурсов или более скудный бюджет.

Многие рабочие испытали своего рода «затягивание поясов» за последние несколько лет.

Но делать больше с меньшими затратами также может быть сокращением понимания и выполнения приоритетов. Тайм-менеджмент — это то, как вы демонстрируете свои приоритеты и свою способность действовать в соответствии с ними.

Демонстрация эффективных навыков тайм-менеджмента может быть способом продемонстрировать компании свою ценность — ценность, которая может спасти вашу работу или принести вам повышение по службе.

Каковы преимущества эффективного управления своим временем?

Когда вы эффективно управляете своим временем, это дает много ключевых преимуществ.Давайте посмотрим на четыре из них.

1. Больше времени

Не вдаваясь в очевидное, но если вы используете свое время более эффективно, вы освободите время днем ​​или за неделю. И вот кое-что, что может быть не столь очевидным: вам не нужно тратить это дополнительное время на работу. Тайм-менеджмент позволяет вам делать больше того, что для вас важно.

Постарайтесь создать для себя лучший баланс между работой и личной жизнью. Отправьтесь на прогулку, запланируйте чашечку кофе с другом или коллегой или возьмите занятие, которое вам интересно.Выбор остается за вами!

2. Способность реализовывать цели

Проще говоря, ставить и реализовывать цели — это потрясающе. Сделайте постановку целей частью своей рутины. Тогда вы будете испытывать удовлетворение, которое приходит с их регулярным выполнением.

Кроме того, возможность поделиться поставленными вами целями и их успешным достижением — отличный способ заработать престиж от вашего менеджера и всей команды.

Формулировка личной миссии может действовать как компас, который поможет вам в правильном направлении.

3. Больше возможностей

Хотите получить новый навык на работе? Готовы ли вы расширить свой охват на новую территорию или получить предложение о продвижении по службе?

У вас больше шансов получить эти возможности, если вас будут постоянно считать хорошим распорядителем своего времени.

Чтобы стать великим лидером, нужно время.

4. Снятие напряжения

Возможно, самая большая выгода от более эффективного использования времени — это возможность снизить уровень стресса.Это может быть завершение проекта до того, как он перерастет в кризис, сохранение вашего рабочего времени на разумном уровне или даже возможность выкроить время для выполнения действий.

Это все способы, которыми эффективная техника управления временем может помочь справиться со стрессом и общим психическим здоровьем.

Что может произойти из-за плохих навыков тайм-менеджмента?

Эффективное управление временем дает свои преимущества, но есть и недостатки, связанные с плохими навыками управления временем.Давайте посмотрим на пять из них.

1. Потерянное время

Если хорошие навыки управления временем могут принести вам больше времени, неудивительно, что верно и обратное.

Если вы не заняты работой — переходите от одного проекта к другому или иным образом неэффективно используете свое время — ваша работа займет больше времени. Меньше времени будет доступно для других рабочих проектов или времени вне работы

2. Отсутствие делегирования

На вашей тарелке часто бывает больше, чем вы можете сделать.И если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вероятно, вы тоже не очень организованы. Из-за этого вам может быть трудно использовать помощь, которая может быть легко доступна.

Трудно делегировать полномочия, если вы не знаете, какая задача стоит перед вами и как именно другие могут помочь. Так что работы неизбежно будут накапливаться.

3. Утрата контроля

Проще говоря, если вы не контролируете свое время, оно контролирует вас.

Плохие навыки управления временем могут помешать вам предсказать, когда вы завершите проект или когда вы будете готовы заняться чем-то другим.Тогда вы не контролируете ни свое время, ни работу.

Что обычно происходит, когда мы не чувствуем себя контролирующими? Мы можем испытывать стресс, разочарование, несчастье и неудовлетворенность своей жизнью. Когда у вас нет контроля, у вас также нет времени и внимания, чтобы полностью посвятить себя другим сферам своей жизни: отношениям, здоровью, целям.

4. Низкое качество работы

Если плохое управление временем заставляет вас завершать проекты в спешке, вполне вероятно, что качество вашей работы также пострадает.

Хотя может показаться, что вы лучше всего работаете в срок, но вот реальность: без возможности окончательно отредактировать свою работу или пропустить ее на глаза коллеге, скорее всего, ошибки будут ускользать. ты.

Надлежащее сотрудничество и общение необходимы для создания лучшего конечного продукта.

5. Плохая репутация

Если вы взглянете на этот список до сих пор, то увидите, что сотрудник, которого он описывает, не будет высоко цениться в компании.

Вы стали сотрудником, на которого не может рассчитывать в спешке? Неэффективно ли управление вашим проектом? Вы хотите, чтобы ваши коллеги смотрели на вас так?

По мере того, как страдает ваша репутация, уменьшаются и ваши шансы на продвижение и рост.

6. Недостижение цели

То, как вы проводите свои часы, — это то, как вы проводите свои дни. В конечном итоге это то, как вы проводите свою жизнь.

Конечно, у всех нас бывают дни, которые хаотичны или заняты бесконечными делами, которые мы не любим и не хотели бы выполнять.Но если это норма, а не исключение, полезно посмотреть, как вы проводите время.

Следующий вопрос: под вашим контролем или вне его?

Если это в ваших силах, работа над развитием навыков управления временем может приблизить вас к тому, чтобы жить той жизнью, которой вы хотите жить.

Каковы некоторые ключевые компоненты тайм-менеджмента?

Автор Бинита Бора выделяет пять элементов, которые могут помочь вам улучшить то, как вы управляете временем:

1. Создайте подходящую среду. Иметь организованное, незагроможденное и удобное физическое пространство.

   Это может сэкономить вам ненужное время на поиск файлов или бумаг, перетасовку ненужных материалов или даже поиск скрепки. Потратив некоторое время на совершенствование своих организационных навыков, вы сэкономите больше времени в долгосрочной перспективе.

   Помните о дополнительных проблемах, с которыми вы можете столкнуться при удаленной работе.

2. Расставить приоритеты. Вот где появляется цитата Марка Твена — вы едите лягушку каждый день первым делом? Вы беретесь за трудные дела в начале дня и хорошо начинаете свой выходной?

   Удостоверившись, что вы выполняете задачи и проекты, которые являются одновременно важными и , вы можете значительно продвинуться в правильном управлении временем.

3. Снова расставить приоритеты. С другой стороны, при решении важных задач вам может потребоваться отказаться от задач или любых отвлекающих факторов, которые не являются ни срочными, ни , ни важными.

   Это нужно делать вам? Это вообще нужно делать? Очистите свои колоды!

4. Поставьте перед собой несколько целей. Забегая вперед к проекту — или к рабочей неделе — без постановки каких-либо целей — все равно что съехать с проезжей части, не зная, куда вы направляетесь.

   Это может показаться нелогичным, но время, потраченное на постановку целей, в конечном итоге, скорее всего, сэкономит ваше время. Это концепция, известная как «медленно, чтобы идти быстро».

   В BetterUp мы стараемся «организовать, чтобы выиграть», аналогичная концепция, которая означает понимание того, куда вы идете и что будет наиболее важным, чтобы помочь вам достичь этого. Это поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

5. Выработайте хорошие привычки. Некоторые люди предпочитают планировать следующий день перед уходом с работы, в то время как другие предпочитают планировать первые 30 минут дня.

   Некоторые считают эффективным блокировать большие отрезки времени для размышлений / написания / разработки, в то время как другие лучше всего работают в коротких спринтах. Важной практикой здесь является тратить 5 минут в конце каждого дня на размышления о том, что сработало, а что нет. Это поможет вам понять, что лучше всего подходит вам и вашей ситуации.

   Как только вы поймете, как вам лучше всего работать, придерживайтесь его. Встраивайте свои привычки в свой рабочий день, чтобы максимально использовать свои навыки самоуправления.

Как управлять временем: дополнительные стратегии

Как мы упоминали ранее, концепция тайм-менеджмента не нова.И действительно велики шансы, что вы подумали (или даже попробовали) многие из этих предложений, чтобы улучшить использование времени. Что еще там?

Давайте рассмотрим четыре дополнительных стратегии тайм-менеджмента.

1. Провести временной аудит

Вы действительно знаете, куда проходит ваш рабочий день? Уверены ли вы в своих знаниях о том, как вы проводите время каждый день и неделю?

Проверка времени может быть полезным мероприятием. Он покажет вам, как вы проводите время.Вы узнаете, на что тратятся ваши дни и где можно вернуть время назад.

Это кажется рискованным занятием? Никто, кроме вас, не должен знать, что вы проверяете свою продуктивность.

2. Составьте список того, что нужно прекратить делать.

Если список дел не помог вам, возможно, вам стоит перевернуть его набок. Список того, что нужно прекратить делать, — это намеренный взгляд на тех, кого вы хотите остановить.

Это может быть прокрутка в социальных сетях, просмотр видео и даже встречи, не имеющие отношения к вашей работе.Если вы будете более целенаправленно говорить о том, чего нельзя делать, это поможет вам больше сосредоточиться на том, что следует делать.

3. Блокируйте свое время по-другому

Имея так много предстоит сделать, может возникнуть соблазн разделить ваше ежедневное расписание на четко структурированные отрезки времени. Это может повысить вашу эффективность.

Но было бы более эффективно, если бы вы округлили оценки времени для каждой важной задачи.

Добавьте дополнительное время (10–25%) к тому, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи. Тогда, когда происходит неизбежная задержка или сбой, вы автоматически не отстаете.

Этот метод управления временем может быть особенно полезен для людей, которые хронически переоценивают скорость своей работы или недооценивают возможные задержки.

Создайте еженедельное расписание, чтобы получить общий обзор того, что вам также нужно выполнить.

4. Прекратить многозадачность

Заблуждение, что высокоэффективные люди постоянно решают несколько небольших задач. Исследования показали, что многозадачность вредит нашей производительности и благополучию.

Неэффективная многозадачность может быть связана с электронными письмами при создании слайд-колоды. Или отвечать на рабочие звонки в дороге.

Вы будете намного эффективнее, быстрее продвигаетесь по своим проектам и будете работать намного лучше, если будете концентрироваться на чем-то одном.

Отключите электронную почту и текстовые уведомления, отключите звук на телефоне и погрузитесь в текущую задачу. Это окупится как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Практикуйте советы по тайм-менеджменту сегодня

Теперь вы знаете, насколько важен тайм-менеджмент и каковы некоторые из его многочисленных преимуществ.

Пришло время внести небольшие изменения в свои стратегии управления временем.

Постарайтесь поймать себя, когда вы выполняете несколько задач одновременно и сосредоточиться на одной задаче. Проведите аудит времени, чтобы увидеть, на что уходит все ваше время. Или попробуйте одну из других стратегий, которые мы обсуждали.

Не можете контролировать свое время? Обратитесь в BetterUp за персональным коучем, который поможет вам в кратчайшие сроки сэкономить время.

30+ навыков и примеров управления временем для вашего резюме

Навыки управления временем бесценны как на рабочем месте, так и в нашей повседневной жизни.

И вы пришли в нужное место, чтобы узнать о них все, что вам нужно.

Так что давайте не будем терять время и сразу перейдем к делу.

Это руководство покажет вам:

• Список лучших навыков тайм-менеджмента.
• Как включить в резюме навыки тайм-менеджмента, чтобы произвести впечатление на рекрутеров и получить больше рабочих мест.
• Как описать свои навыки управления временем во время собеседований и как ответить на вопросы собеседования.
• Советы экспертов о том, как улучшить свои навыки управления временем — уже сегодня!

Хотите как можно лучше представить свои навыки тайм-менеджмента в резюме?

Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .

Создайте свое резюме прямо сейчас

Образец резюме, сделанный с помощью нашего конструктора — Посмотрите больше шаблонов и создайте свое резюме здесь .

Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. Мое резюме теперь составляет на одной странице , а не на трех . То же самое.

Ищете различные наборы навыков для добавления в свое резюме? См .:

1

Примеры навыков управления временем

Управление временем на работе необходимо. Фактически, недавнее исследование LinkedIn показало, что тайм-менеджмент входит в пятерку самых востребованных навыков межличностного общения в 2019 году.

И что делает тайм-менеджмент даже еще важным?

Это передаваемый навык .

Это означает, что он может применяться во всех отраслях и на любых должностях. Независимо от того, чем вы занимаетесь, умение управлять временем значительно улучшит вашу способность к найму.

Без лишних слов, давайте рассмотрим наиболее важные примеры навыков тайм-менеджмента.

(Если вас больше интересует , как улучшить свои навыки управления временем, прокрутите вниз, чтобы увидеть лучшие советы!)

Вот список наиболее важных навыков управления временем:

• Расстановка приоритетов
• Делегирование
• Принятие решений
• Постановка целей
• Многозадачность
• Решение проблем
• Стратегическое мышление
• Планирование
• Управление встречами
• Ведение учета

Нужны еще примеры? Вот некоторые менее популярные (но важные!) Способности, связанные с тайм-менеджментом:

• Организация и хранение
• Сроки выполнения
• Самосознание
• Управление стрессом и преодоление стресса
• Стратегическое планирование
• Эффективная командная работа
• Документация
• Оценка и оценка
• Управление и обслуживание офиса
• Инвентаризация
• Управление ресурсами

Дело в том, что …

Недостаточно перечислить свои навыки тайм-менеджмента в разделе резюме или просто сказать: «Я отлично умею тайм-менеджмент» во время собеседования.

Вам необходимо доказать, что у вас есть эти навыки. В идеале, предоставив примеры того, как вы их применяли.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Сначала мы перечислим ваши навыки управления временем в резюме.

(Если вас больше интересует, как отвечать на вопросы собеседования по тайм-менеджменту, переходите к следующему разделу.)

2

Как применить навыки управления временем в резюме

Объявление о вакансии требует от кандидатов умения управлять временем.

Как я уже сказал, добавление «Тайм-менеджмент» в раздел навыков резюме не поможет.

Конечно, перечисление нескольких ключевых слов для резюме по тайм-менеджменту среди ваших навыков может помочь вам пройти проверку ATS.

Но как только люди начнут просматривать ваше резюме, они будут искать доказательства.

Вам нужно будет привести реальные примеры ваших навыков управления временем.

Лучшее место для этого?

Описание вашей прошлой работы и достижений в разделе опыта работы.

Ознакомьтесь с этими примерами навыков управления временем, описанными в резюме.

Навыки управления временем — примеры резюме

Секретарь

• Внедрена новая система записи на прием, которая повысила эффективность офиса на 15%.
• Рекомендовано 2 руководителями за тщательный учет.

Исполнительный помощник

• Управлял загруженными графиками и планами командировок 3+ руководителей компаний при выполнении общих административных обязанностей.
• Разработана новая система внутреннего общения между помощниками, позволяющая сэкономить в среднем 4 часа работы в неделю.

Менеджер проекта

• Руководил очень успешным проектом Lean Training в течение трех лет.Повышение качества на 32%, сокращение сроков выполнения заказов на 21%, сокращение затрат на 48%.
• Scrum Master для 15 продуктов, завершено в среднем на 10% меньше бюджета, соблюдая сроки для каждого проекта.

Инженер-программист

• Оптимизированный рабочий процесс бета-тестирования для удвоения оценок своевременной реализации проекта.
• Содействовал переориентации дорожной карты разработки программного обеспечения для своевременного завершения всех критически важных проектов.

При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал.Проверка орфографии? Проверить . Начните создавать профессиональный шаблон резюме здесь бесплатно .

Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и подскажет , точно , как его улучшить.

Для получения отличных советов о том, как добавить любых навыков в свое резюме, см .: Навыки, которые работодатели хотят получить в 2019 году и как представить их в резюме

3

Примеры вопросов на собеседовании по управлению рабочим временем И ответы

Поздравляем!

Вы добавили в свое резюме описания своих навыков тайм-менеджмента и расстановки приоритетов.

Вы пришли на собеседование. Теперь работодатели, скорее всего, захотят задать более подробные вопросы о том, насколько хорошо вы управляете своим временем. И это будет посложнее .

Вопросы для интервью по тайм-менеджменту обычно попадают в категорию ситуационных вопросов для интервью.

Давайте рассмотрим несколько примеров вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту и увидим хорошие и далеко не идеальные ответы.

1.Расскажите мне о времени, когда ваша рабочая нагрузка была очень большой.

Этот вопрос в основном касается ваших навыков определения приоритетов. См. Эти примеры ответов. В чем главное различие между ними?

справа
У нас было три больших заказа одновременно. Я поручил наименее сложную задачу руководителю ассистента и перенес менее срочные задачи на выполнение двух других. Оба заказа были доставлены вовремя, и мы получили 200 000 долларов в рамках повторных заказов.Помощник руководителя оказался способным руководителем, и его позже возглавило высшее руководство.

неверно
У нас одновременно было несколько больших заказов. Я работал сверхурочно, и мы все сделали.

Первый ответ показывает два отличных навыка управления временем: определение приоритетов и делегирование . (На самом деле это тоже показывает общие управленческие навыки!)

Второй ответ? Что ж, «сверхурочная работа» может свидетельствовать о самоотверженности, но на самом деле это точная цифра против эффективного управления временем на рабочем месте.

2. Расскажите мне о долгосрочном проекте, которым вы занимались. Как вы успели уложиться в сроки?

справа
Моей команде пришлось разработать приложение SaaS для крупного клиента. Мы использовали Agile SLDC с двухнедельными спринтами и ежедневными стендапами / схватками. Делегируя тайм-менеджмент, мы смогли завершить проект на 20% раньше срока.

неверно
Нам пришлось разработать приложение SaaS для крупного клиента.На устранение всех нюансов ушел год. Я все время придерживался строгого графика.

Ответ справа показывает управление проектами и эффективную командную работу .

Неправильный ? Это слишком неопределенно, поэтому маловероятно.

3. Опишите время, когда в вашем списке было слишком много дел. Как вы решили проблему?

справа
Наш отдел сократился, и моя рабочая нагрузка увеличилась вдвое.Я нашел способы сделать вещи быстрее, закупив новое программное обеспечение для транскрипции и создав новую систему для сортировки интервью. Я смог выполнить в два раза больше работы с одним и тем же усилием.

неверно
Во время праздничной суеты у меня было намного больше дел, чем обычно. Поскольку это означало бы работать сверхурочно каждый день, я убедил своих руководителей, что некоторые задачи не могут быть выполнены в установленные сроки, и они согласились с моими доводами.

Ответ справа — прекрасный пример решения проблем, совладания с ними, а также творческого мышления .

Неправильный ответ на самом деле не ужасен. Иногда бывает необходимо отказаться от каких-то проектов, и хорошо, когда придет время, реализовать это.

Но ответ звучит так, как будто кандидат вообще не проявлял инициативы, что может быть красным флажком для менеджеров по найму.

Чтобы подготовиться к каждое собеседование , которое может быть впереди, обязательно прочитайте: Общие вопросы собеседования и лучшие ответы

4

Как сократить время Управленческие навыки? 3 главных совета

Ненавижу сообщать вам об этом:

Чтобы улучшить управление временем, требуется время , и практика . Но—

Есть вещи, которые вы можете начать делать сегодня, чтобы лучше управлять своим временем.И все начинается с расстановки приоритетов.

1. Поймите разницу между срочным и важным

Срочные дела требуют вашего немедленного внимания. Но то, что что-то срочно, не значит, что это важно.

Выполнение дел, которые кажутся срочными, но на самом деле не имеют большого значения, стоит всем нам много времени.

Вы всегда должны сосредотачиваться на том, что действительно важно: начиная с срочных вопросов и заканчивая менее срочными.

Для срочных, но не важных дел: попробуйте делегировать полномочия, если есть кто-то, кто может сделать это за вас. Если нет, вернитесь к ним позже (при необходимости).

Вещи, которые не являются ни срочными, ни важными? Игнорируй их. Или оставьте их напоследок, если они являются вашим виноватым удовольствием, например, видеоиграми.

Используйте матрицу приоритетов , подобную этой, для упорядочивания задач:

Вот несколько практических примеров, которые помогут вам увидеть разницу:

Срочные и важные задачи: выполнить сейчас

• Срок уплаты налогов.
• Внезапный кризис в работе.
• Телефонный звонок от стратегического клиента.

Не срочно, но важные задачи: выполнить следующее

• Упражнение
• Долгосрочное планирование
• Изучение новых навыков

Срочные, но не важные задачи: выполнить позже (если все еще необходимо ) или делегат

• Телефонный звонок от продавца телемаркетинга.
• Большинство писем.
• Просьбы об услугах от коллег.

Несрочные и не важные задачи: игнорировать

• Просмотр социальных сетей.
• Видеоигры.
• Пьяный телесериал, который вы уже смотрели 8 раз.

2. Выполняйте сложную работу, когда вы знаете, что наиболее продуктивны

У всех нас есть определенное время дня, когда мы наиболее продуктивны. Если возможно, запланируйте на это время сложные задачи, требующие полной сосредоточенности.

Лично я полная противоположность утреннему человеку. Я знаю, что не могу писать первые 2–3 часа после пробуждения. Поэтому я заполняю это время более мелкими задачами, такими как ответы на электронные письма, забота о надлежащей документации моей работы и так далее.

Здесь также помогает матрица приоритетов из предыдущего раздела: если у вас есть список небольших, несрочных, но важных задач, вы всегда можете выбрать одну из них, когда у вас есть свободное время, но вы чувствуете, что не можете выполнить ничего сложного.

3. Придерживайтесь расписания и не пропускайте крайние сроки

Кейт Уилкокс, исследователь из Колумбийского университета, проанализировал полмиллиона задач, введенных в популярное приложение со списком дел, чтобы проверить пользователей ‘ поведение.

Он обнаружил, что, когда они меняли крайний срок для задачи, им требовалось в среднем на 16 дней для выполнения задачи больше, чем при сохранении исходного крайнего срока.

Отсутствие сроков также случается редко — пользователи изменили сроки для 51% задач.

Создание расписания на всю неделю, в свою очередь, поможет вам сэкономить время, которое вы могли бы потратить на решение, какую задачу делать дальше.

Лучше всего использовать список дел, чтобы запланировать все, что мы собираемся делать каждую неделю (и день) в нашем календаре, а затем просто позволить календарю направлять нас.

Календарь сам по себе может быть вашим самым важным инструментом повышения производительности. Вы можете использовать его для измерения ценности вашего рабочего времени, чтобы вы могли максимально использовать свое рабочее время.

Хотите узнать больше о том, как лучше управлять своим временем и приоритетами? Прочтите нашу статью с инсайдерскими хаками от профессиональных менеджеров проектов (плюс список самых крутых приложений для управления временем и производительности!): Как управлять своей жизнью, как профессиональный менеджер проекта (советы инсайдерам)

Plus, отличное сопроводительное письмо, соответствующее вашему резюме, даст вам преимущество перед другими кандидатами. Вы можете написать это в нашем конструкторе сопроводительных писем здесь. Вот как это может выглядеть:

Посмотрите еще шаблонов сопроводительных писем и начните писать.

Ключевые выводы

Вот краткий обзор наиболее важных моментов, касающихся навыков тайм-менеджмента:

• Навыки тайм-менеджмента входят в 5 наиболее желаемых навыков межличностного общения на рынке труда в 2019 году.
• Примеры навыков управления временем: определение приоритетов, организация, делегирование, стратегическое планирование и решение проблем.
• Чтобы продемонстрировать свои навыки управления временем в резюме, не просто перечисляйте их: подкрепите их примерами из реальной жизни.
• Чтобы улучшить свои навыки управления временем: сосредоточьтесь на самых важных задачах и игнорируйте те, которые являются срочными, но не жизненно важными для выполнения. Выполняйте сложную работу, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно, и составляйте график и придерживайтесь его.

Спасибо, что прочитали мою статью! Теперь я хотел бы получить известие от вас. Какие навыки тайм-менеджмента, по вашему мнению, сегодня наиболее важны? У вас есть вопросы о том, как включить тайм-менеджмент в резюме или обсудить это во время собеседования? Напишите мне в комментариях, и я сразу же перезвоню вам!

Что такое тайм-менеджмент? — Определение от WhatIs.com

К

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий. По сути, цель управления временем — дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы

включают в себя организацию, планирование и составление расписания, чтобы максимально использовать время, доступное человеку, с учетом конкретной ситуации и соответствующих характеристик этого человека.

Преимущества эффективного управления временем в равной степени применимы как к компании, так и к ее сотрудникам. Когда рабочее время сотрудников регулируется наилучшим образом, они становятся более счастливыми, творческими и менее склонными к выгоранию. Для бизнеса это означает снижение количества прогулов и текучести кадров, а также повышение производительности, инноваций и защиты интересов сотрудников, что, в свою очередь, дает больше преимуществ, таких как повышение корпоративной репутации и набор сотрудников.

Доктор Мэллари Тител, президент организации «Здоровые рабочие места» в Болтоне, Коннектикут, классифицирует препятствия на пути к эффективному управлению временем как внутренние или внешние факторы.Внутренние препятствия включают такие факторы, как дисциплина и откладывание на потом; К внешним препятствиям относятся такие факторы, как рабочая нагрузка, рабочие места и ограничения на рабочем месте, а также доступные корпоративные ресурсы.

Несколько советов по тайм-менеджменту:

• Ведите дневник активности в течение недели, чтобы определять время дня, когда вы, вероятно, наиболее продуктивны. Используйте эту информацию для руководства планированием задач.
• Найдите время в начале каждого дня, чтобы составить план того, чего вы хотите достичь и как вы собираетесь это делать.
• Запланируйте задачи в соответствии с приоритетом и включите незапланированное время в свой день.
• Управляйте доступностью вашей связи. Открывайте приложения электронной почты и обмена мгновенными сообщениями в запланированное время, а не оставляйте их открытыми весь день.
• Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, таким как обработка электронной почты в пакетном режиме и организация сообщений для обработки в более позднее время.
• Предположим, что вас, тем не менее, будут периодически отвлекать, и добавляйте время к задачам, чтобы учесть эту неизбежность.
• Управляйте своей рабочей нагрузкой: не соглашайтесь на большее количество работы, чем вы можете сделать с комфортом, и обсуждайте необоснованные требования с руководством.

См. Также: Баланс между работой и личной жизнью, правило 70 процентов

Последнее обновление было выполнено в январе 2015 г.

Продолжить чтение об управлении временем

Важность управления временем для владельцев бизнеса

Владельцы бизнеса могут и должны создавать рабочее место, в котором ценится управление временем.Вот несколько советов для владельцев бизнеса, как улучшить управление временем на рабочем месте.

Почему тайм-менеджмент необходим для лидерства

Собственники и менеджеры бизнеса подают пример. Ценности и трудовая этика, демонстрируемые лицами, принимающими решения, оказывают прямое влияние на культуру компании и, во многих случаях, на прибыльность бизнеса. Тайм-менеджмент повышает эффективность и результативность бизнеса, и владельцы бизнеса должны постоянно работать над развитием или улучшением своих собственных навыков тайм-менеджмента.

Преимущества управления временем

Тайм-менеджмент — один из самых важных навыков, но часто это концепция, с которой многие компании и люди борются. В частности, малые предприятия не могут позволить себе тратить время на плохое управление временем и неэффективность. Однако преимущества хорошей практики тайм-менеджмента неизмеримы. Компании, которые используют правильное управление временем, имеют больше возможностей для стабильной своевременной доставки своего продукта или услуги.

Хорошее управление временем также означает, что бизнес может решать возникающие проблемы, не оказывая значительного влияния на повседневные операции.Это важно для предприятий, которые полагаются на постоянную производительность для увеличения рентабельности инвестиций — запланированный, структурированный график дает дополнительное время для решения проблем или непредвиденных обстоятельств.

Владельцы бизнеса могут и должны создавать рабочее место, в котором ценится тайм-менеджмент. Вот несколько советов для владельцев бизнеса, как улучшить управление временем на рабочем месте.

1. Приоритет

   Расстановка приоритетов для каждого пункта в вашем списке дел поможет вам сосредоточиться на достижении ваших повседневных и общих целей.Спросите себя: «Что обязательно нужно сделать до конца дня?» Оцените каждый элемент по важности или сроку и начните работу по списку. Если в течение дня произойдет что-то неожиданное, вы почувствуете себя лучше, зная, что самые срочные задачи уже решены.

2. Ставьте измеримые цели

   Это важно как для владельцев бизнеса, так и для сотрудников. Установление четких целей поможет вам измерить успех вашей работы и эффективно отслеживать прогресс, которого вы достигли в достижении этой цели.Как компания, вы должны задавать такие вопросы, как «Где мы хотим быть в следующем году в это время? Какой доход нам нужно получить в следующем месяце, чтобы не сбиться с пути?»

   Ответы на ваши вопросы должны формировать измеримые, осязаемые цели, которые вы можете сообщить своим сотрудникам. Тайм-менеджмент означает, что вы не только продуктивно расходуете свое время, но и ваша продуктивность направлена ​​на достижение целей вашей компании.

3. План вперед

   Заблаговременное планирование сегодня экономит ваше время и избавляет от ненужного стресса завтра.После того, как вы определились с целями, вы также можете начать работать над реалистичным графиком их достижения.

   Важной частью планирования является реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и как быстро вы можете работать в соответствии с этим графиком. Не попадайтесь в ловушку чрезмерной амбициозности с каждым дедлайном — хотя время — деньги, обеспечение того, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы предоставить высококачественный продукт или услугу, всегда должно быть главным приоритетом. Никогда не соблюдение сроков также может отпугнуть ваших сотрудников, поэтому обязательно ставьте разумные цели и сообщайте своей команде, что именно необходимо сделать для их достижения.

4. Знайте, когда делегировать

   Как владелец бизнеса, ваше время часто делится между повседневными операциями и общими обязанностями. Знание того, когда уместно делегировать некоторые из этих задач другим членам команды, может сэкономить вам немало времени. Это также отличная возможность мотивировать ваших сотрудников повышенными обязанностями и задачами.

   Отличный способ понять, что следует и не следует делегировать, — это оценить время, которое потребуется кому-то другому для выполнения задачи.Потребуется дополнительная подготовка? Смогу ли я потратить на обзор их работы больше времени, чем на то, чтобы сделать это самому? Это все вопросы, которые вам следует задать, прежде чем принимать решение о делегировании полномочий.

Использование программного обеспечения для управления временем

Управление временем, как и многие другие вещи, может быть намного проще, если использовать полезные инструменты. Системы управления временем, такие как приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников, обеспечивают простой и понятный способ управления расписанием вашего персонала.Облачные системы учета рабочего времени позволяют вам управлять расписанием своих сотрудников, а также своим собственным, прямо со своего смартфона или настольного компьютера.

Отслеживание времени в общем интерфейсе также позволяет владельцам бизнеса демонстрировать прозрачность и командную работу. Имея возможность быстро управлять расписаниями и назначать задачи, вы можете быть уверены, что ваши сотрудники знают, чего от них ждут, и вы можете быть уверены, что каждый сотрудник имеет равный вес в успехе компании.

Протестируйте перед покупкой

Чтобы найти лучшее решение для управления своим временем, часто требуется метод проб и ошибок.То, что работает для одного владельца бизнеса, может не обязательно работать для другого, и мы рекомендуем вам попробовать несколько различных методов, чтобы найти тот, который действительно поможет вам управлять своим временем.

В Orbital Shift мы предлагаем 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы дать вам возможность использовать наше программное обеспечение для управления персоналом без риска, без скрытых комиссий или сборов. Мы знаем ценность управления временем для владельцев бизнеса и хотим, чтобы вы испытали на себе наше программное обеспечение, прежде чем примете решение использовать его в полной мере в своей организации.

Какие существуют стили управления временем?

Интересно стили управления временем ?

Не секрет, что каждый заинтересован в том, чтобы лучше распоряжаться своим временем.

И хотя есть общие советы и методы, которые помогут вам лучше управлять своим временем, например, организация рабочего места, их недостаточно , чтобы помочь вам работать более продуктивно.

Вы должны определить стиль управления временем и технику продуктивности, которая работает для вас лучше всего.

В этой статье мы рассмотрим шесть различных стилей тайм-менеджмента и дадим несколько индивидуальных советов, которые помогут вам стать более продуктивными.

Эта статья охватывает:

(Щелкните ссылки, чтобы перейти к определенному разделу)

Давайте начнем.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это процесс организации и планирования задач, позволяющий максимально использовать свой день. Он направлен на то, чтобы сделать больше за меньшее время и быть продуктивным в целом.

Однако, вопреки распространенному мнению, быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.

Несмотря на то, что они «заняты» весь день, многие люди не могут выполнять свои повседневные задачи.

Вот тут-то и приходят на помощь стратегии тайм-менеджмента — они заставляют вас работать умнее, а не усерднее .

Каковы преимущества тайм-менеджмента?

Прежде чем мы углубимся в различные стили тайм-менеджмента, давайте взглянем на некоторые преимущества, которые может предложить тайм-менеджмент.

Но если вы знакомы с его преимуществами, смело переходите к стилям управления временем.

1. Уменьшает прокрастинацию

Хорошее управление временем позволяет вам контролировать свое время.

Вы будете более сосредоточены и уверены в том, что вы хотите выполнить за определенный период времени. В результате вы меньше откладываете на потом и больше времени проводите вне работы.

2. Улучшает баланс между работой и личной жизнью

Досрочное завершение работы благодаря эффективному управлению временем означает, что у вас будет больше времени для себя, своих личных целей и межличностных отношений.

Этот баланс также напрямую влияет на работу и производительность положительным образом — чем вы счастливее, тем продуктивнее вы становитесь.

3. Предотвращает выгорание

Перерыв помогает восстановить умственную энергию и предотвращает выгорание на рабочем месте. Это также позволяет вам лучше сосредоточиться и обостряет ваши способности решать проблемы.

Каковы разные стили управления временем?

У разных людей разные способы управления своим временем.

Определение своего собственного стиля управления временем поможет вам сосредоточиться на своих сильных сторонах и понять ключ к вашей продуктивности .

Давайте взглянем на шесть общих стилей управления временем :

1. Хоппер

Хоппер — это люди, которые работают над несколькими объектами одновременно. Они перемещаются от одной задачи к другой, прежде чем любая задача будет завершена.

Многозадачники любят хаос и часто оказываются вовлеченными в слишком много личных и профессиональных проектов одновременно.

A. Преимущества

Эти хулиганы любят оставаться занятыми и могут одновременно заниматься несколькими разными делами. Им легко переключаться между задачами.

B. Недостатки

Многозадачность — не очень продуктивный способ работы, вопреки распространенному мнению. Фактически, исследования показывают, что это может даже снизить ваш IQ!

Более того, людям, выполняющим несколько задач одновременно, сложно оставаться организованным, выполнять определенные задачи и уложиться в сроки.

C. Советы по увеличению производительности

Чтобы максимально использовать свой потенциал, загрузочные бункеры должны:

• Не отвлекаться во время работы.
• Используйте технику Помидора, чтобы работать короткими очередями.
• Сосредоточьтесь на расстановке приоритетов только для двух или трех задач и переключении только между теми, которые имеют приоритет.

2. Hyperfocus

Люди со стилем управления hyperfocus глубоко вовлекают в решение поставленной задачи. Быстро входя в зону, они предпочитают сосредоточиться на одной задаче и выполнять ее, пока она не будет выполнена.

A. Преимущества

Пользователи стиля Hyperfocus невероятно продуктивны и производят высококачественную работу с особым вниманием к деталям.

B. Недостатки

Сосредоточение внимания только на одной задаче может привести к невыполнению сроков и стрессу из-за незавершенных задач, отвлекая внимание человека от важных вещей, которые в этом нуждаются. Им не хватает гибкости, так как им сложно переходить от одной задачи к другой.

C. Советы по увеличению производительности

Людям с таким стилем управления следует:

• Напоминать себе о необходимости переключения задач через определенные промежутки времени.
• Используйте стратегию обратного планирования, чтобы делать реалистичные прогнозы времени, необходимого для выполнения задач.
• Отслеживайте количество времени, которое они выделяют на выполнение различных задач.

3. Клиффхэнгер

Лучшая работа под давлением указывает на личность клиффхэнгера . То, что двигает вперед таких людей, — это выброс адреналина, который они получают по мере того, как часы тикают ближе к крайнему сроку.

A. Преимущества

Те, кто использует стиль управления «Клиффхэнгер», преуспевают в стрессовых ситуациях и могут выдерживать большое давление.

B. Недостатки

Работа, выполняемая под давлением, как правило, поспешная и некачественная. Эти люди часто откладывают дела на потом, ожидая до последней секунды, чтобы приступить к работе.

C. Советы по увеличению производительности

Чтобы максимально использовать свое время, менеджеры времени в стиле клиффхэнгера должны:

• Отслеживать количество времени, которое им требуется для выполнения каждой задачи.
• Расставляйте задачи по приоритетам, чтобы не спешить в последнюю минуту.
• Запланируйте более ранние даты для срочных задач.

4. Общая картина

Люди с таким личным стилем управления временем имеют вид с высоты птичьего полета различных задач и планов, которые они должны выполнить. Они тратят большую часть своего времени на планирование и разработку стратегии, уделяя внимание мелким деталям.

A. Преимущества

Поскольку люди из этой категории видят более широкую картину, они быстро думают и спонтанно решают проблемы. Они часто придумывают творческие идеи и новые стратегии для решения различных проблем.

B. Недостатки

Самым существенным недостатком для тех, кто использует стиль большой картинки, является их неспособность уделять внимание более мелким задачам и деталям. Это может не дать качественной работы.

C. Советы по увеличению производительности

Чтобы максимально использовать свой потенциал, те, кто видит картину в целом, должны:

• Записать свой распорядок дня.
• Сотрудничайте с людьми, которые, как перфекционисты, разбираются в деталях.
• Четко и четко сообщайте о том, чего они хотят достичь.

5. Перфекционист

Перфекционист Тайм-менеджер тратит слишком много времени на детали и занимается бесконечным стремлением все исправить.

A. Преимущества

Эти люди понимают тонкости задачи и выполняют очень качественную работу.

B. Недостатки

Они часто пропускают сроки, пытаясь сделать все идеально, тщательно контролируя детали.

C. Советы по увеличению производительности

Чтобы решить свои проблемы управления, перфекционистам следует:

• Брать на себя меньше проектов за раз.
• Проверяйте свое время, чтобы не увязнуть в бессмысленных деталях.
• Сотрудничайте с членом команды, чтобы выполнить несколько задач по управлению проектами (которые не относятся к наивысшему приоритету или риску).

6. Импульсивный

Люди с импульсивным стилем управления временем любят работать без плана.Прилив адреналина, который сопровождает спонтанность, заставляет их двигаться. Они боятся установить распорядок дня или составить список задач.

A. Преимущества

Как великие импровизаторы, люди, использующие этот стиль, часто преуспевают в ситуациях, когда возникают неожиданные проблемы.

B. Недостатки

Импульсивный распорядитель времени очень часто не может соблюдать сроки. Им сложно выполнять работу, требующую постоянных долгосрочных усилий.

C. Советы по увеличению производительности

Чтобы максимально использовать свой потенциал, эти люди должны:

• Включать рутину, составлять графики и напоминать себе о своих целях.
• Перед принятием решения обдумайте более крупные проекты, цели и обязанности.
• Стройте долгосрочные планы, пересматривайте распорядки и каждый день выделяйте время для спонтанности.

Как можно улучшить свои навыки управления временем?

Навыки управления временем помогут вам эффективно управлять своим временем и взять на себя ответственность за свою личную и профессиональную жизнь.

Давайте посмотрим на различные техники и навыки тайм-менеджмента и на способы их улучшения:

1.Организация

Организованность — это первый шаг к тому, чтобы взять под контроль все свои обязанности и приоритеты.

Создание упорядоченного списка задач поможет вам пройти через неспокойные воды вашего загруженного графика.

Этот навык помогает успешным людям сосредоточить свое внимание, расставить приоритеты по задачам и выявить тратящих время зря, которые снижают их импульс.

2. Постановка цели

Возможно, вы поставили несколько умных целей, например: написание следующей книги-бестселлера или создание следующей компании с многомиллиардным оборотом.

Эти цели являются последствиями выполнения последовательной работы, такой как написание 3000 слов в день, час продаж и т.д.

Как вы это делаете?

Определите важные задачи, которые требуются для достижения ваших целей, и используйте метод блокировки по времени, чтобы убедиться, что вы добиваетесь своего.

3. Планирование

Планирование поможет вам определить свои цели и наиболее эффективно использовать имеющиеся ресурсы, время и деньги.

Этот навык позволяет вам взять на себя ответственность за непредвиденные события и подготовиться ко всем сценариям «что, если».

Определенный курс действий позволит вам увидеть, где вы находитесь сегодня, и возможные альтернативы тому, куда вы можете пойти в будущем.

4. Приоритизация

Расстановка приоритетов не означает выполнения большего количества задач. Все дело в устранении неважных задач, чтобы сосредоточить ваше время на необходимых задачах.

Расставляя приоритеты, вы помещаете определенные задачи в конец списка «дел» и выделяете задачи, которые должны быть первыми в вашей повестке дня.

Ранжирование задач по важности и выполнение их в указанном порядке сделает вас экспертом по продуктивности.

Например, для этого можно использовать технику Эйзенхауэра.

Перед тем как начать, вам нужно пометить задачи как:

• Важные и не важные задачи.
• Срочные и несрочные задачи.

Это поможет вам определить, какие задачи являются одновременно важными и срочными, чтобы вы могли немедленно над ними работать.

5.Делегация

Когда предстоит много работы, вы, скорее всего, не сможете сделать все самостоятельно.

Вы всегда можете назначить одни задачи или части проектов другим.

Делегирование задач — это избавление от срочных, но не очень важных задач , чтобы у вас было больше времени, чтобы сосредоточиться на важных.

Когда вы делегируете задачи, используйте авторитарный стиль управления, чтобы сэкономить время.

Что это?

Авторитарные менеджеры четко определяют, что и как нужно делать.Лучше всего это работает, когда в вашей организации четко определены должностные роли и формальная иерархическая структура.

Полярная противоположность этого — демократический стиль руководства — не очень полезна. Причина в том, что команде требуется больше времени, чтобы решить, какие задачи следует делегировать.

Работу также можно поручить вам. Сотрудник может попросить немедленно выполнить некоторую работу.

В таких ситуациях выбор повторяющихся задач и отказ от того, что ваш список задач заполнен, поможет вам управлять своим временем с большей эффективностью.

6. Гибкость

Время от времени что-то будет идти не так — будь то получение неожиданной дополнительной задачи, ранее перенесенный крайний срок или чрезвычайная ситуация.

Вместо того, чтобы обдумывать, что вы могли бы сделать, чтобы этого избежать, важно простить себя и начать все сначала.

Всегда помните, что ваше планирование и организация — это всего лишь средства для достижения цели, а — не самоцель. Вы должны быть гибкими в своем подходе к тайм-менеджменту.

Это означает, что вы должны быть готовы отказаться от своего списка задач во время кризиса, чтобы вы могли сосредоточиться на том, чтобы лучше их решать. Кроме того, у вас также должна быть возможность переключиться на другую задачу, если вы не можете сосредоточиться на ней или выполнить ее.

7. Focus

Многие вещи конкурируют за наше внимание: срочные личные электронные письма, телефонные звонки, обновления в социальных сетях и многое другое. Гораздо легче отвлечься и увлечься немедленными задачами, которые не помогают нам в долгосрочной перспективе.

В своей программе «Основы управления временем» на LinkedIn Learning эксперт по продуктивности Дэйв Креншоу говорит бизнес-лидерам, что «они делают меньше, пытаясь сделать больше.’

Он подчеркивает, что, сегментируя свое внимание, вы тратите на больше времени на , чем на выполнение одного дела за раз.

Управление вниманием и устранение отвлекающих факторов очень важны для продуктивной работы.

Кроме того, отношения сотрудника со своим руководителем являются наиболее важным фактором в поддержании сосредоточенности и заинтересованности сотрудников.

Инвестируйте в курсы управления и обучение руководителей, чтобы максимально эффективно использовать персонал.

Есть также несколько инструментов управления временем, которые помогут вам и вашей команде лучше сосредоточиться и предупредить вас о том, что вас отвлекает.

Time Doctor — один из таких инструментов повышения производительности. Это помогло сотрудникам успешных компаний, таких как Verizon и Firehouse Subs, вернуть свое время.

С Time Doctor вы можете:

• Избавьтесь от отвлекающих факторов в рабочее время, ограничив доступ к некоторым непродуктивным веб-сайтам.
• Автоматизируйте учет времени на различные задачи и проекты, а также узнавайте, сколько времени вы тратите на работу и на перерывы.
• Получайте отчеты о производительности и определяйте, когда вы наименее или наиболее продуктивны.

Подведение итогов

Управление временем имеет важное значение для успеха в сегодняшнем гиперконкурентном мире. Не менее важно уделять время себе и тому, что для вас наиболее важно.

Но создание расписания и его соблюдение — это не тот навык, которому можно научиться за день или два. Это постепенный процесс, который становится привычкой только со временем и повышением дисциплины.

Вот почему начать прямо сейчас — лучшая идея. Определите свой тип личности в тайм-менеджменте, составьте расписание и научитесь лучше расставлять приоритеты.

Лиам Мартин — соучредитель Time Doctor — одного из ведущих в мире программ для учета рабочего времени для удаленных команд. Он также является соорганизатором Running Remote, крупнейшей в мире конференции по удаленной работе.

Получите больше подобных материалов

In your In your Inbox

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности в свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

8 способов улучшить управление временем

Это может быть несколько утомительно, глядя на огромный список дел и задаваясь вопросом, как вы собираетесь выполнить все вовремя.

Это также может быть стрессом, если вы чувствуете, что у вас больше задач, чем времени на их выполнение!

Если вы чувствуете себя подавленным, не волнуйтесь. Fellow разработал 8 советов по эффективному управлению временем, которые помогут вам контролировать свой день.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем позволяет использовать часы рабочего дня в полной мере. Это означает оптимизацию количества времени в день, чтобы быть максимально продуктивным.

Проще говоря, он позволяет выполнять больше работы лучшего качества за меньшее время. Это координация ваших обязанностей для максимизации вашей эффективности и продуктивности.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент важен по нескольким причинам.Это означает поиск стратегии, которая лучше всего подходит для вашей личности, чтобы развить сильное планирование, оценку и самоконтроль. Использование эффективных стратегий тайм-менеджмента означает, что вы будете более продуктивны, потому что вы более организованы.

Умение управлять своим временем также означает, что вы будете меньше нервничать, потому что найдете способ принимать только те обязанности, которые вы действительно можете выполнить.

Это также обеспечит вам лучший баланс между работой и личной жизнью, потому что вы будете достаточно продуктивны, чтобы оставить работу на рабочее время и с большей легкостью наслаждаться свободным временем.

Как улучшить управление временем за 8 простых шагов

1 Ставить УМНЫЕ цели

Исследования показывают, что когда мы записываем свои цели, у нас больше шансов их достичь.

«Есть простой прием, позволяющий легче и быстрее воплотить ваши мечты в жизнь, не требующий много времени и усилий: записывать цели. Если вы пойдете на какой-либо семинар по постановке целей, координатор скажет вам, что для достижения целей вам необходимо их записать.Вы можете использовать список целей, доску визуализации и т. Д., Но важно изложить их в письменном виде ».

целей SMART (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные) — отличный способ добавить некоторую структуру в вашу личную стратегию управления временем. Цели SMART гарантируют, что вы собираетесь достичь поставленных целей, потому что они хорошо просчитаны и продуманы. Если вы хотите лучше управлять своим временем, вы можете задать себе несколько вопросов, чтобы убедиться, что каждый пункт в вашем списке дел является целью SMART:

• Конкретный : чего я хочу добиться?
• Измеримый : как я узнаю, когда это будет выполнено?
• Достижимо : насколько реалистична эта цель с учетом моей рабочей нагрузки и ресурсов?
• Реалистично : соответствует ли это нашим общим приоритетам?
• Своевременно : какой у меня намеченный срок?

2 Установить недельные приоритеты

Если у вас есть регулярные личные встречи со своим руководителем, вы можете использовать эти встречи, чтобы определить еженедельные приоритеты и убедиться, что вы эффективно используете свое время.

Простой и отличный способ начать — составить список задач, требующих вашего немедленного внимания. В конце каждого рабочего дня составляйте список того, что вам нужно выполнить на следующий день.

Дело не столько в том, чтобы вычеркнуть большинство пунктов из вашего списка, сколько в том, чтобы отметить задачу с наивысшим приоритетом. Если позволяет время, свяжитесь со своим менеджером (даже если это по электронной почте или в Slack), чтобы убедиться, что вы выполнили все срочные задачи, которые необходимо выполнить, и что порядок их приоритета правильный.

Наконечник Pro

Используйте инструмент управления встречами, например Fellow, чтобы видеть ваши цели SMART и легко отслеживать свои еженедельные приоритеты.

3 Время заблокировать ваше расписание

После того, как вы создали свой список дел, расставьте приоритеты в порядке, в котором задачи должны быть выполнены, в порядке срочности. Затем заблокируйте отдельные события в своем календаре, чтобы работать над этими конкретными задачами.

Блокировка времени помогает не отвлекаться и будет держать вас в курсе даже при сумасшедшем графике.Отметьте события / встречи в своем календаре, чтобы вы могли визуально видеть, над какими задачами вы будете работать, как долго и в течение дня.

Следите за тем, в какое время дня вы наиболее продуктивны, и используйте это время для решения самых сложных задач. Блокировка времени также защищает ваше время от любых перерывов, чтобы вы могли сосредоточиться.

4 Задачи делегата

Делегирование работы вашим непосредственным подчиненным не означает, что вы перекладываете работу на других, чтобы избежать собственных обязанностей.Это умный и эффективный навык тайм-менеджмента, который показывает вашей команде, что они являются неотъемлемой частью успеха инициатив, которые вы выполняете вместе.

Используйте навыки и способности членов вашей команды, чтобы добиться большего. Поручение одних обязанностей другим дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных делах, и снижает вашу рабочую нагрузку.

Имейте в виду, что это означает, что вы должны быть открыты для делегирования задач, когда вам также дается немного свободного времени.

5 Делайте регулярные перерывы

Вам не нужно работать 24 часа в сутки, чтобы добиться большего. Фактически, исследования показывают, что регулярные перерывы необходимы, если вы хотите максимизировать свою продуктивность.

«Без достаточных перерывов в работе производительность сотрудников, психическое благополучие и общая производительность труда начинают ухудшаться», — говорит Алан Колл. «Вот почему так важно, чтобы работодатели начали поощрять сотрудников делать перерывы в течение дня.”

Pro Tip

В процессе блокировки вашего расписания не забывайте добавлять короткие перерывы между задачами. Техника Помидора (объясненная ниже) — отличный способ разбить работу на интервалы.

6 Избегайте многозадачности

Многозадачность обычно рассматривается как положительный навык, который позволяет нам делать много вещей одновременно. На самом деле следует избегать одновременного выполнения нескольких задач на рабочем месте любой ценой. Производительность значительно повышается, когда мы можем сосредоточиться на чем-то одном.

Университет Джорджии усиливает эту идею в своей недавней публикации, в которой говорится:

«Вы теряете время при переключении с одной задачи на другую, что приводит к потере производительности [Rubinsteim, Meyer, and Evans, 2001]. Рутинная многозадачность может привести к трудностям в концентрации и сохранении концентрации, когда это необходимо ».

Итог: выбирайте качество, а не количество.

Pro Tip

Если вы хотите прочитать книгу по теме многозадачности, мы рекомендуем проверить The One Thing Гэри Келлера 📒.

7 Сделайте ваши встречи продуктивными

По правде говоря, мы все проводим много времени на собраниях. Итак, если вы хотите научиться лучше управлять своим временем, вам нужно выработать лучшие привычки встреч.

«Исследование Стивена Рогельберга из Университета Северной Каролины и его коллег показало, что отношение работников к эффективности собраний коррелирует с их общим удовлетворением или неудовлетворенностью своей работой, даже после учета личных качеств и факторов окружающей среды, таких как проектирование работ, авторский надзор и оплата.Вместо того, чтобы улучшать общение и сотрудничество, как задумано, плохие встречи подрывают эти вещи ».

— Harvard Business Review

Вот несколько советов по продуктивности для проведения более эффективных встреч:

• Совместная работа над повесткой дня встречи
• Назначение ролей на встрече (например, хронометриста и делопроизводителя)
• Завершение каждой встречи четкими пунктами действий

Если вы хотите сделать свои встречи более продуктивными, мы рекомендуем начинать с программного обеспечения для проведения встреч, например Парень.

8 Экспериментируйте с различными техниками тайм-менеджмента

Люди с установкой на рост понимают, что стать экспертом в области тайм-менеджмента невозможно в одночасье. Напротив, это навык, над которым нужно работать каждый день.

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, мы предлагаем поэкспериментировать с различными методами управления временем и понять, что лучше всего подходит для вас и вашей команды.

Мы перечислили три различных метода тайм-менеджмента, которые вы можете попробовать ниже, чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента и повысить продуктивность.

---

Полезные методы управления временем

1 Техника Помидора

Эта широко известная методика тайм-менеджмента поможет вам разделить время и сосредоточиться на самых важных задачах. Процесс Pomodoro состоит из следующих шагов:

• Выберите задачу, которую вы хотите выполнить
• Установите таймер и потратьте на это задание 25 минут (без обмана!)
• После 25 минут глубокой работы сделайте короткий 5-минутный перерыв.
• Каждые четыре «Помидора» ”(25-минутные сеансы глубокой работы) сделайте перерыв на 20-30 минут

2 Метод ABCD

Этот метод управления временем предполагает, что вы составите список задач, а затем классифицируете каждую из них как A, B, C, D или E.

• «Пункты A» — это самые важные дела в вашем списке дел. Это то, что вы должны делать.
• «Элементы B» — это задачи, которые необходимо выполнить, поскольку они могут иметь незначительные последствия для других задач.
• «Пункты С» не имеют последствий. Поэтому сделать их было бы неплохо, но не обязательно.
• «D-элементы» — это элементы, которые вы можете передать кому-то другому.
• «Элементы E» — это элементы, которые следует полностью исключить.

Если вы изо всех сил пытаетесь расставить приоритеты для своих задач, это очень эффективное занятие по управлению временем, позволяющее сохранять сосредоточенность.

3 Метод управления временем 80/20

И последнее, но не менее важное: существует метод 80/20, известный также как принцип Парето.

Этот метод управления временем предполагает, что 80% результатов приходят из 20% усилий. В статье Investopedia они объясняют:

«Тайм-менеджмент — наиболее распространенное использование принципа Парето, поскольку большинство людей, как правило, тонко распределяют свое время вместо того, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах… 80% вашей рабочей продукции может быть получено только из 20% ваше время на работе.”

Подумайте о своих основных целях. Что может принести 80% результатов, приложив всего 20% усилий?

Следование этому образу мышления для эффективного управления временем послужит руководством для эффективного распределения ресурсов и времени.

---

Как можно улучшить свои навыки управления временем?

Чтобы найти для себя идеальную стратегию управления временем, необходимо, чтобы вы были настроены на свою продуктивность на работе и были способны понять, что работает, а в каких областях можно немного поработать.

В наши дни у нас есть только определенное количество времени, поэтому важно использовать наши организационные навыки, чтобы сосредоточиться на текущих задачах.

Используйте это руководство, чтобы практиковать эффективное управление временем и знать, что постоянная работа над своими навыками управления временем повысит вашу продуктивность и общую производительность.

.

No related posts.